eje tematico no 2 archivo digi

EJE TEMATICO No. 2

Integrantes María Fernanda Arteaga Emma Lucia Carmona Magda Milena Moreno Magnolia Hernández Londoño Roberto Cervantes Polo

Archivos digitalesArchivos digitales

““Sociedad sin Memoria”Sociedad sin Memoria” “Considerando que el patrimonio archivístico digital se encuentra en peligro de desaparición y de la falta de confiabilidad, y que su preservación en beneficio de las generaciones actuales y futuras es una preocupación urgente en el mundo entero.”

Carta para la Preservación del Patrimonio Del Archivo Digital Preservar para garantizar el accesoCONARQ/CTDE (2004)

DOCUMENTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVOARCHIVO

Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua española, procede del latín documentum, y es “Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”; y en otra acepción, “Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”.La definición que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentos archivísticos: soporte, medio e información. De manera general y muy amplia podría decirse que documento es la manifestación de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad y está constituido por varios elementos:

• Soporte que es la parte física o material del mismo, que ha ido cambiando a través del tiempo. Los más antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los más modernos, hoy día, discos ópticos y otros soportes electrónicos.• Información, el mensaje o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta de manera similar o no según la tipología documental.• Medio o forma en que se registra la información en el soporte. A estos elementos deberá sumársele la razón de la creación o generación del documento para que adquiera la condición de archivístico.

Documento electrónico de Documento electrónico de archivoarchivo

Un documento electrónico es aquel contenido en un

soporte electrónico que, para su visualización requiere

una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unosdispositivos de emisión de audio, vídeo, etc., según

el tipo de información que contenga. En algunos casos

también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se

trata de información analógica).

DOCUMENTO DIGITAL Todo documento digital es un documento

electrónico pero no ocurre lo mismo al revés, no todo documento electrónico es un documento digital. Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital. Documentos electrónicos son, por ejemplo, una cinta de casete o una cinta de vídeo, que precisan de un dispositivo electrónico para su lectura, pero no son digitales. Lo que distingue un medio electrónico de un medio digital es, por una parte, la forma en que está codificada la información y, por otra, la necesaria mediación de un ordenador para decodificar esta información

En el caso de un documento digital, la información está codificada en bits, y para leer, visualizar o grabar la

información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos; y a la salida, otro dispositivo los convertirá en Señales analógicas, inteligibles

para los sentidos humanos.

Un documento digital es, pues, aquél que contiene la información codificada en bits.

DOCUMENTO DIGITAL

DIAGRAMA DE BLOQUES DEL DOCUMENTO

Gestión del documento Gestión del documento digitaldigital

Reunión basada en identificación, valoración y Reunión basada en identificación, valoración y autentificación de la identidad documentalautentificación de la identidad documental

Conservación preventiva de los soportes y la Conservación preventiva de los soportes y la legalidad para garantizar la permanencialegalidad para garantizar la permanencia

Representación y organización basada en la Representación y organización basada en la procedencia ye l modo de producción documentalprocedencia ye l modo de producción documental

Acceso y difusión por medios electrónicosAcceso y difusión por medios electrónicos

CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS DOCUMENTOS ANALOGICOS VERSUS

DOCUMENTOS DIGITALES

Áreas de gestiónÁreas de gestión

Reunión autentificaciónReunión autentificación PreservaciónPreservación OrganizaciónOrganización AccesoAcceso

Reunión de los Reunión de los documentosdocumentos

Transferencia, captura y recepción.Transferencia, captura y recepción. Selección y expurgo: Basada en Selección y expurgo: Basada en

identificación y valoración de series.identificación y valoración de series. Autenticación.Autenticación. Registro del documento. Toma de Registro del documento. Toma de

datos: datos:

-Habituales: título, procedencia, -Habituales: título, procedencia, contenido datos físicos.contenido datos físicos.

Nuevos: Propiedades informáticas Nuevos: Propiedades informáticas (aplicación creadora, formato, extensión), (aplicación creadora, formato, extensión), estructura lógica y diccionario de datos estructura lógica y diccionario de datos (cuando se trata de base de datos).(cuando se trata de base de datos).

Almacenamiento e instalación.Almacenamiento e instalación. Nueva área de gestión. Propia de lo Nueva área de gestión. Propia de lo

electrónico.electrónico. Finalidad: identificar los elementos de los Finalidad: identificar los elementos de los

documentos necesarios para mantener su documentos necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo.autenticidad a lo largo del tiempo.


Verificar la integridad física y lógica Verificar la integridad física y lógica de los documentos.de los documentos.

Tareas:Tareas:- Método en fase de investigación.Método en fase de investigación.- Análisis del estado del soporte.Análisis del estado del soporte.

- Identificación de los datos necesarios - Identificación de los datos necesarios para su lectura.para su lectura.

- Eliminación de virus informáticos.Eliminación de virus informáticos.- Instalación y testeo del Instalación y testeo del

funcionamiento.funcionamiento.- Comprobación de la integridad del Comprobación de la integridad del

documento.documento.


Identificación de límites y componentes Identificación de límites y componentes del documento.del documento.

Modelos de documentos:Modelos de documentos:

Unitario: coincide fichero y documento.Unitario: coincide fichero y documento.

Ejemplos: fichero de texto, imagen, Ejemplos: fichero de texto, imagen, sonido y video. La integridad se puede sonido y video. La integridad se puede preservar mediante contraseñas, preservar mediante contraseñas, filigranas (watermark), contraseñas.filigranas (watermark), contraseñas.

Complejo: Un documento esta compuesto Complejo: Un documento esta compuesto por diversos ficheros y a su vez puede por diversos ficheros y a su vez puede dar origen a múltiples documentos dar origen a múltiples documentos unitarios.unitarios.


Caracteres:Caracteres:

-compuesto de diferentes documentos o -compuesto de diferentes documentos o parte de ellos.parte de ellos.

- Distribuido entre redes y maquinas.- Distribuido entre redes y maquinas.

- Dinámico o de fácil actualización sin - Dinámico o de fácil actualización sin huella.huella.

Ejemplo: bases de datos, workflow, Ejemplo: bases de datos, workflow, correo correo

electrónico, paginas web, intranets, electrónico, paginas web, intranets, sistemasistema

de info geográfica.de info geográfica.


Modos de conservación.Modos de conservación. Orientada al proceso: identificar y Orientada al proceso: identificar y

preservar en ficheros separados preservar en ficheros separados pero relacionados: los datos, la pero relacionados: los datos, la estructura, las interfaces de estructura, las interfaces de usuarios, ficheros de datos adjuntos, usuarios, ficheros de datos adjuntos, metadatos, etc.metadatos, etc.

Orientada al objeto: Identificar, Orientada al objeto: Identificar, seleccionar y preservar en ficheros seleccionar y preservar en ficheros separados documentos unitariosseparados documentos unitarios


LA PRESERVACION DIGITAL

• La perdida de los acervos digitales La perdida de los acervos digitales puede dejar una gran brecha histórica, puede dejar una gran brecha histórica, pues muchas investigaciones dejarán de pues muchas investigaciones dejarán de existir por no haber material suficiente existir por no haber material suficiente para consulta, eso es reflejado para consulta, eso es reflejado directamente en las bibliotecas directamente en las bibliotecas digitales, las cuales no están preparadas digitales, las cuales no están preparadas para recibir el acervo digital y para recibir el acervo digital y consecuentemente preservarlo.consecuentemente preservarlo.

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION

DIGITALObsolescencia. El acceso a los expedientes electrónicos exige el

procesar los bits almacenados Los tipos de datos dependen del software de uso

específico o aplicaciones. Las aplicaciones dependen del sistema operativo. Los sistemas operativos hacen asunciones sobre el

hardware El software, los sistemas operativos y el hardware se

convierten en medios obsoletos La esperanza de vida de los medios de almacenamiento

es finita Rápida desarrollo de nuevos medios y de hardware

relacionado

Variedad Documentos de aplicaciones de automatización de oficina. Documentos de procesadores de texto. Hojas de Cálculo Presentaciones Correo Electrónico + “attachments”. Documentos escaneados. Fotografías Digitales. Imágenes Satelitales. Archivos de Audio Digital. Páginas Web. Bases de Datos Sistemas de Información Geográfica.


DIGITAL

Complejidad Documentos con objetos vinculados. Bases de Datos con múltiples tablas,

formularios, reportes, etc. Documento XML. Páginas web interactivas. Modelos de Realidad Virtual


DIGITAL

VolumenAdministración Clinton se recibieron

40’000,000de mensajes correo electrónico

Departamento de Defensa 54’000.000 imágenes digitales del

personalmilitar, anualmente. El Universo digital se

duplica cada 18 meses.


DIGITAL

Autenticidad. Requerimiento: Un documento debe seguir

siendo tan confiable como cuando fue creado. Premisa: La mayoría de los formatos digitales

llegarán a ser obsoletos hasta el punto de lleguen a ser o totalmente inaccesibles.

Preservar accesibilidad requerirá transformar la codificación digital de los expedientes electrónicos

obsoletos.


DIGITAL

Accesibilidad. Requerimiento: Los ciudadanos tienen

derecho a acceder a los documentos oficiales, tal y como fueron creados.

Premisa: Los ciudadanos utilizarán la mejor tecnología disponible para acceder a esos documentos.

Los expedientes en formatos digitales obsoletos no estarán fácilmente disponibles en tecnología actual.


DIGITAL

CONCLUSIONDado el enorme uso y reconocida aceptación de los documentos electrónicos en el comercio mundial, y en vista que no es un asunto que sólo atañe a países condesarrollos tecnológicos elevados, las pruebas en medios electrónicos cobran

vitalimportancia en las etapas probatorias de los procesos judiciales y

administrativos.Los niveles de seguridad de éstos nuevos instrumentos contribuyen a su aceptación y han demostrado que son superiores a los relacionados con los Documentos tradicionales, aunque todavía hay mucho por hacer desde el punto de vista tecnológico y organizacional. Así mismo, el desarrollo legislativo en Colombia y jurisprudencial en países como Estados Unidos, dan vía libre a la eficacia probatoria de los mensajes de datos, incluso para aquellos que no

cuentan con sistemas sofisticados de autenticación como la firma digital. Esta situación crea nuevos retos para los departamentos legales de las compañías y para sus asesores externos, quienes deben estar preparados para la búsquedaelectrónica de pruebas que es en la actualidad una realidad inminente y que decontinuar la tendencia actual reemplazarán en gran parte la búsqueda

tradicional De pruebas basada en documentos en soporte físico.

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