• En muchas oportunidades suelen confundirse o mezclarse ambos conceptos, haciendo referencia al mismo tema

• O lo que es peor, suelen encontrarse seguidores o detractores de una y otra postura, como si fueran conceptos opuestos

• Ambas metodologías tienen el mismo Objetivo: lograr procesos EFICIENTES, que satisfagan los requisitos y expectativas de los Clientes (en el sentido amplio)

• La diferencia sustancial: se basa en el método de IMPLEMENTACIÓN

Mejora Continua vs. Reingeniería de Procesos

• La Mejora Continua es una filosofía permanente de trabajo

– Se basa en el desafío constante y progresivo de las metas establecidas, para alcanzar niveles superiores de efectividad y excelencia, lograr la satisfacción y deleite de los clientes, mejores resultados para la organización, la comunidad y mejor calidad de vida para los empleados

– Consiste en detectar oportunidades de mejora y realizar implementaciones a corto o mediano plazo, sin grandes niveles de inversión, ni modificaciones drásticas a la operatoria

– Parte del análisis y diagnóstico de los procesos actuales y trabaja en la mejora de la operatoria vigente

Mejora Continua

• Fue propuesta a principios de los ´90 por Michael Hammer

• Consiste en repensar y reproyectar radicalmente los procesos de la compañía, para alcanzar un mejoramiento sustancial del desempeño

• Parte de la “hoja en blanco”, olvidándose de la situación actual

• Busca cambios drásticos, y no progresivos

• Lo que NO es la reingeniería:

– No es una reorganización: se basa en los Procesos y no necesariamente en el cambio de la estructura

– No implica necesariamente una automatización de los Procesos

Reingeniería

Mejora Continua o Reingeniería de Procesos

Características MEJORA CONTINUA REINGENIERÍA

Nivel de Cambio Gradual Drástico

Punto de Partida Situación Actual Hoja en Blanco

Frecuencia Constante Una sola Vez

Estilo de Trabajo Filosofía permanente

(pequeños/medianos proyectos)

Mega Proyecto

Tiempo Corto/mediano Plazo Largo Plazo

Decisión De arriba hacia abajo (las iniciativas pueden

surgir de abajo)

De arriba hacia abajo

Riesgo Medio Alto

Inversión Baja/Media Alta

FASE 1

Planificación

FASE 2

Relevamiento y Análisis

FASE 5

Medición y ajuste

FASE 3

Diseño y Propuesta de Mejora

FASE 4

Construcción e

Implementación

Administración del cambio

Integración de ProcesosIntegra y Asegura la Sinergia entre todos los procesos

Metodología de diseño e Implementación de Procesos

• Si bien existen diversas metodologías para el diseño de procesos, básicamente todas pueden resumirse en desarrollar las siguientes etapas:

Análisis de Procesos

• Al momento de efectuar el análisis del Proceso hay que considerar los siguientes aspectos:

– Cuales son los Clientes del Proceso y que resultados esperan (requisitos y expectativas), cual es el objetivo de este proceso

– Cuál es el flujo de información del proceso– Verificar si existen actividades duplicadas o que no agreguen valor– Chequear la eficiencia de los Controles– Evaluar la eficacia de los registros, formularios y documentación utilizada– Analizar la posibilidad de simplificar las tareas– Revisar el circuito de aprobaciones, a fin de evaluar su complejidad y

eficiencia– Monitorear los tiempos de las tareas– Analizar las entradas y salidas intermedias del proceso– Interiorizarse por la razón de ser de cada una de las tareas– Identificar los riesgos del proceso– Detectar dónde está el cuello de botella

Utilizar el SENTIDO COMÚM!!

• ¿Que es el Benchmarking?

– Si bien existen diversas definiciones o traducciones de este vocablo, básicamente el Benchmarking, es “una metodología o herramienta de aprendizaje”

– Es un proceso estructurado para aprender, analizar, adaptar, e implementar la mejores prácticas que desarrollen otras Organizaciones

– Tuvo su origen en la Segunda Guerra Mundial

Benchmarking

• Tipos de Benchmarking

– Interno: Investigar y aprender sobre la “Unidad Objeto de Análisis” dentro de la propia compañía o grupo empresario. Ver como se hacen tareas similares en otras áreas de la misma organización

– El Mejor de la Industria: Investigar y compararse contra la mejor Empresa dentro del mismo rubro de negocios

– El mejor Proceso: Investigar, aprender y comparar un proceso determinado, con la empresa que se destaque por ser la mejor en el desarrollo de ese Proceso

– Clase Mundial: Investigar, aprender y comparar la “Unidad Objeto de Análisis”, con la organización de mejor Performance del Mundo en esa materia

Benchmarking

• Los pasos para la realización de un Benchmarking son:

– 1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking

– 2. Crear un Equipo de trabajo.

– 3. Definir y acordar con las empresas que vamos realizar Benchamarking

– 4. Desarrollar un método de recogida de datos

– 5. Realizar el relevamiento y recolección de datos

– 6. Confeccionar un informe con la investigación realizadaa

– 7. Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas, determinando las oportunidades de mejora

– 8. Actuar: desarrollar un proyecto para implementar las mejoras

Benchmarking

• La clave de Éxito para desarrollar Benchmarking es:

Aprender pero NO Copiar

Considerar:– Diferentes Culturas

– Diferentes Objetivos

– Diferentes Personas

– Diferentes Historias

Benchmarking

Dudas y consultas

• Conceptos

– Que es un Proceso, cuales son sus características elementos

– Beneficios de Gestionar por Procesos

– Clases y Niveles de Procesos

– Mejora Continua y Reingeniería

– Benchmarking

Resumen

Agenda

ANEXOS

Relevamiento de la

Situación Actual

Enfoque tradicional de un Proyecto de Mejora

Propuesta de

Mejora

Diagnóstico de la

Situación Actual

• Es un enfoque Progresivo, dónde recién pienso en la Mejora luego de relevar en detalle y hacer le Diagnóstico

Enfoque prospectivo de un Proyecto de Mejora

Anticipo la Mejora a la que

Quiero LLEGAR

Defino la Propuesta de

Mejora Detallada corrigiendo los desvíos

Relevo la Situación Actual

• Es un enfoque Prospectivo, dónde basándome en experiencia anteriores y conocimientos del negocio, anticipo cual es la Mejora que quiero Lograr, y luego realizo el relevamiento poniendo foco en la Solución Prevista

Push vs. Pull

• Empujar sin conocer el Objetivo al que quiero llegar– Mayor Esfuerzo y menor eficacia de

resultados

– Pérdida del foco en el cliente del Proceso

VS.

• Tirar partiendo de las necesidades y el objetivo al que quiero llegar– Los esfuerzos están enfocados

específicamente al Objetivo deseado

– Foco en las necesidades del cliente del Proceso

Mejora Continua

PLANIFICAR

EJECUTAR

COMPROBARACTUAR

1. Seleccionar una oportunidad de mejora2. Identificar los requerimientos del cliente

3. Definir el problema4. Recopilar información

5. Analizar las raíces del problema6. Encontrar soluciones

7. Preparar un plan para implementar la solución

8. Implementar la solución

9. Monitorear resultados, comparar con el plan10. Determinar razones para las desviaciones

11. Emprender acciones correctivas para las desviaciones12. Estandarizar el proceso; lograr que las soluciones exitosas sean permanentes

13. Refexionar

• La mejor Herramienta para implementar una filosofía de Mejora Continua es utilizar la Metodología PECA o también conocida como “Rueda de Deming”

Mejora Continua

Hacer la Mejora Planificada

Corregir los desvíos

Que Hacer?Como Hacerlo?

Verificar si se cumplió

con los Objetivos esperados

Actuar

Comprobar Ejecutar

Planificar

Documentación: Iconografía BásicaDECISIÓN

DOCUMENTOACTIVIDAD

Actividad en una Aplicación de Sistemas

Inicio o Fin de un Proceso

Conector Conector

Archivo Base de Datos

Conectores

Sector

Actividad Multidocumentos

• Los pasos para la realización de un Benchmarking son:

– 1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking

– 2. Crear un Equipo de trabajo.

– 3. Definir y acordar con las empresas que vamos realizar Benchamarking

– 4. Desarrollar un método de recogida de datos

– 5. Realizar el relevamiento y recolección de datos

– 6. Confeccionar un informe con la investigación realizadaa

– 7. Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas, determinando las oportunidades de mejora

– 8. Actuar: desarrollar un proyecto para implementar las mejoras

Benchmarking