Grupos de Trabajo

TETRA PARTE I - TEORIA

1. Filosofa, Teora de Conocimiento y Fundamentacin del Grupo de Trabajo Cuando un conjunto de personas con intereses afines y buena relacin entre s se renen en el disfrute del buen pensar, es probable que encuentren motivacin para la produccin y desarrollo de ideas comunes. Si uno de esos grupos estuviese compuesto por CUATRO integrantes, gustosos del ejercicio de la libertad del intelecto y ante el deseo de desarrollar las capacidades individuales y la bsqueda de otras nuevas, se dice que se ha producido el Efecto TETRA, resultado de sus mentes reunidas y de la interaccin colectiva. De acuerdo a esta concepcin, los producidos por esta Fuerza Motriz Intelectual se proyectan hacia cualquier resultado, conocimiento o ejecucin material que sea de inters. Estas incipientes creaciones de mentes inquietas sern materia prima y emblema a la vez de su implementacin material. La Idea inicial representa que elucubracin intelectual han tenido sus integrantes, y que ocurrencia ha dibujado su imaginacin conjunta. A fines prcticos, la mencionada Idea Genetratriz es considerada entonces el QUE emergente de la creatividad grupal. Cuando se refieran los ojetivos y mtodos que su materializacin implican, el QUE ser la referencia fundamental de toda actividad y etapas considerada necesaria. Todos las tareas definidas en la ruta de existencia debern actuar en concordancia para darle realidad. Es as que para simplificar el concepto y de manera simblica una pregunta representa, en el Marco de la Filosofa de los Grupos de Trabajo TETRA, la Idea Generatriz. Dicha pregunta debera utilizarse toda vez que se tenga la duda de si un paso en la organizacin de tareas est en lnea con lo que se desea. Esta es : QU producto genera este proyecto ? Cuando estas instancias de creatividad suceden con periodicidad suficiente puede considerarse conveniente darle utilidad. Uno de los esquemas de trabajo que puede utilizarse para dar cohesin a esa efervescencia intelectual es formar el llamados Grupo de Trabajo TETRA. Los aportes que los cuatro compaeros hagan al grupo en forma de actividades, iniciativas y propuestas no recibirn ninguna clase de filtro inicial. Estos elementos configuran precisamente el Flujo Continuo de Ideas del Grupo, recurso fundamental para su trabajo. La dinmica con que se procesa este Flujo Continuo se apoya en una metodologa apropiada propiciando su proyeccin en pos del cumplimiento de las metas. Se multiplica as el entusiasmo individual, transmutndolo en Motivacin Grupal. Los mtodos elegidos permitirn la creacin de un plan de ejecucin flexible, de un proyecto. El mismo se basa en la idea generatriz, y determina una Ruta de Existencia en pos de los resultados ( productos, mtodos, informacin, servicios, etc ). Un proyecto describe una secuencia de pasos y una lista de recursos necesarios. Ejecutar esas directivas guiarn el producto desde su fundamentacin terica hasta el cumplimiento de las expectativas materiales del grupo. Principio TETRA : Cuatro es el nmero ptimo de roles y procesos para que un grupo de trabajo ejecute un proyecto con efectividad.

Filosofa TETRA: Cuatro son los Postulados de la Filosofa TETRA Cuatro son las Armonas de las que participa un proyecto : con el Todo, con los Principios Cientficos, con la Belleza y con la Comunidad. Cuatro grados de libertad tiene la creatividad intelectual : adelante, atrs, izquierda y derecha. Cuatro son los pilares de un Proyecto : una idea fundamentada, sus objetivos, su metodologa y su factibilidad. Fundamentacin del Grupo de Trabajo PORQUE ? Porqu es posible este proyecto ? La modalidad de trabajo del Grupo TETRA se inspira en la auto-organizacin de tareas de simultaneidad sincronizada como mtodo para alcanzar el cumplimiento de objetivos giles. Sus desarrollos se enmarcarn en la Iniciativa ABP ( Aprendizaje Basado en Proyectos ) utilizando la metodologa SCRUM e intentando abarcar los objetivos de la implementacin STEAM ( Science, Technology, Engineering, Art and Mathematics ). Los Proyectos TETRA intentan representar el Ideal de Trabajo de Grupo con Cuatro Partes en Sinergia Paralela. La motivacin de fondo de esas actividades ser el disfrute que proviene de la colaboracin positiva con la Comunidad, la Materializacin de las Propias Ideas, del Desarrollo de nuevas habilidades y conocimientos y tambin de manera fundamental la obtencin de rdito econmico. La fundamentacin describe como se demostrar la idea. En un trabajo cientifico consistir en una serie de demostraciones parciales que conducirn indefectiblemente desde la idea hasta su factibilidad. En el caso de un trabajo tecnolgico consistir en la descripcin de un principio de funcionamiento que conduzca desde la idea del producto hasta su materializacin. La fundamentacin siempre se considera cierta. Una vez listados los componentes de la fundamentacion, cabe preguntarse de donde provienen estas ideas ? Si provienen del mbito de la Ciencia ( iendo la comunidad cientfica la autoridad en ella ), el proyecto ser de carcter cientfico. Si provienen del ambito de la tecnologa, entonces el proyecto es de carcter tecnolgico. Si provienen del escenario de las investigaciones sociales, entonces se trata de un proyecto social. La ausencia de antecedentes de un producto de un ambito determinado puede indicar una de dos cosas : o bien que no es factible o bien que la idea es innovadora. A mayor definicion de la idea, se reduce la fundamentacion. La claridad del mensaje hace independiente la comprensin de la capacidad docente. No se comprende lo no se hace.

2. Integrantes y Asesores Sobre la Eleccin de Asesores Externos En primera instancia, se incluir un candidato con la figura de Asesor EXTERNO en el funcionamiento del Grupo TETRA. Luego de una entrevista personal donde se le explican la metodologa de reuniones, se lo participa en las tareas inherentes los proyectos que lo incluyan. Se le adjudicarn las responsabilidades de ASESOR EXTERNO y se le evaluar conforme a su rendimiento. Luego de un nmero suficiente de proyectos en que el mismo individuo ha contribuido ( en general, tres ) y siempre y cuando su evaluacin sea buena, se propondr al candidato el cambio de categora a ROL INTERNO. Se le informar sobre la naturaleza del Grupo TETRA : su Filosofa, su Fundamentacin, sus Objetivos y su Metodologa. En caso de ser aceptados, se considerar al individuo como INTEGRANTE y se le aplicarn los mismos derechos y responsabilidades que se aplican a sus integrantes originales. Para cada postulante a rol externo se debe seguir el siguiente sistema :

crear una carpeta con su nombre con todos sus datos ( CV, resultado de las entrevistas, etc.)

para que proyecto se lo convoca

explicarle la metodologa de trabajo ( sobre todo la importancia de las reuniones y su participacin en toda la extensin del proyecto )

Se le pregunta su pretensin salarial. Se contrasta con lo que el grupo pretende pagar. Si es menos, se evala motivar con una remuneracin mayor. Si es mas, se cie a lo pretendido por el grupo.

Fuente de Candidatos a Asesor Externo : a) Individuos con caractersticas y habilidades adecuadas, que sean del conocimiento personal y directo de sus integrantes originales : b) Candidatos que surjan de una propuesta en coordinacin con Instituciones de Enseanza y Formacin Profesional c) Candidatos que surjan de colocar un aviso en medios Texto sugerido del aviso para los medios : Se necesita persona idnea en electrnica o estudiante avanzado para empresa en formacin. Se valorar experiencia y referencias. Enviar currculum a :

3. Objetivos

CUALES Objetivos componen este Proyecto ? Los Grupos de Trabajo TETRA representan la oportunidad de aprovechar y canalizar las potencialidades de sus integrantes, de acuerdo a los postulados de su Filosofa. Como objetivos fundamentales sus proyectos tienen la doble intencin de contribuir a la comunidad y percibir una ganancia por ello. Formalmente, el grupo TETRA busca la Excelencia en la Planificacin de Proyectos con mtodos SCRUM y objetivos STEAM. ( Los objetivos representan el para que de la idea. Son las cualidades de la misma ) a) Metodologa SCRUM aceptada a prueba b) Todos tenemos que participar de todos los proyectos. c) La asignacion de las tareas apuntar a la satisfaccin de cada integrante. d) Se evaluara la participacion en las instancias periodicas de sprint a travs de los indicadores, activando las estrategias de correccin pertinentes.

4. Mtodos, Algoritmos y Procedimientos

( Metodologa SCRUM ) COMO se van a conseguir esos Objetivos ? Cada Idea se materializa con la aplicacin del llamado Esquema de Proyectos de los Grupos TETRA, que es adaptable a la naturaleza de cada desarrollo. Este proceso utiliza la Metodologa de ejecucin paralela auto-organizativa conocida como SCRUM. Una vez completada la evaluacin con informacin suficiente ( tambin llamada evaluacin real ) del proyecto se calcular el valor conocido como indice de factibilidad, el cual determina la posicin del mismo en el cronograma de trabajo. Este punto marca el final de la fase de Proyecto TETRA y el inicio de los trabajos especficos de desarrollo y comercializacin del producto. Las tareas se distribuirn entre sus integrantes mediante decisin colectiva y voluntaria, manteniendo una carga de esfuerzo equilibrada y preservando la motivacin grupal e individual. La ejecucin de las mismas ser en paralelo y simultnea, sincronizada por los plazos determinados por la planificacin de sprint. Reuniones de Organizacin de Grupo Determinan los mtodos y maneras en que el Grupo lleva adelante el cumplimiento de sus objetivos. Pueden ser en cualquier horario. Se realizarn tantas como requiera la definicion y estudio del funcionamiento del grupo. Se convocarn reuniones organizativas extraordinarias en caso de detectar errores, ambiguedades en los procedimientos o aspectos no considerados en el cumplimiento de los objetivos del Grupo. Reuniones de Motivacin y Desarrollo Sern el primer martes de cada mes. Tendrn por objetivo, entre otras cosas, aumentar la motivacin, el buen relacionamiento, el ejercicio de la Creatividad y otras fortalezas del grupo. Estas reuniones proponen la siguiente estructura : De 19 hs. a 20, se compartirn inquitudes,informacion, reflexiones y actividades de carcter general. De 20 a 20:30 se juegar al GO. De 20:30 en adelante se proyectar una pelcula, la que se comentar entre los asistentes a su finalizacin Las instancias de Motivacin y Desarrollo sern las oportunidades en que el Grupo TETRA tomar contacto con su ncleo de amigos, personas de intereses afines y la Comunidad en general. Los participantes ( personas pertenecientes a esos grupos ) sern bienvenidos y se fomentarn las charlas de temas apropiados, evitando la discusin de asuntos internos al Grupo TETRA. Reuniones de Funcionamiento Las Reuniones de Funcionamiento definen todas las etapas a cumplir entre la aparicin de la idea y su realizacin material. Son de varios tipos ( cada tipo con periodicidad, ocurrencia y contenido diferente ), a saber : Reunin de Proyecto Las reuniones de proyecto definen la ejecucin terica de la idea. La calidad de un

producto est fuertemente influida por la calidad de su definicin proyectada. Las etapas de esta definicin son dos : una, de aproximadamente una hora, evala de forma primaria el proyecto ( conocida como evaluacin ex-ante ) y otra ( u otras ) que evalan de manera completa el producto. Se realizarn tantas reuniones de este ltimo tipo como sean necesarias hasta considerar todos los aspectos tericos del mismo. Dichas instancias sern tpicamente de una hora o ms, siendo deseable que no superen dos. Cada 15 das se abrir una nueva serie de reuniones de proyecto, lo que equivale a comenzar peridicamente un nuevo producto. Se considerar un nmero ptimo de cuatro emprendimientos simultneos. Definicin de Evaluacin EX-ANTE : Es la evaluacin primaria de un proyecto, y consiste en analizar su factibilidad considerando el coeficiente de informacin disponible igual a 1. La evaluacin ex- ante finaliza cuando se est en condiciones de estimar aproximadamente las cifras de honorarios ( includos los asesores externos ). Cuando el proyecto supera la evaluacin ex-ante se comienza a analizar, en las siguientes reuniones de proyecto, su evaluacin COMPLETA. De ese proceso emerger que lugar debera ocupar en el cronograma, o si por el contrario no es factible ( lo que implica ocupar un lugar extremadamente lejano ). Reunin de Planificacin de Sprint Se realizarn luego de recibir la notificacin del cliente de la aprobacin del producto ( despus de transcurrido el perodo de tiempo definido como coeficiente de decisin de compra, que representa la permanencia del presupuesto del producto ). La reuniones de Planificacin se utilizan para definir el calendario que divide al proyecto en sus etapas constitutivas, define que individuos cumplen los roles del SCRUM ( dueo de producto, coordinador de SCRUM, Equipo de trabajo y roles Externos ) y asigna las tareas. Se respeta la organizacin emergente de las preferencias de los participantes, tendientes a cierto equilibrio de esfuerzos. Su duracin se estimar entre 30 min. y 1 hora. Reunin Trisemanal ( traily ) Las reuniones trisemanales sern de 15 min. por proyecto, pudindose extender solo en circunstancias extraordinarias. En ese tiempo, los integrantes presentarn de manera gil y sinttica las respuestas ( elaboradas de antemano ) a las tres siguientes preguntas : Que hice desde la ultima reunin respecto a las tareas que tengo asignadas ? Que har hasta la prxima reunin respecto a las tareas que tengo asignadas ? Que problemas estoy teniendo respecto a las tareas que tengo asignadas ? Las modificaciones de proyecto y modificaciones de producto solicitadas por el cliente son presentadas en esta reunin, en general por el rol de dueo de

producto. El tratamiento de Problemas y modificaciones requerir de reuniones organizativas extraordinarias, pudiendo significar incluso la modificacin del proyecto. Reunin de Presentacin de Sprint Ser de una hora, coincidiendo con una trisemanal. Es un tipo especial de reunin de Sprint, as que tiene las mismas caractarsticas que ellas, excepto su duracin. La presentacin de Sprint son las instancias mas importantes dentro del proceso de ejecucin del proyecto. Representan el final de una etapa y deberan generar un producto til desde la primera de ellas. Cuando se cumple la ltima establecida por el calendario, el producto est en condiciones de ser entregado al cliente. Las reuniones de funcionamiento se realizarn de manera fija los das Martes, Jueves y Sbados de 7 en adelante ( dependiendo del orden de ese da ).Sern puntuales, con tolerancia de inicio de 5 min. La concurrencia mnima ser de dos ( 2 ) participantes. Quienes que no asistan a una reunin recibirn una falta, contada por producto. Las faltas sin aviso no tendrn tolerancia, y se computarn como inasistencia de manera automtica. Las faltas con aviso equivaldrn a media falta, y tendrn una tolerancia de hasta 3 por producto. Luego de ese nmero pasarn a adjudicarse como inasistencia de manera automtica. Los diferentes tipos de reunin generarn un registro escrito con todos los datos relevantes, indicadores y resultados de evaluaciones, material de gran importancia para el cumplimiento de las posteriores etapas de la metodologa.

5. Recursos

a) Humanos Disponibles : Por Rol ( fijos en el equipo de trabajo ) Por Especificidad ( dependen del proyecto ) Roles externos : Por Especificidad ( asesoramiento y trabajos ) b) Materiales : Disponibles : componentes inversiones pagos adelantados No disponibles : elementos a adquirir

6. Relacin Costo / Beneficio

A) Costo de Producto El costo del Producto se obtiene sumando los costos de todas sus Fases ( Desarrollo y Venta ), los de los Recursos utilizados ( roles externos y materiales) y la ganancia del Grupo. El resultado de dicha suma ser ponderada por el coeficiente de Tiempo de Decisin del Cliente. Costo de FASE DE DESARROLLO Tiempo en horas * Arancel de Diseo Tiempo en horas * Arancel de Investigacin ( mas modificaciones ) Tiempo en horas * Arancel de Fabricacin ( mas modificaciones ) Para los tres primeros proyectos, se adiciona 1/3 de los Honorarios por Diseo de Modelo de Grupo de Trabajo ( amortizacin ). Costo de FASE DE VENTA Materiales ( incluidas las modificaciones ) Roles Externos Recursos Tiempo en horas de Planificacin de Estrategia de Ventas Tiempo en horas de Atencin al Cliente Tiempo en horas de Ventas Tiempo en horas de Seguimiento del Cliente Ganancia ( Costo de Desarrollo + Costo de Ventas ) * 0.3 Tabla de COEFICIENTES DE TIEMPO DE DECISIN DE COMPRA 0 a 30 dias, coeficiente 1 30 a 60 dias, coeficiente 1.2 60 a 90 dias, coeficiente 1.5 Valor Comercial del Producto ( Costo de Desarrollo + Costo de Venta + Materiales + Costo Roles + Ganancia ) * Coeficiente De Decisin de Compra Notas :

El Valor planificado es el clculo durante el proyecto con un Coeficiente de Decisin de Compra igual a 1. El Valor Real es el Valor planificado multiplicado por el Coeficiente de Decisin de Compra Real. La Relacin costo/beneficio es (todos los costos) sobre (todos los ingresos) y significa la rentabilidad de un producto y marca la eficiencia como empresa.

7. Factibilidad

Cuan posible es hacer eso ?

Coeficiente de Informacin del Proyecto : 1/1 + (Informacin suficiente - informacin disponible) ( 1 al 10 )

Calidad del Proyecto : ( honorarios + ganancia ) / ( Tiempo de Retorno )

Factor Estela ( Retornos no Econmicos ) :

Se define como la Posibilidad de un determinado Proyecto de conectar con nuevos mercados. En cierta forma, representa el Indice de Importancia del Cliente.

El Factor Estela decae con el transcurso del tiempo. Considerar en el cronograma los Links suministrados por Estela http://www.anii.org.uy/web/node/78 http://www.anii.org.uy/web/node/88 http://www.maldonadonoticias.com/beta/medio-ambiente/2856-eco-parque-del- humedal-del-arroyo-maldonado-podr%C3%A1-convertirse-en-sitio-ramsar.html

Variable Sustentabilidad de la Empresa : Ingresos por mes = ganancias + honorarios de todos los proyectos cobrados Sustentabilidad ( para junio de 2015 ) = 40.000/( ingresos por mes )

Factor Permanencia de un Producto Representa cuantas veces puede ser vendido el producto, generando una ganancia post amortizacin

Factibilidad de un Proyecto: Sustentabilidad * Informacin * ( Calidad del Proyecto + Estela )

********* REVISAR ********* Dinmica de Rentabilidad ( recursos para contingencias - costos a la fecha no contemplados ) / ( recursos para contingencias ) El estudio de costos debe incluir un item de recursos pecuniarios para contingencias ( modificaciones, riesgos de diseo, fallas de materiales, factores no considerados )

Incluir el "coeficiente de distancia entre proyectos", el cual influye en el ndice de factibilidad ( factibilidad A y factibilidad B relacionadas con costos e informaciones )

Incluir el "punto de oportunidad" que mide el tiempo en que TETRA es capaz de dar una devolucin a una solicitud de proyecto vs. el tiempo de Retorno. Habr uno

"planificado" ( con coeficiente de decisin del cliente igual a 1 ) y uno "real" ( con el coeficiente real de decisin ).

Cuando el proyecto es de propio, el punto de oportunidad se supone 1 y se corrobora al final de la elaboracin de la factibilidad real.

8. Creacin de Empresa

Cuando el Grupo TETRA permanece con sustentabilidad de valor 1 durante 6 meses se le declara autosustentable.

Ese punto invitar a considerar la conveniencia de la Creacin de la EMPRESA TETRA, indicando el cumplimiento satisfactorio de la primera Etapa de Expectativas del Grupo de Trabajo TETRA.

9. Cronograma a) Etapas y Fechas para el Cumplimiento del SCRUM b) Instancias de Monitoreo y Seguimiento - Evaluacin

( Mediante Google Calendar ) c) Evaluacin Final

10. Evaluacin y Estrategias de Correccin Los criterios de evaluacion son los siguientes :

a) Evaluacin de los integrantes del proyecto b) Evaluacin del Rendimiento Grupal Indicadores Personales Las instancias de evaluacin se producen en cada Sprint de cada producto. Se utiliza el procedimiento de calificar los trabajos de todos los integrantes de manera individual y luego notificar los valores al coordinador de Scrum en un lapso de tiempo cronometrado a 10 segundos. No est permitido repetir los valores. Presentismo ( 10 / Total de Reuniones por Sprint ) * ( Asistencias ) ) Calidad en la ejecucin La Escala de Valores de Calidad ser del 1 al 10, representando el valor 1 un trabajo no entregado y 10 uno entregado con la calidad planificada. El Valor de Calidad de los trabajos entregados representa el grado en que se cumplieron los objetivos de las tareas asignadas a un integrante en un Sprint, y se obtiene promediando la calificacin consciente y objetiva de los integrantes de TETRA ( sean tres o cuatro en un determinado momento ) acerca de las mismas. Su valor puede ser cualquier nmero. Ritmo ( Tiempo transcurrido antes de la entrega en dias ) / (Tiempo de duracin de la etapa en dias ) Indicadores Grupales Desempeo Grupal por Producto ( Suma de Valores de Calidad ) / ( 40 ) Dinamica de Rentabilidad Dinmicas iguales a uno significan que el producto es rentable enlos trminos del proyecto. Dinamicas menores que uno significan que el producto ha dejado de ser rentable y debe reconsiderarse su factibilidad Mecanismos de Monitoreo y Seguimiento Evaluaciones en cada Reunin Trisemanal Mecanismos de evaluacin

Rendimiento Personal = ( Presentismo ) + ( Calidad / Ritmo ) Compromiso con el Sprint = Rendimiento / 20 ( 20 significa presentismo, calidad y ritmo ideales ) Aprovechamiento de Recursos Personales = Compromiso / Plazo ???? ( corregir esto ) Estrategias de Correccion Presentismo El valor del presentismo representa el porcentaje a cobrar de lo calculado por ganancia En caso de enfermedad y/o abandono de proyecto se ajustarn las ganancias de manera proporcional a lo participado En caso de enfermedad se considerar realizar la reunin en la casa del enfermo Si no se completa el qurum por razones de enfermedad, el proyecto se suspender hasta que las reuniones vuelvan a dos integrantes o ms Ritmo de trabajo Interpretacin : Si el ritmo es mas lento ( mayor que 1 ), significa que : A) El ejecutor tiene problemas que no ha podido resolver o bien B) La tarea no corresponde a sus competencias Si el ritmo es mas rpido ( menor que 1 ), significa que : A) La planificacin dispuso los recursos humanos de manera inadecuada, desaprovechndolos Valores de ritmo mayores que uno pueden tambin revelar problemas en el compromiso con las tareas, los que deberan solucionarse antes de la siguiente presentacin de Sprint. Cuando el valor de ritmo sea superior a 1,5 o inferior a 0,5 ( revisar este criterio ) en cualquiera de los Sprint, debe considerarse la replanificacin de los recursos humanos. Compensacin por Abandono de Proyecto : Cualquiera de los integrantes del grupo puede apartarse de un proyecto determinado debido a una razones justificadas o como consecuencia de la interpretacin de sus evaluaciones personales. Por ejemplo, cuando un integrante tiene valores de ritmo superiores a 1,5 en dos sprint diferentes debe considerarse su sustitucin para ese producto, ( pudiendo afectar seriamente la factibilidad del mismo ). As, cuando un integrante afecte de manera imprevista la factibilidad de dos productos o mas, debe considerarse su re-clasificacin como asesor externo ( con derecho a honorarios pero sin participacin de ganancias ) durante un perodo de 6 meses.

Si se trata de un Asesor Externo, no le corresponde el pago de sus Honorarios ( debido al incumplimiento de la tarea convenida ). Esos recursos se dispondrn para la contratacin de un nuevo asesor externo. Si se trata de un integrante, sus ingresos ( honorario mas ganancia ) se calculan en proporcin al tiempo trabajado. La persona que abandona el proyecto puede proponer al Equipo una solucin sugerida con antelacin suficiente ( por ejemplo cumplir con las tareas por adelantado o sugerir la presencia de un sustituto, ambas cosas sujetas a la consideracin del grupo ). Cuando el abandono del proyecto ocurre de manera voluntaria en dos oportunidades dentro de un lapso de seis meses, el integrante pasar a la categora de Asesor Externo durante los seis meses siguientes a la decisin. La persona puede declinar esa clasificacin, y alejarse del grupo total o parcialmente durante ese perodo de tiempo. En caso de continuar participando activamente como asesor externo y siempre conforme a su evaluacin ( en competencia con los dems asesores ) se propondr su re-calificacin como Integrante del Grupo. Desempeo Grupal por Producto El valor debe tender a 1

11. Producto Terminado. Publicacin de Trabajos y Conclusiones

12. Proyectos Derivados

PARTE II PROCEDIMIENTOS