es la planeación, organización, dirección y control de...
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Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología, para lograr un
objetivo a corto mediano o largo plazo.
Incluye una ultima etapa de evaluación y seguimiento que posibilitará que el proyecto tenga continuidad.
El éxito de un proyecto radica en gran medida de una buena administración, aunque si no se realiza un diseño adecuado la administración del mismo esta condenada a
fracasar o cuando menos a tener muchos problemas.
1.- Inicio de proyecto
2.- Planificación Estratégica
3.- Implementación o Desarrollo
4.- Supervisión y control
5.- Conclusión o cierre del proyecto
Inicio del proyecto: Hace referencia al proceso de concepción, ordenamiento, elaboración y gestión de recursos o autorización para la realización del proyecto
Planificación Estratégica: Se refiere a cuando se da un arranque formal al proyecto, es decir cuando los recursos y tiempos son autorizados para el desarrollo del mismo. Generalmente conlleva una etapa de reajuste al plan inicial, haciendo las modificaciones pertinentes al tiempo, los recursos, el personal, etc., que desarrollaran el proyecto en si.
Implementación o Desarrollo. Es la puesta en marcha del plan que se elaboró, siguiendo las actividades, tiempos y presupuestos acordados inicialmente. Se debe cuidar cumplir con los compromisos establecidos, las metas y objetivos del proyecto.
Supervisión y control: Es el proceso de seguimiento que debe darse al proyecto, con el se comprueba el avance del mismo. Así mismo sirve para identificar áreas de oportunidad y realizar los ajustes necesarios sobre el proyecto que se encuentra en marcha. Se realiza desde el inicio del proyecto, aunque tiene un mayor peso en la etapa central y final del mismo.
Conclusión o cierre del proyecto: Debido a que un proyecto es un proceso temporal, al igual que tuvo un inicio debe tener un fin. No existen parámetros para decir cuanto tiempo es el necesario, muchas de las veces te limita el donante, el año fiscal o el mismo beneficiario. Es necesario contemplar desde un inicio la temporalidad del proyecto y realizar las actividades de conclusión del mismo. Este proceso de cierre debe hacerse responsablemente, y de necesario contemplan un proyecto de continuidad.
Continuidad del Proyecto
PASOS BÁSICOS PARA UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE PROYECTOS:
1. Nunca iniciar sin un objetivo bien definido 2. Fragmentar el proyecto 3. Invertir tiempo en la planeación 4. Involucrar al equipo en la planeación y el control 5. Fomentar la cohesión entre los miembros del equipo 6. Prevenir problemas que pudieran presentarse 7. Antes de ejecutar, establecer líneas de Base de Acción 8. Mantener claro el objetivo principal del proyecto 9. Establecer un proceso para monitorear y controlar 10. Atender primordialmente los puntos críticos 11. Tomarse el tiempo necesario para cerrar el proyecto 12. Utilizar una metodología para todos los proyectos
Toledo, 2002
1. Nunca iniciar sin un objetivo bien definido: De esto depende en gran medida se siga una línea central de acción, y que todo el equipo de trabajo, labore en pro del cumplimiento este objetivo.
2. Fragmentar el proyecto: EL dividir el proyecto en fases y subfases permite dar un mejor seguimiento al proyecto, así como conocer su estatus de avance.
3. Invertir tiempo en la planeación: Muchas de las veces no se da el tiempo para realizar una planeación objetiva del proyecto, sobretodo si se tuvieron modificaciones en tiempo, metas o presupeustos al proyecto inicial.
4. Involucrar al equipo en la planeación y el control: Si se deja todo el proceso de planeación y control de las actividades al coordinador o responsable, el resto de equipo operativo se siente ajeno, lo que afecta el sentido de pertenencia y las ganas de colaborar por el éxito del mismo.
5. Fomentar la cohesión entre los miembros del equipo: Un elemento que suele ser pasado por alto es que los proyectos son emprendidos por personas, por lo cual se debe generar un ambiente sano para el desarrollo de las actividades y la colaboración entre estos.
6. Prevenir problemas que pudieran presentarse: La gestión y prevención de conflictos es necesaria en todo momento debido a las susceptibilidades que pudieran presentarse en un entorno que maneja tiempos, recursos y compromisos definidos.
7. Antes de ejecutar, establecer líneas de Base de Acción Es la parte central de la planeación, estos ejes deben ser del conocimiento de todos los involucrados.
8. Mantener claro el objetivo principal del proyecto: Con el fin de evitar el desvío de la línea central es necesario mantener en todo momento una copia del objetivo central para verificar se siga cumpliendo con el propósito comprometido.
9. Establecer un proceso para monitorear y controlar: Desde un inicio se debe contemplar la temporalidad y la responsabilidad para hacer el seguimiento y evaluación.
10. Atender primordialmente los puntos críticos: Una vez que el proyecto es dividido por fases, se deben especificar cuales son las etapas centrales y darles seguimiento, cuidando no descuidar la fases menores.
11. Tomarse el tiempo necesario para cerrar el proyecto: Al igual que la planeación inicial, es necesario que se contemple un tiempo de planeación del proyecto, donde se determine que sucederá posteriormente al cierre formal del proyecto (continuidad).
12. Utilizar una metodología para todos los proyectos: Se recomienda tener bien claro una metodología y seguirla para el cumplimiento del proyecto.
METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Los proyectos deben ser divididos en fases y antes de iniciar con cada una de ellas debe existir un plan
Define roles y responsabilidades que corresponden a cada fase
Puntualiza el presupuesto, debe ser bien definido y administrado.
(Neville, 2005)
Divide y Vencerás…
Para facilitar el trabajo de administración se recomienda dividir el proyecto en partes o “fases”.
Cada fase es independiente, pero esta interrelacionada con las otras en función del cumplimiento del objetivo general y las metas comprometidas.
Debe existir un orden espacio temporal entre estas, ya que al estar interrelacionadas muchas de las veces los procesos dependen de la fase anterior para desarrollarse, aunque esto no implica que no se puedan dar por fases al mismo tiempo.
Se pueden generar subfases tanto como sea necesario para clarificar las acciones a emprender y facilitar el proceso de administración del mismo.
Proporcionar Alimentos Balanceados a Niñas de
la Casa Hogar X
Establecer una dieta balanceada a las niñas
Brindar alimentos en forma oportuna
Adquisición de alimentos
Entrega de alimentos
cotizaciones
Compras Despensas
Logística
Transporte
Contabilidad
Elaborar dietas personalizadas
Capacitar a Cocineras
Desarrollo
Capacitación Dx a cada niña
Plan de Dietas
Seguimiento Evaluación
Para estructurar una correcta división del trabajo operativo y contrastar su funcionalidad, pueden ser útiles los siguientes cuestionamientos:
• ¿Qué hay que realizar?
• ¿Cuándo deberá estar terminado?
• ¿Cómo realizar la tarea?
• ¿Dónde realizarla?
• ¿Quién será el encargado de hacerla?
• ¿A cuánto podrá ascender su costo?
• ¿Cómo se garantizará su cumplimiento?
Al responder estas preguntas se facilita la delimitación de responsabilidades, sí como se prevee la planeación.
Es necesario que en todo proyecto se considere establecer un orden jerárquico, por mínimo que este sea
Facilita el trabajo de Planeación, Desarrollo y Evaluación
FIGURAS MÍNIMAS RECOMENDADAS Y SUS FUNCIONES
Coordinador Asegurar el cumplimiento del objetivo (Acciones) Representación formal del proyecto Facilitar el trabajo en equipo y la comunicación Inspirar confianza y motivación al equipo operativo y beneficiarios Manejo de Conflictos y Resolución de Problemáticas Administración Efectiva del Tiempo
Responsable de evaluación
Responsable de verificar el cumplimiento de las tareas según cronograma. Apoyo y vinculación con el coordinador para sugerir mejoras o correcciones
La comunicación interna durante la ejecución de un proyecto es decisiva para el éxito del mismo
Entendida no como mera transmisión de información, sino como proceso de intercambio, formación, consensos y orientación hacia el objetivo del proyecto.
SI SE CUENTA CON UNA VISIÓN COMÚN Y TAREAS COMPARTIDAS, LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN SE
FACILITAN Y SE EVITA EL CONFLICTO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Es un plan o ruta de acciones para indicar como se logrará el alcance del proyecto a tiempo y dentro del
presupuesto
Pasos:
1. Definir claramente el objetivo del proyecto
2. Dividir y subdividir en paquetes de trabajo
3. Definir actividades especificas
4. Presentar un esquema de relación de actividades
5. Hacer un estimado en tiempo y costos
6. Obtener un CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
Su elaboración se facilita si se sigue las siguientes ideas:
Proporcionar Alimentos Balanceados a Niñas de
la Casa Hogar X
Establecer una dieta balanceada a las niñas
Brindar alimentos en forma oportuna
Adquisición de alimentos
Entrega de alimentos
cotizaciones
Compras Despensas
Logística
Transporte
Contabilidad
Elaborar dietas personalizadas
Capacitar a Cocineras
Desarrollo
Capacitación Dx a cada niña
Plan de Dietas
Seguimiento Evaluación
Proporcionar Alimentos Balanceados a Niñas de
la Casa Hogar X
Brindar alimentos en forma oportuna
Adquisición de alimentos
Cotizaciones
Compras
Contabilidad
Responsable(s)
Fecha para desarrollo
Costo Estimado
Presupuesto Asignado
Requerimientos
Responsable(s)
Efraín
Del 15 al 20 de junio
Fecha para desarrollo
$60.00
Costo Estimado
Presupuesto Asignado
$0.00 (jejeje)
E Mail, Teléfono, Visitas
Requerimientos
EJEMPLO
Al igual que las líneas base de acción te permite trazar un plan o ruta de las actividades del proyecto, y gráficamente te permite verificar a los responsables y el cumplimiento de estas.
Pasos:
1. Definir claramente las etapas o actividades especificas a realizar.
2. Ordenar las actividades en secuencia lógica de trabajo, tomando en cuenta la necesidad de un orden cronologico-espacial.
3. Definir responsabales para las actividades.
4. Registrar el cumplimiento de las metas programadas en el diagrama de RED.
Solicitar cotizaciones en varios
establecimientos
1 Efraín
Revisar cotizaciones y elegir la mejor opción
2 Efraín y Juan
Establecer convenio con establecimiento
3 Juan y Efraín
Realizar las compras de acuerdo al presupuesto
4 Juan
Establecer forma de entrega de mercancía y comprobantes fiscales
6 Juan y Yazmin
Realizar el pago de la mercancía según el
acuerdo previo
5 Juan
Control de Facturas para comprobación
7 Yazmin
Entrega de mercancía y traslado para elaboración
de despensas
8/1 Juan y Mariela
Es una representación gráfica del progreso del proyecto
Cada tarea es representada por una línea especifica
Las columnas representa la duración del proyecto
El tiempo estimado para cada tarea se muestra con una barra horizontal, preferentemente semanal o mensual.
Las tareas se pueden colocar secuencialmente o se pueden realizar simultáneamente.
Actividad Jun Jul Ago Sept
Solicitar cotizaciones y elegir mejor opción
Establecer convenio con proveedor
Realizar la compra de mercancía
Recoger mercancía y comprobantes fiscales
Elaboración y entrega de despensas
Diagnostico a Niñas
Elaboración de plan de dietas
Seguimiento a Dietas de las niñas
Capacitación a Cocineras
Desarrollo del Plan de Dietas
Evaluación de implementación
Es una herramienta gratuita que permite crear planes de proyectos de cualquier trabajo, controlar el progreso, prevenir problemas y transmitir información del proyecto fácil y rápidamente
VENTAJAS:
Administrar Recursos y costos con más eficiencia
Programar y controlar proyectos con facilidad
Compartir información entre el equipo de trabajo
Facilidad de manejo y buena presentación
DESVENTAJAS:
Conocimiento previo de computación (básico)
Requiere un equipo de computo (mínimo)
Recomendaciones para hacer cotizaciones previas y al momento de realizar los ajustes al proyecto:
Realizarlas en 2 o 3 lugares, pese a que puede implicar más trabajo, los ahorros pueden ser significativos
Proyectar el costo del proyecto al tiempo del financiamiento, debido a que se pueden presentar incrementos debido a la inflación.
Incluir todos los aspectos necesarios al presupuesto como lo son Fletes, Impuestos, Costos de Instalación, Capacitación en el uso, etc.
Formalizar la cotización, la mejor forma de garantizar que los precios que se dieron serán respetados es la elaboración de una cotización formal, en la cual se contempla tiempos de validez y lo que incluye.
De igual forma debemos tomar en cuenta las siguientes recomendaciones en torno a proveedores de bienes o servicios para el proyecto:
Buscar referencias de satisfacción y recomendaciones con terceros, de preferencia otras Organizaciones afines
Investigar al realizar las cotizaciones 2 o 3 opciones para cada necesidad
Dedicarle el tiempo y energía necesaria a esta tarea.
Establecer de preferencia convenios o contratos escritos para la prestación de servicios o compra-venta de cualquier bien.
Denunciar irregularidades ante autoridades y plasmar lo respectivo en los informes o reportes en caso de ser pertinente.
Un Contrato, es un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas, relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento se obligan en virtud del mismo.
Como quien dice papelito habla: Un contrato es una compromiso de carácter legal, que
genera «una serie de derechos y obligaciones relativos para ambas partes»
Algunos contratos exigen, para tener un mayor alcance jurídico, establecer Contratos Formales, de modo que, en esos casos especiales, no basta con los formatos simples que podamos elaborar nosotros mismos.
Llevar un control de compras y gastos te ayuda a:
Facilitar la comprobación de gastos
Hacer transparente el uso de los recursos
Llevar un mejor control de avances
Contar con un presupuesto disponible real en el momento que lo necesites
Evitar dolores de cabeza y noches de desvelo…
Es más sencillo de lo que parece, solo requiere orden y constancia durante todo el proyecto
Debes registrar: cantidad, concepto, fecha, importe e informacion del vendedor o prestador del servicio.
Recomendaciones para administrar varios proyectos al mismo tiempo en la misma organización:
Ser coherentes con el Objeto, Capacidad y Disposición que tiene la Organización para llevar a cabo los proyectos.
Ser responsables con los Financiadores, los beneficiarios y el propio equipo de trabajo
Manejar un plan de acción o ruta critica independientes pero coordinadas
De preferencia contar con Coordinador, Personal Operativo, Beneficiarios y Cuentas Separadas
Se recomienda utilizar alguna herramienta digital de administración de proyectos
MUCHA SUERTE
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FUNDACIÓN MERCED QUERÉTARO AC Cerro de la estrella #133 Colinas del Cimatario, Querétaro, Qro, México. C.P. 76090
Tel. 01 (442) 223-3623 Ext. 103 y 106 Área Desarrollo Institucional y Capacitación
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