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Versión agosto 2018
Código: Elaboró: Revisó: Autorizó:
CPLC-SC-18-2 David Gómez Martha Vázquez Carlos Juárez Badillo
1. Introducción
CompuSoluciones mantiene relaciones de negocio con clientes y proveedores en
diferentes geografías. Por ello es necesario realizar viajes de negocio a fin de mantener
las relaciones comerciales y dar un excelente servicio a toda nuestra cadena de valor.
2. Objetivo
Dar a conocer las políticas de viaje para colaboradores y terceros (excepto mensajeros
cuando realicen viajes terrestres).
3. Alcance
Inicia cuando el colaborador solicita su viaje dentro de la forma electrónica de viajes y
finaliza cuando Cuentas por Pagar hace el depósito del reembolso al colaborador.
4. Límites
Se debe evitar solicitar viajes para colaboradores que son de nuevo ingreso en sus
primeros días laborales debido a que no se encuentran dados de alta en la nómina, no
cuentan con tarjeta que otorga la empresa para cada colaborador, no tienen accesos a
formas electrónicas y tienen nula experiencia para realizar un viaje corporativo.
5. Áreas de Aplicación
A todos los colaboradores de ECS, CCS y CS que realizan viajes corporativos.
6. Responsabilidades
Administrador de Viajes: Administrar la logística de los viajes de colaboradores a través
de la contratación de servicios de transporte y hospedaje e impulsar el proyecto de
desarrollar viajeros auto-administrados.
Cuentas por Pagar: Se encarga de la revisión de los comprobantes de los reembolsos
conforme a las políticas y a la ley de ISR e IVA, para después pagar lo correspondiente al
colaborador.
Servicios Corporativos: Administra los departamentos para dar un gran servicio a los
viajeros. A la persona encargada de los departamentos se le conoce como Administrador
de Departamentos.
Colaboradores: Solicitar el viaje con al menos 7 días naturales de anticipación e ingresar
su reembolso dentro de los tiempos establecidos, cuidando los recursos de la compañía.
7. Descripción de la Política
Se considera que hay viaje si se utiliza un hotel, se pagan comidas y el medio de transporte
es avión o transporte terrestre que supere los 50 Km de distancia del punto de partida.
7.1 Solicitud Al solicitar un viaje en la forma electrónica requiere que se indique el objetivo del mismo;
existen objetivos que cambian el flujo del viaje o el cálculo del reembolso (Convención de
Asociados sección 10 y Viajes Fabricantes sección 11)
7.2 Autorización Todos los viajes son autorizados por medio de la forma electrónica de Viajes. Cuando un
colaborador ingresa su solicitud de viaje, se manda un correo a su facilitador y al líder de
célula en el cual se les muestra un desglose del viaje y solicita la autorización de los
mismos. Adicional, para viajes internacionales, se debe tener también la autorización por
parte del Director General.
7.3 Excepciones a la Política Cualquier excepción a estas políticas debe ser autorizada por el Director General o el
Ejecutivo.
7.4 Administración de Viajes Todos los viajes que queden autorizados con al menos 7 días naturales de anticipación a
la fecha de salida pueden ser reservados por la Administradora de Viajes de lo contrario
debe ser comprado por el colaborador, el cual puede reembolsar a su regreso.
7.5 Viajeros auto-administrados Son aquellos que compran su transporte (avión, camión o van en automóvil). Deben ser
auto-administrados aquellos colaboradores que ya hayan realizado 5 viajes o más en el
año móvil, independientemente de su nivel jerárquico.
Si un colaborador aún no cuenta con los 5 viajes en el último año móvil, y desea comprar
el transporte por su cuenta, podrá convertirse en auto-administrado y ser acreedor a un
ARO por viaje si cumple con las condiciones requeridas en la política de aros.
El Sistema de Viajes identifica a los colaboradores como auto-administrados, debido a
que llevan 5 viajes en el último año móvil y se les informa que son considerados en esta
categoría a través de la forma electrónica de viajes. Cuando estén en su sesión se les
ofrece el servicio de ayuda del Administrador de Viajes, en caso de requerirlo se les da
acompañamiento, para que aprendan a realizar el proceso de manera efectiva y
eficientemente.
Nota: Los viajeros auto-administrados únicamente realizan la compra de su transporte. Tema de reservación y pago de hotel lo realiza el Administrador de Viajes, como se estipula en la sección de “Alojamiento”.
Incentivo de viajes
El colaborador puede obtener un ARO de acuerdo a los lineamientos planteados en la
Política de ARO’S.
7.6 Tarjeta Corporativa Viajes Para solventar los gastos de viaje el colaborador podrá solicitar la tarjeta de débito
corporativa estas mismas son uso exclusivo para viáticos en viajes, siguiendo estos
lineamientos:
El colaborador es responsable de solicitar la tarjeta con Tesorería por medio de un
HelpDesk, con una anterioridad de al menos 30 días al viaje programado.
Al recibir la tarjeta corporativa se debe de firmar una Carta Responsiva (consulta más
detalles en la liga)
La tarjeta corporativa asignada al colaborador por default cuenta con un monto
autorizado, es deber del colaborador solicitar a Tesorería vía HelpDesk el incremento
o disminución del importe asignado de acuerdo con las necesidades del viaje en
específico, entendiéndose que si se solicita el incremento es responsable por el
importe asignado, hasta su nueva solicitud de cambio.
Seguir el proceso para realizar registros de comprobación de acuerdo con el
procedimiento de la empresa.
Realizar los gastos de viaje de acuerdo con los importes máximos permitidos en las
políticas de viaje.
No disponer dinero en efectivo en sucursal o cajeros automáticos.
Realizar el reporte a la institución bancaria en caso de extravío o robo de la tarjeta,
para su reposición.
Reportar a la institución bancaria cualquier cargo no reconocido y dar seguimiento al
mismo.
Cubrir los gastos no comprobados o no reconocidos que no fueron procedentes de
reclamación por parte de la institución bancaria.
No utilizar la tarjeta para fines distintos a los que fue asignada, el hacerlo es causa
del retiro del beneficio del uso de la tarjeta Corporativa de viajes.
8. Viajes Nacionales
Transporte Aéreo
8.1 Autorización Se puede realizar viaje en avión si el traslado vía terrestre es mayor a 5 horas. Esa
información se puede consultar aquí. Así como reembolsarlo previamente al viaje, en caso
de haberlo comprado con más de dos semanas de anticipación al viaje.
8.2 Tarifa Aérea Siempre se busca la menor tarifa aérea disponible en base a la fecha y horario requerido,
no se autorizan tarifas en primera clase o clase ejecutiva ni se da preferencia a una
aerolínea por ser viajero frecuente y así obtener beneficios personales.
De igual manera no está autorizado contratar servicios extras de las aerolíneas como:
seguros, asiento, equipaje extra, servicio de atención personalizado, entre otras cosas.
En aerolíneas nacionales se compra directamente en su página oficial, asegurando que la
compra es en moneda nacional y la factura se solicita al momento de concluir la compra.
Nota: Se debe evitar realizar las compras de vuelos por agencias por internet como Expedia, Despegar.com, Travelocity, Kayak, etc., debido a que no se tiene certeza de obtener una factura.
8.3 Membresías Corporativas Actualmente se tiene una membresía corporativa con la aerolínea Volaris, la cual otorga
un 10% de descuento, de uso exclusivo para colaborador, este beneficio no se extiende a
familiares y/o amistades; por ello está sujeto a auditoría por parte de la aerolínea a fin de
garantizar el buen uso de la misma. Para utilizar la membresía se debe solicitar la
información al Administrador de viajes. No siempre la membresía da el mejor precio, ya
que no le suelen aplicar las promociones temporales. Favor de revisarlo caso por caso.
8.4 Cambios o cancelaciones
Viajeros No Frecuentes
Una vez adquirido el boleto de avión cualquier cambio realizado al itinerario original causa
cargos por cambio y/o nivelación de tarifa. Si el cambio lo realiza el colaborador por su
cuenta y no es por motivos personales, estos gastos pueden ser ingresados al reembolso
con previa autorización del facilitador. Si se requiere asesoría para generar el cambio de
vuelo, se puede consultar con el Administrador de Viajes.
En caso de cancelación de viaje, si éste no es por motivos personales puede ser pagado
con la autorización del líder de célula.
Viajeros Auto-Administrados
En caso de viajeros auto-administrados, cuando realizan la compra del boleto y requieren
un cambio o cancelación, si el cambio lo realiza el colaborador por su cuenta y no es por
motivos personales, ellos lo realizan y los gastos pueden ser ingresados al reembolso con
la respectiva autorización de su facilitador.
Si el boleto es pagado por el Administrador de Viajes, el cambio se hace con cargo a la
tarjeta corporativa con su respectiva autorización de su facilitador.
8.5 Promociones líneas aéreas En las fechas donde se anuncian descuentos por parte de las aerolíneas, si el colaborador
cuenta con el ID de viaje ya autorizado puede elegir comprar su boleto de avión por su
cuenta y posteriormente solicitar el reembolso entregando la factura electrónica
correspondiente. Es importante que dé aviso inmediato al Administrador de Viaje.
Transporte Terrestre
8.6 Autobús El servicio de autobús debe tomarse cuando los trayectos sean mayores a 50Km. La
compra la realiza el colaborador por su cuenta para que sean deducibles, es importante
contar con el pase de abordar y la factura electrónica para que posteriormente se pueda
realizar el reembolso.
8.7 Automóviles Utilitarios El colaborador puede manejar los autos utilitarios si no cuenta con auto de la empresa,
ya que se haya evaluado si es más económico realizar el viaje en carro o en autobús. Para
hacer uso de los automóviles, el colaborador debe ingresar a la APP de Autos y consultar
la Política de Medios de Transporte. El facilitador y líder de célula lo deben autorizar. Los
colaboradores que viajan en carretera en autos utilitarios se les reembolsa el 100% del
valor del comprobante de gasolina debiendo realizar su pago con tarjeta y haciendo
entrega de su comprobante y voucher de acuerdo con lo establecido en estas políticas.
8.8 Automóviles Personales Para los colaboradores que viajen en carretera con auto propio, el importe máximo a
reembolsar por concepto de combustible es de $2.00 pesos por cada kilómetro recorrido.
Todos los pagos deben realizarse con tarjeta del colaborador y por ningún motivo deben
pagarse con efectivo, ya que de lo contrario no es deducible para la empresa y por tanto
no es reembolsable.
Cuando la transportación hacia el aeropuerto local sea en el auto del colaborador y se
decida dejarlo en el estacionamiento del aeropuerto, puede solicitar el reembolso de este
servicio siendo un máximo de $300 pesos + IVA, previa entrega del comprobante fiscal.
La gasolina no es reembolsable para este caso.
8.9 Multas de tránsito o estacionamiento Cuando se requiera uso de estacionamiento, se paga un monto máximo de $200 pesos
deducibles por día y en caso de que el estacionamiento cueste menos de $50 pesos se
pueden reembolsar entregando el ticket del estacionamiento.
La empresa no reembolsa ninguna multa de tránsito, si esta multa es a un carro utilitario,
corre por cuenta del colaborador, de acuerdo con la Política de Medios de Transporte.
8.10 Renta de autos En viajes nacionales no se reembolsan los gastos por renta de auto, cualquier excepción
deben ser autorizada por el Director General.
8.11 Cuotas carreteras El colaborador solicita por medio de la APP de Autos el uso de un vehículo (que ya incluye
la calcomanía de IAVE) cuando va a realizar un viaje en carretera. Si por algún motivo no
se puede utilizar la tarjeta IAVE, debe cubrir el pago de las casetas y entregar las
respectivas facturas electrónicas.
8.12 Uso de servicio de taxi Se autoriza el uso de taxis para distancias menores a 50Km cada uno, para distancias
mayores hay que utilizar autobús.
Durante los viajes es conveniente utilizar los servicios de Uber o algún otro servicio similar
siempre y cuando sean de bajo costo y facture. Las facturas deben obtenerse a nombre
de la empresa en la que labora cada colaborador.
En las ciudades en donde se pueda contratar servicios de transporte como Uber o algún
otro servicio similar no se autorizan reembolsos de taxi sin comprobante.
Adicionalmente, en las ciudades en las que se tiene oficina, se cuenta con contrato con
un servicio de taxis, mismo que es de mayor costo que Uber, pero es conveniente para ir
al aeropuerto para asegurar un horario y no perder el vuelo:
Taxis Guadalajara
Ruiz Velazco: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios de
transporte, se debe solicitar el vale de taxis en recepción y llamar al celular (33)
1446-8836 para coordinar el horario y dirección del servicio.
Taxis México
Radio Elite: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios de
transporte, se debe solicitar el vale de taxis en recepción y llamar al número 5660-
1122 para coordinar el horario y dirección del servicio.
Lotesa: Se ingresa a la forma electrónica de medios de transporte, se debe solicitar
el vale de taxis en recepción y llamar al número 5688-5711 para coordinar el
horario y dirección del servicio.
Taxis Monterrey
Private Drivers: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios
de transporte, se debe solicitar el vale de taxis en recepción y se debe de llamar
al número 4646-3616 o 4646-3617 para coordinar el horario y dirección del
servicio.
Si el servicio de taxis cobra una cuota adicional por tiempo de espera, ésta tiene que ser
pagada directamente por el colaborador, sin que se incluya en el vale. Cuando no se pueda
utilizar los servicios anteriores, se procura pagar con tarjeta de crédito para tener el
voucher además del comprobante del mismo.
Nota: Para el uso de Transporte de Paga el colaborador debe guardar la relación de los trayectos realizados en caso de que el área de Cuentas por Pagar lo solicite.
8.13 Servicios de traslados Mensajería Guadalajara En la ciudad de Guadalajara, dentro del horario laboral, se puede solicitar el apoyo del
área de mensajería para los traslados aeropuerto-oficina, oficina-hotel y oficina-
aeropuerto, previa reservación, mediante la forma electrónica de solicitud de mensajería,
la cual no genera un costo. El servicio debe solicitarse al menos 24 horas antes para
garantizar que se agende el traslado. El horario de traslados desde y hacia el aeropuerto
es de 8:00hrs a 19:00hrs.
8.14 Alojamiento Nacional El hospedaje es comprado a través del Administrador de Viajes. La tarifa máxima diaria
de habitación por noche es de $1,200.00 pesos más impuestos y deben ser un hotel de
un máximo de 4 estrellas. En caso de que el evento al que viaja el colaborador sea en un
hotel y éste tenga un costo mayor al permitido, el Administrador de Viajes realiza un
análisis que se compone de:
Revisa Hoteles en la zona
Distancia del evento
Costo de taxis
Cuando ya se tiene este análisis se dan las propuestas al colaborador, pero si el monto
excede lo permitido, el Administrador de Viajes solicita autorización del Líder de Célula y
justifica la situación.
NOTA: En ocasiones los hoteles solicitan al colaborador la tarjeta física con la que se hizo el pago de la habitación. Cuando sea esta situación el Administrador de Viajes hace únicamente la reservación y solicita al colaborador que realice el pago al llegar al hotel. Al finalizar el viaje se debe considerar este gasto dentro del reembolso.
8.15 Habitaciones compartidas Cuando 2 colaboradores del mismo sexo viajen al mismo destino en las mismas fechas se
reserva una habitación doble con dos camas en un hotel que por conveniencia nos ofrezca
la mejor tarifa en habitación para dos personas; en caso de que los colaboradores sean
esposos pueden compartir habitación, siempre y cuando no sean en los departamentos
ya que suelen no tener mucha disponibilidad. Cuando viaje un solo colaborador se busca
un hotel que nos ofrezca la mejor tarifa en habitación sencilla.
8.16 Cancelaciones o Cambios En caso de ser necesario cancelar o cambiar cualquier reservación; el colaborador es
responsable de informar al Administrador de Viajes con al menos 48 horas de anticipación
al día del registro, previa autorización del Facilitador, para que éste pueda ser pagado con
la tarjeta corporativa. En caso hacer el cambio por su cuenta éste sólo se realiza el
reembolso con la autorización del Facilitador.
8.17 Departamentos de la Ciudad de México Los colaboradores que viajan a la Ciudad de México pueden hospedarse en los
departamentos, a menos de que estos no se encuentren disponibles; si así sucede, se
aplica el uso de hotel, dándoles prioridad de estancia en los departamentos a
colaboradores que tengan su viaje autorizado con mayor anticipación.
Los colaboradores que deseen quedarse por cuenta propia el fin de semana deben canjear
un ARO por la noche del sábado y por las noches que no sean contiguas a los días
trabajados en esa localidad. Para más información, se debe revisar la política de los
departamentos.
Alimentos Nacionales
8.18 Comidas durante los viajes El límite de gasto diario deducibles para alimentos es de $300 pesos + IVA, por lo que el
tope máximo a reembolsar por este concepto es esta cantidad multiplicada por el número
de días del viaje. A fin de comprobar estos gastos el colaborador debe anexar las facturas
que amparen este importe, sin embargo, debe considerar que el importe máximo a
reembolsar por factura es de $750 pesos + IVA.
Para el caso en que el colaborador no cuente con comprobante fiscal se le reembolsan
$100 pesos por cada día de viaje, sin necesidad de realizar algún registro, entendiéndose
que en un mismo viaje o se tienen comprobantes fiscales de alimentos o no, por lo que los
reembolsos de estas tarifas son por viaje y no por día.
En el caso en donde se viaje medio día, es decir, si el horario de salida del viaje es de
posterior a las 2:00 p.m. se considera el 50% de importe de alimentos, es decir, $150
pesos + IVA para ese día, para el día de regreso aplica la misma política, es decir, si el
regreso es antes de las 2:00 p.m. el tope a reembolsar es de 150 pesos + IVA y si es
posterior a este horario se le considera como día completo.
Para los viajes sencillos se considera sólo un día de alimentos, es decir, 300 pesos + IVA
deducibles o bien $100 pesos no deducibles.
Por disposiciones fiscales los gastos de viaje que no cuenten con comprobante de
hospedaje, es decir, cuando se haga uso de los departamentos de la Ciudad de México,
se hospede con un familiar o en los que el viaje sea de ida y vuelta el mismo día, los gastos
de alimentación deben ser pagados con la tarjeta de débito o crédito, para ser deducibles
y por tanto la factura debe hacer mención únicamente los siguientes métodos de pago:
04 (tarjeta de crédito) o 28 (tarjeta de débito).
Nota: Los consumos de alimentos en la ciudad de origen no son deducibles y por lo tanto no son reembolsables.
8.19 Comprobantes Cuando dos o más colaboradores viajen y coman juntos deben solicitar facturas
separadas, ya que sólo uno puede registrar y por tanto reembolsar esa factura.
Las facturas deben de ser por conceptos estrictamente indispensables y relacionamos con
alimentos, ya que de lo contrario no podrán ser reembolsados.
En caso de que tu factura tenga un concepto no reembolsable, se elimina el total de la
factura, por lo que te recomendamos separar los pagos.
8.20 Comidas de negocios (invitación a clientes o proveedores) Para el reembolso de las comidas de negocio en el sistema se debe seleccionar el
concepto “Alimentos Clientes/Proveedores” y se debe anexar la autorización del Director
General, la cual debe indicar el nombre de los asistentes, así como el monto de la factura.
8.21 Propinas Nacionales La propina se calcula en automático y es del 10% del total del importe reembolsable de
los alimentos deducibles, para los alimentos no deducibles no se considera el reembolso
de propinas.
Nota: Las propinas para maleteros y taxistas no son reembolsables.
Comprobantes Nacionales
8.22 Entrega Todos los comprobantes deben ser electrónicos y se deben anexar en la forma electrónica
de reembolso, en un tiempo no mayor a 7 días naturales, después de concluido el viaje.
Los documentos a entregar son:
Comprobantes fiscales: PDF y XML
El XML debe incluir el método de pago correcto que por lo general son los siguientes:
01 Efectivo
04 Tarjeta de crédito
28 Tarjeta de débito
05 Monedero electrónico
02 Cheque nominativo
29 Tarjeta de servicio
06 Dinero electrónico
03 Transferencia
Los comprobantes fiscales deben presentarse de acuerdo con el concepto del gasto
efectuado, por lo que no se aceptan con el concepto de varios.
No se reembolsan comprobantes que tengan más de 30 días naturales de haberse
emitido, por lo que, en caso de haber pagado el avión u hospedaje de manera anticipada
al viaje, es necesario hacer un primer reembolso por estos conceptos y, posteriormente,
el segundo reembolso una vez efectuado el viaje.
8.23 Requisitos Fiscales Los comprobantes deben cumplir con los siguientes requisitos:
RFC
Cadena Original y Sello Digital
Archivo en PDF y XML
Datos fiscales de la empresa a la que el colaborador pertenece (ECS, CCS o CS)
9. Viajes Internacionales
Para los Viajes Internacionales, el Administrador de Viajes siempre reserva el alojamiento
del colaborador, si es posible realiza el pago de manera directa, de lo contrario el
colaborador debe de pagarlo con la tarjeta corporativa o de crédito.
9.1 Transporte Aéreo Todos los viajeros deben volar en clase turista. Las condiciones de cambios y
cancelaciones están sujetas a la sección de viajes nacionales. El avión puede o no ser
comprado por el colaborador que va realizar el viaje, pero en caso de tener dudas puede
consultar al Administrador de Viajes.
9.2 Alojamiento Para el alojamiento el colaborador debe consultar siempre con el Administrador de Viajes;
gestiona las reservaciones de hospedaje. Si el hotel en donde se va a hospedar el
colaborador se puede prepagar se hace el pago con la Tarjeta Corporativa. En ocasiones
el hotel puede solicitar la tarjeta en garantía, en esta situación el Administrador de Viajes
revisa con el colaborador si él puede realizar el pago de la reservación con su tarjeta de
crédito.
Se consideran hoteles de 4 estrellas con un máximo de $205.00 dólares por día
incluyendo impuestos. Las condiciones de cambios y cancelaciones están sujetas a la
sección de viajes nacionales. También se pueden utilizar servicios como airbnb.
9.3 Impuestos en el extranjero Los impuestos que se cobren directamente en el hotel (resort fee) son reembolsados
presentando el estado de cuenta del hotel.
9.4 Eventos y Convenciones Para los viajeros no frecuentes y los auto-administrados pueden elegir entre los hoteles
sugeridos por el Administrador de Viajes. La tarifa diaria de habitación por noche es de
$205 dólares impuestos incluidos. En caso de que el evento al que viaja el colaborador
sea en un hotel y éste tenga un costo mayor al permitido, el Administrador de Viajes
realiza un análisis que se compone de:
Revisa Hoteles en la zona
Distancia del evento
Costo de taxis
Renta auto
Cuando ya se tiene este análisis se dan las propuestas al colaborador, pero si el monto
excede lo permitido, el Administrador de Viajes solicita autorización del Director General
y justifica la situación.
9.5 Alimentos Para los viajes internacionales se cuenta con un presupuesto de $60.00 dólares
multiplicado por días de estancia en el extranjero, los cuales deben ser pagados con
tarjeta y sin excederse de los $1,500.00 pesos diarios, ya que es la cantidad máxima
fiscal.
9.6 Propinas Internacionales Para viajes internacionales el máximo de propina a reembolsar es del 18%.
Nota: Las propinas para maleteros y taxistas no son reembolsables.
9.7 Renta de Auto En el caso de viajes internacionales se evalúa la opción de rentar un auto, siempre y
cuando sea más económico que pagar los traslados de taxis, por lo que el colaborador
debe evaluar los días de estancia y los costos y medios de transporte en el lugar del
destino. El presupuesto por día es de $850.00 pesos o su equivalente en moneda
extranjera más el costo del seguro de auto, la gasolina y las casetas.
9.8 Taxi Para la transportación aeropuerto-hotel-aeropuerto en la ciudad destino es más
económico utilizar los servicios de shuttle que ofrecen los mismos. Para los traslados
dentro de la ciudad debe evaluarse si es más económico utilizar Uber (utilizar servicio
similar y de bajo costo), taxi o servicio público (metro, tranvía, trolebús o autobús). Para
el reembolso es necesario la entrega de un comprobante en donde indique el importe
pagado.
9.9 Pasaporte y Visa Para solicitar un viaje internacional, se debe ingresar a la forma electrónica de viaje y
después a perfil de viajero, debe contener los datos de pasaporte y visa vigente para que
la solicitud pueda ser procesada y autorizada por el Director General.
Los gastos que se generen por trámite de Pasaporte y/o Visa de Estados Unidos son
pagados por el colaborador y pueden ser pagados por medio de ARO’s, para mayor
información se puede revisar la Política de ARO’s. En caso de que se requiera viajar a un
país diferente a EUA por cuestiones de trabajo, los gastos que se generen del trámite de
Visa son pagados por la compañía.
9.10 Reembolso de gastos en moneda extranjera Es recomendable pagar con tarjeta, ya que el reembolso de hospedaje, alimentos y
trasporte se hace al tipo de cambio que el banco haya realizado los cargos; si es en
efectivo se reembolsa al tipo de cambio del comprobante del cambio de moneda.
Es indispensable presentar copia del estado de cuenta donde se hicieron los cargos, en
caso de no presentarlo se reembolsa al tipo de cambio oficial del día de la emisión del
comprobante.
9.11 Comprobantes Internacionales Comprobantes con nombre de quién expide el recibo, lugar, fecha, cantidad y
descripción del producto y servicio.
En caso de renta de auto, presentar copia del contrato con el detalle de los
servicios prestados.
Los comprobantes deben ser ingresados a la forma electrónica de viajes en un
plazo no mayor a 14 días naturales después de la fecha de regreso.
En caso de que el comprobante de avión sea emitido en México, es decir, tenga
XML, solo se pueden reembolsar comprobantes que tengan menos de 30 días
naturales de haberse emitido, por lo que, en caso de haber pagado el avión de
manera anticipada al viaje, es necesario hacer un primer reembolso por estos
conceptos y, posteriormente, el segundo reembolso una vez efectuado el viaje.
Nota: Los comprobantes fiscales deben de presentarse de acuerdo al concepto del gasto efectuado, por lo que no se aceptan con el concepto de varios.
10. Convención de Asociados
10.1 Solicitud Los colaboradores pueden ingresar la solicitud de viaje para asistir a la Convención de la
empresa de acuerdo a estas políticas:
10.2 Alojamiento y Alimentación Los gastos de alojamiento y alimentos están incluidos como parte del evento, por lo que
no se realizan rembolsos por este concepto.
10.3 Transporte La política de transporte aéreo y/o terrestre es definida cada año por el área de Marketing
Corporativo.
10.4 Anticipo de Viaje No se realizan anticipos de viaje, en caso de que se necesite solventar gastos de viaje, el
colaborador debe solicitar a Tesorería una Tarjeta de Débito Corporativa vía Help Desk,
con al menos 2 semanas de anticipación a la fecha de viaje.
11. Viajes Fabricantes
Para efectos de la política, los “Viajes fabricante”, son aquellos donde por intereses del
fabricante, este promueve un viaje a uno o varios colaboradores que atienden ciertas
líneas de negocio con la intención de promover el relacionamiento; para estos casos el
proceso de autorización se sigue como se indica en el apartado 7.2 de esta política y el
usuario debe de utilizar el concepto “Viaje Fabricante”, en la forma electrónica, ya que
este concepto permite el flujo de autorizaciones y notificaciones de días que el
colaborador aplique con fines de cumplir con el viaje, pero no permite anexar ningún tipo
de reembolso, ya que estos viajes son cubiertos 100% por el fabricante. La política prohíbe
que se registre en la página del fabricante personal ajeno al relacionamiento con
CompuSoluciones, por lo que el líder de la célula junto con el director del área, en los
casos en que el viaje sea para más de una persona, decidirán si se toma la opción y se
designa el personal idóneo.
12. Reembolso
12.1 Registro del Reembolso El colaborador debe realizar su reembolso en un periodo máximo de 7 días naturales
después de la fecha de regreso para viajes nacionales y 14 días naturales después de su
regreso para viajes internacionales.
En caso en que el colaborador haya comprado el avión u hospedaje con más de 30 días
naturales a su fecha de reembolso, es necesario hacer un primer reembolso por estos
conceptos y, posteriormente, el segundo reembolso una vez efectuado el viaje.
Si el colaborador hizo uso de la tarjeta de débito corporativa, en el formato de reembolso
debe de indicar los gastos que corresponden a ese viaje, si los gastos comprobados fueran
menores a los gastos realizados a la tarjeta se generara una incidencia de nómina por el
importe diferencial.
12.2 Rechazo de Reembolso En caso de que el reembolso sea rechazado por cualquier motivo, el colaborador tiene 2
días hábiles para volverlo a enviar a revisión. En caso de no hacerlo en este plazo, se
pierde el derecho a reembolso y se aplica los supuestos mencionados en el punto anterior.
12.3 Gastos no reembolsables De acuerdo con las políticas ya mencionadas los siguientes conceptos no pueden ser
reembolsados:
Gasto de gasolina pagadas con efectivo.
Alimentos pagados en efectivo si no se cuenta con comprobante de hotel.
Incremento en cuota de taxis por tiempo de espera.
Seguros de viajes.
Multas de tránsito o estacionamiento.
Propinas a maleteros o taxistas.
Artículos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje.
Renta de cajas de seguridad.
Gastos que no estén soportados por sus respectivos comprobantes fiscales (con
excepción de lo contemplado arriba). Se recomienda al viajero tener especial cuidado
con esos comprobantes para evitar su extravío.
Gastos que no sean estrictamente indispensables
12.4 Pagos de Reembolso Todo reembolso es revisado por el Agente de Cuentas por Pagar en un plazo no mayor a
3 días hábiles. Una vez autorizado, Tesorería realiza el depósito a la tarjeta de nómina del
colaborador el martes y jueves posterior a su autorización.
13. Viajes de Terceros
Los viajes que realicen Terceros (instructores, proveedores, clientes y consejeros) pueden
solicitarse a través de la forma electrónica viajes de terceros por los conceptos de
transporte y alojamiento y son pagados por la empresa de manera directa. Los gastos
adicionales que realicen como, por ejemplo: alimentos, taxis, propinas, etc., deben ser
pagados y facturados por su cuenta y pueden ser agregados al costo de la factura que nos
emitan o bien facturarlos de manera adicional como viáticos. Se recomienda pactar de
manera anticipada el costo máximo del viaje.
El solicitante debe contar con un contrato firmado comprobando que se tiene una relación
comercial con el instructor, proveedor o cliente y confirmar con al menos 7 días naturales
de anticipación, para que el área de Alta de Proveedores pueda otorgar su autorización
para la contratación de servicios de transporte y hospedaje.
14. Autorización
Una vez que Cuentas por Pagar confirma que se tenga un soporte fiscal del pago.
Autorizado por:
• Líderes de Célula: Instructores.
• Dirección: Proveedores, clientes, consejeros, accionistas, otros.
• Directora de Mercadotecnia: Prensa, conferencista e invitados especiales de
Convención.
15. Límites Diarios Máximos de Deducibilidad en Viajes (Sólo aplican para viajes ejecutivos)
Concepto Nacional Extranjero
Alimentación $750.00 pesos $1,500.00 pesos
Hospedaje Sin Límite $3,850.00 pesos
Avión Sin Límite Sin Límite
Renta de auto $850.00 pesos $850.00 pesos
16. Control de Cambios
Número de revisión
Fecha de Actualización
Descripción del Cambio
0 07/10/13 Creación de la Política
1 07/10/13
Cambios en cambios o cancelaciones de
Transporte Aéreo, se debe hacer con una
anticipación menor a 48 horas. Comprobantes se
deben de entregar en un tiempo no mayor a 7 días
naturales. Renta de auto, el monto máximo a
reembolsar es de $850.00
2 04/03/14
El cambio fue en viajes nacionales, para
colaboradores que viajan por carretera, el máximo
a reembolsar es de $2.00 pesos.
3 10/06/14
Incentivo de viajes, se agregaron los
requerimientos que debe realizar el colaborador
para recibir su ARO. En registro de reembolso el
colaborador puede realizar su reembolso en un
máximo de 7 días naturales y en internacionales
14 días.
4 25/06/14
Alojamiento en el extranjero es de $180.00 USD
por día. En eventos y convenciones el colaborador
debe buscar hoteles que se encuentren máximo a
2 kilómetros del evento.
5 27/10/15
Administración de viajes, todos los viajes deben de
autorizarse al menos 2 días hábiles. Se actualizó la
sección de incentivo de viajes. La sección de
Transporte Aéreo sobre lo que se debe hacer en
cambios o cancelaciones, promociones en líneas
aéreas, alojamiento y alimentos.
6 23/11/2015 Actualización del documento en el formato de
procesos.
7 09/12/2015
Se ajustó el campo de cambios o cancelaciones
haciendo la separación entre viajeros no frecuentes
y viajeros auto-administrados. En la sección de
alojamiento se indicó que para ambos viajeros
deben consultar el alojamiento en el hotel con el
Administrador de Viajes y que se solicita
autorización del Líder de Célula. En la sección de
Viajes Internacionales se puso un tope de $180.00
USD por noche en eventos y convenciones, al igual
cuando el hotel al que llegará el colaborador tiene
un costo mayo al permitido, debe solicitar la
autorización por el Director General y se actualizó
la sección de equipaje extra con las
especificaciones de cada aerolínea.
8 02/03/2016 Se actualizó la política al formato nuevo.
9 16/03/16
Se actualizó la sección de viajes nacionales,
internacionales y se ajustó la sección de Anticipo y
Reembolso con Cuentas por Pagar.
10
14/04/16
Se actualizó la información en la sección de
Pasaporte y Visa.
11 18/05/2016
Se extendió la sección de viajes a terceros y se
agrega la manera en cómo deben de administrar
sus viajes los instructores, proveedores, clientes,
accionistas, consejeros, etc.
12 03/06/2016 Se cambió la sección de “Alimentos Nacionales”,
se modificó el límite de gasto a 300 + IVA.
13 06/04/2017
Se aplicaron algunos cambios en la política en las
secciones de alimentos nacionales, reembolso y
uso de servicio de taxis.
14 31/10/2017 Se realizaron cambios en la sección de
alimentos y propinas internacionales
15 31/01/2018
Se realizo la eliminación de anticipos de viajes
y se agregó el solicitar tarjeta corporativa en caso
de anticipo de viaje
16 14/08/2018 Se cambio los días de 15 a 30 para solicitar la
Tarjeta Corporativa Viajes
17 30/10/2018 Se elimina apartado en el 9.11 (comprobantes
internacionales)
Nota: Si al revisar este documento detectas un cambio en la información, es necesario notificarlo al área de procesos para su actualización