PROYECTO

REDISEO DEL SUBPROCESO DE ATENCIN DE RECETAS MDICAS EN FARMACIA EN LA CLNICA GOOD HOPE - MIRAFLORES

PERU

2013

TABLA DE CONTENIDOS1.DESCRIPCIN DE LA EMPRESA32.MISION, VISION Y OBJETIVOS (PROYECTOS)43.PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE Y REQUERIMIENTOS53.1.MATRIZ DE INVOLUCRADOS53.2.RBOL DE PROBLEMAS63.3.RBOL DE OBJETOS64.GESTION DEL ALCANCE74.1.DEFINICIN DE ALCANCE74.2.REAS INVOLUCRADAS74.3.ENUNCIADO DEL ALCANCE74.4.ROLES Y RESPONSABILIDADES84.5.HITOS, RIESGOS Y REQUISITOS94.6.WORK BENCH STRUCTURE ( divisin de las principales fases del proyecto)105.GESTION DEL TIEMPO115.1.PLAN DE TIEMPO115.2.DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES115.3.NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOS145.4.UNIDAD DE MEDIDA145.5.ESTIMADO DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES145.6.ESTIMACIN DE LOS COSTOS DE RECURSOS HUMANOS156.GESTIN DE CALIDAD166.1.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL166.2.ROLES Y RESPONSABILIDADES166.3.PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (Procedimientos estndar de calidad)176.4.ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO186.5.PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD197.GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS207.1.ESTIMACIN DEL PERSONAL207.2.ESTIMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO207.3.PERFIL PROFESIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO207.4.ROLES DE LOS RECURSOS HUMANOS217.5.DISTRIBUCIN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS.227.6.HORAS DISTRIBUIDAS EN MESES DE DURACIN DEL PROYECTO237.7.ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS237.8.ASUNCIONES Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL247.9.CRITERIOS DE LIBERACIN DEL EQUIPO247.10.ORGANIGRAMA DEL PROYECTO247.11.ORGANIGRAMA NOMINAL248.GESTIN DE LAS COMUNICACIONES268.1.IDENTIFICACIN DE LOS AGENTES INVOLUCRADOS278.2.DIAGRAMA DE COMUNICACIONES289.GESTION DE LA INFORMACIN289.1.NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA RESOLUCIN DE CONFLICTOS2910.GESTION DE LOS RIESGOS2910.1.OBJETIVO2910.2.ROLES Y RESPONSABILIDADES2910.2.1.ROLES3010.3.LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS3010.4.PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS3110.5.REPORTE DE LA SITUACIN DE LOS RIESGOS3211.GESTION DE LAS ADQUISICIONES3211.1.TIPOS DE CONTRATO Y CONDICIONES DE PAGO32

1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

1.1. ANTECEDENTES DE LA CLNICA GOOD HOPE-MIRAFLORES

Institucin de salud promovida por la iglesia adventista del sptimo da, fue constituida en el ao 1996. Actualmente es una clnica privada reconocida y premiada por su calidad en el servicio de salud. Cobertura en consultas externas, emergencia, hospitalizacin, farmacia, laboratorio, diagnstico por imgenes, cuidados intensivos, neonatologa y nutricin.

1.2. VISIN

Ser una institucin moderna y lder en promocin y servicios de salud que satisface integralmente a sus pacientes, a travs de su personal comprometido, motivado y competente.

1.3. MISIN

Somos una institucin de salud de la iglesia adventista del sptimo da, que promueve y restaura la salud integral de las personas, con solvencia profesional y alta tecnologa, basadas en un contexto de amor, integridad y honestidad.

1.4. OBJETIVOS

Ejecutar asistencia mdica a todos los pacientes que soliciten nuestros servicios de una manera ptima y rpida. Brindar Medicacin Oportuna, Con Buen Servicio De Farmacia Interna.

2. MISION, VISION Y OBJETIVOS (PROYECTOS)

2.1. VISION

Ser el subproceso que brinda una mejor atencin de recetas mdicas a pacientes, en el menor tiempo posible.

2.2. MISION

Mejorar el servicio de atencin de recetas mdicas contribuyendo al bienestar de los pacientes.

2.3. OBJETIVOS

Minimizar los problemas tcnicos en la transmisin de la informacin de historias clnicas y recetas mdicas. El uso de esta herramienta tecnologa, dar la facultad de gestionar los servicios de una forma ms rpida y efectiva Minimizar problemas de gestin de seguros mdicos, traspapelo y demoras en la comprobacin de coberturas.

3. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE Y REQUERIMIENTOS3.1. MATRIZ DE INVOLUCRADOSEntidad y Grupos InvolucradosProblemas PercibidosIntereses

USUARIONo tener herramienta adecuada para gestionar el proceso de atencin de recetas mdicas.Agilizar el proceso de atencin de recetas mdicas.

PACIENTEIncomodidad al comprar los medicamentos en farmacia.Ser atendidos en el menor tiempo posible.

CLNICANo tener un proceso rediseado que permita disminuir el tiempo excesivo en la atencin de recetas mdicas en farmacia.Proceso adecuado para gestionar la atencin de recetas mdicas en farmacia.

REA DE FARMACIAFalta de organizacin en los subprocesos y actividades del personalRediseo de actividades del personal y de subproceso de atencin de recetas mdicas.

3.2. RBOL DE PROBLEMAS

3.3. RBOL DE OBJETOS

4. GESTION DEL ALCANCE4.1. DEFINICIN DE ALCANCERediseo del proceso de Atencin de Recetas Mdicas, el cual tendr el alcance siguiente: Gerencia General Medicina General Mdulo de Farmacia4.2. REAS INVOLUCRADASLas reas que se beneficiarn con el rediseo del proceso son: Direccin General Jefatura de Enfermera Jefatura de Medicina General Farmacia Dependencias Administrativas4.3. ENUNCIADO DEL ALCANCEObjetivo delproyectoDe Alcance Ejecutar el total de entregables conformados por Manuales y Guas que formarn parte del rediseo del proceso de Atencin de Recetas Mdicas en la Clnica Good Hope Miraflores Lima.

De Tiempo Cumplir con el plazo propuesto de 1 mes para la reduccin del tiempo de demora en el proceso de Atencin de Recetas Mdicas.

De Costos No sobrepasar el presupuesto obtenido de S/. 15 000.00

De Calidad Que todas las Guas y manuales sean de fcil entendimiento, y que las actividades del proceso sean eficaces y con tiempos ptimos.

Requisitos delProyectoPermitir la disminucin de tiempos en el proceso de Atencin de recetas mdicas a travs del rediseo de su rediseo.

4.4. ROLES Y RESPONSABILIDADESOrganizacin Inicial del proyectoPATROCINADOR DEL PROYECTOROL

Ing. Carlos Prado ElayRepresentante de Direccin de TI.

GERENTE DEL PROYECTOROL

Ing. Sergio Condori MamaniJefe del Proyecto

COMIT DE CONTROL DE CAMBIOSROL

Ing. Luis Aguilar CanllaIng. Salvador Jorge PortugalIng. David Causo GilIng. Edith Puclla ParejaIng. David Perez RosalesAnalista de riesgosAnalista de ProcesosAnalista de ProcesosAnalista QAAnalista QA

EQUIPO DE LA DIRECCION DELPROYECTOROL

Ing. Luis Aguilar CanllaIng. Salvador Jorge PortugalIng. David Causo GilIng. Edith Puclla ParejaIng. David Perez RosalesAnalista de riesgosAnalista de ProcesosAnalista de ProcesosAnalista QAAnalista QA

4.5. HITOS, RIESGOS Y REQUISITOSRiesgos inicialesdel proyectoCambios de los funcionarios ligados al proyecto por parte de la CLINICA.Demora en la aprobacin de productos intermedios por parte de los Stakeholders principales.Demora en el desembolso por parte de los patrocinadores del proyecto.

Hitos PrincipalesHITOS FECHANuevo Proceso Definido. Agosto2013Nuevo Proceso Editado. Agosto2013Taller de Capacitacin ejecutado. Septiembre2013Nuevo Proceso Validado y aprobado. Septiembre2013

Requisitos deGestin deConfiguracinTodo cambio solicitado por los interesados debe ser evaluado por el Equipo del Proyecto y aprobado por Comit de Cambios.

Requerimiento de aprobacin del ProyectoAprobacin del rediseo del Proceso de Atencin de Recetas mdicas en la clnica Good Hope Miraflores.

4.6. WORK BENCH STRUCTURE ( divisin de las principales fases del proyecto)PRE ANLISISDefinicin del proyecto, teniendo en cuenta las necesidades de la Clnica Good Hope y un Anlisis de Costos y Beneficios del Rediseo de Proceso.

ANLISISDeterminacin de los diferentes requerimientos del rediseo y sus costos como: Recursos humanos, documentacin, hardware, software, etc.

CERTIFICACINElaboracin del pruebas, registro de incidencias y conformidad,

IMPLEMENTACINInstalacin de los recursos necesarios en todas las reas que abarcar el rediseo, supervisin del correcto funcionamiento y asesora durante las actividades por parte de los responsables de cada rea.

5. GESTION DEL TIEMPO5.1. PLAN DE TIEMPOLa gestin de tiempo incluye procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Para la gestin de tiempo se contar con la ayuda del MS Proyect.Los procesos de la gestin incluyen la definicin de los recursos de las actividades, la estimacin de la duracin de las actividades, el desarrollo del cronograma y el control del cronograma.Para obtener el Tiempo del Proyecto completaremos un formato que servir como base de datos, con los siguientes datos: ACTIVIDADESRECURSOSTIEMPO (DIAS)PRECEDENCIA

5.2. DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES

NombreDuracinComienzoFin

PREANALISIS30 daslun 05/08/13mar 03/09/13

Acta de Constitucin30 daslun 05/08/13mar 03/09/13

Estudio de campo8 daslun 05/08/13lun 12/08/13

Recoleccin de datos9 dasmar 13/08/13mi 21/08/13

Elaborar formatos y documentacin para el proceso13 dasjue 22/08/13mar 03/09/13

Elaboracin del Acta de Constitucin4 dasjue 22/08/13dom 25/08/13

Definicion de los Controles para evaluacion del rendimiento del PROCESO3 daslun 26/08/13mi 28/08/13

Diseo de los Controles QA2 dasjue 29/08/13vie 30/08/13

Elaboracion del Checklist de Actividades criticas3 dasjue 29/08/13sb 31/08/13

Elaboracin preliminar del Cronograma de trabajo3 dasdom 01/09/13mar 03/09/13

Contrato6 daslun 26/08/13sb 31/08/13

ANALISIS45 das?mi 04/09/13vie 18/10/13

Elaboracin del Plan de Proyecto32 das?mi 04/09/13sb 05/10/13

Definir tareas y roles del equipo1 dami 04/09/13mi 04/09/13

Plan de Gestion del Alcance10 dasmi 04/09/13vie 13/09/13

Plan de Gestin de cronograma2 daslun 09/09/13mar 10/09/13

Plan de Gestion de Costos2 dasmi 11/09/13jue 12/09/13

Plan de Control de Riesgos6 dasmi 11/09/13lun 16/09/13

Plan de Gestin de la Calidad (QA)3 dasmi 11/09/13vie 13/09/13

Identificar Stakeholders45 dasmi 04/09/13vie 18/10/13

Estructurar el proceso a redisear12 dasmi 11/09/13dom 22/09/13

Anlizar el proceso de Atencin en Farmacia Interna4 dasmi 11/09/13sb 14/09/13

Analizar las areas de dependencia en el proceso de atencin4 dasmi 11/09/13sb 14/09/13

Crear el Modelo de Rediseo4 dasdom 15/09/13mi 18/09/13

Disear el modelo AS-IS, TO-BE2 dasjue 19/09/13vie 20/09/13

Presentar la documentacion del proceso rediseado2 dassb 21/09/13dom 22/09/13

CERTIFICACION12 das?sb 14/09/13mi 25/09/13

Plan de pruebas12 das?sb 14/09/13mi 25/09/13

Registro de Incidencias11 das?sb 14/09/13mar 24/09/13

IMPLEMENTACIN11 das?jue 26/09/13dom 06/10/13

Implementacin del proceso rediseado.5 dasjue 26/09/13lun 30/09/13

Estructura del Proceso rediseado1 da?mar 01/10/13mar 01/10/13

Actualizar el documento de Lecciones Aprendidas1 da?jue 26/09/13jue 26/09/13

Documento de Conformidad3 das?mi 02/10/13vie 04/10/13

Plan de capacitacin2 dassb 05/10/13dom 06/10/13

Presentar el plan de capacitacion1 dasb 05/10/13sb 05/10/13

Ejecutar el plan de capacitacion1 dadom 06/10/13dom 06/10/13

0 | Pgina4 | PginaCRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

6. GESTIN DE COSTOS

6.1. TIPO DE ESTIMACIONLa estimacin elegida es Bottom Up.

6.2. NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOSEl nivel de precisin ser de -5% al +5%

6.3. UNIDAD DE MEDIDATodos los costos deben ser expresados en soles. El personal es contratado por la organizacin, durante el tiempo de 09 semanas que dura el proyecto y se mide mediante Costo/Hora.

6.4. UMBRALES DE CONTROL La variacin permita es de +/- 5% del costo planificado. La accin a tomar en caso de una variacin mayor, es apoyar los costos adicionales en el plan de contingencia para mitigar el suceso y a la vez investigar exhaustivamente la variacin para determinar si alcanzo a alterar la lnea base de costo.

6.5. METODO DE MEDICION El Mtodo a utilizar ser la curva S y Valor Acumulado

6.6. PROCESOS DE GESTION DE COSTOSPROCESODESCRIPCION

Estimacin de CostosSe estima los costos del proyecto en base al tipo de estimacin por presupuesto Bottom Up. Esto se realiza en la planificacin del proyecto y es responsabilidad del Project Manager, y aprobado por el Gerente de Clnica / Patrocinador

Preparacin del PresupuestoSe elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestin del proyecto. Este documento es elaborado por el Project Manager y, revisado y aprobado por el Patrocinador.

Control de costosEn caso se altere la lnea base del costo, se deber realizar una solicitud de Control de Cambios debidamente sustentada.El anlisis de impacto deber ser presentado al Patrocinador y evaluar distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponder alternativas de intercambio de triple restriccin.Toda variacin final dentro del +/- 5% del presupuesto ser considerada como normal.Toda variacin final fuera del +/- 5% del presupuesto ser considerada como causa asignable y deber ser auditada. Se presentar un informe de auditora, y de ser el caso se generar una leccin aprendida

6.7. DOCUMENTOS DE GESTION DE COSTOSDOCUMENTODESCRIPCION

Plan de Gestin de CostosDocumento que informa la planificacin para la gestin del costo del proyecto

Lnea Base del CostoLnea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia

Costeo del ProyectoEste informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable, segn el tipo de recurso que participe

Presupuesto por Fase y EntregableEl formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables

Presupuesto en el Tiempo (Curva S)El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la grfica del valor ganado del proyecto en un periodo de tiempo.

6.8. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS El Patrocinador y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios. Se aprobarn automticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente puedan impedir la normal ejecucin del proyecto, y que por su naturaleza no puedan esperar a la reunin del Comit Ejecutivo, y que en total no excedan del 5% del presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios debern ser expuestos en la siguiente reunin del equipo del proyecto. Los documentos que sern afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son: Solicitud de Cambios. Acta de reunin de coordinacin del proyecto. Plan del Proyecto (replanificacin de todos los planes que sean afectados). En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema es el Project Manager, si est no puede ser resuelta por el, es el Patrocinador que asume la responsabilidad. Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project Manager, un requerimiento de cambio superior ser resuelta por el Patrocinador

6.9. ESTIMADO DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

temEDTCant. De diasP.U. S/.Sub Total

1 PRE ANALISIS15,000.00

1.1.Acta de Constitucin30 das3200.00

1.2.Contrato6 das640.00

2ANLISIS6,000.00

2.1.Elaboracin del plan de Proyecto32 das4,000.00

2.2.Plan de Gestin del Alcance10 das

2.3.1 Plan de Gestin de Calidad (QA)2 das20,000.00

2.4.1 Estructurar el proceso de la Calidad (QA)12 das10,000.00

CERTIFICACIN3,000.00

Plan de Pruebas12 das6,000.00

Registro de Incidencias11 das

IMPLEMENTACIN4,000.00

Implementacin del proceso rediseado5 das

Estructura del Proceso rediseado.1 da

Documento de Conformidad3 das

Plan de capacitacin2 das

6.10. ESTIMACIN DE LOS COSTOS DE RECURSOS HUMANOS

Recursos HumanosSueldo/MesHoras AsignadasCosto x Hora

Jefe del Proyecto220020011.00

Analista de riesgos180016011.25

Analista de Procesos I170015011.00

Analista de Procesos II170015011.00

Analista QA I17008021.00

Analista QA II17008021.00

7. GESTIN DE CALIDAD

7.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

7.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES7.2.1. JEFE DEL PROYECTO Genera y supervisas el Plan de Gestion de Calidad Realiza la lista de Control de Calidad Determina mtricas de calidad Genera el Plan de Mejora de proceso Actualiza el Plan de gestin de proyecto. Informa a los stakeholders

7.2.2. ANALISTA QA Genera en informa el registro de incidencias Participa en la creacion del plan de pruebas Interacciona activamente con el analista de procesos Partiicpa en la definicion de mtricas de calidad Participa en la generacin de mejora de procesos Ejecuta las pruebas y registra los defect Emite la conformidad de pruebas

7.2.3. ANALISTA DE PROCESOS

Establece los casos de prueba inciales Praticipa en la creacin depla de pruebas Interacciona con el analista QA Realiza el seguimiento a la ejecucind e pruebas Corrige los defects7.2.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Recomienda las acciones correctivas de los procesos evaluados Audita los procesos para el desarrollo del Sistema de Gestin, guas y manuales.

7.2.5. CONTROL DE LA CALIDAD Verificar que la elaboracin de guas y manuales cumpla con las especificaciones requeridas. Monitorear los resultados esperados, teniendo en cuenta el cumplimiento de las fechas y costos estimados.

7.3. PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (Procedimientos estndar de calidad)7.3.1. EN LA GESTIN DE PROYECTOS Cumplir con el estndar para la gestin de proyectos, segn cada plan subsidiario desarrollado para este proyecto. La comunicacin para este proyecto requiere de coordinacin constante con los principales stakeholders, para asegurar que se est cumpliendo con las especificaciones requeridas. El alcance del proyecto ha sido definido en la declaracin detallada del proyecto, cualquier cambio ser manejado siguiendo el proceso de control de cambios descrito en el plan de gestin del alcance. Cualquier accin correctiva tomada ser documentada y aprobada en el manejo de cambios. Cualquier variacin en el cronograma del proyecto ser manejado a travs de un proceso de control de cambios. Cualquier variacin en el costo estimado de las actividades, ser manejado mediante un proceso de control de cambios.7.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Para lograr este objetivo se van hacer auditorias de calidad orientadas al proyecto, estas auditoras se realizarn una vez a mitad del proyecto en las cuales se revisan a detalle los documentos entregables sus procesos y el correcto seguimiento de los estndares.Se harn el seguimiento a las actividades que se plantean y validar los resultados obtenidos por cada etapa de la planificacin.Verificar el correcto cumplimiento de las tres lneas base (alcance, costo y tiempo).Realizar la revisin constante de informes de trabajo y registrar incidencias.Para facilitar el proceso de aseguramiento de la Calidad del Proyecto, el jefe del Proyecto y el Analista QA revisarn los lineamientos generales:

DESCRIPCINASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

AlcanceEl alcance del proyecto ser claramente definido en la declaracin detallada del alcance.

TiempoVerificar que se haya definido la lnea base del cronograma luego de ser aprobado.Verificar cualquier variacin del cronograma, sean manejados de acuerdo al plan.

CostoVerificar el trabajo real, que las fechas de inicio y fin estn siendo ingresadas respecto a la lnea base del cronograma del proyecto del proyecto, que todas las actividades y costos estn disponibles.

RR.HH.Verificar el plan de gestin de RR.HH. sea completado y ejecutado.Verificar que el organigrama sea actualizado y preciso.

ComunicacionesVerificar que el Plan de comunicaciones sea completado y ejecutado.Verificar que los reportes del proyecto sean generados y distribuidos adecuadamente a los miembros del equipo del proyecto y a los stakeholders.Verificar que los miembros de equipo del proyecto tengan acceso suficiente a la informacin necesaria del proyecto.

RiesgoVerificar que el plan de gestin de riesgo sea completado y ejecutado, de igual forma que los factores de riesgo hayan sido evaluados y documentados.Verificar que el plan de respuesta a los riesgos, litigacin de riesgo y acciones correctivas sean documentados y completadas.

7.5. PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD

Verificar que el proyecto cumpla con el Plan de Gestin de Proyectos. En caso de identificarse desviaciones, identificar el foco del problema y luego se analizar la causa raz; para lo cual se utilizar la herramienta como el diagrama de causa-efecto.

El Jefe de Proyectos asumir el liderazgo temporal de un circulo de calidad para analizar las causas del problema y definirn las acciones preventivas en un plazo no mayor de dos das despus de identificada la desviacin.

Cabe mencionar que la implementacin de acciones correctivas/ preventivas que deriven en cambios ser manejada bajo el Proceso de Control de Cambios. Para todos los casos deber documentarse las acciones y resultados.

Se deber verificar que todos los casos de pruebas sern ejecutados y obtengan el resultado esperado as como se verificar cada entregable y la documentacin correspondiente a cada cliente tiendo el 100 % de aprobacin del mismo.

8. GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

8.1. ESTIMACIN DEL PERSONAL

La estimacin del RR.HH , se realiz teniendo como base la experiencia del jefe del proyecto, que ha participado en la ejecucin de proyectos similares.

8.2. ESTIMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO

Requerimiento del PersonalCantidad

Jefe del Proyecto01

Analista de riesgos01

Analista de Procesos 02

Analista QA02

8.3. PERFIL PROFESIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO

PersonalRequisitos

Jefe del ProyectoIngeniero de Sistemas colegiado, especialista en Gestin de Proyectos con certificacin PMBOK, 5 aos de experiencia en la direccin de proyectos, con 10 aos de experiencia en el manejo de proyectos de Sistemas informticos y rediseo de procesos.

Analista de riesgosIngeniero o Analista de Sistemas, experiencia previa de al menos 2 aos como consultor de procesos o auditor interna. Conocimiento de sistemas transaccionales, procesos de negocio y de seguridad. Dominio de herramientas informticas.

Analista de Procesos Experiencia mnima de 2 aos en gestin de procesos, mejora continua, reingeniera de procesos, diagramacin de procesos, manejo de Project, Visio.

Analista QAMnimo 1 ao como QA, experiencia mnima de 2 aos realizando funciones de testeo y casos de prueba.

8.4. ROLES DE LOS RECURSOS HUMANOS

8.4.1. Gerente de Proyecto

Tiene autoridad total sobre el equipo de proyecto Canaliza incidentes, sugerencias. Convoca reuniones Elabora / Dirige el cumplimiento del plan de Proyecto Controla el cumplimiento de las lneas base del proyecto Solicita a la Alta Gerencia los controles de Cambios Revisa informes de trabajo y avance. Realiza el seguimiento y control para prevencin de Riesgos.

8.4.2. Analista de Riesgos

Reporta al Gerente de Proyecto Realiza el anlisis de la identificacin, anlisis cualitativo, cuantitativo de Riesgos Participa activamente en la elaboracin del plan de Riesgos Participa en el seguimiento a los cambios en el proyecto. Apoya en el seguimiento y control de todo el proyecto.

8.4.3. Analista de Procesos

Reporta al Gerente de Proyecto Realiza el anlisis del proceso actual Identifica mejoras a realizar Realiza la estimacin del tiempo de las actividades Participa en la elaboracin del plan de proyecto (Alcance, tiempo, costo) Realiza informes semanales de avance del proyecto y cronograma. Realiza la documentacin del proyecto. (Reg. De lecciones aprendidas, elaboracin de actas y plantillas) Realizan el plan de capacitacin.8.4.4. Analista QA

Realiza el plan de pruebas Registro de defectos Asegura el cumplimiento total del alcance Controla la ejecucin correcta de los plazos finales Verifica el contenido de cada entregable Verifica el cumplimiento de estndares de la clnica. Otorga la conformidad del cumplimiento de las lneas base

8.4.5. Expertos en el rubro

Proporcionan toda la informacin necesaria sobre el proceso de la clnica. Reportan al Gerente de Proyecto durante su asignacin al mismo. Participan activamente en la ejecucin de los casos de prueba. Cumplen con tareas asignadas por el Gerente de Proyecto

8.5. DISTRIBUCIN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS.

El presente cuadro muestra la cantidad de horas a ser empleadas por cada recurso humano en los meses de duracin del proyecto. Permitiendo determinar que recurso se utilizar a tiempo parcial o a tiempo completo.RECURSOS HUMANOSAGOSTO ( HRS)SEPTIEMBRE (HRS)

Jefe del Proyecto200200

Analista de riesgos160100

Analista de Procesos150100

Analista QA8070

TOTAL590420

Este grfico nos muestra la distribucin de horas a lo largo de la duracin del proyecto. Se puede notar que la mayor concentracin de horas se encuentra en el mes de Septiembre.8.6. HORAS DISTRIBUIDAS EN MESES DE DURACIN DEL PROYECTO

8.7. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

8.8. ASUNCIONES Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL

El personal designado al proyecto, trabajar en las instalaciones de la clnica, ubicado en el distrito de Miraflores-Lima, teniendo como horario de 8:30 am hasta 6 pm, considerando dos horas de refrigerio.

8.9. CRITERIOS DE LIBERACIN DEL EQUIPO

El jefe del proyecto evaluar al personal al concluir cada fase del proyecto, en funcin de las conclusiones de los informes de evaluacin de rendimiento mensual.

Antes de concluir con su trabajo cada integrante del equipo de proyecto debe entregar al Jefe de Proyecto toda la informacin obtenida segn su responsabilidad. De ser el caso realizar la trasferencia de rol al nuevo integrante.

8.10. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

8.11. ORGANIGRAMA NOMINAL

8.12. PLAN DE RECOMPENSAS (EN BASEE A METAS)

Se recompensar con bonificaciones a todo el personal que cumpla con las metas establecidas en el tiempo indicado, se evaluar y se realizar el seguimiento de metas segn los siguientes indicadores:

CARGOCUMPLIENTOBENEFICIOOBSERVACIONES

JEFE DE PROYECTO100 % metas cumplidas30 % de su remuneracin mensualLos resultados sern evaluados por cada fase del proyecto en base a los informes QA.

ANALISTA DE RIESGOS100 % metas cumplidas20 % de su remuneracin mensualLos resultados sern evaluados por cada fase del proyecto en base a los informes QA.

ANALISTA DE PROCESOS100 % metas cumplidas10 % de su remuneracin mensualLos resultados sern evaluados por cada fase del proyecto en base a los informes QA.

ANALISTA QA100 % metas cumplidas10 % de su remuneracin mensualLos resultados sern evaluados por cada fase del proyecto en base a los informes QA.

En caso de incumplimiento de metas se elaborarn informes de desfavorables de trabajo que ser adjuntado a la evaluacin de desempeo de cada miembro del equipo de trabajo.

8.13. PLAN DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIONES

Se realizarn reuniones al inicio y fin de cada fase del proyecto, en las que se informarn los avances del proyecto, deteccin de problemas, faltas de comunicacin y otros inconvenientes, por lo que se tomar 01 hora diaria antes del comienzo de las actividades de cada miembro del equipo, asistido por el Jefe de Proyecto y los analistas QA.

En estas reuniones se evidenciar la necesidad de establecer una capacitacin dirigida al equipo de proyecto de acuerdo a las falencias encontradas conforme se va dando el avance del proyecto. Este plan de capacitacin solo tomar 03 horas semanales por cada integrante las cuales se encuentran mapeadas en la asignacin del personal segn el cronograma. Lo cual genera que se planifique un trabajo 7 horas con 35 minutos teniendo 35 minutos restantes para la capacitacin.

9. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

El presente plan adicional, permitir establecer un mecanismo que permita de reglamentacin a ser adoptadas durante la ejecucin del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de informacin de todos los involucrados en el proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificacin, ejecucin, control, cierre e integracin del presente proyecto.

Por eso es importante determinar quines son los principales involucrados, que informacin es ms relevante para ellos, cuando se les debe informar, con qu frecuencia y de qu forma, con qu documento, entre otros. Muchas decisiones a ser adoptadas durante la ejecucin del Proyecto dependern del nivel y el contenido de los informes que fluyen en el proyecto, se debe definir bien este flujo a fin de que no se incurra en problemas de falta de comunicacin.

9.1. IDENTIFICACIN DE LOS AGENTES INVOLUCRADOS

La identificacin de los agentes involucrados ms relevantes en el proyecto, nos permitir determinar quien recibe la informacin, cuando y donde, permitindonos satisfacer las expectativas de los Stakeholders sobre la informacin que va a recibir y en el momento oportuno, siendo nuestra meta establecer y mantener la credibilidad del Proyecto con una buena informacin durante el desarrollo del proyecto.

InvolucradoRol en el proyectoGrado de autoridadTipo de informacinMtodo o medioFrecuenciaEncargado

GERENCIAPatrocinadorAltoInformes de Avance.Informe inicial.Informes final.Correo electrnico y msn. Reuniones presenciales.Quincenal: informes de avance.nico: Informe inicial e informe final.Gerente de Proyecto.

Jefe del ProyectoResponsable de todo el proyectoIntermedioInformes de trabajo.Informes QA.Registros de incidentes.Solicitudes de control de cambio.

Correo electrnico y msn. Reuniones presencialesInformes de trabajo: Semanal.Informes de QA: Final de periodo.Registro de Incidentes: Semanal.Solicitudes de Control de cambio: Eventual.Equipo de Proyecto.

Analista de riesgosResponsable del anlisis y gestin de riesgos del proyecto.BajoDocumentacin de requerimientos.Lneas Base.Correo electrnico y msn. Reuniones presencialesDocumentacin de requerimientos: semanalLneas Base: eventual.Equipo de Proyecto.

Analista de ProcesosResponsable del anlisis del rediseo del proceso.bajoSolicitudes de cliente.Correo electrnico y msn. Reuniones presencialesSolicitudes de cliente: eventualmente.Personal de la clnica.

Analista QAResponsable del control de aseguramiento de calidad del rediseo del proceso.bajoDocumentacin de alcance de requisitos.Correo electrnico y msn. Reuniones presencialesDocumentacin de alcance de requisitos: quincenal.Analista de procesos.

9.2. DIAGRAMA DE COMUNICACIONESPATROCINADORJEFE DE PROYECTOEQUIPO DE PROYECTO

10. GESTION DE LA INFORMACIN

Mtodo de CapturaAlmacenamientoDistribucin

Informacin llevada a documentos impresos y a sistemas digitales.Base de datos electrnicos, sistemas manuales de almacenamientoMemorndum, oficios, correos electrnicos y pgina web, fax, reuniones.

10.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA RESOLUCIN DE CONFLICTOS

NivelesCadena de MandoPlazos

DIRECCIN GENERALCOMIT DE CONTROL DE CAMBIOSJEFE DE PROYECTO1 NIVEL2 NIVEL3 NIVEL2 DAS2 DAS2 DAS

11. GESTION DE LOS RIESGOS

11.1. OBJETIVO

Desarrollar un Plan de Gestin de Riesgos que nos permita identificar y analizar los riesgos del proyecto y poder tomar las medidas para reducirlos, a fin de controlar la probabilidad de suceso y el nivel de perjuicio de los riesgos individuales, as como tambin la efectividad de las medidas.

11.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Los principales involucrados con los procesos de la Gestin del Riesgo del Proyecto son:

El Jefe del Proyecto Analista de riesgos

11.2.1. ROLES

a. Jefe del Proyecto: es a la vez el Gerente de Riesgos y responsable de la aprobacin del Plan de Gestin de Riesgos, participa en el proceso de gestin de riesgos y asume la planificacin y ejecucin de la mitigacin y contingencia de riesgos.

b. Analista de Riesgos: participa en el proceso de identificacin de riesgos y discute las actividades de seguimiento y mitigacin de riesgos en las reuniones de equipo.

11.3. LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS

CdigoRiesgos

R01Que existan incrementos en los costos presupuestados inicialmente, por incremento de recursos faltantes, materiales de impresin de manuales y guas.

R02Que el cliente reduzca el plazo para la entrega del Proceso rediseado en 1 semana.

R03Demora en la conformacin del equipo del proyecto, por una mala coordinacin del Jefe de Proyectos.

R04Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean entendibles por ser muy tcnicos, debido a la ausencia del personal tcnico clave.

R05Rotacin de miembros del equipo del proyecto.

R06Que no est bien definido el WBS, por ausencia del personal tcnico clave.

R07Falta de visin global del Proyecto.

R08Rechazo al nuevo proceso rediseado por parte de los trabajadores internos de la clnica.

11.4. PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

La planificacin de respuesta a los riesgos consiste en el desarrollo de planes detallados para reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. El Plan de respuesta aborda a los riesgos en funcin de su prioridad introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, cronograma y plan de gestin del proyecto de ser necesario. A continuacin se presenta el Plan de respuesta a los riesgos.

ESTRATEGIA DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

RiesgoResponsableMitigar

R01Encargado de LogsticaConsiderar costos adicionales de contingencia en un 10%

R02Jefe del ProyectoReprogramar cronograma, realizar actividades en forma paralela.

R03Jefe del ProyectoReunin con el equipo de proyecto.

R04Equipo del ProyectoReformar el manual

R05Jefe del ProyectoEstablecer estrategia de desarrollo del personal.

R06Equipo completo del proyectoReunin de trabajo para determinar bien la conformacin del WBS.

R07Todo los involucradosParticipacin directa de la Direccin Ejecutiva y lderes de cada rea funcional.

R08Jefe del ProyectoRealizar programas de motivacin al personal y capacitaciones para su adecuacin al nuevo proceso.

11.5. REPORTE DE LA SITUACIN DE LOS RIESGOS

El analista de riesgos debe reportar las actualizaciones cada tres das al Jefe del Proyecto, quien a su vez pondr al da la base de datos de riesgos del proyecto para reflejar el estado actual del riesgo.

El Jefe de Proyecto revisara la situacin de las actividades del riesgo semanalmente en las reuniones del equipo de gestin del proyecto y discutir la efectividad de los planes de accin vigentes.Rediseo del Proceso de atencion de Recetas Medicas

1. Pre Analisis

2. Analisis

3. Certificacion

4. Implementacion

1.1 Acta de Constitucion

2.1 Plan de Proyecto

3.1 Plan de Pruebas

4.1 Documento de Conformidad

1.2 Registro de Interesados

Jefe de ProyectoEquipo de ProyectoJefe de Sistemas de la Clinica

Jefe de ProyectoAnalistas QAAnalistas de Procesos

Jefe de ProyectoGerente de la ClinicaJefe de Sistemas Personal de la clinica de apoyo

Jefe de ProyectoAnalistas de ProcesoAnalista de RiesgoPersonal de la clinica de apoyo

Jefe de ProyectoAnalista de RiesgosAnalistas de ProcesosAnalistas QA

3.2 Registro de Incidencias

4.2 Estructura del proceso rediseado

1.3 Cronograma Inicial

Jefe de ProyectoAnalitas QA

4.3 Documento de Lecciones Aprendidas

Gerente de la ClinicaJefe de ProyectoJefe de Sistemas de la ClinicaEquipo de Proyecto InicialPersonal de la clinica asignado

Jefe de ProyectoEquipo de Proyecto

4.4 Plan de Capacitacin

Jefe de ProyectoEquipo de Proyecto

Jefe de ProyectoEquipo de Proyecto

2.2 Estructura y documentacin del proceso rediseado

Jefe de ProyectoEquipo de Proyecto

Acta de Constitucin del Proyecto

(Project Charter)

A. Informacin GeneralNombre del ProyectoRediseo del proceso de atencin de recetas mdicas en farmacia en la Clnica Good Hope - MirafloresFecha de Preparacin11 de Agosto del 2013

Patrocinador:DIRECCIN DE TIFecha de Modificacin:25 de Agosto del 2013

Preparado por:Equipo del ProyectoAutorizado por:GERENCIA

B.Propsitos del Proyecto

Descripcin narrativa de los productos y servicios que deben ser suministrados por el proyecto.

La actual gestin en la atencin de las recetas mdicas, est limitado por una serie de procesos que resultan redundantes en la forma de atencin de recetas mdicas, debido al exceso de utilizacin de papel y colas que se han ido presentando en los ltimos aos. Lo cual ha generado una problemtica en la forma de atencin ofrecida por la clnica da a da. Adems la forma en la que la empresa est operando, hace referencia a la forma tradicional de atencin. Sin uso de tecnologa que le permita hacer un uso adecuado de la gestin.

Por este motivo el proyecto pretende disear, desarrollar e implementar un sistema que contribuya en la optimizacin del proceso de atencin al paciente.

C.Alineamiento del Proyecto Objetivos de la OrganizacinObjetivos del Proyecto

ALTA DISPONIBILIDAD MEDICA PARA TRATAMIENTOS DE DIVERSAS ENFERMEDADESMINIMIZAR LOS PROBLEMAS TECNICOS EN LA TRANSMICION DE LA INFORMACIN DE HISTORIAS CLINICAS Y RECETAS MDICAS.

EJECUTAR ASISTENCIA MDICA A TODOS LOS PACIENTES QUE SOLICITEN NUESTROS SERVICIOS DE UNA MANERA PTIMA Y RPIDA.EL USO DE ESTA HERRAMIENTA TECNOLOGIA, DARA LA FACULTAD DE GESTIONAR LOS SERVICIOS DE UNA FORMA MAS RAPIDA Y EFECTIVA

BRINDAR MEDICACIN OPORTUNA, CON BUEN SERVICIO DE FARMACIA INTERNAMINIMIZAR PROBLEMAS DE GESTION DE SEGUROS MEDICOS, TRANSPAPELEO Y DEMORAS EN LA COMPROBACION DE COBERTURAS.

D.Objetivos del Proyecto

Objetivos del Proyecto

Costo: El proyecto debe cumplir la restriccin de costo.

Plazo: Culminar el proyecto en el tiempo indicado en el cronograma

Calidad: El proyecto debe cumplir con las normativas de seguridad, eficacia y rapidez , segn estndares de la clinica.

Otros : Lograr la reduccin de tiempos en la atencin al paciente.

E.Alcance y Extensin del Proyecto

Principales Entregables del Proyecto.

-Estructura del proceso reestructurado-Actas de conformidad de levantamiento de informacin

-Plan de Proyecto

-Documento de Lecciones Aprendidas

--Plan de Pruebas-Casos de pruebas sin defects

-Plan de Capacitacion

Principales Fases del Proyecto.

Pre Analisis Analisis

Certificacion Implementacion

Stakeholders claves. Directorio de la ClinicaGerente General de la Clinica

Personal de atencin a los pacientes

Pacientes

Equipo de ProyectoGerente de Proyecto

Jefe de SistemasPersonal de Farmacia

Restricciones.

El presupuesto no debe exceder de 15000 soles No se aplicaran mas de 2 controles de CambiosNo se puede exceder plazos en mas del 15% del tiempo planteado en esta acta.AsuncionesApoyo incondicional del Personal asignado brindando la informacin adecuadaEl equipo de proyecto desempeara correctamente cada rol

Posibles cambios de alcancePosibles riesgos no identificados

F.Factores Crticos de xito del Proyecto

Cumplimiento del alcance total indicado en el documento

Casos de Prueba completados sin defectos de acuerdo al proceso de QA

Entrega en el plazo acordado

Conformidad del cliente en cada fase o entregable

G.Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Costo Estimado del Proyecto:El presupuesto mximo del proyecto es de S/. 15 000.

Beneficios Estimados:

Reduccin del tiempo en los procesos de atencin.

Correcta capacitacin del personal para el nuevo proceso a implantar.

Mayor Satisfaccin del cliente

Estimacin de Fechas a Programar:

Fecha de inicio: 10/08/2013

Fecha de trmino: 31/08/2013

H.Autoridad del Proyecto

Autorizacin

La autorizacin para la iniciacin del proyecto la otorga el directorio General de la clnica Good Hope, mediante la firma de su representante el Gerente General Antonio Rios.

Gerente del proyecto

Nombre: El Gerente de Proyecto ser Sergio Condori Mamani, el cual cuenta con un nivel de autoridad de mando intermedio, al cual se le asignara 4 trabajadores internos para su equipo de proyecto independientemente de su equipo externo. Cualquier solicitud extra al alcance del proyecto o asignacin de personal adicional deber solicitarlo a la Gerencia General.

Comit de Seguimiento (Direccin)

Se nombra como comit de seguimiento a:

-Gerente General(encargado de aprobar y evaluar los controles de cambio)

-Jefe de Sistemas de la clnica (supervisor de seguimiento al proyecto y canalizacin de necesidades adicionales del proyecto, verificacin de cumplimiento de plazos)

I.Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

J.Firmas

Nombre/FuncinFirmaFecha

Antonio Rios(Gerente General)17/08/2013

Sergio Condori (Gerente de Proyecto)17/08/2013

Sergio Pardo (Supervisor seguimiento a Proyecto17/08/2013

1. Sergio Condori ( Gerente de Proyecto)

Tiene autoridad total sobre el equipo de proyecto

Canaliza incidentes, sugerencias.

Convoca reuniones

Elabora / Dirige el cumplimiento del plan de Proyecto

Controla el cumplimiento de las lneas base del proyecto

Solicita a la Alta Gerencia los controles de Cambios

Revisa informes de trabajo y avance.

Realiza el seguimiento y control para prevencin de Riesgos.

2. Luis Aguilar Canlla (Analista de Riesgos)

Reporta al Gerente de Proyecto

Realiza el anlisis de la identificacin, anlisis cualitativo, cuantitativo de Riesgos

Participa activamente en la elaboracin del plan de Riesgos

Participa en el seguimiento a los cambios en el proyecto.

Apoya en el seguimiento y control de todo el proyecto.

3. Edith Puclla Pareja (Analista de Procesos)

4. David Causo Gil (Analista de Procesos)

Reporta al Gerente de Proyecto

Realiza el anlisis del proceso actual

Identifica mejoras a realizar

Realiza la estimacin del tiempo de las actividades

Participa en la elaboracin del plan de proyecto(Alcance, tiempo, costo)

Realiza informes semanales de avance del proyecto y cronograma.

Realiza la documentacin del proyecto. (Reg. De lecciones aprendidas, elaboracin de actas y plantillas)

Realizan el plan de capacitacin.

5. Salvador Jorge Portugal (Analista QA)

6. David Perez Rosales (Analista QA)

Realiza el plan de pruebas

Registra Defects

Asegura el cumplimiento total del alcance

Controla la ejecucin correcta de los plazos finales

Verifica el contenido de cada entregable

Verifica el cumplimiento de estndares de la clnica.

Otorga la conformidad del cumplimiento de las lneas base

7. Personal interno de la Clnica (Expertos en el rubro)

Proporcionan toda la informacin necesaria sobre el proceso de la clnica.

Reportan al Gerente de Proyecto durante su asignacin al mismo.

Participan activamente en la ejecucin de los casos de prueba.

Cumplen con tareas asignadas por el Gerente de Proyecto

Project Charter Pgina 4