materi 2 - presentasi_arsip_datascrip-140613

5/25/2018 Materi 2 - Presentasi_Arsip_Datascrip-140613

1/53

Tim Pusdiklat Kearsipan ANRI:

1. M. Imam Mulyantono

2. Yayan Daryan

3. Gunawan Ariwibowo

DATASCRIP SOLUTION DAYS 2013

Jakarta, 14 Juni 2013


2/53

UU No. 43 tahun 2009 (Records + Archives):Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasidan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003 (Records):

Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi

atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhikewajiban hukum atau transaksi kerjanya.


3/53

UU No. 8 tahun 1997: Dokumen Perusahaan

DOKUMEN PERUSAHAAN

Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterimaoleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baiktertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam

bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.


4/53

UU No. 11 tahun 2008: Informasi dan Transaksi Elektronik - ITE

INFORMASI ELEKTRONIK

Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik(electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode

Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami

oleh orang yang mampu memahaminya.

DOKUMEN ELEKTRONIK

Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpandalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapatdilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,

termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atausejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki maknaatau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.


5/53

Sebagian besar arsip

dimusnahkan

karena sudah

tidak digunakan

Arsip diciptakan &

digunakan langsung untuk

Pelaksanaan TUPOKSI organisasi

(frekuensi penggunaannya tinggidan/atau terus menerus)

( ARSIP AKTIF )

Arsip disimpan untukreferensi dan memori lembaga

(frekuensi penggunaannya

telah menurun)

( ARSIP INAKTIF )

Sebagian kecil arsip disimpan

sebagai bahan pertanggungjawaban

nasional & memori kolektif

(memiliki nilai guna kesejarahan,

telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan)

ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS


6/53

Sebagian besar arsip

dimusnahkan

karena sudah

tidak digunakan

ARSIP AKTIFoleh

UNIT PENGOLAH

diPUSAT ARSIP

(CENTRAL FILE)

ARSIP INAKTIFolehUNIT KEARSIPAN

di

PUSAT ARSIP

(RECORDS CENTER)

ARSIP STATISoleh

LEMBAGA KEARSIPAN

di

DEPOT ARSIP

(ARCHIVES)

ARSIP DINAMIS


7/53

PENGELOLAAN ARSIP

BERBASIS TIKMANUAL /

TRADISIONAL

Ars ip

Non-elektronik

Ars ip

Non-elektronik

Ars ip Elekt ron ik


8/53

PROSES KEGIATAN

ELEKTRONIK

dilakukan secara

MANUALMANUAL &

ELEKTRONIK

menghasi lkan

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

HIBRIDA

(berbasis TIK)

SISTEM PENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK

(berbasis TIK)

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

MANUAL

OTOMASI

PENGELOLAAN

ARSIP

(berbasis TIK)

ARSIP

NON-ELEKTRONIKARSIP ELEKTRONIK


9/53

SISTEM INFORMASI

KEARSIPAN STATIS

( SIKS )

SISTEM INFORMASI

KEARSIPAN DINAMIS

( SIKD )

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Arsip

(Fisik)

Sistem

Informasi

Pencipta /

Lembaga

Kearsipan

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

AKTIF INAKTIF STATIS

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

Sistem

Informasi

Nasional


10/53

menjamin ketersediaan

arsip dalam penyeleng-

garaan kegiatan sebagai

bahan akuntabilitas kinerja

dan alat bukti yang sah

a. penciptaan arsip;b. penggunaan dan

pemeliharaan arsip;

c. penyusutan arsip;

dalam SKN

PENCIPTA ARSIP:

a. lembaga negara;b. pemerintahan daerah;

c. perguruan tinggi negeri;

d. BUMN dan/atau BUMD.

melakukan

untuk

a. andal;

b. sistematis;

c. utuh;d. menyeluruh;

e. sesuai dengan

norma, standar,

prosedur, dan

kriteria.

berdasarkan

s is tem yangmendukung

a. tata naskah

dinas;

b. klasifikasi arsip;c. jadwal retensi

arsip;

d. sistem klasifikasi

keamanan dan

akses arsip.

a. autentik;

b. utuh;

c. aman;

d. selamat.

agar

ars ip tetap

UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan


11/53

Sistem KlasifikasiKeamanan danAkses Arsip

PENGELOLAANARSIP DINAMIS

Penciptaan

Penggunaan

Pemeliharaan

Penyusutan

Pembuatan

Penerimaan

Dokumentasi

- Tata Naskah Dinas-Klasifikasi Arsip-Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

RegsitrasiDistribusiPengendalian

RegsitrasiDistribusiPengendalian

Alih media

Pemberkasan Arsip Aktif

Penataan Arsip Inaktif

Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Klasifikasi Arsip

Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif

Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif

Terjaga dan Umum

Program Arsip Vital

Jadwal RetensiArsip (JRA)

Pemindahan Arsip Inaktif

Pemusnahan Arsip

Penyerahan Arsip Statis

SeleksiPembuatan Daftar - Penataan

Prosedur - Dokumentasi

Prosedur - Dokumentasi

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -Penyelamatan & Pemulihan

PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan


12/53

Caraka / Pos

(masuk)

Digitasi

PenyimpananArsip Non-elektronik

PUSAT

BERKAS

(CENTRAL

FILE)

PENGOLAH

ARSIP

PENGOLAH

ARSIP

komunikas i

kedinasan

elektronik

APLIKASI

KEARSIPANRegistrasi

Caraka / Pos

(keluar)

Surat

elektronik

(e-mail)INTERNET

Kontrol Operasi

Penyimpanan

Arsip Elektronik

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF


13/53

Digitasi untuk

preservasi/akses

Penyimpanan ArsipNon-elektronik

PENGGUNA

kontro l

APLIKASI

KEARSIPAN

PENYERAHANARSIP STATIS

PEMUSNAHAN

ARSIP

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF

PENGGUNA

PUSAT

BERKAS

(CENTRAL

FILE)

PUSAT

ARSIP

(RECORDS

CENTER)

UU No 43 Tahun 2009 : Kearsipan


14/53

Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, danpengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung olehsumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.


Proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputipenciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputiakuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayananpublik dalam suatu sistem kearsipan nasional.


15/53

Arsip sebagai bahan

akuntabilitas kinerja


Arsip sebagaipertanggungjawaban nasional

bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanyaarsip;

b. Menjaminketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnyapengelolaan danpemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan

kepentingan negaradan hak-hakkeperdataan rakyat;

e. Mendinamiskanpenyelenggaraankearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatandan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatanaset nasiona;

h. Meningkatkan kualitaspelayanan publik.

Arsip sebagai bahan

akuntabilitas kinerja


Arsip sebagaipertanggungjawaban nasional

bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanyaarsip;

b. Menjaminketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnyapengelolaan danpemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan

kepentingan negaradan hak-hakkeperdataan rakyat;

e. Mendinamiskanpenyelenggaraankearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatandan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatanaset nasiona;

h. Meningkatkan kualitaspelayanan publik.

SUMBER DAYA

PEMBINAAN

KEBIJAKAN

DINAMIS

STA

TIS

UU No 43 Tahun 2009 : Kearsipan


16/53

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatanyang dilakukan oleh

lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipannasional;

b. Menjamin ketersediaan arsipyang autentik dan terpercaya

sebagai alat bukti yang sah;c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsipyang andal dan

pemanfaatan arsipsesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak

keperdataan rakyatmelalui pengelolaan dan pemanfaatan arsipyang autentik dan terpercaya;

e. .




17/53

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai

suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsipsebagai buktipertanggungjawabandalam kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara;

g. Menjamin keselamatan aset nasionaldalam bidang ekonomi,

sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagaiidentitas dan jati diri bangsa; dan

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publikdalam pengelolaan danpemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.



18/53

1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN

Peraturan Perundang-undangan

2. NSPK(Norma, Standar, Pedoman/Prosedur, Kriteria)

- Peraturan/Ketentuan Teknis- Standar Teknis Nasional dan Internasional


19/53

UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971

TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,

Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)

MENGGANTIKAN


20/53

PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979

TENTANG PENYUSUTAN ARSIP(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,


(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,


TIDAK BERLAKU

dengan demikian


21/53

1. ISO/TR Bidang Kearsipan

2. Standar Teknis dari Organisasi Kearsipan Internasional(ICA, ARMA, dll.)


22/53

ISO 13008:2012Information and documentation -- Digital records conversion and migration process

ISO/TR 13028:2010

Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records

ISO 15489-1:2001

Information and documentation -- Records management -- Part 1: General

ISO/TR 15489-2:2001Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines

ISO 16175-1:2010

Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments

-- Part 1: Overview and statement of principles

ISO 16175-2:2011


-- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

ISO 16175-3:2010


-- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52326http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52326


23/53

ISO/TR 17068:2012

Information and documentation - Trusted third party repository for digital records

ISO 22310:2006

Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in

standards

ISO 23081-1:2006

Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles

ISO 23081-2:2009

Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues

ISO/TR 23081-3:2011

Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method

ISO/TR 26122:2008

Information and documentation -- Work process analysis for records

ISO 30300:2011

Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary

ISO 30301:2011

Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements

http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=58087http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40899http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=43391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=43391http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40899http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=58087


24/53

Penyusutan arsip meliputi:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak

memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundangundangan;

c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan.



25/53

Kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud di atas

berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadaparsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggarannegara dan/atau bantuan luar negeri.

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakanoleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjiankerja.

Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakansetelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepadapemberi kerja dan lembaga lain yang terkait.

Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara,pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atauBUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud di ataswajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayaidengan anggaran negara kepada pemberi kerja.



26/53

Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan

dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuaidengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasaranadan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untukpengelolaan arsip.

Prasarana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dandikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasidan komunikasi.

Prasarana dan sarana meliputi gedung, ruangan, danperalatan.

Persyaratan prasarana dan sarana mengatur lokasi, konstruksi,dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip sertaspesifikasi peralatan pengelolaan arsip.



27/53

Pasal 86

Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yangbenar sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 51 ayat 2 : Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat(1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yangbenar.

dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahundandenda paling banyak Rp 500.000.000,00(lima ratus juta rupiah).

UU 14/2009 KIP - Pasal 53:Setiap Orang yang dengan sengaja dan melawan hukum menghancurkan, merusak, dan/atau

menghilangkan dokumen Informasi Publik dalam bentuk media apa pun yang dilindungi negara

dan/atau yang berkaitan dengan kepentingan umum dipidana dengan pidana penjara paling lama 2

(dua) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).



28/53

Pasal 87

Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memilikinilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telahditentukan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 53 : Kewajiban penyerahan arsip statis kepada lembaga

kearsipan.

dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahundandenda paling banyak Rp 500.000.000,00(lima ratus juta rupiah).



29/53

Pasal 88

Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yangdibiayai dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 58 ayat 3 : Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaganegara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian

kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajibmenyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yangdibiayai dengan anggaran negara kepada pemberikerja.

dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahunatau denda palingbanyak Rp 250.000.000,00(dua ratus lima puluh juta rupiah).


30/53

TEKNIKPEMUSNAHAN ARSIP


31/53

Pemusnahan arsip adalah salah satu darikegiatan penyusutan arsip yang bertujuanmengurangi jumlah arsip. Kegiatan lainnyaadalah pemindahan arsip inaktif dari unit

pengolah ke unit kearsipan dan penyerahanarsip statis kepada lembaga kearsipan.

Setiap lembaga negara dan lembaga yangterkena kewajiban berdasarkan Undang-

Undang Kearsipan dilarang melaksanakanpemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.


32/53

ARSIP DI SALAH SATU KANTOR

(Karena Tidak Melakukan Penyusutan Arsip)


33/53

Arsip yang ditata dengan baik,penyusutan arsipnya akan jauh lebih mudah .


34/53

Arsip di salah satu kantorsetelah penyusutan arsip


35/53

1. Harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perUUan yang

berlaku;2. Menjadi tanggung jawab pencipta arsip (PA);3. Hanya dilakukan oleh UK setelah mmperoleh prsetujuan pimp.

Pencipta arsip dan/kepala ANRI.4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan uk/ di

tempat lain di bawah koord. & Tanggung jawab UK PA ybs.5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,

undangan dan duplikasi dapat dilaksanakan di masing-masingunit pengolah.

6. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisikmaupun informasinya.


36/53

a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primermaupun nilai guna sekunder;

b. Telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yangmelarang;

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatuperkara.

36


37/53

1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pimpinan LembagaNegara, setelah mendapat:

a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;

b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan Lembaga Negara.

37


38/53

1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemda provinsi/kab/ kotayang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahunditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah

atau penyelenggara pemda provinsi/kab/kota setelahmendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari gubernur/bupati/ walikota.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja perangkatdaerah atau penyelenggara Pemerintahan DaerahProvinsi/kabupaten/kota.


39/53

1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerahprovinsi/kab/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh

gubernur/bupati/walikota setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut di menjadi

tanggung jawab lembaga kearsipan daerahprovinsi/kabupaten/kota.


40/53

1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan olehgubernur/bupati/walikota setelah mendapat:



2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi/Kabupaten/Kota.

40


41/53

1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMDyang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun

ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah

mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN

atau BUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan

(records centre) di lingkungan BUMN atau BUMD.


42/53

1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yangmemiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahunditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelahmendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atauBUMD menjadi tanggung jawab unit kearsipan (recordscentre) di lingkungan BUMN atau BUMD.


43/53

1. Pemusnahan arsip tanpa JRA ditetapkan oleh pimpinanBUMN atau BUMD, setelah mendapat:



2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMNatau BUMD

43


44/53

1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10(sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor atau sebutan lainyang sejenis, setelah mendapat:


b. Persetujuan tertulis dari Rektor atau sebutan lain yangsejenis.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjadi

tanggungjawab Unit Kearsipan di satuan kerja rektorat,fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yangsejenis.


45/53

1. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektoratau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:

a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkungan

Perguruan Tinggi.


46/53

1. Pemusnahan arsip di tanpa JRA ditetapkan oleh Rektoratau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:



2. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut menjaditanggungjawab Unit Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi


47/53

a. Pembentukan panitia penilai;

b. Penyeleksian arsip;

c. Pembuatan daftar arsip usul musnah;

d. Penilaian oleh panitia penilai;e. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan

pencipta arsip;

f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan

g. Pelaksanaan pemusnahan arsip.

47

DAFTAR ARSIP MUSNAH


48/53

DAFTAR ARSIP MUSNAH

PEMERINTAH DESA CIBADAK

NO

KODE

KLASS JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KET.

1 2 3 4 5 6

1 005 surat Undangan 2002 3 berkas Musnah

2 010 Kumpulan Rekening listrik 2001 1 bundel - sda -

3 000 Brosur-brosur 2004 5 berkas - sda -4 000 Kumpulan Surat Edaran 2002 2 ordner - sda -

Mengetahui : Bogor, 4 Mei 2010

Kepala Desa Sekretaris Desa

Endang Suryana Rosidin


49/53

Nomor .

Pada hari ini, tanggalbulan...tahun.yang bertanda tangan di bawah iniberdasarkan surat. Notanggaldan Surat Tugas No.. tanggal..telah melakukan pemusnahan arsip sejumlah , tercantum dalam daftarterlampir dengan cara :

Dicacah/dibakar (pilih salah satu)Gowa,...2012

Kepala Desa/Sekretaris Desa

()

Saksi :

Kaur Pemerintahan Unsur dari Kecamatan

() ()

Kaur Umum Desa Unsur dari Lembaga Kearsipan

Kabupaten/Kota

(....) (.)

METODE PEMUSNAHAN


50/53

1. Pencacahan/perobekan, menggunakan beberapametode untuk memotong atau merobek hinggamenjadi bagian kecil-kecil.

2. Pembakaran (tidak direkomendasikan)3. Pemusnahan secara kimiawi4. Penulisan ulang atau pemformatan kembali

(ISO/TR 15489-2, Information And DocumentationRecords Management) untuk media rekamelektronik

METODE PEMUSNAHAN


51/53

1. Wajib disimpan oleh pencipta arsip.2. Arsip yang tercipta pada saat pemusanahan antara lain:

a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. Notulen rapat panitia penilai arsip saat melakukan penilaian;

c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan

pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnahdan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. Surat persetujuan dari kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yangmemiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan

pemusnahan arsip;g. Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan

h. Daftar Arsip yang Dimusnahkan.


52/53

3. Arsip yang tercipta pada saat pemusnahan arsipdiperlakukan sebagai arsip vital.

4. Berita acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yangdimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.


53/53

semoga bermanfaat ...

materi 2 - presentasi_arsip_datascrip-140613

Documents