GRF-I-002 V.01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
20/01/2016
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 4
2. OBJETIVO ............................................................................................................................ 4
3. ALCANCE ............................................................................................................................. 4
4. RESPONSABLE ..................................................................................................................... 4
5. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 4
6. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 6
7. GENERALIDADES................................................................................................................. 6
8. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO PRESUPUESTAL .................. 7
8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP .................................................. 7
8.2 Comunicación radicada dirigida por el Ordenador del Gasto ................................ 7
9. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE PAGO ..................................................... 9
9.1. Adquisición de Bienes ............................................................................................ 11
9.2. Suministro de Combustible ................................................................................... 12
9.3. Otros Servicios en General (Aseo, Vigilancia, Pasajes Aéreos, Consultoría) ....... 12
9.4. Servicios Públicos ................................................................................................... 13
9.5. Servicios de Obra Civil e Interventoría .................................................................. 14
9.6. Honorarios Contratistas Servicios Personales ...................................................... 15
9.6.1. Certificación clasificación tributaria del contratista ................................ 17
9.6.2. Documentos requeridos para disminuir la base de retención en la
fuente ........................................................................................................ 17
9.7. Gastos de Viaje Contratistas y Viáticos Funcionarios ........................................... 19
9.7.1. Viajes a Nivel Nacional ............................................................................. 19
9.7.2. Viajes al Exterior ...................................................................................... 20
9.8. Prestaciones Sociales Definitivas .......................................................................... 20
9.9. Préstamos Compra de Vivienda, Liberación de Gravamen o Mejoras Locativas 21
9.10. Préstamos sobre ahorros Fondo de Vivienda ....................................................... 21
9.11. Préstamos calamidad doméstica ........................................................................... 22
9.12. Reembolsos a Funcionarios por concepto de servicio médico asistencial ......... 23
9.13. Trámite de pago adscritos al Servicio Médico Asistencial.................................... 23
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9.14. Liquidación y Pago Cesantías ................................................................................. 23
9.15. Devolución de Ahorros Fondo de Vivienda .......................................................... 24
9.16. Nómina ................................................................................................................... 25
9.17. Pagos de Seguridad Social ..................................................................................... 25
9.18. Deducibles .............................................................................................................. 25
9.19. Préstamos Educativos ............................................................................................ 26
9.20. Gastos de Traslado de Empleado Público ............................................................. 26
9.21. Auxilio Educativo ................................................................................................... 26
9.22. Adquisiciones de Bienes y/o Servicios realizados por Bolsa Mercantil ............... 27
9.23. Convenios ............................................................................................................... 32
9.24. Sentencias .............................................................................................................. 32
9.25. Sena Proveedor Sena ............................................................................................. 33
9.26. Documentos para devolución de retenciones practicadas .................................. 33
9.27. Impuestos ............................................................................................................... 33
10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS ................................ 33
10.1. Legalización anticipos viáticos ............................................................................... 34
11. REQUISITOS LEGALES LAS FACTURAS DE VENTA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES ...... 34
11.1. Facturas de Venta .................................................................................................. 34
11.2. Documento Equivalente ........................................................................................ 35
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1. INTRODUCCIÓN
El presente instructivo describe los documentos requeridos para realizar el trámite de los
pagos de las obligaciones adquiridas por parte de la Entidad, permitiendo a los responsables
del proceso del trámite de pago a nivel nacional, realizar una verificación previa que garantice
el trámite correcto de pago en un tiempo adecuado.
2. OBJETIVO
Determinar la documentación requerida para realizar el trámite de pago de todas las
obligaciones del Sena, con el fin de facilitar la revisión y verificación de los soportes necesarios
para efectuar el trámite respectivo en los pagos que efectúa la Entidad.
3. ALCANCE
Este Instructivo está dirigido a todas las obligaciones que afecten los recursos financieros del
SENA generadas por las diferentes modalidades de pago de la entidad y aplica para la
Dirección General para cada una de las Subunidades ejecutoras a nivel nacional y para
Regionales y Centros de Formación que por delegación tramitan procesos que impliquen pago
por parte de la Entidad, con el apoyo de las áreas administrativas.
El proceso inicia con la recepción de los documentos y culmina con la entrega de las
obligaciones con sus respectivos soportes al área de Tesorería.
4. RESPONSABLE
Director (a) Administrativo y Financiero.
5. DEFINICIONES
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Es un documento de gestión
financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una
apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son aquellos que tienen por objeto atender las
necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas por
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la Constitución y la Ley. Estos egresos están conformados por los Gastos de Personal,
Gastos Generales y Transferencias.
ORDENADOR DEL GASTO: Los ordenadores de gastos son los órganos competentes
para dictar actos administrativos por los cuales se contraen compromisos con el Estado.
PERSONA JURÍDICA: Ente capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y
ser representado judicial y extrajudicialmente.
PERSONA NATURAL: todo individuo de la especie humana cualquiera que sea su edad,
sexo o condición. Las personas naturales pueden pertenecer al régimen común o al
régimen simplificado del Impuesto a las ventas.
RUBRO DE GASTOS: corresponde al código de la posición presupuestal de gastos y se
originan en los macro procesos de gastos.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no
será desviada a ningún otro fin. En esta operación se indica claramente el tercero con
el cual se suscribió el contrato, el número de contrato, el valor y el plazo de las
prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso
presupuestal.
RUBRO PRESUPUESTAL: es el código que se asigna a cada concepto de ingresos,
costos, gastos e inversiones para el registro de la ejecución presupuestal de la entidad,
el cual se encuentra asociado al catálogo de cuentas.
SERVICIOS DE OBRA CIVIL E INTERVENTORÍA: Los contratos de obra de acuerdo a la
definición establecida por la Ley 80 de 1.993, son aquellos celebrados para la
construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecución y pago.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, que permite a la Nación a través
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público consolidar la información financiera de
las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control
de la ejecución presupuestal y financiera de las entidades pertenecientes al
Presupuesto General de la Nación.
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6. MARCO NORMATIVO
Ley 4 de 1976, Por la cual se dictan normas sobre materia pensional de los sectores
público, oficial, semioficial y privado y se dictan otras disposiciones
Ley 80 de 1993pPor la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública.
Ley 119 de 1994 por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA,
se deroga en decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 111 de 1996 Ley Orgánica de Presupuesto contenida
Ley anual de presupuesto
Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones legales.
Leyes que regulan la Contabilidad del Estado y normas que rigen los recursos del
Tesoro.
Decreto 1189 de 1988 el cual se reglamenta parcialmente la Ley 75 de 1986, el Decreto
2503 de 1987 y se dictan otras disposiciones en materia tributaria.
Decreto 1165 de 1996 por el cual se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-
2, 617, 618 y 618-2 del Estatuto Tributario.
Decreto 522 de 2003 por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 788 de 2002 y el
Estatuto Tributario.
Decreto 2674 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Sistema Integrado de
Información Financiera.
Decreto 1070 del 28 de mayo de 2013, por el cual se reglamenta el Estatuto Tributario.
Decreto 3032 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario
Resolución 92 de 2015 por la cual se reglamenta los gastos de viaje para los
Contratistas del SENA
Estatuto Tributario
Acuerdo 05 de 2012 SENA
7. GENERALIDADES
Los documentos soporte para la afectación de los recursos del SENA son autorizados por parte
de los ordenadores del gasto y se tramitarán a través del proceso de cadena presupuestal
(compromiso, obligación y pago).
El ordenador del gasto suscribe la respectiva obligación, la persona encargada en el área de
presupuesto realiza el registro presupuestal y el supervisor autoriza mediante acta suscrita por
las partes o informe de ejecución entregado por el contratista, el pago originado en
cumplimiento de la contratación realizada.
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En el SENA, de conformidad con lo establecido en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, que
recopila las normas del estatuto orgánico del presupuesto, “Todos los actos administrativos
que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad
previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación
es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.
En consecuencia el artículo en mención manifiesta que: ninguna autoridad podrá contraer
obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la
autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras
y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados. (Subrayado
fuera de texto)
8. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO PRESUPUESTAL
Para realizar el registro presupuestal se cumplirá con los requisitos y soportes que se indican
a continuación:
8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
Este se remite por parte de los ordenadores del gasto al área de presupuesto al momento de
solicitar el registro presupuestal del compromiso.
Para su trámite se requiere remitir al Coordinador del Grupo de Presupuesto en la Dirección
General, Coordinador Grupo Mixto e Intercentro o Centro, según el caso, comunicación
radicada de la solicitud del CDP, en la que conste el objeto para el cual se requieren los recursos
presupuestales, código(s) del (los) rubro(s) presupuestal(es) , valor por rubro y total de la
solicitud.
8.2 Comunicación radicada dirigida por el Ordenador del Gasto
El Ordenador del Gasto, remite comunicación radicada por ON BASE al Coordinador del Grupo
de Presupuesto en la Dirección General, Coordinador Grupo Mixto e Intercentro o Centro,
según el caso, acompañada de los documentos soporte para autorizar pagos de:
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Servicios públicos: Presentar las facturas originales con fecha de vencimiento vigente
para pago.
Excedentes de servicio médico: Presentar los soportes que autorizan el pago con la
firma del Ordenador del Gasto
Impuestos: Presentar formularios originales con fecha vigente para pago.
Adiciones en tiempo y valor de comisiones de servicios. : Presentar formato orden de
viaje con la respectiva liquidación y agenda de labores. En el caso de las comisiones al
exterior remitir adicionalmente resolución firmada por el Director de Promoción y
Relaciones Corporativas o por el Director General, formato de autorización enviado
por el SENA a la Presidencia de la República solicitando la aprobación de esta comisión
y carta de aprobación emitida por la Presidencia de la República con el respectivo aval.
Pago de excedentes de seguros de bienes: Se presenta la relación de los siniestros y
valores a pagar por parte del SENA, debidamente autorizados y firmados por el
ordenador del gasto.
NOTA: Cuando el beneficiario del pago sea proveedor nuevo en la Entidad, adicionalmente se
anexará fotocopia legible del RUT o C.C. del tercero según el caso y certificación de cuenta
bancaria.
Para los casos en los cuales el proveedor se encuentre creado en la base de terceros, pero haya
cambiado de cuenta bancaria, se anexa la nueva certificación.
a. Resoluciones
Corresponden a los Actos Administrativos emitidos por los Ordenadores del Gasto para el
reconocimiento de salarios y prestaciones sociales, sentencias judiciales, servicios personales,
y otros, casos en los cuales el Coordinador Administrativo de la Dirección Regional o Centro
según el caso, dará el visto bueno garantizando su adecuada liquidación.
Para claridad en el texto de la resolución se referencia el beneficiario, tipo y número de
documento, objeto del reconocimiento, número de CDP que soporta los recursos
presupuestales y valor a pagar. Así mismo este documento irá firmado por el Ordenador del
Gasto, con los vistos buenos pertinentes, tener un consecutivo y la fecha en la cual se firmó el
acto.
b. Actas Comité de Vivienda
Cuando los comités de vivienda a nivel nacional aprueban los préstamos de vivienda a los
funcionarios y Trabajadores Oficiales vinculados al Fondo de Vivienda del SENA, se expiden las
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correspondientes actas, con las cuales se efectúa el registro presupuestal por cada
beneficiario.
Estas actas referenciarán el número de CDP con el cual amparan los recursos presupuestales
para atender los préstamos de vivienda, estarán firmadas por el Ordenador del Gasto, con los
vistos buenos pertinentes, tener un consecutivo y la fecha en la cual se firmó el acto.
c. Contratos de Bienes y Servicios
Los documentos contractuales establecidos en virtud de las Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007,
son en su mayoría los documentos con los cuales se tramita la adquisición de bienes y servicios
que requiere la Entidad. Estos son elaborados por cada área que lo requiera, con la firma del
Ordenador del Gasto respectivo y con las garantías que exige la Ley
NOTA: Se incluyen las ofertas aprobadas en procesos contractuales liderados por la Bolsa
Mercantil y Colombia Compra Eficiente. Para su recepción y registro en presupuesto contendrá
en su descripción entre otros el nombre del beneficiario, NIT o C.C, objeto claro, valor total y
forma de pago, número de CDP que ampara el compromiso, certificación de cuenta bancaria
vigente, copia del R.U.T si es persona jurídica o fotocopia de la C.C. si es persona natural,
original del CDP que ampara el proceso contractual o copia cuando del CDP se deriven varias
contrataciones.
d. Adiciones de Contratos
Cuando las partes acuerden modificaciones en contratación que afecten los valores
establecidos en los contratos inicialmente firmados, el área que los origina allega dichos
documentos se radican por ON BASE a presupuesto o quien haga sus veces a fin de efectuar el
registro de la imputación presupuestal correspondiente, evitando entre otras cosas hechos
cumplidos.
e. Convenios
Una vez realizado el registro presupuestal con base en los documentos contractuales
mencionados anteriormente, se genera la impresión de este registro desde el aplicativo SIIF
NACION, el cual se suscribe por el Coordinador Administrativo de la dependencia
correspondiente, cumpliendo así con uno de los requisitos para iniciar la ejecución contractual.
9. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE PAGO
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El ordenador del gasto o el supervisor responsable del contrato o convenio envía por ONBASE,
comunicación radicada solicitando adelantar el trámite de pago; esta comunicación se remite
al Coordinador del Grupo de Contabilidad o al Coordinador del Grupo de Presupuesto, según
corresponda en la Dirección General, o a quienes hagan sus veces en las Regionales y/o Centros
de Formación.
Cuando el trámite de pago no tenga como soporte un documento contractual, el comunicado
se remite directamente al Coordinador del Grupo de Presupuesto, para la expedición del
respectivo compromiso presupuestal. Esto aplica específicamente para el trámite de los pagos
que se relacionan a continuación:
Nómina
Prestaciones sociales
Cesantías
Devolución de ahorro Fondo de Vivienda
Seguridad social
Préstamos de calamidad doméstica
Deducibles
Reembolsos a funcionarios por concepto de servicio médico y pago de parqueadero
Servicios públicos
Sentencias
Impuestos
Para procesar pagos diferentes a los relacionados en la lista anterior, el comunicado de ON
BASE se remite directamente al Grupo de Contabilidad.
Dicho comunicado independientemente de que se remita al Grupo de Contabilidad o al Grupo
de Presupuesto, contiene la siguiente información:
Nombre del beneficiario del pago
Número del documento contractual o acto administrativo
Valor del pago a realizar
Rubros presupuestales que se afectan
Número de la factura si aplica
Número del registro presupuestal
Descripción del pago
En la comunicación se hace referencia a los documentos que se adjuntan para adelantar el
pago, según lo pactado en la cláusula forma de pago del documento contractual, cuando se
trate de contratos de adquisición de bienes y servicios o para el caso de convenios, en los
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cuales se remiten los anexos tales como el acta de inicio, acta parcial, certificación de recibo a
satisfacción, informe de actividades, entre otros.
Una vez enviado el radicado por ON BASE se remite la documentación físicamente al Grupo de
Contabilidad o al Grupo de Presupuesto según corresponda. Adicionalmente, cuando se trate
de pagos de contratos o convenios, se entrega copia de esta documentación al área de Gestión
Documental o quien haga sus veces, para que ésta sea digitalizada y archivada en la respectiva
carpeta del contratista o conviniente.
A continuación se indicarán los documentos requeridos para cada caso, según el tipo de pago
que se encuentre tramitando. Una vez remitido tales documentos, el Grupo de Contabilidad
en la Dirección General o el funcionario responsable en las Regionales y Centros de Formación
realiza el proceso de causación contable y la generación de la obligación, la cual pasa a proceso
de firmas y autorización correspondientes. Finalmente si el proceso de firmas es culminado
exitosamente, este pasa a la tesorería para pago junto con la totalidad de los documentos.
9.1. Adquisición de Bienes
El pago de cuentas por concepto de compra de bienes, maquinaria y equipo, suministros,
papelería, entre otros, se soporta con la siguiente documentación:
Comunicación radicada dirigida por el ordenador del gasto.
Reporte de compromiso presupuestal de gasto.
Factura de venta en original y una copia, cumpliendo con todos los requisitos de
ley o documento equivalente.
Nota de entrada al Almacén de los elementos.
Certificación de recibo a satisfacción firmada por el supervisor del contrato.
Copia del documento contractual. Se incluyen los adicionales y modificaciones si
los hubiere.
Copia de las pólizas exigidas.
Acta de aprobación de garantía.
RUT expedido por la DIAN actualizado para el momento de su presentación con la
información personal y tributaria actualizada y su fecha de impresión no mayor a
30 días.
En el caso de que la adquisición se haya efectuado a una persona natural se remite
soporte del pago de su seguridad social.
Certificación bancaria no mayor a 30 días del proveedor.
Para los contratos que requieran constitución de fiducia se adjunta certificación
bancaria de la misma.
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Certificación del pago de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por
el Revisor Fiscal o Representante Legal.
En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución
presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el
saldo actual del compromiso.
Cuando se esté tramitando el pago de un anticipo, serán requeridos todos los documentos
mencionados anteriormente, excepto la factura de venta o documento equivalente.
Para la legalización de estos anticipos es necesario que al momento de solicitar el pago parcial
o total de la factura de venta o documento equivalente emitido por el proveedor, en estos
figure la relación de bienes, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.
9.2. Suministro de Combustible
El pago de cuentas por suministro de combustible, está soportado con la siguiente
documentación:
Radicado ON BASE.
Reporte de compromiso presupuestal de gasto.
Factura de venta en original y una copia, cumpliendo con todos los requisitos de
ley, o documento equivalente.
Tiquetes de consumo generados por los surtidores de combustible que demuestren
el suministro del mismo.
Certificación firmada por el supervisor del contrato, en la cual ratifique el recibo a
satisfacción de este servicio.
Copia del documento contractual. Se incluyen los adicionales y modificaciones si
los hubiere.
Copia de las pólizas exigidas.
Acta de aprobación de garantía.
RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información tributaria actualizada.
Certificación bancaria no mayor a 30 días del proveedor.
Certificación de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por el
Revisor Fiscal o Representante Legal.
En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución
presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el
saldo actual del compromiso.
9.3. Otros Servicios en General (Aseo, Vigilancia, Pasajes Aéreos, Consultoría)
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Los documentos a anexar por los contratistas por concepto del pago de prestación de servicios
y los cuales se verifican previamente por los supervisores de contrato antes de radicar en el
área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación son los
siguientes:
Radicado ON BASE.
Reporte de compromiso presupuestal de gasto.
Factura de venta en original y una copia, cumpliendo con todos los requisitos de
ley o documento equivalente.
Actas de avance y/o ejecución del contrato de acuerdo con lo pactado en el
documento contractual.
Certificación de recibo a satisfacción firmada por el supervisor del contrato.
Copia del documento contractual. Incluyendo los adicionales y modificaciones si los
hubiere.
Acta de aprobación de garantía.
En el caso de que el servicio se haya efectuado por parte de una persona natural se
remite soporte de pago de su seguridad social.
RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información personal y tributaria
actualizada.
Certificación bancaria no mayor a 30 días
Para los contratos que requieran constitución de fiducia, adjuntar certificación
bancaria de la misma.
Certificación del pago de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por
el Revisor Fiscal o Representante Legal.
En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución
presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el
saldo actual del compromiso.
Cuando se esté tramitando el pago de un anticipo, serán requeridos todos los documentos
mencionados anteriormente, excepto la factura de venta o documento equivalente.
Para la legalización de estos anticipos es necesario que al momento de solicitar el pago parcial
o total de la factura de venta o documento equivalente emitido por el proveedor, en estos
figure la relación de servicios, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.
9.4. Servicios Públicos
El pago de servicios públicos son erogaciones por concepto de servicios de acueducto,
alcantarillado, recolección de basuras, energía, gas natural, telefonía pública, telefonía móvil
celular, telefonía satelital, internet, televisión satelital o por cable y servicios que utiliza la
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Entidad para el desarrollo de su objetivo. Para el trámite de este pago se requieren los
siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte de compromiso presupuestal de gasto.
Factura de venta en original y una copia.
Certificación de recibo a satisfacción.
9.5. Servicios de Obra Civil e Interventoría
Para efectuar el pago de este tipo de contratos es necesario realizar la solicitud con los
siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte de compromiso presupuestal de gasto.
Factura de venta en original y una copia, cumpliendo con todos los requisitos de
ley. Actas de avance y/o ejecución del contrato de acuerdo con lo pactado en el
documento contractual.
Certificación de recibo a satisfacción firmada por el supervisor del contrato.
Copia del documento contractual. Incluyendo los adicionales y modificaciones si los
hubiere.
Copia de las pólizas exigidas.
Acta de aprobación de garantía.
RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información personal y tributaria
actualizada.
En el caso de que el servicio se haya efectuado por parte de una persona natural,
remitir soporte de pago de su seguridad social.
Certificación bancaria no mayor a 30 días.
Para los contratos que requieran constitución de fiducia, adjuntar certificación
bancaria de la misma.
Certificación del pago de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por
el Revisor Fiscal o Representante Legal.
En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución
presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el
saldo actual del compromiso.
Es importante señalar que en las facturas de venta para los contratos de obra por concepto de
construcción de bien inmueble, el valor del impuesto a las ventas (I.V.A) se cobrará sobre los
honorarios o sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad obtenida por el
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constructor. En el caso que el contratista no establezca el valor de los “honorarios” se definirá
la “utilidad”, la cuál será la base para liquidar el impuesto.
Cuando se esté tramitando el pago de un anticipo, serán requeridos todos los documentos
mencionados anteriormente, excepto la factura de venta o documento equivalente.
Para la legalización de estos anticipos es necesario que al momento de solicitar el pago parcial
o total de la factura de venta o documento equivalente emitido por el proveedor, en estos
figure la relación de servicios, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.
9.6. Honorarios Contratistas Servicios Personales
Los documentos que anexan los contratistas por concepto del pago de prestación de servicios
personales son los siguientes:
DOCUMENTO PRIMER PAGO PAGOS
POSTERIORES
Planilla de cobro de honorarios
debidamente diligenciada y firmada por el
contratista, el supervisor del pago y el
ordenador del pago.
Adjuntar original y copia Adjuntar original y
copia
Informe de Actividades mensual. Adjuntar original Adjuntar original
Planilla de pago de seguridad social
efectivamente pagada y correspondiente
al mes del cobro.
Adjuntar copia Adjuntar copia
Certificación para establecer la categoría
tributaria del contratista
Adjuntar original No requerida
Certificación de la cuenta AFC y
consignación efectuada, la cual
corresponde al período objeto de cobro,
solo si desea acogerse a este beneficio
para disminuir las base de retención en la
fuente.
Adjuntar original
certificación y
consignación
Adjuntar copia
certificación y
original
consignación
Certificado de la cuenta de aportes
voluntarios y recibo de consignación de
estos aportes, efectuados durante el
periodo objeto de cobro, solo si dese
acogerse a este beneficio para disminuir la
base de retención en la fuente.
Adjuntar original de la
certificación y copia de
la planilla de aportes
Adjuntar copia de la
certificación y copia
de la planilla de
aportes
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Certificado de intereses de vivienda,
corrección monetaria o costo de leasing
para vivienda pagados en el año anterior,
solo si desea acogerse a este beneficio
para disminuir la base de retención en la
fuente.
Adjuntar original Adjuntar copia
Certificado de pagos efectuados por
contratos de prestación de servicios a
empresas de medicina prepagada o por
seguros de salud pagados en el año
anterior, solo si desea acogerse a este
beneficio para disminuir la base de
retención en la fuente.
Adjuntar original Adjuntar copia
Certificado de ARL. Adjuntar original No requerida
Certificado de salud ocupacional. Adjuntar original No requerida
Factura de Venta (solo para Régimen
Común).
Adjuntar original y copia Adjuntar original y
copia
Acta de liquidación cuando se efectúe
liquidación anticipada del contrato.
Adjuntar copia en el
periodo de pago en el
que ocurra este evento
Adjuntar copia en el
periodo de pago en
el que ocurra este
evento
Acta de suspensión en el evento que se
genere este tipo de situaciones.
Adjuntar copia en el
periodo de pago en el
que ocurra este evento
Adjuntar copia en el
periodo de pago en
el que ocurra este
evento
Acta de adición o prorroga cuando se
presente alguno de estos dos eventos.
Adjuntar copia en el
periodo de pago en el
que ocurra este evento
Adjuntar copia en el
periodo de pago en
el que ocurra este
evento
Resolución del contratista cuando se
encuentre pensionado.
Adjuntar copia No requerida
Certificado de ORIONS en cero requerido
para el último pago, el cual se tramitará
con el Grupo de Almacén
No aplica Adjuntar copia en el
último pago
El contratista suministra al área de contabilidad la planilla y sus anexos en original y copia, es
decir entregará dos paquetes, uno en original y el otro que será una copia del primer paquete.
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El informe de actividades se adjunta únicamente en la copia, la cual se direccionará al Grupo
de Administración de Documentos, para su respectiva digitalización.
9.6.1. Certificación clasificación tributaria del contratista
Cada año y/o como anexo al primer cobro, el contratista persona natural suministra una
certificación en original, firmada por él mismo bajo la gravedad de juramento, en la cual
indique su clasificación en la categoría de “empleado” para efectos tributarios y su obligación
de declarar renta por el año gravable inmediatamente anterior, con el fin de determinar el
sistema de retención que se le aplicará. Esto en cumplimiento lo establecido con el art. 1 del
Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 y art. 6 del decreto 3032 de 2013. Esta certificación será
suministrada una sola vez en forma anual. Este formato se encuentra en la plataforma de
CompromISO GRF – F- 043 Formato Certificación Clasificación Tributaria del Contratista.
9.6.2. Documentos requeridos para disminuir la base de retención en la fuente
La misma normatividad señalada anteriormente establece que los contratistas personas
naturales que pertenezcan a la categoría de “empleados” podrán disminuir la base de
retención en la fuente, con los siguientes cinco (5) conceptos:
a) Préstamos concedidos para adquisición de vivienda o costo financiero pagado en
contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda
del contratista: suministra el certificado expedido por la Entidad Financiera en
original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria
o costo financiero, pagado durante el año anterior junto con la planilla mensual,
anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información
suministrada.
Respecto a la planilla, en el campo en el cual ingresa la deducción, el valor a
disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos
certificados en doce (12) o en el número de meses a los cuales corresponda el pago.
No serán aceptadas certificaciones de pagos por intereses que se estén realizando
en el año corriente o certificaciones de años diferentes a la vigencia
inmediatamente anterior, excepto para los casos en que el crédito inicie en la
misma vigencia. Esta certificación se entrega a más tardar el 15 de abril de cada año
y será válida por un año a partir de dicha fecha, la misma se anexa a la planilla de
cobro en el respectivo mes que la suministre y una copia en las planillas de cobro
de los meses posteriores.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Es de aclarar que en caso que el crédito hipotecario se encuentre a nombre del
contratista y otra persona, es necesario informar por escrito al SENA cual es el
porcentaje de participación a tener en cuenta para calcular el valor a deducir.
b) Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud: El pago
efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina
prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su
cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención,
para el contratista clasificado en la categoría de empleado. Para obtener este
beneficio se suministra el original de la certificación expedida por la empresa de
medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la
respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de
Colombia, certificando los pagos realizados durante el año inmediatamente
anterior y junto con la planilla mensual anexar copia de la misma, para efectos de
realizar control de la información suministrada.
Respecto a la planilla, en el campo en el cual ingresa la deducción, el valor a
disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos
certificados en doce (12) o en el número de meses a los cuales corresponda el pago.
No serán aceptadas certificaciones de pagos por estos conceptos que se estén
efectuando en el año corriente o certificaciones de años diferentes a la vigencia
inmediatamente anterior. Esta certificación se entrega a más tardar el 15 de abril y
será válida por un año a partir de esta fecha, la cual se anexa a la planilla de cobro
en el mes que la suministre y una copia en las planillas de cobro de los meses
posteriores.
c) Aportes a fondos de pensiones voluntarias y cuentas de ahorro para el fomento de
la construcción (AFC): Los aportes realizados por el contratista a fondos de
pensiones voluntarias y a cuentas de ahorro para el fomento de la construcción
(AFC), no serán parte de la base de retención en la fuente y se tomarán como renta
exenta.
Para efectos de aplicar este beneficio el contratista proporcionará certificación en
original expedida por parte de la Entidad en la cual está realizando el aporte. En
esta certificación la Entidad indicará el número de la cuenta AFC y/o de los aportes
voluntarios que está realizando y su calidad de cuenta activa.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Adicionalmente y de forma mensual se anexa copia de dicha certificación y original
de la respectiva consignación que efectúa por los valores aportados durante el año
corriente.
Así mismo, se tiene en cuenta que la consignación realizada corresponda al mismo
período de cobro de la planilla.
d) Aportes obligatorios al sistema de seguridad social: Los aportes a seguridad social
efectuados mensualmente por concepto de salud, pensión y A.R.L, serán
deducibles de la base de retención. Para este beneficio se adjunta copia de la
planilla con el recibo de pago en el cual se evidencie el recaudo por parte de la
entidad correspondiente.
Este soporte se anexa a la planilla de forma mensual. Es indispensable que los
supervisores verifiquen la veracidad de la información de aportes a seguridad
social, ingresando el número de cédula a las bases de datos de: EPS, Fondos de
Pensiones y ARL, en la cual está inscrito el contratista.
9.7. Gastos de Viaje Contratistas y Viáticos Funcionarios
9.7.1. Viajes a Nivel Nacional
El desplazamiento de los Contratistas a ciudades fuera del domicilio contractual para el
desarrollo de su objeto contractual, conlleva a sufragarle los gastos de viaje que se le
reconocerán de acuerdo a lo previsto en la Resolución No. 01232 de 2013.
En el caso de los viáticos para funcionarios, es una asignación que se realiza por autoridad
competente, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, visitas, cumplir
funciones especiales y asistir a reuniones, en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo;
se incluyen los invitados especiales.
Para pago de gastos de viaje de los contratistas y el anticipo de viáticos a funcionarios que se
deban tramitar dentro del territorio nacional es necesario remitir los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Tres copias del formato orden de viaje.
Agenda de labores.
Cuando se requiera tramitar un valor adicional a la comisión que se encuentre realizando el
funcionario o contratista, por efectos de que su labor se vaya a extender a un mayor número
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
de días, es necesario que el ordenador del gasto envíe un radicado por ON-BASE, al área de
presupuesto, realizando la solicitud de ampliación de la comisión, la cual se realiza durante el
desarrollo de la misma, remitiendo los siguientes documentos:
Orden de viaje inicial con la liquidación de saldo a favor.
Informe de comisión.
Una vez culminada la comisión y en el caso que el valor inicialmente pagado al contratista no
haya sido suficiente para cubrir el viaje realizado, se gestiona el pago del excedente, anexando
los documentos que se indican a continuación:
Orden de viaje inicial con la liquidación de la legalización.
Facturas que justifiquen el valor que generó el mayor valor a pagar.
Informe de comisión.
9.7.2. Viajes al Exterior
Para tramitar el pago de comisiones al exterior se remiten los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Resolución firmada por el Director de Promoción y Relaciones Corporativas o por
el Director General.
Formato de autorización enviado por el SENA a la Presidencia de la República
solicitando la aprobación de esta comisión.
Carta de aprobación emitida por la Presidencia de la República avalando la
comisión.
9.8. Prestaciones Sociales Definitivas
Este pago corresponde a un reconocimiento adicional al salario y en favor de los funcionarios
que se liquidan al momento de su retiro de la Entidad. En este tipo de pagos se incluyen los
ajustes a las prestaciones por el efecto de un incremento salarial. Para el trámite de pago de
prestaciones sociales de los funcionarios públicos de la Entidad se requieren los siguientes
documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Fotocopia cédula de ciudadanía.
Resolución donde indican los valores a pagar y las deducciones si proceden.
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Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.
9.9. Préstamos Compra de Vivienda, Liberación de Gravamen o Mejoras Locativas
Son aquellos concedidos por el Fondo Nacional de Vivienda del SENA a sus afiliados en las
siguientes modalidades:
Compra de vivienda construida o lote para construir.
Construcción de vivienda en lote de propiedad del servidor público.
Liberación total o parcial del gravamen hipotecario, sobre la vivienda del servidor
público, siempre y cuando haya sido constituido únicamente con ocasión de su
adquisición o construcción.
Mejoras locativas en la vivienda de propiedad del servidor público.
Para el trámite de préstamos de compra de vivienda, liberación de gravamen o mejoras
locativas del fondo de Vivienda, se requieren los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Aval de presupuesto expedido por la oficina de vivienda de la Dirección General.
Acto administrativo donde indican los valores a pagar y las deducciones si
proceden.
Promesa de compraventa o escritura pública.
Acta de adjudicación del préstamo.
Copia de la cédula del servidor público ampliada al 150%.
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará: en caso de compra
corresponderá a la del vendedor. En caso de liberación de gravamen hipotecario
será la cuenta bancaria de la entidad financiera.
9.10. Préstamos sobre ahorros Fondo de Vivienda
Son aquellos otorgados a los servidores públicos del SENA mientras permanezcan vinculados
como ahorradores activos al Fondo de Vivienda de la Entidad, los cuales se podrán solicitar
para los siguientes fines:
Compra de vivienda construida.
Compra de lote para construcción.
Construcción de vivienda en lote de propiedad del servidor público.
Liberación total o parcial del gravamen hipotecario sobre la vivienda del servidor
público.
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Mejoras locativas en la vivienda del servidor público.
Pago de impuesto predial y valorización de vivienda del servidor público y gastos de
escrituración.
Educación para el servidor público o sus dependientes.
Para el trámite de préstamos sobre ahorros del fondo de vivienda, se requieren los siguientes
documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Solicitud del servidor público.
Resolución concediendo el préstamo sobre ahorro.
Aval de presupuesto expedido por la oficina de vivienda de la Dirección General.
Copia de la cédula del servidor público ampliada al 150%.
Certificación bancaria del servidor público.
9.11. Préstamos calamidad doméstica
Son aquellos otorgados en disposición del Acuerdo 05 de 2012, entendiéndose por
calamidad doméstica: incendios, robos y daños graves en la vivienda del empleado, la
grave enfermedad del cónyuge y de los hijos del empleado casado o de los padres del
empleado soltero, los cuales impliquen un gasto urgente e inmediato por parte del
empleado para atenderlos y que afecten gravemente la estabilidad de la economía
familiar.
Los documentos requeridos para el trámite de este tipo de pagos son los siguientes:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Solicitud del servidor público.
Resolución expedida por el ordenador del gasto donde se especifique el valor, la
cuota y el plazo.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Certificación bancaria.
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9.12. Reembolsos a Funcionarios por concepto de servicio médico asistencial
Estos reintegros se autorizan cuando las cuantías sean superiores al 5% del salario mínimo
legal vigente y solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas
o en su defecto de la entidad hospitalaria, de acuerdo con la Resolución 1684 de 2013.
El valor cancelado por el servidor público o pensionado por concepto de servicio o atención en
salud de su beneficiario, será reembolsable cumpliendo con los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Carta de solicitud del funcionario
Carta del médico auditor del Grupo de Servicio Médico Asistencial avalando el
reembolso.
Facturas originales y fórmulas soportes del reembolso solicitado.
Resumen clínico de la atención prestada.
Planilla con la relación de los funcionarios.
9.13. Trámite de pago adscritos al Servicio Médico Asistencial
El trámite de pago correspondiente a la atención de los beneficiarios de los servidores públicos,
en el servicio médico asistencial prestado por parte de terceros, requiere los siguientes
documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Factura en original y una copia la misma.
Certificación de recibo a satisfacción firmada por el Supervisor del contrato.
Certificación de aportes parafiscales.
Relación de servicios prestados al beneficiario que incluye nombre e identificación
del paciente, número y fecha de orden de atención, concepto de atención y valor
total facturado.
9.14. Liquidación y Pago Cesantías
Este pago se efectúa a los servidores públicos del SENA afiliados al Fondo Nacional de Vivienda
de la Entidad, correspondiente a un mes de salario por cada año de servicio prestado y
proporcionalmente por fracción de año, el cual puede ser solicitado parcialmente previo al
cumplimiento de los requisitos exigidos y para los siguientes fines:
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
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Compra de vivienda sobre planos o compra de lote para edificar.
Construcción de vivienda en lote de su propiedad o de su cónyuge o compañero (a)
permanente.
Mejoras en el inmueble de su propiedad o de su cónyuge o compañero (a)
permanente.
Liberación de gravamen hipotecario constituido por el Servidor público o su
cónyuge o compañero (a) permanente, sobre el inmueble de su propiedad, en favor
de alguna entidad financiera.
Para adelantar estudios de educación superior del Servidor público, su cónyuge o
compañero (a) permanente, o sus hijos.
El avance parcial de cesantías y la liquidación definitiva requiere los siguientes documentos:
Radicado ON BASE
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Solicitud del servidor público mediante comunicación radicada al Director de la
respectiva Regional.
Aval de presupuesto expedido por la oficina de Vivienda de la Dirección General.
Cuando se trate de liquidación y pago definitivo no requiere solicitud del
funcionario y se tramitara su liquidación definitiva con el acto administrativo de
desvinculación.
Resolución de liquidación y avances o la de pago definitivo, donde indican los
valores a pagar y las deducciones si son procedentes.
Copia de la cédula del servidor público ampliada al 150%.
Copia de la cédula de ciudadanía del beneficiario del pago cuando se deba efectuar
endoso.
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.
9.15. Devolución de Ahorros Fondo de Vivienda
El pago por concepto de devolución de ahorros requiere los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Solicitud del servidor público mediante comunicación radicada al Director de la
respectiva Regional, manifestando su retiro voluntario como ahorrador del Fondo
Nacional de Vivienda del SENA.
Aval de presupuesto expedido por la oficina de Vivienda de la Dirección General.
Acto administrativo correspondiente a la devolución.
Copia de la cédula del servidor público ampliada al 150%.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.
9.16. Nómina
Este pago se realiza a los funcionarios de planta de la Dirección General, Regionales y Centros
de Formación Profesional y a los aprendices patrocinados por un período laborado. Incluye
igualmente el pago de las mesadas pensionales. Para tramitar este pago se requieren los
siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
La nómina en la cual se reflejen devengados y deducciones, con sus respectivos
anexos soporte.
Cuadro de homologación de deducciones.
Cuadro detallado de deducciones por Regional y funcionario.
Cuadro detallado de devengados y deducciones.
Relación detallada de las retenciones en la fuente con base y tarifa.
9.17. Pagos de Seguridad Social
Se refiere a las obligaciones que la Entidad como empleador tiene que realizar legalmente,
relacionadas con el bienestar social y correspondiente a los aportes por concepto de pensión,
salud y aportes parafiscales. El trámite de pago de la seguridad social requiere los siguientes
documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Cuadro detallado por Entidad del aporte patronal (E.PS., cajas de compensación,
fondos de pensión, A.R.L e I.C.B.F).
Las planillas de liquidación del SOI.
9.18. Deducibles
Corresponde a las cuentas de cobro o facturas que se tramitan para el reconocimiento de los
excedentes en virtud de los bienes asegurados siniestrados.
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Facturas liquidadas de los valores a favor de las aseguradoras.
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RUT.
Certificación bancaria.
9.19. Préstamos Educativos
Corresponde a dineros que en virtud de la convención colectiva de trabajadores oficiales se
hace a los trabajadores, mediante resolución motivada, previa evaluación del Ordenador del
Gasto.
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Resolución.
Certificación bancaria.
Fotocopia cedula de ciudadanía.
9.20. Gastos de Traslado de Empleado Público
Para el caso de gastos de traslado de empleado público se requieren los siguientes
documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Resolución.
Certificación bancaria.
Fotocopia cedula de ciudadanía.
9.21. Auxilio Educativo
Para el presente caso se requieren los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Resolución del Ordenador del gasto.
Certificación bancaria del pensionado beneficiario.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del pensionado.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
9.22. Adquisiciones de Bienes y/o Servicios realizados por Bolsa Mercantil
a. Comisión:
La comisión es el valor correspondiente al servicio prestado por el Comisionista,
por su actuación y gestión en la Bolsa para adquirir los bienes y/o servicios
solicitados por la Entidad.
El registro presupuestal se solicita a nombre del comisionista, con cargo al CDP
destinado para el proceso de negociación con la Bolsa Mercantil.
El soporte para la solicitud del registro será el contrato de comisión, la carta de
intención y los comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.
Para tramitar el pago de la comisión se remite por ON BASE junto con el reporte de
compromiso presupuestal los siguientes documentos:
PRIMERA ETAPA:
Al cierre de la rueda de negociación se gira el anticipo pactado en el contrato para lo
cual se requiere:
R.U.T
Certificación bancaria del comisionista.
Contrato de Comisión
Carta de intención
Comprobantes de operación de mercado abierto
Formato resumen establecido por el SENA de los comprobantes de operación de
mercado abierto. GRF- F-042- Formato comprobante de operación de mercado
abierto por el comisionista comprador.
Certificación de los pagos efectuados por el Comisionista al Sistema de Seguridad
social y parafiscales.
SEGUNDA ETAPA:
Una vez recibido a satisfacción los bienes y/o servicios solicitados a través de la bolsa
mercantil se amortiza el anticipo y se gira el respectivo saldo para lo cual se requiere:
Factura del servicio cobrado por el Comisionista
Certificación del supervisor del contrato delo recibido a satisfacción del servicio
prestado por el comisionista.
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Certificación de los pagos efectuados por el comisionista al sistema de seguridad
social y parafiscales.
Nota de entrada de almacén de los bienes recibidos a satisfacción.
b. Servicio de Registro
Valor correspondiente al servicio prestado por la Bolsa Mercantil de Colombia S.A.
El registro presupuestal se solicita a nombre de la BOLSA MERCANTIL DE
COLOMBIA S.A., con cargo al CDP destinado para el proceso de negociación con
la bolsa.
El soporte para la solicitud del registro será la carta de intención y los
comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.
El pago se realiza en su totalidad, al finalizar la rueda de negociación, es decir
cuando se hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos
para el suministro de los productos a la Entidad.
Para tramitar el pago del servicio de Registro se remite junto con el reporte de
compromiso presupuestal, los siguientes documentos:
UNICA ETAPA:
Al cierre de la rueda de negociación se gira el 100% de lo calculado en los
comprobantes de operación de mercado abierto para lo cual se requiere:
R.U.T
Certificación bancaria de la bolsa mercantil.
Carta de intención
Comprobantes de operación de mercado abierto
Formato resumen establecido por el SENA de los comprobantes de operación de
mercado abierto. GRF- F-041- Formato comprobante servicio de registro.
Certificación de los pagos efectuados por la bolsa al sistema de seguridad social y
parafiscales.
c. Asiento en Cámara
Valor correspondiente al servicio prestado por la Cámara de Compensación de la
Bolsa Mercantil.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
El registro presupuestal se solicita a nombre de la Cámara de Compensación de
la Bolsa Mercantil, con cargo al CDP destinado para el proceso de negociación
con la bolsa.
El soporte para la solicitud del registro será la carta de intención y los
comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.
El pago total se realizará al finalizar la rueda de negociación, es decir cuando se
hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos para el
suministro de los productos a la Entidad. No requiere endoso ya que el
beneficiario es la Cámara.
Para tramitar el pago del asiento en Cámara se remite junto con el reporte de
compromiso presupuestal los siguientes documentos:
UNICA ETAPA:
Al cierre de la rueda de negociación se gira el 100% de lo calculado en los
comprobantes de operación de mercado abierto para lo cual se requiere:
R.U.T
Certificación bancaria d3e compensación de la bolsa mercantil S.A.
Carta de intención
Comprobantes de operación de mercado abierto
Formato resumen establecido por el SENA de los comprobantes de operación de
mercado abierto. GRF- F-040- Formato comprobante asiento en Cámara.
Certificación de los pagos efectuados por la Cámara al sistema de seguridad social
y parafiscales.
Bienes y/o Servicios (Anticipos y Pago de Saldos a los Proveedores)
Valor correspondiente a los bienes y/o servicios suministrados por los proveedores
seleccionados en la rueda de negociación.
El registro presupuestal se solicita a nombre de cada uno de los proveedores
seleccionados en la rueda de negocios.
El soporte para la solicitud del registro será cada uno de los comprobantes de
negociación de operación de mercado abierto.
El pago se realiza a través de la figura del endoso en dos partes: al finalizar la
rueda de negociación y cuando se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios
adquiridos. El endoso se realiza porque los recursos se giran directamente a la
Cámara de Compensación.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Para tramitar estos pagos se remite junto con el reporte de compromiso
presupuestal los siguientes documentos:
PRIMERA ETAPA:
Al cierre de la rueda de negociación se giran las garantías y los anticipos pactados en
la carta de intención para lo cual se requiere:
R.U.T
Certificación bancaria de los proveedores seleccionados en los comprobantes de
operación de mercado abierto.
Carta de intención
Comprobantes de operación de mercado abierto
Formato resumen establecido por el SENA de los comprobantes de operación de
mercado abierto. GRF- F-039- Formato comprobante proveedor seleccionado.
Certificación de los pagos efectuados por la Cámara al Sistema de Seguridad social y
parafiscales.
SEGUNDA ETAPA:
Una vez recibido a satisfacción los bienes y/o servicios solicitados a través de la bolsa
mercantil se amortizan los anticipos y garantías para girar el respectivo saldo para lo
cual se requiere:
Factura de compra emitida por el proveedor.
Certificación del supervisor del contrato del recibido a satisfacción de los bienes y/o
servicios suministrados por el proveedor.
Nota de entrada de almacén de los bienes recibidos a satisfacción.
Certificación de los pagos efectuados por la Cámara de compensación al sistema de
seguridad social y parafiscales.
d. Garantías
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Las garantías corresponden al depósito exigido en efectivo por la Bolsa Mercantil
como respaldo del proceso de negociación que se llevará a cabo.
El registro presupuestal se solicita a nombre de los proveedores seleccionados
en la rueda de negocios.
El soporte para la solicitud del registro será la carta de intención y los
comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.
El pago total del valor de las garantías pactadas se realizará en su totalidad, a
través de la figura del endoso al finalizar la rueda de negociación, es decir
cuando se hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos
para el suministro de los productos a la Entidad. El endoso se realiza porque los
recursos se giran directamente a la Cámara de Compensación.
La carta de intención es el documento en el cual la Entidad manifiesta la intención
de adquirir bienes y/o servicios a través de la Bolsa Mercantil, la cual emitirá el
Grupo de Contratación. Esta carta discrimina los datos del CDP, el precio máximo
de compra de los bienes y/o servicios, el precio máximo de la comisión a pagar IVA
incluido, sobre el valor final que se negocie y el plazo del contrato de comisión, los
porcentajes de anticipos pactados y garantías, el plazo y sitio para entrega de los
bienes y tiempos para realizar los pagos y las funciones del comisionista.
El contrato de comisión es el que suscribe la Entidad con el Comisionista y que
representará a la Entidad para la adquisición de bienes y/o servicios. Una vez la
Bolsa Mercantil seleccione el comisionista comprador, el área de contratos
elaborará el respectivo documento contractual, incluyendo la información
necesaria para este tipo de contratos.
El Comprobante de Operación de Mercado Abierto, es el comprobante expedido
por la Bolsa Mercantil al cierre de una rueda de negociación, es decir una vez
seleccionados los proveedores y formalizados los precios de adquisición. El
comprobante contiene los siguientes datos:
Fecha de la rueda de negociación
Número de operación
Datos del comprador
Datos del vendedor
Descripción del producto
Cantidad
Precio
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
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Detalle: en el cual se relaciona el valor de los productos adquiridos, IVA del
producto, servicio de registro, comisión a pagar, IVA de la comisión, costo y
valor del IVA del asiento en Cámara
El formato resumen de comprobantes de operación de mercado abierto, es un
formato establecido por el SENA, en el cual se resumirán y agruparán los
comprobantes de operación de mercado abierto por cada subunidad ejecutora y
por cada proveedor seleccionado en la rueda de negociación, para facilitar el
proceso del registro presupuestal, especialmente cuando se trate de contratos
centralizados en la Regional y se adquieran bienes que serán destinados para los
Centros. Este formato se presentará por separado por cada uno de los beneficiarios
de cada concepto de pago (comisionista, bolsa mercantil, Cámara de Compensación
y proveedores), consolidando el valor de la negociación final efectuada con cada
uno una vez culminada la rueda de negocios. (Ver anexo 12.3)
9.23. Convenios
Para el trámite de pago de convenios se requieren los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal de gasto.
Copia del convenio.
Adjuntar el aval de la interventoría donde indiquen la ejecución parcial o total del
convenio y autorizan el respectivo desembolso.
Indicar en la comunicación radicada el valor para amortizar, cuando corresponda al
trámite de desembolsos posteriores.
Certificación de ejecución financiera y recibo a satisfacción de lo pactado en el
convenio, firmada por el Supervisor para los convenios que no cuentan con aval de
interventoría.
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.
En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución
presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el
saldo actual del compromiso.
9.24. Sentencias
El trámite de pago de sentencias requiere los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Resolución donde indican los valores a pagar y las deducciones si son procedentes.
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.
9.25. Sena Proveedor Sena
En estos casos, para el trámite se requiere:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Factura Centro de Formación Profesional que presto el servicio.
9.26. Documentos para devolución de retenciones practicadas
De acuerdo al decreto 1189 de 1988 cuando la Entidad practique a sus proveedores de bienes
y servicios mayores valores de retención o cuando se practiquen sin existir la obligación de
hacerlo por la calidad del contribuyente, en este caso se podrá realizar el respectivo reembolso
cumpliendo con los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Solicitud escrita del afectado con las pruebas pertinentes.
Certificación emitida por el afectado en la cual manifieste que la retención no ha
sido ni será imputada en sus declaraciones.
Copia de la factura de venta o del documento equivalente en el cual se efectuó la
retención.
Copia de la obligación en la cual se evidencie el registro de la deducción.
R.U.T
Cuenta por pagar no presupuestal
Certificación bancaria.
9.27. Impuestos
El trámite de pago de impuestos predial y vehículos requiere los siguientes documentos:
Radicado ON BASE.
Reporte compromiso presupuestal del gasto.
Formulario original del impuesto.
Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará
10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
10.1. Legalización anticipos viáticos
Los documentos requeridos para la legalización de viáticos se describen a continuación:
Informe de comisión.
Formato de la orden de viaje con la liquidación de la respectiva legalización y
aprobada por del ordenador del gasto.
Tiquetes aéreos o terrestres utilizados.
Facturas de otros gastos.
Las facturas que soporten otros gastos, específicamente para el caso de capacitaciones o
compra de tiquete aéreos, se expiden a nombre del SENA y discriminar el valor del impuesto
a las ventas, si hubiese lugar al mismo.
11. REQUISITOS LEGALES LAS FACTURAS DE VENTA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES
11.1. Facturas de Venta
Para la expedición de facturas de venta por parte de los contratistas o proveedores clasificados
en régimen común, se tienen en cuenta los requisitos indicados en el Artículo 617 del Estatuto
Tributario, el cual establece:
“Art. 617 del Estatuto tributario: Requisitos de la factura de venta. Para efectos
tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d)
y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá
numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoría.”
11.2. Documento Equivalente
El documento equivalente a la factura, se establece para operaciones que se realicen con
comerciantes, importadores o prestadores de servicios que no estén obligados a facturar. El
documento equivalente a la factura es suministrado por el comprador, cuando el vendedor es
una persona natural no comerciante o inscrita en el régimen simplificado, según lo indica el
Art. 3 del Decreto 522 de 2003.
No están obligados a facturar de acuerdo al Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 y al Art. 616-
2 Estatuto Tributario los siguientes:
Los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial.
Los responsables del régimen simplificado.
Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos,
siempre que no superen los topes establecidos para pertenecer al régimen
simplificado.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural
comprimido, en lo referente a estos productos.
Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o
metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.
Personas naturales con vínculo laboral.
Personas que solo venden bienes excluidos o presten servicios no gravados,
siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingreso para pertenecer al régimen
simplificado.
Los documentos equivalentes a la factura, según el Decreto 1001 de 1997 y el Art. 616-1 del
Estatuto Tributario son los siguientes:
Los tiquetes de máquina registradora.
Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS
GRF-I-002 V.01
Los tiquetes de servicio de transporte de pasajeros.
Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de
educación reconocidos por el Gobierno.
Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
pago.
Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de
pensiones y de cesantías.
Factura electrónica.
Factura impresa por computador.
Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.
La nómina donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados
en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador.
La factura impresa por computador y la factura electrónica especificarán la Resolución de la
DIAN que autoriza esta clase de facturación.
De acuerdo al decreto 1165 de 1996 el documento equivalente cumplirá los siguientes
requisitos:
Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
Apellidos, nombre y NIT y/o identificación de la persona natural beneficiaria del
pago o abono.
Numeración que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
Fecha de la operación, concepto, valor de la operación.