Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros (ARF-AE-P-02)
Descripción Pollticas
CONTENIDO
Responsabilidades y Autoridad para el
Desarrollo
Referencias Formatos y Anexos
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento; Cierre contable y emisión de estados financieros
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l. Descripción
Objetivo
Recibir, registrar, procesar y concentrar la información financiera generada de un período de tiempo con el fin de integrar los Estados Financieros.
Específicos
Satisfacer los requerimientos de información contable de la Alta Dirección, los Organismos Fiscalizadores tanto Internos como externos, miembros de la comunidad universitaria y sociedad en general.
Dar cumplimiento a obligaciones de publicación/entrega de información financiera, establecidas en las diversas Leyes.
Alcance
Se aplica a todos los integrantes <;le la Dirección de Contabilidad y áreas que proporcionan "-
información, descritas en el presente procedimiento.
Definiciones y terminología
BMS.- Bien, Mueble o Servicio
CFDI.- Comprobante Fiscal Digital por Internet
CIDU.- Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad
CONAC.- Consejo Nacional de Armonización Contable
DGESU.- Dirección General de Educación Superior Universitaria
DPI.- Dirección de Planeación Institucional
FAR.- Fideicomiso de Ahorro para el Retiro
IMSS.- Instituto Mexicano del Seguro Social
IPE.- Instituto de Pensiones del Estado
ISR.- Impuesto Sobre la Renta
PIFI.- Programa Integral de Fortalecimiento Institucional
Regresar
PROFOCIE.- Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones Educativas
SEP.- Secretaria de Educación Pública
SIIU.- Sistema Integral de Información Universitaria
TEF.- Transferencia Electrónica de Fondos
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11. Políticas
1. El Cierre Contable mensual se deberá realizar una vez finalizados los plazos señalados para el cierre de registros que son notificados vía correo electrónico a las diversas áreas financieras que afectan información contable. Y el Cierre Anual se deberá realizar una vez que hayan concluido todas las actividades descritas en la Circular de Cierre del Ejercicio que se publique en la página de interne! de la Universidad, misma que es consensada entre las Direcciones y áreas que conforman la Secretaría de Administración y Finanzas.
2. Los Estados Financieros se emiten de conformidad con lo establecido en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y con la normatividad emitida por el CONAC.
3. Deberán quedar registrados todos los ajustes detectados en el mes de que se trate y lo en su caso los ajustes del cierre anual.
4. Las Pólizas del Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) que se capturen, deberán tener su soporte documental y deberán contener nombre y firma del Encargado quien elabora, Jefe quien revisa y Director quien autoriza.
5. Al final del ejercicio contable, los saldos de las cuentas por cobrar originadas por anticipos a cuentas de gastos deberán quedar en ceros, salvo excepciones justificadas, movimientos que son aplicados contra la partida de Adeudos UV por la Dirección de Egresos.
6. Los CFDI's impresos originales por compra o donaciones de mobiliario y equipo permanecerán en custodia de la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.
7. Los documentos originales del PROFOCIE y PIFI excepto mobiliario y equipo se archivan por separado por fondo y proyecto de acuerdo a las cédulas SEP.
8. Continuar con el proceso de cierre sólo si en la revisión que corresponda se determina que está correcto, en caso contrario, debe ser devuelto a la fuente para su corrección.
111. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo
3.1 Cierre mensual
3.2 IMSS
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3.3 FAR
3.41PE
3.5 Cuentas por pagar y por cobrar
3.6 Obras en proceso
3.7 Programa
3.1 Cierre Mens ual
Jefe del de Afectación Contable
Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
del Departamento de Afectación Contable
1. Abre cuentas contables, códigos bancarios y fondos en los catálogos institucionales respectivos, de ser requerido por alguna de las áreas financieras.
2. Revisa todas aquellas pólizas contables elaboradas por los Analistas de su Departamento, derivadas del registro de gastos por servicios personales y de las reclasificaciones solicitadas por la Dirección de Presupuestos, por los mismos conceptos. Asimismo, revisa aquellas pólizas derivadas de saldos de cuentas colectivas de activo y pasivo relacionadas con descuentos nominales.
3. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas en el SIIU.
4. Revisa las pólizas contables elaboradas por los Analistas de su Departamento, derivadas de la elaboración de conciliaciones de cuentas bancarias que realizan los analistas encargados (mismas que son efectuadas de acuerdo al procedimiento (ARFAE-P-03). Asimismo, revisa aquellas pólizas derivadas del análisis de saldos de cuentas colectivas de activo y pasivo, de movimientos relacionados con determinación de impuestos federales y de reclasificaciones de gasto corriente e inversión solicitadas por otras áreas financieras.
5. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas revisadas, para captura en el SIIU.
6. Envía correo electrónico a todas las áreas de la Dirección General de Recursos Financieros, a la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles y a la Dirección de Recursos Materiales, indicando la fecha plazo que tienen para realizar su cierre de movimientos del mes a cerrar, y marcando la fecha de inicio de cierre contable por parte de la Dirección de
7. Ve que sido Registros de Movimientos Diarios
ientes movimientos contables: : i i
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los
Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
a) Registro de ISR de fondo de ahorro, premio al decano y bono anual, en caso de existir en el mes a cerrar
b) El registro de cierre de nómina quincenal y cancelación de cheques
c) El registro del arqueo mensual de cheques en poder de Caja d) Registro de pagos en exceso e) Registro de reclasificaciones por descuentos de nómina
realizados en otros fondos f) Registro de reclasificaciones de gastos por servicios
personales solicitados por la Dirección de Presupuestos, u otros en caso de existir
8. Notifica al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros cuando los saldos/registros verificados hayan sido satisfactorios.
9. Verificará que hayan sido registradas todas las Pólizas de Registros de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) , por los siguientes movimientos contables: a) Aportación Patronal deIIMSS, o en su defecto, provisión pago
de IMSS b) ISR de Compensaciones (CIS), solicitado por la Coordinación
de Integración Salarial vía correo electrónico u oficio c) Los registros por depósitos bancarios de las cuentas
bancarias d) Verificar razonabilidad de saldos bancos e) El registro de la reclasificación de saldos bancarios de
cuentas que estén asociadas a fondos diversos, de existir f) Los registros de reclasificación de pasivos cancelados en
forma definitiva por la Dirección de Egresos, de ser necesarios
g) Registro de Intereses y comisiones bancarias pendientes h) Registro de IVA acreditable e IVA por pagar i) Registro de ISR de Servicios Profesionales, Arrendamiento,
Extranjeros y Honorarios Asimilados a salarios j) Registro de traspaso a Inmuebles por obra terminada, en
caso de existir k) Registro de reclasificaciones de gasto corriente y/o de
inversión por solicitud realizada por la Dirección de Presupuestos, en caso de existir
1) Registro de cancelación definitiva de pasivos solicitada mediante oficio por la Dirección de Egresos, en caso de existir
m) Que los saldos presentados en balanzas, de cuentas de balance y de resultados, sean razonablemente correctos
n) Que no exista un descuadre en Estados Financieros, generados por asientos pendientes de registros de Activos no circulantes
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o) Que los saldos de partidas en conciliación bancaria que arrojan de manera previa al cierre las conciliaciones, hayan sido depurados
Si están los registros realizados _ ... _--1 a) Se coordina con los analistas del Departamento de Análisis e
Interpretación de Estados Financieros para registrar interfondosdeuda.
Si no están los rec¡¡stros realizados b) Recaba las pólizas o informes faltantes (si las correcciones a
realizar dependen del apoyo de otra área financiera, se les notifica mediante correo electrónico o llamada telefónica, para que
~ ________ -l-_~re",a",l",ic-:::e~n los ajustes pertinentes), y se continúa el proceso. Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
Analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
10. Distribuye entre los Analistas del Departamento, los Fondos que tienen interfondos bancarios abiertos, para realizar el registro de Deudas correspondientes.
11. Generan el reporte FWRARFC del Sistema de Información Universitaria (Sil U), para verificar los movimientos presentados en la cuenta contable 1090 Interfondos/Bancos, de los Fondos que les haya tocado revisar.
12. Analizan los movimientos que dan origen al saldo de la cuenta 1090 generada, con la finalidad de realizar las pólizas de Deudas o Transferencias entre fondos, según corresponda.
13. Elaboran Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) de Transferencia y/o Deuda pertinentes para cada fondo, con el objeto de dejar en ceros la cuenta 1090 Interfondos, por cada fondo determinado.
14. Turnan a su jefe inmediato las pólizas para revisión. 15. Revisa las pólizas contables elaboradas, derivadas del análisis
efectuado para generar deudas/transferencias interfondos. 16. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas
revisadas, para captura en el SIIU; y una vez capturadas, revisa la balanza de comprobación, a través del reporte FWRBCFK del SIIU, que los saldos de la cuenta 1090 hayan quedado en ceros en todos los Fondos.
Si están los saldos en ceros a) Coordina a los analistas del Departamento de Análisis e
Interpretación de Estados Financieros para iniciar el registro de compensación de saldos entre Deudas Interfondos
Si no están todos los saldos en ceros
Analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
b) Se repiten los puntos 10 a 16.
17.Generan el reporte FWRSCDF del SIIU, para verificar los
movimientos presentados en las cuentas de Deudas de
Activos y Deudas de Pasivos, de los Fondos que les haya
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tocado revisar.
18. Realizan las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) de compensación de saldos entre la Deuda por cobrar y la Deuda por pagar, cuando ambas cuentas presenten saldo, permaneciendo la que resulte mayor.
19. Firma las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-
IG-F-027) Y las turna para revisión y firma su Jefe de
Departamento.
Jefe del Departamento de Análisis e 20. Revisa las pólizas contables elaboradas, derivadas del análisis Interpretación de
efectuado para generar Deudas/transferencias interfondos. Estados Financieros 21. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas
revisadas, para captura en el SIIU; y una vez capturadas, revisa nuevamente el reporte FWRSCDF del SIIU, para verificar que no existan Deudas de Activo y Pasivo abiertas en un mismo Fondo.
Si no están correctos los saldos de deuda Se repiten los puntos 16 a) a 19.
-=-:--.. _-.-Si están correctos los saldos de deuda
Oficial de Registro y
Control de Pólizas
Jefe del Departamento de Afectación Contable
Espera a que el Oficial de Registro y Control de Pólizas le informe sobre la aplicación del total de pólizas capturadas correspondientes al mes a cerrar.
22. Recibe, en todos los casos, las Pólizas de Registro de
Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027), para su captura.
23. Asigna número consecutivo de pólizas y anota en su relación el número que le corresponde y procede a la captura en la opción FGAJVCD o FGAJVCQ del SIIU.
24.Lanza el proceso de aplicación FGRACTG del SIIU, si se
requiere.
25. Informa al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros cuando las pólizas han quedado totalmente aplicadas. a) Verifica por última vez que los Estados Financieros se
b)
encuentren cuadrados y con saldos razonablemente correctos.
De no ser así, regresa al punto que permita llevar a cabo la
corrección,
Notifica mediante correo electrónico a la Dirección
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de
Jefe del Departamento de Afectación Contable
Oficial de Registro y Control de pólizas
Analistas Responsables de Conciliaciones Bancarias del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
Director de Contabilidad Jefe y Analistas del Departamento de
Análisis e Interpretación de Estados Financieros
IMSS Analista encargado de la conciliación del IMSS
Presupuestos que el cierre contable del mes ha concluido, esperando la notificación por parte de esa Dirección, para que sea cerrado de manera definitiva el mes el Sil U.
26. Cierra de manera definitiva el mes en el SI/U, mediante el uso
de la forma FTMFSYR, cuando la Dirección de Presupuestos
notifica a la Dirección de Contabilidad que ha concluido con el
cierre presupuesta/.
27.Apertura el mes siguiente en el SIIU, en la misma forma
FTMFSYR, de no haberse abierto previamente.
Notifica mediante correo electrónico a la Dirección de Contabilidad y a la Dirección de Presupuestos que ha quedado cerrado definitivamente el mes en el SI/U
28. Turna al Director de Contabilidad las pólizas para recabar su
firrna de autorización.
29. Verifica firmas y si existe alguna incompleta, las recaba.
30. Integra paquete mensual de pólizas "J" con referencia "S" y lo
entrega al Asistente del Resguardo de Documentos
Contables.
31. U na vez cerrado el mes, entregan a su jefe inmediato las conciliaciones bancarias elaboradas para su revisión.
32. Revisa las conciliaciones de todas las cuentas bancarias que
elaboran los analistas encargados (mismas que son
elaboradas de acuerdo al procedimiento (ARF-AE-P-03).
33. Autoriza las conciliaciones bancarias.
Al cierre de cada Bimestre, Trirnestre o Semestre, según corresponda, se realiza lo siguiente
34. Recibe de la Asistente de la Dirección a través del formato Registro y Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) copia de los com¡:lI'obantes de pago al IMSS efectuados por la
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Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
DGRH.
35. Imprime reportes FGRGL TA SIIU.
36.Elabora cédula de integración de pagos al IMSS (ARF-AE-F-
02) comparativa en donde detalla descuentos al empleado,
aportación UV y pago.
37. Determina diferencias.
38. Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG
F-027) de ajuste cuando se requiere.
39. Integra un expediente IMSS y tuma al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su revisión y firmas de autorización.
40. Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-
027), revisa, firma y tuma a analista encargado de captura de
pólizas.
41. Recibe expediente IMSS para su revisión y firma y turna al f-=-;-;;;~~~~~~~+~~-,D~ire':'.c-::t",o,-r.:::d.::e....:C:..:o:.:n=tabilidad para recabar firma de autorización.
FAR Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargado de la Conciliación del FAR
Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
42. Recibe de la Asistente de la Dirección a través del formato
Registro y Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) copia
de los oficios que contienen el Reporte Resumen del cálculo
de intereses del FAR.
43. Consulta datos en SIIU para localizar número de pólizas referentes a FAR e imprime póliza contable de referencia en la opción FWRPOLl del SIIU.
44. Detalla en Cédula de Integración de las' Aportaciones al
Fideicomiso de Ahorro para el Retiro.
45. Integra expediente FAR y turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su revisión y firmas de autorización.
46. De ser necesarias, recibe Pólizas de Registro de Movimientos
Diarios (ARF-IG-F-027), revisa, firma y lurna a analista ----~~~~~~---L~~~~~------~--,;:Prc:-occ:-:e'c:-:o."'A'7dm::c;o"';'=tr''''d"'óoC':d;:Ce O"CRecc"C:C""'o,"'F"',,,ccoc"',ec-ro-, ---'
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IPE Analista encargado de la conciliación dellPE
Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
encargado de captura de pólizas.
47. Recibe expediente FAR para su revisión y firma y turna al Director de Contabilidad para recabar firma de autorización. --
48. Recibe del Analista de Validación de Registro de Ingresos
copias de recibos de aportaciones aIIPE.
49.lmprime reportes FWRARFC, del SIIU de las cuentas
relacionadas con IPE (Descuentos en nómina IPE,
Aportaciones IPE y Gastos IPE).
50. Imprime Balanzas de comprobación del mes, con la opción
FWRBCFK y FWRBCOK del SIIU.
51. Detalla en Cédula Analítica de Integración de Pagos al IPE
(ARF-AE-F-06) para auditoría externa.
52. Verifica que coíncidan las cuentas de gasto y pasivo por aportación patronal; si existen diferencias las comenta con el Jefe del Departamento de Análisis e Integración de Estados Financieros.
53. En caso de ser necesario, se consulta expediente de "IPE
PAGOS" del archivo temporal de la Dirección de Contabilidad
que contiene los oficios dirigidos al IPE informando sobre los
montos de cuotas y aportaciones quincenales a cargo de la
Universidad.
54. Integra expedientes con la información obtenida en los puntos 51 al 55 y turna al Jefe del Departamento de Análisis de Estados Financieros, para su revisión y firma.
55. Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-
027), revisa, firma y turna al Oficial de Registro y Control de
Pólizas.
56. Recibe expediente IPE para su revisión y firma y turna al Director de Contabilidad para recabar firma de autorización.
CUENTAS PAGAR Y
POR Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias y Especialista del POR Cumplimiento de Obligaciones Fiscales, encargados de la integración de
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-COBRAR
"-----
Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros OBRAS EN PROCESO
Analistas encargados
del análisis de la
cuenta de Obra en
proceso
cuentas col~c;ti.vas de Activo y Pasiv o
57. Integran, de manera trime stral, los saldos de las partidas de
pagar en Excel haciendo uso del
caso de la cuenta de "Cuentas por
mediante el reporte FWRASCP), los
gregados por antigüedad de saldos.
nviadas a su jefe inmediato para
cuentas por cobrar y por
reporte FWRARFC (en el
Pagar en General [2001]",
saldos se presentan desa
Las integraciones son e
revisión.
58. Elabora Pólizas de Registr o de Movimientos Diarios (ARF-IGe requiere. F-027) de ajuste cuando s
59. Entrega pólizas realizad as al Jefe de Departamento de Análisis e interpretación de Estados Financieros para @visión
as, reciben Pólizas de Registro de -IG-F-027), revisan, firman y turnan trol de Pólizas
60. Reciben, de ser necesari Movimientos Diarios (ARF a Oficial de Registro Y.. Con
61. Turna CD para la Cont integraciones de las cuent contable de cada trimestre
62. Genera el reporte de resu
ralo ría General, que contiene las as por cobrar y por pagar, al cierre
cuenta (FWRARFC) de
men de registro contable por fondo y
anera previa en formato PDF y/o m
Excel, del SIIU.
63. Concilia los movimientos
registro contable por fond
con el reporte de resumen de
o y cuenta (FWRPDTP) del SIIU
resupuestal y el activo no circulante
ceso sean iguales) para identificar
(conciliando que el gasto p
contable, de Obra en Pro
movimientos pendientes de registro.
64. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F
n diferencias. 027) en caso de que exista
65. Turna Póliza de Registro
027) al Jefe del Departam
de Movimientos Diarios (ARF-IG-F
ento de Análisis e Interpretación de
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Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros
Estados Financieros para su revisión.
66. Recibe vía electrónica del el Jefe de Análisis e Interpretación
de Estados Financieros o de la asistente de la Dirección, los
oficios de autorización de recursos y avisos de conclusión de
obra de la Dirección de Proyectos, Construcciones y
Mantenimiento.
67. Integra expediente con los oficios recibidos.
68. Genera e imprime el reporte de resumen de registro contable
por fondo y cuenta (FWRARFC) del SIIU al cierre del mes
contable (auxiliar definitivo).
69. Elabora cédula de integración de la cuenta 1520 obra en
proceso (activo no circulante) a nivel de dependencia, fondo,
clave programática y número de obra en forma mensual y
acumulada.
70. Envía cédula de integración de Obras en Proceso a la
Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento cada
cierre del trimestre, siempre y cuando se hayan recibido oficios
de terminación de obra, con el objeto de que esa Dirección
informe cuáles obras están concluidas tanto técnica como
financieramente.
71. Establece fecha, vía correo electrónico, para que se lleve a
cabo una reunión con la Dirección de Proyectos,
Construcciones y Mantenimiento y la Dirección de Control de
Bienes Muebles e Inmuebles, cuya finalidad es determinar y
acordar si procede la capitalización a edificios, de las obras
terminadas de acuerdo a los oficios enviados previamente.
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Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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72. Elabora, con el apoyo de los analistas del Departamento, una
minuta que desglose las obras que están debidamente
terminadas para capitalización, de conformidad a los acuerdos
tomados.
Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargados
del análisis de la cuenta de Obra en proceso
73. Elaboran pólizas de movimientos diarios (ARF-IG-F-027) de
traspasos de obras en proceso a las cuentas de edificios con
los oficios de terminación, auxiliar contable de gastos y la
minuta firmada.
__ . _________________ .L-__________________________________________________ ~
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS
(PROFOCIE)
Analista Responsable de Informes PIFI/PROFOCIE
74. Genera el reporte FWRPDTP en formato .PDF y en .XLSX, del
inicio del ejercicio a un periodo determinado a comprobar (se
actualizara conforme se avance en el gasto ejercido) para
identificar las afectaciones registradas por la Dirección de
Egresos y Dirección de Recursos Materiales del gasto ejercido
en el fondo PROFOCIE.
75. Elabora papel de trabajo denominado "Control de folios
PROFOCIE" a partir del archivo .xLSX generado en el punto
anterior; mismo que debe incluir: partida, folio, fecha, concepto
e importe y posteriormente agregar las columnas de status y
número consecutivo; se actualizará constantemente y en
forma acumulada para utilizar durante todo el proceso de
captura, lo que permitirá llevar el control de afectaciones _ ... - .. --~-----------'-----------.• _._----------------------
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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registradas de gasto ejercido.
76. Recibe del Analista de Validación del Registro de Gastos, las
afectaciones originales con sus respectivos comprobantes del
gasto ejercido y registrado en el Sil U por la Dirección de
Egresos.
77. Recibe del Analista de Validación del Registro de Gastos, el
reporte FWRFCOM con el listado de los folios de pago que
detalla el número del mismo, el proyecto, la actividad y el
importe a comprobar; adjuntando como soporte, los CFDI's
originales del gasto ejercido; a excepción de los folios
generados por concepto de pago directo, que contendrán
adicionalmente, la afectación presupuestal original; y
registrado en el SIIU por la Dirección de Recursos Materiales.
78.Actualiza papel de trabajo mencionado en el punto 78 de
forma diaria, semanal, quincenal o mensual (de acuerdo a
como se requiera) para llevar el control de folios entregados y
pendientes de recibir por parte del Analista de Validación del
Registro de Gastos.
79. Ingresa al sistema e·PIFI plataforma de captura en línea de la
SEP, en la sección "seguimiento financiero· módulo reportes -
opción consultar BMS", para validar que los proyectos y BMS
asignados en las afectaciones se encuentren en su
correspondiente clave de recurso en el catálogo de recursos
PROFOCIE autorizados y se cumplan las politicas
establecidas para la aplicación de los recursos, en caso de
que se encuentren situaciones de discrepancia de proyecto,
concepto e importe, se aclarara con los encargados de los
proyectos en la Dirección de Planeación Institucional (DPI).
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: AnáHsis y Evaluación Financiera
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80.Genera el reporte FWRCIMP en formato .PDF y en .xLSX del
inicio del ejercicio a comprobar a un periodo determinado (se
actualizará conforme se avance en el gasto ejercido) para
identificar los pagos efectuados a las afectaciones del gasto
en el fondo PROFOCIE.
81. Elabora papel de trabajo denominado "cheques y
transferencias del gasto PROFOCIE" a partir del archivo
.xLSX generado en el punto anterior, mismo que debe incluir:
Folio, fecha, concepto, importe, número de cheque, fecha de
pago, en dicho papel de trabajo se relacionan los números de
cheques o transferencias electrónicas bancarias por recabar
en el ejercicio y dicho papel de trabajo se actualizará durante
el proceso de captura.
82. Recaba del Analista de Validación del Registro Electrónico de
Pagos, los archivos digitales o copias de los pagos con
cheque o transferencia electrónica bancaria, y se marcan
como entregados en papel de trabajo generado en el punto
anterior.
83. Digitaliza de manera independientemente cada uno de los
cheques o transferencias recibidos en copia, y asigna el
nombre del programa PROFOCIE, año y número de cheque
y/o transferencia, para su identificación.
84.Adjunta en una carpeta digital todos los archivos digitalizados
de transferencias electrónicas bancarias o cheques
efectuados.
85. Captura en el sistema e-PIFI (plataforma de captura en línea
de la SEP), en la sección "seguimiento financiero - módulo
Proceso: Administración de Recursos Financieros -Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
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comprobaciones - opción nueva factura", cada una de los
CFDI's impresos, recibos de honorarios o recibos simples de
las comprobaciones del gasto efectuado en el SIIU, agregando
los detalles del proyecto afectado como la clave del recurso
asignado (BMS) de acuerdo al rubro de Servicios, Honorarios,
Bienes muebles y Acervo bibliográfico.
86. Escribe a cada una de los CFDl's impresos, recibos de
honorarios o recibos simples, el número asignado en la
captura por el sistema e-PIFI; nombre del programa
PROFOCIE, año y número de consecutivo asignado en
captura, para identificar el gasto comprobado en el sistema.
87.Archiva en carpetas la documentación original de las
comprobaciones en orden del consecutivo emitido por el
sistema e-PIFI para su control y resguardo.
88. Digitaliza independientemente cada uno de los comprobantes
del gasto que suman la comprobación en el sistema,
asignando el nombre del programa PROFOCIE, año y número
de consecutivo.
89.Genera archivo .xLSX utilizando el programa de Access de
Microsoft, que combina los papeles de trabajo mencionados
en los puntos 78 y 84, para ligar los campos de número de
folio de la afectación, número de consecutivo del sistema e
PIFI yel número de cheque o transferencia, mismo que servirá
de referencia para unir los archivos digitales de la
comprobación y su pago efectuado.
90.Combina los archivos digitales de la comprobación de los
gastos con
efectuado,
la transferencia electrónica bancaria o cheque
basándose en su correspondiente número
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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I I .,
i
I :1
,1
i
r----------------,---------~--~--~----~--~--~~--~~~
consecutivo asignado en la captura de la afectación
presupuestal en el en el módulo financiero del sistema e-PIFI.
91. Carga o sube los archivos digitales de cada una de las
comprobaciones, en su respectivo número de captura en el
sistema e-PIFI, en la sección "seguimiento financiero - módulo
comprobaciones opción, resumen".
92. Registra mensualmente en el sistema e-PIFI en el módulo
"Fideicomisos" los movimientos por ingresos recibidos, retiros,
intereses financieros y comisiones bancarias, reflejados en el
subcontrato del fideicomiso.
93. Digitaliza mensualmente el estado de cuenta del subcontrato
del fideicomiso; con el nombre del programa PROFOCIE, año,
número de cuenta bancaria y mes correspondiente.
94. Carga o sube mensualmente el archivo digital del estado de
cuenta del subcontrato del fideicomiso en el sistema e-PIFI en
el módulo "Fideicomisos".
95.Genera trimestralmente los reportes en formato .XLSX
emitidos por el sistema e-PIFI, se da formato en tamaño de
hoja y el tamaño de la letra, de los siguientes reportes:
a. Conceptos de gastos ejercidos y comprobados.
b. Reporte Detalle General de Facturas.
c. Reporte por BMS.
d. Situación Programática de Metas.
e. Reporte por Acciones.
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
Página 17 de 31
f. Reporte de Estado de Cuenta.
g. Reporte de Facturas.
96.lmprime los reportes emitidos por el sistema e-PIFI e integra
las carpetas del informe financiero trimestral con copia de los
estados de cuenta del subcontrato para la entrega del informe
en forma impresa en la DGESU.
97. Turna a la Dirección de Contabilidad para visto bueno de los
Reportes que integran el Informe Financiero trimestral o final.
98. Respalda en CD los reportes electrónicos en formato .xLSX
emitidos por el sistema e-PIFI, así como los archivos digitales
de las comprobaciones capturadas en el punto no. 15 y los
archivos digitalizados del fideicomiso punto no. 20.
99. Envía a la Dirección de Planeación Institucional (DPI) carpetas
con el informe financiero trimestral para recabar las firmas de
visto bueno del responsable del proyecto y del rector, en los
reportes generados del sistema e-PIFI para su posterior
entrega a la SEP en la Ciudad de México en la Dirección
General de Educación Superior Universitaria.
100. Mantiene en custodia y resguardo las carpetas que
contienen la documentación original de las comprobaciones;
así como los estados de cuenta bancarios del fideicomiso en
sus respectivas conciliaciones.
101. Recibe de la DPI el oficio de dictamen y anexos de
observación de la DGESU, con la revisión a la comprobación
financiera enviada trimestral y/o final del PROFOCIE.
a) Si no existen observaciones o correcciones se pasa al punto
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
Página I a de 37
112.
102. Genera e imprime el reporte de observaciones emitido
por el sistema e-PIFI en formato .xLSX para realizar papel de
trabajo y atender cada una de las observaciones e identificar
el área que debe atender dicha observación.
103. Analiza y realiza las correcciones en el sistema e-PIFI
de las observaciones financieras correspondientes a la
Dirección de contabilidad.
104. Turna a la Dirección de Planeación concentrado por
área o dependencia de las observaciones que se necesite
solicitar el apoyo en la recopilación de la información solicitada
y/o justificación de la comprobación.
105. Recibe archivos electrónicos del soporte docurnental y/o
justificación de las observaciones para solventar el dictamen
recibido por la DGESU.
106. Analiza y realiza las correcciones en el sistema e-PIFI
de las observaciones financieras correspondientes a las áreas
o dependencias de los proyectos observados.
107. Copia en CD los archivos recibidos con las
solventaciones a las observaciones para envió a la DGESU.
108. Turna a la Dirección de Planeación, CD con los archivos
de las solventaciones a las observaciones para su entrega a la
SEP en la Ciudad de México en la Dirección General de
Educación Superior Universitaria.
109. Recibe oficio de dictamen: L-______________ ~ ___________ . ____________ . ___________________________ ___
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
Página 19 de 37
a) Si existen observaciones o correcciones regresa al punto 105
110. Recibe oficio de liberación otorgado por la SEP a través
de la DPI
111. Genera el reporte FWRPDTP en formato .PDF y en
.XLSX de las partidas correspondientes al gasto de inversión,
para identificar las afectaciones de bienes muebles de las que
se deben extraer los CFDI's impresos de activo no circulante.
112. Elabora papel de trabajo con el listado de los CFDI's
impresos de activo no circulante y archiva en carpetas.
113. Devuelve mediante oficio, el listado y las carpetas con
los CFDI's impresos de activo no circulante a la Dirección de
Control de Bienes Muebles e Inmuebles, y se resguarda oficio
de acuse en el archivo de la Dirección de Contabilidad.
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
F'ágina 20 de 37
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO AL PROFESORADO (PROMEP) y PROGRAMA PARA
EL DESARROLLO PROFESIONAL DOCENTE (PRODEP)
Analista Responsable
de Conciliaciones
Bancarias, encargado
del Programas
Específico
PROMEP/PRODEP
114. Envía periódicamente a la Dirección General de
Desarrollo Académico e Innovación Educativa escaneo de
Transferencia Electrónica de Fondos y Reporte de Pago de
Proveedores por TEF de los documentos tramitados con cargo
a los fondos de los programas en cuestión; de manera
extraordinaria, y previa solicitud mediante oficio o correo
electrónico, se envía también Afectación Presupuestal! Orden
de Pago y Pedido.
115. Elabora Reporte del fideicomiso PROMEP y de los
subcontratos de PRODEP con base al formato PFPN-2002!04
establecido por la DGESU y de manera trimestral, anexando
los estados de cuenta bancarios originales.
116. Turna a Jefe de Análisis e Interpretación de Estados
Financieros y Director de Contabilidad para revisión del
Informe.
117. Recaba la firma de la Contraloría General, Dirección
General de Desarrollo Académico e Innovación Educativa y
Rectoría para la entrega del Reporte a la DGESU.
VALIDACiÓN DE TALONES DE CHEQUES DE LAS CUENTAS DE GASTOS
--._------------,---.--.-----------------~------------------._--------------
Analista Responsable
de Conciliaciones
Bancarias,
responsable de la
validación de talones
118. Recibe del Responsable de trárnites ante Instituciones
Bancarias de la Dirección de Egresos, los sobres que
contienen los talones de cheques originales de pago a
proveedores, junto con el reporte denominado FWRCIMP
(Reporte de Pagos) del SIIU.
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Oerre contable y emisión de estados financieros
Página 21 de37
de cheque de gastos 119. Verifica que estén incluidos todos los cheques
mostrados en el reporte FWRCIMP del SIIU, ordenados por
número de cheque y que tengan la marca (/) de enviados por
el Responsable de trámites ante Instituciones Bancarias.
120. Elabora relaciones en Excel que detallan: fecha de
entregado, número de sobre (s) y número de caja, cuando
hay rangos consecutivos se indica de qué número a qué
número de cheque se presenta, y en caso contrario se
relacionan de manera individual para facilitar la búsqueda
cuando se requiere.
121. Consulta la fecha de entrega en el reporte FWRCIMP,
cuando se reciben talones fuera de relación impresa y, se
anexa al paquete correspondiente; si ya se envió la caja al
CIDU o al archivo de la Dirección de Contabilidad, el talón de
cheque se relaciona en el día en que fue entregado a
Contabilidad físicamente.
122. Elabora tarjeta en la cual se desglosa la relación de
talones de cheques con el número de caja y los días de
emisión de talones que comprende cada una.
123. Turna tarjeta a la Asistente de la Dirección para recabar
firma del Director y coordinar la entrega al Asistente del
Resguardo de Documentos Contables.
124. Envía las cajas que contienen las pólizas cheque, junto
con el expediente con original y copia de las tarjetas y las
relaciones elaboradas para que el Asistente del Resguardo de
Documentos Contables verifique y firme de recibido.
125. Recibe original firmado por el Asistente del Resguardo 1--_____ . ____ _
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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CONTROL DE VALES
Asistente de Control
de Vales
de Documentos Contables.
126. Atiende solicitudes del Departamento de Caja de la
Dirección de Egresos, referentes a copias de talones de
cheque con firma de recibido.
127. Recibe de los Analistas de Validación del Registro de
Gastos, los vales originales de anticipos a cuentas de Gastos,
Deudores Diversos, Anticipo a Proveedores y Constructores,
con reporte FWRMTIP del SIIU, cada vez que terminan su
revisión del paquete diario.
128. Verifica que los vales según reporte FWRMTIP sean los
mismos que recibe físicamente.
129. Revisa que los vales estén debidamente requisitados y
firmados, de no ser así, completa requisitos.
130. Ordena en forma alfabética y archiva en carpetas los
vales por empleado, proveedor, constructor o deudor.
131. Entrega con sello, cada vez que se comprueba un vale
y sea requerido por el Analista de Validación del Registro de
Gastos o por Analista de Validación de Registro de Ingresos
(si se trata de un reintegro), el vale original sellado como
comprobado o cancelado en su caso, mediante Relación de
Vales Comprobados (ARF-IG-F-086) según reporte FGIENCD
del SIIU, para anexarlo a la póliza contable "J" (si se trata de
una comprobación) o "H" (si se trata de un reintegro) o bien "A"
(si se canceló el cheque) que le corresponda. En la opción
FGIENCD del SIIU se detallan todas las comprobaciones
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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parciales y totales. Así como los de ejercicios anteriores.
132. Proporciona copias e información referente a los vales,
previa autorización del Jefe del Departamento de Análisis e
Interpretación de Estados Financieros o del Director de
Contabilidad, para atender requerimientos de dependencias
universitarias u organismos fiscalizadores.
133. Depura al cierre anual los vales que tiene bajo custodia,
y entrega al Asistente del Resguardo de Documentos
Contables, aquellos que han sido comprobados en su totalidad
y que están pendientes de anexar a las pólizas de la última
comprobación.
134. Archiva en carpetas la relación de folios formato
FWRMTIP y la relación de vales comprobados (ARF-IG-F-086)
ATENCiÓN A AUDITORíAS, REVISIONES YIO REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN
FINANCIERA CONTABLE
Jefe del Departamento 135. Atiende los requerimientos de información de las
de Análisis e diferentes Dependencias Universitarias y Órganos Interpretación de Fiscal izadores. Estados Financieros
Jefe del Departamento de Afectación Contable
136. Supervisa las actividades del Archivo de la Dirección de
Contabilidad.
137. Coordina los envíos de paquetes al Centro de
Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU).
Asistente de la Dirección '--_______ ---L ___ ...... __________________ . ____ --'
Proceso: Administración de Recursos Financieros 'Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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138. Elabora los oficios de contestación a requerimientos.
Director de Contabilidad
139. Atiende y autoriza la
diversas Dependencias
Fiscalizadores.
entrega de información a las
Universitarias u Órganos
140. Atiende y autoriza las actividades del Archivo de la
Dirección.
f--------------'----
TRÁMITE DE REPOSICiÓN DE CHEQUES POR DAÑO, EXTRAVío O VENCIMIENTO (DE EXISTIR)
-------.------------.--------------------------------------~-------------~
Analista Responsable
de Conciliaciones
Bancarias, encargado
de la validación de
cheques solicitados
para reposición
141. Recibe de la Secretaria Ejecutiva a través del
formato de Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08)
oficio de Solicitud del Interesado o de la Dirección de
Personal de la reposición del cheque.
142. Verifica la causa de solicitud de reposición de cheque:
a. Si la causa es por daño o vencimiento y, de ser así,
valida que la solicitud tenga anexo el cheque original;
consulta archivos de conciliación bancaria para verificar
si el cheque se encuentra aún en circulación.
b. Si la causa es por extravio, se debe anexar a la
Solicitud, el reporte de Bloqueo de Cheques que emite
el Banco (mismo que es entregado por el Departamento
de Caja de la Dirección de Egresos), y consulta
archivos de conciliación bancaria para verificar si el
cheque se encuentra aún en circulación
143. Solicita al Asistente de recepción y control de nómina, si
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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CIERRE ANUAL
Jefe del Departamento
de Afectación
Contable
el cheque se encuentra ya cobrado, copia de la nómina del
cheque a reponer para cotejar firma del solicitante y se informa
con oficio al interesado.
144. Solicita al Asistente de recepción y control de nómina, si no está cobrado, copia de la nómina del cheque a reponer para cotejar firma del solicitante y se procede a requisitar el Formato de Reposición de Cheques (ARF-IG-F-084) que firma el Director de Contabilidad y se envía a la Dirección de Egresos para reposición
145. Abre en el SIIU el ejercicio presupuestal siguiente, en
caso de no estar abierto, mediante la opción FTMFSYR del
Sil U, para que la Dirección de Presupuestos esté en
posibilidad de hacer la carga del presupuesto de operación del
año siguiente.
~--------------------------------------------------_._------------~
Jefe del Departamento
de Análisis
Interpretación
Estados Financieros
e
de
146. Establece con la Dirección de Control de Bienes
Muebles e Inmuebles, la fecha para que ellos concluyan con
sus registros contables correspondientes al mes de Diciembre
del ejercicio que se va a cerrar.
147. Verifica con la Dirección de Egresos que las cuentas
1231-1239 Anticipo a cuenta de gastos queden con saldos en
cero o, en su defecto, exista soporte documental para que
permanezca con un saldo contable esto se realiza una vez que
la Dirección de Egresos informe que terminó de aplicar a
cuentas de gastos los anticipos.
148. Genera los compromisos abiertos en la opción
FWROPNE del SIIU al 31 de diciembre del ejercicio que se
cierra y turna rnediante correo electrónico la información a las
Direcciones de Recursos Materiales, Egresos y Presupuestos, _._---------------'----------------_._--------------------------------
Proceso; Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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a fin de que realicen su validación correspondiente sobre los
compromisos a rolar al año siguiente:
a. Compromisos generales
b. Órdenes de compra
c. Requisiciones
d. Contratos
e. Mano de Obra
f. Todos
149. Genera el reporte definitivo FWROPNE del SIIU al 31
de diciembre del ejercicio que se cierra y lo respalda en el
equipo, lo anterior con posterioridad a la conclusión de los
registros de la Dirección de Control de Bienes Muebles e
Inmuebles, y dados los vistos buenos sobre los saldos a rolar
por las Direcciones de Recursos Materiales, Egresos y
Presupuestos.
150. Valida que los Estados Financieros se encuentren
cuadrados.
151. Notifica mediante correo electrónico a las Direcciones
que afectan registros contables en el SIIU, la fecha en la cual
se llevará a cabo el rolado de compromisos presupuestales y
el traspaso de saldos de balance de un ejercicio a otro. Esto
con la finalidad de que en la fecha y hora indicada, no se
capture ninguna póliza en el SIIU.
152. El día y hora establecidos para el rolado y traspaso de
saldos: ---------------------------------------
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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A. Genera y guarda en formatos Excel y PDF, las balanzas de
comprobación de cuentas de balance, al 31 de diciembre
del ejercicio a cerrar, utilizando la opción FWRBCFK del
SIIU, y se integra a la carpeta electrónica del cierre del año.
B. Programa, en la opción FGAYRLM del SIIU, el pase de las
Cuentas de Mayor al nuevo Ejercicio, dando los parámetros
establecidos: En año, se teclea el del ejercicio a cerrar
actual, después se teclea BALCDDO y el número
consecutivo anual del ejercicio siguiente; en fecha
Programada, la fecha en que se elabora esta actividad. En
Pasar compromisos/Inicio Núm. Doc, se teclean PPTDOO_ y
el número consecutivo anual.
C. Entra a la opción FGRGLRL del SIIU, que es el proceso que
pasa los saldos de las Cuentas qe Balance al nuevo año
fiscal, en parámetros aparece señalado 01 Report Mode y
en valores se teclea la letra "A" que se refiere al "Modo
Auditoria", se envía y guarda en formato TXT y Excel, para
validar contra las balanzas de comprobación generadas al
31 de diciembre del ejercicio que se cierra, en Excel.
De estar correcta la conciliación de saldos, se teclea en valores la letra "U" que se refiere
al "Modo Update", se envra y guarda en formato TXT y Excella información para validar
contra el archivo de Excel de Modo Auditarla.
D. Entra a la opción FGRENRL del SIIU, que es el proceso que
pasa los compromisos abiertos al nuevo año fiscal, envía y
guarda. Se guarda el reporte en formato TXT para validar la
información que debe coincidir con el reporte mencionado
en el punto 5 de cierre contable anual.
E. Entra a la opción FGRTRNI del SIIU, que es el proceso de
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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interfase que genera el documento de compromisos
abiertos que se pasan al nuevo año fiscal, se envía y se
guarda. Imprime las pantallas y las almacena en la carpeta
electrónica del cierre.
F. Entra en la opción FGRTRNR del SIIU, que se utiliza para
validar los errores captura los parámetros establecidos,
envía y guarda.
a) Si salen errores se corrigen con una póliza en la
opción FGAJVCD del SIIU y luego se imprime.
G. Entra en FWIAPPD del SIIU para validar si hay documentos
pendientes de aplicar. Se imprime pantalla para darle
seguimiento.
H. Envía proceso en la opción FGRACTG del SIIU que es el
proceso de aplicación contable.
153. Genera nuevamente el reporte FWROPNE del SIIU, y
turna rnediante correo electrónico la información a las
Direcciones de Recursos Materiales, Egresos y Presupuestos,
para notificar los saldos de compromisos presupuestales
rolados de un ejercicio fiscal a otro.
154. Genera y guarda en formatos Excel y PDF, las balanzas
de comprobación al 1 de enero del año nuevo, para validación
de saldos iniciales contra saldos finales de diciembre del año a
cerrar, esto utilizando la opción FWRBCFK del Sil U, Y se
integra a la carpeta electrónica de cierre del ejercicio.
155. Elabora para el nuevo ejercicio fiscal (mes de enero del
siguiente año) Pólizas de Registro de Movimientos Diarios
(ARF-IG-F-027) para traspaso de los saldos que muestra la
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Director de Contabilidad
cuenta 4120 Resultado del Ejercicio, a la cuenta 4141 Exceso
de ingresos si egresos del Ejercicio anterior, y a su vez ésta
última a la cuenta 4142 Exceso de ingresos si egresos de
Ejercicios anteriores Acumulado, en cada fondo.
156. Una vez realizados los puntos 1 a 11 anteriores, se
podrá, en caso necesario, seguir afectando el ejercicio anterior
y el nuevo, antes de cerrar definitivamente el ejercicio anterior
auditado.
157. Notifica mediante correo electrónico a las Áreas que
afectan registros contables en el SIIU, la fecha de inicio de
cierre contable del mes de Diciembre y definitivo del año a
cerrar, una vez que hayan concluido todas las actividades
descritas en la Circular de Cierre del Ejercicio que se publique
en la página de internet de la Universidad, misma que es
consensada entre las Direcciones y áreas que conforman la
Secretaria de Administración y Finanzas.
158. Verifica
concluido con
Aplicar.
con la Dirección de Ingresos que hayan
la depuración de la cuenta 5249 Ingresos por
159. Realiza los pasos del 1 al 26 del cierre mensual.
160. Acuerda con los Auditores Externos la fecha de cierre
contable definitivo del ejercicio presupuestal.
161. Notifica al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros y al Jefe de Afectación Contable sobre la fecha de cierre acordada
162. Notifica mediante correo electrónico a la Dirección de
Presupuestos que el cierre contable del mes ha concluido,
esperando la notificación por parte de esa Dirección, referente
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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al cierre definitivo presupuestal.
Jefe del Depa rtamento 163. Realiza el reg istro, en caso de existir algún ajuste
de Análisis e contable, propuesto por el Despacho externo, previo Interpretación de conocimiento de la Dirección de Presupuestos (por si impacta Estados Financieros en ellos el registro y también requirieran ajustar).
164. Notifica al Jefe de Afectación Contable, que es
procedente el cierre definitivo del mes y año en el sistema.
165. Marca en la opción FTMFSYR del SIIU los parámetros Jefe del Departamento necesarios para cerrar el mes de diciembre y luego el año. de Afectación Contable Esto es hasta cerrar el ejercicio definitivamente
EMISiÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES
-
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Oficial de Registro y
Control de Pólizas
166. Procesa, imprime y guarda en formato PDF, los
siguientes Estados Financieros Consolidados y por Fondos del
SIIU.
• FWRKESF • FWRKEAC • FWRKEVH • FWRKEAA • FWREDEP • FWRKCSF • FWRKEFE • FWRBCOK • FWRBCFK • FWRCMIK • FWRRMIK
167. Perfora e integra en una carpeta, en forma progresiva
por número de fondo (Consolidado, Fondo 111, Fondo 112,
etc.).
168. Integra 2 juegos de Estados Financieros impresos y
entrega al Director de Contabilidad para firma.
169. Imprime todos los Reportes que soliciten las diversas
dependencias universitarias.
170. Integra cada mes, paquete de Pólizas de Registro de
Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) capturadas.
171. Verifica que
Movimientos Diarios
firmas.
todas las Pólizas de Registro de
(ARF-IG-F-027) ya capturadas, lleven
172. Turna el paquete de pólizas contables registradas en
contabilidad por mes, al Asistente del Resguardo de
Documentos Contables; previa actualización del reporte de
pólizas consecutivo en el cual recaba firma de recibido.
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Asistente de la Dirección
Analista Responsable
de Conciliaciones
Bancarias, encargado
de la elaboración de
Notas a los Estados
Financieros
mensuales
173. Apoya en la impresión de todo tipo de reportes.
174. Basándose en los requerimientos del cierre anual del
año anterior, genera oficios para las diferentes dependencias
de la Universidad, con la finalidad de recabar información
financiera al cierre del ejercicio para integrar las Notas de
cierre anual de los Estados Financieros.
175. Elabora las notas mensuales de los Estados
Financieros.
176. Pasa la Notas a revisión al Jefe de Departamento de
Análisis e Interpretación de Estados Financieros.
Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados
Financieros
177. En caso de ser Notas a los Estados Financieros
mensuales:
a. Revisa Notas a los Estados Financieros.
b. Turna a la Asistente de la Dirección, para que sean
integradas a las carpetas irnpresas de Estados
Financieros y firma del Director de Contabilidad.
178. En caso de ser Notas a los Estados Financieros
anuales:
a. Recibe de la Asistente de la Dirección la inforrnación
finanCiera de cierre proporcionada por las diferentes
áreas de la Universidad.
b. Solicita a sus analistas encargados de integración de '---_. ______ ---' ______________________ • __ .. ____ ...J
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Director
Contabilidad
Asistente
Dirección
de
de la
_ .. _------------'
179.
180.
saldos de cuentas colectivas, sus integraciones por
antigüedad de saldos, para revisarlas y ser agregadas a
las Notas a los Estados Financieros.
c. Informa a la Asistente de la Dirección, en caso de
requerir información adicional, para la elaboración de
las Notas, para que se realice la solicitud formal al área
correspondiente.
d. Elabora documento en Word con las Notas a los
Estados Financieros del ejercicio, de acuerdo a lo
establecido en la Ley General de Contabilidad
Gubemamental.
e. Turna a revisión al Director de Contabilidad.
f. Una vez dado el visto bueno por parte del Director,
entrega vía correo electrónico a los Auditores del
Despacho externo.
Revisa Notas a los Estados Financieros anuales
Imprirne y archiva las notas a los Estados Financieros
en las carpetas, así como anexos a los mísmos.
181. Elabora e imprime el oficio de entrega de los Estados
Financieros a las siguientes dependencias universitarias:
• Original en el cual se recaban las firmas del Director General
Financiero, el Secretario de Administración y Finanzas y el
Director de Contabilidad. y copias controladas:
1. Contraloría General. 2. Dirección de Presupuestos. (disco) 3. Dirección de Ingresos. (disco) 4. Dirección de Contabilidad.
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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Director
Contabilidad
IV. Referencias
SIN
de
5. Auditoría Externa
1. Firma una Carpeta de Estados Financieros.
Nota: Esta carpeta se envía al Director de Recursos
Financieros para firma y posteriormente al Secretario de
Administración y Finanzas para el mismo fin. Una vez que se
tienen las tres firmas la carpeta se devuelve a la Dirección de
Contabilidad para su resguardo.
Regresar
Ley General de Contabilidad Gubernamental, en la versión aplicable vigente.
Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en la versión aplicable vigente.
Norma ISO 9000, fundamentos y vocabulario, en la versión aplicable vigente
Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente.
Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana.
Estatuto General de la Universidad Veracruzana.
Reglamento de Ingresos y Egresos de la Universidad Veracruzana.
Formato de Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027)
Procedimiento de Conciliaciones Bancarias (ARF-AE-P-03)
Registro y Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) J ~----~
Regresar
Proceso: Administración de RecursQs Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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V. Formatos
1 ARF-IG-F-084 Formato de Reposición de Cheques
2 ARF-IG-F-086 Relación de Vales Comprobados
3 Cédula de Integración Pagos IMSS
4 ARF-AE-F-06 Cédula de Integración pagos IPE
5 ARF-AE-F-08 Registro y Control de Correspondencia
6 Póliza de Registro de Movimientos Diarios
Histórico de revisiones Proceso: Administración de Recursos Financieros
Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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1 Abril de 2008 Todo
Todo
Se da de baja el procedimiento sustituye completamente por documento.
Se da de baja el procedimiento sustituye completamente por documento.
anterior y se el presente
anterior y se el presente
Regresar
Firmas de autorización
Mu U,r",,,(,.ll de Lo,mr" lidad
-~ ~-;;:: ,/
..-::;..~;.;:;? ",,.>' ,-~~...v--
cQ;.~AliCia-Egtl í"Gasís Director General de Recursos
Financieros
17/Mayo/17 17 Mayo/17
Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análísis y Evaluación Financiera
Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros
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