encuentro nacional epico - dirección de planeación y control de gestión icbf

IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE

GESTIÓN

APERTURA

¿Quiénes estamos acá?

¿Por qué estamos acá?

Porque es necesario revisar lo que estamos haciendo.

En el nivel nacional, desde la Dirección de Planeación creemos que nuestra labor en torno a la gestión regional no la estamos

haciendo bien

Y porque algunos de ustedes también consideran que no lo

estamos haciendo bien, que los hemos dejado solos y que

nuestro acompañamiento es débil

Ustedes lo dijeron…

Y si nosotros no lo hacemos bien…

¿Qué estará pasando con quien depende de nosotros?

Por ello, queremos presentar, discutir y construir un nuevo enfoque e instrumentos para

posicionar y fortalecer los equipos de planeación en las

regionales

Lo hacemos en el marco de la Estrategia EPICO

Estos 3 componentes conforman el SIG, y este, junto a

la innovación y la gestión del conocimiento conforman la

Estrategia EPICO,

Estos 3 componentes conforman el SIG, y este, junto a

la innovación y la gestión del conocimiento conforman la

Estrategia EPICO,

¿Cuál es la Visión Estratégica del Sistema?

Visualizamos un sistema de gestión que busca desde la innovación y la mejora continua, que la tarea más operativa del ciclo PHVA hasta la más estratégica nuestra y de nuestros socios y operadores tenga efectos positivos en el bienestar de los niños y de la sociedad.

Por ello, esta construcción colectiva se plantea en el marco de EPICO, en el marco del ciclo

PHVA

Es una construcción colectiva EPICA

Así que les damos una cálida bienvenida…

¿CUÁL ES EL ROL DE LOS EQUIPOS Y REFERENTES DE PLANEACIÓN EN

LAS REGIONALES Y CENTROS ZONALES?

Un Rol Estratégico en la Regional•Que apoya y coordina un proceso de PLANEACIÓN y programación eficiente de la regional•Que aporta técnicamente un HACER efectivo de los demás y gestiona la información estratégica para la toma de decisiones de la regional •Que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas•Que lidera los procesos de innovación y MEJORA continua•Que coordina la implementación de EPICO y dentro de él del SIG de manera eficaz

Taller: Nuestro Rol Estratégico en la Regional

1.En 5 grupos se discutirá cada elemento del rol2.Cada grupo tendrá 30 minutos para responder 3 preguntas3.Cada grupo presentará sus respuestas en 10 minutos

Taller: Nuestro Rol Estratégico en la Regional

1.¿Cómo calificamos en promedio el cumplimiento de este componente rol en nuestras regionales (De 1 a 10)?

2.¿Qué nos hace falta para lograr una calificación de 10?

3.¿Qué debemos hacer nosotros mismos en las regionales para lograr esta calificación?

“P” DE UNA BUENA PLANEACIÓN

“P” de una Buena Planeación

El proceso de Planeación Efectivo en una Regional del ICBF

•Programamos a tiempo y bajo un criterio de realidad•Participativo•Puntual con los limites de tiempo•Priorizamos•Procedimientos y Productos claros

NUESTRO ROL. Soy el que apoya y coordina un proceso de PLANEACIÓN y programación eficiente de la regional

“H” DE UN BUEN HACER

“H” de un Buen Hacer

El Hacer Eficiente en una Regional del ICBF

•Hemos cumplido en tiempos y con la calidad esperada•Habilidades dispuestas para apoyar a otros mediante asistencia técnica•Hablamos y preguntamos cuando tenemos dudas•Habituamos a todos a gestionar la información y a actuar en el marco del SGI

NUESTRO ROL. Soy el que aporta técnicamente un HACER efectivo de los demás y gestiona la información estratégica para la toma de decisiones de la regional

“V” DE UN BUEN VERIFICAR

“V” de un Buen Verificar

El Verificar Permanente en una Regional del ICBF

•Visibilizamos lo que no está funcionando bien•Velamos por que la información del seguimiento sea oportuna y de calidad•Veracidad en los datos

NUESTRO ROL. Soy el que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas

ALERTAS A TIEMPO LA CLAVE DE UN BUEN VERIFICAR

Alertas en la Gestión del ICBF

2 Voz o señal que avisa de un peligro: dar la alerta. alarma.3 Situación en la que se debe vigilar o poner atención

Una alerta oportuna previene riesgos….


Una alerta oportuna puede salvar la vida de un niño…

¿Qué otros ejemplos tienen ustedes?


“M” DE UN BUEN MEJORAR

“M” de un Buen Mejorar

La Innovación y Mejora Continua en una Regional del ICBF

•Motivamos a que todos innoven para solucionar problemas del día a día •Movilizamos a los centros zonales para vincularse•Mostramos lo que otros hacen para gestionar el conocimiento

NUESTRO ROL. Soy el que lidera los procesos de innovación y MEJORA continua

IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE

GESTION

“P” DE UNA BUENA PLANEACIÓN

PROCESO DE PROGRAMACIÓN DE MSyF 2014

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO (“P” de Planeación)

PROCESO 2012PROCESO 2012

Socialización del proceso con Coordinadores de PySSocialización del proceso

con Coordinadores de PySTechos concertados con

las DireccionesTechos concertados con

las Direcciones

Retroalimentación por parte de las RegionalesRetroalimentación por parte de las Regionales

Taller con Directores Regionales para

socialización de la programación

Taller con Directores Regionales para

socialización de la programación

Publicación de Techos Presupuestales

definitivos


definitivos

Ingreso de información en el

SIM

Ingreso de información en el

SIM

Decreto de Liquidación inicial

Decreto de Liquidación inicial

11

DebilidadesDebilidadesDemoras en la definición de los gastos transversales en el nivel nacional. Cambios constantes en las directrices emitidas por las áreas misionales.La parte inicial del proceso se realizó en hojas de cálculo.Poco tiempo para análisis (planeación) y retroalimentación de la información por incumplimiento de tiempos en el nivel nacional y regional. Debilidad en el acompañamiento por parte de los profesionales de la sede nacional en la programación regional.Los talleres con los Coordinadores de Planeación y Sistemas y Directores Regionales fueron más informativos, que construcciones colectivas.Problemas con los reportes en el SIM.


RESULTADOS 2012RESULTADOS 201211

Análisis de información para establecer el techoAnálisis de información para establecer el techo

Techos concertados con las Direcciones

Techos concertados con las Direcciones

Registro SIMRegistro SIM Talleres Macro-regionales

Talleres Macro-regionales

Proceso Insumos Roles


definitivos


definitivos

Insumos Insumos

Programación 2013 Actualizada y seguimiento a la ejecución en SIM

Ejercicio Regional Preliminar anteproyecto 2014

Programación 2013 Actualizada y seguimiento a la ejecución en SIM

Ejercicio Regional Preliminar anteproyecto 2014

Roles

Registro oportuno de la información de las regionales en SIM

Envío oportuno del ejercicio de anteproyecto de presupuesto 2014 por parte de las regionales

Registro oportuno de la información de las regionales en SIM

Envío oportuno del ejercicio de anteproyecto de presupuesto 2014 por parte de las regionales

Análisis por parte de la Dirección de Planeación y las demás Direcciones de la Sede

Nacional

Análisis por parte de la Dirección de Planeación y las demás Direcciones de la Sede

Nacional

Insumos Insumos

Programación de metas sociales y financieras 2014 asignada por la

Dirección de Planeación

Programación de metas sociales y financieras 2014 asignada por la


Insumos Insumos RolesRoles

Ingreso oportuno de información de las regionales en el SIM

(Techo asignado y necesidades insatisfechas)

Ingreso oportuno de información de las regionales en el SIM

(Techo asignado y necesidades insatisfechas)

Metas sociales y Financieras asignadas.

Reportes SIM Documentos justificación de

necesidades de las regionales

Metas sociales y Financieras asignadas.

Reportes SIM Documentos justificación de

necesidades de las regionales

Insumos Insumos RolesRoles

Exposición de las regionales de las necesidades insatisfechas en

los talleres macro-regionales

Exposición de las regionales de las necesidades insatisfechas en

los talleres macro-regionales

Ajustes en el aplicativo SIMAjustes en el

aplicativo SIMDecreto de

Liquidación inicialDecreto de

Liquidación inicial

PUBLICACIÓN DE TECHOS

REGIONALES!

Insumos Insumos

Retroalimentación de los talleres macro-

regionales

Retroalimentación de los talleres macro-

regionales

RolesRoles

Techos definitivos publicados por la

dirección de planeación

Techos definitivos publicados por la

dirección de planeación

Insumos Insumos

Ingreso oportuno de las regionales de los ajustes aprobados en sede nacional

Ingreso oportuno de las regionales de los ajustes aprobados en sede nacional

PROPUESTA 2013PROPUESTA 201322


PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL2013Nuestro rol e instrumentos

Alinear las diferentes directrices definidas por el Gobierno Nacional en una

herramienta de gestión que permita un monitoreo más

integral a los objetivos y políticas institucionales

NUESTRO ROL

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS

Plan Estratégico Sectorial 2012-2014(Tablero presidencial - SISMEG)

Plan Estratégico Sectorial 2012-2014(Tablero presidencial - SISMEG)

Plan Indicativo Institucional 2011-2014(Mapa estratégico)

Plan Indicativo Institucional 2011-2014(Mapa estratégico)

Plan Gestión Integral 2013Plan Gestión Integral 2013

Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP66 metas a nivel nacional, 22 a nivel regional

Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP66 metas a nivel nacional, 22 a nivel regional

Plan de acción institucional49 metas a nivel nacional, 17 a nivel regional

Plan de acción institucional49 metas a nivel nacional, 17 a nivel regional

Metas adicionales de gestiónMetas adicionales de gestión

Otros compromisos a Nivel NacionalOtros compromisos a Nivel Nacional

Objetivos institucionales1.Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes3.Lograr el bienestar de las familias colombianas4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos 5.Incrementar la consecución de recursos6.Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados

Objetivos institucionales1.Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes3.Lograr el bienestar de las familias colombianas4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos 5.Incrementar la consecución de recursos6.Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados

Líneas de política Decreto 2482 de 2012 – DAFP

1.Gestión Misional y de Gobierno2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3.Gestión de Talento Humano4.Eficiencia administrativa 5.Gestión Financiera

Líneas de política Decreto 2482 de 2012 – DAFP

1.Gestión Misional y de Gobierno2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3.Gestión de Talento Humano4.Eficiencia administrativa 5.Gestión Financiera

ALINEACIÓN

Situación 2012

La herramienta que se definió para medir gestión fue el Plan de Acción,

el cual solo respondía a las metas establecidas en el Plan Indicativo

Institucional

Su monitoreo se realizó a través de la herramienta SISPA que arrancó a partir del 2012 para dar respuesta a requerimientos de la Contraloría

y control del reporte de información

DIAGNÓSTICO

2013

Con el Decreto 2482 de 2012 establecido por el DAFP (líneas de política) se amplia la medición de la gestión y se establecen metas adicionales

de gestión para una medición mas global

Las metas son definidas por cada una de las áreas que son responsables de la

información

Su monitoreo se realizará a través de la herramienta SISPA v II

PROPUESTA

Indicadores Planes de Gestión ReporteVerificación y

control Análisis

Formulación Monitoreo

Niv

el N

acio

nal

Áreas

Dir. Planeación

Definición de indicadores y

construcción de HV con parámetros de

medición

Definición de indicadores y

construcción de HV con parámetros de

medición

Definición de actividades y

presupuesto para cada meta establecida

Definición de actividades y

presupuesto para cada meta establecida

Acompañamiento a las áreas en la definición de indicadores y de construcción de HV.

Construcción y publicación de tablero

de control

Acompañamiento a las áreas en la definición de indicadores y de construcción de HV.

Construcción y publicación de tablero

de control

Construcción de los Planes con las metas y parámetros definidos

por las áreas y definición de

metodología de medición

Construcción de los Planes con las metas y parámetros definidos

por las áreas y definición de

metodología de medición

Consolidación y reporte de la

información a nivel nacional y regional de indicadores. Reporte

de información a nivel nacional en SISPA

Consolidación y reporte de la

información a nivel nacional y regional de indicadores. Reporte

de información a nivel nacional en SISPA

Registro de información de

indicadores remitida por las áreas en el

SISPA

Registro de información de

indicadores remitida por las áreas en el

SISPA

Revisión de información con

diferentes fuentes (contratación,

presupuesto, etc.)

Revisión de información con

diferentes fuentes (contratación,

presupuesto, etc.)

Consolidación

Consolidación de Información reportada

a nivel regional y establecer dato

nacional

Consolidación de Información reportada

a nivel regional y establecer dato

nacional

Análisis de comportamiento de

indicadores, presupuesto y

actividades definidas en SISPA a nivel

nacional



actividades definidas en SISPA a nivel

nacional

Análisis del comportamiento

nacional y presentación de

reportes

Análisis del comportamiento

nacional y presentación de

reportes

Revisión de información y

generación de alertas por oportunidad,

calidad y resultados obtenidos

Revisión de información y

generación de alertas por oportunidad,

calidad y resultados obtenidos

Actualización y publicación del tablero de control en cada una

de sus metas

Actualización y publicación del tablero de control en cada una

de sus metas

Indicadores Planes de Gestión ReporteVerificación y

control AnálisisConsolidación

Niv

el R

egio

nal

Reporte de avance de presupuesto y

actividades definidas en SISPA

Reporte de avance de presupuesto y








Revisión y corrección de inconsistencias de

información para reporte a Sede

Nacional.Revisión de tablero de

control actualizado para reporte de

inconsistencias a la Sede

Revisión y corrección de inconsistencias de

información para reporte a Sede

Nacional.Revisión de tablero de

control actualizado para reporte de

inconsistencias a la Sede

Consolidación de información de centros

zonales

Consolidación de información de centros

zonales

Revisión de tablero de control formulado a

nivel regional y reporte de inconsistencias a las

áreas dueñas de la información para ajustes del tablero

Revisión de tablero de control formulado a

nivel regional y reporte de inconsistencias a las

áreas dueñas de la información para ajustes del tablero

Revisión de PGI formulado y reporte

de inconsistencias a la Sede Nacional para

ajustes de la herramienta

Revisión de PGI formulado y reporte

de inconsistencias a la Sede Nacional para

ajustes de la herramienta

DEFINICIÓN DE ROLES 2013

2014

Construcción del tablero de control entre octubre y diciembre de 2013:

•Socialización guía de construcción de indicadores•Identificación de indicadores

•Construcción de hojas de vida

Publicación del Plan de gestión Integral e inicio de monitoreo a

partir de enero 2014

Monitoreo a través de la herramienta en construcción con la Dirección de Tecnología que integra el SISPA v. II

y el módulo SPR del SIM

PROPUESTA

METODOLOGÍA DE DISCUSIÓNENCASILLATE

objetivo: construir entre todos un proceso de programación de msyf y de plan de gestión integral. Diligenciar por grupos la matriz propuesta Identifique las tres dificultades que el grupo considere más relevantes y escríbalas en las fichas (una dificultad por ficha)Proponga posibles soluciones a las tres dificultades identificadas (una solución por ficha)Estas irán a la plenaria

Reglas de Juego:1.Hacer aportes constructivos sobre las propuestas.2.Seguir la metodología de formulación de dificultades y soluciones3.Apagar los celulares

Tiempo estimado: 2 horas

IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION

RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS11

PROGRAMACIÓN DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS

PROCESO DIFICULTAD IDENTIFICADA

SOLUCIÓN PROPUESTA

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE LA

SOLUCIÓN PROPUESTA?

¿A QUÉ ME COMPROMETO?

Análisis de información para establecer el techo

Concertación de techos con las Direcciones

Registro SIM

Ejemplo…


MATRIZ DE REGISTROMATRIZ DE REGISTRO22

Redacte cada dificultad (percibida) como una condición negativa (no ambigua).

Identifique únicamente las dificultades existentes, no dificultades posibles o potenciales.

Una dificultad no es la ausencia de una solución -es un estado existente negativo.

Ejemplo:No es correcto: No hay pesticidasCorrecto: La cosecha es destruida por plagas

Cuando seleccione las tres dificultades que va a llevar a la plenaria, escriba una dificultad por tarjeta


¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?33

Redactar cada solución (propuesta) como una condición positiva (no ambigua).

Escribir solamente una solución por tarjeta.

Ser innovadores y creativos. Tener en cuenta las siguientes preguntas guía:

¿Qué cambios de prácticas o actitudes son requeridos, deseados y factibles?

¿Qué cambios son deseables desde el punto de vista de los niveles de decisión? ¿Desde la coordinación? ¿Desde las otras áreas? ¿desde la regional?

¿Qué capacidades y recursos (actuales y potenciales) tenemos para llevar a buen término la solución propuesta?

¿Quiénes son los actores internos y externos que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la propuesta?


¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?44

Tener en cuenta las siguientes preguntas orientadoras:

¿De quién depende que se ejecute exitosa y oportunamente la solución propuesta?

¿A qué me comprometo?

¿Cuándo debe llevar a cabo las acciones?

¿Qué necesita para cumplir su labor?

¿Con quién puede contar para ello y cuál va a ser el nivel de participación de cada uno?


¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?55

Pegue sus fichas en el tablero.

Si encuentra alguna solución afín a la suya pegue su ficha justo al lado.

Presente brevemente sus resultados.

Analice detalladamente los resultados presentados, ¿considera que está pendiente por tratar algún aspecto? Expóngalo brevemente.

PLENARIAPLENARIA66


Crear 6 mesas de trabajo.

Organizarse por el numero que aparece en la escarapela.

Entrega de matrices. Trabajo en equipo (30 minutos).

Plenaria cada equipo tiene (10 minutos) total (60 minutos)

Conclusiones

¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?77


Metas Sociales

1. ¿Qué son las metas sociales?

Las metas sociales son una herramienta de seguimiento que le permite al ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.

2. Importancia de las metas sociales y financieras

Flujo de Información• Consolidado MS• Control de operación• Indicadores• Plan de Gestión Integral• SISMEG• SPI• Fichas de información• Información APP• Informes Sectoriales• Rendición de Cuentas• Programación MS• …

3. Estructura del registro de Información

Centroszonales

Recolección y registro de información en el SIM

RegionalesValidación y consistencia de la información

Grupo de estadística

Direcciones misionales

Reporte información

Reporte de metas sociales y financieras

Análisis y Consolidación

DIFUSIÓN

4. Reporte de metas Sociales y financieras

MUCHAS GRACIAS

Anexo 1. Programas que se reportan desde la sede nacional

1. Desayunos Infantiles con Amor (DIA)2. Familias con Bienestar3. Unidades Móviles (Fuente RUB))4. OPSR5. Conferencia episcopal6. Convenios especiales7. CAIVAS

Se está adelantando el proceso de unificar rutas de información, que permita el reporte desde la fuente primaria. El propósito es garantizar la unicidad de la información, con una ruta única de reporte, en tiempos predeterminados y eliminación de formatos innecesarios.

Anexo 2. Instrucciones del registro

• El plazo de registro de información corresponde a los primeros 10 días calendario. El SIM será cerrado en la fecha correspondiente, y con esta información se realizarán los reportes y cálculo de indicadores. Las correcciones a la base aplican durante los 2 siguientes días posteriores a la publicación de metas sociales.

• Para cumplir con el plazo estipulado recomendamos a los Coordinadores de Planeación y Sistemas, realizar el cierre a los centros zonales 2 días antes de cumplirse este término; el propósito es revisar que la información reportada sea consistente con la programación inicial y las adiciones respectivas que se hayan realizado en las diferentes modalidades.

• En el transcurso del año no se recibirán correcciones en la información que tengan más de un mes de atraso, por ejemplo la corrección de un registro de marzo no podrá ser cambiado en el mes de Junio, sino hasta el mes de mayo.


GESTION

“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios y Focalización

“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios

• RESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOSRESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOS

• Recolección de información de beneficiarios atendidos 98%• Cargue de información a la base de datos 82%

No estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemosNo estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemos

11


• Registro de Beneficiarios 2012Registro de Beneficiarios 201211

ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

GESTORES DE DATOS “ZONAL/REGIONAL” OPERADOR

DEFINIR INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

ENTREGAR INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN AL OPERADOR

RECIBIR Y VERIFICAR DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL OPERADOR

CARGAR LA INFORMACIÓN AL NIVEL NACIONAL

RETROALIMENTAR INSTRUMENTOS Y MODELOS DE RECOLECCIÓN

GESTIONAR PARA LA CONSECUCIÓN DE LOS REGISTROS

PROCESAR LA INFORMACIÓN

GENERAR REPORTES

ANALIZAR REPORTES

REGISTRAR INFORMACIÓN DE BENEFICIAROS

CORREGIR INCONSISTENCIAS REPORTADAS

DETECTAR INCONSISTENCIAS

PUBLICAR INFORMACIÓN DEFINITIVA

Responsable de la Información: Responsable de la Información: Dirección de TecnologíaDirección de Tecnología


• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422

ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

OPERADOR

DISEÑAR Y CAPACITAR EN LOS SISTEMAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

VERIFICAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REPORTADA

GENERAR REPORTES

PROPORCIONAR LOS SISTEMAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

DAR SOPORTE TÉCNICO

ANALIZAR REPORTES

REGISTRAR INFORMACIÓN DE BENEFICIAROS

CORREGIR INCONSISTENCIAS REPORTADAS

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN REGIONAL

DAR SOPORTE TÉCNICO

APOYAR EN CAPACITACIONES REQUERIDAS

Responsable de la Información: Responsable de la Información: Direcciones MisionalesDirecciones Misionales

GESTIONAR LA CONSECUCIÓN DE LOS REGISTROS

VALIDAR INFORMACIÓN Y PUBLICAR REPORTES CONSOLIDADOS



Rol de Planeación y Control de Gestión:

Analizar los informes de avance en el registro de beneficiarios por cada servicio, frente a las metas sociales.

Dar alertas sobre concurrencias y extraedad.

Compromisos Regional y Planeación:

Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)

Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).

“H” DE UN BUEN HACER Focalización

• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN

• Población identificada que cumple con criterios de focalización 72%

11

ModalidadBD RUB CARGADOS

31-12-2012UNIDOS SIPOD SISBEN

Total General 5.772.694 763.828 653.110 3.189.814

Primera Infancia 1.766.756 148.047 188.512 1.143.844

Nutrición 124.729 15.094 16.779 74.573

Niñez y Adolescencia 3.381.822 414.456 264.937 1.601.308

Familias y Comunidades 256.133 106.577 44.031 211.334

Protección 243.254 79.654 138.851 158.755


• RESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓN

No estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atenciónNo estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atención

11

Enviado Buscado Encontrado VinculadoPrimera Infancia 860.554 146.509 98.248 92.158 Generaciones con Bienestar 554.896 39.681 19.281 6.649 Familias 113.000 95.967 78.806 71.917


• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN11

Debilidades en el proceso:

No se enviaba de forma oportuna las bases de datos para focalización (Insumos)

Bases de datos desactualizadas o con información faltante

Falta de recursos para realizar búsqueda activa

Frecuentes quejas de la población sobre los puntos de corte del SISBEN.


• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22

• Se modificaron los puntos de corte de SISBEN, ampliando el rango y unificando con régimen subsidiado.

• Los operadores son los responsables de llevar a cabo el proceso de focalización, durante la prestación del servicio.

• Se trabaja en procedimientos con los cogestores de la Red UNIDOS para articular acciones en territorio y mejorar calidad de datos.

Retos a enfrentar: Vinculación efectiva de beneficiarios focalizados en la vigencia.

Rol del equipo regional: Brindar soporte a los operadores para la aplicación de los criterios de focalización.

Dar las alertas sobre dificultades con las bases de datos y articulación en territorio.



Rol de Planeación y Control de Gestión:

Asistencia técnica sobre la aplicación de los criterios de focalización.

Analizar los informes de avance en focalización, concurrencias y extraedad.

Compromisos Regional y Planeación:

Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)

Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Objetivo: Presentar los resultados alcanzados y los retos frente a la administración del riesgo premisa: La gestión de Riesgos no es un fin en si mismo, debe aportar a la prevención de la vulneración y al restablecimiento de los niños niñas y adolescentes

Antecedentes de la Administración de Riesgos

1. Se ha fortalecido la cultura y conocimiento de la administración

del riesgo (lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho)

2. La guía de riesgos ha sufrido 5 modificaciones en menos de dos años

3. Diferentes teorías para administración del riesgo 4. Se definió una única metodología para efectuar el proceso de

gestión del riesgo 2012

5. Se emprendió una aproximación a la cultura de la AP

Resultados en el 2012

1. Se identificaron 80 Riesgos del eje de calidad

2. Las Regionales reportan 20 mapas con 53 Riesgos y los centros zonales deben reportan a la Regional 15 mapas con 36 Riesgos.

3. Se efectuaron dos valoraciones la primera corte Junio y la segunda corte Diciembre de 2012 en todos los niveles.

4. Se alcanzó un 77% corresponde a 4416 actividades planificadas y se cumplieron aproximadamente 3400

Mas resultados del 2012

1. Los controles operacionales fueron definidos desde Gestión

Administrativa 54 actividades y 31 actividades desde Gestión

Humana. 2. Los tipos de riesgos del eje SySO identificados en el ICBF son

básicamente 8: Locativo, ergonómico, físico, químico, biológico,

eléctrico, otros riesgos, psicosocial

3. De acuerdo con los resultados se determinó que el riesgo

psicosocial por exceso de carga laboral y psicológica y el riesgo

locativo por el considerable deterioro de las instalaciones, son los

más relevantes.

Mas resultados del 2012

1. Se clasificaron los riesgos del eje ambiental en 5 tipos:

(Meteorológicos /Climáticos, Geofísicos, Antropogénicos/Naturales

y Biológicos2. Se definieron 234 Planes de Respuesta ante Emergencias

ajustados con vinculación riesgo ambiental 3. Apropiación de 400 millones de pesos para la formulación de los

Planes de Manejo de Residuos Sólidos en las 33 Regionales y en la

Sede de la Dirección General

4. Integración y articulación con el Sistema Nacional de Prevención

y Atención de Desastres SNPAD,

10 Retos propuestos para el 2013

1. Que la Gestión de riesgos contribuya al logro de los objetivos y la misión y visión institucional. Hacer parte de la toma de decisiones

2. Realizar el análisis del contexto interno y externo de cada proceso,

3. Ser críticos frente al riesgo identificado vs la definición –

INCERTIDUMBRE.

4. Cuantificar o cualificar las consecuencias 5. Los criterios del riesgo deben ser revisados en función de las

causas y consecuencias

6. El tratamiento debe establecerse a la luz del ciclo PHVA y revisarse

mensualmente

7. El tratamiento debe establecerse considerando la asignación de

recursos

8. Trabajo conjunto partes interesadas para la valoración de riesgos y

tratamiento

9. Valorar los riesgos de corrupción en los diferentes macroproceso y procesos

10. Definir un sistema de administración integral de riesgos y un sistema de información que facilite su seguimiento.


GESTIÓN

CONTROL OPERACIONAL

Control Operacional Eje S&SO y Ambiental

CONTROL OPERACIONALS&SO y AMBIENTAL

Determinar operaciones y actividades asociados a

peligros

Compra de bienes

Equipamiento y Servicios

Gestión riesgos,

Aspectos Ambientales

Coherencia políticas SYSO -

Ambiental

Prevención contaminación

Mejora Continua

Asegurar cumplimiento de requisitos

legales

Lograr objetivos y metas

Articulación Control Operacional Eje S&SO

• Vinculación y seguimiento clausulas EPICAS (en los 4 ejes)•Implementación de los 34 Planes de Gestión Ambiental y 235 Planes de Preparación y Respuesta Ante Emergencia•Desarrollo de los planes de mantenimiento y de intervención de infraestructura en general. •Realización de Inspecciones de seguridad

•Apropiación recursos para la formulación de los Planes de Manejo de Residuos Sólidos en las 33 Regionales y en la Sede de la Dirección General •Aprobación de recursos para contratación de Profesionales SYSO y Ambiental en las Regionales.•Formulación de NC, AC y AP al Sistema Integrado de Gestión

ANTECEDENTES

•Aplicación, reporte y seguimiento de los indicadores e instrumentos de medición.•Cumplimiento de los cronogramas de ejecución del PGA.•Realización Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.•Matrices de Evaluación Control Operacional y de análisis de las actividades requeridas para el cumplimiento normativo ambiental Regionales certificadas•Matrices diagnóstico inicial manejo residuos sólidos y sustancias químicas Regionales certificadas•Matrices de riesgos eje SYSO y Ambiental para la Sede de la Dirección General, 33 Regionales y 201 Centros Zonales. •Seguimiento y supervisión de Proyectos de Construcción, Adecuación, Mantenimiento y Remodelación Mantenimiento del Parque Automotor, Baja Definitiva de Bienes Inservibles y de Bienes por Remates o Subastas Publicas

ANTECEDENTES

MANTENIMIENTOPREVENTIVO

TODEROS PAIS

MANTENIMIENTO, REMODELACIÓN ADECUACIÓN INFRAESTRUCTURA

OPERADOR REACCIÓN INMEDIATA

1 2

3 4CONTRATO DE FERRETERIA

INTERVENCIONES

PROPUESTAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

20132013 2014

5 2

2013 2014

12 0

2013 2014

29 0

CENTROS ZONALES A INTERVENIR 2013 - 2014

20132013 2014

2 0

2013 2014

11 02013 2014

8 0

REGIONALES Y SEDE DIRECCIÓN GENERAL A INTERVENIR – 2013 Y 2014

Algunas áreas que requieren intervención no se encuentran contempladas

CONTROLES PROPUESTOS GESTIÓN HUMANA

EJE ROL-CARGO DESCRIPCIÒN PRODUCTO

AMBIENTAL Profesional EPICO

Revisión y Ajuste de matrices de riesgos ambientales

Matrices de Riesgos

AMBIENTAL Profesional EPICO

Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos

Cronograma de Ejecución Planes de Gestión Ambiental Regional Indicadores

AMBIENTAL Y SYSO

Profesional EPICO

Asesorar, Reportar y Hacer seguimiento a las AC y AP ambiental y SYSO y de reporte establecidos y mejora en la calidad de la información

ISOLUCION

ROL DEL EPICO

METODOLOGÍA DE DISCUSIÓN

ENROLATE


• DINÁMICADINÁMICA11

Objetivo: Proponer mejoras a los procesos de Calidad; Gestión Ambiental ; Seguridad y Salud Ocupacional ; Seguridad

Enunciado: Cada uno aporta, todos cooperamos, el lugar es ACA, el momento… AHORA

Por eso ENROLATE !!!!

Tiempo estimado: 2 horas


• ¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?22

Grupo AGrupo B

Rol Sede Nacional

Rol Centro Zonal

Rol Regional

“Conciencia”


• ROLESROLES33

Personaje Función Observaciones

Conciencia Observador /compilador De carácter analítico y propositivo

Sede Nacional Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?

De carácter descriptivo y argumentativo

Regional Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?


Centro Zonal Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?



• REGLAS DEL JUEGOREGLAS DEL JUEGO44

Organización y Definición de Roles (5 minutos) Construcción de las escenas (15 minutos).

Presentación de la escena por subgrupo ( 7 min x 6 subg= 45 minutos).

Consolidación de los hallazgos y propuestas (10 minutos).

Socialización de Informes (5 minutos x Conciencia= 30 minutos)

Retroalimentación (10 minutos)


GESTION

Registro de Beneficiarios y Focalización


Responsable del registro (diseño, recolección, estrategias, seguimiento)

Registro como parte de la operación del programa

Sistemas Rub OnLine, “Cuéntame”, Generaciones con Bienestar

Subdirección de operación y equipos de sistemas del área misional

DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Análisis, seguimiento y validación de datos, generación de reportes, retroalimentación y asesor metodológico.

Acompañamiento permanente a Misionales y Consulta de bases de datos.

Sistema Cuéntame, Bases de referencia, MSyF.

Grupo de Estadística y Gestión de Información

Desarrollo de sistemas de información, soporte técnico del sistema y procesamiento masivo.

Requerimientos áreas misionales y Dirección de Planeación.

Recursos tecnológicos.

Casa de software, analistas, mesa de ayuda, Equipo sistemas Integrados.

Rol:Rol:

Cómo:Cómo:

Con qué:Con qué:

Quienes:Quienes:

Sede Nacional

ÁREAS MISIONALES


ÁREAS MISIONALES COORDINADORES DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Análisis de información reportada por la Sede Nacional y retroalimentación al Director Regional, misionales.

Registrar contratos, entidades contratistas, e información del representante legal, seguimiento a la calidad, oportunidad del dato, brindar soporte al operadores y generar alertas funcionales del sistema.

Seguimiento al sistema y comunicación directa con el operador y el área misional en sede nacional.

Sistema y herramienta de seguimiento diseñadas por las misionales.

Regional

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN REGIONAL

Rol:

Cómo:

Con qué:

Quienes:

OPERADOROPERADOR

Registrar información de Unidades de Servicio, beneficiarios y talento humano.


Cantidad de Cupos a

liberar

Cantidad de Cupos a

liberar

Cuantificar Potenciales

beneficiarios a vincular

Cuantificar Potenciales

beneficiarios a vincular

Qué queremos


• Sede Dirección General: Emite Directrices de focalización como parte del proceso Direccionamiento Estratégico

Se incorporan en manuales operativos de cada programa

• Insumos de focalización: Primera Infancia

Se envían a la regional y se entregan a operadores Los operadores devuelven el archivo con columnas de seguimiento diligenciadasSe consolida a través de los enlaces de primera infancia

Rol de Planeación y Sistemas: Asesoría y asistencia técnica en la aplicación de los criterios de focalización.

• Se realiza seguimiento a través de huellas y cruce de bases de datos en la Dirección General

• Con el Registro de Beneficiarios en la vigencia 2013, en septiembre se prepararan los insumos para 2014 antes de vincular a los nuevos beneficiarios.


GESTIÓN

RUTAS Y LISTAS DE CHEQUEO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO



Visualizamos un sistema de gestión que busca desde la innovación y la mejora continua, que la tarea más operativa hasta la más estratégica

nuestra y de nuestros socios y operadores tenga efectos positivos en el bienestar de los niños y de la sociedad.



1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ

UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO

CLARO1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ

UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO

CLARO

3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE

CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y

OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,

S&SO Y SGSI3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE

CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y

OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,

S&SO Y SGSI

2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS

E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS

E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN


Sin embargo, debemos analizar 7 cosas que nos están doliendo en nuestra gestión y en la

implementación del SIG •Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de

comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,

en la implementación del sig.•Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de

comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,

en la implementación del sig.

•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del

sistema

•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del

sistema

•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro

del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han

sido efectivas

•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro

del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han

sido efectivas

•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el

proceso de implementación

•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el

proceso de implementación

•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,

tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF

•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,

tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF

•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su

diligenciamiento

•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su

diligenciamiento

•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la

información que generamos•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la

información que generamos


NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN


Grupo AdministrativoGrupo AdministrativoGrupo de Planeación y Sistemas

Grupo de Planeación y Sistemas

Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación

Trabajando Articuladamente con los Grupos Regionales y Centros ZonalesTrabajando Articuladamente con los Grupos Regionales y Centros Zonales

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN


Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación

11 Sensibilización y CapacitaciónSensibilización y Capacitación 4 4

Racionalización y Mejora de ProcesosRacionalización y Mejora de Procesos

Modelo de Innovación y Reporte de BitácorasModelo de Innovación y Reporte de Bitácoras

33 Auditorías InternasAuditorías Internas 1 1

44 Monitoreo por la Alta DirecciónMonitoreo por la Alta Dirección 2 2

22 ImplementaciónImplementación 42 42 1010

77 55 1010 1010

Re = (SIAM)Re = (SIAM)R IR I

ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL


1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional y Centros Zonales.

1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional y Centros Zonales.

2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas

2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas

3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad

3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad

4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión

4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión

5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos Legales

5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos Legales

ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL


6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.

6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.

7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar procesos de racionalización y mejora.

7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar procesos de racionalización y mejora.

8. Implementar el modelo de innovación8. Implementar el modelo de innovación

• RETOS 2013.RETOS 2013.33

Por último, a que nos vamos a comprometer este año………

De por Dios, no llenemos más matrices……………….ni hagamos más planes

Hagamos operar eficientemente esta entidad con las herramientas construidas en 2012

• RETOS 2013.RETOS 2013.33

1. Operacionalizar las actividades definidas en los planes y matrices

2. Mejorar los procesos internos que afectan la operación efectiva de la entidad, (pagos más oportunos, distribución y control de la Bienestarina, fortalecimiento de la supervisión, reducción de reportes)

3. Cambiar la forma de pensar de los servidores públicos - ¡NO queremos volver a escuchar: es que siempre lo hemos hecho así!

4. Fortalecer la cultura ambiental y optimizar los consumos de agua y energía, la disposición de los residuos sólidos……

5. Mantener los certificados obtenidos y ampliarlos a la totalidad de Regionales y centros Zonales

TALLER DE CONSTRUCCIÓN

TALLER

“DEL PAPEL

A LA REALIDAD”


• DINÁMICADINÁMICA11Objetivo:

Construir estrategias para la implementación de las actividades definidas dentro de cada uno de los ejes del sistema con base en el conocimiento y la experiencia que se tenga de la entidad u otras organizaciones.

Metodología:

Organizar ocho equipos de trabajo. (Dos grupos analizan un eje)El grupo debe tener nombre

El líder de cada eje del nivel nacional escogerá la persona que expodrá la estrategia planteada (el expositor será aleatorio).

Esta actividad da puntos, nuestros pares de la sede seleccionaran los ganadores.


• ¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?22

Si:

•Estrategias puntuales, creativas, innovadoras, viables y aplicables.•De alto impacto en la implementación del sistema •Alineadas con la estrategia y ruta de implementación•Abra su mente

No:

•Más de lo mismo•No se limite a su pedacito•Se inhiba

Limitantes:

•LOS RECURSOS SON LIMITADOS


GESTION

La Gestión de nuestra Información regional

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestión de nuestra Información regional

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional

11


• RESULTADOSRESULTADOS

• Conformación del Grupo de Estadística y Gestion de Conformación del Grupo de Estadística y Gestion de InformaciónInformación

– Consolidación de Estructuras de Información para consulta de manera Consolidación de Estructuras de Información para consulta de manera AGIL y AGIL y EFICIENTEEFICIENTE..

• Información Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichas Información Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichas (Fichas de Programación y Ejecución) (Fichas de Programación y Ejecución)

• Manual de la Oferta Institucional para consulta InternaManual de la Oferta Institucional para consulta Interna• Información histórica de la entidad por programa y por regionalInformación histórica de la entidad por programa y por regional 2003 – 2012 2003 – 2012

- Reducción en los tiempos de respuesta para la consecución de información Reducción en los tiempos de respuesta para la consecución de información (Mejora Continua). (Mejora Continua).

- Diseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización en Diseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización en nutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencia nutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencia juvenil…)juvenil…)

•

11

“H” DE UN BUEN HACER Registro de BeneficiariosE INFORMACION CO

11



• Conformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestión Conformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestión de Información.de Información.

– Dos integrantes de la Direccion de Planeación– Un integrante de la Direccion de Tecnología– Tres integrantes de regionales – Tres integrantes de los Centros Zonales

• Que Busca el grupoQue Busca el grupo– Armonizar los diferentes sistemas de Información que tiene la entidad PACCO,SIM, SEVEN, Tablero de control, Valija.– Eliminación de formatos, para dinamizar la gestión de Información.

METODOLOGÍA DE DISCUSIÓN

VEREDICTO

“V” DE UN BUEN VERIFICAR

“V” de un Buen Verificar

El Verificar Permanente en una Regional del ICBF

•Visibilizamos lo que no está funcionando bien•Velamos por que la información del seguimiento sea oportuna y de calidad•Veracidad en los datos

NUESTRO ROL. Soy el que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas

ALERTAS A TIEMPO LA CLAVE DE UN BUEN VERIFICAR


2 Voz o señal que avisa de un peligro: dar la alerta. alarma.3 Situación en la que se debe vigilar o poner atención

Una alerta oportuna previene riesgos….


Una alerta oportuna puede salvar la vida de un niño…

¿Qué otros ejemplos tienen ustedes?


SISTEMA DE MONITOREO INTEGRAL

2013

Dirección de Planeación y Control de Gestión

Cual es nuestra visión…..

Organizar la casa

Generar una metodología única de medición aplicable a nivel nacional, regional y zonal

alineando actores, fuentes y herramientas

De donde venimos….

Situación 2012Se estableció un mecanismo de medición ¨modelo de monitoreo integral regional¨Se estableció un mecanismo de medición ¨modelo de monitoreo integral regional¨

Existen más mecanismos de medición en las subdirecciones de

la Dirección de Planeación

Existen más mecanismos de medición en las subdirecciones de

la Dirección de Planeación

Al revisar estos mecanismos se encontró que…….

8 instrumentos: Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de

Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO

8 instrumentos: Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de

Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO

Con el cual establecimos el ranking regional

Problemáticas

Mecanismos e instrumentos que no estaban totalmente alineados para

monitorear un proceso o una regional

Mecanismos e instrumentos que no estaban totalmente alineados para

monitorear un proceso o una regional

No hay articulación de los sistemas que son fuente de información para control eficiente de la información que se genera en la Dirección de

Planeación

No hay articulación de los sistemas que son fuente de información para control eficiente de la información que se genera en la Dirección de

Planeación

No hay integridad de la información para los resultados de gestión que se tienen en la Sede de la Dirección

y en las Regionales y centros zonales.

No hay integridad de la información para los resultados de gestión que se tienen en la Sede de la Dirección

y en las Regionales y centros zonales.

No hay un sistema único que permita realizar registro y análisis

de información oportuno

No hay un sistema único que permita realizar registro y análisis

de información oportuno

Diversas fuentes y formatos para registrar los mismos datos

generando duplicidad e inconsistencias.

Diversas fuentes y formatos para registrar los mismos datos

generando duplicidad e inconsistencias.

No hay cumplimiento de cronogramas de reporte

establecidos y se presenta baja calidad de la información

No hay cumplimiento de cronogramas de reporte

establecidos y se presenta baja calidad de la información

No hay sistema de alertas unificado en los diferentes niveles de la información que permita una efectiva toma de decisiones

No hay sistema de alertas unificado en los diferentes niveles de la información que permita una efectiva toma de decisiones

Para donde vamos…..

A fortalecer la gerencia de procesos y regionales, a través de un ejercicio de monitoreo y

control más efectivo, que permita tomar y ejecutar decisiones estratégicas

Como……

Articulación efectiva de actores

PlaneaciónPlaneación ÁreasÁreas

RegionalesRegionales

ZonalesZonales

1. Formulación1. Formulación

2. Monitoreo2. Monitoreo

3. Análisis3. Análisis

Partimos de……

Revisar las diferentes fuentes…….• Control de información en Excel (tablero de control, administración de

riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control presupuestal, entre otros)

• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral 2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de hojas de vida digital de indicadores.

• Módulos SIM• SIIF Nación II• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.• Herramientas Internas

• Control de información en Excel (tablero de control, administración de riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control presupuestal, entre otros)

• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral 2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de hojas de vida digital de indicadores.

• Módulos SIM• SIIF Nación II• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.• Herramientas Internas

Que proponemos……

Denominado ¨Sistema de Monitoreo Integral¨ como instrumento de gerencia que permita la integralidad en la medición

EPICO

Sistema Integrado de Gestión

Sistema de Monitoreo Integral

Recursos Financieros Procesos Resultados Control

Externo Innovación

Modelo OrganizacionalModelo Organizacional

Modelo de GestiónModelo de Gestión

MódulosMódulos

ENTRADAS30 a nivel nacional - 29 a nivel regional

ENTRADAS30 a nivel nacional - 29 a nivel regional

Un nuevo modelo…..

SALIDASSALIDAS

Instrumento de gerenciaInstrumento de gerencia


Recursos financieros

Ejecución de recursos financieros

Seguimiento a ejecución de cupos metas sociales

Trámites presupuestales

Entradas Salidas

Reporte de Alertas de ejecución financiera

Reporte de Alertas de Operación y reporte de avances SIM


Procesos

Resultados de auditorías internas al SGI

Conformidad del servicio

Desempeño ambiental

Estado acciones correctivas y preventivas, estado de no conformidades del sistema

Requisitos legales ambiental y SYSO

Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Cambios que podrían afectar el SGI

Recomendaciones para la mejora

Resultados de la gestión de riesgos

Vulnerabilidades o amenazas no tratadas - valoración SGSI

Desempeño SYSO

Entradas Salidas

Nivel de cumplimiento del SGI, eficacia del SGI

Alertas por el Nivel de Satisfacción

Alertas de gestión / ambiental

Alertas de No Conformidades

Estado de cumplimiento de requisitos legales

Resultado de decisiones tomadas en revisiones previas

Plan de ajustes del SGI

Propuestas de mejora al proceso

Alertas de Gestión de Riesgos


Procesos

Investigación de accidentes

Resultados de participación y consulta de partes interesadas externas

Desempeño y efectividad del SGSI

Identificación de técnicas, productos para mejorar el desempeño del SGSI

Revisión de la política y objetivos del SGI

Cumplimiento de las Clausulas EPICO para sus operadores

Aspectos e Impactos Ambientales

Nivel de Participación en actividades EPICO

Entradas Salidas

Alertas de accidentes

Reportes Internos de Participación

Alertas de gestión del desempeño SGSI

Reporte de mejoras para el SGSI

Reporte de cumplimiento de clausulas EPICO

Alertas de Rutas Especificas


Resultados

Indicadores estratégicos y funcionales

Plan de Gestión Integral

Focalización

Registro de beneficiarios

Entradas Salidas

Alertas de Indicadores

Alertas de Gestión

Alertas de Focalización

Control externo

Plan de Mejoramiento de Auditoría externa ICONTEC

Plan de mejoramiento de la Contraloría

Entradas Salidas

Alertas del Avance de los Planes de Mejora


Innovación

Identificación de innovaciones

Sistematización y Difusión de innovaciones

Entradas Salidas

Reporte de Innovaciones de Procesos

Cuales son los roles

Formulación



Dueños de Proceso

Dueños de Proceso

Planeación de las RegionalesPlaneación de las Regionales

• Articulación de actores y entradas• Articulación de actores y entradas

• Definición de fuentes oficiales de información • Definición de fuentes oficiales de información

• Guías de definición y calculo de entradas• Guías de definición y calculo de entradas

• Unificación de formatos de recolección de información• Unificación de formatos de recolección de información

• Definición de metodología de monitoreo• Definición de metodología de monitoreo

• Participación en la formulación y reformulación de indicadores• Participación en la formulación y reformulación de indicadores

• Participación en la validación de fuentes de información• Participación en la validación de fuentes de información

• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo

• Sistema de alertas• Sistema de alertas

• Formulación y reformulación de indicadores• Formulación y reformulación de indicadores

• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo

A TRAVES DE LOS 3 REPRESENTANTES


Monitoreo

• Consolidación de información y valoración de resultados• Consolidación de información y valoración de resultados

• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales

• Revisión, validación y consolidación de información de regionales• Revisión, validación y consolidación de información de regionales

• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)

• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede

• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales

• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación

• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información

• Publicación de resultados• Publicación de resultados



Dueños de Proceso

Dueños de Proceso



Análisis• Reporte de alertas mediante memorando estratégico• Reporte de alertas mediante memorando estratégico

• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)

• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional

• Generación de informes de resultados• Generación de informes de resultados

• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)

• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora

• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora



Dueños de Proceso

Dueños de Proceso


Beneficios…..

• Hablar un mismo lenguaje• Hablar un mismo lenguaje

• Unificar la metodología de presentación de resultados• Unificar la metodología de presentación de resultados

• Análisis integral para toma de decisiones• Análisis integral para toma de decisiones

• Generación de alertas oportunas• Generación de alertas oportunas

• Memorando estratégicos• Memorando estratégicos

• Insumos para revisión por dirección mensual• Insumos para revisión por dirección mensual

• Reducción de solicitudes de información• Reducción de solicitudes de información

Como lo haremos…….

• Manual en Excel• Manual en Excel

2013 2014

• Sistema de información para Monitoreo Integral que integra todas las herramientas de recolección de información y permite análisis oportunos

• Sistema de información para Monitoreo Integral que integra todas las herramientas de recolección de información y permite análisis oportunos


• Herramienta en Excel que permite el cálculo de cada módulo (gráficas y estadísticas)

• Herramienta en Excel que permite el cálculo de cada módulo (gráficas y estadísticas)

2013

• Memorandos estratégicos con alertas

• Memorandos estratégicos con alertas

• Plantilla en PowerPoint para análisis de resultados

• Plantilla en PowerPoint para análisis de resultados


2014

Articulación de fuentes de informaciónArticulación de fuentes de información

Generación de alertas automáticasGeneración de alertas automáticas

Reporte de memorandos estratégicosReporte de memorandos estratégicos

Implementación modelo de inteligencia de negocios para presentación de resultados

Implementación modelo de inteligencia de negocios para presentación de resultados

Sistema de información que permita….

Alineación de herramientas de registro de informaciónAlineación de herramientas de registro de información

Propuesta de trabajo

Hoy…..Presentación propuesta del tablero de

seguimiento a centros zonalesÉnfasis en seguimiento metas sociales,

seguimiento presupuestal

Hoy…..Presentación propuesta del tablero de

seguimiento a centros zonalesÉnfasis en seguimiento metas sociales,

seguimiento presupuestal

Dentro de dos semanas…..Revisión de fuentes de información

(especialmente indicadores)Trabajo conjunto con regionales delegadas

Dentro de dos semanas…..Revisión de fuentes de información

(especialmente indicadores)Trabajo conjunto con regionales delegadas

Tablero de seguimiento Centros zonales

Propuesta tablero de seguimiento a Nivel Zonal

Atención Primera InfanciaGeneraciones con Bienestar

Programa Alimentación EscolarProtección: PARD (reingreso, definición jurídica)

Mejoramiento Nutricional (desnutrición / obesidad)

Alineado al mapa de macroprocesos

MisionalesMisionales

ApoyoApoyoQuejas y reclamos solucionados

Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos ConciliablesGestión Liquidación de contratos

Liberación de saldos.

EvaluaciónEvaluaciónMesas Públicas de Rendición de Cuentas

Situación de Reporte inmediato (Aseguramiento a Estándares)Acciones frente a Estándares por debajo del 60%

EstratégicosEstratégicos Ejecución Metas SocialesMitigación de Riesgos

Como vamos a medirlo…..

Con alineación a la metodología de semáforo

•Inicialmente se trabajará en Excel•Mantendrá la medición establecida en las hojas de vida•Se utilizará la metodología de cálculo de objetivos y macroprocesos para calcular la gestión del zonal•Se establecerá ranking de zonales

Cuando…….

Revisión de la propuesta…..HOY

Revisión de indicadores y metodología de medición… DENTRO DE DOS SEMANAS

Aplicación del tablero……A PARTIR DE MAYO

Ranking zonal por regional……JUNIO

Metas Sociales

1. ¿Qué son las metas sociales?

Las metas sociales -MS son una herramienta de seguimiento que le permite al ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.

2. Importancia de las metas sociales y financieras

Flujo de Información• Consolidado MS• Control de operación• Indicadores• Plan de Gestión Integral• SISMEG• SPI• Fichas de información• Información APP• Informes Sectoriales• Rendición de Cuentas• Programación MS

siguiente vigencia• …

3. Estructura del registro de Información

Centroszonales

Recolección y registro de información en el SIM

RegionalesValidación y consistencia de la información

Grupo de estadística

Direcciones misionales

Reporte información

Reporte de metas sociales y financieras

Análisis y Consolidación

DIFUSIÓN

1.Desayunos Infantiles con Amor (DIA)2.Familias con Bienestar3.Unidades Móviles (Fuente RUB))4.OPSR5.Conferencia episcopal6.Convenios especiales7.CAIVAS


45 días después del inicio del mes

tenemos información

45 días después del inicio del mes

tenemos información


ACCIONES 2013

•Asistencia técnica permanente

•Implementación de reporte a nivel de municipio, centro zonal, regional, y nacional, para todas las variables.

•Diseño de herramientas de apoyo para el registro de las regionales.

•Automatización del reporte para posibles saldos a liberar.

Seguimiento presupuestal

Los tableros de control son una herramienta de seguimiento a la ejecución presupuestal de las diferentes direcciones, regionales y de los diferentes proyectos del ICBF.

Con estos tableros se generan alertas de ejecución a las áreas encargadas de los diferentes recursos. Además permiten establecer el alcance de las metas de ejecución propuestas por la alta dirección del Instituto.

CONCEPTO Enero Febrero Marzo Abril 05Apropiación 4.720.774 4.720.774 4.720.774 4.720.774CDP 3.448.142 3.634.894 3.751.895 3.786.682Compromiso 3.084.387 3.336.958 3.430.292 3.446.982Obligaciones 47.201 255.771 506.613 558.561

1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?

Dichos tableros de pueden elaborar a cualquier nivel de desagregación

ProyectosResponsableRegionalRegional por ResponsableResponsable por Regional

Responsable Apropiación Valor % Valor Valor

NIÑEZ Y ADOLESCENCIA 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%

PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%

GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%

PROTECCIÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%

PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%

ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%

PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%

NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%

SECRETARIA GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%

GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 57% 185.655 40% 77.938 17%

FINANCIERA 42.977 27.337 64% 24.840 58% 1.999 5%

ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 71% 87.038 51% 10.428 6%

LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 21.407 16.901 79% 16.232 76% 15 0%

SERVICIOS Y ATENCIÓN 4.380 2.278 52% 1.330 30% 295 7%

SUBDIRECCIÓN GENERAL 1.531 659 43% 553 36% 116 8%

PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN 11.615 5.688 49% 3.634 31% 463 4%

MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 6.319 2.188 35% 334 5% 23 0%

MONITOREO Y EVALUACIÓN 5.296 3.500 66% 3.300 62% 440 8%

COMUNICACIONES 15.168 6.835 45% 2.920 19% 290 2%

JURÍDICA 4.851 1.776 37% 698 14% 683 14%

COOPERACIÓN Y CONVENIOS 289 289 100% - 0% - 0%

FAMILIA Y COMUNIDADES 71.255 48.807 68% 2.488 3% 15 0%

SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR 2.849 2.001 70% 210 7% 7 0%

TOTAL 4.720.774 3.786.682 80% 3.446.982 73% 558.561 12%

%

ObligacionesCDP Compromisos

%

1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?

Permiten hacer seguimiento a los diferentes niveles ejecutores de recursos del ICBF, para mejorar la ejecución de los recursos.

Además permite realizar comparaciones respecto de la ejecución de recursos de otras vigencias, la ejecución de las reservas y de las cuentas por pagar

REGIONAL Valor % Valor Valor

CESAR 7.054 4% 7.054 100% 0,33 0% 0%RISARALDA 3.999 2% 3.999 100% 0,37 0% 0%CUNDINAMARCA 10.973 6% 10.972 100% 1 0% 0%BOYACÁ 10.156 6% 10.153 100% 3 0% 0%SUCRE 2.120 1% 2.119 100% 1 0% 0%CAUCA 16.319 9% 16.255 100% 64 0% 0%ANTIOQUIA 45.109 25% 44.793 99% 316 1% 1%HUILA 2.214 1% 2.189 99% 25 1% 1%SAN ANDRES 257 0% 253 99% 4 1% 1%ARAUCA 198 0% 194 98% 3 2% 2%SANTANDER 5.373 3% 5.269 98% 105 2% 2%AMAZONAS 419 0% 405 96% 15 4% 4%SEDE NACIONAL 72.065 41% 68.027 94% 4.038 6% 6%GUAVIARE 1.154 1% 1.007 87% 147 13% 13%

TOTAL 177.411 100% 285.424 98% 4.723 2% 2%

CONSTITUIDA PAGADA SALDO

% %

2. ¿PARA QUÉ?2. ¿PARA QUÉ?

Nota: Todas las áreas financieras en las regionales tienen acceso a esta información.

3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?

Responsable APR. VIGENTE CDP COMPROMISO OBLIGACIONDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 87.038 10.428 DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES 71.255 48.807 2.488 15 DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 185.655 77.943 DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 22.007 401 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 21.407 16.901 16.232 15

Para estos pasos se ordena la información de ejecución presupestal que reporta la plataforma SIIF Nación y se asignan los responsables a cada uno de los rubros del reporte.

Se filtra y clasifica la información necesaria y se emite un reporte preliminar.


Responsable Apropiación Valor % Valor Valor

NIÑEZ Y ADOLESCENCIA 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%

PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%

GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%

PROTECCIÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%

PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%

ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%

PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%

NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%

SECRETARIA GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%

%

ObligacionesCDP Compromisos

%


El sistema de información SIIF Nación II permite conocer información como:

a.Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDP.b.Listados de RP: Ejecución y saldos de RP.c.Ejecución Presupuestal.d.Información por rubros.e.Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal y a la demás información financiera en el sistema.

4. 4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA

a.a. Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDPListados de CDP: Ejecución y saldos de CDP

cifr

as e

n m

illon

es d

e $

Estadística CDP

POSIBLES LIBERACIONES

Mes Cantidad VALOR INICIAL SALDO DEL CDPEnero 228 43.351 3.821 Febrero 97 8.991 1.334 Marzo 52 3.696 599 Abril 33 1.047 529 Mayo 71 489 146 Junio 56 998 169

Total 27 58.573 6.599

EN DONDE ESTAN LOS MAYORES SALDOS DE POSIBLES LIBERACIONES ( TOP 10)

REGIONAL CANTIDAD VALOR INICIAL SALDO DEL CDP ANTIOQUIA 20 7.363 897 CUNDINAMARCA 10 7.279 682 SANTANDER 77 5.092 466 SEDE NACIONAL 10 3.335 462 GUAVIARE 21 1.095 451 CESAR 25 1.371 402 MAGDALENA 7 1.877 328 RISARALDA 21 2.334 326 BOGOTA 13 1.632 302 CAUCA 37 1.477 290 ARAUCA 16 721 228 CASANARE 21 2.768 209

4. 4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA

Iremos a capacitar a cada regional en la generación de tableros control presupuestales

QUE MEJORARQUE MEJORAR

Gracias……….

AVANZANDO ANDO……

objetivo: Identificar los aspectos positivos y por mejorar para presentar propuestas de acuerdo al nuevo sistema de monitoreo integral a nivel regional


RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS

CONSIDERACIONES• Existe únicamente el rol Regional•Son 6 grupos de 12 personas.•Se Entregara una cartelera para el registro de aspectos y propuestasTEMAS•Monitoreo integral•Tablero de control

PASOS•Por grupos Identificar lo positivo del Sistema de Monitoreo Integral según la regional•Realizar propuestas de mejora estas deben ser concretas y en términos de producto .Tiempo estimado: 1 hora



REGLAS DEL JUEGO

Reglas de Juego:

Tiempo estimado: 1 hora



• Sea muy creativo

• Proponga ideas innovadoras, diferentes y aplicables

• No pierda tiempo, sea puntual.

• Escuche con atención lo que sus compañeros tienen por decir.


PREGUNTAS ORIENTADORA:PREGUNTAS ORIENTADORA:

¿Cuales son los aspectos positivos del Modelo de Gestión Integral?

¿Cuales son las propuestas que mejoran y complementan este sistema propuesto?


FORMATOFORMATO

REGIONALREGIONAL

Por mejorar

Que? Como?


GESTION

•ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA•RACIONALIZACIÓN

Resultados Acciones de Mejora 2012

Se generaron 141 APSe cerraron 81 AP

Se generaron 141 APSe cerraron 81 AP

154 sin plan de acción 40%60 % eran del 2010 y 2011154 sin plan de acción 40%60 % eran del 2010 y 2011

Se generaron 458AC ; 82% son Auditorias InternasSe cerraron 396 AC

Se generaron 458AC ; 82% son Auditorias InternasSe cerraron 396 AC

Acciones vencidas63 AC - 2012 125 AC- 2013

Acciones vencidas63 AC - 2012 125 AC- 2013

Resultados Acciones de Mejora 2012

Dificultades Acciones de Mejora 2012

Desconocimiento en el manejo de ISOlucion

No oportunidad en la solución de Ticket-MIS

Evaluación Intermedia fuera de tiempo

No se generan, ni se gestionan

efectivamente

De 937 AC no se evidencian cambios en la

documentación del sistema

No se generan acciones por otras fuentes

Desconocimiento en el manejo de ISOlucion

No oportunidad en la solución de Ticket-MIS

Evaluación Intermedia fuera de tiempo

No se generan, ni se gestionan

efectivamente

De 937 AC no se evidencian cambios en la

documentación del sistema

No se generan acciones por otras fuentes

Propuestas Acciones de Mejora

Creación Indicador % de Acciones correctivas y

preventivas eficaces

Creación Indicador % de Acciones correctivas y

preventivas eficaces

Creación - Videos tutoriales del aplicativo ISOLUCIONFormas de Ingresar al Aplicativo

Secciones y Vínculos del Aplicativo Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora

Creación - Videos tutoriales del aplicativo ISOLUCIONFormas de Ingresar al Aplicativo

Secciones y Vínculos del Aplicativo Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora

Fortalecer ISOlucion con nuevos desarrollos

Fortalecer ISOlucion con nuevos desarrollos

Realizar Evaluación Intermedia y seguimiento

efectivo

Realizar Evaluación Intermedia y seguimiento

efectivo

Incorporar ejemplos de acciones correctivas para los

ejes SYSO, Ambiental y Seguridad de la Información

al procedimiento de AC

Incorporar ejemplos de acciones correctivas para los

ejes SYSO, Ambiental y Seguridad de la Información

al procedimiento de AC

Documentar los procedimientos de acciones

de mejora Video Clips

Documentar los procedimientos de acciones

de mejora Video Clips



Subdirección de Mejoramiento

Subdirección de Mejoramiento

. .

.

.

.

.

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/AplicacionesDIT/Videoteca/Video%201%20Ingreso%20Aplicativo%20ISOLUCION.wmv


http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/AplicacionesDIT/Videoteca/Video%203%20Generar%20y%20hacer%20seguimiento%20acci%C3%B3n%20mejora.wmv






Racionalización de Tramites y Procedimientos

• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11

POR QUÉ RACIONALIZAR?

PORQUE CREEMOS QUE EN EL ICBF PODEMOS HACER LAS COSAS MEJOR…

PORQUE HACER LAS COSAS MEJOR SE VERA REFLEJADO EN EL BIENESTAR DE NUESTROS NNA.RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE

LA MEJORA

RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE

LA MEJORA

SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITESSUIT

• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11

SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITESSUIT



GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Inventario de Procedimientos por Proceso

Diagnóstico de Procedimientos críticos por Proceso

Desarrollo del Plan de Acción para Racionalización

Oficialización de Documentación Racionalizada

Evaluación del Impacto de la racionalización


• Caso de ÉxitoCaso de ÉxitoEj.:Ej.:

Se deroga la resolución 1418 de 2009 por la cual se establecía el Comité de InversionesSe eliminan las firmas de Ordenador del Gasto, Secretaria General, Director General.

Racionalización: Reducción de Tiempos y Tramites y el impacto se ve reflejado en la atención oportuna de los NNA.

INNOVACION

Tercer día – Jornada mañana: Presentación con la Agenda de Innovación: Presentación en PPT. adjunta.Presentación del Modelo de Innovación: http://prezi.com/xhyx5vfgfzi1/modelo-de-innovacion-icbf/?kw=view-xhyx5vfgfzi1&rc=ref-21545395 Tercer día – Jornada tarde: Experiencia de innovación Regional Antioquia (pendiente por envío):Videos Instrumentos de Innovación: Ver videoteca EPICO en la intranet: http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/contenido_misional/EPICO/Videoteca

http://prezi.com/xhyx5vfgfzi1/modelo-de-innovacion-icbf/?kw=view-xhyx5vfgfzi1&rc=ref-21545395

http://prezi.com/xhyx5vfgfzi1/modelo-de-innovacion-icbf/?kw=view-xhyx5vfgfzi1&rc=ref-21545395

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/contenido_misional/EPICO/Videoteca

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/contenido_misional/EPICO/Videoteca

NUESTROS COMPROMISOS

Ustedes lo dijeron…

Por ello, y después de construir colectivamente…

Nos comprometemos con Desarrollar un esquema de

Programación participativa con

tiempo, diferente y sin tanto histórico y

más realidad

En menos de dos meses tener

resultados de racionalización de

informesDesde la próxima

semana se verificarán la

oportunidad de las respuestas desde la


En menos de dos semanas, enviar

una programación de visitas a cada

regional y asesorar en campo

En abril, construir un único sistema de

monitoreo y en noviembre la

primera versión de sistema de

información de monitoreo

La próxima semana, definir contactos

claros y compromisos de

esquema de retroalimentación

Diseña y remitir en las próximas dos

semanas, el programa de capacitación

especifica

Revisar toda la retroalimentación e iniciar la aplicación

de cambios

Disponer de recursos adicionales

para promover el desarrollo de EPICO

en territorio

Hacerlo bien

Hacerlo bien, es querer y es actuar…

Nosotros queremos y lo estamos haciendo

Gracias a todos y todas…

encuentro nacional epico - dirección de planeación y control de gestión icbf

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