Download - Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
1/53
Tim Pusdiklat Kearsipan ANRI:
1. M. Imam Mulyantono
2. Yayan Daryan
3. Gunawan Ariwibowo
DATASCRIP SOLUTION DAYS 2013
Jakarta, 14 Juni 2013
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
2/53
UU No. 43 tahun 2009 (Records + Archives):Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasidan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003 (Records):
Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi
atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhikewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
3/53
UU No. 8 tahun 1997: Dokumen Perusahaan
DOKUMEN PERUSAHAAN
Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterimaoleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baiktertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam
bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
4/53
UU No. 11 tahun 2008: Informasi dan Transaksi Elektronik - ITE
INFORMASI ELEKTRONIK
Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik(electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya.
DOKUMEN ELEKTRONIK
Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpandalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapatdilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atausejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki maknaatau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
5/53
Sebagian besar arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
Arsip diciptakan &
digunakan langsung untuk
Pelaksanaan TUPOKSI organisasi
(frekuensi penggunaannya tinggidan/atau terus menerus)
( ARSIP AKTIF )
Arsip disimpan untukreferensi dan memori lembaga
(frekuensi penggunaannya
telah menurun)
( ARSIP INAKTIF )
Sebagian kecil arsip disimpan
sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
(memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan)
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
6/53
Sebagian besar arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
ARSIP AKTIFoleh
UNIT PENGOLAH
diPUSAT ARSIP
(CENTRAL FILE)
ARSIP INAKTIFolehUNIT KEARSIPAN
di
PUSAT ARSIP
(RECORDS CENTER)
ARSIP STATISoleh
LEMBAGA KEARSIPAN
di
DEPOT ARSIP
(ARCHIVES)
ARSIP DINAMIS
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
7/53
PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIKMANUAL /
TRADISIONAL
Ars ip
Non-elektronik
Ars ip
Non-elektronik
Ars ip Elekt ron ik
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
8/53
PROSES KEGIATAN
ELEKTRONIK
dilakukan secara
MANUALMANUAL &
ELEKTRONIK
menghasi lkan
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
HIBRIDA
(berbasis TIK)
SISTEM PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
(berbasis TIK)
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
MANUAL
OTOMASI
PENGELOLAAN
ARSIP
(berbasis TIK)
ARSIP
NON-ELEKTRONIKARSIP ELEKTRONIK
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
9/53
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN STATIS
( SIKS )
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN DINAMIS
( SIKD )
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Arsip
(Fisik)
Sistem
Informasi
Pencipta /
Lembaga
Kearsipan
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
AKTIF INAKTIF STATIS
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Sistem
Informasi
Nasional
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
10/53
menjamin ketersediaan
arsip dalam penyeleng-
garaan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
a. penciptaan arsip;b. penggunaan dan
pemeliharaan arsip;
c. penyusutan arsip;
dalam SKN
PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.
melakukan
untuk
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;d. menyeluruh;
e. sesuai dengan
norma, standar,
prosedur, dan
kriteria.
berdasarkan
s is tem yangmendukung
a. tata naskah
dinas;
b. klasifikasi arsip;c. jadwal retensi
arsip;
d. sistem klasifikasi
keamanan dan
akses arsip.
a. autentik;
b. utuh;
c. aman;
d. selamat.
agar
ars ip tetap
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
11/53
Sistem KlasifikasiKeamanan danAkses Arsip
PENGELOLAANARSIP DINAMIS
Penciptaan
Penggunaan
Pemeliharaan
Penyusutan
Pembuatan
Penerimaan
Dokumentasi
- Tata Naskah Dinas-Klasifikasi Arsip-Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
RegsitrasiDistribusiPengendalian
RegsitrasiDistribusiPengendalian
Alih media
Pemberkasan Arsip Aktif
Penataan Arsip Inaktif
Penyimpanan Arsip
Alih Media Arsip
Klasifikasi Arsip
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Terjaga dan Umum
Program Arsip Vital
Jadwal RetensiArsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemusnahan Arsip
Penyerahan Arsip Statis
SeleksiPembuatan Daftar - Penataan
Prosedur - Dokumentasi
Prosedur - Dokumentasi
Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -Penyelamatan & Pemulihan
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
12/53
Caraka / Pos
(masuk)
Digitasi
PenyimpananArsip Non-elektronik
PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)
PENGOLAH
ARSIP
PENGOLAH
ARSIP
komunikas i
kedinasan
elektronik
APLIKASI
KEARSIPANRegistrasi
Caraka / Pos
(keluar)
Surat
elektronik
(e-mail)INTERNET
Kontrol Operasi
Penyimpanan
Arsip Elektronik
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
13/53
Digitasi untuk
preservasi/akses
Penyimpanan ArsipNon-elektronik
PENGGUNA
kontro l
APLIKASI
KEARSIPAN
PENYERAHANARSIP STATIS
PEMUSNAHAN
ARSIP
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
PENGGUNA
PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)
PUSAT
ARSIP
(RECORDS
CENTER)
UU No 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
14/53
Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, danpengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung olehsumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputipenciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputiakuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayananpublik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
15/53
Arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
Arsip sebagaipertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi
Pengolahan
Preservasi
Akses
struktur
isikonteks
Kegiatan/Peristiwa
Penciptaan
Pemeliharaan
Penggunaan
Penyusutan
PENGELOLAANARSIP
a. Menjamin terciptanyaarsip;
b. Menjaminketersediaan arsip;
c. Menjamin terwujudnyapengelolaan danpemanfaatan arsip;
d. Menjamin pelindungan
kepentingan negaradan hak-hakkeperdataan rakyat;
e. Mendinamiskanpenyelenggaraankearsipan nasional;
f. Menjamin keselamatandan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawaban;
g. Menjamin keselamatanaset nasiona;
h. Meningkatkan kualitaspelayanan publik.
Arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
Arsip sebagaipertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi
Pengolahan
Preservasi
Akses
struktur
isikonteks
struktur
isikonteks
Kegiatan/Peristiwa
Penciptaan
Pemeliharaan
Penggunaan
Penyusutan
PENGELOLAANARSIP
a. Menjamin terciptanyaarsip;
b. Menjaminketersediaan arsip;
c. Menjamin terwujudnyapengelolaan danpemanfaatan arsip;
d. Menjamin pelindungan
kepentingan negaradan hak-hakkeperdataan rakyat;
e. Mendinamiskanpenyelenggaraankearsipan nasional;
f. Menjamin keselamatandan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawaban;
g. Menjamin keselamatanaset nasiona;
h. Meningkatkan kualitaspelayanan publik.
SUMBER DAYA
PEMBINAAN
KEBIJAKAN
DINAMIS
STA
TIS
UU No 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
16/53
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatanyang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipannasional;
b. Menjamin ketersediaan arsipyang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsipyang andal dan
pemanfaatan arsipsesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyatmelalui pengelolaan dan pemanfaatan arsipyang autentik dan terpercaya;
e. .
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
17/53
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai
suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawabandalam kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasionaldalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagaiidentitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publikdalam pengelolaan danpemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
18/53
1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN
Peraturan Perundang-undangan
2. NSPK(Norma, Standar, Pedoman/Prosedur, Kriteria)
- Peraturan/Ketentuan Teknis- Standar Teknis Nasional dan Internasional
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
19/53
UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)
MENGGANTIKAN
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
20/53
PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979
TENTANG PENYUSUTAN ARSIP(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151)
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286)
TIDAK BERLAKU
dengan demikian
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
21/53
1. ISO/TR Bidang Kearsipan
2. Standar Teknis dari Organisasi Kearsipan Internasional(ICA, ARMA, dll.)
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
22/53
ISO 13008:2012Information and documentation -- Digital records conversion and migration process
ISO/TR 13028:2010
Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records
ISO 15489-1:2001
Information and documentation -- Records management -- Part 1: General
ISO/TR 15489-2:2001Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines
ISO 16175-1:2010
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments
-- Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-2:2011
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments
-- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO 16175-3:2010
Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments
-- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52326http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52326 -
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
23/53
ISO/TR 17068:2012
Information and documentation - Trusted third party repository for digital records
ISO 22310:2006
Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in
standards
ISO 23081-1:2006
Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
ISO 23081-2:2009
Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues
ISO/TR 23081-3:2011
Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method
ISO/TR 26122:2008
Information and documentation -- Work process analysis for records
ISO 30300:2011
Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2011
Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=58087http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40899http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=43391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=43391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40899http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=58087 -
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
24/53
Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundangundangan;
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
25/53
Kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud di atas
berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadaparsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggarannegara dan/atau bantuan luar negeri.
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakanoleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjiankerja.
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakansetelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepadapemberi kerja dan lembaga lain yang terkait.
Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara,pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atauBUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud di ataswajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayaidengan anggaran negara kepada pemberi kerja.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
26/53
Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan
dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuaidengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasaranadan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untukpengelolaan arsip.
Prasarana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dandikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasidan komunikasi.
Prasarana dan sarana meliputi gedung, ruangan, danperalatan.
Persyaratan prasarana dan sarana mengatur lokasi, konstruksi,dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip sertaspesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
27/53
Pasal 86
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yangbenar sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 51 ayat 2 : Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat(1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yangbenar.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahundandenda paling banyak Rp 500.000.000,00(lima ratus juta rupiah).
UU 14/2009 KIP - Pasal 53:Setiap Orang yang dengan sengaja dan melawan hukum menghancurkan, merusak, dan/atau
menghilangkan dokumen Informasi Publik dalam bentuk media apa pun yang dilindungi negara
dan/atau yang berkaitan dengan kepentingan umum dipidana dengan pidana penjara paling lama 2
(dua) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
28/53
Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memilikinilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telahditentukan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 53 : Kewajiban penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahundandenda paling banyak Rp 500.000.000,00(lima ratus juta rupiah).
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
29/53
Pasal 88
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yangdibiayai dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 58 ayat 3 : Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaganegara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian
kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajibmenyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yangdibiayai dengan anggaran negara kepada pemberikerja.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahunatau denda palingbanyak Rp 250.000.000,00(dua ratus lima puluh juta rupiah).
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
30/53
TEKNIKPEMUSNAHAN ARSIP
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
31/53
Pemusnahan arsip adalah salah satu darikegiatan penyusutan arsip yang bertujuanmengurangi jumlah arsip. Kegiatan lainnyaadalah pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan dan penyerahanarsip statis kepada lembaga kearsipan.
Setiap lembaga negara dan lembaga yangterkena kewajiban berdasarkan Undang-
Undang Kearsipan dilarang melaksanakanpemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
32/53
ARSIP DI SALAH SATU KANTOR
(Karena Tidak Melakukan Penyusutan Arsip)
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
33/53
Arsip yang ditata dengan baik,penyusutan arsipnya akan jauh lebih mudah .
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
34/53
Arsip di salah satu kantorsetelah penyusutan arsip
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
35/53
1. Harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perUUan yang
berlaku;2. Menjadi tanggung jawab pencipta arsip (PA);3. Hanya dilakukan oleh UK setelah mmperoleh prsetujuan pimp.
Pencipta arsip dan/kepala ANRI.4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan uk/ di
tempat lain di bawah koord. & Tanggung jawab UK PA ybs.5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,
undangan dan duplikasi dapat dilaksanakan di masing-masingunit pengolah.
6. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisikmaupun informasinya.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
36/53
a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primermaupun nilai guna sekunder;
b. Telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yangmelarang;
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatuperkara.
36
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
37/53
1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pimpinan LembagaNegara, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan Lembaga Negara.
37
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
38/53
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemda provinsi/kab/ kotayang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahunditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah
atau penyelenggara pemda provinsi/kab/kota setelahmendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari gubernur/bupati/ walikota.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja perangkatdaerah atau penyelenggara Pemerintahan DaerahProvinsi/kabupaten/kota.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
39/53
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerahprovinsi/kab/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
gubernur/bupati/walikota setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut di menjadi
tanggung jawab lembaga kearsipan daerahprovinsi/kabupaten/kota.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
40/53
1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan olehgubernur/bupati/walikota setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi/Kabupaten/Kota.
40
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
41/53
1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMDyang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah
mendapat:
a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN
atau BUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan
(records centre) di lingkungan BUMN atau BUMD.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
42/53
1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yangmemiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahunditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelahmendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atauBUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan (recordscentre) di lingkungan BUMN atau BUMD.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
43/53
1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan oleh pimpinanBUMN atau BUMD, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMNatau BUMD
43
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
44/53
1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10(sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor atau sebutan lainyang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Rektor atau sebutan lain yangsejenis.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja rektorat,fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yangsejenis.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
45/53
1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektoratau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan
Perguruan Tinggi.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
46/53
1. Pemusnahan arsip di tanpa JRA ditetapkan oleh Rektoratau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
47/53
a. Pembentukan panitia penilai;
b. Penyeleksian arsip;
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah;
d. Penilaian oleh panitia penilai;e. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan
pencipta arsip;
f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. Pelaksanaan pemusnahan arsip.
47
DAFTAR ARSIP MUSNAH
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
48/53
DAFTAR ARSIP MUSNAH
PEMERINTAH DESA CIBADAK
NO
KODE
KLASS JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KET.
1 2 3 4 5 6
1 005 surat Undangan 2002 3 berkas Musnah
2 010 Kumpulan Rekening listrik 2001 1 bundel - sda -
3 000 Brosur-brosur 2004 5 berkas - sda -4 000 Kumpulan Surat Edaran 2002 2 ordner - sda -
Mengetahui : Bogor, 4 Mei 2010
Kepala Desa Sekretaris Desa
Endang Suryana Rosidin
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
49/53
Nomor .
Pada hari ini, tanggalbulan...tahun.yang bertanda tangan di bawah iniberdasarkan surat. Notanggaldan Surat Tugas No.. tanggal..telah melakukan pemusnahan arsip sejumlah , tercantum dalam daftarterlampir dengan cara :
Dicacah/dibakar (pilih salah satu)Gowa,...2012
Kepala Desa/Sekretaris Desa
()
Saksi :
Kaur Pemerintahan Unsur dari Kecamatan
() ()
Kaur Umum Desa Unsur dari Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota
(....) (.)
METODE PEMUSNAHAN
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
50/53
1. Pencacahan/perobekan, menggunakan beberapametode untuk memotong atau merobek hinggamenjadi bagian kecil-kecil.
2. Pembakaran (tidak direkomendasikan)3. Pemusnahan secara kimiawi4. Penulisan ulang atau pemformatan kembali
(ISO/TR 15489-2, Information And DocumentationRecords Management) untuk media rekamelektronik
METODE PEMUSNAHAN
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
51/53
1. Wajib disimpan oleh pencipta arsip.2. Arsip yang tercipta pada saat pemusanahan antara lain:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. Notulen rapat panitia penilai arsip saat melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnahdan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. Surat persetujuan dari kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yangmemiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;g. Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
h. Daftar Arsip yang Dimusnahkan.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
52/53
3. Arsip yang tercipta pada saat pemusnahan arsipdiperlakukan sebagai arsip vital.
4. Berita acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yangdimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.
-
5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613
53/53
semoga bermanfaat ...