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CAPACITACIÓN ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Marzo de 2012
Antes de comenzar…
Reglas del Juego / Acuerdos
Agenda
• Objetivos del Curso
• Estructura Organizativa
• Gestión de la Organización
• Administración de Unidades Organizativas
• Administración de Funciones
• Administración de Posiciones
• Preguntas
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Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de:
Conocer y administrar el proceso de la estructura organizativa.
Objetivos
Estructura Organizativa
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Sociedad
• Unidad jurídicamente independiente que tiene su propio sistema decontabilidad y maneja sus propios balances. Esta informaciónproviene de lo definido en el componente de finanzas en la creación yasignación de la sociedad.
MANDANTE
SURTGDOC EFIG GDCA
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División de Personal
• Las divisiones representan un elemento organizativo de una zonageográfica determinada; es un criterio de valoración para procesos denómina y gestión de tiempos (Departamento Geográfico)
Código División
Nombre de la divisiónCódigo de
la SociedadNombre de la Compañía
Agrupación de País
E001 División Zona 1
EFIG Efigas Gas Natural S.A. ESP 38E002 División Zona 2
E003 División Zona 3
Estructura Organizativa
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Subdivisión de Personal
• Las subdivisiones de personal constituye una unidad organizacional yrepresenta una parte de una división de personal limitada según puntosde vista administrativos de personal y organizativos de nómina.(Municipios – oficinas)
Estructura Organizativa
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Código de la División de Personal
Nombre de la División de Personal
Código de la Subdivisión de PersonalNombre de la Subdivisión
de Personal
E001División Zona 1
(Risaralda)
E001 Ofc PereiraE002 Ofc BelalcazarE003 Ofc DosquebradasE004 Ofc La VirginiaE005 Ofc MarsellaE006 Ofc Santa RosaE007 Ofc SantuarioE008 Ofc Viterbo
E002División Zona 2
(caldas)
E100 Ofc ManizalesE101 Ofc AnsermaE102 Ofc AranzazuE103 Ofc Belén de UmbríaE104 Ofc ChinchináE105 Ofc NeiraE106 Ofc Pácora
E107 Ofc RiosucioE108 Ofc RisaraldaE109 Ofc SalaminaE110 Ofc SupíaE111 Ofc Villamaría
E003División Zona 3
(Quindío)
E200 Ofc ArmeniaE201 Ofc BarcelonaE202 Ofc CalarcáE203 Ofc CircasiaE204 Ofc FilandiaE205 Ofc La TebaidaE206 Ofc MontenegroE207 Ofc Quimbaya
E208 Ofc Salento
Subdivisión de Personal
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Área de Personal
El área de personal representa una distribución detallada del grupo depersonal en donde se encuentran características particulares.
Código del Grupo de Personal
Descripción del Grupo de Personal
Código del Área de Personal Descripción del Área de Personal
1 Activos
D6 DirectivosTI Tácticos IntegralesT5 TácticosOB OperativosVT Ventas
4 AprendicesLT LectivosPT ProductivosU2 Universitarios
5 Retirados R2 Retirados9 Externos EX Otros
Estructura Organizativa
Estructura Gestión Humana
Estructura Organizativa
Gestión de la Organización (OM)
• Este sub-módulo se basa en el concepto que cada elemento de unaorganización representa un objeto independiente con característicasindividuales.
• Estos objetos se crean y se mantiene por separado, posteriormente sonunidos a través de relaciones para formar la estructura organizacional dela compañía.
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Objetos Gestión de la Organización
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Tipo de Objeto Clave de Objeto
Unidad Organizacional O
Función C
Posición S
Persona P
Centro de Costo K
Tarea T
Puesto de Trabajo A
Unidad (O)
Las unidades organizativas describen las áreas del negocio dentro de lacompañía. La estructura organizacional se crea relacionando unidadesentre sí.
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GerenciaGeneral
SubgerenciaTécnica
SubgerenciaComercial
Subgerencia Financiera
Función (C)
Son clasificaciones generales del cargoo agrupaciones para conjuntos detareas que son llevadas a cabo por unempleado. Las funciones sirven paradescribir un trabajo que aplica adiversos cargos con tareas ocaracterísticas similares.
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Jefe
Jefe de Ingeniería
Jefe de Ventas
Jefe de RRHH
Posición (S)
Representan los cargos de la compañía. Éstas se asocian a las unidadesorganizativas y son ocupadas por un empleado. También heredan lascaracterísticas de la función que las describe.
Ejemplo:
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Gerente General Coordinador de Calidad Auxiliar Financiero
Persona (P)
Es un empleado de la empresa que ocupa una posición. La información de laspersonas es administrada en el módulo del sistema “Gestión de Personal”(PA) – Personnel Administration.
Ejemplo:
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Auxiliar Administrativa
Angela Andrea Londoño M.
Centro de Costo (K)
Es un elemento de Control / Finanzas que representa el origen de los costos.Los centros de costos son externos a OM y serán creados y administrados enel módulo de control (CO). Los centros de costo pueden estar relacionadosbien sea con unidades o posiciones. La asignación del centro de costo sehereda a lo largo de la estructura organizativa.
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Centro de Costo
2000
Transacciones para administrar OM
Transacción Opción
PPOME Administración de Objetos Organizativos
PPOSE Visualización de Objetos Organizativos
PQ10 Creación de Unidades
PQ03 Creación de Funciones
PQ13 Creación de Posiciones
PQ01 Creación de Puestos de Trabajo
PQ14 Creación de Tareas
PO10 Administración de Unidades
PO03 Administración de Funciones
PO13 Administración de Posiciones
PO01 Administración de Puestos de trabajo
PFCT Catalogo de Tareas
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Transacción PPOME
Menú SAP
Recursos Humanos
Gestión de Organizaciones
Plan de Organización
Organización y Ocupación
PPOME
Campo de comandos
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Transacción - PPOME
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SECCIÓN A
SECCIÓN B
SECCIÓN C
SECCIÓN DDespliega el resultado de la búsqueda.
Despliega el resultado
especifico de búsqueda que
está seleccionado en
la sección B.
Despliega el ítem específico seleccionado
en la sección C.
Permite al usuario buscar
objetos en el sistema.
Administración deUnidades Organizativas
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Transacciones Unidades Organizativas
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Transacción Opción
PPOME Administración de Objetos Organizativos
PPOSE Visualización de Objetos Organizativos
PQ10 Creación de Unidades
PO10 Administración de Unidades
Recordando…
Creación de Unidades Organizativas
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Una vez realizada la búsqueda, ubicamos la unidad raíz (padre) de la unidada crear (doble clic).
Creación de Unidades Organizativas
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Seleccionar el botón crear.SECCIÓ
N
A
SECCIÓ
N
B
SECCIÓN
C
SECCIÓN
D
Creación de Unidades (Enlaces)
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Se debe seleccionar el tipo de enlace correspondiente. Este caso, se deberelacionar la unidad raíz (padre) como “Superior directo de” la nueva unidadorganizativa.
Creación de Unidades (Datos Básicos)
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En la parte inferior derecha (sección D) aparece una forma con diferentespestañas. En la pestaña Datos Básicos se debe registrar la información de lanueva unidad. El campo unidad organizativa se divide en dos: abreviatura ydescripción.
Se debe tener en cuenta la
fecha de validez del
objeto.
Es posible registrar
información adicional sobre la
unidad en las diferentes
opciones de el campo
Descripción Verbal
Creación de Unidades (Imputación)
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En la pestaña imputación es posible registrar la información de: Centro deCosto, Sociedad, División de Personal, Subdivisión de Personal.
El campo División no
debe diligenciarse
en ningún caso.
La unidad organizativa
hereda el centro de costo, la sociedad,
división de personal y
subdivisión de personal de la
unidad raíz (padre) al
momento de definir el tipo de enlace existente
entre ellas.
Creación de Unidades (Distribución de Costos)
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En la pestaña Distribución de Costes, es posible registrar más de un centro decosto para la unidad.
Ejemplo:
Recaudo y
Cartera.
Creación de Unidades (Guardar)
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Finalmente, se deben guardar los cambios realizados.
Se debe verificar el mensaje que aparece en la barra de estado.
Modificación
Los campos con fondo blanco son susceptibles a modificación, los campos con fondo gris, no lo son.
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Susceptible
de
modificación
No
Susceptible
de
modificación
Administraciónde Funciones
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Transacciones de Funciones
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Transacción Opción
PPOME Administración de Objetos Organizativos
PPOSE Visualización de Objetos Organizativos
PQ03 Creación de Funciones
PO03 Administración de Funciones
Recordando…
PQ03 – Creación de Funciones
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El campo de la función debe estar
vacío.
Permite ingresar la fecha a partir de la cual tendrá vigencia el objeto. Por
defecto trae la fecha del sistema; por tanto, debe
modificarse.
Administraciónde Posiciones
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Transacciones de Posiciones
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Recordando…
Transacción Opción
PPOME Administración de Objetos Organizativos
PPOSE Visualización de Objetos Organizativos
PQ13 Creación de Posiciones
PO13 Administración de Posiciones
Creación de Posiciones (PPOME)
1. Ubicar el cursor en el objeto posición.
2. Realizar búsqueda por estructuras y seleccionar
la unidad a la que pertenece la posición a crear.
3. Hacer clic en el botón “crear”.
4. Seleccionar el tipo de enlace “Comprende”.
5. Registrar la información de la posición.
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1
4
5
Asignación de Función a Posición
Seleccionar el Match Code, para buscar la función a asignar.
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Preguntas??
40
GRACIAS