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Introduccin
El siguiente trabajo tratar acerca del proyecto "Sistema de Inventario para
el Almacn de la Clnica Hospital de PEMEX Coatzacoalcos", que ser
realizado para el rea del Almacn donde se guardan los insumos. Dicho
proyecto se encargar de administrar la informacin de caducidad de los
insumos. Debido a que no se tena una precaucin con sus fechas de
caducidad, provocando prdidas fsicas, naci la necesidad de realizacin
del proyecto mencionado.
El Proyecto ser desarrollado con la herramienta denominada Visual Basic
6.0 haciendo uso del lenguaje de programacin, un sistema gestor de base
de datos denominado SQL Server 2008 R2 con el lenguaje SQL, debido a
la gran facilidad de manejo de los lenguajes, las herramientas y facilidades
que proporciona el sistema gestor y el software de desarrollo. Es importante
el uso de herramientas que puedan llevar a la creacin de sistemas
complejos y elaborados ya que son de gran utilidad para todo tipo de
empresas u organizaciones de cualquier giro.
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Captulo I Protocolo de Investigacin
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Captulo I: Protocolo de Investigacin
1.1. Planteamiento del Problema
1.1.1 Antecedentes
El rea del almacn de la clnica hospital de PEMEX Coatzacoalcos posee
aproximadamente 1200 insumos los cuales no son administrados
correctamente. Dicha rea se encarga de resguardar todos los insumos
entre los cuales se encuentran material de limpieza, papelera, desechable,
material mdico, ropa, herramientas, consumibles, equipo dental,
soluciones, debido a esto, necesitan tener bien administrada tanto los
insumos por fecha de caducidad y la informacin de estos para el buen
desempeo y brindar un buen servicio al usuario.
En la actualidad no se han desarrollado sistemas o aplicaciones para la
administracin de los insumos ya mencionados, solo se ha tratado de
administrar el inventario pasando todo la informacin fsica a hojas de Excel,
aunque no han obtenido buenos resultados, ya que hay gran cantidad de
datos que no estn actualizados.
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1.1.2 Enunciado del Problema
Por la gran cantidad de informacin de los insumos que se administran en
el almacn de la Clnica Hospital de PEMEX Coatzacoalcos, la persona
encargada del rea no puede estar atento a cada fecha de caducidad de
estos, provocando la perdida de insumos en grandes cantidades.
Al realizar un surtido dura 10 minutos aproximadamente para atender al
usuario, este entrega su receta para solicitar su insumo posteriormente el
encargado busca en el inventario de Excel su existencia para surtir el
insumo, una vez encontrado realiza otro formato el cual llena a mano. En
este proceso se pierde la mayora del tiempo al no tener una base de datos
actualizada hay insumos capturados que ya no existen.
Los insumos no son ordenados fsicamente por su fecha de caducidad, por
lo que tambin genera el problema.
1.1.3 Preguntas de Investigacin
Cuenta la clnica hospital de Pemex Coatzacoalcos en su almacn un
sistema de informacin que administre para la caducidad de los insumos
almacenados?
Podr un sistema de inventario del almacn mejorar y optimizar las
actividades del personal, as como la reduccin de prdidas de los insumos?
La informacin ser ms fcil de manejar y consultar con un sistema de
informacin que con el uso de fsico de documentos?
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1.2 Justificacin
El proyecto considera el diseo y desarrollo de un sistema de informacin
que permita registrar, clasificar y mandar alertas indicando si alguno de los
insumos o soluciones est prximo a caducar.
En este aspecto, el sistema, contar con una base de datos segura y
confiable que permita reducir los tiempos de almacenamiento, reemplazar
el trabajo fsico de administracin de archivos e innecesario de documentos,
automatizar los procesos de trabajo y la generacin de documentos entre
otras.
Se necesita de un sistema que gestione las entradas y salidas de los
insumos, controlando toda la informacin incluyendo su fecha de caducidad
y existencia, para evitar las prdidas de estos.
1.2.1 Estudio De Factibilidad
1.2.1.1 Factibilidad Operacional
Para la realizacin de este proyecto se cuenta con el apoyo del encargado
del almacn y permiso de la encargada de Recursos Financieros la Lic.
Martha quien es la persona que nos proporcionar la informacin requerida
para llevarlo a cabo, sea el inventario fsico y digital de este, que contiene
todos los productos o insumos existentes.
No afectara ningn otra rea o departamento, incluso ser beneficioso,
puesto que las prdidas se irn reduciendo.
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1.2.1.2 Factibilidad Tcnica
El sistema a desarrollar solo necesita de un equipo de cmputo, impresora
y con el software requerido para su desarrollo, SQL Server 2008 R2 y Visual
Basic 6.0, contar con las capacidades tcnicas requeridas para cada
alternativa del diseo considerado, comparando el sistema que se desea
desarrollar con los que existen actualmente en l, en este aspecto cubrir
cada rasgo.
No necesita de ninguna tecnologa adicional, ya sea internet o alguna otra,
porque no lo requiere, el sistema solo va hacer operaciones dentro del
mismo, ya sea bajas, altas reportes, etc.
De acuerdo al anlisis tcnico el sistema es factible a desarrollar.
1.2.1.3 Factibilidad Econmica
Para su realizacin no es necesario una inversin econmica grande, al
analizarlo realmente es mnima, en los requerimientos fsicos, hardware y
software ya se cuenta con equipo con anterioridad , la empresa cuenta con
licencias de software que se pueden utilizarse, y no es necesaria ninguna
capacitacin especial a personal que provoque un gasto extra, la persona
encargada tiene conocimientos bsicos y necesarios para su operatividad,
es factible puesto que a mediano plazo se empezar a reflejar la reduccin
de las prdidas econmicas que se han estado presentando actualmente.
Si el proyecto no se llevar a cabo o implementar, no habra ninguna prdida
econmica.
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1.3 Objetivo General
Crear un sistema computacional, que cuente con una base de datos que
visualice y administre mediante una interfaz grfica los insumos existentes
en el almacn de la clnica hospital de Pemex Coatzacoalcos, que ayude a
optimizar los procesos de una manera eficiente.
Objetivos Especficos:
Mantener un buen control y administracin de los insumos existentes.
Agilizar y optimizar los procesos de bsqueda de informacin en el rea
del Almacn para un mejor desempeo del servicio.
Crear informes de los insumos surtidos.
Permitir alertas de insumos cercanos a caducar.
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1.4 Marco Conceptual
Para la realizacin del sistema de inventario se utilizaran las siguientes
herramientas: lenguajes, diagramas, metodologas y tcnicas que sern
explicados a continuacin.
1.4.1 Programacin Orientada a eventos
La programacin dirigida por eventos es un paradigma de programacin en
el que tanto la estructura como la ejecucin de los programas van
determinados por los sucesos que ocurran en el sistema, definidos por el
usuario o que ellos mismos provoquen.
1.4.2 Sistema Gestor de Base de Datos
Es un sistema de software que permite la definicin de bases de datos; as
como la eleccin de las estructuras de datos necesarios para el
almacenamiento y bsqueda de los datos, ya sea de forma interactiva o a
travs de un lenguaje de programacin.
1.4.3 Modelos de datos
Los modelos de datos aportan la base conceptual para disear aplicaciones
que hacen un uso intensivo de datos, as como la base formal para las
herramientas y tcnicas empleadas en el desarrollo y uso de sistemas de
informacin.
1.4.4 Diagramas UML
El lenguaje unificado de diagrama o notacin (UML) sirve para especificar,
visualizar y documentar esquemas de sistemas de software orientado a
objetos. Ayuda a visualizar el diseo y a hacerlo ms accesible para
otros. UML est controlado por el grupo de administracin de objetos (OMG)
y es el estndar de descripcin de esquemas de software.
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1.4.5 Modelos para desarrollo de software
Un modelo para el desarrollo de software es una representacin abstracta
de un proceso. Cada modelo representa un proceso desde una perspectiva
particular y as proporcione informacin parcial sobre el proceso.
1.4.6 Tcnicas para recoleccin de datos.
La recoleccin de datos es el uso de tcnicas e instrumentos para recopilar
informacin acerca de un determinado tema que es objeto de investigacin.
Es una de las tareas ms importantes en la etapa de anlisis de sistemas
de informacin pues de ello depende el producto que se desea desarrollar.
1.4.7 Diccionario de datos.
Segn Raymond Mcleod (2000), un diccionario de datos es una descripcin
de los datos contenidos en las tablas de las bases de datos. Contiene las
caractersticas lgicas y funcionales de los datos que se van a utilizar en el
sistema que se est programando, como nombre, descripcin, alias,
contenido y organizacin.
El objetivo de un diccionario de datos es dar precisin sobre los datos que
se manejan en un sistema, evitando as malas interpretaciones o
ambigedades. Define con precisin los tipos de datos, descripciones,
detalles de las relaciones, etc.
1.4.8 Mtodo de Investigacin
El mtodo es el conjunto de procedimientos lgicos a travs de los cuales
se plantean los problemas cientficos y se ponen a prueba las hiptesis y
los instrumentos de trabajo investigados.
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1.5 Hiptesis de la Investigacin
Con el desarrollo e implementacin de un sistema de inventario para el
control de entradas, salidas y caducidad de los insumos, la informacin
sern encontradas de una manera ms rpida, no se perdern datos en
caso de que ocurra un accidente o extravo, las prdidas de los insumos
irn reduciendo progresivamente y las labores del personal del rea ser
ms eficaz.
1.6 Diseo metodolgico y tcnicas de investigacin
1.6.1 Metodologa de investigacin.
Para la recoleccin de datos fue utilizado el mtodo inductivo, ya se realiz
la observacin de todo el proceso para surtir dar de alta y bajas de insumos,
reforzndolo con la entrevista hecha con anterioridad. (Ver anexo 1 y 2).
1.6.2 Modelo incremental
Para el desarrollo del sistema de Inventario fue utilizada la metodologa del
modelo incremental, que con su nombre indica, permite obtener varias fases
del sistema hasta llegar a un sistema ptimo y completo.
La implementacin de sus etapas se llev a cabo de la siguiente manera:
Incremento n1
Anlisis: se estudi la informacin que el sistema administrar (tipos
de insumos, caducidades, reas designadas, claves) para poder
tener una idea ms clara y as poder disear la base de datos
correctamente.
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Diseo: se realizaron modelos y diagramas de la base de datos,
diagramas de casos de uso y diseos previos de las interfaces del
sistema.
Cdigo: se dise la base de datos, se desarrollaron las interfaces
del sistema, y se programaron todas las funciones y herramientas
bsicas que contendr (alta, consulta y baja de datos, reportes y
alertas).
Prueba: se present un primer prototipo terminado a los respectivos
asesores, se hicieron sugerencias acerca de la visualizacin y
manejo de los datos, validacin de caracteres y creacin de reportes
ms a detalle.
Incremento n2
Anlisis: se buscaron maneras distintas de visualizar y manipular los
datos para facilitar las labores del usuario.
Diseo: se redisearon los formularios bajas, altas y la seccin de
alertas de caducidad.
Cdigo: se mejor el diseo de reporte, se realiz la validacin de
tipo y cantidad de caracteres a ingresar en cada formulario, se
aadieron filtros de bsqueda para optimizar el sistema al requerir la
informacin, modificacin de registros, se cambiaron elementos
innecesarios para una mejor visualizacin de la informacin.
Prueba: se mostr a los asesores las correcciones antes
mencionadas.
Una vez revisado por los asesores y dando el visto bueno de las mejoras a
la interfaz se dio por concluido el sistema.
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1.7 Calendario de trabajo
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Detectar las necesidades y problemas de la empresa.
P
R
Seleccin de la informacin que se administrar.
P
R
Anlisis (diagramas, modelos) y diseo de la base de datos
P
R
Diseo de interfaces iniciales P
R
Conexin con la base de datos. P
R
Programacin fase 1 (altas, bajas, consultas, informes)
P
R
Diseo inicial P
R
Sugerencias para la mejora del sistema
P
R
Programacin fase 2 Mejora en la interfaz (validaciones, bsquedas de insumo por filtros)
P
R
Correccin de errores P
R
Finalizacin del sistema. Fase actual
P
R
Elaboracin de manual de usuario.
P
R
Tabla 1.1 Calendario de actividades a realizar para elaboracin del sistema.
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Captulo II Marco Terico
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Capitulo II: Marco Terico 2.1 Almacn de la Clnica
En la clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos, en el almacn o bodega
donde se mantienen resguardados los insumos que distribuye la clnica a
los pacientes o personal que labora, se mantenan registrados en hojas
donde se actualizan constantemente por las entradas y salidas de los
nuevos insumos, por lo que con el tiempo se volvi demasiados archivos y
papeles , provocando que la informacin no estuviese disponible en el
momento necesario , posteriormente se trasladaron todos los datos en una
base de datos en Excel, pero sin ninguna interfaz grfica.
2.2 Administracin de los insumos
Actualmente se sigue teniendo el mismo problema; cuando vuelven a surtir
los proveedores todos los insumos, el personal al acomodar los insumos
nuevos van dejando los antiguos detrs de estos, al momento de que algn
usuario necesite un insumo se le surte con los nuevos y los viejos con forme
pasa el tiempo estos llegan a su fecha de caducidad echndose a perder,
provocando prdidas de ndoles econmicas y de existenciales; de la misma
manera el personal registra la alta, baja o surtimiento del insumo en una
base de datos en Excel, pero en ocasiones lo llega omitir olvidando hacer
la operacin creando conflicto en el inventario; el trabajo de papeleo que
realizan llegan a tener demasiados procesos y llega a un punto en el que
se acumula demasiada informacin y se consume demasiado tiempo.
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2.3 Por qu implementar un nuevo sistema de informacin?
Hasta el momento, no se han desarrollado proyectos similares para el
manejo de la informacin del inventario del almacn de la clnica, tales como
sistemas de informacin, aplicaciones web o bases de datos. Ni siquiera
han surgido otro tipo de proyectos pertenecientes a otras carreras u otras
reas para el manejo de la informacin.
Solo se limitan a ordenarlos por tipo de insumo y colocarlos en anaqueles y
cajas destinadas para estos, en muchas ocasiones, las soluciones se echan
a perder, lo cual disminuye la calidad del servicio al usuario al no contar con
lo requerido.
Al no haberse implementado ningn proyecto similar o diferente que se
encargue de tener una buena administracin y en ms en especfico que
alerte insumos prximos a caducar, se hace ms viable la implementacin
del sistema que se est desarrollando.
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2.4 Visual Basic
Segn Jos Luis Ramrez (2001), su nombre est compuesto de dos
elementos generales que lo conforma:
Visual: indica que es una interfaz grfica de usuario, que en lugar de
requerir comandos para realizar tareas, hace uso de herramientas
grficas.
Basic: indica que aquellas tareas que no se pueden realizar con la
interfaz grfica, se pueden realizar a travs de un lenguaje de
programacin con el que se puede desarrollar prcticamente
cualquier cosa.
Est diseado principalmente para la creacin de aplicaciones y permite a
los desarrolladores centrar el diseo en Windows, la web y dispositivos
mviles.
2.5 SQL Server
Segn Jerome Gabillaud (2010), es un sistema de gestin de base de datos
relacionales, lo que le confiere una gran capacidad de gestionar los datos
conservando su integridad y su coherencia. Es una excelente alternativa de
Microsoft frente a otros potentes sistemas gestores de bases de datos. Hace
uso del lenguaje SQL (Structured Query Language o lenguaje de consultar
estructurado) para la creacin y diseo de las bases de datos y est
diseado para trabajar en sistemas operativos Windows.
SQL se encarga de:
Almacenar datos
Verificar restricciones de integridad definidas
Garantizar la coherencia de los datos que almacena, incluso en caso
de error de sistema
Asegurar las relaciones entre los datos definidos por los usuarios.
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2.6 Modelo relacional
Dolors Costal (2002) nos dice que es un modelo de datos y como tal, tiene
en cuenta tres aspectos importantes:
1. La estructura: debe permitir representar la informacin que nos
interesa del mundo real.
2. La manipulacin, a la que da apoyo mediante las operaciones de
actualizacin y consulta de los datos.
3. La integridad, que es facilitada mediante el establecimiento de las
reglas de integridad, es decir, condiciones que se deben de cumplir.
El principal objetivo del modelo relacional es facilitar que la base de datos
sea percibida o vista por el usuario como una estructura lgica que consiste
en un conjunto de relaciones y no como una estructura fsica de
implementacin. Un objetivo adicional es conseguir una estructura lgica
con la que se percibe que la base de datos sea simple y uniforme.
2.7 Modelo entidad-relacin
Segn Olga Pons (2009), es un mecanismo formal para representar y
manipular informacin de manera general y sistemtica.
Sirve para el diseo conceptual de una base de datos porque, siendo un
modelo relativamente simple y fcil de emplear, posee una gran capacidad
expresiva.
El modelo E-R cumple con estas exigencias: simplicidad, rigurosidad y
capacidad expresiva y nos ayuda a definir las necesidades de informacin
de la mejor manera posible.
Sus objetivos principales son dos:
1. Ofrecer un modelo que refleje fielmente las necesidades de
informacin de una organizacin, el cual ser utilizado como base
para el desarrollo de un sistema.
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2. Ofrecer un modelo independiente del posterior almacenamiento de
los datos y sus mtodos de acceso, lo que permitir tomar decisiones
objetivas acerca de la implementacin ms idnea.
2.8 Diagramas de casos de uso
Benet Campderrich (2003) nos explica que es una representacin grfica
de una interaccin tpica entre un usuario y un sistema de cmputo.
Sirven para mostrar las funciones de un sistema de software desde el punto
de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni en la descripcin
detallada ni en la implementacin de estas funciones. Los casos de uso de
utilizarn tanto en la recogida y documentacin como en el anlisis.
Los elementos de un modelo de casos de uso son:
Actores: es cualquier usuario externo que desempea un conjunto
de papeles y se comunica o interacciona con el sistema
Casos de uso: es una interaccin entre el sistema y uno o varios
actores, dicha interaccin puede ser una funcin autnoma dentro
del sistema.
Relaciones: es la relacin entre un actor y un caso de uso, la
participacin del actor es necesaria para realizar el caso de uso.
2.9 Modelo incremental
Segn Sergio Martnez (2010), el modelo fue propuesto por Harlan Mills en
1980.
Sus etapas son:
Anlisis
Diseo
Cdigo
Prueba
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En este modelo consiste bsicamente en realizar un anlisis, diseo,
construir una primera versin con lo esencial del sistema, se prueba y se
entrega. Luego se repite; se analiza, se disean las mismas funciones ms
completas, se construye y se entrega una nueva versin, y se repite hasta
tener un sistema lo ms completo posible. Cada incremento debe entregar
un producto operacional. Cada incremento es revisado por el usuario para
aportar ms sobre las nuevas versiones.
Ventajas:
Se evitan proyectos largos y se entrega Algo de valor a los usuarios
con cierta frecuencia.
Es ms sencillo acomodar cambios al acotar el tamao de los
incrementos.
El usuario se involucra ms.
El resultado es muy positivo
Desventajas
Difcil evaluar el costo total
Difcil de aplicar a los sistemas transaccionales que tienden a ser
integrados y a operar como un todo.
Los errores en los requisitos se detectan tarde.
2.12 Mtodo Inductivo
2.10 Mtodo Inductivo
Segn Francis Bacon (1561-1626) dice que el mtodo inductivo intenta
ordenar la observacin tratando de extraer conclusiones de carcter
universal desde la acumulacin de datos particulares.
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La secuencia metodolgica es la siguiente:
1. Observacin y registro de los hechos.
2. Anlisis de lo observado.
3. Establecimiento de definiciones claras de cada concepto obtenido.
4. Clasificacin de la informacin obtenida.
5. Formulacin de los enunciados universales inferidos del proceso de
investigacin que se ha realizado.
2.11 Entrevista
La entrevista, desde un punto de vista general, es una forma especfica de
interaccin social. El investigador se sita frente al investigado y le formula
preguntas, a partir de cuyas respuestas habrn de surgir los datos de
inters.
2.11.1 Partes de una entrevista
La presentacin suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En
ella no se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.
El cuerpo de la entrevista est formado por preguntas y las respuestas. Es
importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las
preguntas deben ser interesantes para l pblico, y adecuadas para el
entrevistado trasmita sus experiencias. Tambin deben ser breves, claras y
respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador
puede presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario
personal.
Entrevistas Estructuradas
En una entrevista estructurada todo est planeado y el plan es seguido
estrictamente. Las preguntas cerradas son la parte medular de una
entrevista completamente estructurada.
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Entrevista No Estructurada
En esta entrevista el tiempo no tiene lmite y por lo tanto es
posible recolectar informacin de todo tipo y se necesita la habilidad del
entrevistador para improvisar y tocar reas no contempladas.
Las ventajas de la entrevista no estructurada son:
El entrevistador tiene mayor flexibilidad para cambiar los tiempos de
la
entrevista para que se puedan cubrir todos los temas.
El entrevistador puede ahondar en reas que aparecen de manera
espontnea durante la entrevista.
Las desventajas de la entrevista no estructurada son:
Uso ineficiente del tiempo por parte de los participantes de la
entrevista.
El entrevistador puede introducir sus propios sesgos en las
entrevistas o al notificar sus resultados.
Se puede obtener informacin no relevante y/o ajena al problema.
El anlisis de los resultados puede llevarse mucho tiempo.
Se necesita ms tiempo para reunir hechos esenciales.
2.12 Observacin
La observacin es otra tcnica til para el analista en su proceso de
investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su
trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia
aceptacin cientfica.
La observacin es una tcnica de observacin de hechos durante la cual el
analista participa activamente o acta como espectador de las actividades
llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema.
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Captulo III:
Anlisis y Diseo
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Captulo III: Anlisis y Diseo
3.1 Fase de inicio
3.1.1 Definicin del sistema a desarrollar
En base a las necesidades y problemticas establecidas, se ha decidido
desarrollar un sistema de administracin de los insumos del almacn, el
sistema fue desarrollado en una herramienta de desarrollo de software
denominada Visual Basic 6.0, haciendo uso del lenguaje Visual Basic. Para
la elaboracin de la base de datos se hizo uso del sistema gestor de base
de datos SQL Server 2008 R2.
El sistema almacenar informacin bsica de todos los insumos, como
clave del insumo, nombre, existencia, categora, fecha de entrada y su
caducidad.
Tendr las opciones de altas, bajas, modificar, bsquedas y visualizar
informacin de insumos existentes. Tambin se podrn visualizar mediante
alertas los insumos prximos a caducar.
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3.1.2 Requerimientos funcionales y no funcionales
Requerimientos funcionales
Tipo Descripcin Datos El sistema deber almacenar toda informacin referente a los
insumos entrantes y mantenerlos actualizados.
Comportamiento El sistema solo permitir a los usuarios registrados el acceso a la informacin. El sistema solo permitir a los usuarios registrados la impresin reportes de insumos. La informacin que ser almacenada estar protegida, debido a que solo tendrn acceso a ella los empleados del rea de Almacn y Encargada de Finanzas mediante su respectivo usuario y contrasea asignados previamente.
Salida El sistema debe permitir solo a los usuarios imprimir la informacin de los insumos.
Tabla 3.1 Requerimientos funcionales del sistema
Requerimientos no funcionales
Tipo Descripcin Interfaz El sistema tendr una interfaz atractiva e iluminada.
El sistema podr ser utilizado prcticamente por cualquier usuario debido a su facilidad de manejo. El sistema ser desarrollado en Visual Basic 6.0.
Funcional La informacin del sistema ser inaccesible para aquellas personas que no tengan un usuario y contrasea.
Tabla 3.2 Requerimientos no funcionales del sistema
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3.1.3 Diagrama de contexto
Sistema de Inventario
para el Almacn de la
Clnica Hospital Pemex
Coatzacoalcos
Administrador Usuario/ Cliente
Reporte
Imprimir
formato
Consultar/visualizar Modificar
Dar de baja Registrar
Insumo
Solicitar
Insumo
Surtir
Diagrama 3.1 Diagrama de contexto del sistema
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3.1.4 Diagramas de casos de uso
Caso de uso: Inicio de sesin al sistema
Actores: Usuario/encargado de Almacn
Tipo: Primario
Descripcin: El usuario iniciar sesin mediante un usuario y una
contrasea que ser asignada para poder acceder al sistema.
Condicin:
El desarrollador del sistema y de la base de datos debe asignar un
usuario de manera predeterminada.
Ingresa usuario
y contrasea
Valida y autoriza
usuario y
contrasea
Ingresa al
sistema
Sistema
Usuario
Diagrama 3.2 Diagrama de caso de uso para el inicio de sesin en el sistema.
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Caso de uso: Insumos
Actores: Usuario/Encargado de Almacn
Tipo: Primario
Descripcin: El usuario agregar un nuevo insumo que ser almacenado en
la base de datos, tambin podr consultar y modificar la informacin en caso
de ser necesario y as tener actualizados los datos para un mejor
desempeo laboral.
Condicin:
Inicio de sesin requerido
Diagrama 3.3 Diagrama de caso de uso de insumos
Agregar
insumo
Sistema
Consultar
informacin de
insumos
Mostrar
informacin de
insumos
Modificar
insumo
Usuario
Baja de
insumo
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Caso de uso: Cliente/Beneficiario
Actores: Usuario/Encargado de Almacn
Tipo: Primario
Descripcin: El usuario agregar un nuevo beneficiario que ser
almacenado en la base de datos, tambin podr consultar y modificar la
informacin en caso de ser necesario y as tener actualizados los datos para
un mejor desempeo laboral.
Condicin:
Inicio de sesin requerido
Diagrama 3.4 Diagrama de caso de uso de Beneficiarios
Agregar
Beneficiario
Sistema
Consultar
informacin de
Beneficiario
Mostrar
informacin de
beneficiario
Modificar
Beneficiario
Usuario
Baja de
Beneficiario
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Caso de uso: Bitcora
Actores: Usuario/Encargado de Almacn
Tipo: Primario
Descripcin: El usuario podr seleccionar un insumo requerido y surtirlo
posteriormente se imprimir el formato de los datos del insumo surtido.
Condicin:
Inicio de sesin requerido
Dar de alta un insumo.
Diagrama 3.5 Diagrama de caso de bitcora
Sistema
Surtir
insumo
Consultar
un insumo Mostrar
informacin
de insumo
Realizar
surtido
Usuario
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Diagrama de caso de uso general
Alta de insumos.
Solicitud de informe
Modificacin de
Insumo
Consulta de insumo.
Surtir Insumo
Baja de insumo
Base de datos Usuario
El usuario es el
encargado de realizar la
captura, bsqueda y
modificacin de la
informacin almacenada
en el sistema.
Diagrama 3.6 Diagrama de caso de uso general con todas las funciones del sistema.
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3.2 Fase de elaboracin
3.2.1 Especificacin de C.U. prioritarios
El sistema que se desarrollar se encargar administrar la informacin de
los insumos, por lo tanto, la informacin prioritaria es de los mismos
insumos, y el o los casos de usos prioritarios se mostraran a continuacin:
Consultar
un insumo Mostrar
informacin
de insumo
Surtir
insumo
Realizar
surtido
Usuario
Diagrama 3.7 Diagrama de caso de uso prioritario del sistema (de insumos).
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3.2.2 Diagrama entidad-relacin
El diagrama entidad relacin permite conocer cada elemento de la base de
datos, sus atributos (caractersticas) y como la relacin (interaccin) que
existe entre ellos para poder tener una base de datos ms entendible,
crearla de una manera ms fcil, obtener llaves forneas y tablas
resultantes.
Diagrama 3.8 Diagrama Entidad-Relacin de la base de datos implementada en el sistema.
INSUMO
Categora
FechaEntrada
FechaCaducidad
CodigoInsumo
NombreInsumo
Existencia
SOLICITAN
PRODUCE
USUARIOS
Categora
Departamento
NombreUsuario
Ficha
BITACORA
CodigoInsumo
FechaEntrada
NombreUsuario
Folio
NombreInsumo
Ficha
Fecha
-
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3.2.3 Diagrama de clases
INSUMOS
# CodigoInsumo + NombreInsumo + Existencia + Categora + FechaEntrada + FechaCaducidad
+ Guardar () + Modificar () + Eliminar () + Limpiar () + Salir ()
USUARIOS
# Ficha + NombreUsuario + Departamento + Categora
+ Guardar () + Modificar () + Eliminar () + Limpiar () + Salir ()
BITACORA
# Folio + CodigoInsumo + NombreInsumo + Fecha + Ficha + NombreUsuario
+ Surtir () + Quitar () + Limpiar () + Cancelar ()
+ Solicitan
+ Produce
Diagrama 3.9 Diagrama de clases del sistema.
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3.2.4 Maquetacin de interfaz, entradas y salidas
Imagen 3.1 Diseo inicial del formulario de inicio de sesin del sistema.
Imagen 3.2 Diseo de la ventana de alertas de insumos prximos a caducar.
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Imagen 3.4 Diseo de ventana de registro de insumos
Imagen 3.3 Diseo de la ventana de Bienvenida
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Imagen 3.6 Diseo de la ventana para surtir insumos.
Imagen 3.5 Diseo de la ventana de registro de usuarios/ Beneficiarios.
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3.3 Fase de construccin
3.3.1 Diagrama de implementacin
3.3.2 Plan de conversin.
Previamente a la instalacin del sistema en el equipo de cmputo designado
para este, se deber se deber instalar el SQL Server 2008 R2 para poder
alojar la base de datos, el sistema pueda funcionar sin problema alguno,
acceder a la base de datos si se tiene duda acerca de una informacin, y
hacer mejoras en el sistema si se considerasen pertinentes.
Una vez que el sistema sea corregido y mejorar, y funcione al cien por
ciento, podr ser implementado totalmente por el Almacn.
Para la utilizacin se elaborar un manual de usuario y se le dar una
capacitacin para asegurar el buen uso y manejo del sistema.
Los usuarios del sistema sern la/el encargado del almacn.
Los requerimientos mnimos del equipo de cmputo donde se instalar el
sistema son mnimos:
1 Gb de memoria RAM
Procesador Intel o AMD a 1.5 GHz
Sistema operativo de 32 bits.
Windows 7
1: Bsqueda
Diagrama 3.10 Diagrama de implementacin del sistema
Tecleo SISTEMA
SGBD
2: Notificar
3: Respuesta
4: Actualizar
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Capitulo IV:
Presentacin de Resultados
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Captulo IV: Presentacin de Resultados
4.1 Sistema de informacin
A continuacin se mostraran las ventanas principales del sistema y
explicara en funcionamiento de cada una.
VENTANA DE INICIO DE SESIN:
En esta venta el usuario podr ingresar su nombre de usuario y contrasea
asignada para poder entrar al sistema.
Imagen 4.1 Ventana de inicio de sesin del sistema.
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Imagen 4.1 Ventana de alertas.
VENTANA DE ALERTAS:
En esta venta consta de una tabla, el cual mostrar los productos o insumos
que estn a un mes de caducar, antes de llegar a su fecha, de esta manera
el encargado tendr un mes para sacar o aprovechar el insumo y no haya
perdidas, si no hay productos prximos a caducar la tabla estar vaca;
cuenta con un botn de Continuar para pasar a la ventana de Bienvenida o
el Men Principal.
Imagen 4.2 Ventana de alertas de insumos prximos a caducar.
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Imagen 4.2. Ventana Bienvenida
VENTANA DE MENU DE BIENVENIDA:
En esta venta consta de un men el cual tiene tres opciones:
REGISTRO
ACCIONES
SALIR
Imagen 4.3 Ventana de Bienvenida
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Imagen 4.3 Opcin Registro Insumos.
VENTANA DE REGISTRO DE INSUMOS:
En esta ventana se lleva el proceso de registro de todos los
insumos del almacn consta con campos requeridos. Cuenta con
los botones de Guardar (dar de alta), Eliminar, Modificar,
Limpiar, Salir y un filtro o buscador.
Guardar: Este botn sirve para guardar en la base de datos un
registro nuevo de un insumo, se llenan todos los campos
requeridos y una vez llenos se le da en el botn guardar y
automticamente queda registrado el nuevo dato en la base de
datos.
Eliminar: Este botn sirve para eliminar de la base de datos un
registro.
Modificar: En este botn sirve para modificar cualquier dato
existente, seleccionando un registro de la tabla se modifican los
campos que se requieran cambiar y se dar modificar el cual
cambiara los datos exitosamente.
Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos despus de
haber sido utilizados.
Salir: En este botn sirve para salir de la ventana de registro.
Imagen 4.4 Ventana de registro de insumos
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VENTANA DE REGISTRO DE USUARIOS:
En esta ventana se lleva el proceso de registro de todos los
clientes o usuarios que sern beneficiados con algn insumo,
consta con campos requeridos. Cuenta con los botones de
Guardar (dar de alta), Eliminar, Modificar, Limpiar, Salir y un
filtro o buscador.
Guardar: Este botn sirve para guardar en la base de datos un
registro nuevo de un Usuario, se llenan todos los campos
requeridos y una vez llenos se le da en el botn guardar y
automticamente queda registrado el nuevo dato en la base de
datos.
Eliminar: Este botn sirve para eliminar de la base de datos un
registro.
Modificar: En este botn sirve para modificar cualquier dato
existente, seleccionando un registro de la tabla se modifican los
campos que se requieran cambiar y se dar modificar el cual
cambiara los datos exitosamente.
Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos despus de
haber sido utilizados.
Salir: En este botn sirve para salir de la ventana de registro.
Imagen 4.5 Ventana de registro de Usuarios
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VENTANA DE SURTIR INSUMOS
En esta ventana se lleva el proceso de surtir los insumos ya sea
a un rea en especfico o a un usuario consta con campos
requeridos. Cuenta con los botones de Surtir, Limpiar, y
Cancelar.
Realizar: Este botn sirve una vez que todos los campos
requeridos estn llenos, realiza el proceso de surtir.
Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos una vez que
fueron utilizados.
Cancelar: En este botn sirve para cancelar el proceso y
regresar a la ventana anterior.
Nota: En esta ventana se puede imprimir el proceso o surtido que
se haga.
Imagen 4.6 Ventana para surtir insumos.
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4.2 Resultados
Los resultados obtenidos fueron la entrega del Sistema de Inventario para
la Clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos, cumpliendo con lo
programado segn el cronograma de actividades.
As como tambin la optimizacin de los procesos internos de captura de
datos de los insumos del almacn, mediante la maximizacin de los
recursos; tecnolgicos, financieros, materiales y humanos, minimizando las
prdidas de insumos, el tiempo de atencin al cliente se redujo notoriamente
a la mitad, gastos innecesarios en pedidos de insumos al proveedor
obteniendo ahorros econmicos en el departamento de recursos financieros
y reduccin de recursos el departamento de Informtica ahora tiene un
mayor aprovechamiento organizacional en la produccin y calidad laboral.
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Conclusiones, recomendaciones e implicaciones.
Recomendaciones
Controlar el acceso al sistema para evitar violar la integridad de la
informacin y la fuga de datos, por lo tanto, debe establecerse una
poltica de seguridad que asegure un control real.
Ejecutar tareas de mantenimiento preventivo al equipo de
computacin y sus dispositivos para el buen funcionamiento del
Sistema de Control de Inventario.
Mantener una poltica de actualizacin tecnolgica para mantener
el nivel de competitividad en el rea de informtica y evitar que los
recursos disponibles queden obsoletos o se les d un uso
inadecuado.
La responsabilidad del uso adecuado de las herramientas
informticas (como son el ordenador personal, los perifricos y sus
programas instalados) es del usuario del equipo.
El usuario de equipos personales debe procurarse los
conocimientos imprescindibles para el manejo de sus programas,
as como realizar copias de seguridad de los datos que considere
relevantes.
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Conclusin
Es de suma importancia llevar un control en cualquier empresa, o negocio,
es esencial llevar un inventario de lo contrario provoca una desorganizacin,
y bajas econmicas considerables que podra afectar a la empresa a largo
plazo, por lo que ha vuelto a los sistemas de control de inventario esenciales
para las empresas.
Es por eso que con este proyecto se permite controlar la informacin
proveniente, por lo que, el procesamiento de los datos son oportunos y
veraces. Con esto se permite hacer altas, buscar y recuperar eficientemente
la informacin crtica y relevante. Consiguiendo as el propsito de tener una
organizacin y control de todos los artculos que se encuentran en el
almacn y que se manejan dentro del departamento de informtica.
El sistema ya se implement en una fase inicial, hasta el momento ha
optimizado y agilizado las bsquedas, las alertas de insumos prximos a
caducar.
Es importante darle seguimiento adecuando para que el sistema se
desarroll lo mejor posible.
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Bibliografa y fuentes.
1. Jos Luis Ramrez Ramrez (2001), Aprenda Visual Basic practicando,
Editorial Pearson Prentice Hall Primera edicin
2. Jerome Gabillaud (2010), SQL Server 2008: Administracin de una base
de datos con SQL Server Management Studio, Ediciones ENI
3. Chris Payne (2002), Aprendiendo ASP.NET en 21 lecciones avanzadas,
Editorial Pearson Educacin.
4. Dolors Costal Costa (2002), El modelo relacional y el lgebra relacional,
Editorial UOC
5. Olga Pons, Nicols Marn, Juan Miguel Medina, Silvia Acid, Mara Amparo
Vila (2009), Introduccin a las bases de datos El modelo relacional,
Editorial Thompson.
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Anexos.
Anexo 1 Entrevista
Este cuestionario muestra las preguntas que se aplicaron en la
entrevista que se realiz a la Lic. Martha encargada de recursos
financieros de la clnica de PEMEX, para obtener informacin
referente al cmo opera el almacn y sobre los insumos que se
guardan.
1. Cules son los principales problemas que enfrenta el no
contar con un sistema que administre los insumos del
almacn?
2. Mantiene los insumos ordenados por fecha de
caducidad normalmente?
3. Cuenta con algn inventario de los insumos que son
almacenados?
4. Este inventario esta actualizado?
5. Puede proporcionarme la base de datos en Excel con la
que han estado trabajando para facilitar y reducir tiempo
de recoleccin de informacin?
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Anexo 2 Formato de Observacin.
Empresa: Clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos
rea o Depto.: Almacn de Insumos
Encargado: Sergio Irving Barrosa Martnez Fecha: 25/09/2014
Descripcin: Altas de Insumos
1. Llegan insumos nuevos y el encargado los acomoda por tipo o categora de insumo o producto. ( No tiene un orden especfico para colocar los insumos nuevos, no da prioridad a las fechas de caducidad)
2. Son dados de alta.( en ocasiones pasan das sin dar de alta en las hojas de Excel los insumos, e incluso llega a olvidarlo.)
Surtir Insumos.
1. El usuario solicita un insumo. 2. El Encargado revisa de inventario para checar la existencia.
Surte el insumo solicitado. 3. Actualiza el inventario ( No siempre lo realiza)
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Anexo 3 Base de datos en Excel.
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Anexo 4
Manual de Usuario de Sistema de
Inventario para el almacn de la clnica
hospital de Pemex Coatzacoalcos.
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Manual de Usuario
FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA
El Sistema de Inventario dispone de un Men y 3 escenarios para el registro
o captura de datos de nuevos insumos del almacn, para surtirlos y una
ventana de alertas de caducidad.
Para acceder a las opciones, el usuario deber ejecutar una serie de pasos.
A continuacin se citan:
1. En el escritorio de su PC, ubique el icono de SISGEN.exe y
realice doble clic sobre l.
2. Inmediatamente aparecer la siguiente pantalla principal, la cual le
permitir acceder al Sistema, siempre iniciara primero para indicar
diariamente si algn producto est prximo a caducar, si no hay ninguno
entonces la tabla estar vaca.
3. Daremos el clic Continuar.
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Imagen 1.1. Ventana de alertas
Imagen 1.2. Ventana de Men principal
En el Men cuenta solo con tres opciones, REGISTRO, ACCIONES Y
SALIR.
1. Dar clic en la barra Registr, desplegar la opcin o submen
Insumos, donde permitir realizar un nuevo registro.
Imagen 1.3 Ventana de Opcin de Registro
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2. En la segunda opcin ACCIONES podremos Surtir algn producto.
Imagen 1.4 Ventana de opcin de Surtidos.
3. En la tercera opcin podremos salir del sistema.
Imagen 1.5. Ventana de Opcin para Salir
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Imagen 1.6 Ventana de Registro de Insumos.
En esta pantalla, el usuario podr registrar nuevos insumos al sistema,
para eso deber rellenar o incluir en cada uno de los campos la
informacin que corresponda.
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Imagen 1.7 Botn de Guardar
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Imagen 1.9. Mensaje de No Claves Repetidas
Para poder realizar un registro exitoso no se debe olvidar ningn campo
vaco, en caso de que algn campo este vaco, el sistema mandara alerta
de cul es el campo vaco y deber ser llenado. De lo consiguiente no
podr realizar el registro.
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Dar clic sobre el botn Limpiar o ALT+L, los campos habrn quedado
vacos para realizar un registro que se desee.
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Conforme se vaya tecleando el nombre ira buscando el sistema hasta
encontrar las coincidencias.
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Imagen 1.19 Surtir
Botn Quitar Imagen 1.18 Botn Quitar
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Imagen 1.19 Mensaje del sistema.
Imagen 1.20 Impresin de reporte.