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El Sistema de Administración del
Programa de Mejora de la Gestión
(SAPMG)
Febrero, 2012Subsecretaría de la Función Pública
Conceptos básicos PMG
Operación en el ámbito Institucional
Resultados al ciudadano
+ Efectividad+ Calidad - Costos
Indicadores de
efectividad
Indicadores de
calidad
Indicadores
de costo
Planeación
de la
mejora
Ejecución
de Proyectos
Asegura-
miento de
resultados
Estrategia
Institucional
Objetivos PMG
Categorías de proyectos
PIMG
PMG
A B C DAprendizaje
Institucional
E
Estrategia
PMG: Diagnósticos
de los procesos
Sistema de Administración del
PMG
El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública.
El sistema permite de manera automática:
Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto).
Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG.
Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora.
Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.).
Administración de información a través de un tablero de control.
Documentación de casos de éxito.
Proyectos de mejora
0. Plantilla Re-emisión normativa
15%1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
4%
2. REGULACIÓN BASE CERO EN
NORMAS2%
2.1. REGULACIÓN BASE CERO
ADMINISTRATIVA.16%
3. REGULACIÓN BASE CERO EN TRÁMITES Y
SERVICIOS1%
4. MEJORA DE PROCESOS, TRÁMITES
Y SERVICIOS20%
5. INCORPORACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Y
MEJORA DE ESTÁNDARES
6%
6. USO DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN26%
7. ATENCIÓN CIUDADANA INTEGRAL
EN UNA OFICINA3%
8. PROCESOS Y TRÁMITES 100% EN
LÍNEA3%
9. REINGENIERÍA2%
10. Proyectos inter-institucionales
2%
1371 Proyectos registrados en el SAPMG
Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.
Esquema de seguimiento de
proyectos
Avances Indicador
Actividades
%
Logros y Metas
Análisis de la Información
Reporte de Metas e
Indicadores
Si la
actualización
impacta uno
o varios
indicadores
del proyecto
Actualización de
las actividades
Pro
yecto
s
SAPMG
A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la
evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto.
Avance global
de proyectos
Cronograma de avances
de proyectos
Tablero de control
de indicadores
Proyectos por
cuadrante
Semáforos de avance
de actividadesSupervisión y
control en
línea
Reportes
SAPMG
8
1. Datos del proyecto.•Datos Generales•Equipo de trabajo.
2.Indicadores de proyecto.
3.Análisis•Categoría de proyecto•Análisis de costo•Análisis de Factibilidad
4.Gráfico.
Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto.•Etapa•Actividad•Responsable
Seguimiento de proyecto:•Etapa
•Actividad•Resultados de Actividad
•Indicadores
•Informe de Cierre
•Aseguramiento de la mejora
•Lecciones aprendidas
Iniciativa Proyecto
Ciclo de vida de los proyectos
Ciclo de vida de los proyectos
Incorporación de personal
involucrado en los proyectos
Las iniciativas se validan y aprueban por
la figura de los Grupos Tecnicos
especializados
INICIATIVAS DE PROYECTO
Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba
Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación
Datos generales de los
proyectos
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
44 indicadores en total
Indicadores de proyecto
seleccionados
Categoría de proyecto
Análisis de costo
Factibilidad
Gráfica de impacto y facilidad
de ejecución
Plan de trabajo
Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad
Se registra el responsable de ejecutar cada actividad
Fase II. Registro de proyectos
Plan de trabajo
Fase II. Registro
de proyectos
Avance de proyectos
Se registra la terminación de cada actividad
Se documentan resultados de cada actividad
El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto
Fase III
El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa
anterior y solo es para consulta).
1. Fecha.
2. Actividad.
3. Indicador del Proyecto.
4. Línea Base.
5. Descripción línea base.
6. Meta.
7. Descripción meta.
21Indicadores
Estatus
de
actividad
.
1: Capturar el resultado
de la actividad.
Para cada actividad el
sistema mostrará una
pantalla en la cual
podrá ingresar el
resultado de la
actividad.
22
Estatus de la actividad
• En tiempo verde
• Retrasada rojo
• Información incompleta gris
• Información completa con retraso naranja
Avance de proyectos
Sistema de
semaforeo
Cierre de proyectos
El cierre documenta los resultados finales del proyecto
Cualitativos - resumen de aspectos relevantes
Comparación planeado - real
Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo.
Cuantitativos – indicadores del proyecto
El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados
Cierre.
Aseguramiento de la mejora
Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los
indicadores del proyecto
Lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
Reportes y Tablero de Control SAPMG
Reportes
Reportes
Tablero de control
Tablero de control
Tablero de control
Avance de proyectos
¡¡GRACIAS!!