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ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATACIÓN DIRECTA / INVITACIÓN ABREVIADA / INVITACIÓN PÚBLICA

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Proceso solicitante: Dirección Nacional Financiera – Dirección Nacional IT Vigencia: 2020 Fecha: 02/04/2020

A continuación presentamos el estudio previo para satisfacer la necesidad de la Entidad relacionada con el proceso de contratación cuyo objeto es “Adquisición, implementación, pruebas, mantenimiento y ajustes requeridos de una herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora del modelo de costos ABC de Servicios Postales Nacionales S.A., y que cuente con un módulo de cotización integrado que permita a los usuarios cotizar proyectos compuestos de uno o varios servicios y productos específicos, utilizando los costos reales calculados de manera precisa” 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La administración pública y en particular Servicios Postales Nacionales (SPN) 4-72, está orientando sus esfuerzos al logro de objetivos de mediano y largo plazo en cumplimiento de sus funciones misionales, lo cual permite orientar los recursos hacia actividades que generen eficientemente mejores resultados. Por tal motivo, el diseño del Modelo del Sistema de Gestión de Costos se ha venido creando como una herramienta de medición y de control, que orientará a la organización a lograr un uso más eficiente de sus recursos. En este sentido, desde el 2015 se trabaja el sistema de costos ABC para la compañía, bajo la herramienta Excel con la integración de varias bases de datos y el cruce simultáneo de información en hojas de cálculo, cuya administración y operación no solo demanda recursos importantes para el procesamiento, sino que limita la capacidad de análisis y precisión en la estimación de los costos, rentabilidades y tarifas. La Alta Gerencia de Servicios Postales Nacionales 4-72 ha definido un plan de focalización a desarrollar en la Vigencia 2019, articulado con el Plan Estratégico Institucional 2020 – 2024 orientado a fortalecer la gestión institucional y mejorar la competitividad de la empresa para lograr una mayor participación en el mercado y generar mayores ingresos que aseguren su autosostenibilidad. Este plan incluye una estrategia de “Autogestión de clientes basada en trazabilidad”, la cual se soporta, entre otros, en el desarrollo de los siguientes dos proyectos:

• Determinación de los costos acorde a la nueva estructura de los servicios del Portafolio

• Implementación de herramienta de costos De esta manera, SPN requiere contar con una herramienta tecnológica que le permita:

• Obtener los costos unitarios y totales por producto y servicio de una manera más precisa y consistente, lo cual permita tener información oportuna y confiable sobre los costos y la rentabilidad de los negocios que realiza la empresa.

• Actualizar las tarifas de los productos y servicios, mediante la información que resulte del procesamiento de datos propios de la herramienta con el objeto de que estas sean competitivas y acordes con la realidad del mercado y los costos implícitos de los mismos, lo cual permita generar mayores ingresos y valor para SPN.

• Calcular, distribuir y realizar análisis de eficiencia y capacidad para identificar la capacidad no utilizada de los recursos, principalmente humanos y de servicios de transporte.

• Establecer controles sobre los ingresos, costos, recursos y la rentabilidad de los negocios, a través de la generación de manera fácil y oportuna de Estados de Resultados por proyecto, cliente, segmento, producto o servicio, regional, oficina, entre otras estructuras.


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• Se requieren al menos 10 niveles de distribución: 3 para el área administrativa y apoyo, 3 para el área misional (que es donde se maneja la parte de costeo ABC), 3 para el área de logística y transporte y 1 para los objetos de costos, así como la proyección de crecimiento de estos.

• Manejo de altos volúmenes de información de acuerdo con la complejidad y modelo de negocio de SPN.

• Integración con los actuales sistemas de la entidad, utilizando protocolos de comunicación estándar y abiertos.

En virtud de lo anterior, se hace necesario adelantar la Adquisición, implementación, pruebas, mantenimiento y ajustes requeridos de una herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora de la metodología actual de costos ABC de Servicios Postales Nacionales S.A., que adicionalmente cuente con un módulo de cotización integrado que permita a los usuarios cotizar proyectos compuestos de uno o varios servicios y productos específicos, utilizando los costos reales calculados de manera precisa. 2. ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

Servicios Postales Nacionales (SPN) requiere contratar los servicios de Adquisición, implementación, pruebas, mantenimiento y ajustes requeridos de una herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora de la metodología de costos ABC de Servicios Postales Nacionales S.A., y que cuente con un módulo de cotización integrado que permita a los usuarios cotizar proyectos compuestos de uno o varios servicios y productos específicos, utilizando los costos reales calculados de manera precisa, en pro de: a) Establecer los costos directos e indirectos, asociados a sus productos y servicios, b) Determinar las tarifas a cobrar a sus clientes, c) Establecer los niveles de rentabilidad para cada uno de sus proyectos o negocios, segmentos, producto o servicios, clientes, procesos, actividad o recursos. Lo anterior considerando mejoras al modelo definido por la entidad, que se encuentra estructurado cumpliendo con una serie de requerimientos fundamentales en su definición y análisis, como se describen a continuación: 1. Recursos económicos: clasificación y análisis (cuentas contables). 2. Centros de costo: definición, codificación, acumulación de recursos e inductores. 3. Centro de costo, área, sucursal, actividad y producto. 4. Costos por actividad y variable: definición, codificación, acumulación de costos. 5. Costos por producto peso y cobertura: procedimiento de acumulación. 6. Acumulación de costos por proceso y centro de costos de tipo colector, misional administrativo y temporal. 7. Costos por centro de costo, área, sucursal, actividad y producto. 8. Costo de cada uno de las dimensiones y servicios ofrecidos por Servicios Postales Nacionales 4-72.

3. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO O BIEN A CONTRATAR

1. El Oferente debe contar con una aplicación de costos ABC y un módulo de cotización integrado que

permita operar bajo el modelo definido por Servicios Postales Nacionales (SPN), y que la misma se ajuste a las siguientes especificaciones: a) Debe permitir parametrizar dimensiones, servicios, procesos y actividades, según la tipología que

defina la empresa de forma autónoma y en cualquier momento. b) Debe permitir la parametrización definida en SPN a nivel de centros de costo, áreas, regionales,

sucursales, clientes, tipología de clientes, proyectos y todas aquellas estructuras adicionales que requiera la entidad.


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c) Debe permitir manejar las cuentas de costos, gastos, ingresos, activos o pasivos según la estructura de PUC de SPN y al nivel de detalle que requiera la entidad.

d) Debe permitir configurar la distribución geográfica del territorio nacional a nivel urbano, regional, nacional (municipios-departamentos) y trayectos especiales.

e) Debe permitir la integración con los sistemas de información que maneja SPN y que se requiera para la adecuada funcionalidad del modelo de costos tales como ERP y nómina, operaciones y demás sistemas asociados a los procesos de la entidad, sin que se degrade ni disminuya el rendimiento de esas aplicaciones.

f) Debe permitir y soportar adecuadamente las combinaciones entre todos los parámetros definidos en el modelo de costos de una manera automática y de fácil procesamiento.

g) Debe permitir definir el periodo de tiempo sobre el cual se van a realizar los cálculos de costos. h) Debe permitir a SPN establecer o registrar los criterios de distribución o drivers y contar con

herramientas que apoyen la definición de los mismos. i) Debe calcular los costos de transporte (producto base, cobertura, rango, peso) asociados a los

trayectos y rutas que requieran los clientes de la entidad. j) Con la información extraída de los otros sistemas de información integrados, debe realizar los

cálculos unitarios, promedio y totales de cada una de las estructuras parametrizadas. k) Debe permitir construir el estado de resultados según la estructura de ingresos y gastos definida

por SPN, o a nivel de proyectos, tipología de proyectos, productos o servicios, unidades de negocio o cualquier estructura parametrizada que requiera la entidad.

l) Debe permitir generar y guardar diferentes escenarios de prueba y definitivos sobre cálculos de costos, rentabilidades, tarifas, costos totales de negocios y hacer comparaciones entre los mismos

m) Debe permitir determinar la capacidad de los recursos para generar resultados y calcular la capacidad no usada de los mismos para un periodo determinado.

n) Debe garantizar la integridad de la información y cálculos históricos realizados ante la modificación entre parámetros y guarde la información en tablas.

o) Debe permitir que las fórmulas utilizadas para los cálculos de ingresos y costos sean parametrizables por SPN y editables cuando se requieran ajustes a las mismas.

p) El sistema debe tener herramientas o funcionalidades que permitan analizar la trazabilidad para cada proyecto (negocio), producto o servicios, cliente, actividad o recurso de dónde provienen sus costos y cuáles componentes directos e indirectos participaron en su cálculo y en qué proporción.

q) Debe contar con facilidades de diseño y manejo, también debe ser intuitivo y muy amigable para el usuario.

r) Debe tener la funcionalidad de crear cotizaciones de nuevos proyectos o negocios y de sus modificaciones a partir de los diferentes productos y servicios, cobertura y demás características de los proyectos que seleccione el usuario Cotizador, considerando los costos históricos o calculados en la herramienta. Como resultado debe calcular las tarifas a cobrar por SPN, las rentabilidades y el valor de la propuesta final.

s) Debe permitir que las cotizaciones sobre proyectos, productos o servicios realizadas por el usuario Cotizador sean remitidas a un usuario validador quien podrá devolver, solicitar o realizar ajustes a las mismas y/o escalarlas a un usuario aprobador, conservando en el aplicativo el registro de las fechas de realización, validación y aprobación de la cotización.

t) Debe permitir realizar análisis de descuentos y valores agregados a las cotizaciones de proyectos, productos o servicios, estableciendo el nuevo margen y rentabilidad.


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u) Debe permitir construir, modificar y publicar consultas y/o reportes detallados y gerenciales de manera autónoma por SPN, que sean de fácil y rápida elaboración y manejo para el usuario, los cuales incluyan gráficas, cuadro de mando o datos tabulares.

v) Debe permitir construir, modificar y publicar cubos de análisis multidimensional. w) Debe permitir visualizar la estructura de tablas y bases de datos y la información de las mismas

para la realización de consultas. x) Debe permitir la importación y carga en forma masiva al aplicativo de costos ABC información de

bases de datos, tablas Excel, o archivos planos y exportar la información a Excel, imprimirla o visualizarla en pantalla.

y) Debe contar con un módulo de seguridad que permita crear diferentes roles y niveles de acceso a las funcionalidades según la necesidad de SPN.

2. El Oferente debe entregar la documentación del modelo de costos ABC definido, implementado y probado, así como el procedimiento de operación del modelo en el sistema.

3. El Oferente debe definir y ejecutar en coordinación con SPN, un plan de pruebas para verificar la correcta operabilidad de las funcionalidades de la herramienta.

4. El Oferente debe precisar la información requerida para la definición y alimentación del modelo de costos ABC.

5. El Oferente debe diseñar, definir, implementar y probar los mecanismos de integración del aplicativo con las demás plataformas tecnológicas de SPN.

6. El Oferente debe diseñar, implementar y probar el esquema de reportes acorde con las necesidades que defina SPN.

7. El Oferente debe diseñar y ejecutar las actividades de transferencia de conocimiento técnico y funcional que se requieran, incorporando los materiales que se requieran para tal fin, al igual que certificar que el aplicativo se encuentre operando satisfactoriamente.

8. Instalar las licencias del aplicativo de costos ABC en los equipos de cómputo que determine SPN. 9. Suministrar los medios de instalación del aplicativo de costos ABC para efectos de reinstalaciones. 10. Hacer entrega del manual de usuario actualizado del aplicativo. 11. Hacer entrega del manual de instalación y configuración actualizado del aplicativo. 12. Implementar las mejoras sobre la versión adquirida. 13. Corregir las fallas de funcionamiento del aplicativo. 14. Prestar el servicio de soporte telefónico y presencial en las instalaciones de la Entidad en caso de que

se requiera. 15. El oferente debe garantizar que la metodología y las horas de capacitación serán las necesarias para

que el personal que SPN designe, este en capacidad de operar el modelo de costos ABC implementado, asegurando el acompañamiento en la implementación del mismo.

16. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN COSTOS ABC 16.1. El oferente, mediante documento escrito, deberá certificar que el Sistema de Costos ABC ofertado

cuenta como mínimo con las siguientes características, anexando la ficha técnica y en idioma original y castellano de la solución, o propuesta con la caracterización técnica de la misma y su servicio de mantenimiento y actualización por un (1) año, así como el soporte técnico y garantía por el mismo periodo.

17. REQUERIMIENTOS GENERALES. 17.1. El oferente deberá garantizar que la solución cumpla con los siguientes criterios:

CRITERIO DESCRIPCIÓN

Capacidad de procesamiento en número de registros vs tiempo.

Se deberán procesar/calcular 10 mil registros en un tiempo no mayor a 20 minutos. (esta información está pendiente de calcular cuando se tenga conocimiento del modelo o estructura que se vaya a implantar en el sistema de costos según el oferente.)


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CRITERIO DESCRIPCIÓN

Modelos de la solución

Virtualizable Aplicación Web o de tipo Cliente/Servidor Ejecutable en cualquier navegador para los casos de aplicación Web La solución debe permitir configuraciones de alta disponibilidad en la infraestructura que la soporte El desarrollo de la solución debe optimizar los recursos disponibles El dimensionamiento de los recursos y/o capacidades deben ser indicados de acuerdo con la cantidad de usuarios y transacciones requeridas La solución debe contar mínimamente con 2 capas; siendo aplicaciones y bases de datos La solución debe permitir separar sus diferentes capas en máquinas virtuales independientes Debe ser compatible con Sistemas Operativos Windows 2016 o superiores El motor de Base de Datos debe ser compatible con SQL Server 2016 o superiores la solución debe permitir la sincronización con el Directorio activo de la entidad No debe presentar incompatibilidades asociadas a antivirus

Seguridad de la plataforma La plataforma deberá garantizar la seguridad de la información transmitida desde los clientes hasta la plataforma empleando el protocolo seguro HTTPS.

Disponibilidad de la plataforma

El oferente deberá garantizar la alta disponibilidad de la plataforma y el servicio 7x24, El oferente también deberá asegurar que la plataforma es tolerante a fallos y deberá contar con un plan de contingencia y recuperación ante fallos.

Integración con los sistemas de información SPN.

Realizar las integraciones con los sistemas de información de SPN, los cuales, se deberán evaluar en el siguiente orden de prioridad: a. Web Service. b. Acceso por ODBC a la base de datos del oferente, a las tablas y/o consultas SQL que este suministre.

Intercambio y cargue de información.

La solución estará diseñada para realizar intercambio de información con los sistemas de forma unitaria o masiva sin afectar el correcto funcionamiento de la misma, usando protocolos de comunicaciones estándar y abiertas, e implementando esquemas de autenticación y/o autorización para permitir el acceso a los servicios solamente a usuarios autorizados, cumpliendo con las políticas de seguridad de la información y protección de datos.

Actualizaciones y mantenimiento preventivo.

El oferente se encargará de las actualizaciones pertinentes de la plataforma y/o servidores que soportan la operación y/o actualizaciones, y así mismo del Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de información y/o servidores durante el año de servicio de mantenimiento y/o actualización.

17.2. A continuación, se relacionan los requerimientos específicos que requiere cumplir el oferente con la solución tecnológica ofertada. a. Capacidad de integrarse con los sistemas de información de SPN. b. Reportes, indicadores y gráficas. c. Indicadores e informes de control y monitoreo. d. Entrega de manuales de usuario y de administración de la aplicación.

18. PRUEBAS DE IMPLEMENTACIÓN EN LOS DISTINTOS AMBIENTES. a. El oferente deberá suministrar un documento de la Instalación del Sistema de Información. b. El oferente deberá suministrar la evidencia de las pruebas de Implantación del sistema de

Costos ABC en los diferentes ambientes. c. El oferente deberá suministrar las evidencias de las Pruebas de Aceptación. d. El oferente deberá realizar una presentación de los ambientes completamente instalados y

funcionales para aprobación por parte de SPN.


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19. AMBIENTES DE LA APLICACIÓN. Se requiere que el oferente garantice el funcionamiento de la aplicación como mínimo en los siguientes ambientes para los componentes del sistema de Costos ABC.

a. Ambiente de Pruebas y Capacitación / Certificación (Provistos por SPN). b. Ambiente de Producción (Provistos por SPN).

20. ENTREGABLES DE DOCUMENTACIÓN. a. Manuales de Instalación y Configuración de la plataforma. b. Manuales de Administración y Configuración de los Servicios. c. Manuales de Mantenimiento y operación del Sistema de información. d. Manuales de usuario del sistema, donde esté cada módulo claramente detallado. e. Si la aplicación cuenta con Servicios Web, estos deberán estar documentados

detalladamente. f. Documentación / Diagramas de la Arquitectura de la solución del sistema de información

(Infraestructura, Bases de Datos, Diagramas Entidad Relación, Secuencia, Clases, Servicios, etc.).

g. Diagrama de clases del sistema. h. Diagrama del modelo entidad relación de la base de datos. i. Documentación de los casos de prueba.

21. LICENCIAMIENTO. El oferente deberá proveer el licenciamiento del sistema de Costos ABC a perpetuidad según sea ofrecido por el oferente y seleccionado por SPN, a partir del momento que el sistema de información haya sido entregado a satisfacción en el ambiente de producción a SPN para su operación. Para el licenciamiento por usuarios o por recursos el mínimo se determinará de la siguiente manera:

Criterio de licenciamiento Número mínimo

Usuario administrador 1 usuario

Usuarios analistas 5 usuarios

Usuarios gerenciales 5 usuarios

Usuarios Cotizadores 20 Usuarios

Nota: Los roles anteriormente descritos deberán ser parametrizables a la necesidad de la entidad. 22. CONTROLES DE CAMBIO SOBRE EL PROYECTO.

a. En el evento en que el oferente evidencie la necesidad de realizar cambios en el alcance del proyecto, deberá solicitarlos por escrito al supervisor del contrato al inicio de la ejecución en la fase de planeación, para su respectiva aprobación.

b. En ningún caso estos cambios podrán afectar la calidad del proyecto ni el resultado final del mismo, ni generar costos adicionales para la entidad.

c. Los controles de cambio deberán ser aprobados por el supervisor del contrato. d. En ningún caso se aprobarán controles de cambio por atrasos atribuibles al oferente.

23. CAPACITACIONES Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO. a. El oferente deberá detallar en su propuesta un plan de capacitaciones, talleres, cursos y en general

los mecanismos que utilizará para realizar la transferencia de conocimiento adecuada, que permita la sensibilización del personal de SPN hacia el sistema de Costos ABC, que permita a las personas involucradas en el proceso, ser más eficientes y desenvolverse fácilmente en el sistema de información.

b. Una vez celebrado y en ejecución el contrato que resulte del presente proceso de selección para la transferencia de conocimiento se debe describir: quien lo imparte, temario (previamente revisado y


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aprobado por el supervisor del contrato o quien haga sus veces), audiencia, cronología (cuando se debe impartir), sesiones y duración, a los usuarios que SPN disponga para recibir dicha capacitación.

c. Las capacitaciones y transferencia de conocimiento se realizarán en la sede principal de SPN en la ciudad de Bogotá, con la posibilidad de realizar capacitaciones a través de videoconferencias para las Intendencias Regionales, sin que esto genere costos adicionales para la Entidad.

24. VALORES AGREGADOS BOLSA HORAS DE DESARROLLO El oferente deberá especificar en su propuesta, el número de horas de desarrollo que otorgará a SPN para personalizaciones y ajustes específicos que requiera la entidad, las cuales serán utilizadas una vez implementada y puesta en producción la solución y hasta el duración del servicio de mantenimiento y/o actualización, y que no son parte de los requerimientos mínimos estipulados en el presente anexo. Este valor agregado no generará ningún cargo adicional a favor del oferente.

25. INTERFAZ CON LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE SPN El oferente deberá garantizar que la solución incluirá las integraciones necesarias de manera gráfica, amigable, ágil y de fácil uso.

26. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO El oferente deberá manifestar por escrito que está en capacidad de desarrollar y entregar una política de mantenimientos preventivos y correctivos y/o actualizaciones

27. SOPORTE MESA DE AYUDA a. El oferente debe manifestar por escrito que está en capacidad de atender los problemas presentados

en el uso de las soluciones adquiridas, en un tiempo no superior a 8 horas hábiles después de la notificación de la falla.

b. El oferente se comprometerá por escrito a prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuenta las siguientes características generales: ✓ Soporte integral sobre la solución contratada por SPN (software, seguridad, interfaz,

integraciones, entre otros, según aplique). ✓ Medios de contacto telefónico, correo electrónico, chat, herramientas de soporte remoto, o

aplicativo web. ✓ El oferente cumplirá con los ANS previamente establecidos por la entidad para garantizar la

operatividad y funcionamiento de la herramienta: URGENCIA IMPACTO SERVICIO PRIORITARIO

Alto Ejecución del modelo y entrega de reportes en cierre. Error de Software

ALTO ALTO- MEDIO 4 Horas

Medio Ejecución de modelo y entrega reportes fuera de cierre.

MEDIO MEDIO 6 Horas

Bajo Operación temporada Baja

BAJO BAJO 8 Horas

✓ El oferente brindará la capacitación al nivel 1 de la entidad, el cual estará conformado por las personas entrenadas que la misma designe para tal fin.

✓ El oferente ofrecerá de manera opcional la prestación de asistencia técnica de Nivel 2 en sitio durante los primeros tres (3) meses a partir de la salida a producción.

✓ El horario de atención del nivel 2 debe ser 7x5 (lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00p.m en días hábiles de Colombia).

✓ El oferente deberá manifestar por escrito que presentará al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa de ayuda en la que se incluya: o Tiempos de respuesta para cada nivel.


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o Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención, solución del problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.)

o Esquema de escalamientos. o Caracterización de fallas (Procesamiento, cargue de datos, integración de plataforma al

sistema SPN, almacenamiento, reportes, entre otros) y tiempos de referencia para solucionarlos.

o Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla.

o Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte. o Esquema de capitalización de conocimientos. o Manejo de quejas. o Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes. o Software implementado. o Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x usuarios, media).

28. ASPECTOS ADICIONALES PARA TENER EN CUENTA a. El oferente con la presentación de su propuesta deberá por escrito certificar que en el evento que se

adjudicatario del proceso, saldrá a producción (previa implementación, interfaz y capacitación) solo hasta que el supervisor del contrato establezca que las condiciones están dadas para ello.

b. El costo de la bolsa de desarrollo para interfaces con los sistemas de información de SPN debe incluirse dentro del valor del software o de los servicios profesionales de implementación.

c. De igual manera, el oferente deberá manifestar por escrito que durante la ejecución del contrato dispondrá del equipo de trabajo necesario e idóneo, bien sea de manera remota y/o presencial de acuerdo con la necesidad, las veces que sea requerido por la Entidad, para garantizar el avance y éxito del proyecto y que presentará un esquema de soporte de mesa de ayuda, mantenimiento, capacitación a capacitadores y a usuarios finales, así como el acompañamiento en la implementación de las soluciones adquiridas.

d. Para el proceso de implementación y puesta en producción de las soluciones adquiridas, el oferente garantizará que se contará con el personal idóneo, bien sea de manera remota y/o presencial de acuerdo con la necesidad, las veces que sea requerido por la Entidad, para el respectivo acompañamiento a SPN.

3.1 Código de Naciones Unidas (UNSPSC).

• 81112000 - SERVICIO DE DATOS

• 81112100 - SERVICIOS DE INTERNET

• 81112200 - MANTENIMIENTO DE SOFTWARE 4. OBJETO A CONTRATAR O BIEN A CONTRATAR

Adquisición, implementación, pruebas, mantenimiento y ajustes requeridos de una herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora del modelo de costos ABC de Servicios Postales Nacionales S.A., y que cuente con un módulo de cotización integrado que permita a los usuarios cotizar proyectos compuestos de uno o varios servicios y productos específicos, utilizando los costos reales calculados de manera precisa.


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5. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS NECESARIAS PARA LA CONTRATACIÓN. El presente proceso de contratación no requiere autorizaciones, permisos ni licencias para su iniciación. 6. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Modalidad de contratación: Invitación abreviada. Tipología del contrato: Contempla dos componentes; uno correspondiente a la consultoría para la elaboración del modelo de costeo, y el otro el suministro de la herramienta tecnológica con sus respectivas licencias. El presente proceso de contratación se realizará de conformidad a lo estipulado en el Manual de Contratación Vigente de Servicios Postales Nacionales S.A., mediante la modalidad de Invitación abreviada, teniendo en cuenta en primer lugar que el valor del proceso tiene una cuantía superior a los 100 SMMLV e inferior a 1000 SMMLV; y en segundo lugar, a razón de que la herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora de la metodología de costos ABC de Servicios Postales Nacionales S.A. que se requiere es transversal e integral para todos los servicios y actividades que componen el giro ordinario de los negocios de la Empresa. 7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El valor estimado del contrato asciende a la suma de SEISCIENTOS SESENTA Y SIENTE MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($667.812.466) Incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar. . 8. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

8.1 JURIDICOS

Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Carta de presentación de la propuesta firmada por el representante legal. La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal, de los presentes estudio de conveniencia y oportunidad, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente. Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que presenten propuesta para participar en el presente proceso de selección, deberán acreditar su existencia, capacidad y representación legal mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde se encuentre su domicilio o sucursal, que deberá haber sido emitido con una antelación máxima de treinta (30) días calendario a la fecha del cierre del presente proceso. El objeto social del oferente deberá tener relación con el objeto del presente proceso de


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contratación. Se debe acreditar la vigencia de la sociedad, la cual debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato. Nota: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento. Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la consularización o apostille y traducidos al idioma español, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

c) Fotocopia de cédula del representante legal. d) Certificado de Antecedentes Judiciales, de medidas correctivas, Fiscales y Disciplinarios del

Representante Legal y de la Persona Jurídica. e) Copia del Registro Único Tributario RUT. f) Certificación de cuenta bancaria no mayor a treinta (30) días a la fecha de la presentación de la

propuesta, en el cual conste que oferente sea el titular de la misma. g) EL CONTRATISTA interesado en participar en el presente proceso de contratación autorizará de

manera escrita y en documento independiente suscrito por el representante legal o quien haga sus veces, específicamente y para el presente proceso de contratación a Servicios Postales Nacional S.A. a revisar la información de la empresa de EL CONTRATISTA y a las personas que hacen parte de la misma, en listas SARLAFT y demás bases de datos de consulta, que permitan verificar la legalidad, suficiencia técnica, económica y jurídica de la empresa y demás componentes que generen riesgos a LA ENTIDAD o al proceso de contratación.

h) Carta de compromiso firmada por el representante legal del oferente donde autorice de manera expresa a la Entidad, realizar descuentos económicos por conceptos de acuerdos de niveles de servicios por presuntos incumplimientos en la ejecución del objeto contractual.

i) Certificación de Parafiscales. De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos de los últimos seis (6) meses en un término de expedición no superior a treinta (30) días de la fecha de presentación de la propuesta. NOTA: El oferente deberá adjuntar la planilla única de pago del último mes. Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.


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8.1.1 CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En el evento de participación conjunta, el Consorcio o Unión Temporal debe conformarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, lo cual acreditarán con el documento de constitución que contendrá como mínimo:

a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. b) La identificación clara y detallada de cada uno de sus integrantes o miembros. c) La designación de la persona que para todos los efectos legales tendrá la representación legal del

Consorcio o la Unión Temporal, quien será el único canal de comunicación con LA ENTIDAD. Cualquier modificación en este sentido, deberá ser notificada por escrito a LA ENTIDAD.

d) Señalará las reglas básicas que regulen las relaciones de sus integrantes y su responsabilidad. e) Indicará la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, que deberá ser como mínimo por el lapso

comprendido entre el cierre del proceso y la liquidación del contrato, y un año más. f) En el evento de conformarse Unión Temporal, además deberá indicar, los términos y extensión de la

participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de LA ENTIDAD.

g) En caso se unión temporal y/o consorcio, cada miembro de la misma deberá presentar de forma independiente la documentación anteriormente relacionada.

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

8.2 FINANCIEROS

Los interesados en participar en el presente proceso deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados Integral al último ejercicio aprobado por el máximo órgano de la compañía, con corte a 31 de diciembre. NOTA 1: Los Estados Financieros pueden corresponder a la vigencia 2019 o 2018, en caso de que estos no hubieren sido aprobados, los del último ejercicio. NOTA 2: Los documentos solicitados anteriormente deben estar firmados por el Representante Legal, contador y revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas), así mismo deben ser comparativos, mostrar dentro de su estructura la porción corriente y no corriente del Activo y del Pasivo, además debe estar acompañados de sus respectivas notas, según el ART. 36. De la ley 222 de 1995 del Código de Comercio y el ART. 114. Del Decreto 2649 de 1993.

b) Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la junta central de contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del proceso.

8.2.1 EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Los miembros de consorcios y/o uniones temporales deberán presentar de forma independiente la anterior documentación. NOTA: NO SE ADMITIRAN BALANCES DE PRUEBA


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Se verificará con base en la información solicitada, presentada por el interesado, verificando que el interesado CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos: Índice de Liquidez: El interesado debe contar con un índice de liquidez igual o superior a 1,2 El indicador índice de liquidez se determina de acuerdo con la siguiente formula: Índice de liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente Patrimonio: El interesado debe contar con un patrimonio mayor o igual al 20% del presupuesto El indicador índice de liquidez se determina de acuerdo a la siguiente formula: Patrimonio = Activo total - Pasivo Total Nivel de Endeudamiento: El interesado debe tener un nivel de endeudamiento igual o menor a 75% El indicador nivel de endeudamiento se determina de acuerdo a la siguiente formula: Nivel de endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total Capital de Trabajo: El interesado debe tener un capital de trabajo mayor o igual al 20% del presupuesto El indicador capital de trabajo se determina de acuerdo a la siguiente formula: Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada. 8.2.2. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En caso de consorcio o unión temporal, se determinará para cada uno de los participantes de la unión temporal y/o consorcio el indicador correspondiente, este resultado se multiplicará por el porcentaje de participación dentro de la unión temporal y/o consorcio, y posteriormente sumará aritméticamente entre todos los participantes de esta unión y/o consorcio para obtener el resultado respectivo. 8.3 TÉCNICOS Experiencia: El proponente deberá presentar mínimo dos (2) y máximo cuatro (4) certificaciones de contratos ejecutados y liquidados durante los últimos diez (10) años anteriores, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso, cuyo valor mínimo sea del 100% del presupuesto asignado en el presente proceso de contratación, ya sea individualmente (Una (01) sola certificación) o la sumatoria entre ellas y cuyo objeto sea igual o similar al presente proceso, es decir que corresponda a las actividades de: suministro, implementación, pruebas, mantenimiento y/o ajustes requeridos de una herramienta tecnológica que soporte el diseño, operación y mejora del modelo de costos ABC.


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Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombre del contratista: Debe indicarse claramente el nombre, así como la información básica de la persona natural o jurídica que desarrolló o ejecutó el contrato.

b) Nombre de la empresa contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la empresa contratante. c) Objeto: Debe ser igual o similar con el objeto del presente proceso y conforme a las actividades arriba

señaladas. d) Plazo de ejecución del contrato. e) Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA y demás impuestos y costos

a que haya lugar. Nota 1: La documentación allegada debe venir suscrita por quien esté facultado para ello. Nota 2: Para efecto de Consorcio Uniones Temporales se podrá presentar la experiencia de forma conjunta, pero la misma se evaluará conforme al porcentaje de participación. Nota 3: La Entidad se reserva el derecho de realizar la verificación de la información suministrada por el oferente. 8.3.1 CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En las propuestas presentadas en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar certificado de experiencia de acuerdo con su participación. También podrá acreditarse la experiencia cuando las actividades correspondientes hayan sido ejecutadas por el proponente o por uno de sus miembros bajo la modalidad de consorcio o unión temporal en el porcentaje dentro del mismo. 8.4. CRITERIOS DE SELECCIÓN 8.4.1 Propuesta económica (40 puntos) Para efectos de la calificación de oferta económica se asignará al proponente que ofrezca el menor precio. La oferta económica comprenderá todos los costos directos e indirectos en que EL CONTRATISTA va a incurrir para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, utilidad del CONTRATISTA que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que llegaré a suscribirse.

• Para efectos de la calificación de oferta económica se tomará como criterio el menor valor, incluido IVA, impuestos y costos a que haya lugar. La oferta económica deberá comprender todos los costos directos e indirectos en que EL OFERENTE va a incurrir para cumplir a cabalidad el objeto del contrato, tales como: salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, utilidad del oferente, que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que llegare a suscribirse.

• La oferta económica deberá ser presentada con valores en pesos colombianos (COP).


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• En la oferta económica, deberán quedar discriminadas y contempladas las tarifas y los valores correspondientes al Impuesto al Valor Agregado (IVA), demás impuestos y costos a que haya lugar, correspondientes a los servicios ofertados.

• Los precios ofrecidos deberán sostenerse durante la validez de la propuesta y la ejecución del contrato y sus adicionales si hay lugar a ellos.

La oferta económica no deberá superar la disponibilidad presupuestal asignada para el presente proceso, so pena de rechazo. Si sólo hay una oferta admitida, la misma obtendrá el máximo puntaje en este factor. A las demás propuestas se les asignará el respectivo puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula: Puntaje = MVP*40/VPE Dónde: MVP = Menor valor presentado entre todas las propuestas allegadas VPE = Valor de la propuesta evaluada 8.4.2. BOLSA HORAS DE DESARROLLO A la oferta que presente una bolsa con la mayor cantidad de horas de desarrollo para personalizaciones y ajustes específicos que requiera la entidad, las cuales serán utilizadas una vez implementada y puesta en producción, se le otorgarán hasta 15 puntos.

CANTIDAD DE HORAS (PAQUETE DE HORAS) PUNTAJE

20 5

50 10

100 15

El presente criterio deberá ser verificado de acuerdo a lo señalado en el anexo 3 criterios de selección. 8.4.3. LICENCIAMIENTO ADICIONAL AL SOLICITADO EN LA NECESIDAD (15 PUNTOS) El oferente que suministre la mayor cantidad de licencias adicionales obtendrá los puntos de acuerdo con el siguiente orden:

CANTIDAD DE LICENCIAS PUNTAJE

De una a tres 5

De cuatro a seis 10

Siete o más 15

El presente criterio deberá ser verificado de acuerdo a lo señalado en el anexo 3 criterios de selección. Nota: Las licencias ofertadas deberán corresponder a los perfiles de usuarios que requiera SPN.

8.4.4. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA ADICIONALES A LAS HABILITANTES. (30 PUNTOS) El oferente que suministre experiencia adicional a la mínima habilitante con los requisitos de las certificaciones o actas liquidación regulada en el numeral 7.3. literal a. Conforme a la tabla que se presenta a continuación:


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CANTIDAD DE CERTIFICACIONES PUNTAJE

De dos a tres 10

De cuatro a cinco 15

seis o más 30

NOTA: Es responsabilidad del proponente establecer las certificaciones que aporta para efectos de habilitación (Numeral 8.3 Técnicos) y aquellas que presenta para efectos de los criterios de evaluación puntuables. Esto deberá establecerse de manera taxativa en el índice de presentación de la propuesta o en separatas de la misma. En el evento en que se omita tal requisito la Entidad tomará por orden cronológico (de las más reciente a la más antigua) las certificaciones evaluándolas en el siguiente orden:

1. Requisitos Habilitantes 2. Requisitos Puntuables

RESUMEN DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE EVALUACIÓN PUNTUABLES

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTUABLES PUNTAJE MÁXIMO

Bolsa de horas de desarrollo adicionales (valor agregado). 15

Licenciamiento adicional al solicitado en la necesidad (valor agregado).

15

Oferta económica. 40

Certificaciones de experiencia adicionales a las habilitantes. 30

TOTAL 100

8.5. FACTORES DE DESEMPATE. 1. El que mayor experiencia adicional garantice. 2. El que tenga mayor puntaje económico. 3. Se preferirá al proponente que certifique en su nómina por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad. Para acreditar dicha condición se deberá allegar certificación de la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad a un año, contado a partir del cierre del proceso de selección. Igualmente deberán mantenerse dicha contratación por un lapso igual al de la contratación y sus prórrogas. Si se llegase a presentar Consorcio o Unión Temporal el requisito del 10% se deberá presentar por cada uno de los integrantes. 4. En el evento de persistir el empate, la empresa convocará a los proponentes a través de sus representantes legales o apoderados y adjudicará mediante sorteo (balota) el presente proceso de contratación. De dicha diligencia se levantará acta que suscribirán todos los intervinientes. El término de ejecución será de 6 meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, así como el acta de inicio. CRONOGRAMA El proponente deberá cumplir con el siguiente cronograma de ejecución:


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9. LUGAR DE EJECUCIÓN

Sede Principal de Servicios Postales Nacionales S.A.

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24

1.Entrega e instalación de licencias. X X

2. Levantamiento de Información y Definición

de requerimientosX X X X

3.Diseño e implementación del modelo X X X X X

4.Pruebas y ajustes X X X X

5. Sistema puesto en preproducción y

validación integral del sistemaX X X

6.Puesta en Producción X X X X

7.Documentación y capacitación X X X X X

ETAPAMES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6


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10. ANÁLISIS DE RIESGOS

RIESGO DESCRIPCIÓN DEL

RIESGO CAUSAS EFECTOS

FACTOR DE RIESGO

CLASIFICACIÓN RIESGO

ASOCIADO

Inadecuada prestación en el soporte

tecnológico para la Entidad.

No prestación de servicio tecnológico de la manera adecuada a SPN por no contar con la tecnología

informática adecuada, o falta de personal y

disponibilidad para brindar soporte adecuado y oportuno a los procesos/subprocesos en horarios laborales y no

laborales (6x24)

* Alto nivel de requerimientos sobre todos los aplicativos soportados por IT. * Personal insuficiente para brindar soporte. * Desconocimiento de los usuarios en los procedimientos internos de la compañía. * Fallas en la planta telefónica (ext. De la Mesa de Servicios). * Fallas en los aplicativos de la entidad * Falta de capacitación * Personal no idóneo para realizar las actividades pertinentes al soporte * Falla en la conexiones de telecomunicaciones. *No contar con la plataforma que garantice el adecuado manejo de la información y su seguridad. *Identificación de usuario y autenticaciones compartidas. *Ausencia de monitoreos a las plataformas donde se encuentran almacenados los diferentes aplicativos de la entidad. *La estructura organizacional de IT no soporta el crecimiento de la entidad * No contar con la capacidad y cantidad de personal idóneo para soportar los requerimientos en los aplicativos del negocio *Desconocimiento de las áreas funcionales al trasmitir las necesidades en aplicativos al área de IT.

* Retrasos en las labores propias de los funcionarios de la Entidad. * Perdida de clientes y usuarios * Perdida de imagen del proceso (IT) ante la Entidad * Perdida de imagen de la Entidad. *Pérdida de confianza en la administración de los aplicativos por parte de IT. * Demoras en la solución de los incidentes reportados a los especialistas y/o proveedores (Mesa de Servicios Nivel 2 y 3). * Cierre de requerimientos o incidentes sin una solución efectiva. *Deterioro en la prestación de servicios de la entidad *Información errada para toma de decisiones en la entidad * Perdida de imagen de la entidad ante los clientes *Perdida de ingresos de la entidad * Sanciones, Multas y/o investigaciones a la Entidad * Pérdida de competitividad frente a empresas del mismo sector.

Recurso Humano

Ejecución y Administración de

Procesos Operativo

Uso de software no autorizado o

sublicenciado

No contar con licencias suficientes de software para suministrar a los funcionarios de la entidad, dependiendo

el volumen de usuarios

* No disponibilidad presupuestal por parte de la entidad. * No se contempla la reutilización de las licencias de funcionarios ya que no se reporta la desvinculación del personal en la Entidad. * Falta de planeación en el crecimiento de las áreas. * Deficiente seguimiento y control a las condiciones de uso, vigencia y cantidad de los productos de software adquiridos * Falta de control sobre los procesos de instalación de software en los equipos cliente

* Sanciones a los responsables directos e indirectos por incumplimiento de políticas y protocolos de uso y distribución de software. * Demoras en el desarrollo de las labores atadas al software. * Sanciones a la Entidad por parte de los fabricantes de software por los usos no autorizados.

Recurso Humano


Procesos Operativo

Afectación de la integridad de los datos e información (Perdida

, alteración, divulgación indebida o indisponibilidad de la

información en las plataformas y/o

dispositivos tecnológicos)

Perdida , alteración, divulgación indebida o

indisponibilidad de información sensible para la entidad procesada a través

de las plataformas tecnológicas

* Daños en el disco duro de los equipos * Daños en equipos de cómputo y servidores * Malware o Virus en equipos * Inadecuada manipulación de bases de datos de las aplicaciones * Por el agotamiento de la vida útil o del soporte por parte del fabricante del elemento tecnológico. * Inadecuada o indebida manipulación de los equipos * No contar con UPS que soporten el funcionamiento eléctrico de la entidad * Obsolencia Tecnológica en las plataformas de desarrollo de software * Amenazas y vulnerabilidades sobre la plataforma tecnológica * Insuficiencia en el aseguramiento de la base de datos * Niveles de seguridad de la información inadecuada * Deficiencia en el diseño de la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de información * Deficiencia o desactualización en la aplicabilidad de las políticas de seguridad y privacidad e la información * Manejo inadecuado de la información

* Afectación en la Continuidad del Negocio * Incumplimiento en las labores del usuario final * No prestación del servicio tecnológico a los usuarios * Perdida de imagen de la entidad ante el cliente * Retrasos en el restablecimiento de las labores de los procesos/subprocesos * Sanciones o multas a la entidad * Incumplimiento en las condiciones del servicio para el cliente

Tecnología Ejecución y

Administración de Procesos

Operativo


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* No aplicación de políticas de acceso de los usuarios a los sistemas de información

Intrusión o ataques cibernéticos

Ataques internos y/o externos de tipo informático

* Ataques tecnológicos por terceros o personal interno en contra de la entidad * Debilidad en la política e implementación de contraseñas * Falta de medidas de seguridad informática tanto a nivel de data center como cliente * Falta de recurso humano especializado en seguridad informática * Vulnerabilidad de los sistemas de información y plataforma tecnológica

*Ataques graves que afectan la continuidad de la operación. *Obtención de beneficios económicos por parte de personas inescrupulosas. *Perdida de imagen de la Entidad. *Perdida de información sensible tanto de la Entidad como de terceros (Clientes, usuarios y Proveedores) *Pérdidas económicas

Recurso Humano


Procesos Operativo

Proyectos que salen a producción con

falencias sobre el producto inicial

planeado o parcialmente desarrollados

Proyectos que salen a producción sin los

correctivos necesarios en el desarrollo del proyecto

* Demoras de desarrollos por parte de los proveedores * Demoras en información fuente de procesos intervinientes * Establecimiento de cronogramas que no se ajustan a la realidad del tiempo para la ejecución * Falta de recurso humano para consecución de la actividades * Modificación de solicitudes inicialmente plasmadas (requerimientos iniciales) * Modificación del alcance inicial del proyecto * No contar con aprobación presupuestal para el desarrollo de proyecto * Solicitud de desarrollos adicionales a los solicitados inicialmente (nuevos desarrollos). *Fata de instrucción por parte de la dirección para la implementación de proyectos informáticos en la entidad. *Ausencia de metodología en la ejecución de proyectos Informáticos *Los proceso tiene la autonomía de contratar sus herramientas, ya que la empresa no tiene desarrollo in house. *Los proceso no solicitan el acompañamiento de IT para el desarrollo de sus nuevas plataformas *Desconocimiento de las áreas funcionales al trasmitir las necesidades en aplicativos al área de IT. *Falta de procedimientos documentados para el levantamiento de requerimiento de nuevos proyectos.

* Afectación del negocio por retrasos en la salida a producción del proyecto * Incumplimiento de reglamentación (Leyes, Resoluciones, Decretos, entre otros) * Inversiones adicionales no contempladas al inicio del proyecto * Perdida de imagen de la empresa ante los clientes * Perdida de imagen del proceso (IT) ante la Entidad * Sanciones, Multas y/o investigaciones a la Entidad

Recurso Humano


Procesos Operativo


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11. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR El estudio de mercado fue realizado de conformidad con el Acuerdo N° 005 del 2 de agosto de 2019, mediante el cual se adopta el manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. Por lo tanto, la metodología empleada para realizar la estimación del valor de la contratación fue a través de cotizaciones, las cuales, fueron solicitadas a 36 empresas que se encuentran registradas en la base proveedores de la Dirección Nacional de Contratación y Compras. Así las cosas para llevar a cabo la contratación del proyecto de inversión del Sistema de Costos ABC el método seleccionado para establecer el monto de la contratación será la media aritmética, por lo tanto se solicitará un Certificado de Disponibilidad por la suma de SEISCIENTOS SESENTA Y SIENTE MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($667.812.466) incluido IVA y demás costos a que haya lugar. 12. GARANTÍAS

El contratista seleccionado, deberá constituir una póliza a favor de Entidades públicas con régimen privado de contratación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicio Postales Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos:

• Cumplimiento, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de esta y seis (6) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato.

• Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de esta y seis (6) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato.

• Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de esta y seis (6) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato.

• Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de esta y tres (3) años más, contados a partir de la suscripción del contrato.

• Garantía de Seriedad de la Propuesta, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente documento, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución de este, el proponente deberá constituir una garantía de seriedad de la propuesta, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, Con una vigencia desde el día de presentación de la propuesta y por (4) cuatro meses más.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de


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publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Empresa recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato.

Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Empresa lo requerirá para que, dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

NOTA: En la garantía de seriedad el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo original de caja donde conste el pago de la prima.

13. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN Supervisión principal Director (a) Nacional Financiero (a) Supervisión técnica Director Nacional de Informática y Tecnología, quien haga sus veces o quien el ordenador del gasto decida. 14. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP- 4641 del 20 de marzo de 2020. 15. FORMA DE PAGO

La Entidad cancelará al contratista el valor del contrato de la siguiente forma:

1. Un primer pago por el valor total de las licencias sin que este supere el 40% del valor total del contrato, el mismo estará sujeto a la entrega del licenciamiento y el cronograma de trabajo debidamente aprobado por el supervisor que designe SPN. El contratista deberá presentar la factura en pesos colombianos, so pena de rechazo.

2. Un segundo pago por el 40% del valor total del contrato a la entrega del diseño, pruebas e implementación del modelo de costos debidamente aprobado por el supervisor que designe SPN. El contratista deberá presentar la factura en pesos colombianos, so pena de rechazo.

3. Un tercer y último pago por el 20% del valor total del contrato a la puesta en producción y estabilización de las soluciones adquiridas, debidamente aprobadas por el supervisor que designe SPN. El contratista deberá presentar la factura en pesos colombianos, so pena de rechazo.

PARÁGRAFO PRIMERO. - El pago se efectuará de acuerdo con los entregables anteriormente descritos, a los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura, término que no podrá ser afectado


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por el proceso interno de correspondencia de SPN, adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002. c) Planilla de aportes parafiscales. d) Certificación bancaria no mayor a noventa días. e) El informe de gestión mensual con el cumplimiento de las obligaciones del contrato. El informe debe ser entregado por medio electrónico y físico con las respectivas firmas. f) Informe de supervisión según formato Isolución. PARÁGRAFO SEGUNDO - En el evento de presentarse motivos que llegaren a generar gastos directos e indirectos en el transcurso de la ejecución del presente contrato y que no estén previstos en los documentos que forman parte integral del acuerdo negocial o en el contrato mismo, EL CONTRATISTA deberá informar y justificar detalladamente por escrito y de manera inmediata al supervisor del contrato los hechos sobrevinientes e imprevisibles que puedan ocasionar dichos gastos. Una vez se valide por parte del supervisor del contrato las circunstancias imprevisibles o sobrevinientes, y que las mismas dan lugar a un mayor valor en la ejecución del contrato a cargo de una de las partes solicitará al ORDENADOR DEL GASTO la respectiva modificación contractual, generándose los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar. PARÁGRAFO TERCERO - EL CONTRATISTA no podrá adelantar actividad alguna que implique mayores gastos directos e indirectos hasta que se perfeccione la respectiva modificación contractual y esta cuente con su respectivo registro presupuestal. 16. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con el objeto contractual 2. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato. 3. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato. 4. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato. 5. Radicar oportunamente la factura ante 4-72, en las fechas y horarios estipulados por la Entidad,

adjuntando asumir las responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en el contrato.

6. El proveedor no podrá revelar durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

7. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado. OBLIGACIONES ESPECIFICACIONES DEL CONTRATISTA

1. Garantizar que el valor del contrato incluye todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones relacionados con el cumplimiento del objeto del presente contrato, cuando estos apliquen.

2. Cumplir a cabalidad con las especificaciones detalladas en el numeral 3 denominado: “Especificaciones Técnicas, Cantidades y Calidades del bien y/o servicio a contratar de obligatorio cumplimiento” del estudio de conveniencia y oportunidad aprobado por la entidad el cual hace parte integral del contrato.


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3. Garantizar que la información registrada en la base de datos, o la información que proviene de ella y todos los derechos de la misma que han sido o serán divulgados al Contratista, permanecerán como propiedad de Servicios Postales Nacionales. El contratista no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco ningún derecho de utilizarla, excepto para el objeto del presente contrato

4. Entregar la documentación del modelo de costos ABC definido, implementado y probado y el procedimiento de operación del modelo en el sistema.

5. Definir y ejecutar en coordinación con SPN, un plan de pruebas para verificar la correcta operabilidad de las funcionalidades de las herramientas.

6. Precisar la información requerida para la definición y alimentación del modelo de costos ABC. 7. Diseñar, definir, implementar y probar los mecanismos de integración del aplicativo con las demás

plataformas tecnológicas de SPN. 8. Diseñar, implementar y probar el esquema de reportes acorde con las necesidades que defina SPN- 9. Diseñar y ejecutar las actividades de transferencia de conocimiento técnica y funcional que se

requieran, incorporando los materiales que se requieran para tal fin, al igual que certificar que las soluciones se encuentren operando satisfactoriamente.

10. Instalar las licencias en los equipos de cómputo que determine SPN 11. Suministrar los medios de instalación de las soluciones para efectos de re-intalaciones. 12. Entregar el manual de usuario actualizado de las soluciones. 13. Entregar el manual de instalación y configuración actualizado de las soluciones. 14. Implementar las mejoras sobre la versión adquirida. 15. Corregir las fallas de funcionamiento de las soluciones. 16. Prestar el servicio de soporte telefónico y presencial en las instalaciones de la Entidad en caso de que

se requiera. 17. Garantizar que la metodología y las horas de capacitación serán las necesarias para que el personal

que SPN designe, este en capacidad de operar el modelo de costos ABC implementado, asegurando el acompañamiento en la implementación del mismo.

18. Manifestar por escrito que está en capacidad de solucionar los problemas presentados en el uso de las soluciones dando cumplimiento a los tiempos establecidos en el ítem 27 del numeral 4. Especificaciones Técnicas. 18.1 En caso de llegar a presentarse un error de evaluación especifica que lleve más tiempo del acordado en los ANS, el profesional de SPN evaluando previamente el impacto y la urgencia el caso podrá poner el mismo en estado suspendido, hasta que la solución este lista, sin embargo, en caso de que el error inhabilite el funcionamiento de la aplicación, el proveedor deberá garantizar un plan de contingencia y mantener informada a la Entidad sobre el avance de la solución del error.

19. Prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuenta las siguientes características generales: 19.1 Soporte integral sobre la solución ofrecida (software, seguridad, interfaz, integraciones, entre

otras, según aplique). 19.2 Medios de contacto telefónico, correo electrónico, chat, herramientas de soporte remoto, o

aplicativo web. 20. Cumplir con los ANS previamente establecidos por la entidad para garantizar la operatividad y

funcionamiento de la herramienta: URGENCIA IMPACTO SERVICIO PRIORITARIO

Alto Ejecución del modelo y entrega de reportes en cierre. Error de Software

ALTO ALTO- MEDIO 4 Horas


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Medio Ejecución de modelo y entrega reportes fuera de cierre.

MEDIO MEDIO 6 Horas

Bajo Operación temporada Baja

BAJO BAJO 8 Horas

21. Brindar la capacitación al nivel 1 de la entidad, el cual estará conformado por las personas entrenadas que la misma designe para tal fin.

22. Ofrecer de manera opcional la prestación de asistencia técnica de Nivel 2 en sitio durante los primeros tres (3) meses a partir de la salida a producción.

23. El horario de atención del nivel 2 debe ser 7x5 (lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00p.m en días hábiles de Colombia).

24. Manifestar por escrito que presentará al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa de ayuda en la que se incluya:

• Tiempos de respuesta para cada nivel.

• Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención, solución del problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.)

• Esquema de escalamientos.

• Caracterización de fallas (Procesamiento, cargue de datos, integración de plataforma al sistema SPN, almacenamiento, reportes, entre otros) y tiempos de referencia para solucionarlos.

• Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla.

• Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte.

• Esquema de capitalización de conocimientos.

• Manejo de quejas.

• Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes.

• Software implementado. 25. Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x usuarios, media).

OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo.

2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución.

3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones, así como el acceso a los diferentes aplicativos y las demás herramientas que sean necesarias.

4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.

5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.


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17. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros en ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento. 18. CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2013, , en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del


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mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas.

19. ANEXOS

Se adjuntan los siguientes documentos que forman parte integral del Estudio Previo:

• Solicitud de Cotización

• Cotizaciones recibidas

• Cuadro comparativo de estudio económico

• SDP

• Oficio justificación Solicitud de Disponibilidad

• Solicitud de requisitos financieros habilitantes y forma de pago 20. FIRMAS

ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO

estudio previo para contrataciÓn directa / invitaciÓn ...4-72.com.co/sites/default/files/estudio...

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