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Empresa: La Ganadora

MANUAL DEL PUESTO:

Gerente

Administración

DEL ÁREA:

Manual de Puesto: GerenteLa Ganadora

Contenido del Manual

Área: Administración

1.- Bienvenida

2.- Objetivos Generales de la Organización

3.- Políticas Generales de la Organización

4.- Objetivos Específicos del Área

5.- Descripción del Puesto

6.- Formatos del Puesto

7.- Reportes del Puesto

8.- Funciones

9.- Productividad y Rendición de Cuentas

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WWW.MiFormulaGanadora.com

La Ganadora

Bienvenida

Manual de Puesto: Gerente


En representación de nuestra empresa me es muy grato darte la cordialbienvenida como parte del equipo de trabajo de nuestra organización.Es mi deber hacer de tu conocimiento que cada uno de nuestroscolaboradores, desempeña un rol diferente dentro de la organización, por loque nos será de gran ayuda el contar con tu aportación y conocimientos tanto anivel profesional como personal y más aún nos sentimos realmente muycontentos de poder tener un colaborador tan capacitado y versátil como tú.Al pertenecer a nuestro equipo de trabajo, has contraído una serie de deberes yresponsabilidades que son necesarios cumplir y respetar. Así mismosderechos que gustosamente te reconoceremos. En este manual podrásconsultar las funciones de tu puesto de trabajo, los procesos en que estásinvolucrado y los objetivos que debes lograr con nosotros.Deseo sinceramente, que te sientas en absoluta confianza, puesto que todosnuestros colaboradores se caracterizan por ser un gran equipo de trabajo y unagran unidad capaz de lograr todos los objetivos y metas que en nuestraorganización fijamos constantemente.De esta manera, todos nuestros colaboradores demuestran día a día sucapacidad de trabajo en equipo brindándose apoyo unos a otros en todo lo quenecesiten; para así poder sacar todos juntos la organización adelante.Una vez más te doy la más sincera y cordial bienvenida a nuestra empresa y teinvito a utilizar todas las herramientas que se te brindarán en este puesto parael desarrollo de tus actividades, en caso de tener alguna duda sobre cualquiertema, podrás externarlas con cualquiera de tus compañeros de trabajo, porqueestoy seguro que todos estarán dispuestos a apoyarte.Adelante y te deseamos mucha suerte.¡Bienvenido!

Director GeneralLa Ganadora


La Ganadora

Objetivos Generales de la Organización



Conoce los objetivos generales de La Ganadora para los cuáles todo elpersonal trabaja a toda su capacidad logrando el mejor desempeño aportandoasí, al logro de los mismos:

1.- Lograr una mayor participación en el mercado

2.- Ser una marca líder en el mercado

3.- Generar mayores utilidades

4.- Mejorar la productividad por áreas con base en indicadores de gestión

5.- Desarrollar estrategias comerciales efectivas


La Ganadora

Políticas Generales de la Organización



Las políticas generales a las que debe apegarse el empleado que cubra elpuesto son las siguientes:

1.- ASISTENCIA

1.- Faltas: El máximo número de faltas posibles por empleado, son de 3 faltasinjustificadas en un periodo de 3 meses. En el caso de una falta se descontará del pagoel día completo. En el caso de más de 3 faltas en dicho periodo se procederá conformea la política de Incentivos y consecuencias.

2.- Permisos: Se requiere de un mínimo de 6 meses laborando dentro de la empresapara poder solicitar un permiso de absentismo. En dicho caso el permiso solo seotorgará por un periodo máximo de 2 días hábiles en un periodo de 3 meses, previaconsideración de la gerencia y dirección, y bajo su discrecionalidad.

2.- CALIDAD DEL SERVICIO

1.- Atención al cliente: Informar la disponibilidad del producto solicitado, y los tiemposreales de espera. En todo caso, que no se cuente con el producto solicitado al instante,se deberá de ofrecer una alternativa de servicio, tales como: dejar hecho el pedido ypasar a recoger más tarde, ó bien que se le envíe a través del servicio a domicilio.

3.- CULTURA INTERNA

1.- Modificación a las políticas: Cualquier cambio que se requiera con respecto a laspolíticas de la empresa deberán de ser por escrito y con su debida notificación a laspartes que les incumba.

2.- Ambiente Laboral: Deberá de haber un ambiente cortesía, apoyo, y tolerancia, dentrode las instalaciones laborales, y hacia los compañeros. Por ningún motivo se deberá dediscutir y mucho menos elevar el tono de las conversaciones entre empleadoscompañeros, adentro de las instalaciones y en horario laboral. Cualquier problemapersonal entre compañeros deberá de resolverse fuera de las instalaciones y en horasinhábiles.


La Ganadora

Políticas Generales de la Organización



4.- IMAGEN E HIGIENE PERSONAL

1.- Aseo personal: Se debe presentar a laborar aseado completamente, todos los días, yse debe mantener dicho aseo durante la jornada laboral.

2.- Descuento por imagen: Será acreedor a un descuento por falta de imagen a quiéntenga 2 reportes de fallas en su imagen y/ó higiene personal, durante un periodo de 3meses.

5.- OBJETIVOS

1.- Del Puesto: Todo el personal, debe de contar con objetivos personales, ya seancuantitativos, cualitativos ó ambos, que aporten lo que de ellos se requiera, y que esténalineados con los objetivos estratégicos de la empresa, según sea el caso.

6.- Puntualidad

1.- Acumulación de retardos: 2 Retardos, se considerarán como 1 falta completa


La Ganadora

Objetivos Específicos del Área



El área de Administración tiene definidos los siguientes objetivos a seguir:

1.- Administrar de forma eficiente los recursos disponibles de la empresa

2.- Administrar adecuadamente el uso de los bienes, muebles e inmuebles de laorganización

3.- Garantizar el adecuado cumplimiento de los compromisos financieros de la empresa


La Ganadora

Descripción del Puesto



Nombre del Puesto: Gerente

Objetivo del Puesto

Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa.

Nombre del Área: Administración

Conocimientos Requeridos para elPuesto:

Herramientas de Trabajo utilizadas enel Puesto:

1.- Agenda Manual y Electronica

2.- Computadora/Ipad

3.- Conmutador

4.- Office: Excel, Word, Power Point

5.- Sistema ERP

6.- Teléfono inteligente

1.- Administración de recursos

2.- Contabilidad básica

3.- Control de Presupuestos

4.- Cuentas por cobrar y por pagar

5.- Facturación electrónica

6.- Manejo de Inventarios

7.- Manejo de proveedores nacionales einternacionales

8.- Planeación Estratégica

9.- Proceso de Contratación de Personal

10.- Procesos Internos


La Ganadora

Formatos del Puesto



Los formatos a los cuales debe apegarse el empleado del puesto Gerente, y loscuáles utilizará durante la realización de sus funciones, son:

Listado de Asistencia Hoja firmada por empleados ASISTENCIA01

Recibo Nomina Sueldos de los empleados NOMINA02

Formato ComprasRequerimientos de artículos para laoperación

COMPRAS05

Autorizaciones de Pago autorizaciones de pago a proveedor L-A

InventariosProductos terminados en bodega yexhibición

SC

PresupuestoProyección de Gastos de operaciónde la empresa

PRE-2017

Nombre Descripción Código del formato


La Ganadora

Reportes del Puesto



Los reportes a los cuales debe apegarse el empleado del puesto Gerente, y loscuáles utilizará durante la realización de sus funciones, son:

Listado de Pagos Direccion General Director General Mensual

Reporte deAsistencia depersonal

Recursos Humanos Gerente Quincenal

Conciliacion Bancaria Direccion General Director General Mensual

Reporte de CuentasPor Pagar y PorCobrar

Direccion General Director General Quincenal

Reporte deInventarios

Ventas Gerente Semanal

Listado de Compras Direccion General Director General Mensual

Reporte de Nomina Direccion General Director General Quincenal

Reporte de Gastosen Efectivo


Nombre Área de destino Puesto de destinoFrecuencia de

entrega


La Ganadora

Funciones



Listado de funciones que el puesto Gerente del área Administración deberealizar:

1.- Controlar las Cuentas por Cobrar y por Pagar

2.- Realizar pagos a proveedores

3.- Control de inventario de productos terminados

4.- Control de compras y abastecimiento de insumos

5.- Calculo y pago de nomina a empleados

6.- Elaborar Presupuestos

7.- Control de saldo de Caja Chica

8.- Manejo de Proveedores

9.- Tramitar y controlar presupuesto para viaticos

10.- Llevar control de los bienes de la empresa


La Ganadora

Funciones



Listado de funciones que el puesto Gerente del área Administración deberealizar:

11.- Realizar Conciliaciones Bancarias


La Ganadora

Funciones



Funcion: Controlar las Cuentas por Cobrar y por Pagar

Objetivo de lafunción:

Mantener las cuentas por cobrar y por pagar actualizadas

Metodología

Paso no. 1Ingresar a sistema nuevos clientes y proveedores paraactualizarlo

Paso no. 2 Emitir reporte de cuentas por cobrar y por pagar

Paso no. 3 Gestionar pagos y cobros que presentan retraso

Paso no. 4 Ingresar a sistemas pagos y cobros efectuados

Paso no. 5 Generar reporte actualizado

Reporte de Cuentas Por Pagar y Por Cobrar

Nombre

Reportes que se derivan de esta Función

Nombre

Formatos que se derivan de esta Función

Frecuencia con laque se realiza:

Quincenal


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General MensualRevisión de CuentasMensual

Contabilidad Contador MensualRevisión paraconciliación y cierrede mes

Área del Contacto Puesto del Contacto Frecuencia

Relación de Contactos Internos

Motivo

1.- Clientes a CreditoGestionar pagospendientes

Cuando se requiera

2.- Proveedores a CreditoRequerimientos de Facturay Confirmación de Pago

Cuando se requiera

Nombre del Proveedor Motivo del Contacto Frecuencia

Relación de Contactos Externos

1.- No generar mas de 2 facturas a crédito por cliente al mes

2.- Las cuentas por cobrar que exceden de los 30 días de vencimiento se cobran deforma presencial

Reglas

Reglas/Lineamientos específicos de esta Función


La Ganadora

Funciones



Funcion: Realizar pagos a proveedores


Cumplir los compromisos de pago a proveedores de servicios ycompras realizadas a crédito

Metodología

Paso no. 1 Revisar facturas pendientes de pago a proveedores

Paso no. 2 Listar los pagos pendientes

Paso no. 3 Solicitar autorización de pago a Dirección

Paso no. 4 Realizar pagos mediante transferencias electronicas

Paso no. 5 Enviar comprobantes de pagos a proveedores

Paso no. 6Imprimir comprobantes: Factura y comprobante de pagopara archivo fisico

Listado de Pagos

Nombre



Mensual


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General Mensual

Solicitarautorizaciones pararealizar pagos aproveedores

Contabilidad Contador MensualEntrega de archivosde pagos efectuadosa proveedores



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- Realizar pagos vía transferencias electrónicas solo 1 vez al mes

Reglas

Autorizaciones de Pago

Nombre




La Ganadora

Funciones



Funcion: Control de inventario de productos terminados


Controlar la rotación de inventarios y mantener un stockestablecido.

Metodología

Paso no. 1 Realizar revisión física de productos terminados

Paso no. 2Registrar en sistema las entradas de productos terminadosa almacén

Paso no. 3 Enviar a Dirección notificación de actualización

Reporte de Inventarios

Nombre


Inventarios

Nombre



Quincenal


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General Bimestral

Ventas Gerente MensualInformar inventariodisponible para suventa



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Control de compras y abastecimiento de insumos


Mantener el stock establecido en artículos de oficina e insumosdel área de producción.

Metodología

Paso no. 1Realizar revisión física de artículos de oficina e insumosrequeridos

Paso no. 2 Listar los artículos faltantes por área

Paso no. 3 Documentar pedidos por separado

Paso no. 4 Solicitar autorización a Dirección General

Paso no. 5 Enviar pedido a cada proveedor según los requerimientos

Listado de Compras

Nombre



Mensual


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General MensualSolicitar firma deautorización



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- Realizar pedidos de mercancías solo 1 vez al mes.

Reglas

Formato Compras

Nombre




La Ganadora

Funciones



Funcion: Calculo y pago de nomina a empleados


Calcular y hacer efectivo el pago de la nomina

Metodología

Paso no. 1 Revisar reporte de asistencia del personal

Paso no. 2 Realizar el calculo de nomina por empleado

Paso no. 3 Listar nomina

Paso no. 4 Solicitar autorización para pago a Direccion General

Paso no. 5 Realizar los pagos de Nomina Vía Transferencia

Paso no. 6 Imprimir recibos de nomina para entregar a empleados

Reporte de Asistencia de personal

Reporte de Nomina

Nombre



Quincenal


La Ganadora

Funciones






Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- Considerar retardos y días faltantes para el calculo de nomina por empleado

2.- Realizar el pago de nomina via transferencia cada dia 15 y 30 de cada mes

Reglas

Recibo Nomina

Listado de Asistencia

Nombre




La Ganadora

Funciones



Funcion: Elaborar Presupuestos


Conocer los gastos del periodo anual

Metodología

Paso no. 1Realizar Análisis de las proyecciones en ventas y gastosen la operación de la empresa

Paso no. 2 Elaborar el presupuesto

Paso no. 3 Solicitar autorización a Dirección General

Nombre


Presupuesto

Nombre



Anual


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General OtroSolicitar autorizaciónde Presupuesto

Ventas Gerente OtroConsultarproyecciones en lasventas



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Control de saldo de Caja Chica


Mantener saldo disponible en caja chica

Metodología

Paso no. 1Listar los gastos efectuados en efectivo según cadacomprobante

Paso no. 2Gestionar y solicitar autorización para reembolso y/oreposición de fijo disponible

Reporte de Gastos en Efectivo

Nombre


Nombre



Quincenal


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General QuincenalSolicitar autorizaciónde reembolso desaldo fijo



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- La reposición de cada chica se realiza solo 1 vez cada 15 dias

Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Manejo de Proveedores


Contar con base de datos actualizada de proveedoresrequeridos para la operación

Metodología

Paso no. 1Seleccionar proveedores de acuerdo a los requerimientosde las compras

Paso no. 2 Ingresar cada proveedor al sistema

Paso no. 3 Actualizar datos de proveedores vigentes

Nombre


Nombre



Cuando se requiere


La Ganadora

Funciones



Direccion General Director General Cuando se requieraInformar referente alproveedorseleccionado



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- Contar mínimo con 3 proveedores/cotizaciones para seleccionar la mejor opción

Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Tramitar y controlar presupuesto para viaticos


Dar respuesta a tiempo de la solicitud y comprobación deviáticos

Metodología

Paso no. 1 Recibir solicitudes de viáticos del personal

Paso no. 2 Gestionar el pago de viáticos anticipado

Paso no. 3 Realizar transferencias para hacer efectivos los viaticos

Paso no. 4 Recibir comprobación de viáticos para archivar fisicamente

Nombre


Nombre



Mensual


La Ganadora

Funciones



Ventas Gerente Cuando se requieraEfectuar pago deviaticos

Mercadotecnia Coordinador Cuando se requieraEfectuar pago deviaticos



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



1.- Considerar como comprobantes de viáticos solo facturas electrónicas

Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Llevar control de los bienes de la empresa


Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de laempresa

Metodología

Paso no. 1Ingresar a sistema cada mobiliario y equipo adquirido parala operación de la empresa

Paso no. 2Dar de baja el mobiliario y equipo que ya no forma parte dela empresa

Paso no. 3Realizar esporádicamente revisiones físicas paraactualizar inventario

Nombre




Motivo

Nombre



Cuando se requiera


La Ganadora

Funciones




Cuando se requiera


Cuando se requiera



Reglas



La Ganadora

Funciones



Funcion: Realizar Conciliaciones Bancarias


Identificar cada fin de mes saldos disponibles en las cuentas ,ingresos y egresos, pagos pendientes de cobro

Metodología

Paso no. 1 Identificar los ingresos y egresos en el estado de cuenta

Paso no. 2Cotejar estados de cuenta con archivos físicos ycomprobantes

Paso no. 3 Listar depósitos o pagos realizados no identificados

Paso no. 4 Archivar estados de cuenta

Conciliacion Bancaria

Nombre


Nombre



Mensual


La Ganadora

Funciones



Contabilidad Contador Mensual

Colaborar aidentificar ingresos yegresos para elcalculo de impuestosy generarcontabilidad



Motivo


Cuando se requiera


Cuando se requiera



Reglas



La Ganadora

Productividad y Rendición de Cuentas



Por Medio Del Presente Documento HAGO CONSTAR MI COMPROMISO DE LOSIGUIENTE:1. Ofrecer mi Rendición de Cuentas, respecto a “Mi productividad”, hacia mi jefe inmediato osuperiores, cada vez que ellos así lo indiquen, con el fin de obtener el cálculo de mi Índice deProductividad Individual (iPi).2. Solicitar la Rendición de Cuentas del personal a mi cargo Directo, respecto a suproductividad individual, así como gestionar la de ellos con sus subordinados, en base a lospuntos definidos para el Índice de Productividad Individual (iPi).3. Aceptar el sistema de evaluación de mi productividad y desempeño acordado ydocumentado bajo mi conformidad.4. Acepto apegarme a los Incentivos, Correctivos o Consecuencias que se deriven delresultado de mi productividad individual (iPi).Para ello acepto de conformidad, que mensualmente se llevará a cabo la evaluaciónindividual donde se medirá mi Índice de Productividad Individual (iPi), de acuerdo a losparámetros señalados como a continuación se señalan.Entiendo y estoy de acuerdo que el resultado promedio de estos parámetros se utilizará paracalcular mí índice de productividad individual mensual, mismo que se utilizará para la tomade decisiones que puedan beneficiar mi crecimiento interno en la empresa, así como para,en el caso que sea totalmente necesario, aplicar correctivos necesarios alineados albeneficio de la empresa.Entender los puntos clave que presenta este proceso y lograr acciones que apoyenefectivamente el éxito de la organización, significa resolver las incongruencias que sepresentan tanto en la descripción, evaluación y valorización de nuestro trabajo, como en lasexpectativas de lo producido. Por ello estoy consciente que, así como es necesarioincentivar los aportes y contribuciones, y el reconocimiento del desarrollo y motivación delcambio cultural para el bien de la empresa, también lo es asumir mi compromiso y aceptarlos correctivos o consecuencias que un mal desempeño pueden derivar.

Evaluación de Logro de Compromisos

La medición de logro de los compromisos de mi puesto se evalúa a través del cumplimientode los siguientes indicadores cuantitativos:

Acepto de conformidad, que mensualmente se llevará a cabo la evaluación individual dondese medirá mi Índice de Productividad Individual (iPi), de acuerdo a los parámetros señaladoscomo a continuación se señalan:


La Ganadora




Evaluación de Desempeño

Para la medición del desempeño de mi puesto, se evalúa el cumplimiento en tiempo y formade la documentación obligatoria:

Nombre del IndicadorUnidad de

MedidaFrecuencia de

Medición

Gasto Operativo $ Mensual

(Suma de todos los gastos fijos yvariables incurridos en el mes

actual)- Comisiones comerciales -Intereses pagados

Índice de Rotación deInventario

% Mensual(Costo de venta $ total / Valor

promedio $ del inventario)

Índice de Apego alPresupuesto

% Otro(Egresos totales del mes/ Egresos

presupuestados del mes)

Índice de Pago aProveedores

% Mensual

$ Cantidad presupuestada parapago a proveedores/ ($ Cantidad

presupuestada para pago aproveedores - $ Pago total a

proveedores)

Índice de Cuentas porCobrar

% Mensual($ Total de cuentas cobradas / $

Total de cuentas por cobrar)

Índice de Cuentas porPagar

% Mensual($ Total de cuentas pagadas / $

Total de cuentas por pagar)

Descripción


La Ganadora




A T E N T A M E N T E

José Inzunza R.Gerente de Administración

La Ganadora

Director GeneralLa Ganadora

Nombre Área de destino Puesto de destino

Listado de Pagos Direccion General Director General Mensual

Reporte de Asistenciade personal

Recursos Humanos Gerente Quincenal

Conciliacion Bancaria Direccion General Director General Mensual

Reporte de CuentasPor Pagar y Por

CobrarDireccion General Director General Quincenal

Reporte de Inventarios Ventas Gerente Semanal

Listado de Compras Direccion General Director General Mensual

Reporte de Nomina Direccion General Director General Quincenal

Reporte de Gastos enEfectivo


Frecuencia deentrega


empresa: la ganadora · políticas de la empresa deberán de ser por escrito y con su debida...

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