espacios de colaboración para la gestión documental. intranet de la bne. ana carrillo pozas
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Presentación del estado actual y su evolución realizada el 22 de septiembre de 2014 en el Consejo de Dirección de la Biblioteca.TRANSCRIPT
Espacios de colaboración para la gestión documental
Intranet de la BNE
Presentación de estado actual y evolución
Consejo de Dirección, 22 de septiembre de 2014
Ana Carrillo Pozas
1
Intranet BNE: espacios de colaboración La Intranet de la Biblioteca provee a los
empleados de servicios de gestión documental desde mayo de 2013 y se ofrecen a través de espacios de colaboración.
Estos servicios están soportados por la herramienta Alfresco Share, si bien, se han desarrollado funcionalidades propias en la línea de sentar las bases de una Gobernanza de la Información de la BNE.
Alfresco se ha integrado en la Intranet de la BNE, soportada por el gestor de contenidos OpenCMS.
2
3
Los espacios de colaboración son un medio. El fin último es garantizar la adecuada gestión de los documentos que generan o reúnen diariamente las diferentes unidades de la Institución en el ejercicio de sus funciones.
LÍNEAS DE TRABAJO
Mayo 2013 – julio 2014
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Desarrollos evolutivos para Gobernanza de Información Formación a usuarios y gestión del cambio
Estructura del Sistema de Gestión Documental BNE
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Alfresco v.4.2.c Community Edition
Desarrollo propio de funcionalidades
v.3.0.1
Mapa de Procesos Esquema de
metadatos para documento-e BNE
Desarrollos evolutivos definidos por BNE
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Mapa de Procesos
Proveer a la gestión documental de un marco de Gobernanza de Información
Vinculación de espacios de colaboración (sites) con procesos del Mapa
Modelo de datos
2 nuevos procesos 13 nuevos subprocesos 134 nuevas series documentales 47 subprocesos/series modificados
Bibliotecas de Documentos controladas Esquema de metadatos de documento BNE en consonancia con ENI
Vinculación de espacios de colaboración con el Mapa de procesos BNE
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Subproceso: Normalización de procesos técnicos
Proceso: Proceso técnico de fondos
MAPA DE PROCESOS ESPACIOS DE COLABORACIÓN (Alfresco)
Grupo de Trabajo de Normalización
Biblioteca de Documentos del Grupo Series:
Modelo de datos El modelo de datos de Alfresco ha sido extendido para dar cabida a los nuevos metadatos requeridos: Tipo documental Proceso Subproceso Serie Denominación ENI Unidad productora Condiciones de acceso Condiciones de reutilización Grupos de trabajo
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Esquema de metadatos del documento
9
Metadato Fuente
Título del documento Fichero
Nombre del fichero Fichero
Descripción Usuario
Tipo MIME Alfresco
Autor Fichero
Tamaño Alfresco
Creador Fichero
Fecha de creación Alfresco
Modificador Alfresco
Fecha de modificación Alfresco
Tipo documental Mapa de Procesos BNE
Proceso Mapa de Procesos BNE
Subproceso Mapa de Procesos BNE
Serie Mapa de Procesos BNE
Denominación ENI Mapa de Procesos + Alfresco (Desarrollo propio)
Unidades productoras Mapa de Procesos BNE
Condiciones de acceso Mapa de Procesos BNE
Condiciones de reutilización Mapa de Procesos BNE
Grupos de trabajo Alfresco (site)
Definidos por BNE
Formación a usuarios y Gestión del Cambio
Form
ació
n Inicial
Periódica
Avanzada
Gestión del Cambio
Integración de Alfresco en la Intranet BNE
1 sesión con la organización del grupo, para formarles en los nuevos procedimientos colaborativos
sesiones semanales y temáticas: flujos de trabajo, versionado de documentos, etc
1 sesión avanzada incluida en el Plan de Formación de la BNE 2014
Más información en: Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito, Blog de la BNE, 31 oct. 2013
RESULTADOS
11
Nº de espacios de colaboración para gestión documental
12
4
8
21
0
5
10
15
20
25
mayo-13 diciembre-13 julio-14
Nº espacios
Nº de empleados miembros de espacios de colaboración
13
28
82
174
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
mayo-13 diciembre-13 julio-14
Nº miembros
Porcentaje de empleados usuarios de espacios de colaboración
14
41,62% Miembros deespacios decolaboración
Nº de efectivos en la BNE: 418
Fuente: Área RRHH (16/09/2014)
Procesos con espacios de colaboración asociados
15
2
2
4 5
2 3
1
1
Nº espacios de colaboración
Espacios de colaboración existentes
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Tipología de espacios de colaboración
17
Para funcionamiento de los Grupos de Trabajo. GT de Plan Estratégico. GT del Plan RISP. GT de Conservadores Web. GT de Depósito Legal Electrónico. GT de Normalización. GT de Circulación. etc
Para la gestión de los procesos. Gestión de la información, los documentos y el conocimiento. Procesos técnicos de seriadas. Comunicación interna. etc
Crecimiento del repositorio
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Nº documentos: 1.840
Tamaño (MB): 1.500 MB
Documentos críticos que se están elaborando en estos espacios
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Plan Estratégico 2015-2018. Plan RISP.
Política de comunicación interna.
Borrador del RD de DLe.
Diversos procedimientos de catalogación, circulación...
……
Sentando las bases del futuro Archivo digital de la BNE
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El esquema documental resultante es el mapa de procesos de la BNE.
PRÓXIMOS PASOS
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Migración de documentos…
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De OpenCMS… Sistema de Gestión de Contenidos de Intranet
…a Alfresco Sistema de Gestión Documental BNE
Análisis y descripción de 3.700 documentos
CONTINUARÁ……..
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ANA CARRILLO POZAS
Ana Carrillo Pozas
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Jefe de Servicio de Intranet Responsable del Sistema de Gestión Documental
y del Mapa de Procesos
Biblioteca Nacional de España
@anacarrillop