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EFICIENCIA GERENCIAL Y PRODUCTIVIDAD S.A.C.

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ModeladodeProcesosUtilizandolaTécnicaIDEF0

Por

AlbertoG.Alexander,Ph.D,MBCI

AuditorLíderSGC,SGSIyBCMSCertificadoIRCA

[email protected]

Lasorganizacionesdesdeépocasmuyantiguashansidoconcebidas,gobernadasporunaestructurafuncional,basadasenladepartamentalización,fragmentacióndetareasyenladivisióndeltrabajo.Larevoluciónindustrialconlapublicaciónen1776delcélebrelibro,“RiquezadelasNaciones”deAdamSmith,terminódeoficializarestetipodeestructuraorganizacional. Sucede simplemente que las empresas para generar sus resultadosesperados,usanprocesosdetransformaciónquecortanhorizontalmentealafirma.Lasestructurasfuncionalesnorepresentanlarealidaddelanaturalezatransformadoradelaempresa.Sólocreanfeudosdepoder.LatécnicaIDEF0esunaexcelenteherramientaparamodelar el funcionamiento de los procesos de una organización, identificaroportunidadesdemejoraoiniciarelrediseñoprofundodelamaneracomodebeoperarlainstitución.

Introducción.-

Enlasorganizacionestradicionalmentesehainstitucionalizadoelsistemaorganizacionalporfunciones.Estediseñoeselquelamayorpartedelapoblaciónconoceyviveconél.Se encuentra en la parroquia, en la escuela, hospitales, comisarías, compañías debomberos,enfinentodaspartes.Sufuncionamientoestábasadoenladivisióndeltrabajo,propugnada por Adam Smith. Los preceptos que han gobernado al diseño deorganizaciones han estado fundamentados en la fragmentación del trabajo, ladepartamentalización y en las jerarquías verticales. Como lo plantea el Dr. MichaelHammer (Hammer, 2001) durante el siglo diecinueve en los Estados Unidos la granindustria ferroviaria terminodeoficializar laestructura funcionaly laburocratizacióncomo el mejor modelo organizacional. A principios del siglo veinte, Henry Ford y suproducciónmasivadevehículosratificaronlaestructuraorganizacionalfuncionalcomoelmejorsistemadeorganizarse.ElSr.AlfredP.SloanenlaGeneralMotors,hizolomismo.Losfamosos“teóricosclásicos”productodelosañostreinta(Gulik,Urwick,Fayol)(Hatch,

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1997) terminaron de evangelizar el diseño funcional como el mejor sistemaorganizacional.

Laspersonasquetrabajanenlasorganizacionesson,pareciera,simplesprisionerosdeteorías anticuadas sobre la organización del trabajo. Las ideas rígidas, la división deltrabajo,lanecesidaddeuncontrolminucioso,lajerarquíaadministrativayanocompitenen estemundo turbulento de competencia global con nuevas reglas en losmercadosinternacionales. La era digital requiere de otros conceptos para organizar el esfuerzohumanoenlasempresas.

Eltecnicismoyunfalsosentidodelaespecializaciónindividual,juntoconlacompetenciainternaylajerarquización,hanllevadoalosintegrantesdemuchasorganizacionesaestarorientadosasutareapersonal.Cadacualsesienteorgullosodesutrabajodesdeelpuntodevistatécnico.Lossistemassalarialesrefuerzanestetipodeactitud.

Cadapersonaconcentrasuesfuerzoenlatareaquetieneasignada,tratandodehacerlaconformealasinstruccionesyespecificacionesrecibidas,peroconmuypocainformaciónconrelaciónalresultadofinaldesutrabajo.Enmuchasocasioneselejecutordelastareasfragmentadas,notienelamenorideadecómosutrabajocontribuyealproductofinal.El“conceptodeidentidadysignificadodeltrabajoesbajo”(Hackman,1990)

Comoyasemencionóanteriormente,elorigendelasestructurasorganizacionalessebasaenlafragmentacióndeprocesosnaturales,productodelosconceptosdeladivisióndeltrabajo y posterior agrupación de las tareas especializadas resultantes en áreasfuncionalesodepartamentos.

NaturalezadelasOrganizaciones.-

Es importante entender que las “organizaciones son procesos de transformación,convierteninsumosenresultadosconstantemente.”(Beer,1995)Asuvezlasempresasestán conformadas por un conjunto de procesos de transformación (proceso de:adquisiciones, captación orden de pedido, fabricación, control de calidad,almacenamiento, control de inventarios, despacho, recepción de reclamos, etc…) Esevidente, que la razón de ser de las organizaciones son sus procesos. Es importanteentenderqueunaempresaserátanbuenacomoseanlosprocesosquelaconforman.

Loquesedebieradehacerenlasempresasesreunificarlasactividadesentornoalosprocesos que previamente fueron fragmentados como consecuencia de una serie dedecisiones, lo cual supone reconocer que primero son los procesos y después laorganizaciónque lossustentaparahacerlosoperativos.Elprocesodebeversecomolaformanaturaldeorganizacióndeltrabajo.

Loquesehahechoenlasempresasesdiseñarestructurasquenadatienenqueverconlanaturalezamismadeellas.Laestructuraqueserequiereenlasorganizaciones,esaquellaquepermitagestionarintegralmentecadaunodelosprocesos.

Cadapersonaqueintervieneenelprocesonodebesólopensarsiempreencómohacermejorloqueestáhaciendo,sinoporquéyparaquiénlohace.Sedebevisualizarquelasatisfaccióndelclienteinternooexternovienedeterminadaporelcoherentedesarrollode los procesos en su conjuntomás que por el correcto desempeño de cada funciónindividualoactividad.




GestiónporProcesos.-

Laempresaesun sistemade sistemas. Lagestiónporprocesos consisteengestionarintegralmentecadaunodelosprocesosquelaempresarealiza.

Enlagestiónporprocesosseconcentralaatenciónenelresultadodelosprocesosynoenlastareasoactividades.Existeinformaciónsobreelresultadofinalycadaquiensabecómo contribuye el trabajo individual al proceso global; lo cual se traduce en unaresponsabilidadconelprocesototalynoconunatareapersonal.

Lanecesidaddehacerespecialhincapiéenlagestióndeprocesos,esquelasempresasserántaneficacescomolaeficaciadelosprocesosqueintervienenenlafabricacióndelosbienesyservicios.Lagerenciadebetomarconcienciayreaccionarantelaineficienciadelos procesos y mejorarlos, evitando los males habituales: bajo rendimiento, barrerasdepartamentales,subprocesosinútiles,etc…Enresumenpodríamosafirmarqueeléxitoorganizacionalestenerprocesosbiendiseñadosygestionadosapropiadamente.

Parapoderentenderenlosprocesoslasrelacionesentrelasactividadesdelsistema,lagerenciadebeacudiralamodelacióndeprocesos.

ModelacióndeProcesos.-

Unmodeloesunarepresentacióndeunarealidadcompleja.Realizarelmodeladodeunproceso, “consiste en sintetizar las relaciones dinámicas que en él existen, probar suspremisasypoderpredecirsusefectos.”(Feldman,1998)

Unmodeloesunarepresentacióndeunarealidadcompleja.Modelaresdesarrollarunadescripciónlomásexactaposibledeunsistemaydelasactividadesllevadasacaboenél.Cuandounprocesoesmodeladoconayudadeunarepresentacióngráfica,(diagramadeproceso) pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintasactividades,analizarcadaactividad,definirlospuntosdecontactoconotrosprocesos,asícomoidentificarsubprocesoscomprendidos.Losproblemasexistentespuedenponersedemanifiestoclaramentedandolaoportunidadaliniciodeaccionesdemejora.

Es importante entender que la representación gráfica facilita el análisis, uno de susobjetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas.Tambiénhaceposibleladistinciónentreaquellosqueaportanvalorañadidodelasqueno lohacen.Hayavecesprocesosqueesdifícil encontrarqueaportenalgodirectoalclientedelprocesooalresultadodeseado.Enestepuntodebetenersemuchocuidado,yaquenotodaslasactividadesquenoproveenvalorañadidohandeserinnecesarias,estaspudiesenseractividadesdeapoyoysernecesariasparahacermáseficaceslasfuncionesdegestiónycontrol.

Diagramaresunaactividadíntimamenteligadaalhechodemodelarunproceso,queesporsímismouncomponenteesencialenlagestióndeprocesos.

UnametodologíamuyeficazparalamodelaciónyreflejarlosdiferentesprocesosquesedesarrollanenunaempresadeactividadcomplejaesladeIDEF-0.




MetodologíaIDEF-0.-

Durantelosaños70,lafuerzaaéreadelosEstadosUnidosdesarrollóunprogramaparala fabricación asistida por computador (Integrated Computer Aided Manufacturing,ICAM).ElprogramaICAMidentificabalasnecesidadesdeunamejoraenlastécnicasyenanálisisdelacomunicaciónparapersonalinvolucradoenlaproducción.

ElresultadodelproyectoICAMsonunaseriedetécnicasconocidascomoIDEF.

ElNationalInstituteofStandardsandTechnology(NIST)loconvirtióenestándar(183)IntegrationDefinitionforFunctionModeling(IDEF0)

IDEF“consisteenunaseriedenormasquedefinenlametodologíaparalarepresentacióndefuncionesmodeladas”(Feldman,1998).Esunatécnicademodeladopararepresentardemaneraestructuradayjerárquicalasactividadesqueconformanunsistemaoempresaylosobjetosodatosquesoportanlainteraccióndeesasactividades.

IDEFconsisteenunaseriedenormasquedefinenlametodologíaparalarepresentacióndefuncionesmodeladas.

Con la modelado de funciones (IDEF0), analizamos sistemáticamente el negocio,centrándonosenlastareas(funciones)queserealizandeformaregular,laspolíticasdecontrolqueseutilizanparaasegurarqueesastareasserealizandeformacorrecta, losrecursos(tantohumanoscomomateriales)queseutilizanpararealizarla,losresultadosdelatarea(salidas)ylasmateriasprimas(entradas)sobrelasquelaactividadactúa.

ElmétodoIDEF0,puedeutilizarse:

- Comomedioparafacilitarlacomunicaciónentrestaffygerentes.Lasintaxissimpledecaja-y-flechadeIDEF0,permitelafácilcomunicaciónentrepersonalorientadoasoftware,gerentes,personaldesoporteytodosaquellosquenecesitenentenderelsistemayverificarlaprecisióndelmodelo.

- Paraobtenerunavisiónestratégicadeunproceso.- Para modelar cualquier sistema compuesto por objetos/cosas y

actividades/procesos, tales como planificación estratégica, planificación deproyectos,sistemascomputarizados/manuales/híbridos

- ComosoportedeunBusinessProcessReengineering(BPR)- Para los nuevos sistemas, IDEF0 se puede usar para definir los requisitos y

especificar las funciones y luego diseñar la puesta en marcha que resuelva losrequisitosyrealicelasfunciones.

LosElementosdelMétodoIDEF0.-

1) LosConceptos

SonlabasedeIDEF0.

Sonlasideasenlasqueelusuariodebecreerydebeadoptarparaqueelrestodelenfoquetengasentidológico.Losconceptossondefinidosenbasea7principiosbásicosdeIDEF0y respondenaporqueunenfoqueseusa sobreotroyproporcionaal analistaexpertoreglasracionalesaseguir.




2) ElLenguaje

Está escrito en anotaciones gráficas de cajas y flechas en forma de diagramasestructurados

3) ElPragmatismo

Proporcionalosprocedimientosdeingenieríaparasuuso.

Ayudaadescribirprácticasyprocedimientos.

LosSietePrincipiosBásicosdeIDEF0.-

ElmodeloIDEF0estásustentadoensieteprincipiosbásicos:

1. Elmétododeberepresentarconprecisióneláreaproblema.

Sedebedesarrollarunmodelograficodemaneratalqueloselementosdelsistemaysusinteracciones se puedan definir, documentar, comunicar, discutir y analizarefectivamente.

2. Elmodelodebetenerunaestructuratop-down,modular,jerárquica.

El modelo debe retratar el sistema de arriba hacia abajo, definiendo los elementosmodularesdelmismoqueinteractúanparaformarunajerarquía.

3. Elmodelodebesepararfuncióndediseño.

“Quéhaceelsistema”(función)debemantenerseseparadode“Cómolohaceelsistema”(diseño).Esdecir,paraunafunciónsimplesepuededesarrollarmásdeundiseñoyselepuedenhacermejoras,sinafectarlafunciónbásica.

4. Elmodelodebereflejarobjetos/accionesyacontecimientos.

Elmétododemodeladodebesercapazdereflejartodaslasactividadesyobjetosodatos

5. Laformadelmodelodebesergráfica.

Nopuedesermatemáticaotextual.Laformagráficadebeinformardemaneraconcisayrigurosaalaspersonasquedebenrealizarlavalidación,lasfuncionesyprocesosrealesdelaempresa.

6. Elmodelodebeserelproductodeunequipodetrabajocoordinadoydisciplinado.

Paraconstruirunmodeloylograrconsensoentreelpersonaldelaempresa,serequieretenerunequipodetrabajodisciplinadoyorganizado.ElmétodoIDEF0debeposeerlasreglas de trabajo y procedimientos para desarrollar y validar el modelo de maneraorganizada.

7. Elmodelodebepresentartodalainformaciónporescrito.

Debido a su forma estandarizada de obtener información (notas de entrevistas,definicionesdetérminos,etc.)elmétodoaseguraquelainformaciónnosepierdeenlasetapasinicialesdelciclodeplanificación.




Con sus formas y procedimientos IDEF0 proporciona un medio para retener lainformación.

SintaxisySemánticadeIDEF0.-

EnlafiguraNº1setieneunarepresentacióndelasintaxisysemánticaIDEF0.

FiguraNº1SintaxisySemánticaIDEF0

ElementosdeunaActividadICOM.-

Entradas.- Es elmaterial o información consumida o transformadapor una actividadparaproducir“salidas”.Seidentificanalladoizquierdodelacaja.Unaactividadpudieranotenerentradas.

Salidas.-SonobjetosproducidosporlaactividadoprocesoSeasocianalladoderechodelaactividad

Control.- Son losobjetosquegobiernano regulan como, cuandoy siunaactividad seejecutaono.Pueden considerase restriccionesdel sistema. Ilustración:normas, guías,políticas,calendarios,presupuesto,reglas,especificaciones,procedimientos.Seasocianalladosuperiordelaactividad.




Recursos o Mecanismos.- Son los recursos necesarios para ejecutar un proceso.Ilustración: Maquinaria, programas de cómputo, instalaciones, recursos humanos. Seasocianalladoinferiordelaactividad.Unaactividadpudieranotenermecanismos.

AniveldeilustracióntenemosenlaFiguraNº2larepresentacióndeunaActividad.Elejemplo es el de preparar un pastel Aquí se ha utilizado el concepto del ICOM pararepresentarlasaccionesrequeridasparaconfeccionarunpastel

FiguraNº2:RepresentacióndeunaActividadPrepararunPastel

AlgunasDefinicionesdelSistemaIDEF0.-

- Diagrama A-0: Diagrama de Contexto de IDEF0 de una sola caja, que contiene lafunción de alto nivel (top level) que va a ser modelizada, junto con sus insumos,resultados,controlesymecanismos.

- Flecha:Líneadirectacompuestaporunoovariossegmentosquemodelizauncanalabiertooconductodedatosuobjetosdesdeunafuenteaunuso.Existencuatrotiposde flechas: flechas de input, flechas de output, flechas de control y flechas demecanismo.

- EtiquetadeFlecha:Nombrequeespecificaelsignificadodeunaflecha.- SegmentodeFlecha:Segmentodelíneaqueempiezaoterminaenunacaja,unaramaounalíneasinfinalconectado.

- FlechadeLimite:Flechaconunextremonoconectadoaningunacajaodiagrama.- Caja:Rectánguloquecontieneunnombreyunnúmerousadopararepresentarunafunción.

- NombredeCaja:VerboofraseverbalubicadaenelinteriordeunacajaIDEF0paradescribirlafunciónmodelada.

- Número de Caja: El número que va desde 0 a 6 que se sitúa dentro de la esquinainferiorderechadeunacajaIDEF0paraidentificardichacajaenundiagrama.

Actividad: Preparar un pastel Representación en IDEF0

Prepararpastel

Pastel

Receta

Ingredientes

Utensilios




- Número C: Número creado cronológicamente que se usa para identificarinequívocamente un diagrama y para trazar su historia. Puede ser usado comoexpresióndereferenciadedetalleparaespecificarunaversiónconcretadeldiagrama.

- CajaChild:Cajadeundiagramahijo.- DiagramaChild:Diagramaquedetallaundiagramapadre.- DiagramaContexto:DiagramaquerepresentaelcontextodeunmodelocuyonúmerodenodoesA-n(nmayoroigualacero)EldiagramadeunacajaA-0esundiagramadecontextorequerido;losdiagramasconnúmerodenodosA-1,A-2sondiagramasdecontextoopcionales.

- Flecha de control: Tipo de flecha que expresa control de IDEF0, es decir, aquellascondiciones requeridas para producir un output correcto. Los datos u objetosmodeladoscomocontrolespuedensertransformadosporlafuncióncreandoasíunoutput. Las flechas de control se suelen asociar con la parte superior de una cajaIDEF0.

- Descomposición: División de una función demodelización en las funciones que lacomponen.

- Expresióndereferenciadedetalle:Expresiónescritabajolaesquinainferiorderechadeuna caja IDEF0paramostrarqueestadetalladaypara indicarquédiagrama ladetalla.

- Diagrama:UnidaddeunmodeloIDEF0quepresentalosdetallesdeunacaja.- Número de nodo de diagrama: La parte del nodo de referencia del diagrama quecorrespondeconelnúmerodenododesucajapadre.

- Diagramaparaexposiciónexclusivamente- Bifurcación:CruceenelqueunsegmentoIDEF0sedivideendosomássegmentos.- Función: Actividad, proceso o transformación (modelada por una caja IDEF0)identificadaporunverboofraseverbalquedescribequedebesercumplido.

- Nombredefunción:Igualqueelnombredecaja.- Glo: Lista de definiciones para palabras clave, frases y acrónimos usadosconjuntamenteconunmodeloonodoIDEF0comountodo.

- CódigoICOM:Acrónimoparainput,control,output,mechanism.Códigoqueasocialasflechassinfinaldeundiagramahijoconlasflechasdesudiagramapadre;tambiénusadoparapropósitosdereferencia.

- ModeloIDEF0:Descripcióngráficadeunsistemaocontenidoquesedesarrollaconunpropósitoconcretoyconunpuntodevistadeterminado.ElconjuntodeunoomásdiagramasIDEF0describelasfuncionesdeláreadeunsistemaosujetocongráficos,textoyglosario.

- Flechadeinput- Interfase- Flechainterna- Unión- Flechademecanismo- Notademodelo- Nodo:Cajadesdequelaqueseoriginancajashilas;cajapadre.- Índicedenodo- Númerodenodo- Referenciasdenodo- Árboldenodo




- FlechadeOutput:TipodeflechaqueexpresaunoutputIDEF0,esdecir,eldatouobjetoproducidoporunafunción.LasflechasdeoutputestánasociadasalapartederechadeunacajaIDEF0.

- Cajapadre:Cajaqueesdetalladaporundiagramahijo.- Diagramapadre:Diagramaquecontieneunacajapadre.

EstructuradeunModeloIDEF0.-

Lautilizaciónde la técnica IDEF0paramodelarprocesos requiere seguiruna seriedepasosestructurados,queacontinuaciónsedetallan:

1. Propósito.-ElgrupoquevaautilizarlatécnicaIDEF0,debierainicialmenteredactarlaspreguntasqueelmodelodeberesponder.Estoseconvierteenlarazóndeserdelejercicio. Un propósito podría definirse de la siguiente manera: “Documentar lasactividades asociadas con el mantenimiento a vehículos e identificar aquellasactividadesquenoañadenvalor”.

2. Alcance.-Eselniveldedetallealoprofundoyaloanchodelmodelo.3. Contexto.-Define las fronterasdelmodelo.Aquí seacostumbradefinirel contexto

desdequeseiniciaelprocesoadiagramarhastaquetermina.Ejemplo:Desdequellegalaunidadparaelmantenimiento,hastaquelaunidadestáoperativa.”.

4. CreacióndeGrupoMultidisciplinario.-Sedebecrearungrupomultidisciplinarioconformado por especialistas de distintas áreas involucradas con el alcance delmodelo. Antes de comenzar con lamodelación de los procesos debe realizarse unseminarioconlosespecialistasseleccionadosparaexplicarlosobjetivosdeltrabajoyelcontenidodelametodologíaIDEF0.

5. ElaboracióndelDiagramadeContexto.-Elprimerpasoenlacreacióndelmodeloes describir elmás alto nivel, llamadoDiagrama de Contexto A-0. Dicho diagramadescribe al sistema en su conjunto, proporciona una descripción general de laactividaddelaorganizaciónquesevaamodelarporlocualladefinicióncoincidiráconlamisióndelaorganización.LaformadeconfeccionareldiagramaA-0eslamismaqueseempleaparatodoslosprocesosyqueresultaenlarepresentacióngráficadelacajaICOM.

6. Descomposición del Diagrama de Contexto.- Aquí se lleva a cabo una primerasesiónquecomienzaconlosintegrantesdelequipoexpresandoverbalmentetodaslasideasque levienena lamentesobre lasactividadesquerealiza laorganización. Amedida que se van planteando los elementos se escriben y se enumeran, con elprincipioqueningunaideasedesechanisecritica.Luegosepasaaanalizarcadaunadeestasideas,deaquípuedensalirvariantes,unaesdesecharlaspornoformarpartedelprocesoyotraesunirlasconotrasafines.Esimportantemantenerlanumeraciónyaqueestonosindicaráloselementosquecomponenelprocesoresultante.Alfinalquedaráunalistaentre3a6actividadesqueequivalenalossubprocesosdeldiagramadecontexto.Estoconstituirálabasedeldiagramadedescomposición.

7. DiagramasHijo.-Sevanconfeccionandoenformajerárquicasucesiva(demayoramenornivel)losdiagramasdedescomposiciónapartirdeldiagramadecontexto.Paraello se aplicará el mismo procedimiento descrito anteriormente al explicar laconfeccióndeldiagramadecontexto.Eldiagramadedescomposición(diagramahijo)representagráficamenteenformadeICOMcadaunadelasactividadesquecomponenointegranelprocesodelnivelinmediatosuperior(diagramapadre).




Se debe hacer un diagrama de descomposición sucesivo por cada uno de lossubprocesosqueapareceneneldiagramadedescomposiciónprecedentehastallegaralniveldedetallequeresultesatisfactorioalospropósitosdeidentificarydescribirdemaneraprecisaycompletalasactividadesdelaorganización.

CuandoseutilizaeldiagramaIDEF0paradiagramarunaempresa,eneldiagramadedescomposición(A-0)losprocesosquelointegranporlogeneralsontres:elprocesode dirigir (agrupa las actividades estratégicas), el de ejecutar (que abarca lasactividadesquedanalafirmasuidentidadpropiaocaracterística)yeldeapoyar(queserefierealasactividadesdeapoyologísticootecnológico.)

CasoPráctico.-

ParafacilitarallectorlaaplicaciónprácticadelatécnicaIDEF0enunasituaciónreal,sepresentará el caso de utilización de IDEf0 en una firma de transporte terrestre depasajeros.EstafirmadenominadaTransportesPanamericano,decidióconmirasabuscarsu mejor organización de los procesos que constituían el área de “mantenimiento aunidadesvehiculares,utilizarlatécnicaIDEF0paraelmodelado.

UnavezconformadoelgrupomultidisciplinarioypasarporunpequeñoentrenamientosobrelautilizacióndelatécnicaIDEF0seinicióelprocesodemodelado.

Elprimerpaso fue iniciarelprocesocon ladescomposicióndeldiagramadecontexto.AquíseidentificaronloscomponentesdeldiagramapadreelA-0.

EnlaFiguraNº3setieneladescomposicióndeldiagramadecontexto.Sepuedeobservarqueeldiagramapadreestuvocompuestodecincoactividadesespecíficas:1)diagnósticodeunidad,2)distribucióndeltrabajo,3)mantenimientodeunidad,4)lavadoexternodevehículo,5)abastecimientodecombustible.




TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO001A-0 Mantenimiento a unidad de transporte

1

Lavar externamente el

vehículo

INDECOPI Politica de la Empresa

Unidad

Unidad limpia externamente

Mano de obra

Maquinaria

Materiales2

Abastecer combustible

Combustible Grifo

Operario

Piloto

3

Diagnosticar unidad

Unidad con combustible

Mecánico

Parte mecánico

Diagnóstico mecánico

4

Distribuir trabajo

Orden de trabajo

Personal de limpieza

Jefe de grupo

Jefe de taller

Gte.Operac.

5

Mantener a unidad

Trabajo distribuido

Repues-tos

Equipos y herramientas

Requerimiento programación

terminal

Unidadreparada

FiguraNº3:MantenimientoaUnidaddeTransporte

El siguiente paso fue el de elaborar el diagrama hijo por cada actividad del diagramapadre. En la figuraNº4, tenemos los componentes del diagramahijo relacionado con“diagnósticodeunidad”

TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO03A-3 Diagnóstico de la unidad

1

Llenar formato parte mecánico

2

Programar trabajo

Política (1)Jefe de grupo

mecánico

Piloto

Formato lleno

Jefe de grupo

Mecánico

Orden de trabajo verbal

DisponibilidadDe repuesto

Programa mttopreventivo

Urgencia dereparación

Espaciofísico

DisponibilidadUnidad dereemplazo

Política (1) Para todo vehiculo que ingresa a taller se debe llenar un registro de mantenimiento

FiguraNº4:DiagnósticodelaUnidad




EnlaFiguraNº5setieneeldiagramahijorelacionadoconla“distribucióndeltrabajo.

FiguraNº5

En la Figura Nº 6 se presenta el diagrama hijo relacionado con el “mantenimiento aunidad”.

FiguraNº6:MantenimientoaUnidad

TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO0004A-2 Distribución del trabajo

1

Asignar a grupo de trabajo

Orden de trabajo y requerimiento

Grupo de trabajo con tareas asignadas

Disponibilidad de mecánicos

Asistente Jefatura de Taller

TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO0003A-3 Mantenimiento a unidad

1

Programar actividades de

ejecución

2

Ejecutar actividades

programadas

3

Probar buen funcionamiento

unidad

Tareas asignada según orden de trabajo

Jefe detaller

Existencia derepuesto

Gcia de Operaciones

Orden de ejecución deactividades

Jefe de grupo

Mecánico

Equipos yherramientas

Jefe de taller

Actividad realizada por área

Piloto

Jefe de taller

Unidad operativa

Unidad no operativa

Descubrimiento nuevas fallas

Registro de salida




EnlaFiguraNº7semuestraeldiagramahijorelacionadocon“lavadoexternodeunidad”.

FiguraNº7:LavadoExternodeUnidad

EnlaFiguraNº8setieneeldiagramahijorelacionadocon“AbastecimientodeUnidadconCombustible”.

FiguraN°8:AbastecimientodeUnidadconCombustible

TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO0004A-4 Lavado externo de unidad

1

Planificar lavado de unidad

Emergencia disponibilidad

unidad

Programación de servicio

Unidad operativaProgramación

de lavado

2

Lavar / Enjuagar exterior de

unidad

Política de lavado

(tiempo)

Personal

Equipo

Material de limpieza

3

Lavar baño

Política de descarga de

baños

Políticagubernamental

Unidad limpia externamente

Unidad limpia

Personal

Registro deInspección

TÍTULO:NODO: Núm.: MTTO0005A-5 Abastecimiento de unidad con combustible

1

Programar abastecimiento

Programación abastecimiento según salida

Personas

Programación

2

Llenar tanque con combustible

Surtidor

Unidad con tanque lleno

Piloto

Política de llenado según ruta

Grifero

Unidad limpia

Finanzas

Registro control de calidad final

Contadorelectrónico

del grifo




ComopodemosapreciarladescomposicióndeldiagramadecontextoA-0identificócincoactividades específicas que fueron luego descompuestas, constituyendo los diagramashijo.Nosecontinuodescomponiendocadadiagramahijo,yaquesepensóquesehabíaalcanzado el propósito en el uso de la técnica IDEF0. Este ejercicio en la empresa detransporte, permitió identificar los verdaderos procesos que conformaban elmantenimientoaunaunidaddetransporte.Sepudoidentificardemaneranaturalcomofluyenlosprocesos.Encadadescomposicióndecontextoanivelhijo,sepudieronhallarlasrestricciones,losmecanismosdecontrol,ladocumentaciónmínimaindispensableylasactividadesqueenverdadañadenvalor.

Conclusión.-

El método IDEF0 es una excelente herramienta para modelar los procesos de unaempresa,poderdemanerasistemáticaidentificaraquellasactividadesqueañadenvalorypoderiniciarproyectosdemejoraodereingenieríadeprocesos.

IDEF0,requiereunconocimientodeloselementosdelmétodo,valedecirentenderlosconceptos, manejar el lenguaje y entender el pragmatismo. El método IDEF0 estásustentadoenlossieteprincipiosbásicos,loscualesdebencomprenderseparapoderlomanejaradecuadamente.

Cuandosedeseadiagramarelfuncionamientodelosprocesosdeunaempresa,alnivelmás alto la firma se descompone entre tres a seis actividades o subsistemas querepresentan las actividades de la organización. Una vez que se han diagramado lasactividadesdealtonivel,cadaunadelasactividadesesdesagregadaalsegundonivelendiagramasdetresaseisactividades.

Todoelmodelo IDEF0,proveeunaestructuradediagramadeárbol, la cualpuedeserdesagregadahastalosnivelesquesatisfaganlarazóndelproyecto.

Cuando se utiliza el diagrama IDEF0 para diagramar una empresa, en el diagrama dedescomposición(A-0)losprocesosquelointegranporlogeneralsontres:elprocesodedirigir(agrupalasactividadesestratégicas),eldeejecutar(queabarcalasactividadesquedana la firmasuidentidadpropiaocaracterística)yeldeapoyar(queserefierea lasactividadesdeapoyologísticootecnológico).




ReferenciasBibliográficas

1) Hatch,MaryJo.OrganizationTheoryOxfordPress.NewYork,19972) Hammer,Michael.TheAgenda,RandomHouse,NewYork,20013) Hackman, Richard. Groups ThatWork and Those That Don´t. Jossey Bass, San

Francisco,1990.4) Beer,Stafford.BrainoftheFirm.JohnWileyandSons,London,1995.5) Feldman, Clarence. The Practical Guide to Business Process ReengineeringUsing

IDEF0,DorsetHousePublishing,NewYork,1998.

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