ejemplo de propuesta de sistemas

EDCOM

TRABAJO DE: Técnica de Documentación e Investigación

PRESENTADO POR: Yépez Montesinos Margarita Susana

Cabrera Diaz Chistian Adolfo

Cepeda Fernández Luis Alberto

Ramos Dávila Chistian Manolo

Rivas Bravo Juan Carlos

Tandazo Troya Oscar René

DIRIGIDO: Lsi. Delia Carrión

TEMA: La Propuesta

AÑO LECTIVO: 2008 – 2009

S i s t e m a SCI

Propuesta

Asesoramiento y Desarrollo del Sistema

Preparado Por:

Yépez Montesinos Margarita Susana

Cabrera Diaz Chistian Adolfo

Cepeda Fernández Luis Alberto

Ramos Dávila Chistian Manolo

Rivas Bravo Juan Carlos

Tandazo Troya Oscar René

Requerimiento de:

Ing. Carlos Larrea Gerente General LÁCTEOS S.A

Julio, 2008

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I............................................................................................................... 5

Antecedentes .................................................................................................................. 5

CAPITULO II.............................................................................................................. 6

Problemas Actuales ........................................................................................................ 6

Nivel Organizacional ............................................................................................ 6

Nivel Tecnológico ................................................................................................. 6

Nivel de Proceso ................................................................................................... 7

CAPITULO III............................................................................................................. 8

Solución propuesta ......................................................................................................... 8

Nivel Organizacional ............................................................................................ 8

Nivel Tecnológico ................................................................................................. 8

Nivel de Proceso ................................................................................................... 9

CAPITULO IV ........................................................................................................... 10

Alcance del Sistema ......................................................................................................10

CAPITULO V ............................................................................................................ 12

Requerimientos Operacionales ..................................................................................12

Requerimientos de Hardware ..........................................................................12

Requerimientos de Software ............................................................................13

Recurso Humanos ..............................................................................................14

CAPITULO VI ........................................................................................................... 15

Presupuestos y Costos .................................................................................................15

Costos de Hardware ...........................................................................................15

Costos de Software ............................................................................................15

Descripción del Sistema SCI ..............................................................................15

Costo de Operación ............................................... ¡Error! Marcador no definido.

Costo Total del Sistema .....................................................................................16

CAPITULO VII .......................................................................................................... 17

Plan de Implementación ..............................................................................................17

CAPITULO VIII ......................................................................................................... 17

Beneficios .......................................................................................................................18

CAPITULO IX ........................................................................................................... 19

Evaluación del Sistema ................................................................................................19

CAPITULO X ............................................................................................................ 20

Alternativas de Solución ..............................................................................................20

CAPITULO XI ........................................................................................................... 21

Comparación entre Propuesta y Alternativas...........................................................21

CAPITULO XII .......................................................................................................... 23

Recomendaciones ........................................................................................................23

SSyysstteemm SSCCII®®

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CAPITULO I

Antecedentes

Lácteos S.A. es una compañía de venta de alimentos derivados de la leche (queso,

mantequilla, margarina, yogures, etc.) que opera en el país desde 1995. Fue

constituida por el Ing. Carlos Larrea y su esposa, iniciando sus actividades en el centro

de Guayaquil donde reside su oficina matriz. Debido al crecimiento del mercado,

actualmente mantiene dos sucursales en Quito y Cuenca, expandiendo sus actividades

hacia la venta de otros artículos de marcas como Nestlé, Toni, Chivería, Unilever, entre

otras.

La empresa tiene más de 95 empleados en las 3 ciudades. En la matriz se encuentra el

Gerente General (Ing. Larrea) y los departamentos de Recursos Humanos y Financiero,

los cuales son los únicos con los que cuenta la misma. El departamento de Recursos

Humanos está conformado por el jefe de personal y su asistente; y el Financiero, por

su jefe y dos asistentes. Además cuenta con dos administradores, uno para el control

de ventas y otro para el control de la bodega principal y frigoríficos. La bodega dispone

de 6 vendedores, de los cuales 4 se encargan de recibir, perchar y refrigerar los

productos que adquiere la compañía para la venta. Vale destacar que no se cuenta con

un departamento de Sistemas.

La empresa utiliza el sistema contable SysCon, el cual fue obsequiado al Ing. Larrea.

Este sistema permite llevar el control de las transacciones diarias (libro diario), emitir

reportes del estado de situación inicial y final de la empresa y conocer los ingresos y

egresos de la misma. Otro sistema realiza la facturación, pero no controla el stock real

de los productos existentes en bodegas y frigoríficos, por lo que este control se realiza

en hojas de cálculo de Excel. Además, la compañía cuenta con una pequeña red y un

servidor que mantiene tanto la base de datos del SysCon como la información de los

reportes manejados en Excel a través de una carpeta compartida.


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CAPITULO II

Problemas Actuales

Al realizar el respectivo estudio de la situación de la empresa Lácteos S.A, se

encontraron diversos factores que dificultan el control efectivo de la compañía en

relación a sus productos y utilidades, impidiendo de esta forma su crecimiento.

A continuación se presentan en detalle los puntos relevantes de la problemática:

CAUSA EFECTO

Nivel Organizacional

Inexistencia de una estructura

organizacional

El Gerente realiza toma de

decisiones desacertadas y con ello

las sucursales no logran abastecerse

a tiempo de los productos que

vende la empresa.

Falta de un centro de cómputo que

lleve el control de los archivos y la

base de datos de la empresa

Gastos en la contratación de un

Ingeniero en Sistemas cada vez que

se presente un problema en la base

de datos o en los archivos.

Nivel Tecnológico

No existe integración de datos entre

los departamentos de la empresa.

Demora en la realización de los

controles de las cuentas por cobrar y

pagar.

No se obtienen los datos

inmediatos de los sueldos, lo cual

ocasiona problemas de confiabilidad

en la contabilidad.


- 7 -

CAUSA EFECTO

Departamentos de Recursos

Humanos y Financiero, no

automatizados

Presentación de reportes con datos

no exactos de la empresa que en

ocasiones cuenta con información

repetida.

No se lleva un control adecuado de

los productos en stock.

No se conoce la utilidad real ni

consolidada de los 3 locales.

Nivel de Proceso

Realizaciones de roles de pago,

control de permisos y vacaciones en

hojas de calculo de Excel.

Pérdida de tiempo en la elaboración

de estos documentos.

Sistema de facturación que emite

facturas pero no controla el stock

real de las bodegas y frigoríficos en

los demás puntos de ventas

No se tiene al día la información

sobre cuanto ingresa y cuanto

egresa de las bodegas, ocasionando

su desabastecimiento.


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CAPITULO III

Solución propuesta

Una vez realizado el análisis de los problemas, System SCI, desarrollara un sistema

acorde a las necesidades de la empresa, el mismo que será desarrollado en Visual

Studio bajo una plataforma de base de datos en SQL Server 2005 la cual permitirá una

solides en la manipulación de la información. A continuación se detalla la solución:

PROBLEMA SOLUCION

Nivel Organizacional

Falta de personal de ayuda a

Gerencia

Contratación de un Vicepresidente para

ayudar al manejo de la Empresa con

mejores tomas de decisiones, y así evitar

que las sucursales resulten afectadas.

Falta de un Departamento de

Sistemas

Creación de un Departamento de Sistemas

para llevar un correcto mantenimiento de

los archivos y de la base de datos de la

empresa cada vez que existan

inconvenientes.

Nivel Tecnológico

Falta de integración de los datos Creación de una red LAN en los

departamentos de Recursos Humanos,

financieros y de Gerencia para facilitar la

comunicación entre ellos y el acceso a la

información que se necesite en cada

departamento.


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PROBLEMA SOLUCION

Falta de integración de los datos Creación de un sitio web la cual estará

enlazada con la base de datos de cada local

para así tener una conexión de la empresa

en las distintas ciudades.

Departamentos de Recursos

Humanos y Financiero, no

automatizados

Con los módulos que se implementarán en

el sistema no habrá pérdida de información

en ningún departamento y se obtendrán

reportes confiables con un mejor control

de los productos en stock.

Nivel de Proceso

Retraso en la elaboración de

roles de pago, control de

permisos y vacaciones.

Se contará con un módulo de elaboración

de estos documentos dentro del sistema,

con lo que se logrará obtener un mejor

control de los empleados de la empresa.

Sistema Contable que no

cumple con todos los

requerimientos que necesita la

empresa

Nuestro sistema System SCI permitirá ver

reportes sobre los procesos que se realizan

en la contabilidad de la empresa; estos

reportes podrán ser visualizados por

pantalla o impresos, a su vez pueden ser

exportados en múltiples formatos,

facilitando tareas de análisis y toma de

decisiones.

Sistema de facturación

ineficiente

El sistema incluye un módulo que permitirá

la emisión de facturas con el control del

stock real de las bodegas y frigoríficos en la

Matriz y demás puntos de ventas para

llevar un mejor control de este proceso.


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CAPITULO IV

Alcance del Sistema

El sistema incluirá los módulos de inventario, contabilidad, facturación y roles de

pagos. Dispondrá de una interfaz gráfica moderna que facilitará al usuario en el

manejo de la aplicación, obteniendo así un eficiente manejo de los datos con la

emisión de reportes.

A continuación detallamos sus principales requerimientos:

Sistema de Gestión de Inventarios

Controlar y analizar el Stock de cada Producto

Reportes (Ingresos, egresos de productos y utilidad real)

Manejo de Stock por sucursales (bodegas y frigoríficos)

Sistema de Contabilidad General

Se obtendrá los siguientes reportes:

Estado de situación inicial.

Mayor general.

Mayor de Cuentas.

Balance de Comprobación.

Balances de Sumas y Saldos.

Sistema de Facturación

Controlará las transacciones diarias de compra y venta de los productos.

Emisión de facturas.

Reportes varios (Facturas anuladas)


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Sistema de rol de pagos

Generar los comprobantes de rol de pago a los empleados y así llevar un control

de los mismos.

Permitirá ingresar información acerca de:

Datos generales del empleado

Ingresos, egresos, beneficios, prestamos, utilidades, vacaciones

Sistema de red

Comunicación directa y en tiempo real con todos los departamentos y sucursales

que conforman la empresa.

Obtención de Consultas y Reportes inmediatos.


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CAPITULO V

Requerimientos Operacionales

Se presenta a continuación los requerimientos necesarios para nuestra propuesta.

Requerimientos de Hardware

CANTIDAD DESCRIPCION UBICACIÓN

CPU Intel DUAL CORE 3.0 Ghz Mainboard ECS chip INTEL 945 bus 1333 Disco Duro de 250 GB DVD - Writer Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667. Sonido, Video Red 10/100 MBPS Fax Módem Floppy 1.44 Mb Teclado multimedia Mouse óptico Parlantes conexión USB

1 Dpto. De

Gerencia

1 Dpto. De

Recursos Humanos

1 Dpto. Financiero

Máximo del disco soportado: 4 TB Capacidad de Disco Duro: 500 GB SATA II Tipos de Puerto: Ethernet - RJ45 Twisted - Pair (XBaseT) Serial ATA - 7 pin USB: Universal Serial Bus 2.0 Conectores: SCSI External - 50 pin High-Density (MD-50) – Conectores RJ45 Interface: Fast SCSI Flash ROM/Firmware: 256 MB RAID Levels: RAID 5 Memoria Principal Instalada: 512MB Backplane Features: LED Power Indicator(s) Soporte de Redes: Gigabit Ethernet (1000 Mbps) Componentes Incluidos: - Cabling (Interface) - Mounting Brackets - Power Suplí Tarjeta de Red 1000mbps Rack de Piso Cable UTP Categoría 6A Switch (12 puertos)

1 Dpto. Centro de

computo


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Requerimientos de Software

LICENCIAS DESCRIPCION

Marca: Corporation Nombre: System SCI Versión: 1.0 PROFESIONAL 2008 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Profesional

Marca: Microsoft Nombre: WINDOWS Servipack 2 Versión: PROFESIONAL 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft Nombre: OFFICE Versión: PROFESIONAL 2007 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft Nombre: OSERVER Versión: STANDARD 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft Nombre: SQL Server Versión: 2005 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo

Marca: Microsoft Nombre: Visual Studio Versión: 2005 Idioma: Ingles Tipo de licencia: Paquete Completo


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Recurso Humano

FASES DETALLE

Fases de Análisis 1 Analista de Sistemas

Fase de Diseño

1 Analista de Sistemas

1 Programador de Sistemas

Fase de Desarrollo



Fases de Implementación



1 Técnico en Redes


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CAPITULO VI

Presupuestos y Costos

A continuación se especifican los presupuestos y costos para los equipos requeridos:

Costos de Hardware

CANTIDAD DESCRIPCION VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

3 Computadora Intel DUAL CORE 3.0 Ghz Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667.

US$ 550.00 US$ 1,650.00

1 Servidor US$ 2,000.00 US$ 2,000.00

1 Tarjeta de red 1000mbps US$ 15.00 US$ 15.00

1 Rack de Piso US$ 150.00 US$ 150.00

2 Caja (305m) Cable UTP Categoría 6A US$ 40.00 US$ 80.00

48 Conector RJ45 US$ 0,40 US$ 19.20

1 Switch (12 puertos) US$ 120,00 US$ 120.00

TOTAL US$ 4,034.20

Costos de Software

CANTIDAD DESCRIPCION VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

3 Microsoft XP WINDOWS PROFESIONAL 2003

US$ 119.00 US$ 357.00

3 Microsoft OFFICE PROFESIONAL 2007 US$ 290.00 US$ 870.00

1 Microsoft OSERVER ESTÁNDAR 2003 US$ 307.00 US$ 307.00

1 Microsoft SQL 2005 US$ 1,169.00 US$ 1,169.00

1 Microsoft Visual Studio 2005 US$ 800.00 US$ 800.00

TOTAL US$ 3,503.00

Descripción del Sistema SCI

PRODUCTO DETALLES

SSyysstteemm SSCCII

ES UN PRODUCTO DISEÑADO PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA EN SU AREA ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE RECURSOS HUMANOS, INTEGRADO EN TODOS SUS DEPARTAMENTOS.

Costo $7700.00


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Costo Total del Sistema

DESCRIPCIÓN VALOR

Costo de Hardware (C/local) US$ 4,034.20

Costo de Software US$ 3,503.00

Costo de Operación US$ 7.700.00

VALOR TOTAL DEL SISTEMA US$ 15,237.20

Forma de Pago

System SCI tiene la siguiente política de pago:

El 50% del valor total del proyecto debe ser cancelado al momento de la

aprobación de la misma.

El 50% restante será cancelado una vez implementado el proyecto en la

Organización

NOTA: Los pagos deben ser en efectivo o cheque certificado a nombre de System SCI


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CAPITULO VII

Plan de Implementación

Aquí pegar el diagrama de Gantt


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CAPITULO VIII

Beneficios

Los beneficios del nuevo sistema serían tan numerosos y variados que se mencionan a

continuación:

1. Actualmente con el Sistema SysCon se encuentra centralizada en la matriz, con el

Sistema propuesto System SCI tendrá una extensión a las sucursales lo cual se

podrá acceder de manera más rápida e informarse lo acontecido en los otros

locales.

2. Los reportes no eran correctos, existía redundancia en los datos, con el Sistema

System SCI obtendrá reportes con los datos reales que maneja su empresa así

dando un mejor control.

3. Existe un mal control de inventario de los productos en bodega y frigoríficos, con

el Sistema System SCI que se esta proponiendo se procederá a llevar el control de

bodegas y frigoríficos lo cual mejorará el abastecimiento de las demás sucursales.

4. Con el Sistema Actual existe una manipulación de los datos de la Empresa por

parte de persona que no están autorizadas para dicho manejo, con nuestro

Sistema propuesto System SCI habrá un control para que las personas no puedan

manipular datos que no deben.


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CAPITULO IX

Evaluación del Sistema

OBJETIVO:

Acreditar el funcionamiento correcto y eficaz del sistema, a fin de dar respuestas

acertadas a las necesidades de la Empresa.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE:

Para dar cumplimiento a esta fase utilizaremos, una prueba piloto cuya duración es de

una semana, el cual persigue la verificación de desempeño del sistema.

VERIFICACIÓN DE LA RED.

La revisión de conexión en red es otra evaluación a realizar para de esta manera

comprobar, el intercambio de información entre departamentos de la Empresa de

manera precisa y verificable.

ASESORAMIENTO DE SELECCIÒN DE PERSONAL.

Se brindará orientación al momento de elegir personal calificado que labore

oportunamente en áreas de su competencia.


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CAPITULO X

Alternativas de Solución

Alternativa N° 1

Modificar el Sistema SysCon

Ventaja

Se mejoraría en parte, al problema que tiene con dicho Sistema y menor costo

para la Empresa.

Desventaja

Se corre el riesgo de no llenar las expectativas de la mejora y podría seguir

existiendo fallos en el sistema provocando la pérdida de tiempo.

Alternativa N° 2

Adquirir Sistema System SCI®

Ventajas

Los reportes, informes, facturaciones y demás se podrán realizar de una

manera más rápida y segura, y será de fácil operación ya que se capacitará para

dicho manejo.

Desventaja

Para la instalación del sistema System SCI® se requiere de ciertos equipos tales

como: Computadores, impresoras y personal que este capacitado para

interactuar con el sistema y con la Empresa.


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CAPITULO XI

Comparación entre Propuesta y Alternativas

Demostramos a continuación la comparación entre las alternativas y la propuesta que ofrecemos. Escala de Comparación:

Alto

Medio

Bajo Promedio

BENEFICIOS SISTEMA ACTUAL SYSTEM SCI

Costos Bajo Promedio

Fácil Operación Alto Alto

Seguridad Bajo Alto

Eficiencia Bajo Alto

Rentabilidad Bajo Alto

Ahorro de Tiempo Medio Alto

Capacidad de almacenamiento Bajo Alto


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BENEFICIOS ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2

Costos Medio Promedio

Fácil Operación Alto Alto

Seguridad Medio Alto

Eficiencia Medio Alto

Rentabilidad Medio Alto

Ahorro de Tiempo Medio Alto

Capacidad de almacenamiento Bajo Alto


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CAPITULO XII

Recomendaciones

Nuestra propuesta de implementación, propone la adquisición de un sistema que

agilite todos los procesos dentro de su Empresa, así como el incremento de personal

capacitado e idóneo que cubra las necesidades de la Organización.

La experiencia y trayectoria de nuestra Empresa nos hace acreedora a la confianza y

credibilidad sustentable, de las respuestas tecnológicas que damos al alcance de sus

manos.

La elección de nuestra propuesta nos compromete ha prestar asistencia; dando

seguimiento y atención personalizada, así como también dentro de nuestros servicios

damos asesoramiento para la selección del personal, altamente calificado abalizado

por la Escuela Superior Politécnica del Litoral.


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ANEXOS

Presupuesto Interno

ACTIVIDAD RECURSOS TIEMPO COSTO DE SEMANA

TOTAL

Fase de Análisis 1 Analista 2 semanas US$ 400.00 US$ 800.00

Fase de Diseño 1 Analista 1 Programador

2 semanas 2 semanas

US$ 400.00 US$ 250.00

US$ 800.00 US$ 500.00

Fase de Desarrollo 1 Analista 2 Programadores

4 semanas 4 semanas

US$ 400.00 US$ 250.00

US$ 1,600.00 US$ 2,000.00

Fase de Implementación

1 Analista 1 Programador 1 Técnico de Red

2 semana 2 semana 2 semana

US$ 400.00 US$ 250.00 US$ 350.00

US$ 800.00 US$ 500.00 US$ 700.00

TOTAL US$ 7,700.00

ejemplo de propuesta de sistemas

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