Observación Directa

Se considero el siguiente aspecto observado:

- Procesos Académicos

Resultados de la observación: Procesos Académicos.

En la Escuela Bolivariana Mario Briceño Iragorry, ubicada en la ciudad de San

Fernando de Apure, se pudo observar que los procesos académicos se realizan de

forma manual, a pesar de contar con equipos de computación, y personal calificado

para manejar los equipos, los registros académicos de los estudiantes se encuentran

guardados en carpetas, ordenados en orden alfabético y año de ingreso a la institución.

Los boletines son llenados manualmente y en ocasiones presentan tachaduras por

enmendaduras. Toda la tramitación de documento por parte de padres y representantes

debe esperar un tiempo según la disponibilidad de tiempo y material en la escuela.

Análisis Sistemáticos de los procesos

(Matriz DOFA)

Para el análisis, diagnóstico y determinación de la situación actual del proceso en

estudio se utilizo como herramienta la Matriz DOFA, en la que se representaron los

elementos que lo conforman como los son: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y

Amenazas como referencia para organizar los aspectos más relevantes del tema en estudio.

Al respecto, Chapman (2006) expresa que la matriz DOFA “es una herramienta de gran

utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y

empresas. DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas”.

El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico

empresarial en el ámbito de la planeación estratégica.

Debilidades Causa Efecto Acción Recomendada

Ausencia temporal en la institución.

Reuniones con autoridades de la zona educativa

Retraso al momento de obtener información oportuna para la toma de decisión.

Diseñar un sistema de información que permita la obtención de resultados de manera rápida y oportuna.

Oportunidades Causa Efecto Acción Recomendada

El personal de la institución está dispuesto a trabajar con un sistema de información que sea más operativo que el actual.

Necesidad de mejorar los procesos que se ejecutan en la escuela.

Mejora en la prestación de servicio por parte de los funcionarios y mejor imagen para la Institución.

Diseñar una herramienta que incorpore las funciones y necesidades técnicas para una mejor prestación de servicio.

Fortalezas Causa Efecto Acción Recomendada

Los equipos de computación existentes, están en condiciones optimas para operar un nuevo sistema

Adecuado ambiente de trabajo y hardware repotenciado.

Mejor aprovechamiento de los equipos de computación

Tomar en consideración las condiciones técnicas de los equipos existentes.

Amenazas Causa Efecto Acción Recomendada

Perdida de información importante para la institución.

Gran volumen de información que se encuentra almacenada en archivos y carpetas deterioradas.

Deterioro de los registros académicos y poca legibilidad de la información.

Digitalización de los registros académicos existentes para ser guardados en una base de datos.

Cuadro 10: Análisis Sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad: Director.

Debilidades Causa Efecto Acción Recomendada Uso excesivo de

corrector para corregir errores en documentos

Errores al momento de elaborar planillas y constancias.

Molestias en los usuarios por enmendaduras continuas

Diseñar un formato de planillas y constancia como parte de los reportes generados por el sistema.

Oportunidades Causa Efecto Acción Recomendada

Disposición para trabajar con el nuevo sistema cuyas funciones contempla la elaboración de reportes digitalizados.

Necesidad de mejorar los procesos que se ejecutan en el área de atención al usuario.

Mejora en la prestación de servicio.

Diseñar una herramienta que cumpla con los requerimientos y necesidades de información de los usuarios.

Fortalezas Causa Efecto Acción

Recomendada Conocimientos en

el manejo de equipos de computación.

Cursos de capacitación de personal de la institución.

Aprovechamiento de los equipos de computación.

Mantener comunicación entre el autor de la herramienta y los usuarios del sistema.

Amenazas Causa Efecto Acción Recomendada

Cambios internos por rotación de personal.

Ingreso de nuevo personal administrativo a la institución.

Extravío de información valiosa para la institución.

Incorporar un manual de usuario que permita conocer el manejo del sistema.

Cuadro 11. Análisis sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad: Secretaria.