el Área comercial - dspace.ups.edu.ec 4.pdf · cuente con un sistema que le permita verificar la...
TRANSCRIPT
CAPIacuteTULO IV DISENtildeO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EL AacuteREA COMERCIAL
41 Control Interno para el Aacuterea Comercial
El departamento de ventas juega un papel importante en la instalacioacuten de un sistema
de contabilidad El control interno de las ventas comprende procedimientos y
meacutetodos con el fin de lograr poliacuteticas adecuadas para la empresa y de esta manera
salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en el aacuterea central y razoacuten de ser la
compantildeiacutea
El flujo de documentos y su cumplimiento de acuerdo a la normativa legal es muy
importante cuando se realiza una venta se debe emitir una factura esto va muy de la
mano con la reglamentacioacuten impuesta por el SRI
El departamento de ventas arroga las funciones dirigidas al disentildeo de la estrategia
comercial participa junto con la gerencia en el disentildeo de la poliacutetica de precios asiacute
mismo debe contemplar el aspecto de control de gestioacuten operativa y contable
Para un adecuado control en esta aacuterea se deben utilizar los siguientes documentos
como esenciales
bull Facturas
bull Notas de creacutedito
bull Nota de despacho o guiacuteas de remisioacuten
bull Recibo de ingreso a caja
bull Oacuterdenes de Despacho
bull Requisiciones de material promocional
Cada uno de estos documentos debe tener copias suficientes para ser distribuidas en
los diferentes departamentos para el aacuterea de bodega y en el caso de ser necesario
para el departamento de cobranzas Esto bajo la circunstancia que la compantildeiacutea no
cuente con un sistema que le permita verificar la informacioacuten de la factura y que esta
se genere como una cuenta por cobrar
Cadbury cuenta con poliacuteticas y procedimientos establecidos para el aacuterea comercial en
su departamento de ventas el problema se suscita por el desconocimiento de estas
poliacuteticas y procedimientos por parte de la Fuerza de Ventas y esto conlleva un
incumplimiento Adicional es importante mencionar que a nivel de Supervisores de
Ventas su cargo como tal requiere un conocimiento de la normativa que debe
cumplir sin embargo no existe una concienciacioacuten de la importancia de cumplir con
lo establecido por la compantildeiacutea
El departamento de ventas al igual que el resto de aacutereas de la compantildeiacutea se rige al
marco conceptual sobre Control Interno mencionado en el capiacutetulo III y a cada uno
de sus componentes
Un punto importante es la elaboracioacuten de presupuestos y control del aacuterea comercial
de la empresa deben estar sujetos a las poliacuteticas empresariales propuestas en el plan
de gestioacuten tanto a nivel de metas en ventas como en asignacioacuten de recursos para la
ejecucioacuten establecida para el departamento de ventas
El presupuesto de objetivos de ventas debe ser racional de acuerdo a los histoacutericos
de ventas y a los estudios de consumo de confites que existe en el paiacutes Se debe
recordar que uno de los puntos criacuteticos dentro de un Sistema de Control Interno es el
establecimiento de objetivos irracionales que pueden obligar al personal a cometer
actos iliacutecitos para cumplir con las presiones impuestas ya sea por la administracioacuten o
por los accionistas de la empresa
El presupuesto de gastos de funcionamiento se refiere a la asignacioacuten de recursos
para que el aacuterea comercial pueda alcanzar sus objetivos es decir esto se resume en
estrategias agresivas de exhibicioacuten y publicidad innovacioacuten de productos
introduccioacuten al mercado de los productos distribuidos establecimiento de incentivos
por cumplimiento de metas promociones etc
Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en
las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir
un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se
produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento
Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos
presupuestos
ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles
desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36
El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de
producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas
De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y
otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es
ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del
costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial
411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea
El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada
de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario
implementar un control eficiente dentro de su estructura
Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo
la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la
importacioacuten y distribucioacuten de confites
Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del
aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga
de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las
36 wwwwikipediaorgcontroldeventas
diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a
los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja
en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas
El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya
misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a
traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y
precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los
canales de ventas que posee una entidad
El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su
gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de
informacioacuten en el Punto de venta
En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un
punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que
se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico
ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter
comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener
presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer
de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de
suministrordquo37
La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores
estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados
para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la
empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las
necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo
ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten
37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm
42 Evaluacioacuten del Control Interno
La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las
poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su
cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute
sensiblemente atado el aacuterea
Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo
cuestionarios de control interno
Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos
Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control
Interno
bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad
bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente
bull Segregacioacuten de Funciones
bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada
bull Evitar conflictos de intereacutes
bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados
bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten
Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en
resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes
421 Naturaleza y Funciones
La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas
funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a
traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus
propietarios
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
cuente con un sistema que le permita verificar la informacioacuten de la factura y que esta
se genere como una cuenta por cobrar
Cadbury cuenta con poliacuteticas y procedimientos establecidos para el aacuterea comercial en
su departamento de ventas el problema se suscita por el desconocimiento de estas
poliacuteticas y procedimientos por parte de la Fuerza de Ventas y esto conlleva un
incumplimiento Adicional es importante mencionar que a nivel de Supervisores de
Ventas su cargo como tal requiere un conocimiento de la normativa que debe
cumplir sin embargo no existe una concienciacioacuten de la importancia de cumplir con
lo establecido por la compantildeiacutea
El departamento de ventas al igual que el resto de aacutereas de la compantildeiacutea se rige al
marco conceptual sobre Control Interno mencionado en el capiacutetulo III y a cada uno
de sus componentes
Un punto importante es la elaboracioacuten de presupuestos y control del aacuterea comercial
de la empresa deben estar sujetos a las poliacuteticas empresariales propuestas en el plan
de gestioacuten tanto a nivel de metas en ventas como en asignacioacuten de recursos para la
ejecucioacuten establecida para el departamento de ventas
El presupuesto de objetivos de ventas debe ser racional de acuerdo a los histoacutericos
de ventas y a los estudios de consumo de confites que existe en el paiacutes Se debe
recordar que uno de los puntos criacuteticos dentro de un Sistema de Control Interno es el
establecimiento de objetivos irracionales que pueden obligar al personal a cometer
actos iliacutecitos para cumplir con las presiones impuestas ya sea por la administracioacuten o
por los accionistas de la empresa
El presupuesto de gastos de funcionamiento se refiere a la asignacioacuten de recursos
para que el aacuterea comercial pueda alcanzar sus objetivos es decir esto se resume en
estrategias agresivas de exhibicioacuten y publicidad innovacioacuten de productos
introduccioacuten al mercado de los productos distribuidos establecimiento de incentivos
por cumplimiento de metas promociones etc
Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en
las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir
un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se
produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento
Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos
presupuestos
ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles
desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36
El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de
producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas
De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y
otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es
ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del
costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial
411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea
El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada
de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario
implementar un control eficiente dentro de su estructura
Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo
la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la
importacioacuten y distribucioacuten de confites
Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del
aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga
de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las
36 wwwwikipediaorgcontroldeventas
diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a
los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja
en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas
El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya
misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a
traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y
precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los
canales de ventas que posee una entidad
El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su
gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de
informacioacuten en el Punto de venta
En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un
punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que
se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico
ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter
comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener
presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer
de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de
suministrordquo37
La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores
estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados
para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la
empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las
necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo
ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten
37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm
42 Evaluacioacuten del Control Interno
La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las
poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su
cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute
sensiblemente atado el aacuterea
Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo
cuestionarios de control interno
Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos
Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control
Interno
bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad
bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente
bull Segregacioacuten de Funciones
bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada
bull Evitar conflictos de intereacutes
bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados
bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten
Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en
resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes
421 Naturaleza y Funciones
La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas
funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a
traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus
propietarios
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en
las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir
un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se
produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento
Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos
presupuestos
ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles
desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36
El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de
producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas
De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y
otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es
ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del
costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial
411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea
El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada
de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario
implementar un control eficiente dentro de su estructura
Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo
la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la
importacioacuten y distribucioacuten de confites
Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del
aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga
de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las
36 wwwwikipediaorgcontroldeventas
diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a
los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja
en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas
El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya
misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a
traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y
precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los
canales de ventas que posee una entidad
El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su
gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de
informacioacuten en el Punto de venta
En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un
punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que
se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico
ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter
comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener
presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer
de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de
suministrordquo37
La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores
estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados
para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la
empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las
necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo
ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten
37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm
42 Evaluacioacuten del Control Interno
La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las
poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su
cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute
sensiblemente atado el aacuterea
Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo
cuestionarios de control interno
Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos
Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control
Interno
bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad
bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente
bull Segregacioacuten de Funciones
bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada
bull Evitar conflictos de intereacutes
bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados
bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten
Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en
resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes
421 Naturaleza y Funciones
La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas
funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a
traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus
propietarios
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a
los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja
en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas
El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya
misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a
traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y
precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los
canales de ventas que posee una entidad
El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su
gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de
informacioacuten en el Punto de venta
En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un
punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que
se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico
ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter
comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener
presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer
de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de
suministrordquo37
La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores
estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados
para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la
empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las
necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo
ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten
37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm
42 Evaluacioacuten del Control Interno
La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las
poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su
cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute
sensiblemente atado el aacuterea
Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo
cuestionarios de control interno
Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos
Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control
Interno
bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad
bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente
bull Segregacioacuten de Funciones
bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada
bull Evitar conflictos de intereacutes
bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados
bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten
Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en
resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes
421 Naturaleza y Funciones
La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas
funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a
traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus
propietarios
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
42 Evaluacioacuten del Control Interno
La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las
poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su
cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute
sensiblemente atado el aacuterea
Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo
cuestionarios de control interno
Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos
Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control
Interno
bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad
bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente
bull Segregacioacuten de Funciones
bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada
bull Evitar conflictos de intereacutes
bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados
bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten
Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en
resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes
421 Naturaleza y Funciones
La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas
funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a
traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus
propietarios
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de
ventas de acuerdo con las metas establecidas
El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del
mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda
en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa
a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe
decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo
o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc
Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo
especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder
adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las
empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector
422 Funciones baacutesicas que debe cumplir
Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las
siguientes
Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a
traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute
como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del
mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive
es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y
el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los
productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas
y como ha respondido el consumidor a estos productos
Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el
departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente
para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un
proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar
Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su
objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten
promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten
del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea
mercaderiacutea gratuita Sampling38
Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe
cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de
acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una
medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas
Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los
gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos
en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al
costo por temas promocionales
Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del
departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe
hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los
procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa
obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos
de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena
administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos
relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben
incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas
territorio distribuidores y temporadas
38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a
las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos
establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de
Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la
distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de
los agentes de ventas
Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante
mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al
consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de
compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los
nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre
midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de
una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten
Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de
Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la
organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar
el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar
tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de
ventas de los canales que posee este aacuterea
423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial
Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es
importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten
del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes
objetivos
bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en
todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal
dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e
impulsadoras
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con
las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten
de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen
uso de los recursos
bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de
ventas para su correcta ejecucioacuten
bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y
para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad
bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que
vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios
43 Medicioacuten del riesgo
Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden
1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o
comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir
estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias
horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de
costos
2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la
entidad
3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el
estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes
4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar
esperado
Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar
algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden
generarse como variables internas tenemos
bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga
al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como
materiales y equipos
bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben
cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos
bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y
restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas
bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del
personal que colabora en el aacuterea de ventas
bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea
una contingencia fiscal para la empresa
bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para
verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la
misma
bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe
llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente
bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el
personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos
Entre las variables externas estaacuten
bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los
proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto
genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia
bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que
la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute
como el uso de su Fuerza de Ventas
bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus
operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que
generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el
personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas
con el fin de cumplir sus metas
431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de
Ventas
Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los
procesos se aplicaraacuten
bull Los cuestionarios de Control
bull Descripciones narrativas
bull flujogramas
bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla
a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo
b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo
Matriz de riesgo
Pro
babi
lidad
Frecuente Alto Alto Alto
Moderado Medio Medio Alto
PocoFrecuente
Bajo Medio Alto
Leve Moderado AltoImpacto
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas
Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas
2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas
X X
Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten
3
iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades
X
4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa
X
5
iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc
X
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas
La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea
X X Bajo
2
No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas
La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten
X X Alto
3
Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades
Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas
X Bajo
4
No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta
La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente
X X Bajo
5
No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea
El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas
X
De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing
2
iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas
X
La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones
3
iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes
X
4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos
X X
Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema
5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas
X
6
iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos
X
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de
Ventas
El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y
autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del
mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados
posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que
se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para
evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de
gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten
tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica
administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas
adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo
estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos
salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de
acuerdo a su naturaleza
Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la
aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un
programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los
colegas
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas
Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban
los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones
del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea
justificado el rubro seraacute aprobado
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza
automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas
Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia
bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el
capiacutetulo II
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
SS hh aa
rr eedd
SS ee rr v
v icicee
CC XX
PPAacuteAacute r
r ee aa ss
dd ee D
D irir ee c
c cc ioacuteioacute n
nTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V eenn t
ata ss
Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas
IniacutecioPresenta los
reportes de gastospor viaacuteticos
Justifica losvalores alaprobador
SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era
semana del mes
Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y
corrigeasignaciones
contables
Los soportes se Nencuentran correctos
No se apruebanlos documentos
que no correctos yse los devuelve al
colega
Fin
No se procesan niN reciben los
reportes de gastos
S
Fin
Se cargan losreportes en el
sistema Dinnero
Los valores sonrazonables S Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
N gasto y se informaal colega de la
FFVV
Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero
Gestiona el pagopara el colega de
acuerdo al procesode CXP
Fin
196
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
197
Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria
La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua
X X Bajo
2
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes
Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas
X X Bajo
3
Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos
Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables
X X Bajo
4
No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas
La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas
X X Bajo
5
No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas
Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos
X X Bajo
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
198
4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten
Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten
X
2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa
X
3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas
X
4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados
X
5
iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas
X
6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores
X
Narrativa del proceso de facturacioacuten
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega
se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad
de los inventarios
Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para
poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas
Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las
facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos
verificando la facturacioacuten
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
CCRR
eacuteeacute dd iti
oto ss y
y CC o
o bbrr aa
nn zz aa
ssBB
oo dd ee
gg aa
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
Flujograma para el proceso de facturacioacuten
Inicio Recoger pedidosde clientes
Ingresar lospedidos en el
sistema
CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr
CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee
acuerdo a la
S
Se encuentra de
Despachar lospedidos
N
Fin
ddisisppoonnibibiliii
ldidaaddddeeininvveenntatariroioss
ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn
acuerdo a la factura
Volver a verificar lamercaderiacutea de la
factura para eldespacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa
Cumple con lospagos
LLibibeerararrlolossppeeddididoossS
ppaararafafacctuturararr
RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten
X X Bajo
2
El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa
El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa
X X Bajo
3
Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas
Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo
X X Bajo
4
Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados
Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega
X X Bajo
5
No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas
Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes
X X Bajo
6
No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores
Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea
X X Bajo
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de
Ventas
Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional
X
2
iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional
X
3
iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas
X
4
iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas
X
5
iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos
X
6
iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas
X
Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten
del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34
201
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
202
del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de
41 del total de la venta alcanzada por el colega
Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol
de pagos
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son
consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de
demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza
de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus
incentivos
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
203
NNoacuteoacute m
m inin a
aTT r
r aa dd ee
MMaa r
r kk ee tit
nin gg
FF uu ee
rr zzaa
dd ee V
V ee nn
tatass
CCoo m
m iti eacuteteacute
gg ee rr e
e nncc i
aia ll
Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas
Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes
Informa a laFuerza de Ventas
Fin
Inicio
Elabora informe desu cumplimiento en
metas y se loentrega a Trade
Mkt
Obtiene delsistema las ventas
alcanzadas porcolega
Verifica con elinforme entregadopor el colega de la
FFVV
N
Estaacuten de acuerdo losvalores
S
Concilian con elcolega de acuerdo
a la informacioacutenobtenida en el
sistema
Se calculan losincentivos deacuerdo a lo
establecido en lapoliacutetica de beneficios
a la FFVV
Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la
FFVV
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
204
4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional
Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes
X X
Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores
2
iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea
X
3
iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos
X
4
iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente
X
Narrativa del proceso para la entrega de material promocional
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y
coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un
exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El
empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo
para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el
Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten
cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material
promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el
material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
205
BBoo d
d eegg a
aSS
uu pp ee
rr vvisis
ioacuteioacutenn
dd ee V
V ee nn
tt aass
FFuu e
e rrzz a
a dd ee
VVee n
n tt aa ss
Flujograma para el proceso de entrega de material promocional
IniacutecioSolicitud de
Materialpromocional
Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom
Entrega delmaterial
promocional alcliente
Fin
Negar la entregaN de Material
promocional
Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de
material prom
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
SAprobar la entrega
de materialpromocional
Elaborar la ordende despacho
Entrega del materialpromocional contra
OD
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
206
Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes
Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas
X X Alto
2
No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea
Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos
X X Bajo
3
No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos
El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing
X X Bajo
4
El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente
Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta
X X Bajo
4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales
Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo
X
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
2
iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero
X X
Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular
3
iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes
X
4
iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra
X
Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales
Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o
incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no
esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el
presupuesto de ventas
Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya
sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos
beneficios generaraacute a su incremento de las ventas
Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que
207
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute
al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de
creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de
hacerla llegar al cliente
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
CC rr eacuteeacute d
d iti oto y
yCC o
o bbrr aa
nn zz aa s
sPP l
ala nn ifi i
f cic aa cc i
oacuteioacute nn
FF inin a
a nncc ie
ie rr aa
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nnGG
ee nn ee
rr aall
DD irir ee
cc cc ioacuteioacute
nndd e
e VV ee
nn tata s
sTT r
r aa dd ee
mmaa r
r kk ee tit n
in gg
Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales
IniacutecioAnaliza
descuentospromocionales
Existe un colchoacuten enel presupuesto de
ventasN Fin
Emite la nota decreacutedito
S
Entrega alSupervisor deVentas para su
entrega al cliente
Fin
Se solicita aS Creacuteditos emitir la
NC
Realiza la campantildeaentre los clientes de
la promocioacutenapoyado en la
FFVV
Verifica el logro delas metas por parte
de los clientes
El cliente llegoacute a lameta
N No se otorga eldescuento Fin
Comunica a trade
S marketing parainiciar la
promocioacuten
Los desct Estaacuten enel presupuesto
N
Se analiza sunecesidad deacuerdo a una
estrategiacomercial
SElabora lapropuesta
comercial para losdescuentos
Aprueba lapropuesta Se cierra la
propuesta Fin
N
209
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
210
Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo
El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo
X X Bajo
2
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero
Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General
X X Alto
3
No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes
Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos
X X Bajo
4
No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra
Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar
X X Bajo
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
211
3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones
No Preguntas SIacute NONivel de riesgo
ObservacionesAlto Medio Bajo
1
iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta
X X
La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad
2
iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea
X
3
iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas
X
Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea
4
iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten
X
Narrativa de proceso de Devoluciones
El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de
devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de
ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un
informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con
las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y
procede a aprobarla en el caso se estar correcto
Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de
Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
SSuu p
p eerr vv
isisioacuteioacute
nndd e
eVV
ee nn tat
a ssBB
oo dd ee
gg aa
DDirir e
e cccc i
oacuteioacute nn d
d eeVV e
e nntata
ssFF u
u eerr zz
aadd e
e vv ee
nn tata s
s
Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea
IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del
cliente
Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin
Verificar elproducto a
devolver seacuerdo a su buen
o mal estado
S Aprueba ladevolucioacuten
Cumple lascondiciones de la
poliacutetica
N Rechaza ladevolucioacuten
Coordina larecoleccioacuten de la
mercaderiacuteadevuelta
Emite la nota decreacutedito
212
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
213
Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea
No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de
RiesgoL M A F M PF
1
La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta
La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute
X X Alto
2
La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea
La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten
X X Bajo
3
La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas
Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas
X X Bajo
4
El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten
El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas
X X Bajo
44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno
441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas
En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los
puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
214
Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas
Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas
Condicioacuten
La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece
Criterio
Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa
ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo
Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona
ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones
Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo
Causa
El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias
Efecto
El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten
Conclusioacuten
La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
215
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas
Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito
Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas
Condicioacuten
Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas
Criterio
La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que
ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo
Causa
No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten
EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado
Conclusioacuten
El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
216
A la Gerencia General
RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas
Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general
Condicioacuten
La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes
Criterio
Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo
Causa
La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general
Efecto
El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta
Conclusioacuten
La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
217
A la Gerencia General
Recomendacioacuten
Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes
El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho
Condicioacuten
El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado
Criterio
Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo
Causa
El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada
Efecto
El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
218
Conclusioacuten
La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto
Recomendacioacuten
A la Gerencia General
Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta
442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas
Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten
medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute
como el desempentildeo del departamento
Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Conocimiento dela Visioacuten
Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten
Visioacuten
de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten
de la Empresa Miacutenimoaceptable 85
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laVisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten
Visioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 80
82
83
Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta
Total empleados del departamentode Ventas 99
Conocimiento dela Misioacuten
Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la
Empresa Miacutenimoaceptable 75
82
83
El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten de laMisioacuten
Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten
Misioacuten
de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de
la Empresa Miacutenimoaceptable 83
82
83
Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del
departamento de Ventas 99
219
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
iquestQueacute se va aMedir Objetivo
Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios
Eficacia de losMetas planteados
Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados
Metas
Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas
Miacutenimoaceptable 92
12
100
El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12
Nivel de eficaciaen las metaspropuestas
Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas
Metas
Promedio de ventas realesalcanzadas
Miacutenimoaceptable 95
236000000115
El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en
el antildeo 205000000
Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea
Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral
Direccioacuten yliderazgo
Personal que identifica el estilo deLiderazgo
Miacutenimoaceptable 10
12
12
El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes
Total empleados del departamentode Ventas 99
Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea
Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea
Direccioacuten yliderazgo
Personas que aceptan el estilo deliderazgo
Miacutenimoaceptable 90
84
85
Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea
Total empleados del departamentode Ventas 99
220
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
221
45 Propuesta de Control Interno
Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control
Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un
sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea
comercial
451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas
Poliacutetica para el Control de devoluciones
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las
devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional
Moderno y Mayorista
B DEFINICIONES
Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente
Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se
encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos
suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta
el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial
Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su
caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente
por cambio de empaque
Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es
decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
222
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Supervisor de Ventas
bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado
bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado
bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto
Gerentes de canal deVentas
bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten
Fuerza de ventas
bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor
bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten
Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por
el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito
D METODOLOGIacuteA
bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar
a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar
que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que
hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados
entre clientes
bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras
no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas
bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo
de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas
especialmente por cambio de mes
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
223
E SEGUIMIENTO
El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que
esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del
cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago
para que esta cuenta quede en cero
Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material
promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano
B DEFINICIONES
Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la
presentacioacuten en el punto de venta de los productos
Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos
que se comercializan en estos lugares son de costos altos
Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea
son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
224
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Fuerza de ventas
bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten
Supervisor de Ventas
bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas
bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado
Bodega
bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas
bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente
D METODOLOGIacuteA
bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben
presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que
se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de
determinar el mejor exhibidor a ser asignado
bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas
y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas
bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que
no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de
ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del
material promocional para los clientes
E SEGUIMIENTO
El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material
promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
225
este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y
comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea
Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran
fuera del presupuesto anual
A OBJETIVO Y ALCANCE
La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el
establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la
compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA
B DEFINICIONES
Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la
lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)
Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona
dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura
Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por
ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc
Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que
evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando
Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto
especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto
evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de
vencimiento
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
226
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Planificacioacuten Financiera
bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes
bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas
Gerentes de canal deVentas
bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales
bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten
Supervisor de Ventas
bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito
bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito
Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la
comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing
Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales
D METODOLOGIacuteA
bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas
determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes
de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de
compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que
ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera
haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para
otorgar los descuentos mencionados
bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de
los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la
promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por
adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
227
bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el
Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten
de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir
sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar
dichos beneficios
bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute
emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E SEGUIMIENTO
Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer
la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de
efectivo generado en esas ventas
Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos
A OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y
presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury
Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de
control en la revisioacuten de los mismos
B DEFINICIONES
Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una
compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos
desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de
acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
228
Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto
de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje
Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerencias
bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema
Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar
bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje
Contador general
bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias
D METODOLOGIacuteA
bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que
poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten
de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica
corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que
van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin
desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
229
el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de
Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de
Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un
equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos
presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de
Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por
documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una
plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno
de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la
plantilla para la carga
Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos
Instructivo
El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el
periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega
En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten
Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto
Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto
Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
230
Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional
Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del
gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo
valor en las dos uacuteltimas columnas
Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de doacutelares
bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento
el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los
documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de
viajes
bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma
sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten
reembolsados
bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que
los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este
deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute
del rechazo
bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema
procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service
E SEGUIMIENTO
En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de
verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea
Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
231
Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas
A OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano
B DEFINICIONES
Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al
personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual
determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea
Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas
Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viaacuteticos
C RESPONSABLES
Responsable Actividad
Gerente General
bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas
bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes
bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
232
Planificador Financiero
bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial
bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota
Gerente de marketing
bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia
bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga
yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea
Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado
Gerente de Ventas
bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas
Planificador de laDemanda
bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica
acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto
D METODOLOGIacuteA
bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta
toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el
comiteacute gerencial
bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del
desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el
caso replantear las metas para que estas sean racionales
bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea
alcanzada
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
233
E SEGUIMIENTO
Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de
atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de
mejora
452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas
bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la
Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el
caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a
un mes
bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan
paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas
para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea
con los pago
bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza
de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los
empleados
bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo
bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores
retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su
defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes
bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para
determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe
realizarse con ella promociones o autoconsumos
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
234
Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales
24000
Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario
75000
Total costos relacionados con capacitaciones 99000
453 Actividades para el departamento de Ventas
bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten
de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para
desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten
bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten
financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en
forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales
bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los
procesos desarrollados en el departamento de Ventas
bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo
como actividades del diacutea - diacutea
46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para
los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas
Costos generados
Capacitaciones
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
235
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales
120000
Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones
300000
Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales
71400
Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil
50000
Total costos por suministros y materiales 121400
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400
Beneficios
Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc
1300000
Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante
50000
Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial
250000
TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000
En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un
monto de $ 959600
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa
Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que
implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos
permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a
estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad
evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas
De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa