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Técnicas de Recolección
Recopilación de la Información
El primer paso para alcanzar una investigación eficiente es, conocer el
objeto de estudio, logrando determinar cada una de las características y partes que
lo constituyen haciéndolo único o diferente de los demás. De igual manera, a
través de la recopilación de información se logra establecer las fortalezas y
debilidades del sujeto de estudio, todo esto con la finalidad de tomar los
correctivos necesarios.
En este sentido, se aplica la recopilación de información relacionada con el
proceso del sistema de información para la automatización del proceso de
inventario de los productos que ofrece Comercial el Jordán, ubicada en San
Fernando estado Apure, esto se desea lograr mediante el uso de técnicas e
instrumentos que ofrecen grandes oportunidades de obtención de datos útiles para
la investigación. Las cuáles serán definidas cada una de las herramientas
utilizadas durante el proceso de investigación:
Entrevista estructurada
Esta herramienta de investigación se define por ser una que utiliza una lista
de preguntas predefinida con respecto al campo del puesto que se quiere cubrir.
De esta manera, el entrevistador realiza el mismo cuestionario a todos los
candidatos para poder manejar la situación con más orden y también paracomparar de manera equitativa el desempeño de cada uno en la entrevista.
Se aplicó esta herramienta al dueño del Comercial, y se pudo aclarar
gracias a su intervención, los puntos claves de cada una de las eventualidades
ocurridas en el proceso diario del establecimiento. La información recopilada
desde un panorama más personal, ayuda a enfocar un Sistema de Información más
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6.- ¿Qué herramientas tecnológicas se incorporan en los controles actuales del
proceso de Inventario?7.- ¿Apoyaría usted el desarrollo de un software o sistema de información que
permita apoyar la gestión de control en el proceso de inventario de sus
productos?
Resultados obtenidos con la Entrevista
Luego de realizar la entrevista al propietario se pudo constatar que dentro
del negocio se realiza el proceso de inventario utilizando como soporte, facturas
de compra y de venta, cuadernillo, lápiz, y luego se lleva a cabo una observación
directa para verificar la información obtenida de las herramientas ya antes
mencionadas, y de esta manera se obtiene un control de los productos con los que
realmente cuenta o posee el establecimiento comercial. Inicialmente el proceso de
inventario lo realiza el propietario o los empleados, estos toman apuntes sobre
todos los productos, tanto los entrantes como así también los que son vendidos,
esto lo realizan apoyándose en las facturas de compra y de venta, estos apuntesson plasmados en un cuadernillo, luego contabilizan cada uno de estos, y para que
sea un proceso más sencillo se clasifican los productos por rangos de categorías,
de precios, y posteriormente también codificar su ubicación tanto en el almacén,
como en los anaqueles. En este proceso intervienen personas que realizan
funciones variadas dentro del mismo negocio.
Los problemas que regularmente ocurren en los procesos analizados serelacionan directamente con la disponibilidad de tiempo, lo tedioso que resulta
elaborar un inventario llevando a cabo todo el proceso antes mencionado, y esto
suele suceder tal vez por desconocimiento o por no ser una actividad digamos,
divertida, y muchas veces no se hace con la suficiente continuidad y se pospone
demasiado. Otro de los problemas que se presenta es que no se obtiene una
información exacta del movimiento diario de la mercancía lo cual conlleva a que
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no se realicen los despachos a tiempo por no saber con exactitud que hay en el
almacén y en los anaqueles.
También cabe mencionar que en el departamento de almacén como en los
anaqueles no se tiene un sistema que les permita a ellos verificar si algún producto
está en existencia y que el mismo arroje la información sin tener que estar
buscando dentro del almacén a ver si lo hay o no. Es importante resaltar que al
momento de llevar a cabo el proceso de inventario no se incluye el uso de equipos
tecnológicos a pesar de poseerlos. El propietario hace énfasis en su apoyo al
desarrollo de herramienta automatizada para llevar mejor control de la empresa.
Revisión bibliográfica
Esta técnica se define como un conjunto de datos que describen la fuente
de información utilizada para la realización del trabajo que se está presentando
(necesariamente las referencias bibliográficas se realizan a trabajos anteriores
cronológicamente al que se ha realizado). Estas fuentes están compuestas por:libros, folletos, publicaciones diarias o periódicas, y cualquier material o
documento escrito.
Basándonos en este concepto se evaluó una serie de documentos en los
cuales se obtuvieron distintas posturas acordes al tema a evaluar, tales como:
Importancia y beneficios que brinda un Sistema de Información, según Guzmán,
donde plantea que un Sistema de Información, proporciona, facilita y ejecutaautomáticamente procesos que constantemente se realizan manualmente, así como
también brinda información y datos para ayudar a la toma de decisiones y crea
una interacción con el usuario de manera más profunda, aportando de tal manera,
simplicidad, continuidad y consistencia, flexibilidad y dinamismo, en los
diferentes procesos a realizar.
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Cuadro 3Resultados de la revisión bibliográfica
Aspectos EspecificacionesÁreas DeConflicto
ConclusionesOportunidades
de Mejoras
TeoríaGeneral
deSistemas
Tendencias en lateoría general delos sistemas” (L.von Bertalanffy).Por Andy KevinLendore, 2012.
Criterios deadministraci
ón derecursos
orientados
alservicio.
Fundamentos deuna
gerencia deadministración y
servicio.
Aprovechar lasideas relacionadas
con cultura deadministración y
servicio.
Administr ación.
Control Interno:un efectivo
Sistema para laempresa. Joaquín
RodríguezValencia, 2006.
Administración,
planificación y procesosde controlesinternos deinventarios.
Conceptos básicos y Nociones
administrativaselementales quese deben aplicar
en una
institución uorganización.
Considerar losfundamentos y las
nocioneselementales de la
teoría de laadministraciónque éste autor
ofrece.
Bases dedatos
Sistemas de Basesde Datos, un
enfoque práctico para diseño,
implementación ygestión. Cuarta
Edición. PorThomas m.
Connolly Carolyne. Begg.
Modelosclásicos de bases de
datos
Se obtuvo de lareferencia ya
descrita,material
relacionado conlas bases de
datos en general,como lo son los
modelosreferencias y losdatos de fuentes.
Se consideradonde reside el
servidor deaplicaciones y el
conjunto de programas a losque da soporte.
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Observación directa
Esta es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno,
hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La
observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se
apoya el investigador para obtener el mayor número de datos (WILSON 2000). Es
directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o
fenómeno que trata de investigar.
Dando uso a la mencionada herramienta de investigación, se pudovisualizar de manera directa y discreta las diferentes actividades a la hora derealizar el proceso de inventario, llevado a cabo por el personal que labora enComercial el Jordán. Evidenciándose cada uno de los inconvenientessuministrados por el dueño y personal de la empresa.
Cuadro 4Observación: Ambiente de Trabajo
Procesos Observados Resultados Oportunidades de Mejora
Almacenamiento de pedidos (facturas).
Este proceso se realiza enel Comercial.
Espacios no determinados paraeste proceso específico.Determinar un espacio dedepartamento para elalmacenamiento de todos los
procesos de inventarios.
Elaboración delinventario.
De igual manera serealiza en el Comercial.
Restringir acceso a personasajenas al proceso.
Distribución de productos dentro delestablecimiento.
Los controles se realizandentro de lasinstalaciones delComercial.
Determinar espaciosespecíficos para los diferentestipos de productos que ofreceel Comercial.
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Cuadro 5Observación: Métodos de Trabajo
Procesos Observados Resultados Oportunidades de Mejora
Elaboración deregistros plasmados encuadernillos.
Este proceso está ligado alanterior y consiste en laelaboración de registros delos productos tanto de losque entran, como de los quesalen.
Verificar rigurosamentecada uno de los procesos deentrada de productos y desalidas.
Distribución de productos
Una vez realizada laorganización de los
productos a vender, soncolocados en almacén yanaqueles para su posteriorventa.
Mejorar controles básicos para evitar pérdidas.
Cuadro 6Observación: Responsables
Procesos Observados Resultados Oportunidades de Mejora
Elaboración deregistros de los
productos al presentarinexistencias de estos,y distribución de
productos dentro delAlmacén.
PropietarioEmpleados
Aprovechar losconocimientos de este
personal sobre el manejo delos procesos que se realizanal momento de elaborar elinventario, y emplearlo en laherramienta propuestaregistrando y almacenandolos datos en la base dedatos.
Cuadro 7Observación: Herramientas de Trabajo
Procesos Observados Resultados Oportunidades de Mejora
Facturas de comprasalmacenadas ycuadernillos para losregistros de inventario.
Bolígrafo, cuadernillos. Incorporar un sistema paraagilizar los procesosefectuados.
Distribución de
documentación.
Propietario
Empleado.
Incorporar métodos para la
distribución.
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Cuestionario
El cuestionario se define como una forma de encuesta caracterizada por la
ausencia del encuestador, lo que obliga a este a manifestar explicaciones que
orientan la forma de encuestar. El cuestionario permite estandarizar e integrar el
proceso de recopilación de datos. Un diseño mal construido e inadecuado conlleva
a recoger información incompleta, datos no precisos de esta manera genera
información nada confiable. Por esta razón el cuestionario es en definitiva un
conjunto de preguntas respecto a una o más variables que se van a medir.
También, se aplica el cuestionario con respuestas cerradas a tres (03) de
las personas que se relacionan directamente con el proceso de elaboración y
distribución de documentos, el cual consta de ocho (08) preguntas con tres (03)
posibles respuestas de las cuales debe seleccionar una.
A continuación se muestra el modelo de cuestionario aplicado:
Cuadro 8Modelo Cuestionario Aplicado
Nombre y Apellido: ____________________________ Fecha: ____________
CuestionarioSistema de Información para la Automatización del Proceso de Inventario de
los productos que ofrece Comercial El Jordán, Ubicado en San FernandoEstado Apure.
Seleccione con una (X) la opción que considere correcta
1) ¿Cuánto tiempo lleva laborando en la empresa?
( ) Menos de un año( ) Un año( ) Mas de un año2) ¿A qué proceso se relaciona directamente su trabajo?( ) Proceso de inventario( ) Atención al cliente( ) Distribución de productos3) ¿De qué manera se lleva control del proceso que ejecuta?( ) No se lleva( ) Manual mediante formatos( ) Mediante el uso de computadora
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4) Según su opinión ¿Cómo observa el proceso de inventario actualmenteutilizado en la empresa?
( ) Deficiente( ) Eficiente( ) Regular5) ¿De cuánto en cuánto tiempo realizan el proceso de inventario en ComercialEl Jordán?( ) De forma periódica( ) De forma escalonada( ) A final de año fiscal6) ¿Qué nivel de conocimiento posee usted en el área de computación?( ) Ninguno( ) Básico( ) Avanzado7) ¿Qué le parece la idea de implantar un Sistema de Información que ayude amejorar y hacer más efectivo, rápido, eficiente, seguro, el proceso deinventario?( ) Bien( ) Muy bien( ) Excelente8) ¿Prestaría su apoyo en el desarrollo de un sistema de información para elcontrol del sistema de información para llevar a cabo el proceso de inventario?( ) Si
( ) No( ) No sabe
Cuadro 9Tabulación de cuestionario
N° DESCRIPCIÓN 1 2 3 ANÁLISIS
1 ¿Cuánto tiempo llevalaborando en laComercial?
3 0 0 Se observa la estabilidad laboraldentro de la empresa ya que el 100%de los cuestionados tienen más de unaño laborando.
2 ¿A qué proceso serelaciona directamente sutrabajo?
3 0 0 De acuerdo a los resultados seobserva que la mayoría representada
por un 100% se relacionan con el proceso de inventario que se ejecutanen la empresa.
3 ¿De qué manera se llevacontrol del proceso queejecuta?
0 3 0 El 100% de los cuestionados infiereque los controles se llevan de formamanual
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4 Según su opinión ¿Cómoobserva el proceso de
inventario actualmenteutilizado en la empresa?
0 0 3 De acuerdo al 100% de loscuestionados los procesos se realizan
de forma regular.
5 ¿De cuánto en cuántotiempo realizan el procesode inventario en ComercialEl Jordán?
0 3 0 El 100% de las respuestas infierenque el proceso de inventario serealiza en un periodo de tiempoescalonado.
6 ¿Qué nivel deconocimiento posee usteden el área de computación?
0 3 0 Al verificar las respuestas se observaque el 100% de los cuestionadosindican que poseen un nivel básico
de conocimiento en el área decomputación.
7 ¿Qué le parece la idea deimplantar un Sistema deInformación que ayude amejorar y hacer másefectivo, rápido, eficiente,seguro, el proceso deinventario?
0 3 0 Las respuestas en este ítem son demayoría la cual resalta el hecho deque el 100% consideran muy buenaidea implantar un Sistema deInformación para mejorar el procesode inventario.
8 ¿Prestaría su apoyo en el
desarrollo de un sistema deinformación para el controldel sistema de información
para llevar a cabo el proceso de inventario?
3 0 0 El 100% de los cuestionados indica
que prestaría su apoyo en eldesarrollo de un sistema deinformación que permita automatizarlos procesos.
Planteamiento del problema
Descripción de la situación inicial
En toda empresa es importante que en el organigrama de la empresa elalmacén ocupe un lugar especial ya sea como puesto de trabajo o como staff, para
garantizar que la persona responsable del almacenamiento del inventario lo realice
con eficiencia y eficacia. Por ser los inventarios un Activo muy importante, la
ubicación de la mercadería debe ser prioridad para la Empresa cumplir con las
normas de Higiene y Seguridad de los empleados, para evitar el riesgo de
accidentes.
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El mundo se encuentra en un proceso de cambio continuo, es por ello que
empresas tanto pequeñas como grandes se ven obligadas a adaptarse a los mismos
para lograr así seguir figurando en el mundo empresarial. La evolución de la
tecnología en el campo de la computación es feroz, esto viene dado por la
necesidad de buscar un método rápido, efectivo y seguro para el manejo masivo
de información.
Empresas muy grandes de las regiones luego de implementaciones
millonarias de sistemas de control o sistemas de información, utilizan planillas de
cálculos, facturas, entre otras para deducir trabajo (el que se vuelca manualmente
en los respectivos sistemas).
En México, Argentina, Brasil, y otros países de Latinoamérica, es
frecuente encontrar empresas que utilizan para su operación dos o más sistemas
para el control o gestión de los procesos que se realizan en las mismas. Pero no se
trata de diferentes sistemas, sino solo de diferentes razones sociales para una
misma actividad la cual pueda dar solución a lo que se requiere.
En Venezuela, son muchas las empresas que carecen de sistemas
automatizados, esto las coloca en retraso frente a aquellas que van de la mano con
los constantes avances tecnológicos y que su presencia en el mercado es fuerte.
Los sistemas automatizados son más que un método de alto rendimiento, pero la
realidad de la problemática que se ha estado enfrentando en este país es otra, ya
que se ha mantenido las practicas ortodoxas de los registros y controles deinformación de forma manual, para los procesos que se ejecutan en negocios u
otras organizaciones hace un trabajo tedioso en algunos casos.
Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, sin
embargo existen muchas organizaciones y empresas en el país que han mejorado
sus sistemas de control de información y sistemas de gestiones, no obstante a
pesar de sus esfuerzos por surgir y mantenerse a la par de otras empresas el
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rendimiento no es el oportuno y su calidad inapropiada por la falta de
conocimientos en el personal que opera estos sistemas, además de ellos no se tiene
por costumbre el mantenimiento de ellos.
En la misma índole de ideas, se puede determinar el estatus del estado
Apure en relación al tema en estudio, se evidencia que actualmente unas que otras
empresas, comercios, organizaciones, entre otros; no cuenta con sistemas de
información donde las compañías puedan automatizar sus inventarios y de esta
manera llevar un buen control de cada uno de los productos que estos
promocionan en la misma.
San Fernando de Apure, ciudad que paso a paso ha venido optando en
sustituir prácticas orientadas a la burocracia por hábitos más simplistas, producto
a una nueva ideología de trabajos orientados a la eficiencia, ha quedado con el uso
de métodos pocos frecuentes.
Caso especial presente en esta ciudad, tenemos como referencia a la
empresa Comercial el Jordán asumiendo desde entonces el reto de atender y cubrir
las necesidades de sus clientes y poseer un correcto y eficiente control de
inventario. Esta organización profesional joven, se dedica a brindar servicio en las
ventas de materiales ferreteros y artículos en General.
Por otra parte muchas de las actividades que realizan se llevan a cabo de
forma manual, tales como: facturaciones, pedidos, cotizaciones, despachos,control de inventario, entre otros. Pero en este caso nos enfocaremos en lo que
respecta al proceso de control de inventario llevado a cabo en la empresa ya antes
mencionada, al ser realizado de forma manual esto origina una considerable
pérdida de tiempo, dinero y complejidad en el manejo y control de los productos
que la empresa ofrece, provocando así una serie de problemas los cuales detallo
sin orden específico tales como: falta de registros, exceso de inventarios, demoras
en la entrega de los productos, desorden en cuanto a la mercancía que se tiene en
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el almacén, estar expuesto al robo de la mercancía, dificultad para determinar la
cantidad de productos despachados, no vender un producto por falta de existencias
en el inventario, lo que conlleva a la pérdida del mismo; esto conlleva a la mala
gestión, deficiente atención al cliente, demoras al entregar los productos, desorden
al momento de atender al consumidor, extravió y deterioros de facturas al
elaborarse, situación que queda en evidencia ante los clientes. Ocasionando cada
uno de los inconvenientes y puntos frágiles ya mencionados y detectados en
Comercial El Jordán con respecto al proceso de control de inventario y así
también al servicio prestado hacia sus clientes.
Síntomas
Falta de registros.
Exceso de inventarios.
Demoras en la entrega de los productos.
Desorden en cuanto a la mercancía que se tiene en el almacén.
Dificultad para determinar la cantidad de productos despachados.
Perdidas de productos.
Causa Principal
También es necesario determinar la causa principal que ocasiona que el
proceso de inventario, actual, establecido en dicha empresa, no sea eficaz y
eficiente. Y no es más que la desorganización que existe dentro delestablecimiento, esto es debido a la falta o pocos registros realizados ya sea por el
dueño o los empleados, lo que produce un desconocimiento y descontrol de los
productos, nuevos entrantes, los que se tienen en almacén y anaqueles, y de igual
forma lo que ya hayan sido vendidos.
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Factores Determinantes y Contribuyentes
Cuadro 10Factores Determinantes y Contribuyentes
DETERMINANTE CONTRIBUYENTE
La falta de registros o reportes, al igual quela falta de un responsable, políticas osistemas que ayuden al manejo o controlde inventario de los productos que salen oentran (venta y compra).
Poca organización en el entorno, y a laclasificación y archivo de las facturascorrespondientes a cada venta y asítambién a las facturas correspondientesa las compras realizadas.
Debido al deficiente control que se lleva
dentro de la empresa a la hora dealmacenar los tipos de productos que esta posee para la venta, ocurriendo unaconsiderable desorganización en eldepósito.
Demora en el despacho y entrega por
parte del personal que labora en laempresa, de los diferentes tipos de productos que esta ofrece, produciendouna ineficiente atención al cliente.
Desconocimiento de la cantidad y tipos de productos que hay en existencia en elalmacén a consecuencia de unainsuficiente gestión o control de inventarioaplicado en el depósito.
Perdida de productos, ya sea debido a la baja calidad de la materia prima dada sucaducidad o al no haber un adecuadocontrol los propios empleados puedenincidir en el robo, ocasionando aumento
de costos.
Pronostico
Considerando la situación actual de Comercial El Jordán, relacionado a su
sistema de control de inventario se puede diagnosticar muchos inconvenientes y
contratiempos que afectaran directamente en el rendimiento, eficiencia y
crecimiento de la empresa, produciéndose daños en función del tiempo tan
irreparables como la reducción de la producción, desperdicios de productos,
incumplimiento a los clientes, fractura de la empresa, entre otros. De esta manera
debe ser motivo de estudio, atacar de manera eficaz cada una de las deficiencias
ocasionadas en cortos, medianos y largos plazos, sin escatimar ningún esfuerzo
hasta lograr la realización idónea del sistema a emplear.
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Cuadro 11
Pronóstico por Escenarios
PLAZOS
ESCENARIOS
CORTO MEDIANO LARGO
F A
V O R A B L E
Se continúa con laejecución de lasactividades conciertas deficiencias.
El impacto de lasdebilidades irácreciendo con el pasodel tiempo impidiendollevar de manera
eficiente el control deinventario en laempresa.
Aumentoconsiderable de loserrores en el áreade almacenamientotanto en los
productos entrantesy salientes.
D
E S F A B O R A B L E
Dificultad para eldespacho ydistribución de los
productos.
Aumento deincomodidad del
personal que labora enla empresa a la hora deubicar los productos enel almacén y asítambién quejas por
parte de los clientes.
Provocando perdida de clientelaasí como tambiénquiebra de laempresa.
Propuesta
De acuerdo al estudio planteado se propone un Sistema de Información
para la Automatización del Inventario de los Productos que ofrece Comercial el
Jordán, permitiéndole tanto al dueño como a los empleados llevar un control y una
gestión de inventario de manera más eficiente y eficaz de los diferentes productosque esta ofrece; y dando la facilidad a la hora de saber qué tipo y que cantidad de
insumos se tiene en el depósito, para así lograr un correcto desempeño en el
despacho y entrega de los mismos, proporcionándole a la empresa un buen
ambiente de éxito, organización y de producción.
Se plantea tener una interfaz de fácil interacción con el personal que labora
en la empresa, donde queden eliminados los inconvenientes de interpretación a la
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hora de buscar un producto, dado que este sistema de información tendrá de
manera interactiva un inventario de cada uno de los materiales y artículos que
disponen para una mejor comprensión. Y así lograr tener un nivel de equilibrio
óptimo en cuanto al inventario de la empresa.
Justificación
En términos generales, los Sistemas de Información se mantienen vigentes
en la medida en que logren involucrar a los actores de la sociedad en su
actualización y desarrollo. En la medida en que la gente se apropia de la
información, esta permanece y se desarrolla como parte activa de la cultura. A su
vez, un sistema de información pasa hacer un elemento para la competitividad de
una empresa e incluso para su mera supervivencia. Los sistemas de información
no solamente pueden contribuir decisivamente a la eficacia y eficiencia de las
operaciones diarias sino también a facilitar un entorno de trabajo adecuado.
El desarrollo de este proyecto tiene como finalidad el proporcionar unsistema de información automatizado que se adecue a las necesidades de la
empresa, la cual tiene como objetivo proporcionar, ofrecer y brindar
primordialmente un óptimo nivel de inventario a todo el personal que labora en la
misma, para que se le haga mucho más accesible y rápido llevar a cabo sus
diferentes obligaciones y tareas dentro de la empresa. Y también servirle de
beneficio a la comunidad al momento de adquirir los productos que día a día son
necesarios al consumidor, estos se refieren a productos ferreteros y artículos engeneral. Tal sistema deberá presentar un control de inventario, correspondiente
tanto a los productos que entran y salen de la empresa (compras y ventas), para así
evitar descontrol y desorganización en la misma.
En consecuencia, la implementación de este sistema de información
automatizado en Comercial El Jordán, magnificaría de una manera considerable el
manejo, control y gestión del inventario con el cual cuenta la empresa y permitirle
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a todo el personal del mismo llevar a cabo las diferentes tareas o procesos de
manera más eficiente y eficaz, y ayudar a mantener el negocio en marcha y
funcionando exitosamente. Como también prevenir una mala administración de
fondos, pérdidas financieras, pérdidas de producción, entre otras cosas. Y de esta
manera brindar su posterior servicio a la población de San Fernando de Apure.
Obteniendo beneficios puntuales desde el punto de vista comercial, cultural y de
información.
Metodología seleccionada
Justificación de la metodología
Cuando se está proponiendo un sistema de información como solución a
un problema específico, se debe tener una guía que permita establecer cuáles serán
las estrategias y pasos a seguir durante el desarrollo de la investigación. Para ello
se cuenta con la metodología propuesta por el Centro de Investigación de la
Universidad Bicentenaria de Aragua, que comprende las siguientes fases:
Fases de la metodología
Fase I: Diagnóstico
Para completar esta fase se hace uso de las técnicas de recolección de
información en donde se verifica cada uno de las características del sistema actual
de forma tal que se logre conocer de lleno el funcionamiento del mismo.
Consta de una serie de actividades que deben ser desarrolladas: describir la
situación problemática, determinar las entidades que se encuentran relacionadas
con el proceso, describir de forma detallada cada uno de los subprocesos
originados del principal.
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Fase II: Determinación de los requerimientos
En esta parte de la investigación, se interpretan los resultados obtenidos
con los métodos de recolección de información, destacando cada una de las
necesidades del proceso actual, que se convertirán posteriormente en los
requerimientos que debe cubrir el sistema que se propone. Esta etapa es de vital
importancia para la investigación ya que va a definir las características que debe
tener el sistema de información de manera que sea eficiente.
Por tal razón, se debe cumplir con una serie de actividades: realizar el
análisis situacional de cada entidad, describir y analizar cada documento
involucrado en el proceso objeto de estudio y definir los requerimientos de
acuerdo a las necesidades planteadas por los usuarios.
Fase III: Diseño
De acuerdo al análisis de los requerimientos del sistema actual, se procedea diseñar cada una de las pantallas que compondrán al sistema propuesto,
estableciendo un prototipo que permita mejorar los errores que se están
presentando. Las actividades realizadas en esta etapa son: describir el alcance de
la propuesta, diseñar diagramas de los procesos, establecer necesidades de
almacenamiento, diseñar la base de datos, diseño de pantallas del prototipo y
establecer plan de pruebas.
Entre los diagramas a utilizar se encuentran los Diagramas de Árbol, De Flujo
de Datos y Flujo de Información que facilitarán la representación de los procesos
con la utilización del sistema propuesto.
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Fase IV: Análisis económico
Con la finalidad de determinar la factibilidad económica del sistema
propuesto se realiza una revisión de sistemas del mercado actual que guarden
relación con el proceso en estudio, a fin de determinar precios y características.
Luego se hace un análisis de los costos y beneficios que trae consigo la
implementación del mismo para posteriormente determinar el retorno de la
inversión. A partir de estos datos se decidirá si se implementa o no el sistema de
información.
Al igual que en las fase anteriores, es necesario cumplir con una serie de
actividades, entre las que se encuentran: realizar un estudio de mercado
verificando los sistemas similares, determinar los costos, establecer los beneficios,
diseñar gráficas de punto de equilibrio y planificar una propuesta de
comercialización.
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Desarrollar un Sistema de Información para la Automatización del Proceso
de Inventario de los Productos que ofrece Comercial el Jordán, ubicado en San
Fernando Estado Apure.
Objetivo específicos
Diagnosticar la situación actual de la elaboración de documentos de los
procesos de inventario del Comercial el Jordán.
Determinar los requerimientos de cada una de las entidades que participan
en el proceso en estudio.
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Diseñar un prototipo del Sistema de Información de acuerdo con las
necesidades encontradas en el análisis del proceso actual.
Elaborar un análisis económico de la propuesta que permita determinar la
factibilidad del mismo, propuestas de comercialización y conveniencia financiera.
Ámbito de la propuesta
Alcance
Con esta investigación se presenta una propuesta del desarrollo de unsistema de información para la automatización de los procesos de inventario
llevado a cabo en el establecimiento Comercial el Jordán, con el objetivo de
aminorar y erradicar las deficiencias que se presentan actualmente con el
mencionado proceso. De tal manera que se pueda establecer controles eficientes y
eficaces de forma tal que se aumente la confiabilidad y efectividad de la
institución. Un aspecto importante, es la rapidez en la ejecución de las actividades
frecuentes y comunes, transformándolas de pesadas, tediosas y lentas, a diligentes, precisas y correctas en donde la incorporación de la computadora es el punto de
inicio dentro de la empresa.
Cabe destacar que el sistema será desarrollado bajo el lenguaje de
programación PHP manejador de bases de datos MySql, lo cual garantizará fácil
adaptabilidad a cualquier plataforma y a la vez presentará una interfaz amigable al
usuario.
Limitaciones
El sistema de información propuesto se diseña de acuerdo a las
necesidades encontradas durante la recopilación de información de forma
exclusiva y por las exigencias dadas por el propietario de la empresa para su
negocio, cualquier otra empresa desee adquirirlo o considere utilizarlo deberá
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realizar modificaciones adicionales con la aprobación del programador o
programadora.
Planificación del Proyecto.Recurso técnico.
En esta etapa se definen las herramientas necesarias para la realización del
proyecto y del sistema de información propuesto. Se toma en cuenta también los
insumos que serán utilizados durante la ejecución de las actividades propias de la
investigación.Cuadro 12Software
CODIGO SOFTWARE REQUERIDOS1 Microsoft Windows 7S2 Microsoft Access 2007
S3 PHPS4 Acrobat ReaderS5 MySQL
Cuadro 13Hardware
CODIGO HARDWAREH1 Computador con las siguientes características:
Procesador Intel Core i3 cuatro núcleosDisco Duro de 500 Gb2gb de Memoria RAMCDWriterMonitor 19”
MultimediaH2 Impresora de inyección de tinta.
Cuadro 14Materiales e insumos
CODIGO MATERIALES E INSUMOSA Papelería (hojas, lápices, carpetas, CDs)
B Conexión a Internet
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Cuadro 15Recurso humano
CODIGO RECURSO HUMANORH-1 Tutor
RH-2 Programador
Cuadro 16Cronograma de actividades
Fases Actividades
R e c u r s o s
T é c n i c o s
R e c u r s o s
E c o n ó m i c o s
C r i t e r i o d e
A c e p t a c i ó n
P l a n
A l t e r n a t i v o
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2
D i a g n o s t i c o
Descripción de la situación problemática H1,H2,S2,S5,A,B,C,R H-1 80.00 CA – 1 PA – 1
Determinar las entidades queintervienen
H1,H2,S2,S5,A,B,C,R H-1
50.00 CA – 2 PA – 2
Describir los procesosH1,H2,S2,S5,A,B,C,R
H-160.00 CA – 3 PA – 3
Realizar los diagramas delsistema actual
H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1
70.00 CA-4 PA-4
D e t e r m i n a c i ó n
d e
R
e q u e r i m i e n t o s Realizar el análisis
situacionalH1,H2,S2,S5,A,C,RH-
155.00 CA – 5 PA – 5
Describir los documentosH1,H2,S2,S5,A,B,C,R
H-145.00 CA – 6 PA – 6
Definir los requerimientosH1,H2,S2,S5,A,C,RH-
175.00 CA – 7 PA – 7
D i s e ñ o
Describir el alcance de la propuesta
H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1
85.00 CA – 8 PA – 8
Definir las funciones de laherramienta
H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1,RH-2
90.00 CA – 9 PA – 9
Describir las entidades queintervienen en el nuevo
sistema
H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1
65.00 CA – 10 PA – 10
Describir los procesos delsistema propuesto
H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1,RH-2
85.00 CA-11 PA-11
Diseñar los diagramas delsistema propuesto
S1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2
350.00 CA-12 PA-12
Definir la base de datosS1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2
90.00 CA-13 PA-13
Diseñar el mapa denavegación
S1,S2,S3 S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2
70.00 CA-14 PA-14
Elaborar la descripciónmodular
S1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2
60.00 CA-15 PA-15
Diseñar y aplicar pruebasS2,S5,A,B,C,
H1,H2,RH-1, RH-285.00 CA-16 PA-16
E v a l u a c i ó n
E c o n ó m i c a
Realizar un estudio demercado
S2,A,B,C,RH-1,H1 75.00 CA-17 PA-17
Realizar un análisis decostos
S2,A,C,RH-1,H1 65.00 CA-18 PA-18
Emitir una conclusiónfinanciera
S2,A,C,RH-1,H1 75.00 CA-19 PA-19
1630.00
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Criterios de aceptación
En el siguiente cuadro se presentan los criterios de aceptación utilizados en
el cronograma de actividades, codificados a fin de servir de leyenda para leer y
comprender la planificación diseñada.
Cuadro 17Criterios de aceptación
CÓDIGO CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
CA-1 Definir los síntomas y causas que describen la situación problemática detectadaCA-2 Describir las funciones de las personas involucradas en los procesos bajo estudioCA-3 Describir de forma detallada los procesos bajo estudio
CA-4Elaborar los diagramas de los procesos del sistema actual de acuerdo a lametodología seleccionada
CA-5Determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada áreaclave involucrada
CA-6 Describir cada uno de los documentos involucrados
CA-7Definir los requerimientos de acuerdo a los resultados del análisis documental y
situacionalCA-8 Definir y describir la aplicación propuestaCA-9 Describir las funciones de la herramienta propuesta
CA-10Describir las funciones de las personas involucradas en los procesos con el usodel sistema propuesto
CA-11 Describir de forma detallada los procesos con el uso del nuevo sistema
CA-12Elaborar los diagramas de los procesos del sistema propuesto de acuerdo a lametodología seleccionada
CA-13 Diseñar las tablas y las relaciones de la base de datos
CA-14 Diseñar el mapa de navegaciónCA-15 Elaborar la descripción de los módulos del sistemaCA-16 Verificar el correcto funcionamiento del sistemaCA-17 Obtener una síntesis de todos los sistemas similares en el mercado
CA-18 Calcular el costo de desarrollo del sistema
CA-19 Elaborar una conclusión financiera basada en el análisis económico
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Plan alternativo
Los planes alternativos definidos en cada actividad del cronograma, se
describen en el siguiente cuadro.
Cuadro 18Planes alternativos
CÓDIGO PLANES ALTERNATIVOSPA-1 Aplicar instrumentos de recolección de datos adicionalesPA-2 Aplicar entrevistas a los encargados de los procesosPA-3 Observar nuevamente los procesos
PA-4 Solicitar asesoría al tutorPA-5 Analizar nuevamente la información recopiladaPA-6 Analizar nuevamente los documentos proporcionados por las empresas visitadasPA-7 Analizar nuevamente la información recopiladaPA-8 Solicitar asesoría al programadorPA-9 Solicitar asesoría al programador
PA-10 Analizar las funciones del sistema con relación a los procesos involucradosPA-11 Solicitar asesoría al tutorPA-12 Solicitar asesoría al tutorPA-13 Solicitar asesoría al programadorPA-14 Solicitar asesoría al programadorPA-15 Solicitar asesoría al programador
PA-16 Realizar correcciones y nuevas pruebas al sistemaPA-17 Realizar búsquedas en Internet y casas de venta de softwarePA-18 Solicitar asesoría al tutorPA-19 Analizar la información obtenida en el estudio económico