ejercicio n° 10 auditoria de documentacion elementos basicos
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Desarrollo y control de documentación: Fundamentos
MAPA DE PROCESOS
FICHAS DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS
REGISTROS
MANUALDE
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS Y FICHAS DE PROCESOS
El formato escrito es el más común, consiste en declaraciones de procedimiento estructuradas principalmente en oraciones (prosa), y organizadas bajo unos encabezados. A fin de asegurar la consistencia en el desarrollo de procedimientos escritos, es importante definir claramente cómo deben ser formateados los procedimientos, y como deben ser escritas las declaraciones directrices. La mejor forma de lograr esto es desarrollando una instrucción de trabajo.Incompleta: “ Las especificaciones del cliente deben ser chequeadas y aprobadas en cuanto a su integridad”Completa: “El Director de ventas debe chequear todas las especificaciones del cliente en cuanto a su integridad dentro de los 2 primeros días del recibo de la orden de compra utilizando la hoja de especificaciones dada en el instructivo de trabajo QWI25, y luego firmar y fechar la hoja de especificaciones como revisada
FORMATO ESCRITOFORMATO ESCRITO
DIAGRAMA DE REPRESENTACIÓN
Dónde Quién Hace
Cuándo
Cómo
Declaración de la acciónPersona que actúa
Verbo de la acción
Qué
QUIÉN: ¿Quién debe realizar esta tarea? ¿Quién es responsable?
QUÉ: ¿Qué cosa necesita ser realizada?
DÓNDE: ¿Dónde ocurre la tarea?
CUÁNDO: ¿Cuándo debe realizarse esta tarea? Frecuencia
CÓMO: ¿Cómo realiza usted está tarea?
REGISTROS: ¿Cómo sabrá usted que la tarea ha sido realizada?
NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS
• TÍTULOTítulo del procedimiento que vamos a documentar. El título debe describir breve pero claramente el contenido del documento.
• OBJETIVOQue pretendemos describir con el procedimiento.
• CAMPO DE APLICACIÓNEn que Áreas, Departamentos o Secciones de la empresa se aplicará este procedimiento.
• DEFINICIONESSe define alguna terminología que deba ser aclarada; especialmente aquel vocabulario técnico o muy especializado el cual no sea de dominio popular.
• DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESMediante el uso de relatos descriptivos, indicaciones paso a paso, diagramas de flujo etc. , se describen detalladamente las actividades que componen el proceso, también sus indicadores definidos por la organización..
• RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES
Se establece quienes son las personas responsables por la aplicación del procedimiento y sus niveles de responsabilidad y autoridad.
• REFERENCIAS
En caso de que exista normativa nacional o internacional, estas deben ser referenciadas en este ítem.
• CONTROL DE DOCUMENTOS
Se determina si se trata de un documento controlado, es decir, si se requiere controlar las copias que se emiten del mismo.
• REGISTROS• ANEXOS
Tablas, Cálculos matemáticos, fórmulas, planos, etc. Se listan aquí.• DISTRIBUCIÓN
Se listan los funcionarios que tienen copia del procedimiento.
NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS
Contenido de un procedimiento.
. .Contenidos de
un procedimiento
Titulo y aprobación del documento.
Registro de revisiones efectuadas.
Objetivo/ Alcance/ Responsables.
Condiciones / Normativas.
Descripción de las actividades.
Registros/ Glosario / Anexos.