EL PRESUPUESTO

EL PAPEL DEL PRESUPUESTO EN LA PLANEACION Y EL CONTROL

Los Presupuestos son las expresiones cuantitativas de estos planes, expresados en términos físicos o financieros, o ambos.Es la creación de un plan de acción que se expresa desde el punto de vista financiero.

PROPOSITOS DEL PRESUPUESTO

Obliga a los administradores a planear.Proporciona información de los recursos que pueden utilizarse para mejorar la toma de decisiones.Ayuda en el uso de los recursos y de los empleados, al establecer un presupuesto que puede emplearse para la evaluación posterior del desempeño.Mejora la comunicación y la coordinación.

PRESUPUESTO

¿Cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial?Es el resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación.Es la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia.Los presupuestos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados). Por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso de tiempo o periodo. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto.El presupuesto puede no establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. Los sistemas presupuéstales completos pueden incluir rangos como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones. Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto o plan anual de la empresa.

QUE SE ESPERA DE LOS PRESUPUESTOS

Una herramienta analítica, precisa y oportuna. La capacidad para pretender el desempeño. El soporte para la asignación de recursos. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de

aprendizaje. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto

anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Las organizaciones forman parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo Plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país.

Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

De Operación o Económicos Incluye los presupuestos de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse los siguientes rubros:

Rubros del presupuesto de operación:

Ventas. Producción. Compras. Uso de Materiales. Mano de Obra. Gastos Operacionales.

Financieros Incluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos

monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

Presupuestos del Sector Privado Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

Presupuestos del Sector Público Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuéstales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuéstales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

COMO CONFECCIONAR UN PRESUPUESTO

Para confeccionar el presupuesto hay que tener presente los siguientes elementos:

PLAN: Significa que el presupuesto expresa lo que la administración, tratará de utilizar de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en un determinado periodo.

INTEGRADOR: Índice que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas de tal forma que contribuya al logro del objetivo global.

COORDINADO: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro carecer de integración.

TÉCNICO FINANCIERO: Indica la importancia de que el presupuesto sea representado en unidades monetarias.

OPERACIONES: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrían, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse de la manera más detallada posible.

RECURSO: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la empresa también debe planear las relaciones para determinar su plan de operaciones.

EL PROCESO PARA PRESUPUESTAR

DIRECCION Y COORDINACION

Director de presupuesto: suele ser el contador o alguien que le reporta.Comité de presupuesto: tiene la responsabilidad de revisar el presupuesto, establecer lineamientos de política y metas presupuestales.

TIPOS DE PRESUPUESTO.

PRESUPUESTO MAESTRO Es un plan financiero extenso constituido por varios presupuestos departamentales y de actividades, ambos individuales.

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN Tienen que ver con las actividades de una empresa que generan ingresos: ventas, producciones e inventarios de artículos terminados.

PRESUPUESTO FINANCIEROS Tiene que ver con las entradas y salidas de efectivo y con la posición financiera.

PRESUPUESTO CONTINUO (O REVOLVENTE) Es un presupuesto móvil de doce meses. En la medida en que en un mes va expirando en el presupuesto, se agrega un mes adicional en el futuro, de modo que la compañía tenga siempre un plan de doce meses ala mano.

RECOPILACION DE IMFORMACION PARA EL PRESUPUESTO

Al principio del proceso de preparación del presupuesto maestro, el director de presupuesto alerta a todos los segmentos de la compañía sobre la necesidad de recopilar la información para el presupuesto.

PROYECCION DE VENTAS

Las proyecciones de ventas son la base del presupuesto de ventas que, a su ves, es la base de todos los otros presupuestos de operación y de la mayoría de los presupuestos financieros.

PROYECCION DE OTRAS VARIABLES

Desde luego, las ventas no son la única preocupación cuando se prepara un presupuesto. Los costos y las partidas relacionadas con el efectivo son cruciales.

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE OPERACIÓN

Consiste en una serie de estados financieros para todas las fases de operación, que culminan en un estado de resultados presupuestados.

COMPONENTES DE UN PRESUPUESTO DE OPERACIÓN

Esta conformado por los siguientes presupuestos:

1. Presupuesto de ventas.2. Presupuesto de producción.3. Presupuesto de compras de materiales directos.4. Presupuesto de mano de obra directa.5. Presupuesto de costos indirectos.6. Presupuesto de inventario Final.7. Presupuesto de costo de artículos o productos vendidos.8. Presupuesto de gastos de ventas (comercialización).9. Presupuesto de gastos administrativos.10. Presupuesto de investigación y desarrollo.11. Estado de resultados presupuestados.

1. PRESUPUESTO DE VENTAS

Es la proyección aprobada por el comité de presupuesto que describe las ventas esperadas para cada producto, en unidades y en dinero.Llamado también presupuesto de ingresos, es el punto de partida para la elaboración de todo proceso presupuestario y consiste en pronosticar los ingresos que la empresa captara en el periodo sujeto a ser presupuestado como consecuencia de la venta de mercaderías o productos terminados.

Al elaborar el presupuesto de ingresos se tomaran en cuenta factores como:• Volumen de ventas del periodo anterior• Rentabilidad del producto• Situación económica general y del sector relacionado a la empresa• Relación de ventas con indicadores económicos, como PBI, ingreso, Nivel de empleo y

otros.• Políticas de fijación de precios• Publicidad y otras promociones• Capacidad de producción• Competencia• Calidad del equipo de ventas• Estudios de investigación de mercados, otros.•

Los indicadores económicos son los que se utilizan con mayor frecuencia, un indicador es un índice estadístico que se puede utilizar para predecir valores.

ACTIVIDAD INDICADORVenta de computadoras Ingresos por unidad familiarVenta de combustible Nº de vehículos Fabricación de muebles Crecimiento demográfico

2. PRESUPUESTO DE PRODUCCION

Representa la estimación del total de cuantas unidades deben producirse en un periodo de tiempo, para cumplir con las necesidades de ventas y satisfacer los requerimientos de inventarios finales planeados. El presupuesto de producción se presenta a nivel de unidades físicas terminadas, la producción presupuestada es igual a las ventas pronosticadas más el inventario final planeado de la producción terminada menos el inventario inicial de productos terminados, esta conformado por:

Presupuesto de compras de materiales directos.

Presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de costos indirectos.

3. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS

Tiene un formato similar al presupuesto de producción; se basa en la cantidad de materiales necesarios para producción y los inventarios de materiales directos.Es necesario conocer previamente el número de unidades a producir, lo cual requiere una cantidad de materias primas necesarias para el procesos productivo y su correspondiente valorización.

El objetivo del presupuesto de materias primas nos ayudara a:

Determinar la cantidad y el costo de las materias primas necesarias para el proceso productivo programado o presupuestado. Con las unidades terminadas programadas o proyectadas determinar la cantidad de materias primas por unidad y multiplicar por el costo de la materia prima.

Determinar el nivel deseado del inventario de materias primas. Preparar un presupuesto de compras.

4. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Muestra las horas de mano de obra directas totales que se requieren y su costo relativo para el número de unidades que se ha estimado en el presupuesto de producción.Asimismo depende directamente del sistema de salarios elegido por la empresa, así como las tasas o costos establecidos para el segundo elemento del costo de producción.La determinación del presupuesto de la MOD se obtiene multiplicando:

El costo de la mano de obra por el número de unidades fabricadasEl costo de la mano de obra por el tiempo utilizado con el proceso de transformación de la materia prima en producto terminado.

5. PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS

Muestra el costo esperado de todas las partidas indirectas de manufactura.La determinación del presupuesto depende del comportamiento individual de cada costo indirecto.

6. PRESUPUESTO DE IMVENTARIO FINAL

Aporta información que se requiere para el balance, sirve también como un elemento importante en la preparación del presupuesto del costo de artículos vendidos.

Información que será necesario para el presupuesto de producción, compra, estado de resultados y balance general.

7. PRESUPUESTO DE COSTOS DE ARTICULOS O PRODUCTOS VENDIDOS

Se utilizara como elemento en la preparación del estado de resultados presupuestados.Llamado también presupuesto de la producción vendida. Se determina en base al presupuesto de ventas y presupuesto de producción.

8. PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTASBosqueja los gastos planeados en las actividades de venta y distribución.

9. PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOSPresupuesto que se prepara en las operaciones, consta de gastos estimados para la organización y operación globales de la compañía.

10. PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLOGastos de un grupo de investigación y desarrollo que trabajan en extensiones a la línea de productos.

11. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADOSEs el pronóstico de los resultados finales a obtenerse, se trabaja en función al Presupuesto de ventas, Presupuesto del costo de las mercaderías vendidas.

Aplicaciones PrácticasLa empresa industrial “EL SOL SA” tiene como actividad principal la fabricación del producto “X” y “Y”, luego del proceso de planificación se precede a la formulación del presupuesto para el año 2012 para lo cual cuenta con la siguiente información:

a) Materias Primas Directas

Materias Primas Directas 1 S/ 2.00 x klMaterias Primas Directas 2 S/ 4.30 x klMano de obra Directa S/ 6.00 x hora

Los costos generales de fabricación se aplican sobre la base de las horas de la mano de obra directa.

b) Necesidad de los productos (por unidad)detalle prod X prod Y

Materias Primas Directas 1 10 kl 12 kl

Materias Primas Directas 2 8kl 6 kl

Mano de obra Directa 4 h 2 h

c) La información para el año 2012 es la siguiente:Productos terminados:

detalle Prod X Prod Yventas esperadas en unidades 10,000 8,000precio de venta por unidad 100.00 80.00inventario final deseado en unid 200 500inventario inicial en unid 600 300inventario inicial en importes 60,000.00 24,000.00

Materia prima directa:inventario final en kl 1,200 2,000inventario inicial en kl 2,000 500

d) Los costos proyectados para el año 2012 serán:costos indirectos

suministros vario 5,000.00mano de obra indirecta 15,799.00energía eléctrica 1,400.00depreciación 5,300.00otros 12,350.00

39,849.00

e) Los gastos de ventas y administración son: comisiones 4,300.00publicidad 1,100.00sueldos de ventas 1,340.00sueldos administrativos 2,100.00sueldo de ejecutivos 3,200.00otros 2,400.00total 14,440.00

Preparar el presupuesto de operación para el año 2012.

1.- PRESUPUESTO DE VENTAS

PRODUCTO UNIDADESPRECIO DE

VENTASTENTAS TOTALES

Prod. X 10,000 100.00 1,000,000.00Prod. Y 8,000 80.00 640,000.00

TOTAL 1,640,000.00

2.- PRESUPUESTO DE PRODUCCIONDETALLE prod X prod Y

Ventas presupuestadas 10,000 8,000Inventario final deseado en productos terminados 200 500Necesidades totales 10,200 8,500Menos inventario inicial productos terminados -600 -300Unidades A Producir 9,600 8,200

3.- PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS DIRECTASDETALLE MP 1 MP2 TOTAL

PRODUCTO X 96,000 76,800PRODUCTO Y 98,400 49,200Materias primas a utilizar 194,400 126,000Valor de materia prima por kilo 2.00 4.30Valor de materia prima total 388,800.00 541,800.00 930,600.00

PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS DIRECTAS.DETALLE MP 1 MP2 TOTAL

kilos utilizados en la producción 194,400 126,000inventario final deseado MP 1,200 2,000necesidades totales 195,600 128,000(Menos) inventario inicial de mat. primas -2,000 -500kg a comprar 193,600 127,500valor por kg 2.00 4.30

VALOR A COMPRAR 387,200.00 548,250.00 935,450.0

0

4.- PRESUPUESTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA

PRODUCTOUNID

PRODUCIDASTOTAL MOD

HORASPPTO TOTAL

6.00 X HORASX 9,600 38400 230,400.00Y 8,200 16400 98,400.00

54800 328,800.00

5.- PRESUPUESTO DE COSTOS GENERALES DE FABRICACIONTOTAL S/. 95,450.00

95400 = 1.74 CADA HORA54800

6.- PRESUPUESTO DE INVENTARIO FINAL

MATERIA PRIMA KG PRECIO X KG S/. IMPORTE TOTAL

1 1200 2.00 2,400.002 2000 4.30 8,600.00

TOTAL 11,000.00

PRODUCTO TERMINAD

O UNIDAD COSTO POR UNID S/. TOTALX 200 85.36 17,072.00Y 500 65.28 32,640.00

TOTAL 49,712.00COSTO POR PRODUCTO

DETALLEPRECIO

UNIT S/.CANTIDAD PROD X

CANTIDAD PROD Y

MATERIA PRIMA 1 2.00 10 20.00 12 24.00MATERIA PRIMA 2 4.30 8 34.40 6 25.80MOD 6.00 4 24.00 2 12.00COSTOS GF 1.74 4 6.96 2 3.48TOTAL C. PROD. 85.36 65.28

7.- PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOSINVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS AL 31/12/12 7,500.00MATERIA PRIMAS DIRECTAS UTLIZADAS (3) 930,600.00MANO DE OBRA DIRECTA (4) 328,800.00COSTOS GENERALES 95,440.00COSTO DE PRODUCTOS FABRICADOS 1,354,840.00COSTO DE PRODUCTOS TERMINADOS PARA LA VENTA S/ 1,362,340.00(-) INVENTARIO DE PROD TERMINADOS AL 31/12/12 -49,712.00COSTOS DE PROD VENDIDA 1,312,628.00

8.- PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS Y ADMINISTRATIVOSDETALLE IMPORTE S/.

COMISIONES 13,000.00PUBLICIDAD 2,400.00SUELDOS DE VENTAS 3,100.00SUB TOTAL VENTAS 18,500.00SUELDO ADM. 4,960.00SUELDOS EJECUTIVOS 8,960.00OTROS 5,460.00SUB TOTAL ADMIN 19,380.00TOTAL 37,880.00

9.- ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADOVENTAS 1 1,640,000.00COSTO DE PROD VENDIDOS 7 -1,312,628.00 MARGEN DE CONTRIBUCION 327,372.00GASTOS DE VENTAS -18,500.00GASTOS ADMINISTRATIVOS -19,380.00UTILIDAD DE OPERACIÓN 289,492.00