ESCUELA DE ADMINISTRACIÓNORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y MÉTODOS I

UNIDAD 1ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES

INTRODUCCIÓN

• 1821: los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficientes, cuyos antecedentes se remontan a la aparición de la era moderna.• 1965: al establecimiento del

proceso de modernización administrativa.

La creación de las Unidades de Organización y Métodos se vincula:

INTRODUCCIÓNSe inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración.

1917 - 1964

ORIGEN Y FORMACIÓN

1965

CONSOLIDACIÓN

Se modernizar la administración y se introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

INTRODUCCIÓNToda empresa tiene como objetivo central ser competitiva, pues de lo contrario tenderá a su degeneración y muy posible desaparición. Las empresas hoy día tienen sólo dos alternativas: Crecer o Morir.

ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES

OBJETIVOS Y FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)

• Actividad organizativa desde el trabajo en grupos, para racionalizar las acciones de sus componentes + rendimiento – esfuerzo. (Moisés).

• Origen de racionalización y organización en el siglo XVIII, en las empresas industriales. Taylor y la Rev. Industrial : “patrones” de trabajo (división del trabajo, distribución de tareas y tiempo de ejecución), aparecen los Principios de Administración Científica, como base de O&M.

ANTECEDENTES• FRANCIA: Organización Científica; Organización Racional del

Trabajo, Racionalización del trabajo.• En EE.UU.: Administración Científica, Planeamiento

Administrativo; Experto en Adm. de Empresas.• En INGLATERRA: W. Wilson por primera vez usó el término

Organización y Métodos para Administración, organización y racionalización.• Es una Técnica aplicada al principio en la industria, luego

en el comercio y finalmente en los Servicios y el Gobierno, para racionalizar gastos y aumentar beneficios.

• Actualmente se aplica para consolidar ventajas competitivas y la excelencia de la gestión empresarial.

OBJETIVOS• Contribuir a la formación de una filosofía de

organizaciones y gestión empresarial, mediante la aplicación de marcos conceptuales sólidos, de teorías y técnicas válidas en nuestro medio.

• Desarrollar conceptos y prácticas de organización, sistemas y procesos empresariales, de forma actualizada, según la demanda de las modernas organizaciones

• Desarrollar en el estudiante los conocimientos y las habilidades para optimizar la administración de los recursos en la organización.

OBJETIVOS• Impulsar la preocupación por el entorno en donde las

organizaciones desarrollan sus actividades, con el fin de detectar las oportunidades y amenazas e identificar las alternativas que pueden ser aprovechadas.• Lograr la adecuación de las tradicionales técnicas de

organización, sistemas y procesos empresariales con los nuevos requerimientos derivados de la “gestión de datos” ó tratamiento electrónico de la información.• Optimizar el funcionamiento general de la estructura

organizacional, los procesos empresariales y la gestión de RR.HH., buscando lograr en cada actividad profesional “la optimización de la eficiencia en la administración de los entes.

OBJETIVOS• Brindar las herramientas para detectar y solucionar

falencias en las estructuras de funciones, de procedimientos, de control interno, de asignación y utilización de recursos, mediante la aplicación de los conocimientos basados en cimientos teóricos sólidos, combinados con estudios de casos prácticos.• Mantener a cada estructura como una organización

eficiente, adecuada a sus requerimientos, con enfoque globalizante, con estrategias que aseguren el cumplimiento de sus objetivos y mantener su competitividad

local con proyección internacional.

CONCEPTOSO&M es un campo de especialización de la Ciencia de la Administración que tiene por objeto:

Lograr la excelencia en la organización y gestión empresarial

Definiendo en forma clara y precisa la Visión, Misión,

Filosofía, Objetivos, Políticas y Estrategias de la empresa.

Para consolidar ventajas competitivas, y lograr la satisfacción plena de clientes internos y externos de la empresa.

A través del diseño, desarrollo, e implantación de estructuras organizacionales, de sistemas

y procesos operacionales.

De acuerdo con las características y exigencias

del ambiente, y a los recursos disponibles

CONCEPTOS• Michael Addison: “…es una función especializada

que se establece para aconsejar en la introducción

de nuevos métodos de administración y estructuras de organización, que reduzcan los costos sin imponer un esfuerzo insoportable o causar daños reales a la estructura social de la empresa…“

• R.G.Anderson: “…es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos burocráticos, así como el control dentro de la empresa, mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos administrativos en vigencia… “

• Lardent y Loro: “…es la función de la Administración que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos, para optimizarlos para el logro de los objetivos definidos”. De este análisis surgirá una propuesta para mejorar la eficiencia, la eficacia, el esquema jerárquico e informativo...”

IMPORTANCIA DE O&M• Las empresas se interrelacionan con factores económicos,

tecnológicos, políticos, legales, sociales, culturales, demográficos, ecológicos y éticos, proveedores, competencia, clientes y usuarios.

• Este entorno hace necesario cambios frecuentes en las políticas, estrategias, y estructura, métodos, sistemas y procesos.

• Para diagnosticar y proponer opciones de solución en la optimización y establecimiento de métodos, procesos y sistemas de trabajo, y asesorar a directivos.

• El volumen y la modalidad de transacciones Internacionales evidencian la necesidad de actualizarse con los nuevos métodos y técnicas.

IMPORTANCIA DE O&M• La aparición de nuevas tecnologías, bienes y servicios,

hacen que los métodos, sistemas y procesos empleados actualmente se vuelvan rápidamente obsoletos.

• La diversificación y el crecimiento de las actividades de las empresas, hace que los Directivos y los Gerentes deban dedicar mayor tiempo a; las políticas y estrategias empresariales, a la planificación y al control de la gestión y de la calidad de los resultados.

• La descentralización que obliga a dejar bajo la responsabilidad de los subordinados la tarea de la ejecución.

IMPORTANCIA DE O&M

• La importancia real de O & M radica en el análisis organizacional, de los métodos, sistemas y procesos operacionales, para diagnosticar y proponer las opciones de solución, para optimizar la organización.

• Proporcionar a los gerentes el asesoramiento para el logro de una administración eficiente y eficaz.

FUNCIONES GENERALES DE O&Ma. Referentes a la organización:

Estudios y diagnósticos de la organización y

funcionamiento de empresas.

Asesora para definir Visión, Misión, Filosofía, objetivos,

políticas y estrategias.

Análisis, diseño, desarrollo e implantación de estructura, y

funciones.

Identificar y recomendar necesidades

y tecnologías de información.

Determinar necesidades de RRHH en calidad, cantidad, sector, capacitación.

FUNCIONES GENERALES DE O&M

Difundir técnicas y procesos de gestión administrativa.

Elaborar el plan global de reforma administrativa.

Definir e implantar el Sistema de Información Gerencial

(SIG).

Formular reglamentos, circulares, etc.

Estudios de factores físicos (oficinas, interiores,

espacios).

Elaborar y actualizar manuales de Políticas, Estructuras,

Organización y Funciones, Procedimientos.

a. Referentes a la organización:

FUNCIONES GENERALES DE O&Mb. Referente a los métodos, sistemas y procesos:

Definir tácticas, planes, métodos, sistemas y procesos

operacionales.

Análisis, diseño desarrollo e implantación de los sistemas

y procesos operacionales.

Recomendar sistemas de comunicación adecuados

dentro y fuera de la empresa.

Estudiar los aspectos administrativos de los Planes y Programas de

toda la empresa.

Diseño de formularios de trámites o procesos

y mantenerlos actualizados.

Promover la modernización y

racionalización de métodos, sistemas y

procesos.

CON QUIÉN DEBE TRABAJAR EL ANALISTA DE O&M

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE O&MLa estructura organizacional de un órgano de O&M así como la calidad y cantidad de Recursos Humanos requerido para su funcionamiento, dependerán principalmente:

a)Del tamaño de la empresa;

b)Del volumen y complejidad de sus actividades; y

c)Del tipo de tecnología de información utilizada.

UBICACIÓN DEL ÓRGANO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)

• O&M por la naturaleza de sus funciones es un órgano de asesoría,

• Su ubicación ideal en la estructura organizacional es en el nivel directivo o institucional.

• En las grandes empresas o corporaciones se pueden crear Asesorías de Organización y Procesos (O&M) en los diferentes niveles de la estructura organizacional como;

• Asesorías de Gerencias, Asesorías de Departamentos, etc., que pueden estar dispersas geográficamente pero coordinadas funcionalmente por el órgano central de Organización y Procesos (O&M) de la empresa o institución.

¿CREACIÓN DE UN ÓRGANO INTERNO O CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA EXTERNA?

Toda empresa u organización tiene básicamente dos opciones para la utilización de los servicios de Organización y Procesos Empresariales (O&M), una como un órgano interno y la otra como contratación de consultoría externa.

Para la creación de un órgano INTERNO de (O&M) es necesario considerar varios factores.

CREACIÓN DE UN ÓRGANO INTERNO DE (O&M)

VENTAJA:Tener una organización dinámica, actualizada y los métodos, sistemas , proceso o procedimientos adecuados a las características y necesidades de la empresa u organización.

1. Tener en cuenta la naturaleza y el volumen de las actividades.2. Los recursos humanos disponibles.3. La clase de tecnología utilizada.4.Los recursos financieros de la empresa.

CREACIÓN DE UN ÓRGANO EXTERNO DE (O&M)

Para la creación de un órgano EXTERNO de (O&M) es necesario considerar varios factores.

Una empresa pequeña o mediana, cuyo volumen de actividades no justifica la creación de una unidad de O&M, sería más recomendable la contratación de consultoría externa.

La creación y el funcionamiento de un órgano permanente dentro de la estructura organizacional representará un considerable costo en el funcionamiento de la empresa.

ORIGEN DE UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)

¿Cómo se origina un trabajo de Organización y Procesos Empresariales (O&M)?

En cualquier tipo de organización un trabajo de organización y procesos Empresariales (O&M) puede originarse a través de tres conductos principales:

1. A pedido de la parte interesada;2. A pedido o iniciativa del órgano interno de O&M; o3. A pedido o por disposición de la gerencia superior.

CUALIDADES DE UN ANALISTA O CONSULTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS EMPRESARIALES (O&M)

Cualidades requeridas para ser analista o consultor de Organización y Procesos Empresariales (O&M):

1.MENTE ANALÍTICA: capacidad de analizar y separar las partes de los problemas.2.PODER DE PERSUASIÓN: capacidad de convencer para que su propuesta sea aceptada por la alta dirección.3.PRACTICIDAD: debe ser objetivo en sus apreciaciones y emitir soluciones adecuadas a la capacidad de reforma4.PRUDENCIA: debe saber escuchar y guardar los secretos de los problemas.5.ENTUSIASMO Y VOCACIÓN: aptitud que estimula la iniciativa y capacidad creadora.6.TACTO: debe ser un profesional en Administración.

ERRORES QUE DEBEN EVITARSE

Son comunes las denominaciones como “El Departamento de Organización, Sistemas y Métodos” o “La Dirección de Organización, Sistemas y Métodos” o “El Director del Departamento de Organización, Sistemas y Métodos y otros.

Es importante recordar que la función de un órgano de Organización y Procesos Empresariales (O&M) es de asesoría y, por tanto, aunque esté ubicado al nivel gerencial, departamental o divisional, NO ES RECOMENDABLE LLEVAR LA DENOMINACIÓN DE UN ÓRGANO DE LÍNEA sino simplemente ORGANIZACIÓN Y PROCESOS (O&M).

FASES O ETAPAS DE UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

1° FasePlanificac

ión de tareas

2° FaseRecolecci

ón de datos

3° FaseAnálisis de datos

4° FaseElaboración de la

propuesta

5° FasePrueba o experimentación

6° Fase

Implementación

7° FasePresentac

ión del informe

final

8° Fase

Control ulterior

MUCHAS GRACIAS!!!