Finales de la XIV Competencia de Talento e Innovación de las Américas
“En el marco de la 49 Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General de la OEA”
Junio 2019 | Medellín, Colombia
Documento de Logística y Requerimientos
1
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 2
ACERCA DEL YOUNG AMERICAS BUSINESS TRUST 3
ACERCA DE TIC AMERICAS 3
LAS FINALES 4
AUDIENCIA 4
SUMARIO DE APORTES 4
REQUERIMIENTOS Y LOGÍSTICA 5
• Área de Registro y Lobby 5
• Sala de plenarias y ceremonias 6
• Exposición internacional 8
• Salas de Evaluaciones – Componente de Implementación 10
• Almuerzos 11
• Oficina 12
• Recepción / Coctel 13
• Salón VIP 13
• Hotel 13
• Transporte local 13
• Diseño e impresiones 14
• Puntos focales / locales 14
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INTRODUCCIÓN
El presente documento ha sido elaborado con el objetivo de disponer de la información logística y de requerimientos especiales para el evento de las Finales de la XIV edición de la Competencia de Talento e Innovación de las Américas (TIC Americas 2019) y Eco-Reto 10.0, a celebrarse en Medellín, Colombia, en junio 2019, como actividad en el marco de la 49 Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos (AG-OEA).
Las Finales de TIC Americas se vienen celebrando desde el año 2007 como una actividad en el marco de la Asamblea General de la OEA, y como componente de implementación del Foro de Jóvenes de las Américas durante la Cumbre de las Américas.
El YABT, la Secretaría General de la OEA y el país sede de la AG-OEA, trabajan de la mano para que las actividades de TIC Americas constituyan un aporte sustancial del talento innovador de la juventud con la agenda de la Asamblea General de la OEA y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Más de 100 jóvenes emprendedores del continente se darán cita en Medellín, compitiendo por las distintas categorías y reconocimientos especiales, sumado a un grupo selecto de empresarios y especialistas en calidad de jurado, mentores y expositores.
TIC Americas ha vinculado como socios a compañías multinacionales como: PepsiCo, cbc, Postobón, Dell, Citi, BanReservas,BancoVisión;institucionesfinancierasinternacionales(IFI´s)comoelBancoMundialyelBancoInteramericano de Desarrollo (OEA), agencias especializadas de las Naciones Unidas, gobiernos nacionales y locales de países sedes de la AG-OEA; entre otras organizaciones.
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ACERCA DEL YOUNG AMERICAS BUSINESS TRUST
ElYoungAmericasBusinessTrust(YABT)esunaorganizacióninternacionalsinfinesdelucroincorporadaenelDistrito de Columbia, Estados Unidos, y tiene el estatus 501 (c) 3 ante el IRS. El YABT trabaja en cooperación con la Organización de Estados Americanos (OEA) para promover el desarrollo social y económico de los jóvenes de todo el mundo. Mientras construyen la capacidad empresarial y crean oportunidades para los futuros líderes empresariales, la comunidad YABT avanza los objetivos globales y fortalece las iniciativas dirigidas por los jóvenes para el desarrollo sostenible. Mayor información, disponible en: www.yabt.net
ACERCA DE TIC AMERICAS
TIC Americas es una plataforma de apoyo, y aceleradora de negocios para jóvenes emprendedores. El programa les proporciona orientación, formación, entrenamiento, mentoría, capital semilla e inversión así como acceso a una red de contactos internacionales. Independientemente del modelo de negocios o solución, este programa está diseñado para apoyar a los emprendedores en su camino hacia el crecimiento. En sus 13 ediciones implementadas, TIC Americas se ha consolidado como uno de los programas emblemas de juventud y emprendimiento del Hemisferio Occidental apoyando 45,109 jóvenes en la creación y consolidación de más de 24,232 propuestas de negocios y sociales.
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LAS FINALES
Fechas: 23, 24 y 25 de junio, 2019 (3 días) • Día 1: Conferencia de prensa, montaje de Expo, inducción a Finalistas, jueces y voluntarios • Día 2: Ceremonia de Apertura, Expo, plenarias, comité de evaluación, entrevistas de la prensa • Día 3: Ceremonia de Clausura y Premiación, Expo, plenarias, entrevistas de la prensaPaís: ColombiaCiudad: MedellínLugar: TBD
AUDIENCIA
Público general: 350 participantes • 8 YABT Staff • 15 voluntarios nacionales • 100 miembros de equipos Finalistas de TIC Americas, Eco-Reto, Competencia de Innovación del Caribe, categorías y reconocimientos especiales • 35 jueces nacionales e internacionales • 18 oradores/panelistas nacionales e internacionales • 40 corresponsales y fotógrafos de prensa • 300 visitantes los días 2 y 3
SUMARIO DE APORTES
Sede, equipamiento
Alojamiento, alimentación y transporte de Finalistas
Becasdefinalistas
Premios y reconocimientos especiales
Recepción
Convocatoria de prensa
Protocolo
Principales Requerimientos
Gobierno Nacional/Local
YABT / Socios Internacionales
Socios /patrocinadores Nacionales-locales
5
REGISTRO / LOBBY
DÍAS
1 Y
2
REG
ISTR
O L
OBB
Y
LOBB
Y
SEDE
YABT
SOCIO LOCAL
PROVEEDOR
2 Mesas de registro4 SillasMantelesRegletas eléctricasCesto de basura1 Mesa para proveedor de traducción simultáneaTV de entrada - Proyectar agenda del díaAparatos/audífonos de traducción simultáneaBacking de entrevistas con la prensaListados de registros (Finalistas, jurados, oradores, VIPs, etc.)
Hojas BlancasBolígrafos4 Computadoras para registro
HorarioDía
ArregloActividad Proveedor Recursos
6
SALA DE PLENARIAS / CEREMONIAS
DÍAS
1 Y
2
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SEDE
PROVEEDOR
PROVEEDOR
1 Mesa principal - mínimo 7 puestos7 Sillas de tarima con forroManteles2filasconsillasdereservado(Cuerpodiplomático,jurados, VIPs, socios, etc)400 sillas con forro - audiencia generalSofás y mesita para sesiones plenarias/paneles2 Pantallas grandesRouters de InternetPlantasyfloresfrentealamesadehonorEquipo de audio: Parlantes, consolas, micrófonos inalámbricos con baterías de reservasInterpretes (Español-Inglés-Español)Cabina de interpretesBacking sobre la tarimaBacking en los laterales de la tarimaRotulación de podiumLuces Led del Backing Name tents (carteles con nombres)LetrerosdeReservadoparasillasdeprimerasfilasBanderas OEA y YABTAgendas de ambos días1 laptop / Para proyectar 2Proyectoresdealtadefinición/resoluciónRegletas eléctricasEstaciones para Camarógrafos (Pasillos laterales y fondo del salón)Equipo de Circuito CerradoEstación de control para TransmisiónBanderas de los 35 Estados Miembros de la OEA, con asta y base
YABT
SOCIO LOCAL
GOBIERNO
NACIONAL/
LOCAL
HorarioDía
ArregloActividad Proveedor Recursos
7
Fotografías de referencia:
Álbumes completos: • Ceremonia de Inauguración: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157651687872990 • Ceremonia de Clausura: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157651686206669 • Sesión plenaria: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157649768022044
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EXPOSICIÓN INTERNACIONAL
DÍA
1 - M
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DÍA
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DÍA
3 - E
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SEDE
PEPSICO
PROVEEDOR
40 stands (2 x 2 mts c/u)Mobiliario de stand (sillas, mesita o mueble, alfombra y cesto)Rotulado de Stands1 Networking loungeDiseño, cableado y suministro eléctricoRouter de InternetEstaciones de bebidas y snacksStand YABTRevistasLounge spaceMobiliario de LoungeMobiliario de LoungeMamparas Lounge
YABT
SOCIO LOCAL
/NACIONAL
HorarioDía
ArregloActividad Proveedor Recursos
9
Fotografías de referencia:
Álbum completo: •CortedeListónyVisitaoficial:www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157652070140382
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SALAS DE EVALUACIONES - JURADOS
5 S
ALAS
DÍA
1
EVAL
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ECO
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SEDE
Mesa rectangular y 7 puestos para juradoMesa pequeña para colocación de documentos10 sillas por sala / 7 jurado, 1 voluntario, 2 extrasEstación de té y café. PepsiCo / cbc suministra agua y gaseosasManteles para mesas de juradoCesto de basuraRouter de InternetMesita para proyectorFolders / sobres manilasListadosdeequiposfinalistasEngrapadoraHojas BlancasBolígrafos / lápicesSeñalizaciones de salas5 Laptops 5 ProyectoresPantallas o TV Plan B: Proyectar en pared blanca/cremaParlantes de computadora Regletas eléctricasCable HDMI / 1 por sala
YABT
SOCIO
HorarioDía
ArregloActividad Proveedor Recursos
11
ALMUERZOS2 SALAS Y/O RESTAURANTES DE LA SEDE
DÍA
1
ALM
UERZ
OS
DE
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OS
ALM
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O P
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SEDE
SEDE
## Mesas## SillasMantelesBuffetPepsiCo suministra agua/gaseosasBackingConsola de audio2 micrófonos inalámbricosParlantes1 Computadora1 Pantalla1 Proyector
## Mesas## SillasMantelesBuffetPepsiCo/Postobon suministran agua y gaseosasBacking1 Consola de audio2 micrófonos inalámbricosParlantes1 Computadora1 Pantalla1 Proyector
SOCIONACIONAL
SOCIONACIONAL
DÍA
1 Y
2
PROVEEDOR
PROVEEDOR
PROVEEDOR
Fotografías de referencia:
Sala de Evaluaciones - Álbum completo: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/72157652107098685Almuerzos - Álbum completo: www.flickr.com/photos/yabtdc/albums/7215765164441268
HorarioDía
ArregloActividad Proveedor Recursos
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SALA PARA USO DE OFICINA
RECEPCIÓN / COCTEL
6 DÍ
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CIO
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SEDE
SEDE
2 Mesas rectangulares grandes1 mesa redonda pequeña1 mesa pequeña para impresora1 estación de té y caféRouter de internetLínea telefónica Copias de croquis de salones y áreas comunes Botiquín de primeros auxilios ArchivadoresÚtilesdeoficinaResma de hojas blancasDirectorio de teléfonos de YABT Staff, socios y puntos focales de la Cancillería, OEA, seguridad y protocoloEstación de agua y gaseosas2 Computadoras1 Impresora
Mesas coctelerasEstación de boquitasEstación de postresEstación de bebidas, agua y vinos Suministra agua y gaseosasSistema de audioMicrófonos
HORARIODÍA
ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS
YABT
SOCIOS
PROVEEDOR
PEPSICO
PEPSICO
CANTIDAD 1 SALA
CANTIDAD 1
HORARIODÍA
ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS
13
SALÓN VIP / REUNIONES
DÍA
1 Y
2
OEA
- SO
CIO
S
AUTO
RIDA
DES
DE G
OBI
ERNO
SALA
CO
N SO
FAS
SEDE
HOTEL PARA ALOJAMIENTO DE DELEGADOS JUVENILES, STAFF, ORADORES, JURADOS E INVITADOS ESPECIALES
• 15 habitaciones dobles para equipos y oradores• 5 habitaciones sencillas/dobles para YABT Board y Staff• 20 habitaciones sencillas/dobles para jurados internaciones, panelistas, invitados especiales, entre otros invitados nacionales e internacionales. Cada persona realiza directamente la reservación y pago de habitación.
Estación de té y caféSofás y mesitasBaño privadoEstación de agua y bebidasTV
HORARIODÍA
ARREGLOACTIVIDAD PROVEEDOR RECURSOS
PROVEEDOR
PEPSICO
CANTIDAD 1
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TRANSPORTE LOCAL
a) Transporte aeropuerto – hotel – aeropuerto (Finalistas, jurados, oradores, invitados especiales) • Llegada: 23 de junio • Salida: 26 de junio
b) Transporte hotel – sede de evento – hotel
VOLUNTARIOS
• 15 voluntarios locales de una o más universidades
DISEÑO E IMPRESIONES
Escenografía
Roll-Up de YABT y socios/patrocinadoresRoll-Up de Finalistas / StandsBacking de tarima / sala de plenariasBacking laterales de la tarima (frontales) Backing de entrevistas/prensa, en el lobbyBacking de entrada a la ExpoBacking de Bienvenida / lobby Señalizaciones de los pasillos / Puertas de las salas Tarjetas de presentación de YABT StaffMateriales promocionales (YABT catalogo, one pages, etc)
Documentos
AgendasCertificadosdeFinalistasyjuecesTabla de distribución de salas de evaluacionesPlanograma de la ExpoGafetes Base de datos de voluntarios
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Puntos focales locales – Cancillería de Colombia / otras entidades
ComentariosPuntos focales en la Cancillería /Contrapartes locales
Logística
Acreditaciones para la 49 Asamblea General
Transporte
Protocolo
Prensa (Coordinadora de Prensa de la Asamblea General)
Seguridad
49 Asamblea General:
Diálogo de representantes de las organizaciones de la
sociedad civil y otros actores con Jefes de Delegación,
Secretario General y Secretario General Adjunto.
YABT Staff y voceros juveniles
Llegada y salida de delegados
Ceremonial del Estado
Coordinar rueda de prensa y cobertura
Recorridos, cordones de seguridad, ingreso
y salida, agentes encubiertos, etc.
Presentación de los
voceros de juventud.
16
Young Americas Business Trust
Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos
1889 F Street, NW, Washington DC 20006, Estados Unidos de América
Tel.: +1 202 370-5000 | www.yabt.net | @YABTs | www.facebook.com/YABTDC
Para mayor información:
Luis A. Viguria, Presidente Ejecutivo, YABT202-370-5444 | [email protected]
Edgar Maestre S., Coordinador, TIC Americas507 317-3114 | [email protected]