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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: IGDC-001

VERSIÓN: 09 EMISIÓN: 12/07/2019 PÁGINA 1 DE 16

INSTRUCTIVO PARA LA EDICIÓN DE DOCUMENTOS

Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web

del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.

ÍNDICE

1. OBJETIVO 2

2. DEFINICIONES 2

3. CONTENIDO 3

3.1. REDACCIÓN, MÁRGENES Y TIPO DE LETRA 3

3.2. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 3

3.3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 4

3.3.1. Elaboración de Procedimientos 4

3.3.2. Elaboración de Instructivos 9

3.3.3. Elaboración de Manuales 10

3.3.4. Elaboración de Formatos 11

3.3.5. Otros Documentos 12

3.3.5.1. Elaboración de Programas 12

4. REGISTROS 15

5. CONTROL DE CAMBIOS 15

6. ANEXOS 16

Proyectado por Juan Carlos Guzmán Firma:

Cargo Gestor de Calidad Proceso de Gestión de la Calidad

Revisado y Aprobado para uso por

Tatiana Martínez Simanca Firma:

Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad

Revisado y Aprobado para publicación por

Tatiana Martínez Simanca Firma:

Cargo Coordinador del SIGEC


CÓDIGO: IGDC-001





1. OBJETIVO Definir la estructura de los documentos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad de la Universidad de Córdoba (SIGEC), con el fin de que la información documentada se identifique y describa según los criterios especificados.

2. DEFINICIONES Cita bibliográfica: Transcripción parcial de un texto, idea o frase que no es propia y de la cual se hace la respectiva referencia de la fuente, debiendo consignarse ésta en el mismo documento.

Documento: Información y el medio en el que está contenida, que puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Documento impreso: Datos que poseen significado y su medio de soporte material es papel. Documento electrónico: Datos que poseen significado y su medio de soporte es discos y cintas magnéticas (casete, cinta de vídeo, disquete, disco duro de un ordenador, tarjetas de memoria, entre otros); y discos ópticos (CD-ROM, DVD, entre otros). Documentos de Referencia: Son todos los documentos escritos en formato impreso o electrónico que se aplican para la ejecución de las actividades del procedimiento sirviendo de base y apoyo para la orientación de la adecuada ejecución de estas tareas. (Este tipo de documentos pueden ser libros, manuales, resoluciones, leyes, normas, de origen interno o externo de la Universidad). Edición: Producción impresa o electrónica de ejemplares de un texto o un documento visual. Formato: Documento preestablecido (impreso o electrónico) que sirve para consignar datos generados de una actividad desempeñada, proporcionan evidencia de dicha actividad o presentan los resultados obtenidos. Una vez diligenciado el formato éste se convierte en registro. Instructivo: Es un documento en el que se describen en forma detallada las actividades que son inherentes a un proceso y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensión requieren aclararse, es un documento de tipo opcional en los subsistemas en los que se determine útil su aplicación. Manual: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables. Procedimiento: Documento que describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de operaciones secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#magnetic

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#magnetic

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#disquete

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#duro

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#tarjeta

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#opticos

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#cdrom

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm#dvd


CÓDIGO: IGDC-001





Procedimiento Documentado: Procedimiento establecido, documentado, implementado y mantenido. Programa de Vigilancia Epidemiológica: Documento que contiene el proceso de recolección, análisis e interpretación de datos relacionados a una de las patologías de salud que puedan generar enfermedades laborales en la Institución; al igual que el establecimiento de las medidas de intervención orientadas a reducir su incidencia. TRD (Tabla de Retención Documental): Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada paso de archivo. Busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor legal, fiscal, contable, administrativo, histórico, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Institución.

3. CONTENIDO Este instructivo aplica para todos los documentos (Procedimientos, instructivos, manuales y formatos) internos que se generan en los diferentes Subsistemas y procesos que integran el SIGEC. Para que un documento sea reconocido dentro del sistema debe estar debidamente aprobado por quien corresponda, según lo definido en el Procedimiento Para el Control de Documentos PGDC-001. 3.1. REDACCIÓN, MÁRGENES Y TIPO DE LETRA La redacción de los documentos debe ser clara, coherente y corta, omitiendo el uso de jergas, costumbrismos y en lo posible gerundios. No se aceptan abreviaturas, ni palabras inconclusas. Todos los documentos deben ser presentados en hoja de tamaño carta con orientación vertical y con los siguientes márgenes: Superior: 1cm, Inferior: 1cm, Izquierda: 2cm, Derecha: 2cm, encabezado: 1cm y pie de página: 1cm; exceptuando los formatos que estén en posición horizontal o documentos en formato Excel. El tipo de letra para todos los documentos debe ser Tahoma y el tamaño es 11 a excepción del encabezado, los pies de páginas y las palabras que se encuentren dentro de una tabla. 3.2. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos se deben codificar de la siguiente manera: Primer campo identificación del tipo de documento, Procedimiento (P), Instructivo (I), Formato (F), Manual (M) y Otros documentos no clasificados anteriormente (O) Identificación del Proceso: los procesos del SIGEC se codifican de la siguiente forma: Gestión de Calidad (GDC)


CÓDIGO: IGDC-001





Planeación Institucional (PIN) Comunicación (COM) Internacionalización (INT) Docencia (DOC) Investigación (INV) Extensión (EXT) Gestión de Admisiones y Registro (GAR) Gestión de Bibliotecas (GDB) Gestión de Bienestar Institucional (GBI) Gestión Financiera (GFI) Gestión de Adquisición y Contratación (GCA) Gestión y desarrollo del Talento Humano (GRH) Infraestructura (INF) Gestión Legal (GLE) Gestión del Desarrollo Tecnológico (GDT) Gestión Documental (GDO) Seguimiento y Control (MAM) Finalmente los tres caracteres numéricos corresponden al consecutivo del documento; se da una separación entre los caracteres alfabéticos y numéricos, a través de un guión. Ejemplo: Para un Procedimiento de Planeación es: PPIN-001. Para un Formato es: FPIN-001

Las tablas que se encuentren en el cuerpo del Documento, exceptuando el cuadro de aceptaciones, deben tener todos los bordes con ancho 1 punto y el encabezado sombreado en color Gris (RGB, Rojo 217, Verde 217, Azul 217) con letra en Negrita sostenida, ejemplo:

Tabla N° 1

3.3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 3.3.1. Elaboración de Procedimientos Para la elaboración de procedimientos se debe llevar el siguiente orden:

PROCEDIMIENTOS

ENCABEZADO

ÍNDICE

APROBACIÓN

PIE DE PÁGINA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE


CÓDIGO: IGDC-001





PROCEDIMIENTOS

3. DEFINICIONES

4. CONTENIDO

4.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. REGISTROS

7. CONTROL DE CAMBIOS

8. ANEXOS

En el caso en que uno de los ítems no lo identifique aplicable dentro de la estructura del documento se coloca la leyenda No Aplica. Encabezado. Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El encabezado debe medir de alto: 3

cm y de Ancho: 17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:


CÓDIGO: Pxxx-001

VERSIÓN: 00 EMISIÓN:

dd/mm/aaaa PÁGINA x DE x

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

El encabezado está conformado por: Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro. Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 14 en Mayúscula sostenida. Nombre del procedimiento. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente. El Código, la versión, la Emisión, y las páginas, fuente: Tahoma, tamaño 9 en Mayúscula sostenida.

Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.

Aprobación. En este cuadro debe ir únicamente en la primera hoja del procedimiento. El tipo de letra debe ser Tahoma y el tamaño es 11. Se identifica el nombre y el cargo de la persona que elabora, revisa y aprueba los documentos; evidenciando estas actividades con la firma.


CÓDIGO: IGDC-001





Pie de Página: Debe ir la leyenda “Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.” Debe ir en todas la hojas del procedimiento. El tipo de letra es Tahoma cursiva de color negro, el tamaño es 9.

Objetivo: Especificación de manera breve y clara el propósito del procedimiento que se está documentando.

Alcance: Definición del ámbito y el campo de aplicación del procedimiento

Definiciones: Se explica y aclara siglas y términos necesarios para una mejor comprensión del texto.

Contenido:

Políticas de Operación: Son las guías de acción del proceso, de carácter operativo, de aplicación cotidiana y dan seguridad y confianza para la ejecución de los procedimientos y actividades. Las políticas de operación se fundamentan en los siguientes criterios:

Objetivo del proceso. Riesgos y Políticas de administración del riesgo. Requerimientos y necesidades del Cliente. Especificaciones del servicio.

Ejemplos:

Todos los servidores que ingresen al ejercicio de sus funciones, deben recibir la inducción independiente del tipo de vinculación o actividad a realizar.

Actualizar periódicamente la inscripción de Proveedores La información generada en la entidad estará disponible para los clientes internos y

externos según solicitud para la toma de decisiones. Descripción del Procedimiento: Definición y especificación de las actividades de los procedimientos y sus responsables de ejecutarlas. Los verbos de las actividades de los procedimientos se redactan en tiempo presente.

Proyectado por Firma: Cargo

Revisado y Aprobado para uso por Firma:

Cargo Revisado y Aprobado para publicación

por

Firma:

Cargo


CÓDIGO: IGDC-001





Ejemplo:

Forma Correcta Forma Incorrecta

Realiza Realizará

Solicita Solicitará

Se realiza dentro de la siguiente matriz:

Pasos Responsable Descripción

1 Cargo Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

a) Xxxxxx b) Xxxxxx

2 Cargo Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Fin del Procedimiento

La columna pasos corresponde al orden lógico del número de actividades que se llevan a cabo en el procedimiento. La columna Responsable identifica el cargo o rol de la persona que realiza la actividad. La columna de Descripción explica la actividad del procedimiento, esta descripción debe ser concreta y clara. Si una actividad se divide en subactividades se numera en orden alfabético a), b), c)… de forma sucesiva. Cuando el procedimiento se divide en varias partes se debe definir un nivel de lista numérica. Ejemplo: 4.2 Descripción del procedimiento

4.2.1 Elaboración y aprobación de planes de mejoramiento producto de no conformidad existente o potencial.



a) Xxxxxx b) Xxxxxx



4.2.2 Elaboración y aprobación de planes de mejoramiento de programas académicos.



a) Xxxxxx




CÓDIGO: IGDC-001





Documentos de Referencia. Son Documentos generados por otros Procesos u Organizaciones que pueden ser utilizados como referencias en el procedimiento:

Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que lo expide

Referencia: Documentación interna o externa que se constituyen en la referencia para la ejecución de actividades del proceso Fecha de Emisión: Fecha en la que se produce la expedición del Documento de Referencia Breve Descripción: Se explica de manera concisa de que trata el Documento de Referencia Ente que lo expide: Proceso u Organización interno o externo que emite el Documento de Referencia Registros. Sección donde se relacionan los registros que se generan en el desarrollo de las

actividades de un procedimiento e instructivo:

N° Código Nombre Responsable Lugar

de Archivo

Medio de

Archivo

Tiempo de

Archivo Disposición

N°: Ordenador ascendente de dos dígitos en números. Código: Identificación de los formatos o registros utilizados. Nombre: Título asignado al respectivo registro. Responsable: Cargo del responsable del diligenciamiento del registro. Lugar de Archivo: Sitio donde se guarda o almacena el registro utilizado. Ejemplo: Archivo de Gestión de la Dependencia y/o Archivo Central. Medio de Archivo: Forma en que se maneja el registro. Ejemplo: físico, electrónico, entre otros. Tiempo de Archivo: Tiempo de almacenamiento de los registros. Se puede especificar el tiempo en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central para aquellos registros que apliquen, si es un registro electrónico se específica el tiempo en el servidor u ordenador en que se almacena este. Disposición: Especificación de la acción que se sigue con el registro cuando termina el tiempo de almacenamiento en el Archivo de Gestión o Archivo Central (destrucción, microfilmación, Archivo Central, entre otros). Cuando la disposición es el Archivo Central, se toma como referencia la Tabla de Retención Documental – TRD de lo contrario, se aplican los lineamientos definidos por el Líder del proceso al que corresponde el registro y su Equipo de Mejoramiento, con la participación del Administrador Documental y el Líder del Proceso de Gestión de la Calidad.

Control de Cambios. Específica las mejoras que se han presentado en el procedimiento se diligencia en el siguiente cuadro. Si se esta elaborado por primera vez el procedimiento este ítem No aplica


CÓDIGO: IGDC-001





Versión N° Descripción del Cambio Fecha

Versión: Se coloca el número de la versión del documento al cual se le esta haciendo las modificaciones. Descripción del Cambio: Se mencionan las modificaciones que ocurrieron al cambiar la versión. Fecha: Se identifica el día, mes y año de la emisión o Aprobación del documento que se está cambiando.

Anexos: Son todos aquellos documentos o información necesaria que facilite la comprensión del procedimiento, como planos, ilustraciones, tablas, entre otros.

3.3.2. Elaboración de Instructivos Los Instructivos que se elaboren deben llevar los siguientes ítem y orden

INSTRUCTIVO

ENCABEZADO

ÍNDICE

APROBACIÓN

PIE DE PÁGINA

1. OBJETIVO

2. DEFINICIONES

3. CONTENIDO

4. REGISTROS


6. ANEXOS

En el caso en que uno de los ítems no lo identifique aplicable dentro de la estructura del documento se coloca la leyenda No Aplica.

Encabezado. Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El encabezado debe medir de alto: 3 cm y de Ancho: 17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:


CÓDIGO: IXXX-001



NOMBRE DEL INSTRUCTIVO


CÓDIGO: IGDC-001





El encabezado está conformado por: Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro. Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 14 en Mayúscula sostenida. Nombre del Instructivo. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente. El Código, la versión, la Emisión, y las páginas, fuente: Tahoma, tamaño 9 en Mayúscula sostenida. Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.

Aprobación. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Aprobación

Pie de Página. Debe ir la leyenda “Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.” Debe ir en todas la hojas del procedimiento. El tipo de letra es Tahoma cursiva de color negro, el tamaño es 9.

Objetivo: Especificación de manera breve y clara el propósito del instructivo que se está documentando.

Definiciones. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos –Definiciones. Contenido: Enumeración y especificación de las instrucciones en forma secuencial, detallada,

concreta y clara. Se sugiere que la información se presente enumerada secuencialmente, haciendo uso de representaciones graficas que expliquen detalladamente la actividad u operación.

Registros. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos - Registros Control de Cambios. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Control de Cambios Anexos. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Anexos.

3.3.3. Elaboración de Manuales Los manuales deben seguir la siguiente estructura:

MANUALES

ENCABEZADO

ÍNDICE

APROBACIÓN

PIE DE PÁGINA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. CONTENIDO


6. ANEXOS

En el caso en que uno de los ítems no lo identifique aplicable dentro de la estructura del documento se coloca la leyenda No Aplica.


CÓDIGO: IGDC-001





Encabezado. Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El encabezado debe medir de alto: 3 cm y de Ancho: 17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:


CÓDIGO: MXXX-001



NOMBRE DEL MANUAL

El encabezado está conformado por: Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro. Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 14 en Mayúscula sostenida. Nombre del manual. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente. El Código, la versión, la Emisión, y las páginas, fuente: Tahoma, tamaño 9 en Mayúscula sostenida. Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.

Aprobación. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Aprobación Pie de Página. Debe ir la leyenda “Una vez descargado o impreso este documento se

considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.” Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El tipo de letra es Tahoma cursiva de color negro, el tamaño es 9.

Objetivo. Especificación de manera breve y clara el propósito del manual que se está documentando.

Alcance. Definición del ámbito y el campo de aplicación del Manual. Definiciones. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos –Definiciones

Contenido: Definición y especificación de la información válida y clasificada que contiene el manual.

Control de Cambios: Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Control de Cambios Anexos: Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Anexos

3.3.4. Elaboración de Formatos Los formatos se pueden presentar en papel tamaño carta, oficio, media Carta o media Oficio; con orientación horizontal o vertical y siempre se debe considerar 2 cm en el margen izquierdo para efectos de archivarlo correctamente (ver Procedimiento Control de registros PGDO-007) y 1 cm de margen en el resto de sus lados. Para las hojas en posición horizontal se debe ajustar el encabezado teniendo en cuenta los márgenes ya establecidos. Los formatos deben incluir las instrucciones necesarias cuando se amerite en forma de comentarios. Encabezado. Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El encabezado debe medir de alto: 3

cm y de Ancho: 17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:


CÓDIGO: IGDC-001






CÓDIGO: FXXX-001



NOMBRE DEL FORMATO

El encabezado está conformado por: Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro. Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 14 en Mayúscula sostenida. Nombre del formato. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente. El Código, la versión, la Emisión y la página. Fuente: Tahoma, tamaño 9 en Mayúscula sostenida. Para el caso específico de los formatos elaborados en Excel, estos no llevaran página en su encabezado, solo el código, la versión y la emisión. Cuerpo: Contiene la información específica según las necesidades del usuario y el proceso en que

interviene este.

Pie de Página: Como pie de página debe ir la leyenda: “Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC asegúrese que ésta es la versión vigente” Debe ir en todas la hojas del formato. El tipo de letra es tahoma cursiva de color negro, el tamaño es 9.

Nota: Los formatos que corresponden a registros originados por los diferentes software del Sistema de Información de la Institución que le aplican a los Procesos mantienen la estructura definida en la etapa del diseño del respectivo software, sin que tengan que modificarse a los establecidos en este numeral.

3.3.5. Otros Documentos

Dentro de la categoría de Otros, se encuentran los programas, planes, indicadores, matrices y aquellos documentos no clasificados en los grupos de documentos definidos en el Sistema Integral de Gestión de la Calidad.

Para esta categoría, se ha definido estructura para los Programas, como se muestra a continuación.

3.3.5.1. Elaboración de Programas

Los Programas deben seguir la siguiente estructura:


CÓDIGO: IGDC-001





PROGRAMAS

ENCABEZADO

ÍNDICE

APROBACIÓN

PIE DE PÁGINA

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

1.2 Objetivos Específicos

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. MARCO DE REFERENCIA

5. RESPONSABILIDADES

6. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

7. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

8. RECURSOS


10. ANEXOS

Encabezado. Debe ir en todas las hojas del programa. El encabezado debe medir de alto: 3 cm

y de Ancho: 17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: OXXX-001



NOMBRE DEL PROGRAMA

El encabezado está conformado por: Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro. Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 14 en Mayúscula sostenida. Nombre del programa. Letra Negrita, fuente: Tahoma, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente. El Código, la versión, la Emisión, y las páginas, fuente: Tahoma, tamaño 9 en Mayúscula sostenida.

Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas. Aprobación. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Aprobación Pie de Página. Debe ir la leyenda “Una vez descargado o impreso este documento se

considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.” Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El tipo de letra es Tahoma cursiva de color negro, el tamaño es 9.


CÓDIGO: IGDC-001





Objetivos. Especificación de manera breve y clara el propósito del programa que se está documentando. Este ítem se debe dividir en objetivo general y objetivos específicos.

Alcance. Definición del ámbito y el campo de aplicación del programa.

Definiciones. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos –Definiciones Marco de Referencia. Está constituido por el marco legal y marco teórico. En el marco legal se

expone la normatividad interna o externa por la cual se rige el Programa; en el marco teórico se reúne la información (teorías, estudios y antecedentes) que se refieren al tema que está tratando el Programa y lo sustentan. Para el caso específico de los Programas de Vigilancia Epidemiológica se detalla el problema de salud que será intervenido a través de este.

Responsabilidades. Se detallan las responsabilidades asignadas a los cargos que tienen injerencia en el programa.

Descripción del programa. Contiene la información específica y detallada del programa. Los Programas de Vigilancia Epidemiológica en este punto obligatoriamente deben detallar los siguientes ítems:

Proceso de recolección de datos. Fuente de obtención de los datos. Instrumentos de procesamiento de los datos. Evaluación de calidad de los datos. Mecanismos de consolidación de los datos. Análisis de los datos. Divulgación de la información. Medidas de intervención.

Evaluación del programa. Relación de los indicadores que permitirán medir la cobertura y el impacto del Programa, estableciendo el tiempo en el cual se deben ver los resultados de la ejecución de las medidas de intervención. La información debe ir en la siguiente tabla:

Medida de intervención (Actividad)

Meta Indicador Fórmula Periodicidad de

medición

Medida de intervención. Se detalla la actividad contemplada como medida de intervención, en el plan de trabajo del programa. Meta. Detalla el resultado final esperado de la actividad. Indicador. Nombre del indicador que permitirá medir el cumplimiento de la actividad. Fórmula. Datos utilizados para calcular el indicador. Periodicidad de medición. Frecuencia con la que se va a medir el indicador.

Recursos. Se detallan los recursos humanos, financieros, tecnológicos, entre otros, que serán requeridos para la ejecución del Programa.

Control de Cambios. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Control de Cambios Anexos. Ver 3.3.1 Elaboración de Procedimientos – Anexos


CÓDIGO: IGDC-001





4. REGISTROS

N° Código Nombre Responsable Lugar de

Archivo

Medio de

Archivo

Tiempo de

Archivo Disposición

No

Aplica



1

Eliminación del tipo de documento de registros. Eliminación de las imágenes en el documento. Inclusión de anexos. La forma de describir las instrucciones para elaborar, editar y estructurar los documentos internos del SGC.

10 de Febrero 2006

2

Inclusión de los nuevos procesos y la definición de los códigos de estos. En los procedimientos se deben definir las políticas de operación. El Flujograma en los procedimientos es opcional.

3

Sustitución de la expresión Sistema Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba (SGC) por Sistema Integrado Gestión de la Calidad de la Universidad de Córdoba (SIGEC). Eliminación del Proceso de Atención al Usuario (AUS) del SIGEC Se reemplazó Jefe de la oficina de Aseguramiento de la Calidad por Líder del Proceso de Gestión de la Calidad, y Comité de Calidad del Proceso por Equipo de Mejoramiento del Proceso. En el Encabezado de los formatos se descartó, como condición mínima, que debe contener el NIT de la Universidad.

25/09/2008

4

Se identifica en Generalidades quien aprueba los documentos del SIGEC. Se eliminan las definiciones de Ámbito y Rol. Se específica en mayor medida cómo debe hacerse un encabezado para cada documento. Se agrega como pie de página una leyenda para evitar los Documentos Obsoletos.

13/09/2010

5 Los instructivos los aprueba el coordinador del SIGEC. 01/02/2011

6 Cambio en el sitio web donde se encuentra el repositorio documental del SIGEC.

22/10/2014

7

Cambio en la instrucción sobre Aprobación en el apartado 3.1 de Elaboración de Procedimientos, así: “Elaborado por” se denominará “Proyectado por”; “Revisado por” se denominará “Revisado y Aprobado para uso por” y Aprobado por se denominará “Revisado y Aprobado para publicación por”

05/03/2015


CÓDIGO: IGDC-001






8

Se actualizan los códigos de los procesos y se elimina el código de la Unidad Administrativa Especial de Salud (UAES) Se ajustó la estructura del instructivo, cambiando en el punto 1 Generalidades por Objetivo. El punto 3 “Contenido”, se dividió en 3.1 Redacción, márgenes y tipo de letra; 3.2 Codificación de documentos y 3.3 Estructura de los documentos. Se ajustó la estructura definida para los procedimientos e instructivos. Se ajustaron las características del encabezado de los documentos, cambiando el tipo de letra a Tahoma. De igual manera, se especifica que los encabezados de los formatos elaborados en formatos de Excel, no llevaran la palabra “Página”, solo el Código, la versión y la Emisión. Se ajustaron los pies de página de los documentos, cambiando el color y tamaño de la letra a negro en tamaño 9. De igual manera se ajustó la leyenda del pie página. Se incluyó en el instructivo el ítem “Otros documentos”, definiendo la estructura para los programas.

16/03/2015

6. ANEXOS No Aplica

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