EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II PH. CALLE 4 No. 36 85

ASAMBLEA ORDINARIA DEL 26 DE MARZO DE 2015 ACTA No.

De acuerdo al orden del día de la convocatoria efectuada para la reunión ordinaria de la referencia en la fecha se inicia la Asamblea a las 8:21 p.m. se verifica el quórum y establece una asistencia de 70 apartamentos con un porcentaje de propiedad del 80,79% representado en 51 propietarios y 19 poderes de unidades de vivienda tal y como consta en la lista de asistencia la cual hace parte integral de la presente acta.

Adicional al Quorum como asistentes a la reunión se encuentran:

Administrador Señor Werner Gámez Contadora Señora Nancy Janeth Muñoz Medina Revisor Fiscal Señora Angélica Viviana Pérez

I. Orden del Día

1. Himno Nacional. 2. Verificación del quórum. 3. Lectura y aprobación del orden del día. 4. Aprobación reglamento de La Asamblea. 5. Elección de presidente y secretario de la asamblea. 6. Elección Comisión Verificadora de la redacción del acta. 7. Lectura y aprobación del acta anterior. 8. Informe Consejo de Administración, Administración y Revisor Fiscal. 9. Presentación y aprobación de estados financieros a diciembre 31 de 2014. 10. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia de 2015. 11. Elección Consejo de Administración. 12. Elección Revisor Fiscal. 13. Elección Contador. 14. Elección Administrador 15. Elección Comité de Convivencia. 16. Proposiciones y varios

El Sr Administrador Werner Gámez pone a consideración el Orden del día.

El propietario del apartamento 506 propone incluir el tema del parqueo de motos y de la pintura, se le informa que el tema de pintura está programado para otra reunión de asamblea y el de las motos se tratara al final de la reunión.

Emiliano Gutiérrez se remite al punto (7) Lectura y aprobación del acta y pide que quede determinado Lectura y aprobación del Acta de reunión Ordinaria y de La Reunión Extraordinaria y al punto (10) Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia de 2015, expone que la vigencia es del 01 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016.

La Asamblea aprueba el orden del día tal como lo propone el administrador en su citación. Y en el tema del presupuesto se tendrá encuentra la anotación del artículo.

II. Se revisa reglamento de la asamblea y se aprueba.

El Señor Luis Carlos Pachón propietario del apartamento 208 solicita que en las intervenciones se hagan de forma moderada y sin leer los textos de la ley 675 al pie de la letra.

III. Elección y nombramiento de Presidente de la Asamblea y Secretario

Se postula para el cargo de Presidente de la Asamblea al Propietario del apartamento 208,el Señor Luis Carlos Pachón, quien acepta la postulación y a quien ratifica en este cargo, la asamblea.

Se postula para el cargo de Secretario de la asamblea a la Propietaria del apartamento 308, Señora Zaida Guerrero, quien acepta la postulación y a quien ratifica en este cargo, la asamblea.

Los cargos de la conducción de la asamblea quedan designados así:

Presidente Señor Luis Carlos Pachón Apto 208 Secretario Señora Zoraida Guerrero Apto 308

IV. Nombramiento de la comisión verificadora del acta.

Se postula para el cargo de integrante de la comisión verificadora del acta de la asamblea a los siguientes propietarios:

Señora Jesusita Quiroz Apto 207 Señorita Catalina Díaz Apto 212 Señor Javier Rojas Apto 312

Se adiciona al propietario del apartamento 203 Emiliano Gutiérrez para que de sus opiniones a la redacción del acta.

V. Lectura del Acta Anterior

Se solicita la lectura del acta y Emiliano Gutiérrez pide la palabra para mencionar que:“Todos ya debieron haberleído el acta y que con relación a esaél tiene la observación de queno consta el valor del presupuesto aprobado en un valor de($125.220.356) ciento veinticinco millones doscientos veinte mil trecientos cincuenta y seis pesos m/cte. y no ($127.062.968) ciento veintisiete millones cero sesenta y dos mil novecientos sesenta y ocho pesos m/cte. Que el presupuesto se determina por el valor de los coeficientes y el valor de la cuota por el porcentaje del aumento y que no se mencionan las cifras que se ajustaron en el presupuesto.

“Que no quedo el monto en valor del presupuesto aprobado”.“Que el acta no fue publicada en los tiempos ni por ninguno de los medios”.

A lo anterior el Señor administrador determina que las observaciones que Emiliano Gutiérrez hace sobre la redacción y contenido del acta de la reunión se pueden revisar e incluir en el cuerpo de la presente acta.

Olga Lucia Vega Presidente de Consejo propone que la misma comisión que se nombra en esta reunión revise el acta del año 2013, 2014 y 2015 para que se cierren los temas que se arrastran como pendientes de incluir en las actas de las mismas reuniones y dar fin a estos temas. La asamblea aprueba la propuesta.

La Señora Jesusita Quiroz integrante de la comisión verificadora del acta interviene para decir que para esas situaciones es que se nombran estas comisiones y que hay un tiempo determinado para la elaboración por el Presidente y la secretaria y otro tiempo para las observaciones que pueda tener la comisión y las impugnaciones de las actas se deben efectuar dentro del mismo año y no un año después de las reuniones.

Emiliano Gutiérrez interviene con otro tipo de observaciones que no se refieren a la lectura y aprobación del acta sino a hechos sucedidos dentro del periodo posterior de administración y que a su consideración no contaron con autorizaciones. Estas intervenciones proceden en el momento de los informes del respectivo ente y no en el desarrollo de este punto.

El Señor Luis Carlos Pachón, Presidente de la asamblea pregunta que si el acta se publicó en términos a lo que el administrador informa que sí. El presidente concluye que el acta debió impugnase en el término legal para dicho trámite.

Se cierra el tema con la aprobación de esa moción.

VI. Informes de Administración:

1. Informe de administración Sr Werner Gámez Procede a dar su informe de gestión señalando :

Se realizó mantenimiento al tanque de agua potable y mantenimientos al sistema de presión, retiro de baldosín, impermeabilización con mortero 1.3 de Sika, aprobado para el almacenamiento de agua potable, cambio de peras, válvulas de pie y se le elaboro poso de válvulas. La obra se hizo por encima de lo presupuestado ya que lo presupuestado era solo retiro de enchape e impermeabilización y no contemplaba cambio de válvulas, peras y tubos de succión, retiro de escalera en hierro oxidado.

Emiliano Gutiérrez interviene mencionando que la ejecución de esta obra que estaba presupuestada en el año 2013 por ($1.150.000) Un millón ciento cincuenta mil pesos m/cte., se ejecutó en el 2014 por ($3.650.000). Tres millones seiscientos cincuenta mil pesos m/cte. Que el evidencio que el contrato no tiene firma del administrador y sin valor. Hace entrega al Presidente de la asamblea de 8 folios para su consideración.

El Administrador informa que el contrato que se ejecutó en el mes de agosto tiene el valor en letras,está firmado por el contratista y por la tesorera y falta la firma de él.

El señor Javier Rojas invita a Emiliano Gutiérrez a participar en la revisión del acta, para no llegar hasta las asambleas a llevar estos temas.

Olga Lucia Vega Presidente del consejo hace la precisión de que si el contrato tiene el valor en letras y firma del tesorero y se ejecutó en el mes de agosto del año anterior, por qué no se refirió al revisor fiscal, o al Consejo, antes sobre la falta de firma del administrador, ya que el revisa mensualmente la contabilidad, por qué lo refiere siete meses después? Si el 22 de marzo se reunió con el Revisor fiscal, contador y administrador, por qué no les refirió el tema en esta reunión. Cuál es la intención de traer la inquietud hasta la asamblea?. Si como bien lo dicen en la reunión debemos ser parte de la solución y no del problema.

Se realizó el arreglo mantenimiento general de la iluminación del conjunto mediante cambio de lámparas averiadas y bombillos ahorradores en interiores y garajes.

Se hicieron debajo de las escaleras de los interiores 3 y 4 en espacios habilitados bodegas para la administración personal aseo y mantenimiento.

Se hicieron arreglos en la cubierta, para solucionar problemas de filtraciones de agua, se aplicó emulsión y se instaló tela asfáltica y pintura bituminosa, se hizo mantenimiento a canales de aguas lluvias en cubierta para evitar la hechura de nidos y permanencia de palomas en estos lugares, problemas reiterativos en la copropiedad.

Se realizó la remodelación del parque instalación de bicicletero y reorganización y

rehabilitación de los juegos. Se realizó trabajos de impermeabilización plazoleta con aplicación de cera plastificada para

exteriores. Se realizó el mantenimiento a los jardines. Se hizo el mantenimiento a la puertas de ingreso vehicular arreglos de ornamentación y

eléctrico. Se realizó la compra de tapetes de entrada interiores. Se fumigaron las áreas comunes de la copropiedad. Se realizó el mantenimiento general de la consola de citofonia. Se arreglaron algunas filtraciones de agua en los parqueaderos y corredores interiores. Proyecciones cuarto de bombas y chut de basura

Juan Carlos Parrado pregunta que si el consejo y la administración tiene un concepto jurídico para la adecuación de las áreas comunes.

Se le informa que al final en el tema de motos se aclara.

CARTERA:

Durante el año 2014 la administración envió comunicados a los residentes propietarios y arrendatarios de los apartamentos que reportaron mora en el pago de las expensas comunes para llegar a acuerdos de pago pre jurídicos, en el mismo sentido en las cuentas de cobro mensuales se les solcito de manera general el cumplimientos de sus obligaciones pecuniarias de esta manera se buscaba ayudar a mitigar el impacto negativo que genera la mora por parte de los apartamento en la ejecución presupuestal y la incomodidad de realizar el cobro a través de un profesional del derecho, posteriormente se utilizó los servicio de un abogado quien actualmente está realizando los cobros de los apartamentos que no realizaron acuerdos directos con la administración o aquellos que incumplieron los acuerdos realizados con la misma.

2. Informe de Consejo de administración: Sra. Olga Lucia Vega procede a dar el informe de gestión del Consejo de Administración así:

Cuenta de Fiducia se efectúa apertura de acuerdo al mandato de asamblea extraordinaria donde se aprueba la constitución de esta cuenta para fondos de proyecto de fachada. Esta apertura por costos y eficiencia se apertura en Bancolombia.

Se traslada el fondo de imprevistos y/o reserva legal Se decidió trasladar por inconveniente para pedir los extractos de este último año, lo cual.

Seguro de Áreas Comunes El consejo en consenso con la administración renovó la póliza de seguros de áreas comunes con la compañía de seguros Solidaria de Colombia, disminuyendo el valor asegurado para este año a $9.605.000 sobre 5.200 millones de pesos.

Informes técnicos del Estado de la Fachada del Edificio y requerimientos para restauración El consejo de administración participo activamente en la consecución de estos informes

En el tema de la cartera que es un tema que ha estado y permanecido en uno de los niveles mas altos que haya tenido el edificio y previendo el aumento exponencial que deriva directamente del ingreso a estas cuentas contables de la cuota extraordinaria del proyecto de restauración de fachada y pintura, el Consejo de Administración decide el contrato de un abogado para que efectúe los cobros pre jurídicos y jurídicos de cartera directamente.

El total de la cartera se encuentran en un total de 55 apartamentos lo cual corresponde al 63% de la copropiedad y de estos 55 apartamentos siete soportan el peso del 44% del total de la cartera en cuotas de administración. Razón que refuerza la decisión de pasar a cobro jurídico los apartamentos con $2.000.000 dos millones de pesos m/cte.

El Doctor Robert Hernández es el profesional contratado que efectúa el proceso pre jurídico de cobro de la cartera directamente, pero el recaudo de los valores pagados por los propietarios sigue siendo por cuenta del edificio, esto con el fin de evitar que los pagos que hacen los propietarios se hagan al abogado, ya que las empresas de cobranza y algunos abogados consultados y contratados en periodos anteriores que recaudan el valor de la cobranza, primero retienen los honorarios completos sobre el valor total de la cartera aun cuando no la hallan recibido completa y luego si giran al edificio, el valor residual si es que queda algún valor después de todos los cobros

El consejo de administración acompaño a la administración en el cobro pre jurídico de la cartera con el contrato efectuado con el Dr. Robert Hernández.

Igualmente el Doctor Rober Hernández es el abogado apoderado para adelantar los procesos jurídicos de los apartamentos con altos saldos de cartera, sostenidos y persistentes a lo largo de varios periodos y con los que una vez se han procurado y firmado acuerdos de pago, no han sido cumplidos, en ningún porcentaje.

Reclamación seguridad Toronto Tal como informamos en asamblea ordinaria del año 2014, el

Edificio mantiene desde el año 2013 una reclamación a la compañía de seguridad Toronto por valores de propietarios y del edificio de los que se apropiaron los guardas de seguridad de esa compañía. Valores que fueron reconocidos por el edificio a los propietarios y residentes y que asumió el edificio como el caso de parte de la venta de gaseosa y otros, cuyas reclamaciones oportunas quedaron sustentadas y aceptadas por la empresa de seguridad a través de los funcionarios en línea de rango y que por razones realmente de falta de responsabilidad y de ética comercial no son reconocidas hasta el día de hoy por los altos funcionarios de la empresa, basándose en que ninguno de los mandos de la línea, incluso de la persona que nos gestiono el contrato con la misma no laboran ya para esta empresa.

El valor en suma defraudado y asumido por el edificio por los guardas de esta empresa, es de $1.100.000 un millón cien mil pesos. Este valor consultado a abogados puede ser cobrado jurídicamente pero tiene un costo superior al mismo valor reclamado y un amplio desgaste jurídico y mientras tanto la obligación con la

Empresa por el tercer y ultimo mes de servicio que nos prestaron es una obligación con implicaciones jurídicas que genera intereses de mora y gastos de cobranza, valores que con la calidad ética de la empresa son ajustados a los máximos valores posibles

Finalmente el consejo esta haciendo todas las gestiones posibles y respalda al la administración en sus posiciones para obtener la mejor salida de esta controvertida reclamación y en procura del menor impacto económico para el edificio.

3. Concepto del Revisor Fiscal

Informe del Revisor Fiscal Sra. Angélica Viviana Pérez cc 40´402´334 de Villavicencio T.P. 88340-T quien procede a hacer su informe a las percepciones presentadas, a los estados financieros y la gestión del año 2014, del cual entregó copia a cada uno de los asistentes y de la cual se adjunta copia a la presente acta.

La Señora Viviana informa que en sus revisiones mensuales encontró los actos contables y los gastos ajustados a la realidad y al presupuesto aprobado, todo en orden, las facturas ajustadas a los requisitos de ley. Que lo anterior no quiere decir que no haya referido observaciones puntuales en sus informes mensuales, los cuales reposan en la administración y en la página para que todos los puedan verificar, tales observaciones siempre fueron sobre situaciones de forma mas no de fondo, ella menciona que no encontró nada irregular hasta la fecha, nada que le hiciera pensar a ella que se están haciendo gastos por fuera del presupuesto, que ella es Revisora y Contadora de varios conjuntos y que ella encuentra todo ajustado a la legalidad en su opinión como auditor, pero de la misma forma queda atenta a aclarar cualquier inquietud que le puedan presentar.

La Revisora fiscal llama la atención sobre la cartera que tiene el flujo de caja del edificio al límite porque menoscaba los valores a consignar de la reserva y estos no se deben tocar.

Se efectúo mucho énfasis en la altura de la cartera, pero el manejo de los dineros ha sido correcto.

VII. Presentación y Aprobación de los Estados financieros del año 2014 La señora Contadora Nancy Muñoz Medina procede con la presentación de los estados financieros y las notas a los mismos así y pide que las aclaraciones adicionales se hagan al final:

(a) Los otros gastos corresponden a: Honorarios abogado $199,314

mayor valor cancelado factura pendiente empresa de vigilancia Toronto por $238,852. En nuestros libros contables al cierre de 2014 no quedan cxp pendientes con esta empresa, pero actualmente cursa un proceso en contra de Edificio Plazuelas de Tibana II- PH. (b) Celebraciones: En este ítem se encuentran los gastos por celebración del día de la madre por valor de $640.255.

(C) Los Gastos Extraordinarios obedece a:

Los estados financieros son aprobados por la asamblea con un único voto en contra de Emiliano Gutiérrez apartamento 208.

VIII. Presentación y Aprobación del Presupuesto año 2015

1. Presentación de Presupuesto El Sr Administrador procede a presentar el proyecto de presupuesto periodo 2015 informando que hace una proyección con el aumento del 5% y hace mención a esta opción para dejar al edificio y a quienes vayan a ejercer la función de administración con valor ajustado a los gastos y no bajar el nivel de mantenimiento y de inversiones en obras importantes que requiere el edificio y pone a consideración la propuesta así: Un aumento igual al aumento del salario mínimo anual a partir del mes de enero de cada año y así para cada uno de los años subsiguientes. Es aprobada por mayoría la propuesta No. 2 Un incremento en la cuota de administración en el mismo porcentaje de aumento al salario mínimo anual para todos los años a partir del año 2015 y para este año un retroactivo del valor de los meses de enero, febrero y marzo.

IX. Elección de Cargos del Consejo El presidente de la reunión pregunta a la asamblea quienes desean postularse a los cargos de Consejo de Administración y de igual manera se le pregunta a los miembros del consejo actuales si están dispuestos a continuar su gestión en esa posición a los que los miembros contestan que se atienen a la decisión de la asamblea. Es elegido por la asamblea para el periodo 2014 el mismo consejo del presente periodo por mayoría suficiente La continuidad de los miembros del consejo de administración queda así: ANGELA ELIANA ARANZALES APTO 113 INT 4 MERCEDES GONZALES APTO 106 INT 2 OLGA LUCIA VEGA R APTO 514 INT 4 EDGARD BENIGNO CALDERON APTO 505 INT 2 FABIO GIRALDO APTO 306 INT 2 ROBINSON JULIAN GOMEZ APTO 215 INT 4

X. Elección de Revisor Fiscal

1. Para el cargo de Revisor Fiscal se presenta 1 hoja de vida así: a. Steiner Benítez Contador Publico

2. Votación: No hay una votación suficiente para nombramiento del Proponente de Revisor Fiscal presente, por lo que se aplaza para la reunión extraordinaria el nombramiento de este cargo.

Elección de Contador Para este cargo se presenta la hoja de vida de la Sra. Nancy Muñoz contadora del presente periodo, quien no se encuentra presente se deja la decisión de la continuidad al consejo de administración.

XI. Elección del Administrador Para este cargo se presentan las siguientes hojas de vida:

a. Luz Miriam Martínez administrador del Edificio Balcones de Tibana III b. Werner Gámez administrador actual

Se somete a votación y por mayoría suficiente la asamblea manifiesta al Sr Werner Gámez el deseo de que sea él, el que continúe con la administración del edificio, a lo que él dice que no tiene inconveniente y le gustaría continuar ayudándonos en esa posición y lo único que pide es que haya un trato respetuoso de parte de algunos de las personas hacia él, así como el tema de las revisiones y auditorias no tiene ningún problema, pero es molesto siempre sentirse sumidos en un concepto de deshonestidad. La asamblea reitera su apoyo al administrador y más en estos temas, pero le pide que se comprometa con un horario de atención en la administración, el que el escoja pero que sea informado a los residentes.

XII. Elección de Comité de Convivencia

Se elige para el periodo 2015 el siguiente comité de convivencia: Carlos Gil apto 115 Int 4 Gerardo Ureña apto 406 Int 2 Fernando Navarro apto 517 Int 4

XIII. Proposiones y Varios

Se cierra la sesión, dejando pendiente los temas de las motos y parqueaderos para una próxima reunión.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

LUIS CARLOS PACHON ZORAIDA QUINTRO PRESIDENTE SECRETARIO