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Manual de Procedimientos de ingresos y egresos.

ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA

Manual de procedimientos de:

De Ingresos y Egresos de Caja

PRO-CAJA-01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PRO-CAJA-01

Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 2

Procedimiento del área de ingresos y egresos

Registro de Revisión y Aprobación

ELABORADO POR:

Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

Raúl Ernesto Salinas González/Asesor Financiero 13/11/2019

REVISADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

Aníbal Lemus/ Gerente 13/11/2019

APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

José Ricardo Sandoval González / Presidente Comité Ejecutivo 13/11/2019


PRO-CAJA-01



A. Índice de contenido

Pág. Secciones

1 Carátula (Registro de Revisión y Aprobación)

3 A. Índice de contenido

3 B. Propósito y alcance del procedimiento

3 C. Glosario

4 D. Descripción de actividades y responsables

4 E. Monitoreo y Análisis

4 F. Documentos relacionados

B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades como, recurso humano, financiero, equipo deportivo, técnico.

C. Glosario

1. Guatecompras: Portal electrónico para realización de compras del Estado

2. Formulario de viatico: Forma autorizada por la Contraloría General de Cuentas, para otorgar, hacer constar y liquidar la entrega de fondos para cubrir gastos de hospedaje y alimentación en comisiones designadas.

3. Caja Chica: Fondo creado para gastos emergentes y de poca cuantía.

4. Asociación: Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala

5. Comité Ejecutivo: Comité Ejecutivo de la Asociación Nacional de Vuelo Libre de

Guatemala


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D. Tipos de Ingresos

Asignación presupuestaria mensual de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala C.D.A.G.

Cuota de Asociados a la Asociación

Otros ingresos para la Asociación

E. Descripción de actividades y responsables E.1 Ingresos

No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades

1 VERIFICACION DE

COMPROBANTES DE INGRESO

CONTADOR Verifica formas de ingreso varios 63-A-2.

2 RECEPCION DE

COMPROBANTE DE DEPÓSITO

CONTADOR Recibe la boleta del depósito bancario, digital y/o física realizado a la cuenta bancaria de la Asociación, por la persona interesada.

3 EMISION DE RECIBO DE

INGRESO CONTADOR Al recibir la boleta de depósito o cheque de caja elabora un

recibo de ingresos varios Forma 63-A2, en original y 2 copias.

4 FIRMA DEL ENTERANTE EN RECIBO DE INGRESO CONTADOR

Entrega al enterante el original y requiere firma de conformidad en duplicado

5 EMISION DE RECIBO DE

INGRESO CONTADOR Elabora recibo de ingresos para todo cobro que realiza.

6 RESGUARDO DE

VALORES CONTADOR Procede a resguardar los valores en la caja fuerte.

7 ADJUNTAR DOCUMENTO DE SOPORTE AL RECIBO

DE INGRESO CONTADOR

Se consigna el No. de depósito adjunta el duplicado del 63-A2 como referencia del depósito.

8 ARCHIVO DE

DOCUMENTOS DE INGRESO

CONTADOR Archiva copia de 63-A2 adjuntando la fotocopia del depósito

bancario o referencia del No. Del mismo


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E.2 Egresos (Revisión previa documental)


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VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS EN EXPEDIENTES

CONTADOR

Verifica los expedientes, con su documentación de soporte, para que se realice la revisión correspondiente, pueden ser por

concepto de:

a. Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía

b. Pago de bienes o servicios, por compra directa

c. pago de compras por proceso de cotización

d. Pago de viáticos

e. Pago de reposición de gastos de caja chica

f. Pago de rentas consignadas

g. Pago de subsidio económico

h. Pago a Asociaciones Departamentales

i. Pago de nóminas del personal presupuesto.

j. Pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales.

E.2 Egresos –Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía-


1


REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE

BAJA CUANTIA

CONTADOR

Verifica que los expedientes por los diferentes conceptos contengan la documentación completa, de conformidad con

listado de requisitos siguientes:

2 a. Requisición

3 b. Cotizaciones, cuando apliquen

5 d. Factura del proveedor

6 e. Constancia de verificador electrónica en SAT

7 f. Listado de participación, si procede

8 g. Carta o constancia de recepción del servicio a entera

satisfacción, si procede.

9 h. Retención de ISR, cuando aplique

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i. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor


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E.2 Egresos -Pago de bienes o servicios por compra directa-


1


REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE COMPRA DIRECTA

CONTADOR

a. Requisición

b. Cotizaciones, las que apliquen

c. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas

d. Factura del proveedor

e. Constancia de verificador electrónica en SAT

f. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes

h. Constancia de bienes en inventario

i. Listado de participación, si procede

j. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

k. Retención de ISR, cuando aplique

l. Constancia de verificación en Guatecompras de la habilitación del proveedor

m. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor

E.2 Egresos -Pago de bienes o servicios por compra directa-


1


REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE COMPRA DIRECTA

CONTADOR

a. Requisición

b. Cotizaciones

c. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas

d. Factura del proveedor

e. Constancia de verificador electrónica en SAT

f. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes

h. Constancia de bienes en inventario

i. Listado de participación, si procede

j. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

k. Retención de ISR, cuando aplique

l. Constancia de verificación en Guatecompras de la habilitación del proveedor


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m. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor

E.2 Egresos -Pago de compras por proceso de cotización y licitación-


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COTIZACION Y LICITACION

CONTADOR

a. Requisición o solicitud

b. Especificaciones técnicas o términos de referencia

c. Costos estimados de referencia

d. Bases de Cotización o licitación

f. Publicaciones de procesos en Guatecompras

g. Cotizaciones

h. Acta de recepción y apertura del evento

i. Publicación de acta de recepción y apertura del evento en Guatecompras

j. Cuadro analítico de calificación de ofertas sobre cotizaciones presentadas

k. Acta de adjudicación del evento de cotización o licitación

l. Publicaciones de acta de adjudicación en Guatecompras

m. Solicitud de aprobación o improbación de la adjudicación presentada

n. Acuerdo de aprobación de Comité Ejecutivo de la adjudicación y aprobación del Gasto

ñ. Publicación del acuerdo de aprobación de la adjudicación en Guatecompras

o. Constancia de Disponibilidad presupuestaria

p. Suscripción del Contrato Administrativo

q. Fianza de Cumplimiento del proveedor

r. Publicación del Contrato aprobado en Guatecompras

s. Orden de Compra

t. Factura del proveedor

u. Constancia de verificador electrónica en SAT

v. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes

w. Constancia de bienes en inventario

x. Listado de participación, si procede

y. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

z. Retención de ISR, cuando aplique


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E.2 Egresos -Pago de rentas consignadas Impuesto Sobre la Renta-


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RENTAS CONSIGNADAS

CONTADOR

a. Planilla de descuentos realizados realizados a trabajadores en relación de dependencia, y a facturas de proveedores de bienes y servicios que indiquen sujeto a "Retención Definitiva", y dietas

b. Formulario Constancia de Retención del ISR, SAT-1911; Constancia de Retención del ISR SAT-1921, realizado a proveedores de bienes y servicios

c. Formulario ISR Retenciones SAT-1331 por retenciones efectuadas a empleados en relación de dependencia y proveedores de bienes, servicios, en facturas especiales, y dietas

E.2 Egresos -Pago de fianzas-


1



RENTAS CONSIGNADAS

CONTADOR

a. Fotocopia de la planilla donde se evidencie el descuento de la fianza de fidelidad

b. Documento de cobro emitido por parte de entidad bancaria, donde se detalla a las personas afectas y el monto a pagar

E.2 Egresos -Pago de becas y subsidios económicos-


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SUBSIDIOS ECONOMICOS

CONTADOR

a. Solicitud de la Dirección Técnica realizada a Comité Ejecutivo

b. Fotocopia del acuerdo o Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y se aprueba los apoyos valor de la beca o subsidio (detalle por inscripción, mensualidades, otros gastos) c. Convenio del atleta para cumplir el programa. d. fotocopia de DPI al iniciar el programa e. factura a nombre de la entidad para documentar el gasto f. dictamen del instructor g. registro de vuelos h. informe razonable con las metas propuestas dentro del programa.


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E.2 Egresos -Pago a Asociaciones Departamentales-


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PAGO A ASOCIACIONES

DEPARTAMENTALES

CONTADOR

Recibo de Ingresos Varios forma 63-A-2 a nombre de la Asociación Estados financieros Cajas fiscales Entrega de cumplimiento a la Contraloría General de Cuentas Libros y conciliaciones bancarias

E.2 Egresos -Pago de nóminas de personal presupuestado-


1


REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE PAGO DE NOMINA

DEL PERSONAL PRESUPUESTADO

CONTADOR

a. Nombramientos de personal permanente bajo el renglón 011, verificando fecha del nombramiento, salarios fijados y cargos nombrados

b. Contratos de personal permanente bajo el renglón 022, verificando fecha del nombramiento, salarios fijados y cargos nombrados

e. La operación de las suspensiones recibidas del IGSS

f. La operación de los avisos de alta del IGSS

g. Descuento Cuota laboral del IGSS, de conformidad con el porcentaje vigente

h. Fianza de Fidelidad, de conformidad con nómina de personal que tiene a su cargo manejo de valores y bienes públicos, con el descuento de 1.20% del salario nominal

i. Retención Impuesto sobre la Renta, de conformidad con el porcentaje de retención vigente según la ley y según proyección

j. Se verifican las sumatorias de las columnas de salario nominal,


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bonificaciones así como las columnas de descuentos. Se deducen del total pagado nominal el total de descuentos para comprobar el monto del salario líquido, por cada uno de las personas contratadas y por el total de las nóminas.

E.2 Egresos -Pagos de honorarios por servicios técnicos y profesionales-


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PAGO DE HONORARIOS POR

SERVICIOS TECNICOS Y

PROFESIONALES

CONTADOR

a. Acta de negociación

b. Factura

c. Informe de actividades mensuales

d. Retención de ISR, cuando aplique

f. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor

E.2 Egresos -Pagos por concepto de viáticos-


1



PAGO POR CONCEPTO DE

VIATICOS AL INTERIOR Y AL

EXTERIOR

CONTADOR

a. NOMBRAMIENTO

a.1 Lugar, fecha de emisión y numero correlativo del nombramiento

a.2 Persona nombrada (nombre completo, puesto nominal, área o departamento, correo electrónico), sueldo base, NIT)

a.3 Tipo de comisión, destino de la comisión o lugar de permanencia

a.4 Fecha y hora de inicio y de retorno de la comisión a efecto del cálculo del porcentaje de viáticos

a.5 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo

b. VIATICO ANTICIPO

b.1 Se debe usar formularios autorizado por Contraloría General de Cuentas, en el cual el numero correlativo debe ser igual al del Viatico anticipo, Viatico constancia y Viatico liquidación.

b.2 Monto en números y letras

b.3 Especificar el destino y objeto de la comisión,

b.4 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo


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b.5 No se aceptan: borrones, tachones.

c. VIATICO CONSTANCIA

c.1 Número correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

c.2 Nombre completo de la persona e identificación del puesto nominal.

c.3 Lugar de permanencia, identificación del cargo de la autoridad a quien consta.

c.4 Fecha y Hora de ingreso y salida del lugar de permanencia (fechas deben coincidir con el periodo del nombramiento).

c.5 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo

c.6 No se aceptan: borrones, tachones.

d. VIATICO LIQUIDACIÓN

d.1 Numero correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas

d.2 Monto de la liquidación en números y letras.

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EXTERIOR

CONTADOR

d.3 Nombre y cargo nominal de la persona que realiza la comisión

d.4 Lugar exacto y fechas donde se realizó la comisión

d.5 Porcentajes asignados de conformidad con el tiempo utilizado y calculados de acuerdo a las categorías de sueldos y a los porcentajes siguientes: 15% desayuno, 20% almuerzo, 15% cena y 50% hospedaje y total que representa el valor a pagar de acuerdo a lo asignado

d.6 Sumatoria de los gastos de viáticos de carácter fijo

d.7 Lugar y fecha de la liquidación (la fecha debe ser dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión)

d.8 Nombre completo de la persona que realizo la comisión.

d.9 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo

d.10 No se aceptan: borrones, tachones.

e. INFORME DE COMISION

e.1 Fecha del Informe (debe ser igual o anterior a la fecha de liquidación de los viáticos)

e.2 Informe dirigido a la autoridad que autorizó la comisión

e.4 Cuerpo del informe o referencia a la comisión y su finalización. Este informe debe ser concreto y explicar lo actuado y los resultados obtenidos.


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e.5 Nombre, firma y sello de la persona que realizó la comisión.

e.6 El informe debe ser presentado como máximo después de 10 días de haber concluido la comisión.

f. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Interior

f.1 Documentos correspondientes a gastos conexos, si los hubiere, o en su defecto, planilla respectiva. (pago de transporte o kilometraje recorrido)

f.2 Planilla por pago de transporte o kilometraje recorrido

g. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Exterior

g.1 Fotocopia del pasaporte donde conste el sello de entrada y salida del país.

g.2 Punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde aprueban la comisión al exterior, debiendo especificar el punto de destino y el periodo que dure la comisión

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EXTERIOR

CONTADOR

g.3 En el caso de que la comisión sea por invitación de institución o entidad internacional y los gastos o parte de ellos sean financiados por estas, en la invitación debe constar este particular y punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde se autorice la comisión y se haga constar si CDAG está complementando el total de las cuotas de viáticos autorizadas en el Reglamento.


ASPECTOS LEGALES CONTADOR

Revisa los documentos del expediente con relación a aspectos legales y de operaciones matemáticas.

VERIFICACION DE FALTA DE TACHONES EN DOCUMENTACION

CONTADOR Verifica que los documentos del expediente no presenten borrones, alteraciones o enmendaduras.

E.2 Egresos -Recepción de expedientes para reintegro de caja chica-


1 VERIFICACION DE

EXPEDIENTE AUXILIAR DE

CONTABILIDAD Evalúa el expediente para verificar si esta correcto o presenta errores.

2 CORRECCIONES AL

EXPEDIENTE AUXILIAR DE

CONTABILIDAD Realiza las correcciones necesarias en la liquidación en Contabilidad (cuando aplique)

3

CLASIFICACION PRESUPUESTARIA

POR ARTICULO

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

Asigna el renglón presupuestario correspondiente a cada artículo o servicio adquirido por medio del fondo de caja chica


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4

EMISION DE CHEQUE DE REINTEGRO DEL

FONDO CONTADOR

Genera el cheque de reposición de Caja Chica con base a la planilla de gasto.

5 REINTEGRO DEL

GASTO CONTADOR

Elabora reposición de Caja Chica, por medio de cheque o por medio de acreditamiento en cuenta según procedimiento de Pagos por medio de emisión de cheques o acreditamiento bancario.

6 EMISION DE CHEQUES

CONTADOR Emite el cheque según los pasos correspondientes.

7

RECEPCION DE CHEQUE DE REINTEGRO


Recibe el cheque según el monto liquidado o en su defecto la constancia de acreditamiento según el monto liquidado.

8 ARCHIVO DE

DOCUMENTACION AUXILIAR DE

CONTABILIDAD Archiva la documentación relacionada al reintegro de Caja Chica.

E.2 Egresos -Pagos de proveedores-


1 INICIO DE PROCESO

DE PAGO CONTADOR

Recibe el expediente de parte del Encargado de Compras para iniciar el proceso de pago.

REVISION DE DOCUMENTACION DEL EXPEDIENTE

CONTADOR Revisa el expediente para verificar que viene completo y que este correcto.

REGISTRO DE DATOS

DE LA FACTURA CONTADOR

Registra los datos de factura o comprobante del expediente recibido.

REGISTRO DE DEDUCCIONES

CONTADOR Opera las deducciones si hubiera en la factura o comprobante del expediente recibido.

ENTREGA DE EXPEDIENTE AL

CONTADOR


Entrega el expediente al Contador si el pago se realiza por medio de cheque.

TRASLADO DE CHEQUE AL AUXILIAR

CONTABLE CONTADOR

Traslada por medio de conocimiento el cheque al Auxiliar de Contabilidad.

ENTREGA DE

CHEQUE AUXILIAR DE

CONTABILIDAD Entrega cheque al proveedor.

VERIFICACION DE FIRMA DEL

PROVEEDOR


Verifica que el Proveedor firme el codo del cheque en los espacios correspondientes (-CHEQUE RECIBIDO CONFORME-, -DIA-, -MES-, -AÑO).

REQUERIMIENTO DE

RECIBO DE CAJA AUXILIAR DE

CONTABILIDAD

Solicita al proveedor el recibo de caja (Cuando el comprobante de compra es una factura cambiaria para poder hacerle entrega del cheque).

VERIFICACION DE LA AUXILIAR DE Verifica que el proveedor coloque el sello de CANCELADO o en


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PALABRA CANCELADO EN LA

FACTURA

CONTABILIDAD ausencia de sello, la palabra CANCELADO en el comprobante (cuando el comprobante no es una factura cambiaria).

ARCHIVO DE EXPEDIENTE


Archiva el expediente

F. Documentos relacionados

F.1 Formularios, instructivos o Guías:

a) Solicitud y orden de compra b) Cotizaciones c) Acta de Comité Ejecutivo d) Solicitud de emisión de cheque

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