Mód

ulo

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Priorizaciónde Cadenas de Trámites

de

Estrategia de Gobierno en Línea

Guía

Cadenas de Trámites en la Administración Pública Colombiana

Consultoría:

Ministerio de Comunicaciones María del Rosario Guerra Ministra de Comunicaciones

Programa Gobierno en línea María Isabel Mejía JaramilloDirectora

Dirección de Articulación y GestiónFrancisco Camargo SalasDirectorGerente Proyecto OPTICA - GEL

Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y las RegionesMiguel Esteban Peñaloza BarrientosAlto Consejero Presidencial

Pablo Jaramillo QuinteroAsesor

Departamento Administrativo de la Función PúblicaElizabeth Cristina Rodríguez TaylorDirectora

everis:Germán Cutillas LópezGerente Sector PúblicoWilson Ordóñez RomeroGerente Proyecto OPTICA - everis

Para la presente publicación participaron los representantes de las siguientes entidades: Programa Gobierno en línea, Departamento Administrativo de la Función Pública, everis, Universidad Sergio Arboleda.

Primera edición: 2009

© Derechos de autor patrimoniales Ministerio de Comunicaciones – Programa Gobierno en línea

Diseño e impresión:EDUMEDIA

Impreso y hecho en ColombiaPrinted and made in Colombia

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Tabla de contenidoRelación de Tablas 5Relación de Ilustraciones 6Presentación 71. Definicióndeparámetrosgenerales 92. Identificacióndegruposdetrabajo 113. Reunionesindividualesconlosgruposdetrabajo 144. Análisisdelainformación 175. Evaluación de criterios 226. Elaboracióndelamatrizdepriorización 25

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Relación de tablasTabla1.Ejemploilustrativocriteriosdepriorización. 16Tabla2.Ejemplodelaevaluacióndelafrecuencia. 20Tabla3.Ejemploresultadosdeponderación. 21Tabla4.Ejemplodeevaluacióndecriterios. 23Tabla5.Ejemplodeevaluacióndelimpacto. 26Tabla6.Ejemplodeevaluacióndeladificultaddeimplantación. 27Tabla7.Ejemplodeevaluacióndelaprelación. 27Tabla8.Ejemploresumenevaluacióndelostresparámetros. 27

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Relación de ilustracionesIlustración1.FasesdePriorizacióndeCadenas. 8Ilustración2.Seleccióndegruposdetrabajo. 11Ilustración3.Agrupacióndecriteriosdepriorización. 17Ilustración4.Listadosestandarizadosdeparámetrosde priorización. 18Ilustración5.Ejemplodeevaluacióndelaimportancia deloscriteriosdepriorización. 18Ilustración6.Ejemplodelcálculodelaimportanciadel listadoglobal. 19Ilustración7.Fórmulacálculoponderacióndecriterios. 21Ilustración8.Ejemploderepartodecriterios. 22Ilustración9.Fórmulamatemáticadepriorización. 25Ilustración10.Matrizdepriorización. 29Ilustración11.Ejemplomatrizdepriorización. 29

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Presentación

ElProgramaGobiernoenlíneadelMinisteriodeComunicaciones,contrató la Unión Temporal Universidad Sergio Arboleda -everis para desarrollar el Proyecto OPTICA (Optimización

de Cadenas de Trámites), adelantado en cooperación con elDepartamento Administrativo de la Función Pública y la AltaConsejería Presidencial para la Competitividad y las Regiones,cuya finalidades laoptimización yautomatizacióndeCadenasdeTrámites,enprocuradeunaAdministraciónPúblicamodernayracional,cuyoejecentralsonlasnecesidadesyexpectativasdelciudadano.

Luego de realizar una labor de identificación de Cadenas deTrámites, implementando la metodología de identificación decadenas,sedeberealizarunanálisisquepermitapriorizardichascadenas,conelpropósitodeprocederaoptimizaryautomatizarlascadenasestratégicas tantopara losciudadanos,comoparalosempresariosyelEstado.Puesseevidencióqueefectivamente,los procesos de optimización y automatización de Cadenas deTrámites deben ser precedidos por un trabajo de priorización,toda vez quepermite definir un plandeaccióna corto,medioy largo plazo para la optimización de las Cadenas de Trámitesidentificadas.

Enestesentido,pormediodelpresentedocumentosepretendeproporcionaralEstadounaguíametodológicadepriorizaciónquefacilite la organización de un listado ordenado de las cadenasidentificadas. Dicho listado permitirá establecer, con criteriosespecíficos,objetivosymedibles,lascadenasquedebenserobjetoprioritariodeoptimizaciónacorto,medianoylargoplazo,ydeestamaneradefinireimplementarunplandeacciónquecontemplelasaccionesnecesariasparallevaracabodichaoptimización.

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ParatalefectolapresenteguíaseencuentraestructuradaenseisseccionesquedetallanlasfasesadesarrollarparalapriorizacióndelasCadenasdeTrámitescomosonlassiguientes:

Delprimeroal sextocapítulo sedetallan las fasesque sedebendesarrollarparalapriorizacióndelasCadenasdeTrámitesquesonlassiguientes:

Ilustración 1. Fases de Priorización de Cadenas.

El primer capítulo define los parámetros generales que permiten laagrupacióndeloscriteriosdepriorización.

En el segundo capítulo se presentan los conceptos básicos para laconformacióndelosgruposdetrabajo.

Eltercercapítulotienecomopropósitodetallarlassesionesindividualesdelosgruposylaimportanciadelosmismos.

Enelcuartocapítuloseexplicaenquéconsisteelanálisisdelainformaciónycomosedebepresentarlatabladeresultadosdeponderación.

Elquintocapítuloexponecomoseconcretaellistadooficialdecriteriosdepriorizaciónylaformaenqueéstosseevalúan.

Finalmente,elsextocapítuloenseñacómoseubicangráficamenteenlamatrizdepriorizaciónlascadenaspriorizadasyelreflejodelamismaenunPlandeAcciónquedeterminaelmomentoenelcualsedebeacometerlaoptimizacióndelascadenasidentificadas.

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Definición de parámetros generales

Elobjetivodeestafaseesdefinirlosparámetrosquevanapermitiragruparloscriteriosdepriorizaciónquesetendránencuentaparaestablecerelplandeacciónacorto,medianoylargoplazo.

EndesarrollodelproyectoOPTICAsedefinieronlossiguientesparámetros,loscualesserecomiendanutilizarenlaaplicacióndelametodología.

• Parámetros a priori: Esta categoría de parámetros sonevaluadosentodaslascadenasypermitendefinirelplandeaccióndeoptimizacióndeCadenasdeTrámites.Incluyedostiposdeparámetrosaevaluar:

- Impacto:Esaquelparámetroqueenglobaloscriteriosdepriorizaciónquemidenlaincidenciadecadaunadelascadenassobreelciudadano,elempresarioyelEstado.

- Dificultaddeimplantación:Eselparámetroqueenglobaloscriteriosquepermitenevaluarelgradode facilidado dificultad de la implementación del proceso deoptimizaciónyautomatizacióndelacadenadetrámites.

• Parámetros a posteriori: Éstos se emplean una vezseleccionadas lascadenasquesedebenoptimizar.Enestesentido,seidentificanlossiguientesparámetros:

-Prelación:Esteparámetroagrupaloscriteriosquepermitenmedir la importancia relativa entre cadenas, es decir,

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!!

permitediferenciaraquellascadenascuyoscriteriosde“impacto”y“dificultaddeimplantación”sonsimilaresoiguales.

- Voluntad: Este parámetro agrupa aquellos criterios quesegún las entidades consideren pueden afectar laviabilidaddeoptimizacióndeunacadenaseleccionada.

IMPORTANTE

RECUERDE1. Los parámetros definidos se agrupan enparámetros “a priori” y “a posteriori”.

2. En el proyecto OPTICA se definieron 4parámetros:Impacto,DificultaddeImplantación,Prelación y Voluntad.

Elparámetrodevoluntadreflejaladisposiciónde la alta dirección de las entidades para adelantar la optimización de la cadena de

tramites, siendo un factor fundamental para la priorizaciónfinaldelascadenas

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Identificación de grupos de trabajo

LasegundafasedelapriorizacióndeCadenasdeTrámitesconsisteen laconformaciónde losgruposdetrabajoquevana liderar lapriorizacióndelasCadenasdeTrámites.

Laidentificacióndelosgruposdetrabajosefundamentaenlossiguientescuatroconceptos:

Ilustración2.Seleccióndegruposdetrabajo.

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Deacuerdoconlailustraciónanterior,laidentificacióndelosgruposdetrabajodebepartirdelassiguientespremisasorequisitos:

•Grupos de expertos: La principal característica que se debebuscarenlosgruposdetrabajodebesersugranexperienciaenprocesos de optimización administrativa, para de esta forma,desdediferentes perspectivas, aprovechar lasmejores prácticasdeanterioresproyectosotrabajossimilaresrealizados,teniendoencuentalaespecialidaddelosintegrantes.

•Evitar la dispersión:Esimportantequenoseidentifiquenmásde5ó6gruposdetrabajo,conelobjetivoevitarladispersiónodemoraenexcesoenlasdecisiones.

•Alta representatividad: Esimportantequelosgruposseleccionadosrepresenten los intereses de los ciudadanos, las empresas y elEstado,paraquedeesta formase tenganencuenta lavisiónylos interesesde los tresactoresqueparticipanenelprocesodeoptimizacióndelosprocesosadministrativos.

•Liderazgo: Los equipos seleccionados deben tener un altoliderazgoconrespectoalostemastratados,conelpropósitoquelasdemásentidadesdelEstadoavalenlasdecisionesadoptadas.En este sentido, los equipos de trabajo deben tener el apoyo yrepresentatividaddecadaentidadydel restodeentidadesdelEstado.

Enparaleloconlaidentificacióndelosgruposdetrabajoyconelobjetivodehacermáseficientesyproductivaslassesiones,sedebeelaborarladocumentaciónconlaquesevaatrabajarencadaunodelosgruposconel findeque los integrantesdecadagrupoesténdebidamentesensibilizados y tenganclaridad respectode las tareasque se vanarealizar.Enestesentidosepuedenentregarlossiguientesdocumentos:

• Guióndecadasesióndetrabajo• Resumenejecutivodelenfoquemetodológico• Resultadosquesepretendenobtenertrascadasesión

Una vez identificados los grupos y elaborada la documentación, sedebeconsensuarconlosdiferentesgruposuncalendarioocronogramade sesiones de trabajo con el propósito de priorizar las cadenas detrámites.Definidoelcalendario, sedebenenviar lascorrespondientesconvocatorias (preferiblemente vía correo electrónico) con lainformaciónnecesariaparaasistiralassesiones.

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RECUERDE

Losgruposdetrabajodebenrepresentar la visión del ciudadano,

del empresario y del Estado.

IMPORTANTEEsrecomendablequelosgruposdetrabajoestenconformadospor

funcionarios con experiencia en procesos de optimización de trámites

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Reuniones individuales con los grupos de trabajo

Como producto de las sesiones individuales de trabajo sedebe obtener un listado preliminar de criterios de priorizaciónponderados en función de la importancia que el grupo de

trabajo leotorgueacadaunodeellos.Para talefectoesnecesariorealizarlassiguientesactividades:

• Identificacióny seleccióndecriteriosdepriorización:Cadaunode losgruposdetrabajoelaborarasupropio listadodecriteriosbasándoseenlasmetodologíasde:- Brainstormingolluviadeideas:Losintegrantesdecada

unodelosgruposdetrabajodebenpresentarloscriteriosque consideren necesarios que permitan priorizar lascadenasde trámites. Para llevaracaboesteejercicioes de gran importancia que los integrantes del grupohayan identificadopreviamente loscriteriosapartirdelainformaciónenviadaconanterioridad,permitiendolaagilidadyproductividaddelassesiones.Dadoloanterior,ladocumentaciónenviadaalosgruposdetrabajodebeserclaraydebedetallaradecuadamenteelcontextoenelquesepretendeaplicarlametodología,aligualquesupropósito.

Para que los resultados finales obtenidos en elBrainstorming sean satisfactorios, es importante que laprimera identificación de criterios realizada por cadaunodelos integrantesdelosgruposselleveacabosinimponer algún tipo de sesgo respecto de los criteriosy sin ningún tipo de orientación por parte del equipo

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organizador. Sin embargo, es recomendable que losintegrantes de los grupos de trabajo tengan claridadsobrelanecesidadqueloscriteriosidentificadospuedansermedibles,esdecir,queparacadaunodeellosdebeexistirinformaciónconcretaquepermita,deformaágilyeficiente,sumedición.

- Mejoresprácticas:Dadalaexperienciadelosgruposdeexpertos,unodelosinsumosparalaseleccióndecriteriospuedeserlaexistenciademejoresprácticasocriteriosyaseleccionadosenanterioresproyectos.Eneste sentido,sialfinalizarlassesiones,elequipodetrabajoconsideraqueexistealgúncriterioimportantequenosehayatenidoen cuenta y que se hubiere identificado en proyectosanteriores,sepuedejustificarlainclusióndelcriterio.

- Encuestas: Siel tiempodelproyecto lopermite,puedetener especial relevancia la realización de encuestasa diferentes grupos objetivo, las cuales se definen deacuerdoconlascaracterísticasyconocimientosdecadaunodeellos,permitiendolaidentificacióndecriteriosdepriorización.

• Análisis de criterios de priorización: Las listas de criteriosdefinidas se deben analizar, identificando de esta forma:

- Agrupacionesdecriteriossimilaresoiguales:Enlamedidaenqueen laactividaddeBrainstormingse identifiquencriteriossimilares,éstossepuedenagruparbajounmismotítulo, simplificandoel listado inicial. Para loanterior, sedebehacerunanálisisdeagrupaciónquepermitadichasimplificación,concordanteconlavisiónquetenganlosgruposdecadaunodeloscriterios.

- Criteriosnomedibles:Posterioralalabordeagrupación,sedebedeterminarlaformaenlacualllevaracabolamedicióndecadaunodeloscriteriosidentificados.Estalaboresdegran importanciaparaconseguir identificaraquelloscriteriosquenosepuedenmedirdebidoa:- Elesfuerzoquesedeberealizarparallevaracabola

medicióndecadaunodeloscriteriosnosejustificadadoquelaimportancianoessignificativa.

- Lamedicióndelcriterionoesviabledadalaescasezoinexistenciadeinformaciónalrespecto.

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Tras definir la forma demedición de cada uno de loscriterios,aquellosqueseidentifiquencomo“nomedibles”o“difícilmentemedibles”debenserexcluidosdelalistadefinitivadecriterios.

• Ponderación de los criterios de priorización: Los integrantesdelosgruposdetrabajodebenordenarloscriteriosdelmásimportantealmenosimportante.

Enlatabla1sepresentaunejemplodecriteriosdepriorizaciónparacadaunadelascuatrocategoríasenunciadas.

Tabla1.Ejemploilustrativocriteriosdepriorización.

ILUST

RATIVO

IMPORTANTE

Los criterios de priorización debenserfácilesdemediry

objetivos.

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Análisis de la información

Elequipode trabajodebeestandarizar los listadosdecriteriosdepriorizacióngeneradosencadaunade las sesiones individualesconlosgruposdetrabajo,obteniendounaprimerapropuestade

criteriosdepriorizaciónponderadaparacadaparámetro.

Asípues,sedebenagruparloscriteriosqueseansimilaresparaobtenerunlistadoúnicodecriteriosparacadaparámetro,comosemuestraenla ilustración 3.

Ilustración3.Agrupacióndecriteriosdepriorización.

ILUST

RATIVO

4

18

Por tanto, el resultado de la primera parte de la fase de análisis dela información serán cuatro listados estandarizados, uno para cadaparámetro,comosepresentaenlailustración4.

Ilustración4.Listadosestandarizadosdeparámetrosdepriorización.

Unavezobtenidoun listadoparacadaparámetro,el siguientepasoesponderarelpesoquetendrácadacriteriodentrodesuparámetro.Paraello,sedebemedirlaimportanciaylafrecuenciadecadacriteriodelasiguienteforma:

IMPORTANCIA

Estavariabletienerelaciónconelordendeimportanciaotorgadoporcadaunodelosgruposdetrabajo.

Dada la posible diferencia entre el número de criterios identificadosporcadaunodelosgrupos,esnecesarioevaluarlaspuntuacionesquese leotorgaacadaunode los criterios. Paraello sedebencalificartodaslaslistasdecriteriosconunaescalade0a10,dando10puntosalcriteriomásimportanteyaplicandounaregladetresparaasignarlaspuntuacionesal restodecriteriosenfunciónde laposiciónasignada,comoseenseñaenlailustración5.

Ilustración5.Ejemplodeevaluacióndelaimportanciadeloscriteriosdepriorización.

ILUST

RATIVO

ILUST

RATIVO

19

Despuésdeevaluarlaimportanciadeloscriteriospriorizaciónparacadaunodelosgruposdetrabajo,seprocedeadeterminarlaimportanciade los listados estandarizados. Para ello se debe calcular la mediaaritmética de todas las puntuaciones para cada criterio, es decir, siuncriterioapareceen3gruposconpuntuacionesde5.0,7.3y2.4,supuntuaciónseráelvalorpromediodelostresvalores,esdecir,4,9.Enestesentido,elproductodeesteejerciciosereflejaenlailustración6.

Ilustración6.Ejemplodelcálculodelaimportanciadellistadoglobal.

ILUST

RATIVO

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FRECUENCIA Estavariabletienerelaciónconlarepeticiónónúmerodevecesquesepresentacadacriterioenloslistadosdelosgruposdetrabajodentrodelosparámetrosdepriorización.

Al igual que en el caso anterior, se debe evaluar según una escalade 1a 10.Deesta forma, si se conformaron 4 gruposde trabajo laspuntuacionesseríanlassiguientes:

- Unarepetición =>2,5puntos- Dosrepeticiones =>5puntos- Tresrepeticiones =>7,5puntos- Cuatrorepeticiones =>10puntos

Siguiendoconelejemploanteriorel resultadode laevaluaciónde lafrecuenciasepresentaenlatabla2.

Tabla2.Ejemplodelaevaluacióndelafrecuencia.

Luego de evaluar las dos variables (importancia y frecuencia) yobtenidas laspuntuacionesparacadaunode loscriteriosde la listaestandarizadas, el siguientepasoescombinarestasdos variablesdeforma que se le asigne a los criterios una puntuación global. Paraobtenerdichapuntuaciónglobal,esnecesarioasignarunpesoaambasvariables(susumadebedar100%)enfuncióndelosrequerimientosoacuerdosalcanzadosdentrodelosgruposdetrabajo.Porejemplo,siseconsideraquelavariableimportanciaescrítica,selepuedeasignarunpeso(PI)deun70%,conloquelafrecuenciatendríaunpeso(PF)deun30%.Deestaforma,lapuntuaciónglobaldecadacriterioseobtendríamediantelasiguientefórmula:

ILUST

RATIVO

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Ilustración 7. Fórmula cálculo ponderación de criterios.

DondePIeselpesoasignadoalaimportancia(enporcentaje),yPFeselpesoasignadoalafrecuencia(enporcentaje).

Cumplidoslospasosanteriores,sedebepresentarlatabladeresultadosdeponderación,endondesereflejaenlaúltimacolumnaelresultadodelaponderaciónfinal.Enlatabla3semuestraunejemploenelqueambasvariablestienenunpesodel50%.

Tabla3.Ejemploresultadosdeponderación.

ILUST

RATIVO

IMPORTANTE

RECUERDE

Cada criterio se valora en función de las variablesIMPORTANCIAyFRECUENCIA.

La sumatoria de la ponderación de criterios

paracadaparámetrodebeserigualal100%.

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Evaluación de criterios

Conellistadopreliminarestandarizadodecriteriosdepriorizaciónyobtenidasuponderación,serealizaunareuniónconformadapor todos los grupos de trabajo implicados en el proceso de

priorización.Elobjetivodeestaactividadesconsensuarellistadooficialdecriteriosdepriorizaciónylaformaenqueéstosseevalúan.

Pararealizarlaevaluacióndeloscriteriosdepriorización,seconformanmesasde trabajode lascualeshacenparte los integrantesdecadagrupodetrabajo,asignándoleacadaunadeellasvarioscriteriosconelfindeserevaluados.

Siguiendoelejemploanterior, ladistribucióndecriteriosentregruposquedaríacomosepresentaenlailustración8.

Ilustración8.Ejemploderepartodecriterios.

ILUST

RATIVO

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Cadagrupodetrabajodeberealizarlassiguientesactividades:

• Definirelalcancedelaevaluaciónparacadacriterio.

• Especificarlafuentedelainformaciónquesepretendeevaluar.

• Establecerlaescalaolospuntosdeevaluaciónconcualquieradelossiguientesaspectos:- Escala:Númerodeintervalosquesevanadefiniryquépuntajeselevaaotorgaracadaunodeellos.

- Intervalos: Definir los intervalos que acotarán las diferentespuntuacionesquepuedarecibircadacadenadetrámites.

- Ordendelaescala:Conestosehacereferenciaalaubicaciónde los extremosde laescala, esdecir, qué intervalooquéescenariotendráunamayorpuntuaciónenlapriorización.

Unejemplosepuedeverreflejadoenlatabla4.

Tabla4.Ejemplodeevaluacióndecriterios.

ILUST

RATIVO

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Despuésde realizar lasactividadesantesdescritaspor cadaunadelasmesas de trabajo, el equipo líder del proyecto debe recopilar elresultado del trabajo realizado con el fin de presentarla a todos losparticipantesde la reunión. El objetivodeesta tareaesgenerarunadiscusiónmediantelacualseaportemásinformaciónyconocimientoaltrabajorealizado.

El producto final de este debate es el ListadoOficial deCriterios dePriorización, mediante el cual se evalúan todas las cadenas con elpropósitoderealizar lamatrizdepriorizaciónyposteriormenteelplandeaccióndelasmismas.

IMPORTANTE

RECUERDE1.Tenerclaroquesequiereevaluarparacada criterio de priorización.

2.Garantizarladisponibilidaddelainformación quesevaaevaluar.

Laescaladeevaluacióndebeserfácilmenteidentificable.

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Elaboración matriz de priorización

Luego de obtener el listado oficial de criterios de evaluación delas cadenas, éstos se deben aplicar a cada una de lasmismas,obteniendodeesta formaunacalificaciónparael Impacto,otra

paralaDificultaddeImplantaciónyotraparalaPrelación(apartirdelasescalasdefinidas).

Dicha calificación se debe realizar aplicando la siguiente fórmulamatemáticaacadaunodelosparámetros:

Ilustración 9. Fórmula matemática de priorización.

• CTxeslaCadenadeTrámites“x”• Cyeselcriteriodepriorización“y”• CyCTxeselcriteriodepriorización“y”aplicadoa laCadenade

Trámites“x”• Loscriteriosvandesdey=1…n• LasCadenasdeTrámitesvandesdex=1…m

6

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Unejemplopara representar laevaluaciónde los tresparámetros, sepresentaenlastablas5,6y7.

Tabla5.Ejemplodeevaluacióndelimpacto.

EnlatablaanteriorsepresentaunejemplodeevaluacióndelparámetroImpacto.Dichoparámetro sevaloramediante loscriteriosde lasdosprimerascolumnas(nombreypeso).

Enlascolumnas3,4y5seincluyenlascalificacionesquehanobtenidolas cadenas para cada uno de los criterios. La fila TOTAL IMPACTOcontiene los resultados totales del parámetro Impacto para cadaunadelascadenas,obtenidaapartirde lafórmularepresentadaenlailustración9.Elresultadototalpuedellegaratenerunapuntuaciónmáximade4puntos,dadoquelaescalavaríadel1al4.

Porejemplo,paraelcasodela“Cadena1”elresultadoseobtendríadelasiguienteforma:

Puntuación TOTAL IMPACTO= (3*17%)+(2*16,3%)+(2*14,4%)+(3*11,3%)+(1*14,7%)+(3*10,8%)+(3*5,1%)+(3*10,4)=2,40

ILUST

RATIVO

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Tabla6.Ejemplodeevaluacióndeladificultaddeimplantación.

Tabla7.Ejemplodeevaluacióndelaprelación.

Lamatrizresultantedelaevaluacióndelostresparámetroseslasiguiente:

Tabla8.Ejemploresumenevaluacióndelostresparámetros.

ILUST

RATIVO

ILUST

RATIVO

ILUST

RATIVO

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Evaluadas todas lasCadenasdeTrámites,el siguientepasoesubicarcadaunadeellasenunaMatrizdePriorizacióndedosejes,enlaquesedefiniránloscuadrantesquepermitenelaborarelplandeaccióndelasmismasacorto,medioylargoplazo.

Endichamatrizserepresentanlosvaloresobtenidosdelostresparámetrosparacadaunadelascadenas.Larepresentacióndelosvaloresdebeserlasiguiente:

• Impacto: Elvalorobtenidoparaelimpactodelacadena,sedeberepresentarenel“EjeY”delamatriz.

• Dificultaddeimplantación:Enel“EjeX”delamatrizsedebenrepresentar las puntuaciones obtenidas en cuanto a ladificultaddeimplementacióndelacadena.

• Prelación:Eltercerparámetroreflejaeltamañodelasburbujasquerepresentanlascadenas.

Ladefinicióndelamatrizdepriorizaciónpermiterepresentarlossiguientescuadrantes:

• Quick-Win: EnestequedanubicadasaquellasCadenasdeTrámites cuya optimización tenga un gran impacto y unadificultaddeimplantaciónrelativamentebaja,conloquesonCadenasdeTrámitesquesepodránimplementarenelcortoplazo.

• Medio Plazo:EstecuadrantecontienelasCadenasdeTrámitesquedebidoasubajacomplejidaddeimplantaciónysubajoomedioimpacto,sedebenimplementarenelmedianoplazo.

• Largoplazo:Enestecuadrantesepresentanaquellascadenasque tengan un alto impacto, pero cuya implantación seestimeexcesivamentecomplejacomopara implementarlas enelcortoplazo.

• No aporta valor: En este cuadrante quedan representadasaquellascadenasquepor suescaso impactoy suelevadacomplejidad,seconsideraquesuoptimizaciónnoaportaríagranvalor.

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Lamatrizdepriorizaciónqueseelaboratienelassiguientescaracterísticas:

Ilustración10.Matrizdepriorización.

Alrepresentarenunamatrizdeesteestiloelejemplodelastrescadenasdelatabla8,elresultadoseríaelsiguiente:

Ilustración11.Ejemplomatrizdepriorización.

Quick-Win Largo Plazo

Medio Plazo No aporta valor

DIFICULTAD DE IMPLANTACIÓN

IMPA

CTO

- +

1

Impacto: 2,40Dif. Impl.: 2,89Prelación: 1,12

2

3

Impacto: 2,18Dif. Impl.: 1,55Prelación: 0,79

Impacto: 1,95Dif. Impl.: 1,67Prelación: 1,45

ILUST

RATIVO

ILUST

RATIVO

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Una vez priorizadas todas las Cadenas de Trámites identificadas ydefinidas, se ubican gráficamente en lamatriz de priorización en loscuadrantes que corresponden a los Quick-Win, Medio Plazo,LargoPlazooSinValor,parapoderaplicarelcriteriodevoluntadquepermitedesestimar o confirmar la optimización de cadenas priorizadas. Laevaluación de éste último criterio es altamente subjetiva y dependedelconocimientoquesetengadelasentidadesinvolucradasencadacadena respecto al liderazgo de la alta dirección, la resistencia alcambioyrecursospresupuestales,paralocualsedebetenerencuenta:

Liderazgo:Serefierealacapacidaddeliderazgodelaentidadorigenya que finalmente debe ser ella quien impulse dicha optimización ycoordinealrestodeentidadesimplicadas.

Resistencia al cambio: Es importante conocer la resistencia a loscambiosquegeneracualquierniveldeoptimizaciónyautomatizaciónenlasentidades.Siunaentidadorigendeunacadenadetrámitestieneunaelevadaresistenciaalcambioyseconsideraqueescomplicadomovilizarla, deberá analizarse minuciosamente si es conveniente suoptimización.

Costo:Dadoquetraselprocesodeoptimizacióndebellevarseacabolaautomatización,esnecesario indagar sidentrodelpresupuestodelaentidadexisteunrubroquepuedasoportar la implementacióndelmodelodeoptimizaciónpropuesto.

En suma, todos estos aspectos finales del parámetro de voluntaddeterminancuálescadenastienenmásopcióndeseroptimizadasysuordendepriorización.

Finalmente,sedebereflejardichapriorizaciónenunPlandeAcciónquedetermineelmomentoenelcualsedebeacometerlaoptimizacióndecadaunadelascadenasidentificadas,teniendoencuentaloscriteriosrelacionadosconelparámetrodelavoluntadsegúnelconocimientodetalladodelasentidadesinvolucradasparacadaCadenadeTrámites.

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IMPORTANTE

RECUERDE1.Losparámetrosdeimpacto,dificultaddeimplantaciónyprelaciónagrupanlascadenasencuatrocuadrantes.

2. El IMPACTO y la DIFICULTAD de IMPLANTACIÓN corresponden a los ejes “X” y “Y” de la matriz depriorización.

3.LaPRELACIÓNcorrespondealtamañodelasburbujas.

Unavezdefinidalamatrizdepriorizacion se aplica el parámetro devoluntadqueestableceelorden

de priorización