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SEGUNDO COMITÉ DE
MEJORAMIENTO DE
PROCESOS
LABORATORIO
NACIONAL DE SUELOS -
2014
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AGENDA
1. Verificación del Quórum.
2. Lectura acta anterior.
3. Resultados de la Auditorias.
4. Seguimiento de los indicadores LNS.
5. Análisis de trabajo no conforme.
6. Encuesta de satisfacción.
7. Seguimiento de las ACPM en proceso.
8. Documentación.
9. Sistema de gestión ambiental.
10. Varios.
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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2. Acta Anterior
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
PROCESO O DIRECCIÓN TERRITORIAL: Gestión Agrologica – Análisis de Laboratorio
FECHA: Bogotá, 14 de mayo de 2014
HORA: De las 9.00 a.m. a las 1.30 p. m.
LUGAR: Sala reuniones Agrología
ASISTENTES: Germán Dario Alvarez, Gloria Vásquez, Diana Fernanda Vera, Janeth González,
Carolina Medina,
Karina Contreras, Brayan F. Gomez, Mayerly L. Pinto, Luz Mary Paez, Samuel Botón, Jorge Andrade, Monica
Becerra
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del Quórum
2. Lectura acta anterior.
3. Resultados de la Auditorias
4. Seguimiento de los indicadores LNS
5. Análisis de trabajo no conforme.
6. Encuesta de satisfacción.
7. Seguimiento de las ACPM en proceso.
8. Documentación
9. Nuevo proceso de acreditación
10.Varios
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3. Resultados de Auditorias
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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3. Resultados de Auditorias
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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4. Seguimiento de los Indicadores
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
TABLERO DE CONTROL
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
4. Seguimiento de los Indicadores
INDICADORTIPO DE
INDICADOR
ESCALA DE
COMPORTAMIENTO
MENSUAL DEL
INDICADOR
CONCEPTO
RESULTADOS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Número de análisis
realizados por el
Laboratorio Nacional
de Suelos
Eficacia
SOBRESALIENTE
entre 90% y 100%
PROGRAMACIÓN
MENSUAL3,00% 7,40% 7,40% 10,44% 10,44% 10,44%
PROGRAMACIÓN
ACUMULADA3,00% 10,40% 17,80% 28,24% 38,69% 49,13%
SATISFACTORIO
entre >100% y 110%
o
entre 75% y 110% o
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
4. Seguimiento de los Indicadores
INDICADORTIPO DE
INDICADOR
ESCALA DE
COMPORTAMIENTO
MENSUAL DEL
INDICADOR
CONCEPTO
RESULTADOS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Oportunidad en la
entrega de resultados
del Laboratorio
Nacional de Suelos
Eficacia
SOBRESALIENTE
entre 90% y 100%
PROGRAMACIÓN
MENSUAL85,00% 95,00% 95,00% 95,00% 95,00% 95,00%
PROGRAMACIÓN
ACUMULADA100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
SATISFACTORIO
entre >100% y 110%
o
entre 75% y 110% o
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
4. Seguimiento de los Indicadores
INDICADORTIPO DE
INDICADOR
ESCALA DE
COMPORTAMIENTO
MENSUAL DEL
INDICADOR
CONCEPTO
RESULTADOS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Cumplimiento
especificaciones
técnicas de los
análisis realizados
Eficacia
SOBRESALIENTE
entre 90% y 100%
PROGRAMACIÓN
MENSUAL100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
PROGRAMACIÓN
ACUMULADA100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
SATISFACTORIO
entre >100% y 110%
o
entre 75% y 110% o
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
4. Seguimiento de los Indicadores
INDICADORES INTERNOS
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• EFICACIA DEL MANTENIMIENTO: (N° de análisis afectados por equipos dañados /N° de análisis ejecutados)*100
• Junio: – “Equipo de absorción atómica con limitaciones para leer con oxido nitroso” 0,3% de muestras
afectadas – Química
– “Tenemos problemas con la autoclave de lavado de material, pues los controles están dando positivos (mal).” 100% de muestras afectadas– Biología
4. Seguimiento de los Indicadores
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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• SUFICIENCIA DE INSUMOS: (N° de análisis afectados por carencia de insumos / N° total de análisis ejecutados) * 100
• Junio: 39 análisis fueron afectados por falta de reactivos acido oxálico y oxalato de amonio - Química
4. Seguimiento de los Indicadores
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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• CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS MUESTRAS EN PREPARACIÓN:(N° de muestras entregadas a las áreas en el tiempo definido/N° de muestras codificadas * 100)
• El porcentaje de entrega en los tiempos establecidos incrementó a 83% para el mes de Junio.
• Se están estableciendo mecanismos para un reporte preciso de las muestras codificadas y entregadas por mes.
4. Seguimiento de los Indicadores
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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TNC N° ASUNTO SEGUIMIENTO DE ACCIONES
001/2013 La autoclave B-
01 presenta
resultados
incongruentes en
el control de
esterilidad.
Falta entregar acta de justificación de adquisición de
nuevas autoclaves para cerrar.
001/ 2014 Incumplimiento a
procedimientos
de manejo de
muestras
• Se realizaron re inducciones en los procedimientos
transversales al Sistema de Calidad:
Aseguramiento de Calidad de los procesos
analíticos
TNC
Limpieza de área y material de laboratorio
Aseguramiento Metrológico
Manejo de Muestras
Diligenciamiento de formatos
• Seguimiento al área mediante reportes del
Responsable de área.
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
5. Trabajo No Conforme
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ENCUESTA POST-VENTA
• Se realizo seguimiento a la base de datos “Estado Solicitud de Análisis” 65 solicitud de
análisis en el mes de Junio, 9 números de teléfono registrado.
Seguimiento:
Número de solicitud: 3288
Cliente: Luz Marina Mesa
Tipo de análisis: M-08
Motivo: No registra número de teléfono en la base de datos
• Se realizó verificación a cuatro solicitud de análisis (3288-3257-3287-3298).
• Reincide el mal diligenciamiento de la base de datos.
6. Encuesta Post-venta
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ACCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO
7. Seguimiento de las ACPM en proceso
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803 Oportunidad en la Entrega Avance un 60%
El avance va acorde con lo programado
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8. Documentación
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Nuevos documentos
Actualización documentación
Brigada documental
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BRIGADA DOCUMENTAL
La brigada documental se realizó en el área de química a siete analistas
• Marco Antonio Ruiz, María Alejandra, Viviana Trujillo, Carlos Camargo, Melissa
Luna, Sandra Castro, Vanessa Cuaran.
Aspectos a verificar:
1. Vigencia de formatos.
2. Formatos diligenciados en su totalidad.
3. Registros diligenciados con esfero y en forma legible.
4. Registros con información clara y completa.
5. Corrección del dato y rúbrica.
6. Documentos de consultas disponibles.
7. Conocimiento de las herramientas virtuales de consulta del instituto (IGACNET).
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• REGISTROS CONSULTADOS EN LA REALIZACIÓN DE LA BRIGADA
Formatos:
F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Balanza Analítica Marca: Mettler Toledo, código:Q081
F40601-23/11.V5 Captura de datos - Textura método Bouyoucos No. Solicitud
F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Titulador automático METROHM Titrino 702SM código: Q026
F40601-25/11.V5 Captura de datos - Acidez intercambiable KCl
F40601-50/11.V5 Captura de datos - Cuantificación por espectrofotometría (rango visible)
F40601-32/12.V3 Captura de datos - Carbonato de Calcio equivalente
F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Espectrofotómetro Perkin Elmer Modelo: Lambda 25 código: Q093
F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Balanza Analítica código: Q132
LOS FORMATOS UTILIZADOS EN LAS ÁREAS DEL LABORATORIO SON IMPRESOS DEL LISTADOMAESTRO DE FORMATOS - GESTIÓN AGROLÓGICA. (FORMATOS EN VERSIÓN VIGENTE)
LOS RESPONSABLES DE LAS ÁREAS DE QUÍMICA, FÍSICA, BIOLOGÍA Y PREPARACIÓN DEMUESTRAS REALIZAN LA COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Y ES REGISTRADO EN EL FORMATOF40600-26/11.V3.
http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-23-11V5 Captura de datos - textura metodos bouyoucos.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-25-11V5 Captura de datos - Acidez intercambiable KCl.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-50-11V5 Captura de datos - Cuantificacion por espectrofotometria rango visible (2).xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2012/Laboratorio/F40601-32-12.V3 Captura de datos - Carbonato de calcio equivalente.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xls
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GESTION AMBIENTAL – LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS
Charlas ambientales 5 minutos (Directiva Nº 3), evaluaciones ambientales y
refuerzo de la Política Ambiental - juego ambiental.
• Reciclaje de residuos sólidos y líquidos.
• Uso y ahorro eficiente de agua.
• Uso y ahorro eficiente de energía.
• Ruido
• Orden y aseo.
• Cero papel.
• Manejo de gases (Cryogas).
• Manejo y uso de extintores (Brigada IGAC).
Señalización, plano de rutas de Respel-reciclaje, planos de ubicación de
reactivos en la bodega y cuarto de almacenamiento de Respel en el
Laboratorio Nacional de Suelos.
Verificación de la compra de canecas y estantería para almacenar reactivos
o sustancias peligrosas.
9. Sistema de Gestión Ambiental
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Solicitud de cotizaciones de compra de Kit de emergencia para derrame de sustancias
peligrosas.
Resumen de la Ejecución de pliego de prestación del servicio de mantenimiento
correctivo del tanque sedimentador, solicitud de cotizaciones, estudio estimativo
económico y estudio de sector.
• Realización de solicitud de cotizaciones, estudio de mercadeo y recomendaciones en las
condiciones mínimas a contratar del pliego de recolección de residuos líquidos y sólidos
de la sede central.
Elaboración de borrador de protocolo o manual de procedimiento para atender
emergencias ambientales en el Laboratorio Nacional de Suelos.
Elaboración de un documento donde se explica la Norma NTC ISO 14001 aplicable al
Laboratorio Nacional de Suelos.
Otros: modificación en el instructivo de residuos analíticos
Apoyo al instructivo medidas de seguridad en la ejecución del análisis revisado.
9. Sistema de Gestión Ambiental
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Planes de mejora:
Cumplimiento de los numerales de la Norma NTC ISO 14001 aplicables al Laboratorio
Nacional de Suelos:
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
4.5 Verificación
4.5.1 Seguimiento y medición
Kits de emergencia: Bodega de reactivos y cuarto de almacenamiento de Respel.
Definir el guardia ambiental para el LNS.
Capacitar al personal de apoyo de limpieza del LNS.
Simulacro ambiental.
Gestión del Material Particulado en el área de Preparación de Muestras.
Refuerzos según las evaluaciones ambientales en cada área.
Seguimiento de la Gestión Ambiental LNS.
9. Sistema de Gestión Ambiental
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10.Varios
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Aseguramiento metrológico
Programación Auditorías 2014
Resultados pruebas interlaboratorios CALS
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ASEGURAMIENTO METROLÓGICO
Aún no se han concluido los procesos de Mantenimiento y Calibración de los equipos
del Laboratorio.
Los tamices del laboratorio se encuentran sin calibración desde el año 2012 y no es
posible su verificación debido a que el pie de rey patrón se encuentra sin calibración.
El formato “F40600-52/11.V1 Valoración de Soluciones Titulantes” no está siendo
aprobado por el encargado del área desde el 18 de agosto del año 2013.
Se encuentra balanza B015 sucia en el momento de realizar la verificación.
Se realiza solicitud de arreglo y suministro de extractores de pared,
impermeabilización de vidrios y cambio de algunos que se encuentran rotos, en el
área de Preparación de Muestras (Invernadero).
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Auditoría seguimiento acreditación ISO 17025 – 23, 24, 25 julio 2014
Pre auditoría al sistema ambiental ISO 14001– julio 2014
Auditoría interna al SGI - NTC GP 1000, ISO 9001– agosto,
septiembre 2014
Auditoría externa de recertificación - NTC GP 1000, ISO 9001 –
octubre 2014
9. Programación Auditorias año 2014
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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ÁREARESPONSABLE
PRINCIPAL SUPLENTE
QUIMICA
FÍSICA
MINERALOGÍA
BIOLOGÍA
CALIDAD
PECIG
PREPARACIÓN DE MUESTRA
Marco Antonio Ruíz
Jaime Alvarez
Jorge A. Sánchez Antonio Patiño
Carolina Medina
Diana Fernanda Vera
Janeth González
Jorge Alberto Sánchez
SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS
Carlos Pulido
Vladimir Paez
Liliana Hernández
Karen Orduz
SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
DIGITACIÓN QUÍMICA
DIGITACIÓN FÍSICA
DIGITACIÓN MINERALOGÍA
RECEPCIÓN Jimena Alban
Andrea Pinzón
Lizbeth Rodriguez
Jimena Alban
Jimena Alban
Jaime Alvarez
Antonio Patiño
Myriam Moreno
DIGITACIÓN BIOLOGÍA Adriana Díaz Diana F. Vera
Camilo Ramírez Marco Antonio Ruíz
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SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
LA CALIDAD NUNCA ES
UN ACCIDENTE; SIEMPRE
ES EL RESULTADO DE UN
ESFUERZO DE LA
INTELIGENCIARuskin, John
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GRACIAS