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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:
•Carátula
•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y
autorización.
•Índice
•Hojas numeradas de las páginas 1-12 (PR-DEDOR-001-A2), 1-27 (PR-DEDOR-002-A2), 1-29 (PR-
DEDOR-003-A2), 1-9 (PR-DEDOR-0004-A2), 1-7 (PR-DEDOR-005-A2), 1-10 (PR-DEDOR-006-A2)
•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Centros de Integración Juvenil, A.C.
JUNIO 2018
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
No. Procedimiento Código 1 2 3 4 5 6
Elaboración y Autorización del Manual de Organización Específico y Manual General de Procedimientos. Elaboración y/o Actualización de Manuales de Organización. Elaboración y/o Actualización de Manuales de Procedimientos y/o Especiales Elaboración y Autorización de Propuestas de Modificación Estructural. Asignación de Centros de Costo. Administración del Catálogo de Firmas Institucional.
PR-DEDOR-001-A2
PR-DEDOR-002-A2
PR-DEDOR-003-A2
PR-DEDOR-004-A2
PR-DEDOR-005-A2
PR-DEDOR-006-A2
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PR-DEDOR-001-A2
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
REFERENCIAS 3
PROCEDIMIENTO 4
FLUJOGRAMA 8
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 001
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
1 de 12
OBJETIVO
Integrar y actualizar el Manual de Organización Específico y Manual General de Procedimientos
de Centros de Integración Juvenil, A. C., conforme a la estructura orgánica vigente, objetivo,
funciones y actividades que les compete desarrollar a las áreas de la Institución, con objeto de
contar con instrumentos formalizados que apoyen y orienten al personal en el desempeño de su
labor.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil, A. C.
Coordinadora de Sector: Secretaría de Salud.
DGRHO: Dirección General de Recursos Humanos y Organización de la Secretaría de Salud.
Manual de Organización General: Instrumento administrativo que expone en forma ordenada y
sistemática, información sobre el qué debe hacer cada área, especificando su
marco jurídico en el que se desenvuelve la Institución, estructura orgánica, el
objetivo y las funciones de las diferentes áreas que la integran, mismo que
deberá presentarse a la Coordinadora de Sector para su opinión técnica.
Manual de Procedimientos General: Instrumento administrativo en el que se especifica de
forma ordenada y sistemática los mecanismos esenciales del cómo hacer las
actividades en cada área, especificando su intervención en las diferentes etapas
del proceso, responsabilidades y formas de participación, el cual se presentará a
la Coordinadora de Sector para su opinión técnica.
Personal del Departamento: Se refiere al Subjefe/a, Profesional Ejecutivo/a y Técnico/a “B” del
Departamento de Desarrollo Organizacional.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
2 de 12
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
Recibirá de la Coordinadora de Sector las Guías Técnicas para la elaboración de Manuales cada
vez que se realicen actualizaciones a las mismas.
Coordinará y supervisará la actualización del Manual de Organización Específico y/o Manual
General de Procedimientos, de conformidad con los lineamientos vigentes emitidos por la
DGRHO.
Solicitará asesorías con la Coordinadora de Sector para la revisión del Manual de Organización
Específico y/o Manual General de Procedimientos, previo a la entrega final de los mismos, a
fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos.
Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional
Elaborará el Manual de Organización Específico y el Manual General de Procedimientos de la
Institución con base en las Guías Técnicas emitidas por la Coordinadora de Sector, así como en
la información contenida en los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas de
CIJ.
Asistirá a las asesorías programadas con la Coordinadora de Sector para la revisión del Manual
de Organización Específico y Manual General de Procedimientos y realizará las
modificaciones indicadas, a fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos para su
entrega.
Dirección de Planeación
Solicitará la opinión técnica ante la DGRHO, del Manual de Organización Específico y Manual
General de Procedimientos de la Institución, a través de un oficio firmado por la Dirección
General.
Solicitará a los Titulares de las áreas de estructura de la Institución, la revisión de su objetivo y
funciones, antes de su envío a la Coordinadora de Sector
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
3 de 12
MATERIALES
Refrendo de Estructura vigente.
Manuales de Organización y/o Procedimientos de las áreas de CIJ.
Oficio con la opinión técnica de la Coordinadora de Sector.
Solicitud de Acuerdo para autorización del Manual de Organización Específico y Manual
General de Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.
Acuerdo de Autorización del Manual emitido por la Junta de Gobierno.
REFERENCIAS
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización Específicos de la Secretaría de
Salud.
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos Específicos de la Secretaría
de Salud.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 12
DGRHO
JEFE/A DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
1. Envía oficio con el refrendo de la estructura (cuando no se
presentan movimientos), o en su caso oficio con el
dictamen de la estructura (cuando se dan modificaciones
estructurales).
2. Recibe oficio de la Dirección de Planeación con el
refrendo de la estructura o dictamen de modificación
estructural.
3. Define conjuntamente con el Subjefe/a la elaboración y/o
actualización de los Manuales, pudiéndose presentar 2
casos:
3.1. Que no haya modificación estructural, o cambio en
objetivos y funciones de las áreas de estructura, en este
caso, revisa, pudiéndose presentar 2 casos:
3.1.1. Que se trate del Manual de Organización
Específico, en este caso, modifica la fecha de
vigencia en la carátula del Manual, actualiza el
marco jurídico, anexa refrendo de la estructura
vigente e imprime el original del documento y
continúa en el punto no. 4
3.1.2. Que se trate del Manual General de
Procedimientos, en este caso, solicita al
Personal del Departamento la actualización del
marco jurídico, así como el cambio en la fecha
de vigencia. Continúa en el punto No.4
3.2 Que si haya modificación estructural, o cambio en
objetivos y funciones, en este caso, comenta con el
Subjefe/a del Departamento la actualización de los
Manuales y elaboran el Plan de Trabajo, pudiéndose
presentar 2 casos:
OFICIO
OFICIO
PLAN DE
TRABAJO
OFICIO DE
REFRENDO P/
DGPOP
MANUAL DE
ORG. ESPEC.
MANUAL
GENERAL DE
PROC.
PLAN DE
TRABAJO
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 12
SUBJEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
SUBJEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
3.2.1 Que se trate del Manual de Organización
Específico, en este caso, actualiza la información
de las áreas correspondientes, en su caso, realiza
las modificaciones en objetivos, funciones, marco
jurídico.
3.2.1.1 Turna el Manual de Organización Específico
al Jefe/a del Departamento para revisión.
Continúa procedimiento en el punto 4.
3.2.2. Que se trate del Manual de Procedimientos
General, en este caso, solicita al Personal del
Departamento su elaboración.
3.2.2.1 Recibe la instrucción, analiza la información,
elabora los procedimientos correspondientes
con base en cada manual específico y turna al
Jefe/a del Departamento. Continúa el
procedimiento.
4. Revisa el Manual, en su caso, solicita modificaciones y
envía por correo electrónico para su revisión al asesor de la
DGRHO.
5. Recibe el Manual de Organización Específico y/o el
Manual General de Procedimientos con las observaciones
del asesor y la hoja de validación correspondiente y solicita
al Subjefe/a del Departamento su corrección.
6. Realiza las modificaciones al Manual de Organización
Específico y/o Manual General de Procedimientos,
imprime 2 originales, la hoja de validación y turna al Jefe/a
del Departamento.
INFORMACIÓN,
FORMATOS Y
MANUAL
ORIGINAL
MANUAL DE
ORG. ESP. /
GENER. PROC.
OFICIO
MANUAL DE
ORG. ESP /
GENER. PROC.
HOJA DE
VALIDACIÓN
OFICIO
MANUAL DE
ORG. ESP. /
GENER. PROC.
HOJA DE
VALIDACIÓN
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 12
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
SUBJEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
7. Recibe el Manual de Organización Específico y/o Manual
General de Procedimientos junto con la hoja de validación,
elabora el oficio de envío del Manual a la DGRHO.
8. Turna los 2 originales del Manual de Organización
Específico y/o Manual General de Procedimientos, la hoja
de validación y el oficio a la Dirección de Planeación para
su revisión.
9. Recibe 2 originales del Manual de Organización Específico
y/o Manual General de Procedimientos, hoja de validación
y oficio firmados por la Dirección General y turna la hoja
de validación al Subjefe/a del Departamento.
10. Recibe la hoja de validación, escanea e integra el Manual
de Organización Específico y/o Manual General de
Procedimientos en archivo pdf y copia en 2 CDs y entrega
al Jefe/a del Departamento.
11. Recibe 2 originales del Manual de Organización
Específico y/o Manual General de Procedimientos impresos
y 2 CDs, envía junto con el oficio a la DGRHO para su
opinión técnica.
12. Recibe oficio, 2 originales impresos del Manual de
Organización Específico o del Manual General de
Procedimientos de CIJ, A. C., así como los 2 CDs con los
archivos correspondientes; revisa, emite su opinión técnica
y devuelve a la Dirección General de Centros de
Integración Juvenil, A.C., mediante oficio.
13. Recibe de la Dirección de Planeación el Manual de
Organización Específico y el Manual General de
Procedimientos con la opinión técnica emitida por la
DGRHO y el oficio correspondiente que archiva en el
expediente de la Coordinadora de Sector.
OFICIO
MANUAL DE
ORG. ESP. /
GENER. PROC.
HOJA DE
VALIDACIÓN
MANUAL DE
ORG. ESP. /
GENER. PROC.
HOJA DE
VALIDACIÓN
HOJA DE
VALIDACIÓN
MANUAL DE
ORG. ESP. /
GENER. PROC.
CD
OFICIO DE
ENTREGA,
MANUALES
ORIG. Y CD
OFICIO DE
OPINIÓN TECN. Y
MANUALES
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 12
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
14. Elabora Solicitud de Acuerdo para autorización del
Manual de Organización y/o Manual General
Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.
15. Una vez que se cuenta con el Acta firmada de Junta de
Gobierno, solicita al Subjefe/a del Departamento publicar
el Manual de Organización Específico y el Manual General
de Procedimientos en la Intranet.
16. Publica en la Intranet para consulta del personal
institucional el Manual correspondiente.
17. Elabora Circular para notificar al personal de la Institución
que se encuentra en Intranet el Manual actualizado, y
solicita la firma del Director/a de Planeación, y una vez
firmada, la escanea y difunde vía correo electrónico.
18. Integra en archivo formato pdf la información referente: al
Manual de Organización Específico y al Manual General
de Procedimientos, el Acta de Junta de Gobierno y la
Opinión Técnica favorable, los adjunta en un correo
electrónico que envía al Departamento de Análisis
Organizacional de la DGRHO para concluir con la
autorización del Manual.
19. Archiva en la carpeta del Manual, el Acta firmada de
Junta de Gobierno, el Oficio de la Opinión Técnica
favorable y la Circular en el expediente correspondiente.
20. Termina procedimiento.
SOLICITUD DE
ACUERDO
ACTA DE
AUTORIZACIÓN
DE CON. DIREC.
ARCHIVO PDF
CIRCULAR DE
NOTIFICACIÓN
ACTA DE
AUTORIZACIÓN
DE CON. DIREC.,
OFICIO DE
OPINIÓN TECN. Y
CIRCULAR DE
NOTIFICACIÓN
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
8 de 12
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
Oficio Oficio
INICIA
Envía oficio con el refrendo de la estructura (cuando no se presentan movimientos), o en su caso oficio con el dictamen de la estructura (cuando se dan modificaciones estructurales).
1 2
3
Define conjuntamente con el Subjefe/a la elaboración y/o actualización de los Manuales, pudiéndose presentar 2 casos:
3.1
En este caso, modifica la fecha de vigencia en la carátula del Manual, actualiza el marco jurídico, anexa refrendo de la estructura vigente e imprime el original del documento y continúa en el punto no. 4
3.1.1
HUBO
MODIFICACIÓN
ESTRUCTURAL
…?
NOSI
SE TRATA DEL
MANUAL DE
…?
1
ORGANIZACIÓN
GENERAL
PROCEDIMIENTOS
GENERAL
Recibe oficio de la Dirección de Planeación con el refrendo de la estructura o dictamen de modificación estructural.
En este caso, pudiéndose presentar 2 casos:
2
A
En este caso, solicita al Personal del Departamento la actualización del marco jurídico, así como el cambio en la fecha de vigencia. Continúa en el punto 4
3.1.2
3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
9 de 12
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
Manuales
Manual
A
3.2
En este caso, comenta con el Subjefe/a del Departamento la actualización de los Manuales de las áreas correspondientes y elaboran el Plan de Trabajo, pudiéndose presentar 2 casos:
1
En este caso, solicita al Personal del Departamento su elaboración.
3.2.2
3.2.2.1
SE TRATA DEL
MANUAL DE
…?
En este caso, actualiza la información de las áreas correspondientes, en su caso, realiza las modificaciones en objetivos, funciones, marco jurídico.
GENERAL DE
PROCEDIMIENTOS
3.2.1
ORGANIZACIÓN
ESPECÍFICO
Procedimientos
Recibe la instrucción, analiza la información, elabora los procedimientos correspondientes con base en cada manual específico y turna al Jefe/a del Departamento. Continúa el procedimiento.
Revisa el Manual, en su caso, solicita modificaciones y envía por correo electrónico para su revisión al asesor de la DGRHO
Turna el Manual de Organización Específico al Jefe/a del Departamento para revisión. Continúa procedimiento en el punto 4.
3.2.1.1
4
4
B
42 3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
10 de 12
Hoja de Validación
Oficio
Manual O.
Oficio
Manual O.
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
Hoja de Validación
Hoja de Validación
Oficio
Manual O.
Manual O.
Hoja de Validación
Manual O.
B
7
8
9 10
Recibe 2 originales del Manual
de Organización Específico y/o
Manual General de
Procedimientos, hoja de
validación y oficio firmados por
la Dirección General y turna la
hoja de validación al Subjefe/a
del Departamento.
Recibe el Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos junto con la hoja de validación, elabora el oficio de envío del Manual a la DGRHO.
Turna los 2 originales del Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos, la hoja de validación y el oficio a la Dirección de Planeación para su revisión.
Recibe la hoja de validación, escanea e integra el Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos en archivo pdf y copia en 2 CDs y entrega al Jefe/a del Departamento.
Recibe el Manual de
Organización Específico y/o el
Manual General de
Procedimientos con
observaciones del asesor y
hoja de validación
correspondiente, solic ita al
Subjefe/a del Departamento su
corrección.
5
Realiza las modificaciones al Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos, imprime 2 originales, la hoja de validación y turna al Jefe/a del Departamento
6
C
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
11 de 12
Circular
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
Opinión Técnica
Manual O. 2c
Oficio
Manual O. 2c
Acta
Solicitud
Manual O. 2c
C
13
14
15 16
17
Una vez que se cuenta con el Acta firmada de Junta de Gobierno, solicita al Subjefe/a del Departamento publicar el Manual de Organización Específico y el Manual General de Procedimientos en la Intranet.
Elabora Circular para notificar al personal de la Institución que se encuentra en Intranet el Manual actualizado, y solicita la firma del Director/a de Planeación, y una vez firmada, la escanea y difunde vía correo electrónico.
Recibe oficio, originales
impresos del Manual de
Organización Específico o del
Manual General de
Procedimientos, CD con
archivos correspondientes;
revisa, emite su opinión técnica
y devuelve a la Dirección
General de CIJ, A.C.
12 11
Recibe 2 originales del Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos impresos y 2 CDs, envía junto con el oficio a la DGRHO para su opinión técnica.
Recibe de la Dirección de
Planeación el Manual de
Organización Específico y el
Manual General de
Procedimientos con la opinión
técnica emitida por la DGRHO
y el oficio correspondiente que
archiva en el expediente de la
Coordinadora de Sector
Elabora Solicitud de Acuerdo para autorización del Manual de Organización y/o Manual General Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.
Publica en la Intranet para consulta del personal institucional el Manual correspondiente.
Integra en arch ivo Pdf de: Manual
de Organización Específico y al
Manual General de
Procedimientos, el Acta de Junta
de Gobierno, la Opinión Técnica,
los adjunta en correo electrónico
y envía al Departamento de
Análisis Organizacional de la
DGRHO para conclui r con la
autorización del Manual.
18
D
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
12 de 12
Circular
Opinión Tec.
DGRHO
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
Acta
19
Archiva en la carpeta del Manual, el Acta firmada de Junta de Gobierno, el Oficio de la Opinión Técnica favorable y la Circular en el expediente correspondiente.
TERMINA
20
D
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
CÓDIGO: PR-DEDOR-002-A2
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
INDICADOR 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 2
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3
MATERIALES 6
REFERENCIAS 6
PROCEDIMIENTO 7
FLUJOGRAMA 11
ANEXOS:
Minuta de Reuniones de Trabajo 18
Constancia de Lectura (Formato 8260-01) 22
Control de Cambios 25
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/Desarrollo Organizacional
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
1 de 27
OBJETIVO
Elaborar y/o actualizar en forma permanente los Manuales de Organización, mediante el análisis
y asesoría proporcionada por el personal del Departamento de Desarrollo Organizacional, con la
finalidad de que las áreas de la Institución cuenten con los instrumentos administrativos
actualizados, que permitan el adecuado desempeño de su quehacer.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
INDICADOR:
Manuales de Organización elaborados y/o actualizados
Objetivo: Programar la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización
institucionales con objeto de mantenerlos vigentes.
Responsable de obtenerlo: Departamento de Desarrollo Organizacional
Periodicidad: Anual
Unidad de Medición:
Manuales Publicados x 100
Total de Manuales Programados anualmente
Fuente de Información: Manuales de Organización vigentes, por vencer y vencidos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
2 de 27
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Manual de Organización: Instrumento administrativo que expone en forma ordenada y
sistemática, información sobre el qué debe hacer cada área,
especificando el marco jurídico en el que se desenvuelve la
Entidad, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de las
diferentes áreas que la integran.
Proceso de Formalización: Recabar las firmas de las diferentes áreas de la Institución que
intervienen en la elaboración, revisión y autorización del Manual en
cuestión.
Responsable de Elaboración: Podrán ser el Subjefe/a, Profesional Ejecutivo/a o Técnico/a “B” del
Departamento de Desarrollo Organizacional.
Responsable de la Publicación: Podrán ser el Jefe/a o Subjefe/a del Departamento.
Programa de Trabajo: Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y
Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año
que corresponda.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
3 de 27
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
- Supervisará y dará seguimiento permanente al Programa Anual de Trabajo de Manuales de
Organización y Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año que
corresponda.
- Notificará trimestralmente a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área el
status de los Manuales de las áreas a su cargo, a fin de someter a su consideración la
actualización o asignación de vigencia.
- Notificará con 2 meses de anticipación a las áreas que tengan fecha próxima de vencimiento de
la vigencia de su Manual de Organización.
- Programará, en su caso, reuniones de trabajo con el área correspondiente, a fin de documentar
la información necesaria para la actualización de su Manual de Organización.
- Analizará conjuntamente con el personal a su cargo las funciones que sean susceptibles de
simplificarse o fusionarse y lo someterá a consideración del área correspondiente.
- Designará a la persona responsable para la elaboración y/o actualización del Manual de
Organización, considerando el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo de cada integrante
del área.
- Supervisará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización asignados al
personal del área, mediante la realización de juntas de seguimiento con los integrantes del
departamento, a fin de revisar el status de los proyectos.
- Coordinará y supervisará el proceso tanto de formalización como de difusión de los Manuales
de Organización autorizados.
- Asignará un periodo de vigencia de dos años a los Manuales de Organización, pudiéndose
actualizar el documento antes de la fecha de vencimiento, a petición del área, por cambio en
las funciones, plantilla de personal o en su caso por modificación de estructura.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
4 de 27
Responsable de Elaboración y/o Actualización en el Departamento de Desarrollo
Organizacional
- Elaborará y/o actualizará los Manuales de Organización con base en la Guía Interna para la
Elaboración y/o Actualización de Manuales.
- Actualizará en su caso, y a petición del área solicitante el Manual de Organización antes de
concluir el periodo de vigencia de dos años.
- Realizará la Minuta de Trabajo correspondiente a las reuniones realizadas con las áreas de la
Institución y la archivará en el expediente respectivo.
- Asesorará a las áreas de la Institución en la elaboración y/o actualización de Manuales de
Organización, cada vez que éstas lo requieran.
- Revisará y analizará la información recibida del área, elaborará el Manual correspondiente y
verificará que esta información no se encuentre duplicada con actividades de las demás áreas
que conforman la Institución.
- Asignará clave a los Manuales de Organización que sean emitidos por primera vez, en el caso
de cambios en su contenido esta se modificará, aquellos a los que sólo se les haya dado
vigencia conservarán la misma.
- Elaborará el formato “Control de Cambios” cada que se actualice un Manual y lo anexará en el
original del mismo. Los formatos “Control de Cambios” anteriores deberán conservarse en el
Manual vigente.
- Capturará en el Sistema de Desarrollo Organizacional, cada que se difunda un Manual de
Organización, la siguiente información: Área; tipo de manual; clave y nombre del documento;
fecha de inicio y vigencia; nombre del archivo; fecha y hora de subido a intranet; dado a
conocer con el oficio; elaborado por; observaciones y status.
- Difundirá el Manual de Organización mediante oficio para oficinas centrales y a través de
circular para Unidades Operativas incluyendo en ambos casos el formato 8260-01 “Constancia
de Lectura”.
- Resguardará toda la documentación generada durante la elaboración y/o actualización del
Manual de Organización, en la carpeta correspondiente ubicada en el espacio de la red
destinado para tal efecto.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
5 de 27
Subjefe/a de Departamento
- Elaborará el Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y Procedimientos del
Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.
- Verificará las fechas de vencimiento de los Manuales de Organización, elaborará los oficios
correspondientes especificando el status de la información de las áreas institucionales, y
turnará al Jefe/a de Departamento para que sean notificadas en forma oportuna.
- Supervisará y asesorará al Profesional Ejecutivo/a y Técnico/a “B” a su cargo en la elaboración
y/o actualización de los Manuales de Organización.
- Resguardará en archivo electrónico los Manuales de Organización formalizados (vigentes e
históricos).
Técnico/a “B”
- Dará seguimiento en forma permanente a la recepción, archivo y control de los formatos 8260-
01 “Constancia de Lectura” de cada uno de los Manuales de Organización difundidos.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
6 de 27
MATERIALES
Guía Interna para la Elaboración y/o Actualización de Manuales.
Oficio de solicitud de elaboración y/o actualización del Manual de Organización, en su caso.
Correo electrónico con la solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de
Organización, en su caso.
Oficio de Notificación de Difusión del Documento en Intranet.
Sello con la leyenda “VIGENTE”.
REFERENCIAS
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
ANEXOS
Minuta de Reuniones de Trabajo.
Formato 8260-01 Constancia de Lectura.
Formato “Control de Cambios”.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 27
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
1. Recibe
del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u
oficio, pudiéndose presentar dos casos:
|
1.1 Que sea para la elaboración y/o actualización del
Manual, en este caso, comenta con el titular del área,
pudiéndose presentar dos casos:
1.1.1 Que el área solicitante cuente con la información
preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.
1.1.1.1 Recibe la información del área solicitante, revisa
el Programa de Trabajo, verifica las cargas de
trabajo del personal, asigna a la persona responsable
del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso
envía correo electrónico de notificación y le
proporciona la información enviada por el área.
1.1.1.2 Recibe oficio o correo electrónico de notificación
y/o la información preliminar para la elaboración y/o
actualización del Manual. Continúa procedimiento
en el punto No.2.
1.1.2 Que el área solicitante no cuente con la información
preliminar para la elaboración y/o actualización del
Manual, en este caso, programa una reunión de
trabajo para documentar la información.
1.1.2.1 Verifica el Programa de Trabajo y las cargas de
trabajo del personal, designa a la persona
INFORMACIÓN
PRELIMINAR
INFORMACIÓN
PRELIMINAR
INFORMACIÓN
PRELIMINAR
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 27
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
responsable del proyecto, lo notifica vía correo
electrónico especificando, la fecha, hora y nombre
de la persona con quién tendrá la reunión.
1.1.2.2 Recibe correo electrónico de notificación, y en la
fecha y hora programada se presenta en el área
correspondiente.
1.1.2.3 Se entrevista con la persona designada, documenta
la información preliminar y al término de la reunión,
elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba
la firma de los presentes. Continúa procedimiento en
el punto No.2.
1.2 Que sea para asignación de vigencia al Manual, en este
caso, designa a la persona responsable del proyecto de
acuerdo con el Programa de Trabajo y envía correo
electrónico con la instrucción.
1.2.1 Recibe correo electrónico u oficio con la instrucción,
busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha
de vigencia e imprime el original del documento.
Continúa procedimiento en el punto No.7.
2 Analiza
la información la ordena, actualiza en su caso, la
introducción, el objetivo, referencias, ubicación estructural,
organigrama de puestos, funciones generales y descripción
de puestos.
3 Se comunica en su
caso, con el personal que documentó la información para
aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.
INFORMACIÓN
PRELIMINAR,
MINUTA DE
REUNIÓN
BORRADOR DEL
MANUAL
BORRADOR DEL
MANUAL Y
OFICIO
BORRADOR DEL
MANUAL,
OFICIO DE
ENTREGA,
MANUAL
ORIGINAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
9 de 27
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
RESPONSABLE DE
PUBLICACIÓN EN
INTRANET
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
TÉCNICO B
4 Envía borrador del
Manual para su revisión por correo electrónico o de forma
impresa al área correspondiente, elabora oficio para la
entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del
Departamento y lo envía al área solicitante.
5 Recibe del área
solicitante las modificaciones, realiza los cambios
correspondientes, pagina e imprime el original.
6 Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas
correspondientes, recaba la firma del Jefe/a del
Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto
con el original del Manual de Organización.
7 Recibe del área solicitante el original del Manual de
Organización, firmado por las áreas involucradas, firma y
recaba la firma de la Dirección de Planeación.
8 Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el
envío del original del Manual de Organización para recabar
la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado
por el Director/a de Planeación.
9 Una vez firmado el Manual de Organización por todas las
áreas, solicita a la persona responsable del proyecto, integre
el archivo para su inclusión en la Intranet.
10 Integra el archivo del Manual de Organización convierte a
pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo
incluya en la Intranet.
11 Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a
MANUAL
ORIGINAL
MANUAL
ORIGINAL
MANUAL
ORIGINAL
ARCHIVO DEL
MANUAL
ARCHIVO DEL
MANUAL
OFICIO O
CIRCULAR DE
DIFUSIÓN Y
FTO. 8260-01
OFICIO O
CIRCULAR DE
DIFUSIÓN Y
FTO. 8260-01
FTO. 8260-01
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
10 de 27
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL
la persona responsable de la elaboración y/o actualización
del Manual.
12 Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión
para el área correspondiente en el que le informa que puede
consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-
01 “Constancia de Lectura”.
13 Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a
de Planeación en el oficio o circular y envía al área
correspondiente junto con el formato 8260-01. En caso de
Unidad Operativa se enviará por correo electrónico.
14 Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia
de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente.
15 Requisita el formato “Control de Cambios” con la
siguiente información: nombre del Manual actualizado,
clave del documento que será sustituido y la asignada, la
nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el
nombre del personal responsable.
16 Sella y folia cada una de las hojas del original del Manual
firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato
“Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado
para los originales vigentes.
Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá que
sustituirlo y el anterior lo archivará en el espacio
correspondiente a Manuales vencidos.
17 Termina procedimiento.
FTO. CONTROL
DE CAMBIOS
MANUAL
ORIGINAL
FIRMADO
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
11 de 27
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Oficio
INICIA
Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:
1
A
Elaboración y/o actualización de
Manual de Organización ?
Que sea para la elaboración y/o actualización del Manual, en este caso, comenta con el titular del área, pudiéndose presentar dos casos:
1.1Si
No
El área solicitante cuenta con infrmación preliminar?
Si No
1
23
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
12 de 27
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Que el área solicitante cuente con la información preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.
1.1.1
A
Recibe la información del área solicitante, revisa el Programa de Trabajo, verifica las cargas de trabajo del personal, asigna a la persona responsable del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso envía correo electrónico de notificación y le proporciona la información enviada por el área.
1.1.1.1
2
Recibe oficio o correo electrónico de notificación y/o la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual. Continúa procedimiento en el punto No.2.
1.1.1.2
4
Que el área solicitante no cuente con la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual, en este caso, programa una reunión de trabajo para documentar la información.
1.1.2
3
B
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
13 de 27
-
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
C
B
Verifica el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo del personal, designa a la persona responsable del proyecto, lo notifica vía correo electrónico especificando, la fecha, hora y nombre de la persona con quién tendrá la reunión.
1.1.2.1
Recibe correo electrónico de notificación, y en la fecha y hora programada se presenta en el área correspondiente.
1.1.2.2
Se entrevista con la persona designada, documenta la información preliminar y al término de la reunión, elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba la firma de los presentes. Continúa procedimiento en el punto No.2.
1.1.2.3
Minuta
Que sea para asignación de vigencia al Manual, en este caso, designa a la persona responsable del proyecto de acuerdo con el Programa de Trabajo y envía correo electrónico con la instrucción.
1.2
1
4
Recibe correo electrónico u oficio con la instrucción, busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha de vigencia e imprime el original del documento. Continúa procedimiento en el punto No.7.
1.2.1
5
Manual
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
14 de 27
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Manual
Manual
Manual
Analiza la información la ordena, actualiza en su caso, la introducción, el objetivo, referencias, ubicación estructural, organigrama de puestos, funciones generales y descripción de puestos.
2
C
Se comunica en su caso, con el personal que documentó la información para aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.
3
Envía borrador del Manual para su revisión por correo electrónico o de forma impresa al área correspondiente, elabora oficio para la entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía al área solicitante.
4
D
4
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
15 de 27
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Manual
D
Manual
Recibe del área solicitante las modificaciones, realiza los cambios correspondientes, pagina e imprime el original.
5
Manual
Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas correspondientes, recaba la firma del Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto con el original del Manual de Organización.
6
Recibe del área solicitante el original del Manual de Organización, firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la firma de la Dirección de Planeación.
7
E
Manual
Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el envío del original del Manual de Organización para recabar la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado por el Director/a de Planeación.
8
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
16 de 27
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Manual o Guía
Oficio/Circular
ManualManualManual
E
Integra el archivo del Manual de Organización convierte a pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo incluya en la Intranet.
10
Una vez firmado el Manual de Organización por todas las áreas, solicita a la persona responsable del proyecto, integre el archivo para su inclusión en la Intranet.
9
Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual.
11
Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión para el área correspondiente en el que le informa que puede consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.
12
Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a de Planeación en el oficio o circular y envía al área correspondiente junto con el formato 8260-01. En caso de Unidad Operativa se enviará por correo electrónico.
13
Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente
14
F
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
17 de 27
Manual Original
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Control de Cambios
F
Requisita el formato “Control de Cambios” con la siguiente información: nombre del Manual actualizado, clave del documento que será sustituido y la asignada, la nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el nombre del personal responsable.
15
Sella y folia cada una de las hojas del original del Manual firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado para los originales vigentes.
16
Termina
Nota: En caso de que este Manual ya exista,
tendrá que sustituirlo y el anterior lo
archivará en el espacio correspondiente
a Manuales vencidos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
DESCRIPCIÓN DE FORMATO
18 de 27
I. Nombre del Formato: MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Contar con un documento que permita llevar el control y
seguimiento de las asesorías realizadas a las diferentes
áreas de la Institución, para la elaboración y/o
actualización de Manuales o Guías Técnicas.
IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional
que esté realizando la asesoría.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se lleve a cabo alguna reunión de trabajo con las
áreas.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde.
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 27
1 Nombre del área: El nombre del Departamento, Subdirección o,
Dirección con la que se esté trabajando.
2 Nombre de los Asistentes El nombre y apellido de cada una de las
personas que se encuentren presentes en la
reunión de trabajo.
3 Puesto El puesto que ocupa cada una de las personas
que se encuentre presente en la reunión de
trabajo.
4 Firma La firma de cada una de las personas que se
encuentren presentes en la reunión de trabajo.
5 Teléfono o extensión La extensión en la que se localice cada persona
que se presentó en la reunión de trabajo.
6 Asuntos tratados La descripción de los asuntos que se llevaron a
cabo en la reunión de trabajo.
7 ACUERDOS/COMPROMISOS
No.
El número consecutivo de cada uno de los
acuerdos o compromisos a los que se haya
llegado en la reunión de trabajo.
8 Acuerdo/Compromiso La descripción del acuerdo o compromiso al
que se llegó en la reunión de trabajo.
9 Responsable El nombre de la persona que deberá cumplir
con el acuerdo o compromiso especificado en
la reunión de trabajo.
10 Fecha de Compromiso El día, mes y año en que se cumplirá con el
acuerdo o compromiso especificado en la
reunión de trabajo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
20 de 27
11 Responsable de la Reunión El nombre de la persona responsable del
Departamento de Desarrollo Organizacional
que estuvo a cargo de la reunión de trabajo.
12 Firma La firma de la persona que fue responsable de
la reunión.
13 Fecha El día, mes y año en que se realizó la reunión
de trabajo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
21 de 27
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A. C. Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Organizacional
MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO Nombre del Área: ___________________________________________________________
Nombre de los Asistentes Puesto Firma Teléfono o extensión
ASUNTOS TRATADOS
ACUERDOS/COMPROMISOS
No. Acuerdo/Compromiso Responsable Fecha Compromiso
Responsable de la Reunión: ______________________________ Firma: _________________ Fecha: ___________________
1
2 3 4 5
6
7 9
11 12
13
8 10
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
DESCRIPCIÓN DE FORMATO
22 de 27
I. Nombre del Formato: CONSTANCIA DE LECTURA
II. Clave: 8260-01
III. Objetivo: Llevar el control de la difusión que se realiza de los
Manuales, Procedimientos y Guías Técnicas formalizadas
en Centros de Integración Juvenil, A. C.
IV. Responsable de su Formulación: Área Interesada en conocer el documento para su
aplicación.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual, Procedimiento o Guía
Técnica.
VI. Integración del Formato: Original y Copia.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
Copia: Área que leyó el Manual.
VIII. Forma de Llenado: Máquina de Escribir o manualmente.
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
23 de 27
1 FECHA
El día, mes y año en que se está requisitando el
formato de lectura del documento por parte del
personal de la Unidad o Área.
2 REGISTRO DEL PERSONAL QUE
LEYÓ:
Anotar el nombre del documento que se está
enviando al área y del cual se realiza la lectura
ya sea Manual de Organización, Manual de
Procedimientos, Manual Especial, Guía
Técnica.
3 CENTRO DE COSTO
El Centro de Costo de la Unidad o Área que
realizó la lectura del documento.
4 ÁREA
El nombre de la Unidad o Área que realizó la
lectura del documento.
5 NOMBRE El nombre completo de la persona que leyó la
información.
6 PUESTO
El nombre del puesto de quienes integran la
Unidad o Área que realizó la lectura del
documento.
7 FIRMA
Las firmas del personal de la Unidad o Área
que realizó la lectura del documento.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
24 de 27
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
DESCRIPCIÓN DE FORMATO
25 de 27
I. Nombre del Formato: CONTROL DE CAMBIOS
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Llevar el registro permanente de las modificaciones
realizadas a los Manuales de Organización, Manuales
Procedimientos, Manuales Especiales y Guías Técnicas.
IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento asignado para realizar la
actualización del documento.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual de Organización, Manual
de Procedimiento, Manual Especial o Guía Técnica.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o por computadora.
IX. Observaciones: Anexar el formato en la carpeta del Manual de
Organización, Manual de Procedimiento, Manual Especial
o Guía Técnica actualizada.
En caso de que se realice una actualización a un Manual
de Organización, Manual de Procedimiento, Manual
Especial o Guía Técnica, y previamente exista este
formato en su expediente, continúa con el registro de
información en el mismo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
26 de 27
1 NOMBRE DEL DOCUMENTO
Anotar el nombre del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica actualizado.
2 CLAVE ANTERIOR Indicar la clave del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica que será sustituido.
3 CLAVE ACTUAL
Indicar la clave del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica actualizada.
4 VIGENCIA
Señalar el periodo de vigencia del Manual de
Organización, Manual de Procedimientos,
Manual Especial o Guía Técnica actualizado.
5 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Anotar las modificaciones realizadas al Manual
de Organización, Manual de Procedimientos,
Manual Especial o Guía Técnica actualizada.
6 ACTUALIZADO POR
El nombre completo de la persona que realiza
la actualización del documento.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-002-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
27 de 27
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
CODIGO: PR-DEDOR-003-A2
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
INDICADOR 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 2
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3
MATERIALES 6
REFERENCIAS 6
PROCEDIMIENTO 7
FLUJOGRAMA 12
ANEXOS:
Minuta de Reuniones de Trabajo 20
Constancia de Lectura (Formato 8260-01) 24
Control de Cambios 27
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 003
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-003-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
1 de 29
OBJETIVO
Elaborar y/o actualizar en forma permanente los Manuales de Procedimientos mediante el
análisis, asesoría proporcionada por el personal del Departamento de Desarrollo Organizacional,
con la finalidad de que las áreas de la Institución cuenten con los instrumentos administrativos
actualizados, que permitan el adecuado desempeño de su quehacer.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y Departamentos.
INDICADOR:
Manuales de Procedimientos elaborados y/o actualizados
Objetivo: Programar la elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos
institucionales con objeto de mantenerlos vigentes.
Responsable de obtenerlo: Departamento de Desarrollo Organizacional
Periodicidad: Anual
Unidad de Medición:
Manuales Publicados x 100
Total de Manuales Programados anualmente
Fuente de Información: Manuales Procedimientos vigentes, por vencer y vencidos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-003-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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NOTACIONES Y DEFINICIONES
Manual de Procedimientos: Instrumento administrativo en el que se especifica de forma
ordenada y sistemática los mecanismos esenciales del cómo hacer
las actividades en cada área, especificando su intervención en las
diferentes etapas del proceso, políticas de operación y formas de
participación, el cual proporciona información básica para orientar
al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.
Proceso de Formalización: Recabar las firmas de las diferentes áreas de la Institución que
intervienen en la elaboración, revisión y autorización del Manual en
cuestión.
Responsable de Elaboración: Podrán ser el Subjefe/a, Profesional Ejecutivo o Técnico/a “B” del
Departamento de Desarrollo Organizacional.
Responsable de la Publicación: Podrán ser el Jefe/a o Subjefe/a del Departamento.
Programa de Trabajo: Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y
Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año
que corresponda.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
- Supervisará y dará seguimiento al Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y
Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.
- Notificará trimestralmente a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área el
status de los Manuales de las áreas a su cargo, a fin de someter a su consideración la
actualización o asignación de nueva vigencia.
- Notificará con 2 meses de anticipación a las áreas que tengan fecha próxima de vencimiento de
la vigencia de su Manual de Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales.
- Programará con el área correspondiente reuniones de trabajo, a fin de documentar la
información necesaria para la elaboración y/o actualización de su Manual de Procedimientos,
Guías Técnicas y Especiales.
- Analizará conjuntamente con el personal a su cargo los procedimientos que sean susceptibles
de simplificarse o fusionarse, a fin de modificar y agilizar su proceso.
- Designará a la persona responsable para la elaboración y/o actualización del Manual
considerando el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo de cada integrante del área.
- Supervisará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos, Guías
Técnicas y Especiales asignados al personal del área, mediante la realización de juntas de
seguimiento con los integrantes del departamento, a fin revisar el status de los proyectos.
- Coordinará y supervisará el proceso tanto de formalización como de difusión de los Manuales
de Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales autorizados.
- Asignará un periodo de vigencia de dos años a los Manuales de Procedimientos, Guías
Técnicas y Especiales, pudiéndose actualizar el documento antes de la fecha de vencimiento, a
petición del área, por cambio en las actividades, plantilla de personal o en su caso por
modificación de estructura.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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Responsable de la Elaboración y/o Actualización en el Departamento de Desarrollo
Organizacional
- Elaborará y/o actualizará los Manuales de Procedimientos con base en la Guía Interna para la
Elaboración y/o Actualización de Manuales.
- Actualizará en su caso, y a petición del área solicitante los Manuales de Procedimientos, Guías
Técnicas y Especiales antes de concluir el periodo de vigencia de dos años.
- Realizará la Minuta de Trabajo correspondiente a las reuniones realizadas con las áreas de la
Institución y la archivará en el expediente respectivo.
- Asesorará a las áreas de la Institución en la elaboración y/o actualización de los Manuales de
Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales, cada vez que éstas lo requieran.
- Revisará y analizará la información recibida del área, elaborará el Manual de Procedimientos y
verificará que esta información no se encuentre duplicada con actividades de las demás áreas
que conforman la Institución.
- En el caso de las Guías Técnicas, incluirá la información enviada por las áreas normativas en
el formato que le corresponde, diagramará, codificará, paginará e imprimirá para su firma y
posterior inclusión en Intranet.
- Asignará la clave correspondiente a los Manuales de Procedimientos y/o Especiales, que sean
emitidos de primera vez, en el caso de cambios en su contenido modificará la clave y aquellos
a los que solo se les haya dado vigencia, conservarán la misma.
- Elaborará el formato “Control de Cambios” cada que se actualice un Manual y lo anexará en el
original del mismo. Los formatos “Control de Cambios” anteriores deberán conservarse en el
Manual vigente.
- Capturará en el Sistema de Desarrollo Organizacional, cada que se difunda un Manual, la
siguiente información: Área; tipo de manual; clave y nombre del documento; fecha de inicio
y vigencia; nombre del archivo; fecha y hora en que se subió a intranet; dado a conocer con
el oficio; elaborado por; observaciones y status.
- Difundirá los Manuales de Procedimientos y Especiales mediante oficio, y las Guías
Técnicas a través de circular enviada por correo electrónico a las Unidades Operativas, en
ambos casos anexará el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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- Resguardará (escaneos, archivos) toda la documentación generada durante la elaboración y/o
actualización del Manual de Procedimientos, Especial y/o Guía Técnica, en la carpeta
correspondiente ubicada en el espacio de red destinada para el efecto.
Subjefe/a de Departamento
- Elaborará el Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y Procedimientos del
Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.
- Verificará las fechas de vencimiento de los Manuales de Procedimientos, Especiales y Guías
Técnicas, elaborará los oficios correspondientes especificando el status de la información de
las áreas institucionales, y turnará al Jefe/a del Departamento para que sean notificadas en
forma oportuna.
- Supervisará y asesorará al Profesional Ejecutivo/a y al Técnico/a “B” a su cargo en la
elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos, Especiales y Guías
Técnicas.
- Resguardará en archivo electrónico los Manuales de Procedimientos, Guías Técnicas y
Especiales formalizados (vigentes e históricos).
Técnico/a “B”
- Dará seguimiento en forma permanente a la recepción, archivo y control del formato 8260-01
“Constancia de Lectura” de cada uno de los Manuales de Procedimientos, Especiales y/o Guías
Técnicas difundidas.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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MATERIALES
Guía Interna para la Elaboración de Manuales.
Oficio de solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de Procedimientos, en su caso.
Correo electrónico con la solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de
Procedimientos, en su caso.
Oficio o Circular de Notificación de Difusión del Documento en Intranet.
Sello con la leyenda “VIGENTE”.
REFERENCIAS
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
ANEXOS
Minuta de Reuniones de Trabajo.
Formato 8260-01 Constancia de Lectura.
Formato Control de Cambios
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
JEFE/A DEL DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
1. Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo
electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:
1.1. Que sea para la elaboración y/o actualización del
Manual de Procedimientos, Especial, o Guía
Técnica, en este caso, comenta con el titular del área,
pudiéndose presentar dos casos:
1.1.1. Que el área solicitante cuente con la
información preliminar, en este caso, le solicita
se la haga llegar.
1.1.1.1. Recibe la información del área
solicitante, revisa, el Programa de Trabajo,
verifica las cargas de trabajo del personal,
asigna a la persona responsable del
proyecto, le entrega oficio del área, en su
caso envía correo electrónico de
notificación y le proporciona la
información.
1.1.1.2. Recibe correo electrónico de notificación
y la información preliminar para la
elaboración y/o actualización del Manual de
Procedimientos, Especial o Guía Técnica.
Continúa procedimiento en el punto No.2.
1.1.2. Que el área solicitante no cuente con la
información preliminar para la elaboración y/o
actualización del Manual de Procedimientos,
Especial o Guía Técnica, en este caso, programa
una reunión de trabajo para documentar la
información.
INFORMACIÓN
PRELIMINAR
CORREO
ELECTRÓNICO E
INFORMACIÓN
PRELIMINAR
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 29
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
JEFE/A DEL DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
1.1.2.1. Verifica las cargas de trabajo del
personal y de acuerdo al Programa de
Trabajo, designa a la persona responsable
del proyecto.
1.1.2.2. Recibe correo electrónico de
notificación, en la fecha y hora programada
presenta en el área correspondiente.
1.1.2.3. Se entrevista con la persona designada,
documenta la información preliminar y al
término de la reunión, elabora la Minuta de
Reuniones de Trabajo y recaba la firma de
los presentes. Continúa procedimiento en el
punto No.2.
1.2. Que sea para asignación de vigencia al Manual de
Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este
caso, designa a la persona responsable del proyecto
de acuerdo al Programa de Trabajo y a las cargas de
trabajo.
1.2.1. Recibe correo electrónico con la instrucción,
busca el archivo correspondiente, actualiza la
fecha de vigencia e imprime el original del
Manual de Procedimientos, Especial o Guía
Técnica. Continúa procedimiento en el punto
No.3.
2. Analiza
la información pudiéndose presentar dos casos:
2.1. Que la
información sea para Manual de Procedimientos y/o
Especiales, en este caso, la ordena, redacta el
objetivo, alcance, notaciones y definiciones, políticas
de operación, materiales, referencias, integra el
procedimiento y en su caso, elabora los instructivos
CORREO
ELECTRÓNICO
CORREO
ELECTRÓNICO /
BITÁCORA DE
REUNIONES DE
TRABAJO
MINUTA DE
REUNIONES DE
TRABAJO
CORREO
ELECTRÓNICO
CORREO
ELECTRÓNICO /
MANUAL
ORIGINAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
JEFE/A DEL DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
de llenado.
2.1.1. Se comunica en su caso, con el personal que
documentó la información para aclarar dudas o
agendar nuevamente una reunión.
2.1.2. Imprime borrador del Manual de
Procedimientos y/o Especial, elabora oficio para
la entrega de la información, recaba la firma del
Jefe/a del Departamento y lo envía al área
solicitante.
2.1.3. Recibe del área solicitante las modificaciones
en el borrador Manual de Procedimientos y/o
Especial y turna a la persona responsable de la
elaboración y/o actualización para que realice las
correcciones.
2.1.4. Recibe las modificaciones, realiza las
correcciones pertinentes, elabora el diagrama de
flujo correspondiente, codifica, pagina e
imprime el original. Continúa procedimiento en
el punto No.3.
2.2. Que la información documentada sea para Guías
Técnicas, en este caso, integra la información en el
formato correspondiente, codifica, pagina e imprime
el original. Continúa procedimiento.
3. Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas
correspondientes del documento, recaba la firma del
Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área
solicitante junto con el original del Manual de
Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica.
4. Recibe del área solicitante el original del Manual de
Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica
firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la
firma de la Dirección de Planeación.
BORRADOR DEL
MANUAL /
OFICIO DE
ENTREGA
BORRADOR DEL
MANUAL
BORRADOR DEL
MANUAL /
MANUAL
ORIGINAL
GUÍA TÉCNICA
OFICIO PARA
RECABAR
FIRMAS
OFICIO
MANUAL
ORIGINAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
RESPONSABLE DE
LA PUBLICACIÓN EN
INTRANET
RESPONSABLE DE
LA ELABORACIÓN
Y/O
ACTUALIZACIÓN
DEL DOCTO.
TÉCNICO “B”
5. Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación
el envío del original del Manual de Procedimientos,
Especial o Guía Técnica para recabar la firma de la
Dirección General mediante acuerdo firmado por el
Director/a de Planeación.
6. Una vez firmado el Manual de Procedimientos, Manual
Especial o Guía Técnica por todas las áreas, solicita a la
persona responsable de la elaboración y/o actualización
del Manual integre el archivo para su inclusión en la
Intranet.
7. Integra el archivo del Manual de Procedimientos,
Especial o Guía Técnica, convierte a pdf y solicita a la
persona responsable de la publicación lo incluya en la
Intranet.
8. Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica
a la persona responsable de la elaboración y/o
actualización del Manual.
9. Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión
para el área correspondiente en el que le informa que
puede consultar en Intranet el documento y anexa el
formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.
10. Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a
de Planeación en el oficio o circular y envía al área
correspondiente junto con el formato 8260-01.
11. Recibe del área solicitante el formato 8260-01
“Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta
correspondiente.
MANUAL
ORIGINAL
MANUAL O
GUÍA ORIGINAL
ACUERDO
MANUAL
ORIGINAL
OFICIO O
CIRCULAR DE
DIFUSIÓN Y
FTO. 8260-01
FTO. 8260-01
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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12. Requisita el formato “Control de Cambios” con la
siguiente información: nombre del Manual actualizado,
clave del documento que será sustituido y la asignada, la
nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados
y el nombre del personal del departamento que lo
elaboró.
13. Sella cada una de las hojas del original del Manual o
Guía Técnica firmado con la Leyenda “VIGENTE”,
incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en
el espacio destinado para los originales vigentes.
Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá
que sustituirlo y el anterior lo archivará en el
espacio correspondiente a Manuales vencidos.
14. Termina procedimiento.
FTO. CONTROL
DE CAMBIOS
MANUAL
ORIGINAL
FIRMADO
FTO. CONTROL
DE CAMBIOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Oficio
INICIA
Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:
1
A
Elaboración y/o actualización de
Manual de Procedimientos,
Especial o Guía Técnica ?
Que sea para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial, o Guía Técnica, en este caso, comenta con el titular del área, pudiéndose presentar dos casos:
1.1Si
No
El área solicitante cuenta con infrmación preliminar?
Si No
1
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Que el área solicitante cuente con la información preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.
1.1.1
A
Recibe la información del área solicitante, revisa, el Programa de Trabajo, verifica las cargas de trabajo del personal, asigna a la persona responsable del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso envía correo electrónico de notificación y le proporciona la información.
1.1.1.1
2
Recibe correo electrónico de notificación y la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica. Continúa procedimiento en el punto No.2.
1.1.1.2
4
Que el área solicitante no cuente con la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este caso, programa una reunión de trabajo para documentar la información.
1.1.2
3
B
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
C
B
Verifica las cargas de trabajo del personal y de acuerdo al Programa de Trabajo, designa a la persona responsable del proyecto.
1.1.2.1
Recibe correo electrónico de notificación, registra en la bitácora de reuniones de trabajo la cita, y en la fecha y hora programada se presenta en el área correspondiente.
1.1.2.2
Se entrevista con la persona designada, documenta la información preliminar y al término de la reunión, elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba la firma de los presentes. Continúa procedimiento en el punto No.2.
1.1.2.3
Minuta
Que sea para asignación de vigencia al Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este caso, designa a la persona responsable del proyecto de acuerdo al Programa de Trabajo y a las cargas de trabajo.
1.2
1
4
Recibe correo electrónico con la instrucción, busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha de vigencia e imprime el original del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica. Continúa procedimiento en el punto No.3.
1.2.1
5
Manual
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Analiza la información pudiéndose presentar dos casos:
2
C
Tipo de Información?
Que la información sea para Manual de Procedimientos y/o Especiales, en este caso, la ordena, redacta el objetivo, alcance, notaciones y definiciones, políticas de operación, materiales, referencias, integra el procedimiento y en su caso, elabora los instructivos de llenado.
2.1
Manual de Procedimientos y/o
Especiales
Guías Técnicas
Se comunica en su caso, con el personal que documentó la información para aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.
2.1.1
D
6
4
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Oficio
D
Borrador
Imprime borrador del Manual de Procedimientos y/o Especial, elabora oficio para la entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía al área solicitante.
2.1.2
Borrador
Recibe del área solicitante las modificaciones en el borrador Manual de Procedimientos y/o Especial y turna a la persona responsable de la elaboración y/o actualización para que realice las correcciones.
2.1.3
Manual
Recibe las modificaciones, realiza las correcciones pertinentes, elabora el diagrama de flujo correspondiente, codifica, pagina e imprime el original. Continúa procedimiento en el punto No.3.
2.1.4
5
Que la información documentada sea para Guías Técnicas, en este caso, integra la información en el formato correspondiente, codifica, pagina e imprime el original. Continúa procedimiento.
2.2
6
E
Guía Técnica
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Oficio
Manual o Guía
E
Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas correspondientes del documento, recaba la firma del Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto con el original del Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica.
3
Manual o Guía
Recibe del área solicitante el original del Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la firma de la Dirección de Planeación.
4
Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el envío del original del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica para recabar la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado por el Director/a de Planeación.
5
Manual o Guía
Una vez firmado el Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica por todas las áreas, solicita a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual integre el archivo para su inclusión en la Intranet.
6
Manual o Guía
Integra el archivo del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, convierte a pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo incluya en la Intranet.
7
Manual o Guía
Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual.
8
F
5
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
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Formato 8260
Manual o Guía
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Formato 8260
Oficio/Circular
F
Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión para el área correspondiente en el que le informa que puede consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.
9
Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a de Planeación en el oficio o circular y envía al área correspondiente junto con el formato 8260-01.
10
Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente
11
G
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PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES
19 de 29
Manual o Guía
Control de Cambios
RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN
EN INTRANET
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN
Y/O ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”
Control de Cambios
G
Requisita el formato “Control de Cambios” con la siguiente información: nombre del Manual actualizado, clave del documento que será sustituido y la asignada, la nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el nombre del personal del departamento que lo elaboró.
12
Sella cada una de las hojas del original del Manual o Guía Técnica firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado para los originales vigentes.
13
Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá que sustituirlo y el anterior lo archivará en el espacio correspondiente a Manuales vencidos.
Termina
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
20 de 29
I. Nombre del Formato: MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Contar con un documento que permita llevar el control y
seguimiento de las asesorías realizadas a las diferentes
áreas de la Institución, para la elaboración y/o
actualización de Manuales o Guías Técnicas.
IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional
que esté realizando la asesoría.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se lleve a cabo alguna reunión de trabajo con las
áreas.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde.
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
21 de 29
1 Nombre del área: El nombre del Departamento, Subdirección o,
Dirección con la que se este trabajando.
2 Nombre de los Asistentes El nombre y apellido de cada una de las
personas que se encuentren presentes en la
reunión de trabajo.
3 Puesto El puesto que ocupa cada una de las personas
que se encuentre presente en la reunión de
trabajo.
4 Firma La firma de cada una de las personas que se
encuentren presentes en la reunión de trabajo.
5 Teléfono o extensión La extensión en la que se localice cada persona
que se presentó en la reunión de trabajo.
6 Asuntos tratados La descripción de los asuntos que se llevaron a
cabo en la reunión de trabajo.
7 ACUERDOS/COMPROMISOS
No.
El número consecutivo de cada uno de los
acuerdos o compromisos a los que se haya
llegado en la reunión de trabajo.
8 Acuerdo/Compromiso La descripción del acuerdo o compromiso al
que se llegó en la reunión de trabajo.
9 Responsable El nombre de la persona que deberá cumplir
con el acuerdo o compromiso especificado en
la reunión de trabajo.
10 Fecha de Compromiso El día, mes y año en que se cumplirá con el
acuerdo o compromiso especificado en la
reunión de trabajo.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
22 de 29
11 Responsable de la Reunión El nombre de la persona responsable del
Departamento de Desarrollo Organizacional
que estuvo a cargo de la reunión de trabajo.
12 Firma La firma de la persona que fue responsable de
la reunión.
13 Fecha El día, mes y año en que se realizó la reunión
de trabajo.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
23 de 29
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A. C. Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Organizacional
MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO Nombre del Área: ___________________________________________________________
Nombre de los Asistentes Puesto Firma Teléfono o extensión
ASUNTOS TRATADOS
ACUERDOS/COMPROMISOS
No. Acuerdo/Compromiso Responsable Fecha Compromiso
Responsable de la Reunión: ______________________________ Firma: _________________ Fecha: ___________________
1
2 3 4 5
6
7 9
11 12
13
8 10
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
24 de 29
I. Nombre del Formato: CONSTANCIA DE LECTURA
II. Clave: 8260-01
III. Objetivo: Llevar el control de la difusión que se realiza de los
Manuales, Procedimientos y Guías Técnicas formalizadas
en Centros de Integración Juvenil, A. C.
IV. Responsable de su Formulación: Área Interesada en conocer el documento para su
aplicación.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual, Procedimiento o Guía
Técnica.
VI. Integración del Formato: Original y Copia.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
Copia: Área que leyó el Manual.
VIII. Forma de Llenado: Máquina de Escribir o manualmente.
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
25 de 29
1 FECHA
El día, mes y año en que se esta requisitando el
formato de lectura del documento por parte del
personal de la Unidad o Área.
2 REGISTRO DEL PERSONAL QUE
LEYÓ:
Anotar el nombre del documento que se está
enviando al área y del cual se realiza la lectura
ya sea Manual de Organización, Manual de
Procedimientos, Manual Especial, Guía
Técnica.
3 CENTRO DE COSTO
El Centro de Costo de la Unidad o Área que
realizó la lectura del documento.
4 ÁREA
El nombre de la Unidad o Área que realizó la
lectura del documento.
5 NOMBRE El nombre completo de la persona que leyó la
información.
6 PUESTO
El nombre del puesto de quienes integran la
Unidad o Área que realizó la lectura del
documento.
7 FIRMA
Las firmas del personal de la Unidad o Área
que realizó la lectura del documento.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
26 de 29
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
27 de 29
I. Nombre del Formato: CONTROL DE CAMBIOS
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Llevar el registro permanente de las modificaciones
realizadas a los Manuales de Organización, Manuales
Procedimientos, Manuales Especiales y Guías Técnicas.
IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento asignado para realizar la
actualización del documento.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual de Organización, Manual
de Procedimiento, Manual Especial o Guía Técnica.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o por computadora.
IX. Observaciones: Anexar el formato en la carpeta del Manual de
Organización, Manual de Procedimiento, Manual Especial
o Guía Técnica actualizada.
En caso de que se realice una actualización a un Manual
de Organización, Manual de Procedimiento, Manual
Especial o Guía Técnica, y previamente exista este
formato en su expediente, continúa con el registro de
información en el mismo.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
28 de 29
1 NOMBRE DEL DOCUMENTO
Anotar el nombre del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica actualizado.
2 CLAVE ANTERIOR Indicar la clave del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica que será sustituido.
3 CLAVE ACTUAL
Indicar la clave del Manual de Organización,
Manual de Procedimientos, Manual Especial o
Guía Técnica actualizada.
4 VIGENCIA
Señalar el periodo de vigencia del Manual de
Organización, Manual de Procedimientos,
Manual Especial o Guía Técnica actualizado.
5 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Anotar las modificaciones realizadas al Manual
de Organización, Manual de Procedimientos,
Manual Especial o Guía Técnica actualizada.
6 ACTUALIZADO POR
El nombre completo de la persona que realiza
la actualización del documento.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
29 de 29
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
CODIGO: PR-DEDOR-004-A2
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
REFERENCIAS 3
PROCEDIMIENTO 4
FLUJOGRAMA 7
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 004
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
1 de 9
OBJETIVO
Elaborar cada vez que la dinámica organizacional lo requiera y a petición de la Dirección
General, las propuestas de Modificación Estructural, de conformidad con los lineamientos
emitidos por la Secretaría de la Función Pública, Secretaría de Hacienda y Crédito Público y
Coordinadora de Sector, con objeto de que la Institución cuente con una estructura orientada a
resultados, así como mejorar y racionalizar el gasto público.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Junta de Gobierno, Dirección General,
Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales y
Subdirecciones de Área.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Áreas de la Institución: Todas aquellas áreas operativas, normativas y administrativas de
estructura que integran la Entidad.
Coordinadora de Sector: Secretaría de Salud.
DGRHO: Dirección General de Recursos Humanos y Organización de la Secretaría de Salud.
Modificación Estructural: Es aquella que se presenta al momento de realizar movimientos en
las áreas de trabajo de la Institución, y que pueden ser cambios de denominación
de unidades, cambio de adscripción de áreas, cancelación, renivelación de plazas y
creación de áreas, con objeto de ajustar la estructura a los recursos y necesidades
operativas para lograr su optimización.
Propuesta: Propuesta de Modificación Estructural de Centros de Integración Juvenil, A. C.
SFP: Secretaría de la Función Pública
SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
SIVAL: Sistema de Validación de Valuaciones de Puestos y Nivel Tabular.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
2 de 9
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
- Participará y supervisará la elaboración de la Propuesta de Modificación Estructural de la
Institución, cada vez que la dinámica organizacional lo requiera y así lo indique la Dirección
General de la Entidad.
- Elaborará en coordinación con el Departamento de Empleo y Política Salarial la descripción,
perfil y valuación de los puestos de estructura que se creen o renivelen y turnará a la
Subdirección de Recursos Humanos para que realice la validación de la valuación del puesto
en el SIVAL.
- Integrará la información para la Propuesta, que puede consistir en los siguientes cambios:
Cambio de Denominación
Reubicación de Plazas
Cancelación de Áreas
Creación de Áreas
Renivelación de Plazas
- Participará y coordinará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y
Procedimientos de la Entidad, de las áreas de nueva creación o que sufrieron modificaciones
en sus funciones derivado de una modificación estructural.
Subjefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
- Participará conjuntamente con la/el Jefa/e del Departamento en la elaboración de la Propuesta
de Modificación Estructural de la Institución, cada vez que la dinámica organizacional lo
requiera y así lo indique la Dirección General de la Entidad.
- Participará con la/el Jefa/e del Departamento en la elaboración de la descripción, perfil y
valuación de los puestos de estructura que sean creados, renivelados o que cambien de
denominación y funciones.
Dirección de Planeación
- Someterá a consideración del H. Junta de Gobierno la Propuesta de Modificación Estructural
de la Entidad, para su autorización.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
3 de 9
MATERIALES
- Información proporcionada por las Áreas de la Institución.
- Acuerdo para solicitar autorización de Movimientos para la Propuesta de Modificación
Estructural.
- Acta de la Junta de Gobierno.
- Cédulas de Valuación de Puestos.
- Costeo de Movimientos para la Propuesta de Modificación Estructural.
- Dictamen de Autorización de la nueva estructura.
REFERENCIAS
- Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en las materias de Recursos Humanos y del
Servicio Profesional de Carrera, así como el Manual Administrativo de Aplicación General
en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de
Carrera.
- Manual de Organización Especifico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-004-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 9
JEFE/A DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
1. Recibe de la Dirección General de la Institución el oficio de
refrendo de estructura enviado por la Coordinadora de
Sector.
2. Recibe notificación de la Dirección General, a través de la
Dirección de Planeación de las áreas que sufrirán alguna
modificación y elabora la solicitud de Acuerdo al H. Junta
de Gobierno con los movimientos estructurales requeridos,
así como el organigrama correspondiente.
3. Turna solicitud de Acuerdo al Director/a de Planeación
para su revisión y solicitud de firma a la Dirección General.
4. Solicita información a las áreas de la Institución
correspondientes, para la elaboración de la descripción,
perfil y valuación de los puestos que lo requieran.
5. Elabora conjuntamente con el Departamento de Empleo y
Política Salarial la descripción, perfil y valuación del
puesto de conformidad con los lineamientos emitidos en la
materia y envía a revisión a la Subdirección de Recursos
Humanos.
6. Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos la cédula
de valuación de puestos (descripción y perfil), así como el
folio de validación del SIVAL y archiva temporalmente.
7. Integra la información de la Propuesta de Modificación
Estructural en los formatos indicados en los lineamientos
emitidos por la Coordinadora de Sector.
8. Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos realice,
sólo en caso de creación o cancelación de áreas, el costeo
de los movimientos a realizarse en la Modificación
Estructural para incluirlas en la Propuesta que se entregará
a la Coordinadora de Sector y que se plasmará en el
formato que esta indique.
OFICIO DE
REFRENDO
ACUERDO
ACUERDO
CÉDULA SIVAL
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
COSTEO DE
MOVIMIENTOS
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 9
SUBJEFE/A DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
JEFE/A DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
DGRHO
9. Lleva a cabo la impresión en borrador de la Propuesta y
revisa conjuntamente con el Director/a de Planeación.
10. Solicita al Subjefe/a en su caso, realice las modificaciones
pertinentes en la Propuesta, imprima 2 originales del
documento y copie los archivos correspondientes en CD,
para su envío a la Coordinadora de Sector.
11. Solicita a la Dirección de Planeación copia del Acta de
Junta de Gobierno en la que se autoriza la Propuesta de
Modificación de Estructura.
12. Realiza las correcciones pertinentes, imprime 2 originales
de la Propuesta, anexa el Acta de Junta de Gobierno en la
que se autoriza el trámite de la misma, las Cedulas de
Valuación de Puestos debidamente validadas con el folio
SIVAL, así como el costeo de plazas, en su caso.
13. Elabora el oficio de envío de la Propuesta de Modificación
Estructural para la Coordinadora de Sector y turna a la
Dirección de Planeación para recabar la firma de la
Dirección General.
14. Recibe oficio firmado por la Dirección General y turna al
Subjefe/a del Departamento para su envío.
15. Recibe oficio firmado, anexa el documento que contiene la
Propuesta de Modificación Estructural, Acta de la Junta de
Gobierno, Cedulas de Valuación de Puestos debidamente
validadas, costeo de plazas, en su caso, y CD, ensobreta,
rotula y envía a la DGRHO.
16. Recibe oficio, 2 originales de la Propuesta de Modificación
Estructural, las Cédulas de Valuación de Puestos, costeo de
plazas, así como el CD con los archivos correspondientes,
revisa y lleva a cabo el trámite de validación y registro ante
la SFP y SHCP.
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
Y CD
ACTA DE
AUTORIZACIÓN
DE PROPUESTA
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN,
ACTA DE
AUTORIZACIÓN,
CÉDULAS DE
VALUACIÓN
OFICIO DE
ENTREGA
OFICIO DE
ENTREGA
OFICIO, PROP.
MODIF., ACTA
DE AUTOR.,
CEDULA DE
VALUACIÓN Y
CD
OFICIO, PROP.
MODIF. CEDULA
DE VALUACIÓN
Y CD
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-004-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 9
JEFE/A DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
17. Devuelve a la Dirección General de Centros de Integración
Juvenil, A.C., el Dictamen de autorización de la nueva
estructura para su implementación, junto con el oficio
correspondiente.
18. Recibe de la Dirección General a través de la Dirección de
Planeación, el Dictamen de autorización de la nueva
estructura registrada por la DGRHO, junto con el oficio
correspondiente, revisa y turna al Subjefe/a del
Departamento.
19. Recibe el oficio junto con el Dictamen de autorización de la
nueva estructura y archiva en el expediente de la
Coordinadora de Sector.
20. Termina procedimiento.
DICTAMEN Y
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DICTAMEN Y
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DICTAMEN Y
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
7 de 9
Cédula Val.
Oficio
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALDGRHO
Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos la cédula de valuación de puestos (descripción y perfil), así como el folio de validación del SIVAL y archiva temporalmente.
A
3
6
5
Solicita información a las áreas de la Institución correspondientes, para la elaboración de la descripción, perfil y valuación de los puestos que lo requieran.
4
Acuerdo
Acuerdo
Elabora conjuntamente con el
Departamento de Empleo y Política
Salarial la descripción, perfil y
valuación del puesto de conformidad
con los lineamientos emitidos en la
materia y envía a revisión a la
Subdirección de Recursos Humanos.
2
Turna solicitud de Acuerdo al Director/a de Planeación para su revisión y solicitud de firma a la Dirección General.
Recibe notificación de la Dirección General, a través de la Dirección de Planeación de las áreas que sufrirán alguna modificación y elabora la solicitud de Acuerdo al H. Junta de Gobierno con los movimientos estructurales requeridos, así como el organigrama correspondiente.
Recibe de la Dirección General de la Institución el oficio de refrendo de estructura enviado por la Coordinadora de Sector.
1
INICIA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-004-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
8 de 9
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALDGRHO
Propuesta
A
9
12
10
11
8
7
Acta Autorización
Propuesta
Integra la información de la Propuesta de Modificación Estructural en los formatos indicados en los lineamientos emitidos por la Coordinadora de Sector.
Costeo Mov.
Propuesta
Solicita al Subjefe/a en su caso, realice las modificaciones pertinentes en la Propuesta, imprima 2 originales del documento y copie los archivos correspondientes en CD, para su envío a la Coordinadora de Sector.
Acta Autorización
Realiza las correcciones pertinentes, imprime 2 originales de la Propuesta, anexa el Acta de Junta de Gobierno en la que se autoriza el trámite de la misma, las Cedulas de Valuación de Puestos debidamente validadas con el folio SIVAL, así como el costeo de plazas, en su caso.
Solicita a la Dirección de Planeación copia del Acta de Junta de Gobierno en la que se autoriza la Propuesta de Modificación de Estructura.
Lleva a cabo la impresión en borrador de la Propuesta y revisa conjuntamente con el Director/a de Planeación.
Solicita a la Subdirección de Recursos
Humanos realice, sólo en caso de creación
o cancelación de áreas, el costeo de los
movimientos a rea lizarse en la Modificación
Estructura l para incluirlas en la Propuesta
que se entregará a la Coord inadora de
Sector y que se plasmará en e l formato que
esta ind ique.
B
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-004-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
9 de 9
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBJEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALDGRHO
Oficio autorización
Dictamen
Cédulas Val.
Acta
Propuesta o. /2
Oficio de entrega
Oficio de entrega
B
Oficio de entrega
14 15
Recibe oficio firmado por la Dirección General y turna al Subjefe/a del Departamento para su envío.
13
Recibe oficio, 2 originales de la Propuesta de Modificación Estructural, las Cédulas de Valuación de Puestos, costeo de plazas, así como el CD con los archivos correspondientes, revisa y lleva a cabo el trámite de validación y registro ante la SFP y SHCP.
16
17
Fc.
Propuesta Original /2
Elabora el oficio de envío de la Propuesta de Modificación Estructural para la Coordinadora de Sector y turna a la Dirección de Planeación para recabar la firma de la Dirección General.
Oficio de entrega
Recibe oficio firmado, anexa
documento que contiene Propuesta de
Modificación Estructural, Acta de Junta
de Gobierno, Cedulas de Valuación de
Puestos validadas, costeo de plazas, y
CD, y envía a la DGRHO.
Devuelve a la Dirección General de Centros de Integración Juvenil, A.C., el Dictamen de autorización de la nueva estructura para su implementación, junto con el oficio correspondiente.
19
Recibe de la Dirección General a través de la Dirección de Planeación, el Dictamen de autorización de la nueva estructura registrada por la DGPOP, junto con el oficio correspondiente, revisa y turna al Subjefe/a del Departamento.
18
Oficio autorización
Dictamen
19
TERMINA
Recibe el oficio junto con el Dictamen de autorización de la nueva estructura y archiva en el expediente de la Coordinadora de Sector.
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTROS DE COSTO
CODIGO: PR-DEDOR-005-A2
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
PROCEDIMIENTO 4
FLUJOGRAMA 6
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 005
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTROS DE COSTO
1 de 7
OBJETIVO
Realizar la asignación, cancelación y/o modificación de los Centros de Costo de las áreas
operativas, normativas y administrativas, que le sean solicitados al Departamento de Desarrollo
Organizacional, así como realizar su difusión, con objeto de proporcionar a las áreas de la
Entidad, el código que las identifique y facilite el desarrollo de sus actividades.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones Regionales,
Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades
de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Centro de Costo: Código de cuatro dígitos que identifica a cada una de las áreas que integran la
Entidad y que son asignados de conformidad con la Relación de Centros de Costo que se
encuentra publicada en Intranet y que es administrada por el Departamento de Desarrollo
Organizacional.
Oficinas Centrales: Se encuentran integradas por la Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Subdirecciones de Área y
Departamentos.
Unidades Operativas: Se encuentran integradas por las Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios
de Heroína.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTROS DE COSTO
2 de 7
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
Realizará la asignación de Centros de Costo de Oficinas Centrales a petición (vía oficio) de
la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas o Direcciones de Área que
corresponda, o en su caso, a solicitud del Director/a de Planeación.
La asignación de Centros de Costo de Unidades Operativas podrá solicitarla únicamente la
Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, vía oficio.
Una vez asignado el Centro de Costo, lo difundirá a todas las áreas a través de la Relación de
Centros de Costo que se encuentra en Intranet, asimismo lo notificará mediante Circular, vía
correo electrónico, a todas las áreas de la Institución.
En el caso de que se solicite el cierre de un centro de costo, lo dará de baja en la Intranet,
anotando la fecha en que la unidad dejó de operar y dará aviso mediante Circular al personal
de la Institución.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTROS DE COSTO
3 de 7
MATERIALES
- Relación de Centros de Costo.
- Circular de notificación de asignación de Centros de Costo.
- Circular de notificación de baja de Centros de Costo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 7
JEFE/A DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
1. Recibe la solicitud para la asignación de un centro de
costo e identifica si es para Oficinas Centrales o
Unidades Operativas.
2. Verifica en Intranet la Relación de Centros de Costo
vigentes, así como la Relación de Centros de Costo
dados de baja, antes de llevar a cabo la asignación de
uno nuevo, a fin de evitar duplicidad en los mismos.
3. Asigna el Centro de Costo, pudiéndose presentar 2
casos:
3.1. Que se trate de un Centro de Costo para Oficinas
Centrales, en este caso, ubica a qué Dirección
General Adjunta o Dirección de Área pertenece.
3.1.1. Asigna el Centro de Costo iniciando con 8 y
el número consecutivo siguiente al último
registrado en el listado. Continúa en el punto
no. 4
3.2. Que se trate de un Centro de Costo para Unidades
Operativas, en este caso, ubica a qué área
geográfica corresponde, asigna la clave iniciando
con 9 y el número consecutivo siguiente al último
registrado en el listado. Continúa procedimiento.
4. Una vez determinado el Centro de Costo, lo da de alta
en Intranet, en el Menú Conoce, Apartado Centros de
Costo, en donde deberá realizar las siguientes acciones:
- Dar clic en el ícono añadir nuevo
- Anotar Centro de Costo
- Denominación
- Región
- Entidad (estado de la República Mexicana en donde
se encuentre)
- Tipo (CIJ, UH, UTUH, OFI)
SOLICITUD DE
APERTURA
RELACIÓN DE
CENTROS DE
COSTO
INTRANET,
SISTEMA
CATÁLOGO DE
FIRMAS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 7
DIRECTOR/A
PLANEACIÓN
JEFE/A DEPTO.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
- Coordinación Regional a la que pertenece en caso de
Unidades Operativas
- Fecha de Alta
- Orden (sirve para acomodar el Centro de Costo en el
lugar correspondiente dentro de la pantalla)
- Insertar
5. Elabora Circular para dar a conocer a todas las áreas la
asignación del nuevo Centro de Costo y turna al
Director/a de Planeación para su autorización.
6. Recibe la Circular, revisa, en su caso solicita
modificaciones, firma y devuelve al Jefe/a del
Departamento de Desarrollo Organizacional.
7. Recibe la Circular firmada, la escanea y difunde, vía
correo electrónico, al personal institucional.
8. Una vez enviada la Circular, la archiva en el expediente
correspondiente.
9. Termina procedimiento.
CIRCULAR
CIRCULAR
CIRCULAR
CIRCULAR
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-005-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO
6 de 7
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECTOR/A DE PLANEACIÓN
Relación C.C.
Recibe la solicitud para la asignación de
un centro de costo e identifica si es para
Oficinas Centrales o Unidades
Operativas.
INICIA
1
2
Verifica en Intranet la Relación de
Centros de Costo vigentes, así como la
Relación de Centros de Costo dados de
baja, antes de llevar a cabo la asignación
de uno nuevo, a fin de evitar duplicidad
en los mismos.
3
Asigna el Centro de Costo, pudiéndose
presentar 2 casos:
3.1
En este caso, ubica a qué Dirección
General Adjunta o Dirección de Área
pertenece.
CENTRO DE COSTO PARA…?
OFICINAS CENTRALES
UNIDADES OPERATIVAS
3.1.1
Asigna el Centro de Costo iniciando con
8 y el número consecutivo siguiente al
último registrado en el listado. Continúa
en el punto no. 4
A
1
En este caso, ubica a qué área
geográfica corresponde, asigna la clave
iniciando con 9 y el número consecutivo
siguiente al último registrado en el
listado. Continúa procedimiento.
3.2
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO
7 de 7
JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECTOR/A DE PLANEACIÓN
Circular
Circular
Circular Circular
A
4
Una vez determinado el Centro de Costo,
lo da de alta en Intranet, en el Menú
Conoce, Apartado Centros de Costo, en
donde realizará las acciones
mencionadas en el procedimiento.
1
Elabora Circular para dar a conocer a
todas las áreas la asignación del nuevo
Centro de Costo y turna al Director/a de
Planeación para su autorización.
5
Recibe la Circular, revisa, en su caso
solicita modificaciones, firma y devuelve
al Jefe/a del Departamento de Desarrollo
Organizacional.
6
Recibe la Circular firmada, la escanea y
difunde, vía correo electrónico, al
personal institucional.
7
8
Una vez enviada la Circular, la archiva
en el expediente correspondiente.
TERMINA
9
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINSITRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
CÓDIGO: PR-DEDOR-006-A2
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
PROCEDIMIENTO 4
FLUJOGRAMA 6
ANEXO:
Hoja de Catálogo de Firmas 8
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 006
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-006-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
1 de 10
OBJETIVO
Conformar, actualizar y administrar el Catálogo de Firmas de los Mandos Medios y Superiores de
la Institución, cada vez que se presente un movimiento de la persona que ocupa el puesto, con el
fin de contar con un instrumento que permita llevar el control de las firmas autorizadas en
Centros de Integración Juvenil, A.C.
ALCANCE
Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales
Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil,
Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y
Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Catálogo de Firmas: Es el conjunto de documentos originales que contienen información
descriptiva, así como la firma y ante firma de los mandos medios y superiores
de la Institución.
Mandos Medios y Superiores: Se refiere a los cargos que ocupan: Director/a General,
Directores/as Generales Adjuntos/as, Directores/as y Subdirectores/as de Área,
Coordinadores/as Regionales, Directores/as de Centros de Integración Juvenil,
Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y
Jefes/as de Departamento.
Movimientos de Personal: Se refiere a las altas, cambio de adscripción o bajas.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
2 de 10
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Subjefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional
- Resguardará el original del Catálogo de Firmas de los mandos medios y superiores de la
Institución.
- Elaborará el formato Hoja de Catálogo de Firmas, cada vez que reciba, vía correo electrónico,
el nombramiento correspondiente al alta, promoción o cambios de adscripción de los niveles
de mandos medios y superiores.
- En el caso de nombramientos de personal de zona foránea, enviará vía correo electrónico el
archivo en pdf del formato Hoja de Firmas con los datos correspondientes, a fin de que lo
imprima y envíe al Departamento de Desarrollo Organizacional, para agilizar el tiempo de
recepción del mismo.
- En caso de baja de algún mando medio o superior cancelará del Catálogo de Firmas la hoja
correspondiente, misma que guardará en un expediente por separado durante 5 años.
- Mantendrá permanentemente actualizado el Sistema de Catálogo de Firmas de la Intranet.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
3 de 10
MATERIALES
Nombramiento emitido por la Dirección General indicando el alta o cambios de adscripción de
mandos medios y superiores.
Oficio para envío del formato Hoja del Catálogo de Firmas.
Sistema de Catálogo de Firmas en Intranet.
Número de Empleado de mando medio o superior
Expediente de nombramientos de Mandos Medios y Superiores.
Catálogo de Firmas en Original.
Expediente de Bajas de Catálogo de Firmas.
ANEXOS
Hoja del Catálogo de Firmas.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 10
SUBJEFE/A DEL
DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
MANDO MEDIO O
SUPERIOR
JEFE/A DEL DEPTO.
DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
1. Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial, vía
correo electrónico y en archivo formato pdf, el
nombramiento o movimiento de mandos medios y
superiores, que emite la Dirección General e imprime.
2. Captura los datos del nombramiento y/o movimiento en el
formato Hoja de Catálogo de Firmas e imprime en original.
3. Elabora oficio dirigido al mando medio o superior que
corresponda, recaba la firma del Jefe/a del Departamento,
adjunta el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas
y se lo envía.
4. Recibe oficio junto con el original de la Hoja de Catálogo
y revisa que los datos sean correctos, pudiéndose presentar
2 casos:
4.1 Que los datos sean incorrectos, en este caso, solicita las
modificaciones pertinentes vía oficio, correo o llamada
telefónica y regresa al punto No. 2
4.2 Que los datos sean correctos, en este caso, rúbrica en
los espacios correspondientes, anotando la firma y/o
ante firma y devuelve el original del formato al
Departamento de Desarrollo Organizacional sin
tachaduras, enmendaduras o dobleces y sin engrapar.
Continúa el procedimiento.
5. Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo
de Firmas y turna al Subjefe/a del Departamento.
NOMBRAMIENTO
NOMBRAMIENTO
Y FORMATO
CATÁLOGO DE
FIRMA
OFICIO PARA
RECABAR FIRMA
Y FORMATO
CATÁLOGO DE
FIRMA
OFICIO Y
FORMATO HOJA
DE CATÁLOGO
DE FIRMA
FORMATO HOJA
DE CATÁLOGO
DE FIRMAS
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 10
SUBJEFE/A DEL
DEPTO. DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
6. Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo
de Firmas, revisa que cumpla con las características
solicitadas y escanea el documento.
7. Solicita en su caso, al Departamento de Empleo y Política
Salarial el número de empleado del mando medio o
superior a incluir en el sistema de catálogo de firmas.
8. Integra el archivo en pdf, que será incluido en la Intranet y
lo nombra con el número de empleado y centro de costo
que corresponda al mando medio o superior a incluir.
9. Incluye o sustituye la Hoja de Firmas del mando medio o
superior en la Intranet en el Sistema de Catálogo de
Firmas.
10. Integra en el Catálogo de Firmas la nueva Hoja firmada del
mando medio o superior, retira la anterior y archiva en el
expediente correspondiente a las bajas.
11. Archiva el nombramiento impreso en el expediente de
nombramientos de mandos medios y superiores.
12. Termina procedimiento.
FORMATO HOJA
DE CATÁLOGO
DE FIRMAS
FORMATO HOJA
DE CATÁLOGO
DE FIRMAS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-006-A2
Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
6 de 10
SUBJEFE/A DEL DEPARTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALMANDO MEDIO O SUPERIOR
Catálogo Firma
Oficio
Catálogo Firma
Oficio
Catálogo Firma
Oficio
Nombramiento
3
4.2
4.1
4
2
Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial, vía correo electrónico y en archivo formato pdf., el nombramiento o movimiento de mandos medios y superiores, que emite la Dirección General, e imprime.
1
INICIA
Catálogo Firma
Oficio
Elabora oficio dirigido al mando medio o superior que corresponda, recaba la firma del Jefe/a del Departamento, adjunta el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas y se lo envía.
LOS DATOSSON…?
CORRECTOS INCORRECTOS
En este caso, solicita las modificaciones pertinentes vía oficio o mediante una llamada telefónica y regresa al punto No. 2
1
1
En este caso, rúbrica en los espacios, anotando la firma y/o ante firma y devuelve el o. del formato al Depto. de Desarrollo Organizacional sin tachaduras, enmendaduras o dobleces y sin engrapar. Continúa el procedimiento.
Catálogo Firma
Nombramiento
Captura los datos del nombramiento y/o movimiento en el formato Hoja de Catálogo de Firmas e imprime en original.
Recibe oficio junto con el original de la Hoja de Catálogo y revisa que los datos sean correctos, pudiéndose presentar 2 casos:
5
Catálogo Firma
Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas y turna al Subjefe del Departamento.
A
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL
7 de 10
SUBJEFE/A DEL DEPARTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DESARROLLO ORGANIZACIONALMANDO MEDIO O SUPERIOR
Catálogo Firma
Catálogo Firma
8
7
Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas, revisa que cumpla con las características solicitadas y escanea el documento.
6
Integra el archivo en pdf, que será incluido en la Intranet y lo nombra con el número de empleado y centro de costo que corresponda al mando medio o superior a incluir.
Solicita en su caso, al Departamento de Empleo y Política Salarial el número de empleado del mando medio o superior a incluir en el sistema de catálogo de firmas.
9
Incluye o sustituye la Hoja de Firmas del mando medio o superior en la Intranet en el Sistema de Catálogo de Firmas.
A
10
Integra en el Catálogo de Firmas la nueva Hoja firmada del mando medio o superior, retira la anterior y archiva en el expediente correspondiente a las bajas.
11
Archiva el nombramiento impreso en el expediente de nombramientos de mandos medios y superiores.
TERMINA
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
8 de 10
I. Nombre del Formato: HOJA DE CATÁLOGO DE FIRMAS
II. Clave:
III. Objetivo: Llevar el registro y control de las firmas autorizadas de
los Mandos Medios y Superiores de Centros de
Integración Juvenil, A.C.
IV. Responsable de su Formulación: Subjefe/a del Departamento
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se presente un movimiento: alta, promoción
o cambio de adscripción de mandos medios y superiores.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Catálogo de Firmas en el Departamento de
Desarrollo Organizacional
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o manuscrita
IX. Observaciones: - Firmar con tinta negra
- Sin tachaduras, enmendaduras o dobleces
- Sin engrapar
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
9 de 10
1
Firma
La rúbrica del mando medio o superior
2 Antefirma La antefirma o misma rúbrica del mando medio
o superior.
3 Nombre completo El nombre completo del mando medio o
superior, incluyendo título o profesión
4 Unidad de Trabajo El área de adscripción del mando medio o
superior. En caso de tratarse de CIJ, UH o
UTUH se especificará si es de área
metropolitana o foránea.
5 Puesto El puesto que ocupa el mando medio o
superior.
6 Alta El día, mes y año en que sucedió el
movimiento.
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Vigencia Junio 2018 a Junio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS
10 de 10
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FIRMA
ANTEFIRMA
NOMBRE COMPLETO
UNIDAD DE TRABAJO
PUESTO ALTA
1
2
3
4
5 6