Download - Pmi - Charla Prince2
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PRINCE2®
Javier PerisCGEIT®, CRISC®, ITIL® Expert, PRINCE2® Practitioner, ISO27KLA, SMBE, MCP y Business AngelVocal Junta Directiva del PMI, Valencia Spain Chapter
Alfonso Tienda MBA, PRINCE2® Practitioner, PMP®, SMP®Licenciado en InformáticaIT Project Manager en iProcuratio Consultores
AGENDA
• PRINCE2
• Temáticas– Business Case– Organización– Calidad– Planes– Riesgo– Cambio– Progreso
• Procesos– Puesta en Marcha de un Proyecto– Dirección de un Proyecto– Inicio de un Proyecto– Control de una fase– Gestión de la Entrega de Productos– Gestión de los Límites de Fase– Cierre de un Proyecto
PRINCE2® es una marca registrada
por OGC y la Corona Inglesa. El uso
de la marca está restringido a las
entidades acreditadas por APMG.
El examen de certificación lo provee
APM Group por medio de sus canales
de distribución y representación.
Este material no pretende sustituir el
manual oficial de PRINCE2® el cual
imprime y distribuye TSO, sino
servir de información genérica sobre
la certificación.
PRINCE2®Gestionando Proyectos con PRINCE2®
Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es la
planificación, delegación ,
seguimiento, y control de todos
los aspectos del proyecto y la
motivación de aquellos que
participan para lograr los
objetivos del proyecto dentro de
las metas de rendimiento
previstas para duración, coste,
calidad, alcance, beneficios y
riesgos.
Planificar
DelegarMonitorizar
Controlar
¿Qué queremos controlar?
Calidad
Coste
Alcance
Calendario
Riesgos Beneficios
Productos
De 3 a 6 restricciones
PRODUCTO
BENEFICIOS
ALCANCE
COST
O
TIEMPO
CALIDAD
RIES
GOS
Estructura de PRINCE2009
Procesos y Temáticas
Procesos - Cronológico
1. Puesta en Marcha de un
Proyecto (SU)
2. Inicio de un Proyecto (IP)
3. Dirección de un Proyecto (DP)
4. Control de una Fase (CS)
5. Gestión de la Entrega de un
Producto (MP)
6. Gestión de Límites de Fase
(SB)
7. Cierre de un Proyecto (CP)
Temáticas – Uso Continuo
1. Business Case
2. Organización
3. Calidad
4. Planes
5. Riesgo
6. Cambio
7. Progreso
7 Principios1. Justificación Comercial
Continua
Motivo para iniciarlo
La justificación se mantiene
La justificación se
documenta y aprueba
2. Aprender de la
Experiencia
Al iniciar el proyecto
En el progreso del
proyecto
Al cierre del proyecto
4. Gestión por fases
Dividir en fases
Plan de Proyecto de alto
nivel
Plan de fase
3. Roles y
Responsabilidades
Partes interesadas:
Patrocinadores
Usuarios
Proveedores
5. Gestión por excepción
Tolerancias definidas
Dirección
Gestión
Entrega
6. Enfoque en los Productos
Orientado a resultados no a actividades
Descripciones detalladas
Apoyo a aspectos: planificación, respon-sabilidades,
informes de estado, calidad, control de cambios, alcance,
configura-ción, gestión de riesgos y aceptación.
7. Adaptación
El proyecto se relaciona
con el entorno
Controles basan en
tamaño, complejidad,
importancia, capacidad,
etc.
El Project ManagerEl Project Manager es quien planifica la secuencia de actividades para construir el producto,
determina la cantidad de recursos que se requieren, y da seguimiento al plan.
El Project Manager tiene la responsabilidad de delegar el trabajo, asignando roles y
responsabilidades.
Ciclo de Vida del Proyecto y el Producto
Ciclo de Vida del ProductoBussiness Case
fin
Pre Proyecto
Preparación
Ciclo de Vida del Proyecto
Día a día de la Gestión
Operación
Beneficios
PRINCE2®
InicioCierr
e
Junta del Proyecto
Mandato
Project Manager
Especialistas
El manual de PRINCE2®
Tema CapítulosPrincipios 2Temáticas 3 – 10Procesos 11 – 18Adaptación 19
Descripciones deProductos AGobierno BRoles y Responsabilidades CEj. Planificación DVerificaciones EDiccionario F
TEMÁTICAS
Business Case Organización
Calidad Planes
Riesgos Cambio
Progreso
Temáticas
Aspectos de la gestión del proyecto que se deben abordar continuamente
Temática Descripción Contesta alBusiness Case el valor para la organización ¿Por qué?
Organizaciónasume la responsabilidad y la dirección del proyecto hasta su terminación ¿Quién?
Calidadexplica la manera en que se desarrollará el producto y los atributos de calidad para su entrega
¿Qué?
Planes los pasos requeridos de los planes aprobados para cumplir con la calidad
¿Cómo?¿Cuánto?¿Cuándo?
Riesgo la manera para gestionar la incertidumbre ¿Qué pasa si…?
Cambioevalúa y actúa sobre las cuestiones que tienen un posible impacto en cualquier aspecto del proyecto
¿Cuál es el impacto?
Progreso aborda la viabilidad continua de los planes
¿Dónde estamos?¿Adónde vamos?
¿Deberíamos continuar?
Business Case
Pre-Proyecto
Fase de Inicio
Fase(s) de entrega
Fase de entrega
final
Post Proyecto
Desarrollar el Business Case Mantener el Business Case
Verificar el Business Case
Preliminar
Verificar el Business Case
Detallado
Verificar el Business Case actualizado
Confirmar los beneficios
Confirmar los beneficios
Confirmar los beneficios
Contenido- Resumen ejecutivo- Razones- Opciones Comerciales- Beneficios esperados- Contrabeneficios previstos- Calendario- Costes- Evaluación de inversión- Riesgos principales
El Business Case es la información utilizada para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable como un medio para apoyar la toma de decisiones en su inversión.
Organización
UsuariosPrincipales Ejecutivo
Project Manager
Team Managers
ProveedoresPrincipales
Junta de Proyecto
Gestión corporativa o del programa
Miembros del equipo
Definir y establecer la estructura de responsabilidades y delegación del proyecto
Organización - Interesados
Comercial
UsuarioProveedorProyecto
Los 3
inte
rese
s
Comercial: satisfacer una necesidad comercial que justificará la inversión en el proyecto.
Usuario: - Utilizarán los resultados del
proyecto- Operarán, mantendrán y
apoyarán- Recibirán un impacto por los
resultados del proyecto
Proveedor: el punto de vista de quienes suministrarán las competencias necesarias y producirán el producto.
Cliente / Proveedor
CalidadPropósito: definir e implementar los medios con los que el proyecto creará y verificará productos aptos para su propósito
Definición: la totalidad de los rasgos y características en un producto que influye en su capacidad para demostrar que satisface las necesidades
PlanesDocumento que describe cómo, cuándo y quién logrará una meta
Diseñar el plan
Definir y analizar los productos
Identificar actividades y dependencias
Preparar estimaciones
Preparar el cronograma
Documentar el Plan
Ana
lizar
los
ries
gos
Enfoque de PRINCE2 hacia los planes
• Plan corporativo (o programa)• Plan de Proyecto• Planes de Fase
• Inicio• Entrega
• Planes de Equipo• Planes de Excepción• Plan de revisión de beneficio
Riesgo
Identificar
Evaluar
Planificar
Implementar
ComunicarPropósito: identificar, evaluar y controlar la incertidumbre, y en consecuencia, mejorar las probabilidades de éxito.
Definición: un evento (o conjunto) incierto que si tuviera lugar tendría un impacto en el logro de los objetivos.
Cambio
Registrar
• Tipo• Priorid
ad• registr
o
Examinar
• Evaluar impacto
• Comprobar prioridad
Proponer
• Opciones• Evaluar
opciones• Recomen
dar opciones
• Control de Cambios y cuestiones• Gestión de la Configuración
• Elemento de configuración• Cuestiones
• Solicitud de cambio• Fuera de especificación• Problema / Asunto
Propósito: identificar, evaluar y controlar cualquier tipo de cambio potencial o aprobado que afecte a la baseline.
La finalidad de los procedimientos de control de cambios y cuestiones no es evitar los cambios, sino garantizar que todos los cambios sean acordados antes de que se accionen.
Progreso
Áreas de tolerancia
Tolerancias a nivel de proyecto
Tolerancias a nivel de fase
Tolerancias a nivel de Paquete
de Trabajo
Tolerancia a nivel de
productoTiempo Plan de Proyecto Plan de la Fase N/C
Coste Plan de Proyecto Plan de la FasePaquete de
Trabajo N/C
Alcance Plan de Proyecto Plan de la FasePaquete de
Trabajo N/C
Riesgo
Estrategia de Gestión de
Riesgo Plan de la FasePaquete de
Trabajo N/C
Calidad Descripción del Producto del
Proyecto N/C N/C
Descripción del Producto
Beneficios Business Case N/C N/C N/C
Propósito: establecer mecanismos para hacer un seguimiento y comparar los logros reales con los planificados; proporcionar un pronóstico de los objetivos y de la viabilidad continua.
PROCESOS
Puesta en Marcha de un Proyecto
Dirección de un Proyecto
Inicio de un Proyecto
Control de una Fase
Gestión de la Entrega de Productos
Gestión de límites de Fase
Cierre de un Proyecto
ProcesosDefinición: un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un objetivo específico.
Puesta en Marcha de un ProyectoPropósito: asegurar que se hayan implementado los prerrequisitos para el inicio, respondiendo a ¿tenemos un proyecto viable y que vale la pena?
Actividades: • Nombrar el Ejecutivo y el
Project Manager• Registrar lecciones
aprendidas• Diseñar y nombrar el
equipo de gestión del proyecto
• Preparar el Business Case preliminar
• Seleccionar el enfoque del proyectoelaborar el Expediente del Proyecto
• Planificar la fase de inicio
Dirección de un ProyectoPropósito: permitir a la Junta de Proyecto ser responsable del éxito del proyecto al tomar decisiones y ejercer control, al mismo tiempo que delega la gestión diaria al Project Manager
Actividades: • Autorizar el inicio• Autorizar el Proyecto• Autorizar un Plan de la Fase o de
Excepción• Proporcionar dirección ad hoc• Autorizar el cierre del proyecto
Inicio de un ProyectoPropósito: establecer bases sólidas para el proyecto, permitiendo a la organización comprender el trabajo que se debe realizar para entregar los productos antes de comprometerse a un gasto considerable.
Actividades: • Preparar la estrategia de gestión
de riesgo• Preparar la estrategia de gestión
de la configuración• Preparar la estrategia de gestión
de la calidad• Preparar la estrategia de gestión
de la comunicación• Establecer los controles del
proyecto• Crear el Plan de Proyecto• Perfeccionar el Business Case• Preparar la Documentación de
Inicio del Proyecto
Control de una FasePropósito: asignar el trabajo que se debe realizar, hacer un seguimiento de dicho trabajo, hacer frente a las cuestiones, informar a la Junta de Proyecto.
Actividades: • Paquetes de Trabajo
• Autorizar• Revisar el estado• Recibir el Paquete
• Seguimiento e Información• Revisar el estado de la fase• Informar el desarrollo
• Cuestiones• Registrar y examinar
cuestiones• Presentar excepciones
relativas a cuestiones y riesgos
• Llevar a cabo rectificaciones
Gestión de la Entrega de ProductosPropósito: controlar la conexión entre el Project Manager y los Team Managers mediante el establecimiento de requisitos formales para la aceptación, ejecución y entrega del trabajo del proyecto.
Actividades: • Aceptar un paquete de
trabajo• Ejecutar un paquete de
trabajo• Entregar un paquete de
trabajo
Gestión de los Límites de FasePropósito: posibilitar que la Junta de Proyecto reciba información suficiente por parte del Project Manager para que pueda revisar el desarrollo satisfactorio de la fase actual.
Actividades: • Planificar la fase siguiente• Actualizar el Plan de
Proyecto• Actualizar el Business Case• Informar sobre el final de
fase• Elaborar un plan de
excepción
Cierre de un ProyectoPropósito: proporcionar un punto fijo en el que se confirme la aceptación del producto del proyecto, y reconocer que se han alcanzado los objetivos establecidos en la Documentación de Inicio de Proyecto.
Actividades: • Preparar el cierre planificado• Preparar el cierre prematuro• Entregar los productos• Evaluar el proyecto• Recomendar el cierre del proyecto
PRUEBA DE EXAMEN
Clásica (tipo test)
Responda a la siguiente pregunta respecto de la relación entre El Sistema solar y las órbitas de los planetas
Cuál afirmación describe la relación entre las órbitas de los planetas y los cambios de climas
ALos planetas giran sobre su propio eje por lo que se ubican a diferentes distancias del sol
BLos planetas mantienen sus órbitas ejerciendo influencia por medio de la fuerza de gravedad unos sobre otros
CLos planetas giran alrededor del sol y al estar inclinado sobre su eje provoca cambios de clima en diferente ubicación
D La órbita no tiene relación con los cambios de clima
RespuestaA B C D EO O O O
Respuesta Múltiple
Responda la siguiente pregunta referente al Sistema Solar
1 Cuáles son planetas mayores en el Sistema Solar
A Marte
B Luna
C Saturno
D Sol
E Vía Lactea
RespuestaA B C D EO O O O O
Asociar
En la Columna 1 hay una lista de situaciones y en la Columna 2 hay una lista de planetas. Para cada una de las situaciones de la Columna 1 asóciela con un planeta. Cada opción de la columna 2 puede usarse una vez, más de una vez o ninguna.
Columna 1 Columna 2
22 Se considera un planeta enano
A SaturnoB MarteC TierraD PlutónE Mercurio2
3 Se le llama el planeta rojo
24 Está más lejos del Sol
25 Es el más grande en masa
A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O
Respuesta
Secuencia
En la Columna 1 hay una lista de planetas del Sistema Solar y en la Columna 2 se indica una posición respecto del sol, siendo el más cercano el primero y el más lejano el último
Columna 1 Columna 2
22 Tierra
A No está en el Sistema SolarB PrimeroC SegundoD TerceroE Cuarto2
3 Marte
24 Mercurio
25 Venus
A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O
Respuesta
Afirmación y Razón
Las líneas 1 y 2 de la siguiente tabla tienen una afirmación y una razón. Para cada una de las líneas identifique la opción apropiada, de la opción A a la E, según aplique. Cada opción pude usarse una vez, más de una vez o ninguna. Opción Afirmación Razón A VERDADERO VERDADERO Y la razón explica la afirmación
B VERDADERO VERDADERO PERO la razón no explica la afirmación
C VERDADERO FALSO
D FALSO VERDADERO
E FALSO FALSO
Afirmación Razón
22 Saturno es el único planeta que muestra un sistema de anillos visible desde nuestro planeta Saturno es el segundo planeta en masa y tamaño del
sistema solar
23 Todos los planetas tienen órbitas elípticas Todos los planetas girann alrededor del sol y tienen satélites que giran a su alrededor
24 El Sistema Solar es parte de la Vía Láctea, y recibe su nombre debido al nombre de la estrella central El Sol es una de las estrellas que conforman la Vía Láctea y
funciona como estrella central
25 Venus es el planeta más próximo al sol El año de Venus es menor que el año de la Tierra
A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O
Respuesta
38
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