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E CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGui

MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE

ITAGÜÍ

RESOLUCIÓN N° 26 7-

Itagaí, 2 9 DIC 2016

Por medio de la cual se actualiza el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoria de la Contraloría Municipal de Itagüi

LA CONTRALORA MUNICIPAL DE ITAGUÍ En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Política-, Ley 80 de 1993, Ley 1150

de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1082 de 2015; y

CONSIDERANDO QUE: El artículo 155 de la Ley 136 de 1994, establece que las contralorías distritales y municipales son entidades de carácter técnico, dotadas de autonomía administrativa y presupuestal. En ningún caso podrán realizar funciones administrativas distintas a las inherentes a su propia organización. El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El desarrollo de la actividad contractual de la Contraloría Municipal de Itagül, debe ceñirse a los postulados consignados en la Constitución Política, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, y las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan. La Ley 1474 de 2011, dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, introduciendo importantes cambios relacionados con la Contratación Estatal, en particular los asuntos que tienen que ver con las labores propias de los Supervisores e Interventores de los contratos estatales, suscritos tanto con particulares como con entidades y personas jurídicas de derecho público y privado. El artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 establece que las entidades públicas deben contar con un manual de Contratación que cumpla con los lineamientos impartidos por Colombia Compra Eficiente. Corresponde al Contralor Municipal de Itagüí dirigir la acción administrativa y asegurar el cumplimiento de los fines de la contratación estatal, adoptando las medidas necesarias para el ejercicio de la vigilancia y control de la ejecución y cumplimiento de los contratos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría el cual rige para todos los contratos que suscriba la Contraloría Municipal de Itagül y cuyo texto se anexa formando parte integral del presente acto.

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ITAGÜÍ CONTRALORÍA MUNICIPAL De !TACO(

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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGÜi

MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DE LA CONTRALORÍA

MUNICIPAL DE ITAGÜÍ

Diciembre de 2016

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Andrés Fernando

Cardona R. Nombre: Adriana Patricia Grisales Rendón

Nombre: Manuela Garcés Osorio

Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante de la Alta Dirección

Cargo: Contralora Municipal

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ITAGÜi CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGüi

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I

GENERALIDADES

1.1 Objetivo

1.2 Naturaleza Jurídica

1.2.1 Normativa Aplicable

1.3 Principios aplicables a la contratación

1.4 Competencia y delegación

CAPITULO II

DEL PROCESO CONTRACTUAL

2.1 Instancias dentro del proceso contractual

21.1 Comité de Contratación

2.1.1.1 Funciones del comité de contratación

2.1.2 Comité evaluador

2.1.2.1 Funciones del comité evaluador

2.2 Administración y gestión documental

2.3 Publicidad

CAPITULO III

ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

3.1 Etapa Precontractual

3.1.1 Plan de Adquisiciones

3.1.2 Estudios previos

3.1.3 Disponibilidad presupuestal

3.1.4 Autorizaciones y/o licencias o permisos

3.1.5 Inicio del proceso contractual dk

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ITAGÜÍ

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3.1.6 Proyecto de pliego y pliego de condiciones definitivo

3.1.6.1 Invitación en los procesos de mínima cuantía

3.1.7 Selección de contratista

3.2 Etapa contractual

3.2.1 Del perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato

3.2.1.1 Garantía

3.2.2 Modificaciones a los contratos

3.2.2.1 Adiciones y prórrogas

32.2.2 Otras modificaciones

3.2.3 Suspensión del contrato

3.2.4 Cesión del Contrato

3.2.5 Terminación anticipada por mutuo acuerdo de las partes

3.3 Etapa poscontractual: liquidación

3.3.1 Liquidación por mutuo acuerdo

3.4 Controversias Contractuales

3.5 Pagos

3.6 De la participación ciudadana

CAPITULO IV

DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

4.1 Objetivo

4.2 Obligatoriedad de la interventoría y/o supervisión

4.3 Designación

4.4 Perfil del supervisor y/o interventor

4.5 Obligaciones del supervisor y/o interventor

4.6 Facultades del supervisor y/o interventor:

Responsabilidad del supervisor y/o interventor

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4 5. Glosario

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4.8 Actas

CAPITULO V

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ITAGÜI

INTRODUCCIÓN 2 6 7

El proceso de contratación en Colombia se encuentra regulado por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, y está sujeto a constantes modificaciones, que deben ser tenidas en cuenta por los operadores en el curso de los procesos contractuales, incluyendo las directrices, guías y manuales de Colombia Compra Eficiente, con el fin de evitar inconvenientes que puedan viciar los mismos.

La Contraloría Municipal de Itagül como entidad dotada de autonomía presupuestal y administrativa, consideró pertinente realizar la presente actualización del manual de Contratación con el fin de que se esté acorde con la normativa vigente en la materia, ya su vez dar cumplimiento al Plan Estratégico 2016 — 2019 en el cual una de sus metas era la actualización del presente documento.

En cumplimiento del artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y los lineamientos expedidos por la agencia Colombia Compra Eficiente el presente manual contiene la naturaleza jurídica de la entidad, la responsabilidad en la elaboración de los diferentes documentos que atañen al proceso de contratación de la entidad, entre otros.

En este orden de ideas, este instrumento permitirá no solo su consulta, sino también dar cumplimiento al principio de transparencia contemplado en el Art 209 de la Carta Política y en la Ley 80 de 1993, el cual es el pilar fundamental para que esta entidad de control fiscal cumpla con los cometidos estatales establecidos en la Constitución,

01\ la Ley y en su Plan Estratégico 2016 — 2019.

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ITAGÜÍ

CAPITULO I

GENERALIDADES

1.1. OBJETIVO

Elaborar el documento mediante el cual los funcionarios adscritos a la entidad, proveedores y comunidad en general, conozcan los procedimientos internos a seguir para la adquisición de bienes y servicios y todos los asuntos propios de la contratación, desde su planeación, pasando por los subprocesos de selección, ejecución, vigilancia y control. Su aplicación no releva al usuario de la observancia o acatamiento de las normas vigentes y sus modificaciones.

1.2. NATURALEZA JURIDICA

La Contraloría Municipal de Itagüí, es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal encargada por mandato constitucional de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos del Municipio de ltagüí y sus entidades descentralizadas, además es regulada por el artículo 155 de la Ley 136 de 1994

La Contraloría Municipal de Itagüí cuenta con capacidad jurídica para celebrar contratos de conformidad con lo establecido en el literal b) del numeral 10 del artículo 2° de la Ley 80 de 1993.

1.2.1. Normativa Aplicable

De conformidad con los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre la Contraloría Municipal de Itagül, se rigen por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011, Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015 y las demás disposiciones que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.

De igual forma, según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma.

1.3. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN

En los procesos de contratación que adelante la Contraloría Municipal de Itagül, se tendrán en cuenta los principios consagrados en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y especialmente los de buena fe, debido proceso, primacía del derecho sustancial sobre lo material, planeación, igualdad, anualidad, responsabilidad, economía, celeridad, oportunidad, publicidad,ot

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ITAGÜÍ

26 7..4 selección objetiva y transparencia.

En los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos para cada modalidad de selección y los pliegos de condiciones o invitaciones públicas en el caso del proceso de mínima cuantía, indicarán los requisitos y objetivos necesarios para participar en los procesos de selección, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren la escogencia objetiva del contratista, de acuerdo a la normativa existente para el efecto.

El Contralor, dispondrá lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

1.4. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN

Según el artículo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas será del jefe o representante de la entidad, según el caso.

De conformidad con el artículo 12 de la ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.

En consonancia con lo anterior, mediante Resolución 154 de 2010 "Por medio de la cual se dictan medidas de orden administrativo y se confieren delegaciones para la rendición de la cuenta y para las diferentes actuaciones administrativas" se delegó en la Contraloría Municipal de Ragú' todo lo relacionado con el proceso contractual al Contralor Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros, quien será el responsable y encargado de la firma de todos los documentos propios del proceso de Contratación.

Los delegantes y delegatarios deberán tener en cuenta que, en ejercicio de la actividad delegada, en ningún caso quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual al tenor de lo establecido en el artículo 21 de la ley 1150 de 2007 y de la jurisprudencia existente en la materia.

CAPITULO II

DEL PROCESO CONTRACTUAL

En los procesos contractuales adelantados por la Contraloría Municipal de ltagüí, se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal.

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ITAGÜÍ CONTRALOMA MUNICIPAL DE [TACO(

Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trámites que la Contraloría Municipal de Itagüí debe realizar para la adquisición de los bienes, servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.

2.1. INSTANCIAS DENTRO DEL PROCESO CONTRACTUAL

La dirección de todo el proceso contractual estará en cabeza del Contralor Municipal y el Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros, de acuerdo a las competencias otorgadas por la Resolución No. 154 de 2010. Actuarán además dentro del proceso contractual las siguientes instancias:

2.1.1. Comité de Contratación

Se encuentra integrado por:

El Contralor Municipal quien lo presidirá. El Contralor Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros. El Contralor Auxiliar de Auditoria Fiscal. El Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. El asesor, quien actuara con voz pero sin voto. Profesional Universitario que realice la labor de coordinación de procesos contractuales; quien además asume las funciones de secretario(a) del comité.

2.1.1.1 Funciones del Comité de Contratación

Son funciones del comité las estipuladas en la constitución y la ley, en especial:

Asesorar al Contralor en relación con los procesos contractuales, orientándolos sobre los criterios mínimos que deberán seguirse para garantizar la calidad y transparencia de la contratación en general

Formular recomendaciones al Contralor en relación con la adopción de políticas y procedimientos de contratación; la expedición y modificación de disposiciones sobre asuntos contractuales, las cuales deberán estar acorde con los procedimientos establecidos en la normativa vigente.

Elaborar y aprobar el plan de adquisiciones de la entidad y evaluar sus modificaciones, en todo caso el plan de adquisiciones se constituye en una estrategia de planeación que no será de obligatorio acatamiento.

Evaluar solicitudes de compras presentadas al Comité a efectos de indicar su pertinencia tendiente a iniciar los trámites correspondientes.

Las demás que el señor Contralor le imponga.

Adicionalmente el comité deberá recomendar procedimientos que mejoren la eficiencia y economía del proceso que haga parte, así como definir conflictos de interpretación de las normas de contratación, respetando en todo caso los principios que rigen la actividad contractual y la Jurisprudencia que exista en particular. A\

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CONTRALORÍA mumommiaw

2.1.2. Comité Evaluador

Se encuentra integrado por:

Funcionario que haya proyectado o elaborado los estudios previos. El Tesorero General. Profesional Universitario con funciones de coordinación de procesos contractuales.

No obstante lo anterior, ante la ausencia de alguno de estos funcionarios o cuando por las características del objeto contractual, que por su especificidad técnica lo requiera, el Contralor Municipal o el Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros, podrá modificar la composición del comité evaluador.

2.1.2.1 Funciones del Comité Evaluador

Son funciones del Comité Evaluador:

Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o invitación pública. Verificar que las garantías de seriedad de la propuesta, en caso de ser necesarias, cumplan las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico, y financiero, así como las condiciones de experiencia. En los procesos de mínima cuantía, la función del Comité Evaluador está dirigida a verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de menor valor. Recomendar, la viabilidad de adjudicar un proceso contractual, cuando se haya cumplido con los requisitos exigidos.

2.2. ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Al elaborarse un documento de índole contractual, el día siguiente deberá ser remitido por el funcionario firmante a la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros, con la indicación del número del contrato para su respectivo archivo, la secretaria de Recursos Humanos, Físicos y Financieros deberá tener identificación de la ubicación de cada contrato y el mismo deberá ser marcado de acuerdo con las tablas de retención documental de la entidad.

Las carpetas físicas de los procesos contractuales hasta su liquidación, estarán en custodia del Profesional Universitario con funciones de coordinación de procesos contractuales.

La comunicación entre la contraloría, oferentes, contratistas, supervisores y/o interventores y veedurías será siempre por escrito yen caso de llegarse a presentar comunicación verbal el funcionario respectivo deberá elaborar un acta indicando los „ términos de la misma.

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ITAGÜÍ

Todas las propuestas en que medien invitaciones públicas deberán ser radicadas en la Recepción de la Contraloría Municipal de ltagüí y solo se tendrá como válida la hora y fecha sellada en dicho trámite.

2.3. PUBLICIDAD

El plan anual de adquisiciones será publicado a más tardar el 30 de enero de cada vigencia en el Secop y la página web institucional según lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 Articulo 2.2.1.1.1.4.3.

Dentro de los tres días siguientes a la elaboración de los estudios previos, proyecto de pliego de condiciones, invitación pública, contratos y demás documentos pertinentes deberán ser publicados en el Secop teniendo siempre presente los requisitos y documentos solicitados por tal aplicativo. Adicionalmente en la Página Web Institucional se crearan hipervínculos que conecten con los procesos de la entidad (Decreto 1082 de 2015 — Art 2.2.1.1.1.7.1)

CAPITULO III

ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y comprende entre otros aspectos, la realización de estudios previos, el análisis de los precios del mercado, las autorizaciones y /o licencias, en el evento de ser necesaria la elaboración de pliegos de condiciones y la selección de contratistas.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, se determinará la modalidad de selección que deba realizarse: licitación pública; concurso de méritos; selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa.

3.1.1. Plan de Adquisiciones

El comité de Contratación dentro del mes de enero de cada vigencia deberá aprobar el plan de adquisiciones de la Contraloria Municipal de Itagüí, el cual deberá contener las necesidades de bienes y servicios de la entidad y el cual será presentado en el formato que para tal fin establezca la Agencia Colombia Compra Eficiente, Adicionalmente el Comité de Contratación deberá evaluar y realizar las modificaciones que considere pertinentes dentro de cada vigencia a efectos de lograr los objetivos trazados por la entidad (Decreto 1082 de 2015, Art. 2.2.1.1.1.4.1)

El plan de adquisiciones se constituye en una herramienta de planeación para layibl entidad, que en ningún caso será de obligatorio cumplimiento.

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126 3.1.2. Estudios previos

La contratación debe estar precedida de un estudio en el cual se describa la necesidad del bien o servicio a contratar.

En los estudios previos deberán definir la necesidad que se pretende satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección aplicable y su justificación, valor estimado y variables utilizadas a excepción del concursos de méritos, indicar el rubro presupuestal a afectar con la contratación, indicación si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, Análisis de Riesgos u la necesidad de garantías, los Criterios para la seleccionar la oferta más favorable y en general establecer todos los aspectos a tener en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales serán de mayor o menor complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual. En los procesos de Mínima cuantía los estudios previos se elaboraran únicamente teniendo en consideración lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 de 2015.

A los estudios previos deberá anexarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. No obstante lo anterior se deberá tener en consideración las normas pertinentes para cada modalidad de contratación a efectos de incluir acápites exigidos por las mismas.

Al elaborar los estudios previos debe tenerse en cuenta que los riesgos que deben estimarse, tipificarse y asignarse son solamente los previsibles, para lo cual hay que entender que el concepto de previsibilidad se refiere a los eventos que razonablemente pueden esperarse que ocurran en condiciones normales y que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, para lo cual deben interactuar la parte jurídica, técnica y financiera del proceso de contratación que defina el ordenador del gasto.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que suelen presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, que no alteran el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable.

En los estudios previos o en un documento aparte, se deberá efectuar un análisis que permita conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo; los cuales serán de mayor o menor complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual, para ello tendrá en cuenta las directrices de Colombia Compra Eficiente en la materia.

Será responsable de la elaboración de los estudios previos el responsable de la unidad de gestión que requiera suplir la necesidad de bienes o servicios, en todo caso se podrá apoyar de los funcionarios que considere pertinente en razón a conocimientos especializados que se requieran para la elaboración de lasmIt

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E CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGiii


ITAGÜÍ

condiciones técnicas, igualmente contará con la asesoría del profesional universitario con funciones de coordinación del proceso de contratación.

3.1.3. Disponibilidad Presupuestal

Los estudios previos deberán contar con la respectiva disponibilidad presupuestal que será expedido por la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros

En el evento en que un contrato sea adicionado en valor, se expedirá la adición al Certificado de disponibilidad presupuestal por el valor de la adición,

3.1.4. Autorizaciones y/o licencias o permisos

Como parte de los estudios previos, la dependencia de la Contraloría Municipal de Itagüí que requiera el bien o servicio a contratar deberá efectuar los análisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes.

3.1.5. Inicio del proceso contractual

De conformidad con la normativa vigente, la cuantía y el tipo de contrato a celebrar, la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros, dará inicio al proceso de contratación y/o elaboración del contrato, previa verificación de todos los soportes de los estudios previos, acoinpañados de la documentación que sea necesaria de acuerdo con la modalidad de selección, previstos en los formatos adoptados por la entidad.

3.1.6. Proyecto de pliego y pliego de condiciones definitivo

Es el documento estructural del proceso de selección, que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos Este acto administrativo también deberá contener las condiciones del contrato a celebrar.

En la elaboración del pliego de condiciones se tendrá en la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común o los requerimientos técnicos, según sea el caso, al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios. El profesional Universitario con funciones de coordinación del proceso de contratación estará a cargo de establecer los requisitos jurídicos que debe llevar el pliego y el responsable de la unidad de gestión interesada en el proceso elaborará la parte técnica.

La entidad podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adendas en los+

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E CONTRALORÍA MUNICIPA1 DE ITAGill


ITAGÜl

términos establecidos por la normativa vigente.

La Contraloría Municipal de Itagüí publicará las adendas en días hábiles entre las 7:00 am y las 7:00 pm a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas, salvo en licitación pública que deberá hacerse con tres días de anticipación.

3.1.6.1 Invitación en los procesos de Mínima Cuantía

En la contratación que se realice mediante la modalidad de Mínima Cuantía solo será necesario la Invitación pública, que incluya: El objeto, plazo de ejecución, forma de pago, las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso, el cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas, el lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

3.1.7. Selección de contratistas

La Contraloría Municipal de Itagili seleccionará los contratistas mediante las modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

NOTA: Para todas las modalidades de selección, cuando alguna propuesta no se entregue debidamente sellada, se dejará constancia en el acta de cierre. Así mismo, si se evidencia que una propuesta fue abierta antes del momento señalado, el proceso de selección se declarará desierto.

3.2. ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos y estampillas, cuando a ello haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

3.2.1. Del perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato

De conformidad con las normas aplicables vigentes, los contratos de la Contraloría Municipal de Itagül se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre su objeto y contraprestación y se eleven a escrito (articulo 41 Ley 80 de 1993). Cuando se trate de una contratación de mínima cuantía la aceptación de la oferta constituirá para todos los efectos el contrato como tal, por ende no se elaborará minuta cuando se trate de esta modalidad de selección.

Para la ejecución del mismo se requiere del registro presupuestal expedido por la4,1

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E MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE

ITAGÜÍ CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGUI

Contraloría Auxtiar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros, la aprobación de la garantía que deberá ser realizada por el Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en caso de que se haya exigido y la verificación de que el contratista o el proponente se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

En constancia de lo anterior se suscribirá un acta de inicio entre el contratista y el supervisor y/o interventor.

3.2.1.1 Garantía

Una vez perfeccionado el contrato, la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros entregará una copia al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento y/o demás pólizas a que haya lugar según la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia (Decreto 1082 de 2015 Art 2.2.1.2.3.1.1).

Constituidas en legal forma y en los términos previstos en el contrato la garantía de cumplimiento y demás amparos a que haya lugar, el Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva impartirá la respectiva aprobación de la garantía mediante certificado que se adjuntara a la carpeta del respectivo proceso contractual. En ausencia de éste, la aprobación estará a cargo del Contralor Municipal.

La Contraloría Municipal de Itagül, por regla general no exigirá garantía en los contratos que no superen el 10% de la mínima cuantía de la entidad sin importar la modalidad de selección. No obstante si del análisis previo se desprende la necesidad, la Contraloría Municipal de Itaglii podrá exigirla, caso en el cual, la dependencia que requiere la contratación analizará la pertinencia o no de su exigencia y dejará constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones que conducen a esta decisión.

3.2.2. Modificaciones a los contratos

Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que ameriten su prórroga o adición, el interventor o supervisor deberán justificar la necesidad, para el trámite respectivo a la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros.

3.2.2.1 Adiciones y prórrogas

Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, y atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición y/oA

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ITAGÜI

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGUI

28 7

prórroga con su respectiva justificación, a la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros.

Para las adiciones no será necesaria la aprobación del comité de contratación y será regida por los principios aplicables a la Contratación Estatal.

3.2.2.2 Otras Modificaciones

Si durante la ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, que impliquen modificar parte de lo pactado, para garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar la justificación respectiva para el trámite correspondiente por parte de la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros; en todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto, pero sí podrá adicionar actividades propias al mismo.

3.2.3. Suspensión del Contrato

Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo.

En el acta de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía la cual deberá ser aprobada por la Contraloría Municipal de Itagüí.

3.2.4. Cesión del Contrato

Los contratos de la Contraloría Municipal de Itagül, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, son intuito persone, por tal razón como norma general no son susceptibles de cederse, salvo que exista aprobación previa y escrita de la Contraloría Municipal de Itagül. En consecuencia el contratista tampoco podrá en ningún caso, subcontratar total ni parcialmente la ejecución del contrato.

3.2.5. Terminación anticipada por mutuo acuerdo de las partes.

El contrato puede darse por terminado por las partes, cuando las partes así lo acuerden, atendiendo la autonomía de la voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para las partes del contrato.

3.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL: LIQUIDACIÓN

Esta etapa hace referencia al subproceso de liquidación del contrato. Vencido el plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, la Contraloría Municipal de

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ITAG(8 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE IIAGUI

Itagüi procedera a la liquidación del contrato, conforme a lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. De conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

En consonancia con las disposiciones mencionadas, la Contraloría Municipal de Itagüi efectuará la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.

En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien en representación de la Contraloría Municipal de Itagül efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

En las actas de liquidación de los contratos, podrán incluirse los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de disposición que implique compromisos presupuestales adicionales, deberá ser sometido a estudio y aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Entidad.

3.3.1. Liquidación por mutuo acuerdo:

De conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la liquidación, la entidad deberá pactar con el contratista que la suscripción del acta de liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del plazo del contrato; si efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, la Contraloría Municipal de Itagüí, podrá liquidarlo de la forma prevista en la Ley 1150 de 2007

En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviará al profesional universitario que realice la labor de coordinación de procesos contractuales, un informe explicando la situación y anexando los soportes correspondientes, tales como actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el acto administrativo de liquidación unilateral y se realicen los trámites pertinentes para su firma.

En el acta de liquidación se dejará evidencia del objeto contractual, su ejecución, el valor ejecutado y deberá ser firmada por el contratista, supervisor o interventor y el Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros. El acta de liquidación deberá ser elaborada por el supervisor o interventor del contrato.

De igual manera, la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Fisicos y Financieros dejará constancia del cierre del expediente tal como lo dispone el , artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015. itt\

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E CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ITAGUI


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3.4. CONTROVERSIAS CONTRACTUALES 2 6 7 "

En caso de presentarse alguna controversia contractual las mismas serán analizadas por el comité de contratación de la entidad, quien determinara el trámite a seguir, frente a las mismas; El Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva prestará toda la asesoría jurídica necesaria para salvaguardar los intereses de la entidad y en caso de la celebración de audiencias serán presididas por éste.

3.5. PAGOS

La forma de pago será dada a conocer al contratista en los pliegos de condiciones o en la invitación pública y quedará expresada en el contrato que se firme entre las partes.

Los pagos serán efectuados por el tesorero de la Contraloría Municipal de ltagüí, y requerirá siempre factura o cuenta de cobro, informe de supervisión, acta de recibo a satisfacción (en los casos requeridos) y el certificado de aportes a seguridad social y parafiscales. En caso de presentarse incompleta o con errores la documentación la misma será devuelta y deberá ser presentada nuevamente.

3.6. DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

El Contralor Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros brindará especial apoyo y colaboración a las personas y asociaciones que emprendan campañas de control y vigilancia de la gestión pública contractual y oportunamente suministrarán la documentación e información que requieran para el cumplimiento de tales tareas.

Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos deberán remitir por escrito la solicitud de información y documentos necesarios para su labor en el cual deberán identificar el número del contrato, solo se brindara información y documentos que no se encuentren sometidos a reserva legal.

CAPITULO IV

DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA

El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, establece que el objetivo de la supervisión e interventoría en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de lawr actividad contractual.

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ITAGÜÍ

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento, vigilancia y control al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Es importante destacar la diferencia entre supervisión e interventoría:

SUPERVISIÓN INTERVENTORIA Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento

Seguimiento técnico que realiza una persona natural o jurídica sobre el cumplimiento del

del objeto del contrato es ejercida por el contrato, contratada para tal fin por la entidad respectivo organismo con delegación para cuando el seguimiento del contrato suponga contratar, cuando no requieren conocimientos conocimiento especializado en la materia, o especializados. Para la supervisión, la entidad cuando la complejidad o la extensión del mismo estatal podrá contratar personal de apoyo, a lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la través de los contratos de prestación de dependencia contratante lo encuentre justificado servicios profesionales que sean requeridos. y acorde a la naturaleza del contrato principal,

podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoria.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor.

En todo caso, el contrato de interventoría debe ser supervisado directamente por la entidad contratante.

4.1. OBJETIVO

Servir de herramienta de trabajo a las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores de supervisión e interventoría de los diferentes contratos celebrados por la Contraloría Municipal de

Garantizar la calidad de los productos, bienes, y/o servicios contratados por la Contraloría Municipal de Itagüí.

4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA INTERVENTORIA Y/0 SUPERVISIÓN

La Contraloría Municipal de Itagüi como entidad estatal está obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

En general todos los contratos que suscriba la Contraloría Municipal de Itagüí deben contar con supervisión o interventoría según corresponda.

4.3. DESIGNACIÓNAN

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CONTRALORÍA MUNICIPAI. DE ITAGUI

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La designación del supervisor y/o interventor le corresponde al Contralor Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros, se establecerá mediante acta, determinando como mínimo el contrato, identificación del contratista y objeto contractual; una vez designado deberá revisar el contrato que se encuentra en la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros y realizar las observaciones que considere necesarias antes del inicio de la ejecución del mismo. Al mismo tiempo, se le enviará por correo electrónico el contrato y estudio previo escaneados para cumplir con su rol de manera efectiva y oportuna.

El Supervisor o interventor será el encargado de la elaboración y firma del acta de inicio, termino fecha a partir del cual comienza a contar el término de ejecución del contrato y será el responsable de la realización de las demás actas que sean necesarias durante la ejecución del contrato mismo.

El supervisor o interventor deberá presentar como mínimo un informe que rinda cuenta del seguimiento realizado, en el cual dejará constancia de la evolución de las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto y de los valores pagados y realizará las recomendaciones pertinentes.

4.4. PERFIL DEL SUPERVISOR Y/0 INTERVENTOR

La designación del supervisor y/o interventor debe recaer en una persona natural o jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del contrato que requiere la coordinación, control y verificación. Para tal efecto, la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros como responsable de designar al supervisor y/o interventor, deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, cuente con la disponibilidad y logística necesaria para desarrollar las funciones, actividades y labores propias de la interventoría o supervisión, así como la naturaleza del objeto contractual, la cuantía y el número de supervisiones asignadas, entre otros.

4.5. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Y/0 INTERVENTOR

Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediación, el supervisor y/o interventor es el encargado de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autónomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio.

Colaborar: El supervisor y/o interventor y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero. El supervisor/interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al É. contratista.

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ITAGÜÍ

Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado. Igualmente, controlar la vigencia de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales.

Exigir: En la medida que la función del interventor/supervisor encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción de lo pactado, utilizando como armas el contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para asegurar el cumplimiento.

Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la interventoría logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa a la iniciación de las obras.

Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el supervisor/interventor pide al contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato. Esta facultad la ejerce también cuando solicita la imposición de una sanción por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas. Dicha solicitud debe realizarse por escrito, de ningún modo podrá ser verbal.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado y solución de problemas.

Advertir: El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio.

Enviar: El supervisor y/o interventor del contrato, deberá enviar por correo electrónico al profesional universitario con funciones de coordinación del proceso contractual, los documentos que se expidan para la ejecución del contrato debidamente firmados y escaneados (informes del contratista, informes de supervisión, egresos, facturas, actas de recibo, actas de liquidación, entre otros).

La comunicación entre el supervisor/interventor y el contratista, y de éste último, con el supervisor y/o interventor, es absolutamente formal, es decir siempre, deberá constar por escrito y debe estar debidamente archivada en la carpeta de ejecución del contrato correspondiente.,

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Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, serán elaboradas por el supervisor y/o interventor, y serán suscritas por él y el respectivo contratista.

En ningún caso el supervisor y/o interventor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato.

Cuando sea preciso la adición del contrato, se deberá solicitar al Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros por escrito exponiendo de manera clara y expresa la justificación de la misma, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial.

En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor y/o interventor dará traslado de las peticiones al Contralor Municipal para decidir conjuntamente al respecto, dentro de sus competencias legales y contractuales.

Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a satisfacción; por lo tanto, el supervisor y/o interventor es responsable frente a la Contraloría Municipal de Itagili por los recibos que realice, sin eximir al contratista de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o en todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial.

En todos los contratos de tracto sucesivo, (aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo) se suscribirán actas de iniciación, terminación y liquidación. En los contratos de compraventa sólo se requiere la orden de pedido y el acta de recibo en la que conste que éste se dio a satisfacción. De conformidad con el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será obligatoria la liquidación, sin embargo los mismos se liquidarán dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo del contrato.

Informar oportunamente al Contralor Municipal, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al procedimiento establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2010, con el apoyo del Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Itagtil, para llevar a cabo la audiencia. En todo caso la supervisión y/o interventoría debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto4

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El interventor y/o supervisor deberá verificar que todos los documentos se encuentren en la carpeta del contrato, así como informar las anomalías que se presenten en el mismo a efectos de subsanar la situación que se presente

Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva.

Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos internos de la Contraloría Municipal de Itagül.

Elaborar y presentar al Contralor, los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución.

Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido.en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión y/o interventoría del contrato.

Verificar la afiliación y pago del contratista de los aportes al sistema de seguridad social integral, para lo cual deberá tener en cuenta, en los contratos de prestación de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos, deberá cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningún caso el ingreso base de cotización sea inferior a un salario mínimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mínimos mensuales vigentes. En caso de que el término del contrato de prestación de servicios sea superior a un (1) mes, es obligatoria la afiliación al sistema de riesgos laborales.

Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

En los contratos de prestación de servicios personales y/o profesionales, asesorías y consultorías: Además de las previstas en los lineamientos generales anteriores, el supervisor y/o interventor, según sea el caso, debe:

Verificar que la cotización al sistema integral de seguridad social se aplique sobre el IBC correspondiente de acuerdo a la normativa vigente y erra\ condición de trabajador independiente.

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26 7 - - Elaborar el acta de entrega de bienes necesarios para la ejecución de sus a obligaciones contractuales y elaborar el acta de recibo de bienes una vez finalice el contrato (equipo de cómputo, teléfono, cámara digital entre otros)

4.6. FACULTADES DEL SUPERVISOR Y/0 INTERVENTOR

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Todas las solicitudes deberán de hacerse por escrito.

4.7. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR Y/0 INTERVENTOR

El marco de actuación del supervisor/interventor debe ceñirse a diversos postulados legales, que denotan su responsabilidad, en especial lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011.

4.8. ACTAS

A través de las actas, la supervisión y/o interventoría registrará todos los compromisos, acuerdos o discrepancias que llegaren a surgir entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato. En desarrollo de la supervisión y/o interventoría le corresponde elaborar y suscribir las siguientes actas en los casos en que haya lugar, las cuales deberá presentar y/o suscribir conjuntamente con el ordenador del gasto o a quien este delegue la Contratación (cuando sea requerido, por tratarse de una condición que altera las condiciones de tiempo, modo, lugar, plazo y valor) para ser remitidas al expediente del contrato que reposa en el archivo de gestión del respectivo organismo.

Acta de Inicio: Esta acta marca el inicio del desarrollo y ejecución del contrato y por lo tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento del supervisor y/o interventor, según sea el caso. Ésta deberá ser suscrita entre el contratista y el supervisor y/o interventor, según sea el caso, y no se requiere la suscripción del Ordenador del Gasto. El acta de inicio sólo podrá ser suscrita después de la expedición del acto aprobatorio de las garantías, en el evento de que éstas hayan sido requeridas como requisito para la ejecución contractual.

Actas de recibo: Procederá únicamente en contratos bajo la modalidad de mínima cuantía y será elaborada y firmada por el supervisor del contrato coy el contratista seleccionado.

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Acta de suspensión: El contratista elaborará la solicitud de suspensión temporal del contrato indicando claramente las circunstancias que le dan lugar y la justificación de la petición. Una vez recibida la comunicación el supervisor y/o interventor deberá dar traslado y de ser aceptada previa proyección del acta, suscribirá la misma conjuntamente con el contratista y el Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros. Idéntico procedimiento se seguirá cuando sea la administración quien determine la suspensión del contrato. Copia del acta suscrita deberá ser enviada a la Compañía Aseguradora o al garante, por parte del supervisor y/o interventor, según sea el caso.

Acta de liquidación: El supervisor y/o interventor, según sea el caso, verificará con la Contraloría Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y Financieros, la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en ésta información y la relación del estado en que se recibe los bienes, servicios u obra, constatará el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripción de su estado y los demás datos que exija el Estatuto Contractual vigente, elaborará y remitirá al Contralor Auxiliar de Recursos Humanos Físicos y financieros el proyecto del acta de liquidación del contrato, dentro del mes siguiente a la fecha de terminación del contrato o suscripción del acta de recibo definitivo. A su vez, escaneará el documento una vez esté firmado por las partes y entregarlo al profesional con funciones de coordinación del proceso contractual.

CAPITULO V

GLOSARIO

A continuación se definen algunos vocablos de utilización frecuente en los procesos contractuales, con el fin de facilitar el uso de esta herramienta y homogenizar el vocabulario que frecuentemente se emplea en la actividad contractual.

Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades.

Acta de suspensión: es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial y ajena a las partes que b amerite, previo visto bueno del interventor o supervisor del contrato, según sea el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reanudación del mismo.

Acta de reiniciación: es el documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades, debidamente firmada por las partes.l\ El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.

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Acta de liquidación: es el documento suscrito por la Contraloría Municipal de ltagüí, el supervisor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes, con sujeción a lo previsto en este manual.

Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como minimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

Adenda: son los documentos mediante los cuales la entidad con posterioridad a la apertura de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la contratación del pliego de condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones. De acuerdo con el artículo 220 del decreto 019 de 2012, dentro del plazo de la licitación cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.

Adjudicación: es la decisión que pone término a un proceso de selección, por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida, por ser la propuesta más favorable para la Contraloría Municipal de Itagiii.

Adjudicatario: es el proponente que resulta favorecido con la adjudicación dentro de un proceso de selección.

Adición: modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, la cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Supone la modificación de la Póliza, si hubo lugar a ella.

Anticipo: valor pactado en los contratos, y que la Contraloría Municipal de ltagüí entrega al contratista en calidad de préstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

Bienes Nacionales son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

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Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

Caducidad: cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Es el documento expedido por Contralor Auxiliar de Recursos Humanos, Físicos y Financieros o quien haga sus veces mediante el cual se afecta de manera preliminar un rubro presupuestal y que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la contratación.

Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Cláusula penal: Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.

Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita del ordenador del gasto. Contraloría Municipal de ltagüí.

Contratista: persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad de selección de consultores o proyectos en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contratoiA afectarán a todos los miembros que lo conforman.

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Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre la Contraloría Municipal de Itagüí y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones.

Días corrientes o calendario: es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.

Días hábiles: son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.

Ejecución: es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y de la acreditación por parte del contratista de encontrase al día en el pago de las obligaciones relativas al Sistema de Seguridad Social Integral.

Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o invitación publica, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone.

Ficha técnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La entidad elaborará una ficha técnica, la cual, debe incluir las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha técnica debe contener como mínimo: la denominación de bien o servicio, la denominación técnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripción general.

Interventor: es la persona natural o jurídica, contratada por la Entidad para realizar el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato, cuando dicho seguimiento suponga conocimiento especializado, o la complejidad o extensión del mismo lo justifiquen ite

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Licitación: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

Lista corta: Es el documento en el cual la entidad selecciona los mejores proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de méritos La lista corta deberá conformarse con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual la Contraloría Municipal de Itagüi procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, selección de mínima cuantía y contratación directa). La Contraloría Municipal de Itagüí determinará la modalidad de selección aplicable a cada caso, de acuerdo con los parámetros que establezcan las normas que regulan la contratación estatal.

Multas: consiste en la sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones, cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.

Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión.

Pago Anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos.

Plan de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto 1082 de 2015 y que no es de obligatorio cumplimiento.

Plazo del proceso contractual: es el periodo comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre de un proceso contractual.

Plazo de ejecución: es el período dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato.

Proponente: es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas„

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Propuesta: se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección, siempre que reúna los requisitos.

Propuesta técnica simplificada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta.

Propuesta técnica detallada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos solo procede la selección por el sistema de precanficación con lista corta.

Prórroga: consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.

Registro presupuestal: es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

Secop: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007

Selección Abreviada: Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinámica mediante la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor relación costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

Supervisión: Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de la ejecución del contrato, que es ejercido por la misma Entidad cuando no requiere conocimientos especializados.

Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligacioneld

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derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Vigencia del Contrato: Es el ciclo jurídico del contrato, que se extiende hasta la liquidación del contrato, diferente al plazo que es el ciclo material definido en el contrato para que el contratista cumpla con las obligaciones a su cargo.

Colombia Compra Eficiente: Es la entidad encargada de dictar lineamientos y directrices en materia de Contratación Estatal y que son de obligatorio acatamiento.

Análisis del Sector Económico: Es un documento que contempla el estudio realizado por la entidad que contrata, con el fin de establecer cuanto le va a costar el contrato. Dicho estudio de mercado deberá contener lo dispuesto por el Decreto 1082 de 2015 y la Guía para la elaboración de Estudios de Sector.

ARTÍCULO SEGUNDO: Lo no especificado en el presente manual, se aplicará lo dispuesto en la normativa vigente en la materia.

ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Itagül,

2 9 DIC 2016

MA ELA GA C S OS 1;1-2) Co ralora Municipal de Itagül

e manual de contrataciÓn, supervisiÓn e …

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