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MÓDULO: MANEJO DE DOCUMENTACIÓN PERSONAL Y
ADMINISTRATIVA
CARRERA ASISTENTE DIRECTIVO
SEMESTRE CUARTO
PROFRA. MA. GUILLERMINA REYES RAMÍREZ
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3.2 Elabora documentos de uso comúninternos y externos de acuerdo con suestructura
• PROPÓSITO
• EL ALUMNO IDENTIFICA, DEFINE Y CONOCE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS
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CONVOCATORIA
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CONCEPTO
Convocatoria es algo o alguien queconvoca. El concepto también se utilizapara nombrar al escrito o anuncio con quese convoca. Para comprender esteconcepto, debemos saber que el verboconvocar refiere a citar o llamar a una omás personas para que asistan adeterminado acto o lugar.
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ESTRUCTURA
1.- título de la convocatoria
2.- La identificación de quien o a quienes convoca
3.- La fecha en que se emite
4.- Tema y objetivo de la convocatoria
5.- Las bases de la convocatoria
6.- Determinar la distinción premio o estímulo
7.- Finalización señalando el lugar en donde se emite
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INTENCIÓN COMUNICATIVA
La meta o finalidad que quiere conseguir, por medio desu discurso, el participante de un acto comunicativo. Laintención modela el discurso del emisor, puesto que susactos lingüísticos irán encaminados a lograr elpropósito que persigue (aunque sea de formainconsciente), a la vez que también influye en lainterpretación del receptor.
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REDACCIÓNLa convocatoria es un miembro de la comunicación escrita endonde a través de un anuncio o escrito se convoca a los posiblesinteresados a participar en un proceso.
REQUISITOS:
• Mención de ser convocatoria
• Persona o institución que convoca
• Lugar y fecha donde se realizará
• Orden del día o bases de la convocatoria
• Fecha y lugar de la publicación de la convocatoria
• Firma
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ACTA
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CONCEPTOSe denomina acta al documento que durante una reunión esescrito por una persona presente en la misma, y a través de lacual se registran a que sus temas que han sido tratados, comoasí también las conclusiones o acuerdos que han resultadoadoptados luego de dicha reunión.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación deadquisición que han ocurrido durante la reunión, y de estamanera validada.
Son variados los organismos u organizaciones que puedenrealizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará unacta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociaciónde vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del
mundo.
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ESTRUCTURA
Es un documento en el que consta el testimonio delos hechos más importantes que han sucedido en lasesión de un órgano deliberante.
Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupode personas, que se convoca o cita, instala y funcionateniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos onormas establecidas en cada entidad ya sea pública oprivada.
Se conoce como “órgano deliberante” aquel grupo depersonas que tiene la potestad legal de reunirse,deliberar y tomar acuerdos sobre asuntosrelacionados con sus atribuciones.
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REDACCION La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:
* Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.
* Nombres de los asistentes.
*Persona que la presidió y existencia del quórum.
* Orden del día.
* Acuerdos tomados.
* Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.
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CITATORIO
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CONCEPTO
Documento a través del cual se convoca a una persona para que comparezca ante alguien (p.e. una autoridad federal).
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ESTRUCTURA
Asunto: CITATORIO___de________del________Sr(a)_________________________________
___________________________
En vista de que hizo caso omiso a la carta que le enviamos asi como a lasllamadas y visitas por parte de la empresa, nos vemos en la necesidad decitarle a un juicio para llegar a un acuerdo en lo que respecta a su deuda.La cita será el día ___ de ______________del 20___a las ____hrs. en el juzgado "San Marcos“ ubicado en la Cd.Meoqui, Chihuahua.De hacer caso omiso a este citatorio nos veremos en la penosa situaciónde tener que retirarle los bienes adquiridos asi como tener que llegar alos juzgados por incumplimiento de pago y falta de compromiso comocliente de nuestra entidad.
Atte.___________________________________________
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REDACCIÓN Especificar el numero de citatorios y en su caso de expediente a quien va dirigido el domicilio tener por lo menos 72 horas anteriores a la fecha de la cita. Especificar
para que es el citatorio fecha, hora y dirección de la cita.♠ Fecha
♠Hora de la cita
♠ Lugar de la cita
♠A quien va dirigido
♠ Para que va a ser la cita
Desarrollo
♠ De quien fue dirigido
♠ Firma de quien la mando
♠
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MINUTA
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CONCEPTOLa palabra minuta proviene del bajo latín, y susignificado es “borrador”, o sea un escrito queantecede al definitivo, en especial, de tipo jurídico,por ejemplo un contrato, donde le faltanlos detalles formales, que se prepara y se acerca a laspartes para ver si se hallan de acuerdo antes de darlela versión acabada y final.
En un discurso, conferencia o reunión, cuando setoman notas en borrador para dar cuenta de lo quese habló, también se llaman minutas.
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ESTRUCTURA
La estructura de la reunión, comienza con una lista de lospresentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas decada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de lasconclusiones arribadas.
La función inmediata de la minuta es servir como archivo dedatos a la audiencia.
Sirve para guardar en forma escrita la información tratada demanera oral, y mantenerla como un archivo permanente,disponible para revisar en cualquier momento y por cualquierrazón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisostomados en un determinado proyecto).
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REDACCION
La elaboración de una minuta es muy importante como unmedio de registrar los aspectos más relevantes de una junta detrabajo, escolar o de cualquier otro tipo, con la finalidad de darleseguimiento a los acuerdos tomados y verificar su cumplimientoparcial o total hasta que todas las actividades estén totalmente
terminadas.
Las minutas también registran los nombres de los participantesen las reuniones y todas las conclusiones o acuerdos a los que sehaya llegado en una determinada reunión, además de registrartodos los aspectos pendientes y cualquier otro tema que seagregue en las juntas.
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