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Reglamento para la Operación del Fondo de Caja Chica y de
Cajas Auxiliares del Fondo Especial del Servicio Nacional de
Guardacostas del Ministerio de Seguridad Pública
Nº 34933-MSP
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA EN EJERCICIO
Y LA MINISTRA DE SEGURIDAD PÚBLICA
En uso de las facultades que les confiere los incisos 3) y 18) del artículo
140, artículos 146, 186 siguientes y concordantes de la Constitución Política,
artículos 25, 27 y 28 de la Ley General de Administración Pública número
6227, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos número 8131, artículos 25, 26, 27, 28 y 29 de la Ley de Creación del
Servicio Nacional de Guardacostas, Ley de la Contratación Administrativa
número 7494 y su Reglamento y el artículo 8 del Reglamento General del
Fondo Cajas Chicas número 32874-H.
Considerando:
1º-Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento
General del Fondo Cajas Chicas, número 32874-H, las entidades participantes
del principio de Caja Única deben diseñar su propio reglamento.
2º-Que el Servicio Nacional de Guardacostas posee personería jurídica
e instrumental, para el manejo del Fondo Especial del Servicio, limitada a la
Dirección General, la cual será responsable por el uso y destino que le den a
ese Fondo Especial; el mismo deberá ser tratado como una cuenta autónoma
dentro del Ministerio de Seguridad Pública.
3º-Que mediante oficio Nº TN-1259-2007 de fecha 5 de noviembre del
2007, de la Dirección de Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, se
indica que esa Dirección una vez revisado el proyecto del Reglamento de
Caja Chica del Servicio Nacional de Guardacostas otorga el visto bueno para
su implementación. Por tanto,
DECRETAN:
Reglamento para la Operación del Fondo de Caja Chica
y de Cajas Auxiliares del Fondo Especial del Servicio
Nacional de Guardacostas del Ministerio
de Seguridad Pública
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-El presente reglamento tiene por objeto regular la creación,
organización, funcionamiento y control del Fondo de Caja Chica del Fondo
Especial del Servicio Nacional de Guardacostas. Dicho Fondo podrá
ejecutarse mediante cajas chicas auxiliares y todas operarán por medio del
sistema de fondo fijo.
Ficha articulo
Artículo 2º-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio
Nacional de Guardacostas y sus Cajas Chicas Auxiliares son formas de
ejecución presupuestaria que deben ser utilizadas exclusivamente para
adquirir bienes y servicios que se orienten a sufragar necesidades de extrema
urgencia.
Dichos fondos deberán ser usados exclusivamente en la adquisición de
bienes y servicios tan indispensables y de verdadera necesidad que se
justifique el pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos
del Gobierno Central, el fondo también se podrá utilizar para pagar viáticos y
transportes al interior del país acatando las disposiciones que la normativa
vigente establezca así como las establecidas en este reglamento. Los recursos
de este fondo no podrán usarse para sufragar el pago de servicios
profesionales, ni compra de activos, ni ningún otro fin diferente a los
establecidos en el presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 3º-Por ser un instrumento financiero de fondo fijo, se requiere
en todo momento, que el encargado de su administración tenga la suma total
asignada, representada por uno o varios de los siguientes conceptos:
a) Efectivo.
b) Documentos originales: facturas, vales provisionales o
definitivos, adelanto de viáticos, liquidaciones y otros documentos
aceptados.
c) Reintegros en trámite.
Ficha articulo
Artículo 4º-Toda solicitud de compra o contratación de un servicio
deberá ser firmada por el Jefe de la Unidad de Recursos Financieros del
Servicio, como garante de que se cuente con el contenido presupuestario que
permita la transacción; la Jefatura del Área solicitante como garante de la
necesidad de adquirir el bien solicitado y el funcionario al que se le asigne la
realización de la transacción, como receptor de los recursos.
Ficha articulo
Artículo 5º-Si por alguna razón una jefatura de área debe delegar
temporalmente o en forma definitiva la función de aprobación de solicitudes
de recursos de caja chica en otro funcionario, debe comunicarlo por escrito al
Jefe de la Unidad de Recursos Financieros para que sea consignado en los
registros de que para tal efecto llevará el Encargado de la Administración del
Fondo de Caja Chica. Esta delegación no exime al jefe de área de su
obligación de supervisar el uso adecuado de estos recursos.
Ficha articulo
Artículo 6º-Todas las erogaciones que se realicen por medio de los
recursos del Fondo de Caja Chica deben estar respaldadas contra una factura
comercial confeccionada según lo establecido en la Ley Nº 7494 de la
Contratación Administrativa y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 7º-La creación o ampliación del Fondo de Caja Chica del
Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas será determinada por
medio de una resolución razonada del Director del Servicio en consenso con
el Consejo Asesor del Servicio a partir de una solicitud expresa del Jefe del
Departamento Administrativo Financiero y debe ser consecuente con el plan
de inversiones del Servicio, además debe ser respaldada con un estudio
técnico de necesidades que justifique el aumento, o bien la creación de un
nueva caja auxiliar. Lo anterior previo visto bueno de la Tesorería Nacional.
Ficha articulo
Artículo 8º-Todas las compras o pagos que se realicen por medio del
Fondo de Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y
la reserva respectiva, de acuerdo con las partidas autorizadas por la Tesorería
Nacional en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para
Compras por Fondo Fijo Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 9º-Los montos del Fondo de Caja Chica y las cajas chicas
auxiliares serán autorizados por el Director del Servicio Nacional de
Guardacostas. El monto del Fondo de Caja Chica del Servicio Nacional de
Guardacostas previa autorización del Director deberá contar con el visto
bueno de la Tesorería Nacional, de igual manera para cuando se requiera de
una ampliación permanente o temporal.
Ficha articulo
Artículo 10.-Se podrán utilizar recursos del Fondo de Caja Chica del
Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas para cubrir servicios y
gastos de viaje únicamente cuando estos se realicen dentro del territorio o las
aguas jurisdiccionales del país.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Control del Fondo de Caja Chica
Artículo 11.-La administración del Fondo de Caja Chica del Servicio
Nacional de Guardacostas estará asignada a un funcionario de la Unidad
Financiera y las Cajas Chicas Auxiliares estarán asignadas a funcionarios
subordinados a los Oficiales Directores de las Estaciones de Guardacostas,
pero en lo que corresponde a su operación administrativa, gozarán de
independencia funcional y estarán subordinados a las directrices de este
reglamento y a las disposiciones técnicas que instruya el encargado del Fondo
y/o el Jefe de la Unidad Financiera del Servicio, quienes serán los
responsables de la correcta operación de esos fondos, ante la Dirección
General del Servicio.
Ficha articulo
Artículo 12.-El Responsable del Fondo de Caja Chica del Servicio
Nacional de Guardacostas, que en lo sucesivo en este Reglamento se le
denominará como "El Responsable", será el Jefe de la Sección Financiera del
Departamento Administrativo del Servicio.
Ficha articulo
Artículo 13.-El Responsable del Servicio Nacional de Guardacostas
comunicará a la Tesorería Nacional, mediante oficio, el nombre y número de
cédula de la o el funcionario designado como responsable directo de la
custodia y operación del Fondo de Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 14.-Los encargados de administrar el Fondo de Caja Chica y
sus Cajas Auxiliares estarán sujetos a arqueos de la Unidad Financiera del
Servicio, así como de cualquier ente contralor o supervisor de la materia sea
interno o externo al Ministerio de Seguridad Pública. Los encargados estarán
obligados a brindar la información y prestar la colaboración que se requiera
para estos efectos.
Ficha articulo
Artículo 15.-El Responsable del Fondo Fijo Caja Chica revisará,
evaluará e informará al Jefe Administrativo, al Director General, el Consejo
Asesor del Servicio Nacional de Guardacostas y a la Auditoría General del
Ministerio sobre los resultados de las liquidaciones y/o arqueos realizados al
Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio Nacional de
Guardacostas y sus Cajas Auxiliares durante los diez días naturales
posteriores a su realización.
Ficha articulo
Artículo 16.-Los arqueos al Fondo de Caja Chica y sus Cajas
Auxiliares, se realizarán en forma sorpresiva y sus encargados estarán en la
obligación de participar y colaborar en lo que se requiera para su realización.
Ficha articulo
Artículo 17.-Cualquier faltante que se produzca al momento de
practicarse un arqueo, deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del
manejo del fondo. En caso de sobrante, deberá confeccionarse el recibo
correspondiente y depositarse el dinero en la cuenta bancaria del Fondo
Especial del Servicio Nacional de Guardacostas.
Ficha articulo
Artículo 18.-Los arqueos al Fondo de Caja Chica solo podrán realizarse
en presencia del encargado de su operación.
Ficha articulo
Artículo 19.-Sin previo aviso, la Auditoría General del Ministerio de
Seguridad Pública, podrá efectuar arqueos de la caja chica, y de las cajas
auxiliares e informar de los resultados al Ministro, al Director Financiero del
Ministerio de Seguridad Pública, al Director General y al Jefe Administrativo
del Servicio.
Una vez realizado el arqueo se debe dejar constancia del mismo
mediante el instrumento que se diseñe para dicho fin, el cual debe incluir las
firmas de todos los participantes en el proceso.
Ficha articulo
Artículo 20.-Los recursos del Fondo de Caja Chica y sus Cajas
Auxiliares no serán utilizados para cambiar cheques personales o para
operaciones distintas a los que señala la normativa vigente.
Cualquier violación en este sentido implicará que el funcionario
responsable sea objeto de un proceso disciplinario administrativo que podría
implicar incluso su despido sin responsabilidad patronal.
Ficha articulo
Artículo 21.-Es obligación del responsable del Fondo de Caja Chica,
que se cumplan las siguientes normas:
a) Registrar permanente y detalladamente la información sobre los
movimientos de ingresos, egresos y adelantos tramitados por el Fondo
de Caja Chica. Los registros deben ser indelebles, no deben observar
borrones o tachaduras, y deben contener información suficiente para
facilitar y promover un adecuado control contable, financiero y
administrativo.
b) Realizar una conciliación mensual e implementar al menos un
arqueo bimensual aleatorio a cada Caja Auxiliar del Fondo. El
encargado del Fondo de Caja Chica deberá diseñar un programa anual
de arqueos a las Cajas Auxiliares del Fondo y presentar sus resultados
regularmente ante el Director General en sesión ampliada con el
Consejo Asesor del Servicio Nacional de Guardacostas durante las
sesiones regulares que se realicen dentro de las dos semanas siguientes
a cada intervención.
c) Autorizar los movimientos de las Cajas Auxiliares del Fondo.
d) Revisar, aprobar o improbar las facturas recibidas por concepto
de liquidación de adelantos del Fondo y sus Cajas Auxiliares.
e) Verificar que el gasto incurrido corresponda a la justificación del
adelanto de efectivo otorgado y comunicar inmediatamente al Jefe
Administrativo cualquier inconsistencia.
f) Comunicar formalmente al Jefe Administrativo y al Jefe del Área
involucrada cuando no se cumpla con las disposiciones de liquidación
de adelantos de efectivo o cuando se presente alguna inconsistencia en
los documentos de respaldo.
g) Realizar las liquidaciones revolutivas del Fondo y sus Cajas
Auxiliares ante el Jefe de Unidad Financiera del Servicio Nacional de
Guardacostas.
h) Cumplir, hacer cumplir y comunicar permanentemente sobre
cambios en la normativa que regula el funcionamiento de los Fondos de
Caja Chica.
i) Los encargados de las Cajas Chicas Auxiliares deberán cumplir
en lo que corresponde, con todas las disposiciones aquí indicadas para
el Encargado del Fondo de Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 22.-Prohibiciones. Queda terminantemente prohibido:
a) El fraccionamiento de compras, según lo dispuesto en el artículo
20 del Reglamento de la Contratación Administrativa.
b) La cancelación de servicios profesionales.
c) Girar cheques al portador.
Ficha articulo
CAPITULO III
Operación del Fondo
a) Artículo 23.-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del
Servicio Nacional de Guardacostas se implementará de la siguiente
manera: La Dirección General del Servicio Nacional de Guardacostas
que incorpora las Áreas de Operaciones, Mantenimiento, Asesoría
Ambiental, Asesoría Legal y Jefatura Administrativa, mantendrá un
Fondo de Caja Chica por un monto de ¢2.303.000,00 (Dos millones
trecientos tres mil colones netos) con un fondo de efectivo de
¢588.000,00 (Quinientos ochenta y ocho mil colones netos) para
atender con eficiencia el pago de viáticos, compra de materiales,
repuestos y cualquier otra emergencia que se presente. Dicho Fondo
será administrado por un encargado designado por la Unidad
Financiera del Departamento Administrativo, y se mantendrá con
sede en dicho Departamento. Adicionalmente se autoriza la apertura
de Cajas Chicas Auxiliares en cada una de las Estaciones de
Guardacostas como en la Academia Nacional de Guardacostas.
b) La Academia Nacional de Guardacostas mantendrá una Caja Chica
Auxiliar por un monto en efectivo de ¢147.000,00 (ciento cuarenta y
siete mil colones netos). Su uso será restringido y los movimientos que
ejecute deberán contar con la autorización previa del encargado del
Fondo
c) La Estación de Guardacostas de Puntarenas mantendrá una Caja
Chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢196.000,00 (ciento
noventa y seis mil colones netos). Su uso será restringido y los
movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del
encargado del Fondo.
d) La Estación de Guardacostas de Limón-Moín mantendrá una Caja
chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢196.000,00 (ciento
noventa y seis mil colones netos). Su uso será restringido y los
movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del
encargado del Fondo.
e) Las Estaciones de Guardacostas de Barra del Colorado, Quepos,
Flamingo, Golfito, Murciélago-Guanacaste, Níspero- Guanacaste,
Coyote-Guanacaste y Pacuare-Siquirres Pococí, mantendrán una Caja
Chica Auxiliar por un monto en efectivo de ¢147.000,00 (Ciento
cuarenta y siete mil colones netos). Su uso será restringido y los
movimientos que ejecute deberán contar con la autorización previa del
encargado del Fondo.
f) Los montos se incrementarán cuando así lo determinen el Director
Financiero del Ministerio de Seguridad Pública, el Director General y
el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio, de acuerdo a un
estudio de necesidades que hagan que el fondo sea insuficiente.
La decisión será tomada por mayoría, en reunión convocada al efecto,
previo arla autorización se deberá contar con el visto bueno de la
Tesorería Nacional.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40627 del 17 de
mayo del 2017)
Ficha articulo
Artículo 24.-El Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio
Nacional de Guardacostas deberá regirse por los límites de desembolsos que
establece el Ministerio de Hacienda a través de La Tesorería Nacional para la
adquisición de bienes y servicios o pagos por servicios de gastos de viaje al
interior del país. Los montos de las cajas auxiliares se incrementaran cuando
así lo determinen el Director Financiero del Ministerio de Seguridad Pública,
el Director General y el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio,
de acuerdo con un estudio de necesidades que hagan que el fondo sea
insuficiente. La decisión será tomada por mayoría, en reunión convocada al
efecto; previo a la autorización se deberá contar con el visto bueno de la
Tesorería Nacional y una vez aprobado se comunicará a los interesados.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 37670 del 28 de
febrero del 2013)
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Compras
(Liquidación de adelantos y vale de caja chica)
Artículo 25.-Toda factura comercial que respalde la compra de
mercancías o pago de servicios con recargo al Fondo de Caja Chica, debe
cumplir con los siguientes requisitos:
a) Estar confeccionada en original a nombre del Servicio Nacional
de Guardacostas.
b) Indicar expresamente los bienes adquiridos y la fecha de
adquisición. En las facturas no se debe utilizar como descripción la
palabra varios, el detalle debe ser suficiente para justificar y clasificar
los gastos y registros contables.
c) Estar autorizadas por la Dirección de Tributación Directa
(Tiquete de caja).
d) Traer sello de cancelación, firma y número de cédula física o
jurídica del proveedor, en caso de que la factura no tenga membrete.
e) No contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan
dudar de su autenticidad o de la información que consigna.
f) La Unidad Financiera efectuará la retención y el depósito
correspondiente del 2%, por concepto del Impuesto Sobre la Renta, de
conformidad con la normativa que al efecto emita la Dirección General
de Tributación.
g) En razón de la inmunidad fiscal del Estado las compras que se
realicen deberán estar exentas del Impuesto General de Ventas, salvo
situaciones especiales y autorizadas por el Jefe de la Unidad Financiera
del Servicio Nacional de Guardacostas, en las que se podrán aceptar
facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido a fin
de efectuar el pago y reintegro correspondiente.
h) Toda compra deberá quedar respaldad por: una Reserva de
Recursos para caja chica, la Factura Comercial debidamente emitida
por el proveedor respectivo, las Facturas Proformas según corresponda,
la Solicitud de Pedido de compra por caja chica. El Pedido de Compra,
la copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha usado una
transferencia o cancelado en efectivo. Estos documentos son
responsabilidad de la Unidad Financiera en cuanto a recibo, emisión,
registro, según corresponda.
i) Lo no contemplado en este artículo se regirá por lo dispuesto en
los Artículos 21 y 26 del Reglamento General del Fondo de Cajas
Chicas Decreto Ejecutivo Nº 32874-H.
Ficha articulo
Artículo 26.-Ningún funcionario o Área podrá solicitar más de un vale
por adelanto de caja chica en forma simultánea. No se tramitarán adelantos de
caja chica de aquellos funcionarios que tengan liquidaciones pendientes.
Ficha articulo
Artículo 27.-Todo adelanto de recursos del Fondo de Caja Chica deberá
ser liquidado, mediante el formulario que para tal efecto se dispondrá en
Unidad Financiera del Servicio y será firmado por los funcionarios indicados
en el artículo 4 de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 28.-Las facturas de cancelación de bienes o servicios pagadas
con recursos del Fondo de Caja Chica deberán indicar en el dorso el número
de vale de caja, la fecha del adelanto, la unidad solicitante, la subpartida
presupuestaria aplicada y el nombre del funcionario a quien se entregó el
adelanto, así como el nombre y la firma del Encargado del Fondo.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Gastos de Viaje al Interior del País
(Adelanto y liquidación de viáticos
por viajes al interior del país)
Artículo 29.-Las solicitudes de adelanto por gastos de viaje al interior
del país, se tramitarán con el formulario denominado solicitud de adelanto de
gastos de viaje al interior del país.
Ficha articulo
Artículo 30.-Dicha solicitud deberá contar con la autorización del Jefe
de Área o de la persona que este haya designado para tal efecto. Cuando el
monto solicitado sobrepase el límite de gasto autorizado, requerirá
adicionalmente la autorización del Jefe del Departamento Administrativo y
del Director General.
Ficha articulo
Artículo 31.-El trámite que se seguirá en éstos casos será el siguiente:
a) Cumplir con lo señalado en el artículo 2 de este Reglamento. El
monto y su autorización se regirá según lo establecido en el Reglamento
General del Fondo de Cajas Chicas.
b) Cuando un funcionario reciba dinero del Fondo de Caja Chica
por concepto de adelanto de gastos de viaje en el interior del país, debe
firmar recibido conforme en el instrumento de control de entrega de
adelantos diseñado para tal propósito, denominado vale por adelanto de
gastos de viaje.
c) El encargado del Fondo de Caja Chica del Servicio Nacional de
Guardacostas, no deberá cancelar facturas por servicios de gastos de
viaje si no existe previamente una solicitud que haya cumplido con lo
indicado en los artículos 4 y 11 de este reglamento, salvo autorización
del Director General y una nota del Jefe de Área donde se justifique la
acción.
d) Todo adelanto por gastos de viaje en el interior del país debe
liquidarse como máximo a los siete días hábiles posteriores al regreso
de los funcionarios. Cuando se trate de funcionarios asignados en
Estaciones o Unidades fuera del Área Metropolitana, dicha liquidación
deberá hacerse ante el Jefe de la Estación en el plazo descrito, y este a
su vez será responsable de hacerle llegar los documentos requeridos al
encargado del Fondo de Caja Chica antes de los siete días naturales
siguientes al recibo de dicha liquidación.
e) Si el monto de la liquidación implicara reintegros a favor del
funcionario sea por que se haya ampliado la gira prevista originalmente
o por que se hayan presentado gastos imprevistos y emergentes que
superan el monto autorizado originalmente para el viaje, deberá
incluirse una nota de justificación autorizando el reintegro, la cual debe
ser emitida por el Jefe de Área y contar con la autorización de pago del
Director General. En ningún caso se harán reintegros por excesos en los
límites previstos para alimentación u hospedaje.
f) Estar sujetos a las disposiciones establecidas en el Reglamento de
Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la
Contraloría General de la República, Reglamento de Gastos de Viaje y
de Transporte para Funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública
número 26858-SP y a las disposiciones internas relacionadas con este
trámite del Ministerio de Seguridad Pública.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Reembolsos al fondo
Artículo 32.-Los reembolsos deberán ser tramitados de acuerdo con el
volumen de gastos y garantizando que no se agoten los fondos. El reintegro
debe solicitarse como máximo cuando se haya agotado el 70% del fondo.
Ficha articulo
Artículo 33.-El Responsable del Fondo de Caja Chica será el encargado
de tramitar los reintegros del mismo, con la aprobación de la Dirección
Administrativa Financiera.
Ficha articulo
Artículo 34.-Las operaciones y trámites de reintegro de fondos se
realizarán mediante transferencias electrónicas de fondos por medio de la
Tesorería Nacional, de la cuenta domiciliada en la Caja Única a nombre de
Servicio Nacional de Guardacostas a la cuenta autorizada para ese fin.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Disposiciones Finales
Artículo 35.-El funcionamiento del Fondo de Caja Chica del Fondo
Especial del Servicio Nacional de Guardacostas se sujetará, en lo que
corresponda a las disposiciones contenidas en la Ley de la Administración
Financiera de la República, el Reglamento de Contratación Administrativa, el
Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios y empleados
del Estado, emitido por la Contraloría General de la República, Reglamento
General del Fondo Cajas Chicas. Y a toda la normativa vigente conexa.
Ficha articulo
Artículo 36.-El presente Reglamento será distribuido a las Jefaturas de
Área del Servicio Nacional de Guardacostas para que se haga del
conocimiento general de todos los funcionarios del Servicio.
Ficha articulo
Artículo 37.-El Responsable del Fondo de Caja Chica y de las cajas
auxiliares deberán estar cubiertos por una póliza de fidelidad, antes de
asignarles el Fondo y las cajas auxiliares. Dicha garantía se sujetará a lo
dispuesto en el Manual de Normas de Control Interno emitido por la
Contraloría General de la República y al Decreto Ejecutivo N 33129: SP
Reglamento para la Rendición de Garantías de conformidad con el artículo 13
de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos y debe ser cubierta con el propio peculio del funcionario.
Ficha articulo
Artículo 38.-El responsable del Fondo de Caja Chica deberá solicitar la
autorización de la Tesorería Nacional de la cuenta corriente para el uso del
Fondo Fijo Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 39.-Cuando se registre un sobrante de dinero será depositado
en la cuenta del Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas, según
el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional, en forma inmediata. De
registrarse un faltante, el mismo deberá de ser asumido y cancelado
inmediatamente por el custodio del Fondo de Caja Chica, ello sin perjuicio de
las medidas disciplinarias que se pudieran derivar en caso de anomalías.
Ficha articulo
Artículo 40.-Los intereses ganados por saldos en la cuenta corriente del
Fondo Fijo Caja Chica deben depositarse una vez reflejados en el estado de
cuenta emitido por la entidad bancaria en el Fondo General del Gobierno,
según el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional.
Ficha articulo
Artículo 41.-El sistema de control interno de la administración del
Fondo Fijo de Caja Chica deberá garantizar la custodia y el buen uso de estos
recursos y el registro de datos necesarios para disponer de información
confiable y oportuna, para lo cual el responsable dispondrá de un sistema de
archivo que permita la fácil localización de documentos y otros afines que se
estimen convenientes.
Ficha articulo
Artículo 42.-En el mes de diciembre de cada año, en la fecha que
mediante oficio determine el Jefe Administrativo Financiero, se deberán
liquidar todos los adelantos y documentos soportes pendientes del Fondo para
ese año, de tal manera que para el siguiente año no podrán aceptarse adelantos
o erogaciones con fecha del año finalizado. El Fondo liquidado se entregará
nuevamente al custodio en los primeros días del mes de enero. Copia de esta
liquidación deberá remitirse a la Auditoría General para lo que corresponda.
Ficha articulo
Artículo 43.-Las erogaciones que realice cualquier funcionario del
Servicio Nacional de Guardacostas con su peculio personal para cancelar
bienes y servicios que no sigan los procedimientos estipulados en este
Reglamento, o que no cuenten con disponible presupuestario, serán de su
responsabilidad exclusiva, no estando la Institución en la obligación de
reconocer dichos gastos.
Ficha articulo
Artículo 44.-Todo funcionario de esta Dirección que siendo usuario de
los recursos del Fondo de Caja Chica del Fondo Especial del Servicio
Nacional de Guardacostas y/o sus Cajas Auxiliares que incumpla con
cualquiera de las disposiciones aquí descritas será sometido a un proceso
administrativo disciplinario y podrá ser sancionado de acuerdo a las
disposiciones de la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 45.-Los aspectos no contemplados en este Reglamento se
regirán por la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de
la Administración Pública, el Reglamento de la Contratación Administrativa,
el Reglamento General de Cajas Chicas y otras leyes conexas.
Ficha articulo
Artículo 46.-Toda infracción a las disposiciones contenidas en este
Reglamento, podrá ser motivo suficiente para la suspensión temporal de la
caja chica auxiliar, sin perjuicio de lo que se dispone respecto a la
responsabilidad de los servidores en la Ley de Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos.
Ficha articulo
Artículo 47.-Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las diez horas del
primero de diciembre del dos mil ocho.
Ficha articulo
Fecha de generación: 30/04/2018 12:26:58 p.m.
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