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Gestión Despacho
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Externos
RegistroCodificación
ArchivoDistribución
(Mesa de Entrada)
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOSARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS
Recepción
Consulta
Instrucción
Tramitación
Funcionario 1
Recepción
Consulta
Elabora Respuesta
Despacha
Funcionario 2
Recepción
Toma Acción
Remisión
Transferencia
Funcionario 4
Recepción
Consulta
Archivo
Funcionario 5
Mesa de Entrada
Bandeja de Correspondencias
Pesonales
Seguridad de Correspondencia
RegistroRegistroDespacho Despacho ExternoExterno
Corresp. Interna
Corresp. Externa
Elabora. Doc
Transfiere
Funcionario 3
Recibe
Toma conocimiento
Toma acción
Tramita
Funcionario 6
Recibe
Toma conocimiento
Dar por Finalizada
Funcionario 7
ProcedimieProcedimientosntosMapa
Procedimientos
RESUMEN PROCESO DE TRABAJORESUMEN PROCESO DE TRABAJO
Mapa
ProcedimientosRecepción-Registro-Archivo y Distribución
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Correspondenciay Documentos
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Tramitación
Funcionario 1
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Toma Acción
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Funcionario 5
Recibe
Toma conocimiento
Dar por Finalizada
Funcionario 7Corresp. Interna
Corresp. Externa
Mesa de Entrada
Bandeja de Corrspondencias
Pesonales
Seguridad de Correspondencia
RegistroRegistroDespacho Despacho ExternoExterno
Fax
@
Mesa de Entrada
PantallPantallasas
Procedimientos
Mapa
Procedimientos
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RESUMEN PROCESO DE TRABAJORESUMEN PROCESO DE TRABAJO
Mapa
ProcedimientosRecepción-Registro-Archivo y Distribución
Gestión Despacho
Correspondenciay Documentos
Externos
RegistroCodificación
ArchivoDistribución
(Mesa de Entrada)
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOSARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS
Recepción
Consulta
Instrucción
Tramitación
Funcionario 1
Recepción
Consulta
Elabora Respuesta
Despacha
Funcionario 2
Recepción
Toma Acción
Remisión
Transferencia
Funcionario 4
Recepción
Consulta
Archivo
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Corresp. Interna
Corresp. Externa
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Bandeja de Corrspondencias
Pesonales
Seguridad de Correspondencia
RegistroRegistroDespacho Despacho ExternoExterno
Fax
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Transfiere
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Recibe
Toma conocimiento
Toma acción
Tramita
Funcionario 6
Recibe
Toma conocimiento
Dar por Finalizada
Funcionario 7
Mesa de Entrada
Recepción y Registro de Correspondencia ExternaRecepción y Registro de Correspondencia Externa
Registro de Emisor
Registro de Correspondencia
Elaborar Documento Nuevo (Agregar destinatario a la correspondencia)Elaborar Documento Nuevo (Agregar destinatario a la correspondencia)
Registro del Destinatario
Datos Principales del Destinatario
Nueva CorrespondenciaNueva Correspondencia
Datos Principales de la Correspondencia
Documento de Correspondencia
Recepcion, Acción y Tramite de correspondenciaRecepcion, Acción y Tramite de correspondencia
Recepcion, Acción y Tramite de correspondencia InternaRecepcion, Acción y Tramite de correspondencia Interna
Archivo de Archivo de CorrespondenciaCorrespondencia
Bús
qued
a en
Tod
o, E
xter
na e
Inte
rna
Pantalla de búsqueda (Corresp. Interna)
Crite
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l Arch
ivo
CORRESPONDENCIA
• De correspondencia
– Medios de llegada – Papeles– Fax– Email
– Volumen total ingresado– Documentación externa =xxxx aprox.– Documentación interna = xxxx aprox.
• De llamadas telefónicas
– Medios de llegada – Extensiones = xxx – Líneas directas = xxx– Microondas = xxx– Internos =xxx
– Volumen total ingresado– Nº de llamadas = xxxx aproximadamente (xx cada 10 minutos durante 12 horas)
• De la comunicación informal (Email)
RegistrRegistroo
Recepción y Registro (Mesa de Recepción y Registro (Mesa de Entrada)Entrada)
Correspondencia Externa
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
Mesa de EntradaRRHH
INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTOS SOFTWAREFISICOS TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaExterna
•Dos (2)
capacitadas y
exclusivamente
dedicadas a esto.
•Personal capacitado
en (organización y
temas)
Lugar exclusivo y fuera del ante-despacho.•2 PC en red y conectado a Internet•Líneas telefónicas
1. Seleccionar del 100% de la correspondencia y dividirlas en (personales, inseguras e Institucionales)
Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada.
2. Enviar las Corresp.:•Las personales para la bandeja de Corresp. Personal.•Las inseguras para su a Seguridad para su aprobación.•Las Institucionales aprobadas cargar en el sistema de registro.
2. Registrar en el sistema (nombre, apellido, institución, objeto de la )3. Impresión de listado (2 diarios)
Recepción y Recepción y RegistroRegistro
Correspondencia Interna
INPUTSRECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
Documentaciones
InstruccionesSolicitudes(Internas)
•PC en red y conectado a Internet
1) CARGA O REGISTRO DE DATOS DE LA CORRESPONDENCIA
DestinatarioAsunto o descripciónFecha de origenNúmero de Origen: Código y Número de radicación de origen Grado de reserva: Normal o Reservado Prioridad o Tipo: Tutela de 8, 24, 48 horas. Petición, Derecho de Petición 10 días hábiles. Requerimiento según lo solicitadoMedio de Recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, Correo, Fax, E-mail, Courrier, Mensajero, por mano, etc.Documento Referencia: Articulación de referencia con comunicaciones ingresadas o enviadas o internas que hacen referencia al objeto de la comunicación permitiendo generar la estructura relacionada y posibilitando la conformación del legajo o carpeta. Esta articulación se realiza ubicando el codificador con lo que fue radicado la comunicación y el número correspondienteResponsable: Nombre del funcionario que se hace responsable de la gestión de la comunicación.Resumen del Texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de la comunicación.Digitalizar Imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la mesa de entrada toda comunicación debe ser digitalizada, hasta 20 páginas.Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por medio de email o archivo magnético.
• TRANSFERIR CORRESPONDENCIA Transfiere la correspondencia al despacho del funcionario destinatario.
Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada.
Seguridad de Seguridad de Correspondencia Correspondencia
Correspondencia Externa
INPUTSRECURSOS REQUERIDOS
Mesa de EntradaRRHH
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS
FISICOS TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaExterna
Clasificada como Insegura
Personal de
seguridad
exclusivamente
dedicado a esto.
Lugar exclusivo y fuera del edificio de la Institución.Detector de metales, otros.
1. Seleccionar del 100% de la correspondencia clasificada como insegura para su verificación.
2. Todo sobre, paquete o envío postal, será revisado por el detector de metales.
3. Se procederá con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas, entre otras: • Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. • Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. • Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.
4. Enviar correspondencia aprobada a la mesa de entrada.
ArchivoArchivoss
Archivo de Correspondencia
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaInterna y Externa
Registradas
• PC en red
En el Archivo de Correspondencia, iniciara su trabajo realizando la búsqueda y consulta del documento directamente en:
Todo el archivo: La búsqueda y consulta podrá hacerlo de acuerdo al origen del documento ( Correspondencia Interna, Correspondencia Externa, Correspondencias Interna/ Externa ). En este caso la pantalla le desplegará un listado de toda la correspondencia, pudiendo usted seleccionar individualmente la que quiera consultar.
Correspondencia Externa: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen fuera de la institución.
Correspondencia Interna: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen dentro de la institución.
Ejecuta la búsqueda dentro del archivo, obteniendo un resultado de acuerdo con los criterios establecidos.
Recepción y Gestión de Correspondencia Externa Recepción y Gestión de Correspondencia Externa RecibidaRecibida
Correspondencia Externa
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaEXTERNA
• PC en red
•Ver comentarios de trasferencias
•Ver Recorrido
•Ver Resoluciones
•Buscar y Asociar Documentos
•Ver documento
•Ver documentos anexos y digitalizados
•Ver clasificación del Documento
•Elaborar documento derivado
•Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones
•Transferir
•Dar por finalizada la gestión sobre el documento
•Imprimir
Permite la recepción y gestión de la documentación recibida.
Elaborar RespuestaElaborar Respuesta
Correspondencia Externa
INPUTSRECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaEXTERNA
• PC en red
El documento derivado es una nueva correspondencia que sea
elabora a partir de otra.
•Ingresar a una correspondencia Externa
•Seleccionar la función Elaborar Documento Derivado ( le
permite elaborar un nuevo documento, a partir del que esta
gestionando)
•Seleccionar un formato para el documento
•Determinar el destinatario
•Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si la
correspondencia es una respuesta de la correspondencia
precedente)
•Tramitar Documento
Permite elaborar
documentos
derivados de las
correspondencias
tanto internas
como externa, en
el caso de que la
correspondencia es
del tipo externa
nos permite
realizar la
respuestas de las
correspondencias.
Elaborar DocumentoElaborar Documento
Correspondencia Interna
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
Necesidad de documentar las
decisiones Internas de la Institución
(Por Instrucción
Verbal, por
disposiciones de la
Institución, por
iniciativa propia,
etc)
• PC en red
•Dentro del módulo de correspondencia Seleccione
•Seleccionar un formato para el documento
•Determinar el destinatario
•Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si
la correspondencia es una respuesta de la correspondencia
precedente)
•Transfiere el Documento
Permite la
elaboración de
documento oficiales
de la Institución,
para su posterior
gestionamiento.
(Transferencias de
copias,
documentación
derivada, etc)
Recepción de Correspondencia Interna RecibidaRecepción de Correspondencia Interna Recibida
Correspondencia Externa
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaINTERNA
• PC en red
•Ver comentarios de trasferencias
•Ver Recorrido
•Ver Resoluciones
•Buscar y Asociar Documentos
•Ver documento
•Ver documentos anexos
•Ver clasificación del Documento
•Elaborar documento derivado
•Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones
•Transferir
•Dar por finalizada la gestión sobre el documento
•Dar por finalizada la gestión sobre el documento y asignarle un
código
•Imprimir
Permite la recepción y gestión de la documentación recibida y las que están en elaboración.
Finalizar DocumentoFinalizar Documento
Correspondencia Externa
INPUTSRECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaInterna y Externa
• PC en red
•RECIBIR, encuentra la correspondencia en su despacho
•TOMAR CONOCIMIENTO, verifica la correspondencia (ve
comentarios de transferencia, si es una copia, si es interna
o externa etc.)
•GESTIONAR, según el tipo de correspondencia que sea
puede informarse, adicionar datos, elaborar documentos
derivados, etc)
•FINALIZAR, según el tipo de documento podrá finalizar y
asignarle un código y/o quitar de su despacho.
Si es una
correspondencia
externa o si es una
copia, permite indicar
que la
correspondencia ya
ha sido gestionada,
quitando dicha
correspondencia del
despacho del
funcionario
responsable y
dejando un registro
en el archivo.
Si es una
correspondencia en
elaboración o no
finalizada permite
finalizar la gestión del
documento y se le
asigna un código.
Despacho Correspondencia ExternoDespacho Correspondencia Externo
Correspondencias
INPUTS
RECURSOS REQUERIDOS
INFRAESTRUCTURAPROCEDIMIENTOS SOFTWARE
TECNOLÓGICOS
CorrespondenciaINTERNA PC en Red
1. Seleccionar Datos de la correspondencia a ser enviada, para realizar la búsqueda de la misma.
2. Ejecutar Búsqueda en el Archivo.
3. Verificar Resultados, Ingresar a la correspondencia, Imprimir
4. Etiquetar, empaquetar y enviar.
Permite tener
archivada toda la
correspondencia
oficial de la
Institución,
pudiendo así
realizar la
búsqueda del
documento que
desee imprimir para
enviar.