EMPRESAS A FONDOMSN DOKUTALDE

Ofrece servicios de gestiondocumental alas empresas

Se introduce en el sector privado para organizarla informaci6n empresarial de las compaFiras

SN Dokutal-de, la coopera-tiva vizcainadedicada a lagesti6n docu-mental y cultu-

ral, ha comenzado a ofrecer susservicios al sector privado para di-versificar clientes y proyectos.Hasta ahora, el grueso de 105 tra-bajos 105 ha realizado para insti-tuciones y entidades publicas quecon 105 recortes presupuestarioshan limitado la externacionaliza-ci6n de la catalogaci6n de expe-dientes y archivos.

Dirigidos a despachos profesio-nales, clinicas, asociaciones y com-panias en las que se maneje ungran volumen de documentaci6n,sus servicios permiten optimizar el

espacio y organizar la informa-ci6n mediante "un sistema dedescripci6n y catalogaci6n en elque se indica exactamente d6ndequedara ubicada". "£1 espacio esdinero, par eso hay una gran de-manda entre las empresas de di-gitalizar toda la documentaci6n yde formar alas trabajadores pa-ra que sean ellos mismos quien se

de protecci6n de protecci6n dedatos. Y traslados especializadosde bibliotecas y archivos.

ocupen de administrar 105 flujosde informaci6n y de su manteni-miento", explica Silvia Carnicero,una de las dos promotoras de lacooperativa. "Can todo, aunquelas organizaciones valoran nues-tro trabajo la mayorfa no sonconscientes de la importancia entiempo y energfa de una docu-mentaci6n bien gestionada", selamenta.

Por eso, durante todo este ejer-cicio, las responsables de la firma

Realiza labores deconsultorfa, destrucci6nde documentos ytraslado de bibliotecas

van a desarrollar una campana de'marketing' viral via correo elec-tr6nico para dar a conocer sus ser-vicios, que suponen una ofer-ta integral puesto que sussoluciones comprenden to-do el cicio de la documen-taci6n: desde la producidapor las organizaciones has-ta la recibida; desde suorigen hasta su desti-no final.

Por eso, ademasde realizar labo-res de consulto-ria persona Iiza-do, MSNDokutalde ejecu-ta tambien tareasde expurgo y des-trucci6n confi-dencial de docu-mentos tras 105

plazos de vigen-cia legal y segunlas directricesque marca la ley

Ventajas competitivasEn la actualidad, la empresa se ha-IIa inmersa en la digitalizaci6n de

105 expedientes de 105 cole-giados de un colegio oficial

de Bizkaia y elmanteni-

miento delarchivo ad-

m in istra-tivo de

una cli-nica.

"Administramos las altas en la ba-se de datos y la descripci6n de 105

expedientes que se vayan gene-rando" puntualiza Carnicero.

Asimismo. esta organizando elarchivo de un despacho de abo-gados y asesorando a un labora-torio dedicado a la investigaci6nsobre la herramienta informaticanecesaria para la modernizaci6ndel archivo de catalogaci6n en labase de datos.

"Para cualquier organizaci6n lagesti6n documental es un granreto, que tarde 0 temprano tie-ne que enfrentar, a riesgo de con-vertirse en una empresa con per-didas de productividad y poco ac-

tualizadas.Sin embar-go, la im-plantaci6nde un sistemade gesti6ndocumentalpermite unincrementoexponencialde la produc-tividad, yaque facilita laubicaci6n y elmanejo de lainformaci6nademas quereduce en

gran medida el exceso de docu-mentes que generalmente se con-servan y que no son importantes".defiende Carnicero.

Ademas de suponer un ahorrode tiempo y espacio, la cataloga-ci6n de la informaci6n permitereducir costes, al disminuir dras-ticamente duplicidades, fotoco-pias innecesarias, tiempos de bus-queda de documentos, grabacio-nes multiples de datos ... Y re-dunda en una mejora de la satis-facci6n del cliente interno y ex-terno al aumentar la productivi-dad interna y disminuir los tiem-pos de atenci6n al cliente.