ejemplo constructoras control interno

7/22/2019 Ejemplo Constructoras Control Interno

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EMPRESAS CONSTRUCTORAS

Anlisis Crtico del Flujo de Materiales en Empresas Constructoras

Arrea Temtica: Problemas particulares de Control Interno

Tema Concreto: Flujo de Materiales en empresas Constructoras

Auditorio: Gerencia General y responsables de los departamentos

involucrados en el procedimiento

Propsito: Destacar la importancia del Anlisis de Flujo de Materiales

dentro del sistema de Control Interno en Empresas Constructoras

Nombre: Maria Noelia Cadenas Cotelo

C.I.: 4.177.545-6

Asignatura: Contabilidades Especiales Ao 2007


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RESUMEN EJECUTIVO

Este informe tiene como objetivo concientizar a la Gerencia General y a los

Gerentes de cada uno de los departamentos involucrados sobre el grado de

relevancia que tiene dentro de la Empresa Constructora el anlisis del flujo de

materiales.

El control de materiales involucra un conjunto secuencial de tareas las cuales

deben ser ejecutadas por distintos departamentos dedicados a la adquisicin,

registro, resguardo fsico y utilizacin de los materiales con el objetivo de optimizar

su uso y para conocer de manera exacta el lugar en que se encuentran los

materiales, las cantidades que hay en existencia y cual es el punto de pedido en elcual se necesita efectuar la compra.

Cuando no existe control de materiales surgen una serie de problemas como ser la

aplicacin indebida de materiales en la produccin, la decisin errnea del seleccin

del proveedor.

Los principios que rigen para la contabilizacin de materiales como ser

transacciones debidamente autorizadas, posibilidad de determinar la cantidad y

costo de cada clase de material en existencia as como tambin en produccin, y

otros, deben aplicarse para tratar de impedir el derroche y perdida en el consumo de

materia prima y materiales, tratar de evitar robos, establecer las responsabilidades

debidas, promover la realizacin de compras adecuadas y mantener un registro

correcto del costo de la materia prima empleada

Las bases del sistema de Control Interno en este tipo de empresas son; llevar a cabo

un control contable de inventarios; autorizacin de compra, produccin y venta de

inventarios; e inventarios fsicos peridicos.

Es necesario contar con una adecuada administracin de materiales teniendo en

cuenta el control de calidad y el control de los inventarios, para minimizar el riesgo

de robo o extravi, evitar los retrasos en el programa de avance, obtener un control

mas eficiente relacionados con las autorizaciones de compra y la aplicacin demateriales en la produccin.

El flujo de materiales en Empresas Constructoras constituye un ciclo que tiene su

origen en el departamento de produccin o ingeniera, pasando luego por los

departamentos de compras, finanzas, almacn y finalmente produccin.

En este flujo constante de materiales todos los departamentos involucrados deben

contribuir con su mejor esfuerzo con el fin de mejorar la posicin competitiva de la

empresa.


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DESARROLLO DEL TEMA

"El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar

en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para

determinar el punto en que se necesita comprar ms".

Es necesario llevar adelante una adecuada administracin de materiales y por lo tanto

tener en cuenta los siguientes tipo de controles:

Control de calidad. El control de calidad sigue siendo una funcin difcil de

ubicar en muchas organizaciones. La responsabilidad de inspeccionar las

materias primas que ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan

directamente dentro de la administracin de materiales. Control de inventarios. La funcin del control del inventario tiene la

responsabilidad de conservar los registros de partes y materiales utilizados en la

produccin.

Ventajas de la administracin de materiales Se minimiza el riesgo de robo o extravo, pues el departamento de recepcin se

encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben desde el

momento en que llegan hasta su almacenamiento.

Evita los retrasos en el programa de avances al procurar mediante la

coordinacin de los departamentos de compras y almacn el abastecimiento de

materiales necesario para llevar a cabo la produccin en el tiempo programado.

La obtencin de un control ms eficiente en cuanto a las autorizaciones de

compras y aplicacin de materiales en la produccin.

Con el flujo correcto de la informacin sobre las compras realizadas, se evitan

trastornos administrativos entre los departamentos involucrados con la actividad

de compra, recepcin, almacenamiento, pago y utilizacin de materiales en la

produccin.

Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control de Materiales:

Uno de los problemas ms comunes es la aplicacin indebida de los materiales

en la produccin. Esto se produce cuando se enva una pedido de materiales al

almacn por una cantidad mayor a la necesaria.

Otro de los problemas que se presentan es la decisin errnea de seleccin del

proveedor; es decir, cuando la persona encargada de realizar las compras decide

comprar a un proveedor basndose en fundamentos equivocados que no

benefician en nada a la empresa.En este problema se da el caso de que el encargado de realizar las compras y el

proveedor de los materiales tienen beneficios personales mediante la

transaccin.

Compras de materiales.

El establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es

obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la

cantidad debida para su envo en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente

correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad),

prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio

conveniente.


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Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y econmicamente como sea

posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operacin

para asegurarse de que el costo es efectivo.

Para realizar una compra se debe tener una gua; las polticas de compra son

importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de losmateriales.

Por lo regular, las empresas dedicadas a la construccin no producen sus materiales,

sino que los compran.

A su vez es necesario detectar cundo se necesitan los materiales y activar la compra.

Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mnima, La

cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacn se llega a tal

cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a

materiales que se compran frecuentemente, estn almacenados y se conoce su consumo

aproximado en determinado perodo.

Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para

aquellos que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el

precio y tiempo de entrega.

Despus de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material

mediante la emisin de una orden de compra.

La orden de compra debe contener lo siguiente:

Fecha en que se coloc el pedido.

Nombre del proveedor.

Cantidad del material.

Precio unitario.

Valor total (sin impuesto).

Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se

toma una decisin acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios

econmicos: como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor;

beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carcter de urgente se puede

optar por el proveedor que ofrezca el menor tiempo de entrega (aunque este sea ms

elevado), dado que la falta del material ocasionara un retraso en el programa de avance,

y provocara adems cierto desprestigio.

Por tanto, es muy importante una decisin de compra bien planeada y tomada con base

en criterios slidos; pues es en la funcin de compras donde recae la "responsabilidad

de gastar la mayora de los ingresos de la empresa".

Posterior a la colocacin del pedido de materiales, el departamento de compras debe

enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para

que ste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras enva son

generalmente copia de la orden de compra y original o copia de la factura.


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Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fcil

localizacin y contener la siguiente informacin:

Fecha de la factura.

Cantidad.

Precio unitario.

Valor total (multiplicacin del precio unitario por cantidad). Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay)

Porcentaje de impuesto y valor del mismo.

Descripcin de cargos adicionales y su valor (si los hay)

Valor de la factura en nmero y letra.

Principios que Rigen la Contabilizacin de los Materiales:

Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje y

consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas, debidamente

autorizadas por un funcionario responsable.

Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada

clase de material en existencia. Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de

fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisin

apropiada.

Debe poderse determinar fcilmente la clase y cantidad de material usado en la

produccin.

Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en

cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor

general.

Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales,

para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusin entre ambas.

La aceptacin y aplicacin de estos principios, trata de impedir el derroche y prdida

en el consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar robos, establecer las

debidas responsabilidades, promueve la realizacin de compras adecuadas, establecer

normas para el consumo, previniendo la existencia de ms o menos con mximos y

mnimos que se establecen, permite la toma de inventarios y mantener un registro

correcto del costo de la materia prima empleada

El control interno dentro del Anlisis del Flujo de los Materiales en una Empresa

Constructora es el sistema de proteccin a los activos de la empresa mediante la

coordinacin de los departamentos involucrados en la adquisicin, registro, resguardofsico y utilizacin de los materiales, con el fin de proporcionar salvaguarda a los

activos, robos, daos o cualquier situacin que pudiera perjudicar la optimizacin de

los materiales.

Principios de Control Interno

1. Separacin de funciones de adquisicin, custodia y registro contable.

2. Ninguna persona que interviene en inventarios deber tener acceso a los

registros contables que controlen su actividad.

3. El trabajo de empleados de almacn de inventarios ser de complemento y no

revisin

4. La base de valuacin de inventarios ser constante y consistente


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Objetivos del Control Interno

1. Prevenir fraudes de inventarios

2. Descubrir robos y substracciones de inventarios

3. Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de

inventarios

4. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador5. Proteger y salvaguardar los inventarios

6. Promover la eficiencia del personal de almacn de inventario

7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios

Bases del Control Interno

1. Control contable de inventarios

Control contable de inventarios, mediante el establecimiento del sistema de inventario

perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas, almacn, costo de

ventas y ventas. En el departamento de almacn, se llevar control en unidades tanto de

entradas como de salidas y existencias para clase de artculo.

La fuente de informacin para el registro tanto en contabilidad, como en eldepartamento de almacn, deber ser distinto, de tal forma que las facturas de compra,

pedido de compras y notas de entrada al almacn, (que estarn numeradas

progresivamente), servirn a la contabilidad para los cargos a la cuenta de almacn; las

notas de remisin del proveedor servirn para anotar las entradas en unidades del

departamento de almacn.

Para los crditos o abonos en contabilidad, se tomarn las copias de facturas de venta y

copias de las notas de salida de almacn; para anotar las salidas de unidades en el

departamento de almacn, se tomarn las notas firmadas de salidas de almacn, as

como las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas progresivamente.

2. Autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios

El control de entradas, ser controlado por las compras y produccin; el control de

salidas, ser el control de las ventas; luego entonces, para el control de compras se

requiere:

Pedido de compra al proveedor

Orden de compra

Orden de produccin

Recepcin de unidades por el almacenista.

Nota de entrada al almacn

Nota de remisin del proveedor.

Factura del proveedor. Registro de compras.

Para el control de ventas se requiere:

Pedido del cliente

Orden de entrega

Orden de embarque.

Nota de remisin de venta.

Factura de venta.

Registro de ventas.Todas las operaciones de compra, produccin y venta debern sujetarse a rutinas que

asegure la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las operaciones estarn

autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados para ello.


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3. Inventarios fsicos peridicos

Inventarios fsicos peridicos, para descubrir errores, irregularidades, equivocaciones,

robos, etc., mediante la comparacin del inventario fsico contra el auxiliar de la cuenta

del libro mayor "Almacn".

La forma del inventario fsico se sujetar a instrucciones por escrito segn "instructivo",

observando indicaciones, tales como: El recuento sea ordenado.

El recuento se har peridicamente.

De preferencia cuando el movimiento de almacn sea menor.

El recuento se har con personal que conozcan las mercancas.

Se calificar el estado de conservacin y antigedad.

El recuento fsico del inventario, deber compararse con el mximo o mnimo que

indican las tarjetas del auxiliar de almacn, para poder determinar y efectuar un control

administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la

empresa.El flujo de los materiales dentro de una empresa del giro de la construccin constituyeun ciclo, que tiene el origen en el departamento de produccin o ingeniera, pasando

por los departamentos de compras, finanzas, almacn y finalmente produccin.

Este ciclo es un flujo constante de materiales en el que los departamentos involucrados

deben contribuir con su mejor esfuerzo, es una interrelacin departamental, que bien

aplicada, contribuye a mejorar la posicin competitiva de la empresa.

El flujo de los materiales tiene su origen en el departamento de produccin al solicitar

materiales al almacn. Este departamento debe proporcionar al departamento de

produccin los materiales solicitados, siempre que se presente una solicitud de

materiales debidamente autorizada por el responsable, que puede ser el administrador

de materiales, o superintendente.

Es obligacin tambin del departamento de almacn registrar las entradas de materiales

por los materiales que se compren y las salidas por surtir las solicitudes de materiales

recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de

la requisicin de materiales.Si el departamento de almacn no tiene el material que solicit produccin, enva una

solicitud del material al departamento de compras, detallando todas las especificaciones

del material requerido.

El departamento de compras es responsable de la adquisicin de materiales al precio

neto ms bajo y segn las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos.El departamento de compras tambin es responsable por la planeacin de la entrega de

materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de produccin

debido a escasez de materiales.

Cuando se produce un retraso en el programa de avance, la mayora de las veces la

responsabilidad recae en el departamento de compras, pues una de sus responsabilidades

es proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, para esto debe elegir de entre los

proveedores, aqul que satisfaga los requerimientos de tiempo, calidad y precio, segn

las circunstancias.


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La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se enva el

vendedor, es una autorizacin por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de

cada tipo de material especificado de acuerdo con los trminos estipulados y en la fecha

y lugar convenidos.

Es conveniente contactar a varios proveedores del material para conocer los datos del

proveedor como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad yespecificaciones del material entre otros datos, que le servirn para preparar un anlisis

comparativo. Esto le servir al comprador para analizar las cualidades de los

proveedores contactados y poder tener ms abierto el campo de decisin para elegir una

de las alternativas con base en un fundamento objetivo.

Para operar con eficiencia, el departamento de compras debe contar con informes

completos de las fuentes de abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de

fletes y precios del mercado de los materiales necesarios en el negocio. En las empresas

de menor tamao, sin embargo, podr no existir una organizacin independiente de

compras, en cuyo caso las funciones de la gente de compras estarn combinadas con

otras obligaciones en la persona de algn miembro, o de varios, en la organizacin.

Preparada la orden de compra, revisada y con todas las firmas pertinentes se enva al

proveedor elegido, as tambin se envan copias de la orden de compra colocada a los

siguientes departamentos:

Almacn, para notificar que se realiz el pedido.

Recepcin e inspeccin, para notificar la fecha de llegada del pedido.

Finanzas, para la programacin del pago.

Archivo consecutivo.

Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el departamento de recepcin e

inspeccin. Este recibe el pedido, lo inspecciona y prepara el formato de gua de

recepcin.

De este documento tambin se preparan varias copias, para repartir a los siguientes

departamentos:

Contabilidad, para corroborar las cantidades recibidas y las detalladas en la

factura.

Almacn, para registro y resguardo fsico de los materiales.

Compras, para informar el estado y cantidad de los materiales.

Archivo consecutivo.

Posterior a la recepcin de los materiales se procede al almacenamiento de estos.

Almacenados y registrados los materiales, los mismos son entregados al departamentode produccin que requiere de su abastecimiento.

Las anteriores son las fases y controles necesarios que integran el ciclo del flujo de los

materiales dentro de una empresa constructora. En algunas compaas el ciclo puede

ser ms grande debido a que se incorpora un departamento ms, que podra ser el de

planeacin de materiales; pero esto depende del tamao de la organizacin.


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ANEXOS

Flujogramas de Movilizacin de los Materiales entre los Departamentos.

Los flujogramas de movilizacin de materiales dentro de la empresa son

representaciones grficas del ciclo del flujo de los materiales, en los que se detallan lasetapas con su respectivo documento que sirve de soporte del movimiento del material

entre los departamentos.

Estos pueden presentarse por medio de cuadros unidos mediante lneas, o un simple

listado en que se incluyen los departamentos y los documentos que estos emiten a los

dems departamentos involucrados.

Los flujogramas de materiales son de gran utilidad en los departamentos involucrados

con el manejo de los materiales, pues muestran de manera objetiva del correcto flujo de

la informacin que debe existir para un eficiente desempeo de las funciones de cadauno de los departamentos.

Es pertinente hacer la aclaracin de que el flujograma es adaptable a las empresas que

manejen materiales (dependiendo del tamao) y est en funcin de su ciclo dentro de la

organizacin, por tanto, si en el ciclo interviene algn otro departamento, debe reflejarse

en el esquema


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Factura de Compra de Materiales

Proveedora Materialista

San Jos 1327 Zona Centro, Montevideo

Tel y Fax 2849567

RUT

Factura

Sr (es) Fecha

Domicilio:

Cantidad Articulo P.unitario Total

Importe

Iva

Total

Solicitud de Materiales

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, SA

PEDIDO DE MATERIALES

Nro.

Entregar a: Fecha:

Aprobado por: Cargar a:

Articulo Cantidad Numero Descripcin Cant emitida Cto unitario Costo total

Llamado por: Cotizado por: Recibido por: Fecha rec.:


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Material y fuentes consultadas:

Monografas Empresas Constructoras 4ta Edicin

Anzola Rojas Servulo.

Administracin de Pequea Empresas. Editorial Mc Graw Hill

Fred Weston.

Finanzas en Administracin. Editorial Mc Graw Hill

Surez Salazar Carlos.

Administracin de Empresas Constructoras. Edicin Limusa.

Instituto Nacional de Estadstica

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