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Estudio Diagnóstico y Propuesta Organizativa Archivo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela Lic. Marisol Landaeta y Auxiliar de Archivo Jesús Oliveros Departamento de Documentación, Información y Archivo
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El informe diagnóstico y propuesta organizativa que a continuación se presentan, fueron realizados por la Lic. en Archivología Marisol Landaeta y el Auxiliar de Archivo Jesús Oliveros, personal del Departamento de Documentación, Información y Archivo, durante la gestión de la Dra. Nora Malaver, Directora del instituto de Zoología y Ecología Tropical de la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela. Este estudio se realiza de acuerdo a las necesidades presentes en la organización y disposición de los documentos de este Instituto, con el objeto principal de dar las pautas para la organización del fondo, estableciendo lineamientos para la identificación y valoración de las series documentales y de ésta manera desincorporar aquellas que han perdido vigencia, valor y uso para darle una mejor optimización a los espacios en el archivo de dicho Instituto. Adicional a esto, se recomendarán los equipos y materiales adecuados para el fondo documental, con el fin de optimizar la toma de decisiones, la rapidez en la búsqueda de información y el mejoramiento de la imagen institucional. El informe tiene como finalidad presentar una visión general sobre la problemática archivística que padece el Instituto de Zoología y Ecología Tropical, partiendo de la elaboración de un diagnóstico técnico de su archivo, así mismo se presentan algunas conclusiones y recomendaciones.
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Tabla de contenido Tabla de contenido ................................................................................................................. 3 1.‐ Introducción ...................................................................................................................... 4 2.‐ Identificación del Archivo .................................................................................................. 5 3.‐ Documentos de Archivo y Tratamiento Documental ........................................................ 5 4.‐ Servicios, Infraestructura Física, Condiciones Ambientales y Seguridad .......................... 7 5.‐ Mobiliario y Equipos ........................................................................................................ 16 6.‐ Tecnología ....................................................................................................................... 22 7.‐ Usuarios ........................................................................................................................... 22 8.‐ Recursos Humanos .......................................................................................................... 22 9.‐ Presupuesto ..................................................................................................................... 23 10.‐ Reglamentos, normativas y procedimientos ................................................................ 23 11.‐ Análisis de los resultados .............................................................................................. 24 12.‐ Recomendaciones generales ......................................................................................... 26 13.‐ Tiempo estimado de ejecución del proyecto ................................................................ 29 14.‐ Glosario de términos archivísticos ................................................................................ 30
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1. Introducción Los archivos en sus más remotos orígenes surgieron con el propósito de dejar testimonio de las actuaciones de los ciudadanos, y a la vez, servir de apoyo en la realización y seguimiento de las actividades de las instituciones. Con el tiempo, los archivos hoy conocidos como servicios de información documentales, se han convertido en dependencias de vital importancia para cualquier organización que desee obtener ventajas competitivas, o simplemente realizar sus actividades de manera eficiente, eficaz y efectiva. En una época de cambios en todos los ámbitos del quehacer humano, las instituciones de Educación Superior no escapan a las exigencias de la sociedad, pues su función no es sólo la de graduar profesionales, sino que además de ello, han de realizar sus actividades administrativas, docentes, de investigación y extensión de la manera más económica y productiva. Partiendo del hecho que las Universidades deben alcanzar aceptados niveles de calidad y desarrollo, los servicios de información documental (archivos académicos y administrativos), se convierten en un elemento de apoyo en todos los procesos de toma de decisiones y de presentación de los testimonios documentales de los diferentes trámites realizados durante la gestión universitaria. Lamentablemente, en muchas de las universidades venezolanas sus archivos no cumplen a cabalidad con la función para la cual están destinados, debido en gran parte, a la poca importancia que se les presta dentro de los planes y programas institucionales, a la falta de personal profesional del área archivística, y en especial, a la inexistencia de políticas que provean lineamientos para la solución de un problema que afectan de una u otra forma a todos los que trabajamos en estas instituciones. A pesar de esta situación, en los últimos años existe cierta preocupación de algunos funcionarios y personal docente de las universidades por solucionar el problema de desorganización de los archivos académicos y administrativos. Nos encontramos en un momento en donde es importante la obtención de datos, información y conocimiento contenido en los documentos para la toma de decisiones y mejor seguimiento y realización de la gestión académica y administrativa. En este sentido, se presenta a continuación, estudio diagnóstico y propuesta organizativa para el archivo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical de la Facultad de Ciencias, el cual expone los diferentes problemas que en materia archivística posee esta dependencia, proponiendo algunas soluciones técnicas.
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2. Identificación del Archivo Nombre del Servicio de Información:
ARCHIVO DEL INSTITUTO DE ZOOLOGÍA Y ECOLOGÍA TROPICAL
Nombre del Fondo documental:
Fondo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical de la Facultad de Ciencias de la UCV. Este fondo está compuesto por los documentos generados por la Dirección del Instituto de Zoología y Ecología Tropical.
Dirección: Universidad Central de Venezuela. Facultad de Ciencias. Paseo Los Ilustres, Urb. Valle Abajo
Teléfonos: 605 10 17 Correo Electrónico: Pág. Web: E‐mail:
[email protected] izt.ciens.ucv.ve [email protected]
Adscripción del Servicio de Información:
Instituto de Zoología y Ecología Tropical de la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela
3. Documentos de Archivo y Tratamiento Documental
3.1.‐ Adscripción al Sistema de Gestión de Documentos y Archivo de la Facultad de Ciencias de la UCV
El Archivo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical no se encuentra aún incluido en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivo de la Facultad de Ciencias. La inclusión de este servicio al sistema dependerá de la organización técnica de sus documentos, así como del cumplimiento y seguimiento de las políticas establecidas por el Departamento de Documentación, Información y Archivo de la Facultad de Ciencias de la UCV, en materia de identificación y valoración de series documentales, clasificación, ordenación, descripción, instalación y transferencias documentales. Sin embargo, de acuerdo al ciclo vital de los documentos, se puede decir que el tipo de archivo evaluado es un archivo administrativo, que además contiene documentos históricos.
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3.2.‐Volumen Documental
El total del volumen documental es de 38,54 metros lineales, divididos de la siguiente manera: Dirección del Instituto de Zoología y Ecología Tropical: 28,12 metros lineales, Depósito: 10,42 metros lineales.
3.3.‐Alcance Cronológico Se puede inferir que el Instituto de Zoología y Ecología Tropical
de acuerdo a su fecha de creación, posee documentos que datan desde 1965 hasta la actualidad.
3.4.‐Tipos Documentales Expedientes docentes, administrativos y obreros, minutas, actas
del Consejo Técnico del Instituto, convenios, jornadas, reglamentos, congresos, Ayudas institucionales (FONACIT, CDCH, Ministerio del Ambiente, PDVSA, Misión Ciencia, Ministerio del Poder Popular para la Educación entre otros), correspondencia enviada y recibida, solicitudes de ordenes de servicios, fax enviado y recibido, minutas y actas del Consejo de Facultad, material hemerográfico (cartelera), viáticos, incorporación y desincorporación de bienes, recibos de pagos y fotocopias de cheques, trámites de ingresos propios facultad, presupuesto ordinario: Fundaciones: Amigos de Ciencias y UCV, Requisiciones de compras, Reglamentos con la parte administrativa. Estos tipos documentales relacionados con las funciones propias de la Escuela no se encuentran normalizados.
3.5.‐ Tradición Documental
Original y Copia.
3.6.‐ Estado de Preservación General de los Documentos
• En el caso de los documentos ubicados en el Depósito en su mayoría se encuentran en estado de deterioro. Los documentos ubicados en la Dirección del Instituto están en buen estado.
• No se han tomado medidas para la preservación y conservación de los documentos de archivo.
3.7.‐ Producción Documental
• Cuando se produce un documento, la secretaria encargada del trámite archiva una copia en su archivo de gestión.
3.8.‐ Identificación y valoración documental
• No se normalizan los nombres de las series documentales. • No existe ningún tipo de valoración documental.
3.9.‐ Clasificación y ordenación de los documentos
• La clasificación se realiza a criterio de las secretarias, cada una aplica esta función según sea el caso: Correspondencia Despachada y Recibida, Estructura Orgánica y Asuntos.
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• El tipo de ordenación que se aplica a los expedientes y unidades documentales compuestas y simples es numérica y cronológica según sea el caso y según criterio de la secretaria.
3.10.‐ Selección documental
• No se realiza la selección de documentos de acuerdo al análisis de su valor, vigencia y uso. Sin embargo existe documentación de valor permanente.
• No existe una junta evaluadora de documentos. • No se aplican tablas de retención documental.
3.11.‐ Eliminación documental
• Se desconoce la realización de algún tipo de proceso de eliminación de los documentos de esta dependencia.
• Actualmente todos los documentos son conservados de forma permanente.
3.12.‐ Descripción documental, Registro y Control
• No se aplica ningún tipo de instrumento para la descripción de los documentos de archivo.
• La documentación producida en la dependencia se envía en su mayoría mediante la mensajería interna de la Facultad, en menor porcentaje se hace mediante correo electrónico, y vía fax respectivamente.
• El registro y control se realiza a través de un libro de registro (numérico).
3.13.‐ Transferencia Documental
• Se traslada documentación de la dirección que tiene 4 a 5 años de producida al depósito, bajo criterios secretariales.
4. Servicios, Infraestructura Física, Condiciones Ambientales y Seguridad 4.1.‐ Servicios • Servicio de préstamo interno. 4.2.‐ Infraestructura Física El fondo documental del Instituto de Zoología y Ecología Tropical
está distribuido entre la Dirección, OFAIN y el Depósito.
• Ubicación del Instituto de Zoología y Ecología Tropical Universidad Central de Venezuela‐Fac. de Ciencias, Paseo Los Ilustres, Urb. Valle Abajo. Apartado postal 20513. Caracas.
• La superficie total de la Dirección del IZET en metros cuadrados es de 76.70 mt2, de la OFAIN es de 42.98 mt2 y del Depósito es de 21.27 mt2.
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• Ninguno de los espacios cuenta con salidas de emergencias • El espacio físico es suficiente en la Dirección de la IZET al igual
q la OFAIN. Sin embargo, en lo que se refiere al depósito de no es un lugar adecuado para los documentos, ya que el lugar es muy pequeño y mucha documentación acumulada en ese lugar.
DIRECCIÓN DEL INSTITUTO DE ZOOLOGIA Y ECOLOGIA TROPICAL
OFAIN
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DEPOSITO
DIRECCION
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OFAIN
DEPOSITO
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4.3.‐ Croquis del espacio físico de la Dirección del IZET
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4.4.- Croquis de la OFAIN
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4.5.‐ Condiciones Ambientales: Iluminación Ventilación
Contaminación Humedad Temperatura
Dirección • Cuenta con luz blanca
suficiente (sin medición) • La ventilación es regular
controlada • El aire acondicionado se
encuentra en buenas condiciones y se mantiene encendido en horas de oficina
• No se percibió ningún tipo de contaminación
• No se percibe humedad
(sin medición) • Según respuestas del
personal la temperatura no tiene un nivel predeterminado
• Hay fluctuaciones en la
temperatura debido a que el aire acondicionado sólo está funcionando en horas de oficina
OFAIN • Cuenta con luz
blanca suficiente (sin medición)
• La ventilación es
regular controlada • El aire
acondicionado se encuentra en buenas condiciones y se mantiene encendido en horas de oficina
• No se percibe ningún tipo de contaminación
• Hay fluctuaciones
en la temperatura debido a que el aire acondicionado sólo está funcionando en horas de oficina
Depósito • La luz es blanca, pero
insuficiente (sin medición)
• No tiene ningún tipo
de ventilación
• Ausencia de aire acondicionado
• Se observó
contaminación bastante considerable debido al polvo, humedad y hongos, con existencia de microorganismo e insectos
• No existe ningún plan
de limpieza
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4.6.‐ Instrumentos de control y/o mantenimiento de la preservación documental
• No se dispone en la Dirección y el depósito de: deshumificadores, higrómetros, termómetros. Si se cuenta con persianas
4.7.‐ Seguridad • No existen detectores y extintores contra incendios
• No hay alarmas contra robos • El personal no cuenta con materiales de protección como batas, lentes,
guantes, etc.
4.8.‐ Limpieza • La Dirección del Instituto y el OFAIN cuenta con un plan de limpieza
para sus instalaciones y mobiliario. El depósito no cuenta con ningún tipo de plan de limpieza. Sin embargo estos no planes de limpieza que incluya lo referido a la desinfección de documentos.
Existencia en el depósito de cajas deterioradas con humedad donde se encuentran parte de la documentación
Cajas una sobre otras. Existencia de materiales dañados aparte de la documentación
Los archivos verticales que se encuentran en el depósito estan deteriorados y oxidados
Los expedientes existentes en los archivos verticales estan guardados sin ningun orden, y se puede percibir aparte polvos, tambien humedad en ellos.
Lámparas en mal estado
DIRECCIÓN
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Con respecto a la Dirección parte del archivo rodante es utilizado para deposito de material de oficina
Parte de la estantería tambien es utilizada como depósito de materiales para la oficina
La dirección cuenta con muebles para archivar sin darle el uso correspondiente, y otros se encuentran descupados. espacios para archivar documentos,
DIRECCIÓN
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5. Mobiliario y Equipos 5.1.‐ Equipos y mobiliario de la Dirección del IZET
Tipo
Cantidad
Material Gavetas/ Tramos
Condiciones Físicas
B R M
Estantería
Estantería
Archivo vertical 1 Fórmica 4 Gavetas x
Archivo vertical
1
Metal
4 Gavetas
x
A la medida cerrada
1
Formica
2 divisiones
3
entrepaños
x
Gavetero 1 Fórmica 5 gavetas x
A la medida cerrado 1 Fórmica 2 tramos x
A la medida cerrado 1 Formica 2 tramos x
A la medida cerrado 1 Metal 2 tramos x
A la medida cerrado
1 Formica 5 Gavetas
y 2
tramos
x
A la medida 1 Formica 4 tramos x
A la medida 1 Fórmica
y
puertas
de
2 gavetas
2 tramos
x
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vidrio
A la medida cerrado 1 Formica 2 tramos
y 2
puertas
x
A la medida cerrado 1
Formica
y metal
2 tramos x
Fotocopiadora 2 x
Fax 1 x
Computadora 4 x
Impresora
Inyección a tinta láser
Multifuncional
1
1
x
x
Mesa de
computadora
2 x
Maquina de Escribir 1 x
Sillas 20 x
Mesón 1 x
Archivo Rodante 1 De
metal
x
Arturito 1
2
Formica
Metal
X
x
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5.2. Equipos y Mobiliario de la OFAIN
Tipo
Cantidad
Material
Gavetas/ Tramos
Condiciones Físicas
B R M
Estantería
Cerrada 1 Metal 4
tramos
x
Cerrada 1 Metal 3tramos x
A la medida cerrada
1 Formica
2
tramos
2
puertas
x
Fotocopiadora 1 x
Computador 4 x
Impresora Inyección a tinta 1 x
Sillas 10 x
5.3.‐ Equipos y Mobiliario del Depósito
Tipo
Cantidad
Material
Gavetas/ Tramos
Condiciones Físicas
B R M
Estantería
Archivo vertical 5 metal 4 gavetas
x
5.4.‐ Presentación de los documentos en el mobiliario
• La presentación de los documentos tanto en la Dirección, en la OFAIN como en el Depósito se hace en: carpetas sueltas, documentos sueltos, encuadernados, en sobres, en carpetas colgantes, cajas, biblioratos y empastados.
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Estantería a la medida cerrada Dirección
Estantería a la medida cerradaDirección
Estantería a la medida cerradaDirección
Archivo móvil Dirección Estantería a la medida Dirección
Documentos sobre el Archivo vertical OFAIN
Archivo vertical OFAIN
Archivo vertical OFAIN
Archivo Vertical Depósito
Depósito Archivo vertical Depósito
Depósito
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5.5.‐ Espacio de archivado, volumen en metros lineales y espacio disponible del IZET
5.5.1.‐Dirección de IZET
Área
Estantería
Cantidad
Espacio de Archivado (ml)*
Volumen (ml)
Espacio disponible (ml)
Oficina de la Directora
A la medida de fórmica mueble aéreo
1 2,97 4,82 ‐1,85*
A la medida cerrado mueble de fórmica
1 5,03 2,63 2,40
A la medida cerrado mesón de fórmica y metal
1 4,05 1,83 2,22
Mesa de vidrio*
1 0,29
Arturito 1 0,56 0,20 0,36 Oficinas Administrativas
A la medida cerrado mueble de fórmica (Nayaret)
1 0,75 No tiene 0,75
A la medida cerrado Gavetero
1 0,78 0,32 0,46
Archivo móvil de metal (x módulos)
1 41,04 7 34,04
Arturito 1 0,41 No tiene 0,41 Archivo Vertical de fórmica (Betzi)
1 2,04 No tiene 2,04
Archivo Vertical de metal
1 2,28 No tiene 2,28
A la medida cerrado mesón de fórmica
1 4,64 3,89 0,75
Arturito 1 0,41 No tiene 0,41
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A la medida de fórmica 4 tramos (Leonor)
1 6 3 3
A la medida cerrado mesón fórmica y metal
1 3,02 1,47 1,55
A la medida cerrado mesón de fórmica
1 2,80 0,62 2,18
Arturito 1 0,50 No tiene 0,50 OFAIN
Archivo Vertical de metal (Sr. Marcos)
1 2,84 0,36
2,48
Archivo Vertical de metal (Sr. Yimmi)
1 1,92 1,69 0,23
Ala medida cerrado mueble de fórmica marrón
1 2,44 No tiene 2,44
TOTALES 84,48 28,12 60,35
5.5.2.‐ Depósito
Área
Estantería
Cantidad Espacio de Archivado (ml)*
Volumen (ml) Espacio disponible (ml)
Archivo Vertical 5 14.32 10.42 3.3 TOTALES 14.32 10.42 3.3
*ml: Metros lineales * El resultado es negativo porque los documentos están colocados de manera irregular uno sobre otros sobrepasando la capacidad de almacenaje del mueble. * Solamente se tomó en cuenta los metros lineales ya que la mesa no es un mueble para archivar.
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6. Tecnología 6.1.‐ Equipos Tecnológicos • Cuentan con 8 computadoras: 5 secretariales y 3 docentes
• 3 impresoras • 1 fotocopiadoras • Fax
6.2.‐ Recursos Tecnológicos • No utilizan ninguna herramienta tecnológica para facilitar las
labores archivísticas ni para la recuperación de la información.
7. Usuarios 7.1.‐ Tipo de usuario • Los usuarios que solicitan la información, son pertenecientes
a la Institución (usuarios internos) e investigadores.
8. Recursos Humanos
PERSONAL DEL INSTITUTO DE ZOOLOGIA Y ECOLOGÍA TROPICAL Nombre y Apellido
Cargo que desempeña
Tiempo en la
Institución
Tiempo en el cargo
Grado de Instrucción
Cursos de archivo. Mencione cual (es)
Nayaret García Secretaria Ejecutiva
20 años 8 años Lic. Educación Integral
Archivo computarizado Archivo general
Leonor Dominguez
Asistente Administrativo
III
17 años 11 años Economista Ninguno
Betzi Vergara Secretaria II 12 años 2 años Bachiller Ninguno Aldrich Zlegler Operador
Supervisor equipo de
computación
4 años 3 años Lic. En Computación
Ninguno
Marcos Caldera Mecánico 2 años y medio
2 años y medio
Técnico Mécanico
Ninguno
Yimmi Rosal Operador equipo de
computación
10 años 2 años T.S.U. Informática
Ninguno
• En el IZET no hay personal dedicado exclusivamente a las labores archivísticas. Cada una de las secretarias organizan la documentación que manejan de acuerdo a sus necesidades y criterio propio.
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9. Presupuesto 9.1.‐ Presupuesto asignado para el archivo
• No existe ningún presupuesto destinado al archivo
9.2.‐ Partida dedicada a los archivos
• No existe ninguna partida para compras anuales
9.3.‐ Adquisición de los materiales para el archivo
• Se realiza a través de requisiciones de compra, previa comprobación de disponibilidad presupuestaria
10. Reglamentos, normativas y procedimientos 10.1.‐ Reglamento de las funciones de archivo
• No existe ningún reglamento
10.2.‐ Existencia de Manual de Normas y Procedimientos
• No existe ningún manual de normas y procedimientos del área de archivo
10.3.‐ Normas para reprografía • No hay normas para la reprografía
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11. Análisis de los resultados
• Uno de los principales problemas identificados a través del diagnóstico es la ausencia de un sistema de archivo consolidado.
Infraestructura:
• En cuanto a la ubicación de los documentos, estos se encuentran entre la Dirección del IZET, la OFAIN y el depósito. Esta documentación tiene un volumen documental aproximado de 38,54 metros lineales: 28,12 en la Dirección del IZET y la OFAIN y 10,42 en el depósito.
• Es importante mencionar que el depósito no es un lugar adecuado para los documentos,
en vista de que es un espacio muy pequeño, cuyas paredes son de maderas y no está acondicionado adecuadamente, también es un depósito de diferentes tipos de materiales y equipos de oficina en su mayoría en mal estado.
• Con relación a la Dirección del IZET y la OFAIN, el lugar está en buenas condiciones, pero existen espacios mal distribuidos, ya que poseen equipos de archivado que no son utilizados adecuadamente para instalar los documentos. Con respecto a los materiales de oficina no existe un lugar específico donde deban ubicarse por lo que se encuentran dispersos en los distintos muebles.
Tratamiento Archivístico:
• Ausencia de políticas que regulen la producción documental
• Falta de normalización de las tipologías documentales
• Falta de un sistema para el control de la correspondencia
• Ausencia de lineamientos para la identificación y valoración de series documentales
• Falta de un sistema de clasificación y ordenación normalizada
• Ausencia de instrumentos de descripción que permita dar a conocer el fondo documental y por ende colocarlo a la disposición de los usuarios
• Carencia de una junta evaluadora para valorar los documentos
• Ausencia de políticas de selección, eliminación, traslado o conservación de la
documentación. Según información suministrada por las secretarias, no se ha realizado
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ningún tipo de expurgo a estos documentos, por lo que puede encontrarse el fondo documental completo.
Condiciones ambientales y medidas de seguridad:
• En términos generales la documentación se encuentra en buen estado.
• La luz es blanca en los tres espacios donde se albergan los documentos.
• La ventilación en la Dirección del IZET es controlada, en el depósito no hay ningún tipo de
ventilación.
• En cuanto al aire acondicionado, en la Dirección y la OFAIN se mantiene una temperatura aproximada entre 21 y 23 ºC, la temperatura fluctúa entre el día y la noche, y en el Depósito no posee aire acondicionado.
• El depósito no existe un plan de limpieza y hay presencia de mucho polvo, humedad y no
hay ningún tipo de ventilación. Se puede observar que muchos de estos documentos están contaminados por hongos y esporas.
• Durante la visita a la Dirección y a la OFAIN no se percibió humedad en ninguno de sus espacios donde albergan los documentos.
• En cuanto a las medidas de preservación sólo se utilizan cortinas y persianas para proteger los documentos de la luz del sol.
• La fumigación la realiza la Facultad una vez al año.
• No existen medidas de seguridad para proteger los documentos de robo o hurto.
• No existen extintores de incendio.
• Las condiciones ambientales de las edificaciones, específicamente el depósito, no se monitorean y no están adecuadas para la conservación de los documentos por largos períodos de tiempo.
Mobiliario y equipos:
• Los documentos se encuentran instalados en diferentes tipos de mobiliario (estanterías de distintos tipos, archivos verticales, entre otros), los cuales no son los más indicados para la conservación de los mismos. De igual manera no se ha normalizado el uso de carpetas, por lo que se pueden conseguir documentos ordenados en biblioratos (carpetas Oslo), carpetas manila y fibra.
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• Con respecto al mobiliario ubicado en el depósito, los archivos verticales donde reposa la documentación no se encuentra en las condiciones óptimas para resguardar los documentos, ya que están en mal estado. Adicional a esto hay en existencia 4 cajas, que no son las apropiadas y éstas presentan humedad, contienen un volumen de 2,50 metros lineales de documentos.
Recurso Humano:
• El recurso humano con el que cuenta la Dirección del Instituto de Zoología y Ecología Tropical es personal administrativo, no hay personal encargado de las labores archivísticas.
Normativas y procedimientos: Como se mencionó anteriormente, en el IZET no existe ningún tipo de manual de normas y procedimientos, así como normas para la reprografía.
12. Recomendaciones generales Infraestructura
• Es preciso destinar un área específica del lZET con mobiliario especial para la consolidación del
Archivo de esta dependencia, debido a que se encuentran dispersos en los escritorios o espacios de cada secretaria. Este Archivo sólo tendrá documentos con vigencia administrativa, el resto deberá ser valorado y seleccionado, para definir su transferencia y retención en el Archivo Central o el Histórico de la Facultad, o su posible eliminación.
• Cumpliéndose todo este proceso de valoración y retención documental, el depósito del IZET no tendría razón de ser.
Tratamiento Documental: • Inclusión del Archivo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical en el Sistema de Gestión de
Documentos y Archivo de la Facultad de Ciencias. • Estandarizar y normalizar la cantidad de ejemplares que se generan por cada tipología
documental, para evitar la duplicidad documental, con lo que se obtendrá mas espacio para el archivado y ahorro en los recursos destinados a dicha actividad.
• Se debe tener en cuenta el correcto uso de las tipologías documentales de acuerdo a los
diferentes trámites que se realizan en el IZET y la Facultad.
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• Se debe elaborar un único registro de correspondencia enviada y recibida que garantice el seguimiento del flujo documental.
• Realizar un estudio de identificación y valoración de series documentales consolidadas en el
IZET, con el objeto que sirva de base para la elaboración del cuadro de clasificación funcional unificado.
• Luego de elaborado el cuadro de clasificación, se recomienda diseñar las tablas de retención
documental, que permitirán establecer los plazos de retención de los documentos en el archivo del IZET, así como las transferencias Archivo Central del Departamento de Documentación, Información y Archivo (CEDIA) de la Facultad de Ciencias, o en dado caso, su eliminación luego de finalizado su valor, vigencia y uso. Asimismo estas tablas de retención establecerán cuales series documentales deberán estar retenidas de forma permanente en el Archivo Histórico de la Facultad.
• En materia de descripción se recomienda la elaboración y mantenimiento de un inventario de
los fondos documentales. • Transferencia Documental: Luego de organizados los documentos por el cuadro de
clasificación, seleccionados por las tablas de retención e inventariados, se recomienda cumplir con el procedimiento y normas de transferencia de fondos documentales desde el Archivo del Instituto de Zoología y Ecología Tropical al Departamento de Documentación, Información y Archivo de la Facultad de Ciencias.
Condiciones ambientales y medidas de seguridad:
• El espacio físico donde se ubique el archivo del IZET deberá tener condiciones de seguridad adecuadas que impidan el acceso de personas no autorizadas, o en dado caso, el robo o hurto de los documentos, por lo que su mobiliario deberá adquirirse o remodelarse bajo estos parámetros, pudiendo recomendarse la adquisición de equipos de archivo con cerradura.
• El espacio físico donde se instalará el archivo móvil debe mantener una temperatura ideal entre los 18 y 21 °C. De poseer una temperatura superior se recomienda instalar un equipo de aire acondicionado previendo que su ventilación no sea dirigida directamente hacia los documentos.
• Es recomendable la adquisición y mantenimiento de extintores de incendios, así como del uso de
mascarillas Modelo 8210 de la 3M para el manejo o manipulación de documentos.
• El local del archivo debe tener un plan periódico de limpieza que incluya aspirado de los documentos, limpieza de archivos móviles y sus bandejas, puestos de trabajo, pisos. Todo debe hacerse sin detergentes y con trapos húmedos, plumeros y aspiradora. El CEDIA posee lineamientos previamente establecidos para este concepto, los cuales pueden facilitarse y adaptarse a las necesidades propias del IZET.
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Mobiliario y equipos:
• Se recomienda la compra de un archivo móvil o archivos verticales de tipo P‐1, o fijos, que se instalen en el espacio físico escogido para que funcione el archivo del IZET. Este archivo deberá poseer una altura adecuada para el espacio disponible, sin llegar a bloquear las lámparas de iluminación. Asimismo, deberá poseer como mínimo siete (07) travesaños o bandejas por módulo.
• Se recomienda la adquisición de cajas Archicómodo que es una caja especial diseñada para la instalación de documentos de archivo. Asimismo se recomienda instalar carpetas de fibra con pestañas laterales, no colgantes, así como separadores en V.
Cajas especiales para archivo Carpetas de fibra
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Separador en V Recomendado
Recurso Humano: • En cuanto al recurso humano se recomienda contratar una persona a tiempo completo para
que se encargue de organizar los documentos de archivo. Este personal deberá tener conocimientos y experiencia comprobada en la materia.
• Es necesario el fortalecimiento del Recurso Humano en el área de archivo. En el caso del IZET,
se recomienda que el personal sea capacitado con cursos en el área archivística y secretarial para continuar con las labores archivísticas.
Normativas y procedimientos: • Se recomienda elaborar normativas para las labores del archivado de los documentos • Elaboración de normas para los usuarios del archivo
13. Tiempo estimado de ejecución del proyecto Se estima que el tiempo aproximado de organización del fondo documental es de: doce (12) meses, de acuerdo a la siguiente estimación: Volumen Documental: 38,54 metros lineales Dimensiones de una caja de almacenaje: 0,30 metros lineales Número aproximado de cajas establecido de acuerdo al volumen documental: 129 cajas Número aproximado de expedientes que se pueden instalar en una caja: 12 Total de expedientes por organizar: 1.548 Tiempo estimado para organizar un expediente: 1,0 horas Número de horas estimado para organizar el fondo documental: 1.536 horas Número de días hábiles de 7 horas necesarios para organizar el fondo documental: 220 días Número de días hábiles aproximados de labor universitaria al año: 220 días Número de meses estimados para organizar el fondo documental: 12 meses aproximadamente
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El tiempo en la organización de los documentos está estimado en función de la asignación de las labores archivísticas a una sola persona, su disminución dependerá del número de personas que intervengan en el proceso de organización de los fondos documentales.
14. Glosario de términos archivísticos Archivista: Persona que posee conocimientos más avanzados que el archivo, sin llegar a tener estudios universitarios formales. Archivo Activo: (Véase Archivo de Gestión) Archivo Administrativo: (Véase Archivo de Gestión) Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general. Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten Archivo de Oficina: (Véase Archivo de Gestión) Archivo General de la Nación: Es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos de un país. Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Intermedio: (Véase Archivo Central) Archivo Permanente: (Véase Archivo Histórico) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación Ciclo Vital de los Documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura
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orgánico‐funcional de la entidad. Clasificar implica identificar la procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión. Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo Conservación de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Se relaciona con los métodos para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos Consulta de documentos: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener una copia de los mismos. Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Destrucción de documentos: (Véase Eliminación de Documentos) Disposición final de documentos: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación Documento activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país. Duplicado o copia: Segundo ejemplar o repetido de un mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal y fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o una persona
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Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación, producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analístico y preliminar. Legajo: es el conjunto de documentos que formas una unidad documental Operaciones Archivísticas: constituyen las herramientas necesarias para la correcta organización práctica de los documentos a través de su ciclo vital y del funcionamiento eficiente, eficaz y efectivo de los archivos cualquiera sea su tipo. Estas operaciones son: producción, clasificación, ordenación, selección, expurgo, descripción, traslado y transferencia. En estas operaciones no se incluye de acuerdo a la teoría venezolana la valoración documental. Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad‐orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos unidades archivísticas dentro de las series documentales. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. Pieza documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Principio de orden original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Producción documental: Recepción o generación de documentos de una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones Registro de documentos: Anotación de los datos del documento en los modelos de control. Reprografía: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilme.
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Retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como ser consigna en la tabla de retención documental. Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico funcional. Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: cheques, requisiciones de compra, movimientos de personal, contratos, actas, informes, etc. Servicios de archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo Tipo documental: Unidad documental simple Tipología documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. Transferencia: Es el traspaso de la custodia de los documentos a una institución archivística distinta de la entidad productora. Por ejemplo: De un Ministerio al Archivo General de la Nación Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para tesoro o hacienda pública. Valor histórico: (Véase Valor Secundario) Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulaos por el derecho común Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley Valor primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agota el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valor documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.