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EQUIPO DE TRABAJO PARA UN PROYECTO ELEARNNING 05/12/12

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE UN EQUIPO DE TRABAJO PARA UN PROYECTO

ELEARNING

Elaborado por: Michela Mosquera Guardamino

Lima, 05 de Diciembre del 2012

Michela Mosquera Guardamino Pág. 1


Índice de contenido1.ÁREA DE GERENCIA DEL PROYECTO:............................................................................32.CONSULTORÍA DE CALIDAD.............................................................................................53.ÁREA DE COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN ...........................................................64.ÁREA DE COORDINACIÓN TECNOLÓGICA ..................................................................85.ÁREA DE COORDINACIÓN PEDAGÓGICA ................................................................106.ÁREA DE CONTROL DE GESTIÓN ..................................................................................12REFERENCIAS........................................................................................................................14



A continuación de detalla los roles y responsabilidades de un equipo de trabajo para un proyecto de Elearning estándar.

Gráfico de organización1

1.ÁREA DE GERENCIA DEL PROYECTO:

Área: • Área de Gerencia del Proyecto

Misión • Es la área el líder general del Proyecto

Funciones principales

• Se encarga de la visión estratégica del negocio. Organiza y planifica la gestión del proyecto. realiza el seguimiento en la ejecución de las distintas actividades y es el responsable del cierre organizativo del proyecto.

• Una de sus funciones consiste en detectar mercados de formación con necesidades insatisfechas. Nuevos temas o disciplinas o temas actuales cubiertos de manera parcial o con baja calidad

• Su rol es fundamental y participa en todas las etapas del proyecto. Colabora en el análisis inicial y la planificación, ejerce el liderazgo del equipo de trabajo y supervisa la interacción entre las partes.

Perfil • Conocimiento del sector elearning, proactivo, con experiencia en la coordinación de proyectos PMI

1 Net-Learning (Argentina 2011) Gráfico de Roles Proyecto de E-learning



Roles • Gerente de Proyectos

Responsabilidades Durante el INICIO • Es el responsable de diagnosticar requerimiento de educación virtual o problema organizacional y de estudiar factibilidad de implantación de un sistema virtual de educación.

Durante la PLANIFICACIÓN

• En esta etapa es el responsable principal de desarrollar el plan de Gestión de Proyecto de Educación Virtual; planificar el alcance pedagógico, tecnológico y organizacional del proyecto; definir entregables (WBS) y estimar tamaños.

• Es, asimismo, el responsable de desarrollar cronograma; determinar el personal requerido tanto por la organización solicitante como para la gestión de tutoría, soporte técnico y bridar orientación durante la ejecución del proyecto.

Durante la EJECUCIÓN

• Durante la ejecución, es el responsable de conformar equipo de proyecto, seleccionando los líderes técnicos (pedagógicos y tecnológicos) y todo el equipo; así como de recolectar y distribuir información.

Durante el CONTROL

• Durante esta etapa, se ocupa de gerenciar equipo de proyecto

Durante el CIERRE

• Cerrar el proyecto global, una vez aplicadas todas las actividades, evaluación y estrategias y cerrar contratos, es su responsabilidad.



2.CONSULTORÍA DE CALIDAD

Staff: • Calidad

Misión • Establecer estándares o parámetros de calidad que sean evaluables y establecer ajustes durante la ejecución del proyecto.


• Esta área puede ser visualizada como un agente externo y operar como asesor de la dirección del proyecto .

• Ejecución del control de calidad. Control de las distintas actividades planificadas. Controlar los alcances – costos y activa planes correctivos durante la ejecución del proyecto y la consecución de nuevos proyectos. Definición de indicadores clave a cumplir, cuantitativos y cualitativos

• Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Perfil • Proactivo, formación docente

Roles • Ofrece todo su conocimiento y experiencia para ayudar en el establecimiento de los objetivos y estrategias. Al poseer una visión general de los requerimientos, alcances y características de los destinatarios, intenta ser el vehículo para que se cumplan dichos objetivos.



3.ÁREA DE COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN 2

Área: • Coordinación Administración (CA)

Misión • Realizar y ejecutar todas las funciones administrativas del proyecto. Planificación y control de los recursos.


• Ejecutar todas las tareas administrativas de soporte del proyecto: inscripciones – pagos – envío de material – administración de claves y usuarios y atención de proveedores.

• Evaluación de costos y administración financiera del proyecto

• Gestión y envío de certificados de aprobación/cursado.

• Financiera: relativo a la obtención y gestión del dinero que necesita el proyecto para cumplir los objetivos.

Perfil • Formación administrativa, experiencia en recursos humanos

Roles • Coordinador de Administración: Se encargará de la ejecución de las actividades administrativas del proyecto, es decir de aquellas inmersas en la planificación y control de los recursos. En función del estudio de costos tendrá la responsabilidad de estimar el presupuesto del proyecto.

• Coordinador de Marketing: Se encarga del análisis, comportamiento, variables del mercado como así también de la publicidad y promoción de la educación.

Responsabilidades Durante el INICIO • Participa y aprueba el bosquejo preliminar del proyecto.


• Participará en el desarrollo de Gestión de Proyecto ya que es la encargada de administrar los recursos económicosfinancieros del mismo.

• Determinará el presupuesto con que se contará para poner en marcha el curso y buscará en caso de ser necesario, fuentes alternativas de financiamiento.

• Preverá las necesidades humanas y materiales en función del desarrollo del proyecto y establecerá el orden de prioridades para satisfacerlas. Por lo tanto, será la encargada de

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las contrataciones de profesionales y de personal en general y del abastecimiento permanente de insumos

• Gestionará los aportes financieros provenientes de distintos sectores.

• Distribuirá los porcentajes de ese presupuesto a las distintas acciones y equipos de traajo.

• Asesorará sobre los aspectos legales del proyecto como así también redactará los contratos y convenios, gestionará la propiedad intelectual de los materiales producidos, etc.


• Coordinará la organización y funcionamiento del programa.

• Realizará las licitaciones y contratará a los proveedores.

• Inscribirá a los participantes de los cursos y llevar un registro de la cantidad y distribución de los inscriptos.

• Organizará el proceso de distribución de materiales, evaluaciones, etc, recibir las evaluaciones y entregarlas al equipo de evaluación.

• Confeccionará y distribuirá los certificados de acreditación de los participantes que aprueben los cursos.

• Será encargada de los sistemas de información y comunicación necesarios para el funcionamiento del proyecto y de las comunicaciones tanto internas como externas. En este caso, se realizarán las campañas de marketing necesarias para publicitar los cursos de acuerdo a un plan organizado.

Durante el CONTROL

• De acuerdo a los resultados del mismo, realizará la administración de las contrataciones. En esta etapa el Coordinador de Administración evalúa y realiza un análisis de las necesidades económicas y de las inversiones realizadas (ROI – Retorno de la Inversión)

Durante el • Si bien la responsabilidad del cierre recae sobre el rol de Gerente de Proyecto, el C.A:



CIERRE colabora desde cada una de sus áreas de influencia: marketing, administración y finanzas.

4.ÁREA DE COORDINACIÓN TECNOLÓGICA

Área: • Coordinación Tecnológica (CT)

Misión • Diseña, adecua, desarrolla y da soporte a la plataforma tecnológica, donde se basara la ejecución del proyecto.


• Diseño e implementación del soporte tecnológico del proyecto, su mantenimiento e implementación de las medidas de seguridad.

• Prepara el entorno tecnológico y se acondicionan los espacios que serán utilizados. A su vez, se capacita al personal docente que participará del desarrollo.

• Sistemas: (también conocido como administrador de sistemas) debe instalar y operar las instalaciones de hardware y software de la compañía.

• Soporte y mantenimiento: apoyo en cualquier eventualidad sobre el uso de los sistemas y actualizar y optimizar continuamente los software usados en el proyecto.

Perfil • Formación técnica con flexibilidad horaria para ofrecer soporte 24x7

Roles • Programador: Es el encargado de programar los cursos y otras herramientas en base al diseño instruccional. Además, se encarga del análisis de requerimientos, instalación del sistema, testing, customización.

• Administrador de la Plataforma: Gestiona todo lo relacionado con el funcionamiento de la plataforma: el alta de cursos, contenidos y usuarios, la preparación de los espacios y recursos, y la mesa de ayuda.



• Participa de la planificación y diseño del entorno tecnológico del proceso de elearning, decidiendo por ejemplo si utilizarán un LMS propietario o de código abierto como Chamilo



o si se contratarán servidores externos o comprarán propios.

• Puede colaborar en la planificación de las compras, adquisiciones y contrataciones.


• Responsable de ejecutar el alcance tecnológico del proyecto y de planificar compras y adquisiciones. Ajusta sus tareas al cronograma del proyecto para cumplir en tiempo y forma, respetando estándares de calidad.

• Durante esta etapa participa como soporte técnico en las comunicaciones sincrónicas (videoconferencias web) y asincrónicas que se realicen para ayudar a los profesores o tutores.

• Participa en la ejecución integrada de los cursos, actividades, plataforma y tutorías.

Durante el CONTROL

• Verificación de óptimo funcionamiento de la Tecnología y monitoreo y mininización de riesgos, implementando, junto con el Coordinador de Control de Gestión las medidas correctivas necesarias.

Durante el CIERRE

• Si bien la responsabilidad del cierre recae sobre el Gerente de Proyecto, el C.T. realiza la evaluación de requerimientos tecnológicos para mejorar el funcionamiento de la plataforma.



5.ÁREA DE COORDINACIÓN PEDAGÓGICA 3

Área: • Coordinación Pedagógica

Misión • Generar los materiales y programas educativos que se implementarán en el proyecto y su aplicación. Involucra diseño instruccional y creación de materiales, durante el proceso de enseñanza – aprendizaje.


• Diseñar y llevar adelante el diseño instruccional del proyecto, es decir, de los cursos, contenidos y materiales a utilizar en los mismos. Interactuará con los Tutores y Consultores Especializados, en lo que hace a la relaciona con los destinatarios del proyecto.

Perfil • Formación docente, experiencia en proyectos elearning, egresado de especialización o posgrado cursado a distancia

Roles • Contenidista: Es el especialista en una determinada área del conocimiento que elabora y proporciona el material formativo que integrará el contenido académico, siempre de acuerdo con el programa establecido para el proyecto.

• Corrector de Contenidos: Es el encargado de realizar la corrección estilística y editorial del contenido elaborado por el especialista, asegurándose de que mantenga coherencia y unidad.

• Diseñador Instruccional: Su tarea es llevar a cabo un análisis de las necesidades y metas educativas a cumplir, a partir de las cuales podrá desarrollar materiales didácticos y actividades instruccionales que cumplan con los objetivos de aprendizaje que se han propuesto en la formación.

• Diseñador Gráfico: Su función es convertir el material desarrollado por el Contenidista y el Diseñador Instruccional en un producto final listo para ser aplicado a la plataforma de aprendizaje.

• Profesor: Es quien conoce en profundidad los temas que se enseñan,por lo que supervisa los contenidos a medida que se imparten. Además,responde a las consultas de foros temáticos y corrige las evaluaciones de los alumnos, entre otras tareas.



• Colabora en el desarrollo del plan de Gestión de Proyecto de Educación Virtual

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• Colabora en la planificación del alcance pedagógico, tecnológico y organizacional del proyecto; en definir entregables (WBS); y en estimar tamaños.

• Define y secuencia actividades de diseño, desarrollo, ejecución y evaluación de los curso(s).

• Colabora con la estimación del esfuerzo, la duración de actividades y el desarrollo del cronograma.

• Participa y aprueba la seleccón del personal requerido para la gestión de tutoría, soporte técnico y orientación durante la ejecución del proyecto.

• Analiza riesgos y participa en la identificación y planificación de acciones de mitigación y contingencia.

• Puede colaborar en la planificación de las compras, adquisiciones y contrataciones.


• Dirige y maneja la ejecución integrada de los cursos, actividades, plataforma y tutorías.

• Ejecuta el Plan de Aseguramiento de la Calidad.

Durante el CONTROL

• Participa colaborando con las acciones de control que soliciten otros cargos.

Durante el CIERRE

• Si bien el cierre corresponde al Gerente de Proyecto, el Coordinador Pedagógico elabora informe final de actividades.



6.ÁREA DE CONTROL DE GESTIÓN 4

Área: • Control de Gestión

Misión • Sector regulador y de aplicación de los controles de calidad del proyecto

• Evaluación del cumplimiento de los indicadores establecidos.


• Ofrece todo su conocimiento y experiencia para ayudar en el establecimiento de los objetivos y estrategias.

• Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes departamentos.

• Búsqueda de mejora continua • Evaluación de los resultados

Perfil • Con formación docente y técnico

Rol • Consultores de Calidad Gestión (CCG)

Responsabilidades Durante el INICIO • Puede participar en el bosquejo preliminar del proyecto


• Al comienzo del proyecto, el Coordinador de Control de Gestión puede colaborar con el Gerente de Proyecto en el delineado de la propuesta, los objetivos a alcanzar, responsables, actividades y tiempos.

• Verificará las actividades globales planificadas para ofrecer una propuesta integrada, agregando claras pautas para su control. Diseñará un cronograma de tareas y planillas para el control de gestión en etapa del proyecto.

• Su función principal en la etapa de Planificación es la de identificar riesgos de implantación del proyecto, analizar riesgos y planificar acciones de mitigación y contingencia.


• En esta etapa es fundamental que las personas involucradas cuenten con lineamientos claros de lo que se espera de su rol y función en términos de alcance, tiempo y calidad, costos.

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• La responsabilidad principal del Coordinador de Control de Gestión es la de distribuir y recolectar información mientras las demás áreas trabajan en sus entregables.

Durante el CONTROL

• En la etapa de Control, el rol del CCG es fundamental. Su tarea principal consiste en controla las actividades globales planificadas y aplicar los cambios requeridos, verificar el alcance del proyecto de acuerdo a los requerimientos y capacidades, y controlar el cronograma y los gastos.

• También debe reportar el avance del proyecto en ejecución, metas alcanzadas y puntos de control establecidos al Gerente de Proyecto. Monitorea y controla riesgos.

• En síntesis, durante la ejecución del proyecto, controlará cumplimiento del cronograma en tiempo y forma, monitoreará riesgos y orientará a los RRHH para implementar acciones de mitigación de riesgos y planes de contingencia a fin de cumplir con la planificación.

Durante el CIERRE

• La etapa de cierre es responsabilidad del Gerente de Proyecto. Sin embargo, en este momento el Coordinador de Control de Gestión evaluará los resultados y el desempeño, y desarrollará procedimientos para detectar y desarrollar nuevas necesidades.

• Ajustará los procesos a la realidad operativa, y formalizará el control de gestión, documentando nuevos procesos y procedimientos y validando la capacitación.



REFERENCIAS

http://es.kioskea.net http://www.netlearningblog.com.ar http://qfb.cucei.udg.mx/tutoria.html http://es.wikipedia.org http://www.monografias.com www.learningreview.com http://chicasivicenses.blogspot.com http://miguelaranaitaa.blogspot.com


http://miguelarana-itaa.blogspot.com/

http://chicasivicenses.blogspot.com/

http://www.learningreview.com/

http://www.monografias.com/

http://es.wikipedia.org/

http://qfb.cucei.udg.mx/tutoria.html

http://es.kioskea.net/

http://www.netlearningblog.com.ar/

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