ejemplo caracterización de un proceso

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PROCESO DE GESTIÓN HUMANACÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 1 de 6

1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESONOMBRE: GESTIÓN HUMANA

OBJETIVO: Garantizar el nivel de competencia de cada uno de los colaboradores, contribuyendo efectivamente al alcance de los objetivos estratégicos organizacionales, generando un adecuado ambiente laboral y cultura organizacional.

ALCANCE:Inicia desde la determinación del perfil de cargos basado en competencias, la detección de necesidades de personal, la selección, contratación, inducción, seguimiento al periodo de prueba, seguimiento personal, evaluación de desempeño, evaluación de clima laboral, cultura organizacional y formación hasta el seguimiento al cumplimiento, eficacia y mejoramiento continuo de la competencia del personal, del clima, la cultura y el proceso.

Incluye adicionalmente la desvinculación del personal y cumplimiento de requisitos de salud ocupacional.

RESPONSABLELíder del proceso de gestión humana

PARTICIPANTESAuxiliar de gestión humana, Gerente, Director de gestión humana, psicólogo y líderes de procesos.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:Selección de personal competente acorde al cargo, Personal eficiente, motivado y comprometido, Formación eficaz del personal, un adecuado clima y cultura organizacional, evaluación objetiva.Comunicación oportuna y adecuada de las diferentes necesidades del proceso.

INDICADORES Personal competente Cultura y Clima organizacional

REQUISITOS (Norma, Ley, Organización) Ley xxx de xxxx Decreto xxxx de xxxx Norma ISO 9001:2008: 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4/ 8.5.1 Código sustantivo del trabajoORGANIZACIÓN:

Reglamento interno de trabajo Perfiles de cargo

RECURSOS (Humano y de Infraestructura) Humano: personal competente Infraestructura: Sala de Reuniones, Computador, office,

materiales de oficina. Económico: desarrollo Plan Formativo, cultura y

motivacional

DOCUMENTOS:

A2-PR01: Gestión Humana A2-GU01 Perfil de cargos y diccionario de términos Programa de salud ocupacional Norma de higiene y seguridad industrial Reglamento interno de trabajo atualizado ley 1010/06

REGISTROS

A2-FR01 Historial de ingreso (entrevista, Confirmación de referencias personales, Informe Psicológico y concepto final, Entrevista técnica, contratación, inducción y periodo de prueba)

A2-FR02 Plan de formación A2-FR03 Hoja de vida A2-FR04 Clima organizacional A2-FR05 Evaluación del Desempeño por Competencias A2-FR06 Asistencia a formación u otras acciones A2-FR07 Control de asistencia del personal Recomendaciones (escritas y/o telefónicas Educación, formación, habilidades y experiencia.

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2. CONDICIONES GENERALES

2.1 Todas las personas de la institución que reciban capacitación Una vez culminada, la persona debe entregar al líder de gestión humana la fotocopia del certificado que acredita dicha formación para anexar la información.

2.2 El personal encargado de realizar el proceso de selección e inducción del personal debe contar con la instrucción adecuada y el nivel de competencia exigido para dicho proceso y entregar la documentación en un plazo no mayor a 15 días de terminado el proceso.

2.3 Cronograma general del proceso:

ACTIVIDADES E F M A M J J A S O N D

1 Definir el perfil de cargos

2 Selección de personal

3 contratación

4 Inducción y periodo de prueba

5 Evaluación de desempeño

6 Evaluación del clima

7 Plan de formación u otras acciones

8 desvinculación

9 Revisión de hojas de vida

2.4 Documentos de contrataciónTODO

SCASADOS HOMBRES SOLTEROS

PADRES A CARGO

DOCUMENTOS

1 Hoja de vida

1 Fotocopia de Títulos, certificados

1 Certificado médico

1 Copia del carné de EPS y certificado de Fondo de pensión.

1 Foto

5 Fotocopias Identificación al 150%

3 Copias del acta de Matrimonio

3 Fotocopias de Cédula de padres ampliada al 150%

3 Declaración notarial de sostenimiento de padres mayores de 60 años.

1 Libreta Militar

3 Copia del registro civil de los hijos, y certificado de escolaridad (si es mayor de 12 años)

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3. CONTENIDO

P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1PLíder de gestión humana y demás

procesos

Los responsables informan en un A1-FR01 Acta a la Gestión Humana, el requerimiento de personal para ocupar vacantes.Las principales fuentes son: Cambio o necesidad de un nuevo personal, promoción interna, incapacidades, temporales, entre otros.Nota: para mejor gestión en el proceso se establece en los meses de junio y noviembre el personal que continúa y las nuevas necesidades para el próximo año.

2PLíder de gestión humana y demás

procesos

Atendiendo a los requerimientos presentados por los responsables, se analizan las Competencias para asumir la vacante existente o el Nuevo cargo. Tener en cuenta Perfil de cargos.Nota: Cuando no se cuenta con el cargo el líder de ese proceso ayuda a describir el perfil.

3P

GerenteLíder de gestión

humanaDirección

administrativa

Iniciando cada año se realiza reunión administrativa donde se determina el personal requerido por la institución y salario a devengar para cada colaborador. Con la anterior información se puede tener La información del valor salarias para esta vacante

4HLíder de gestión

humana y/o equipo directivo

Se seleccionan las Hojas de vida que cumplen con la Competencia de Educación, Formación y Experiencia requerida para el cargo. Si es una vacante, se analizan las Hojas de vida que han llegado solicitando puesto a la institución durante ese semestre. Si se trata de la creación de un nuevo cargo, se analizan las Hojas de vida y los resultados del A2-FR05 Evaluación del Desempeño por competencias del personal actual de la Institución para determinar si se puede promover al cargo.A las hojas de vida preseleccionadas se les abre el Historial de ingreso, en la Fase 1 Estudio de hoja de vida se establece los porcentajes de cumplimiento de competencia y la verificación de las referencias.


humana y personal encargado

Los candidatos correspondientes a las Hojas de vida preseleccionadas se citan a una entrevista individual donde se verifica quienes realmente se acercan más al perfil. Se realiza por los cargos y según las habilidades requeridas. Se deja registro en el A2-FR01 Historial de ingreso, en la Fase 2 Entrevista

6VA

Líder de gestión humana

En cada entrevista se establece unas conclusiones, una aprobación o no del candidato y una determinación de mejoras de competencia A2-FR01 Historial de ingreso, en la fase 2 De allí pueden establecerse nuevas necesidades de competencia.

7H


Se notifica al seleccionado su ingreso y se le solicitan los documentos de contratación. Ver condiciones generales 3.4.Se deja registro de entrega de documentos en Historial de ingreso A2-FR01

8H Líderes de procesos

Se realizan las diferentes actividades programadas para la inducción. Se deja registro en Historial de ingreso. De allí pueden establecerse nuevas necesidades de competencia.

9VA


Durante la implementación de los diferentes procesos se puede identificar necesidades tanto técnicas como disciplinarias se registra en el FORMATO Plan de formación u otras acciones Con esa base se efectúa el seguimiento al periodo de prueba, se decide la continuidad o el plan de mejora.Se deja registro en Historial de ingreso. Se deja registro de asistencia del personal en el FORMATO Control de asistencia del personal

10P Líder de Gestión Humana.

Director administrativo

En el cronograma general de actividades del proceso condición general se establecen las diferentes fechas para las evaluaciones para ello se cuenta con los formatos de

Definir el perfil por Competencias

Determinar salario según nivel

Pre seleccionar hojas de vida

Establecer resultados de la Entrevistas

Realizar Inducción

Realizar seguimiento y acompañamiento al personal y evaluar periodo de prueba

Planificar la Evaluación de Competencias

Realizar entrevistas

INICIO

Identificar la necesidad de personal

Contratar al personal

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P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Evaluación del Desempeño por Competencias.


humana

De manera individual se realiza al personal las evaluaciones específicas, donde se aplica formato Evaluación del desempeño por competencias.

12VALíder de Gestión

humana

Se retroalimenta al empleado de los resultados de la(s) evaluación(es) de desempeño correspondiente al periodo a evaluarse. Durante la cita se analiza cada uno de los componentes de la evaluación, con el fin de llegar a un acuerdo sobre los compromisos para establecer el plan de mejoramiento. Este compromiso se registra en el formato Evaluación del Desempeño por Competencias.

13PLíder de Gestión

Humana

En el cronograma general de actividades del proceso se establecen las fechas para la evaluación para ello se cuenta con el formato Clima organizacional.

14HLíder de Gestión

Humana

Se solicita a todo el personal de la Institución, diligenciar la Encuesta de medición del Clima Organización la cual debe ser entregada en un plazo no mayor a 8 días.Se tabulan y se establece el diagnóstico institucional y posterior Plan de Mejoramiento.


humana

Se hace entrega al director administrativo del diagnóstico del Clima Organizacional y del plan de mejoramiento propuesto a partir de los resultados obtenidos. Se incluye el plan de mejoramiento al procesos de Gestión de Información y de mejora o al formato Plan de formación.

16P

Líder de Gestión Humana

Director académicoDirector administrativo

Se identifican necesidades de formación por: Direccionamiento estratégico, Plan operativo del proceso, Selección, Inducción, seguimiento del personal y periodo de prueba, Evaluación de Desempeño por Competencias, Diagnostico de ambiente organizacional, Seguimiento al proceso, Auditorías internas, Cambios, oportunidad, entre otros.

17PLíder de gestión

Humana.

Atendiendo a las necesidades de Formación y de ambiente organizacional existentes en la institución, se elabora el Plan de formación u otras acciones cada semestre y actualizándose según necesidades específicas, oportunidades de formación y presupuesto asignado.Se pasa a la gestión directiva para su aprobación.Notas: Todas las formaciones realizadas en la institución desde los diferentes procesos, se deben incluir en el formato Plan de formación

18HLíder de Gestión

humana

Realizar la Formación según la planeación.Se deja registro de asistencia en el formato Asistencia a formación u otras acciones y se establece el método para evaluar la eficacia de la acción.


humana.

Se verifica la pertinencia del plan y el cumplimiento de éste, se evalúa la eficacia de la formación u otra actividad para el desarrollo de la competencia del personal o su motivación. Se deja registro en el mismo formato de Asistencia a formación u otras acciones.

20VALíder de proceso Direccionamiento

Estratégico

Se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades de control, factores claves de éxito, cumplimiento de objetivo, presentación de informe de gestión del proceso, indicadores y acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas (cada periodo)

FIN

Aplicar la Evaluación de desempeño.

Evaluar los resultados del Desempeño por

competencias

Planificar la evaluación de clima organizacional

Aplicar la encuesta de medición del Clima

organizacional

Presentar informe del Diagnostico a la Gestión

Directiva

Identificar necesidades de formación

Programar el Plan de Formación

Realizar el Plan de Formación

Verificar cumplimiento y evaluar eficacia

Hacer seguimiento a la gestión del proceso.

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5. ARCHIVO DE REGISTRO

IDENTIFICACIÓNRESPONSABLE

ARCHIVO

ACCESO

LUGAR Y FORMA DE ARCHIVOTIEMPO DE

CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO NOMBRE R G

A2 Gestión Humana Líder de Gestión humana

X Físico/ Oficina/Dirección académica/ Archivo de registros del S.G.C/ Carpeta identificada como A2 Gestión Humana /Electrónico/ servidor de coordinación de calidad/escritorio/S:G:C/

2 años y luego se destruyen

. Restringido G. General

6. PLAN DE CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (Opcional para procesos que afecte directamente el servicio educativo)

7. CONTROL DE MODIFICACIONES: VERSIÓN: DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

8. ANEXOS

Anexo 1.

ejemplo caracterización de un proceso

Education