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<NOMBRE EMPRESA>

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Proyecto:

<Nombre del Proyecto>

> Plantilla: Acta de Constitución del Proyecto (Actualizada al 28/02/2011)> Elaborada por: Carlos Meza, PMP ([email protected])

Acta de Constitución del Proyecto

Información generalNombre del Proyecto: Sistema de Gestión Académica EdutivaCódigo: EdutivaPatrocinador: Universidad Privada de Lima (Rector: Juan Perez)

Acme S.A (Gerente General : Henry Meza)

Identificación del documentoRol Nombre FechaElaborado por: Carlos Meza 01/01/2011Revisado por: Henry Meza 01/02/2011Aprobado por: Henry Meza 01/02/2011

Historial de cambiosVersión Autor Descripción Fecha1.0 Carlos Meza Versión original del documento 01/01/20112.0 Carlos Meza Se incorporaron las observaciones de Juan Perez 01/02/2011

Descripción del producto o servicioEl Sistema de Gestión Académica Edutiva es un software que será desarrollado para automatizar los procesos académicos de la universidad y estará conformado por los siguientes módulos: Módulo de programación Módulo de matrícula Módulo de notas Módulo de certificación Módulo de seguridad Módulo de pagos online.El producto será desarrollado utilizando Visual Studio 2008 y la tecnología WCF.

Alineamiento del proyectoObjetivos estratégicos de la organización Propósito del proyecto Brindar un servicio de alta calidad al alumno Realizar el uso de tecnología para la

automatización de los procesos.

Automatizar los procesos académicos. Aumento de la captación de alumnos en 10%. Mejora de los servicios al alumno. Reducción de costos de trámite en un 20%. Realizar matrícula por internet.

Objetivos del proyectoSe tienen los siguientes objetivos: Realizar el desarrollo e implementación del sistema de gestión académica. El tiempo de ejecución del proyecto es de 06 meses. El costo del proyecto no debe exceder de US$200,000. El sistema debe ser implementado en todas las sedes a nivel nacional.

Factores críticos de éxito del proyecto Apoyo de la alta gerencia. Asignación de tiempo por parte de los usuarios e interesados para atender las consultas del equipo. Disponibilidad de los servidores a tiempo para la instalación del sistema. Asignación de personal de primer nivel certificado en las últimas tecnologías de información.

Proyecto: <Nombre del Proyecto> Página No 2/5

> Plantilla: Acta de Constitución del Proyecto> Elaborada por: Carlos Meza, PMP ([email protected])


La gestión de proyectos se debe realizar bajo el marco de referencia del PMBOK del PMI. Seguimiento y control periódico por parte del Jefe de Proyecto.

Requisitos de alto nivel Automatización de los procesos de gestión académica de la universidad. Implementación de buenas prácticas para la automatización de los procesos. El sistema debe permite realizar la matrícula por Internet. Incluir un sistema de pagos online para el pago de cuotas. Automatizar los procesos de programación, notas y certificación. El sistema debe contener una interface para el acceso de los alumnos por Internet. El sistema debe estar disponible 24x7x365. Capacitación de los usuarios finales. Instalación del sistema en las sedes a nivel nacional. El sistema debe ser desarrollado utilizando las últimas tecnologías. El proyecto debe incluir la entrega de los programas fuentes. El sistema debe encontrarse en funcionamiento como máximo para el periodo 2012-1 Implementar un sistema de seguridad basado en usuario y contraseñas y permisos.

Fases y entregables del proyectoFases Entregables Gestión del proyecto Plan de gestión del proyecto

Acta de constitución de proyecto. Registro de interesados. Enunciado del alcance. EDT y Diccionario del EDT. Lista de actividades Cronograma del proyecto

Incepción.- En esta fase, se revisan y confirma nuestro entendimiento sobre los objetivos centrales del negocio. La fase de incepción establece la viabilidad del producto y delimita el alcance del proyecto.

Informe de entrevistas con usuarios. Diagrama de actores y casos de uso del negocio Documento de requerimientos Diagrama de casos de uso del sistema.

Elaboración.- Durante la fase de elaboración la mayoría de los casos de uso son especificados en detalle y la arquitectura del sistema es diseñada.

Especificaciones de casos de uso del sistema. Diagrama de clases análisis y diseño. Diagramas de iteracción. Modelado de datos Diagrama de estructura Prototipo

Construcción.- El sistema pasa de la arquitectura de base a un sistema lo suficientemente completo como para llevarlo al usuario.

Base de datos Código fuente Informe de pruebas unitarias

Transición.- En la fase de transición el objetivo es garantizar que los requisitos se han cumplido, con la satisfacción de las partes interesadas.

Informe de pase a producción Informe de pruebas con usuarios Manuales de usuarios Actas de capacitación

Interesados claves




Universidad Privada de Lima (Rector: Juan Perez) - Sponsor Acme S.A (Gerente General : Henry Meza) - Sponsor Edgar Perez García – Jefe de TI Servers S.A. – Proveedor de servidores Carlos Miraval – Coordinador Académico Wilson Miranda – Jefe de Tesorería Betty Contreras – Responsable de Notas. Carlos Huallpa – Analista Programador Everth Martinez – Analista Programador ANR – Asamblea Nacional de Rectores

Lista de riesgos Falta de capacidad en los servidores existentes para realizar la instalación del sistema. Falta de tiempo por parte de usuarios para atender las consultas del equipo de trabajo. Resistencia al cambio de los usuarios finales por la implementación de nuevos procesos. Falta de personal capacitado en la universidad en las últimas tecnologías para una correcta

transferencia tecnológica.

Hitos principales Inicio del proyecto: 01/07/2011 Entrega de servidores por parte del proveedor: 01/11/2011 Fin fase de incepción. Fin fase de elaboración Fin fase de construcción Fin fase de transición Fin del proyecto: 30/12/2011.

Presupuesto del proyectoRubro Monto Inversión total US$ 180,000.00

Requerimientos de aprobación del proyecto. Los entregables de las diferentes fases deben ser aprobados por el Director Académico y el Jefe de TI,

luego de revisado y aprobado los entregables se procederá al pago del proveedor. Si en algún caso se realizará observaciones el proveedor debe subsanar las observaciones realizadas a los entregables. El periodo máximo para la revisión de entregables y para la subsanación es de 5 días útiles.

Jefe del proyecto. Carlos Meza Montalvo. Jefe de Proyecto de Acme SAC

Autoridad asignada al Jefe del proyecto. Gestionar y controlar la planificación del proyecto para el cumplimiento del tiempo, costos y alcance. Establecer contacto directo para la negociación con los proveedores. Selección de personal que formará parte del equipo de proyectos. Control de la caja chica del Proyecto a sola firma por un máximo de US$5,000.00 con cargo a

rendimiento de cuenta




Autorización del proyectoNombre Firma Juan Perez (Sponsor) Rector Universidad Privada de Lima Henry Meza (Sponsor) Gerente General Acme S.A.



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