-
2014
Compaa de Seguros Ecuatoriano Suiza S.A.
MANUAL INTERNO DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS EN FUNCION A LA NUEVA NORMATIVA JB-2012-2147 Y JB-2013-2454 REV.04
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
2
INDICE 1. INTRODUCCION
2. OBJETIVOS
3. POLITICAS
3.1 POLITICAS GENERALES
3.2 CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA
3.3 UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
3.4 MANUAL DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS
3.5 ASESORES PRODUCTORES DE SEGUROS
3.6 OPERACIONES QUE INVOLUCREN DINERO EN EFECTIVO
3.7 DE CAPACITACION
3.8 DESIGNACIN DE RESPONSABILIDAD A LAS POLTICAS DE
PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL
TERRORISMO Y OTROS DELITOS
3.9 AUSENCIA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
4. PROCEDIMIENTOS
4.1 POLITICA CONOZCA A SU CLIENTE
4.1.1 AREAS RESPONSABLES
4.1.2 PROPSITO
4.1.3 PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA
4.1.4 DEBIDA DILIGENCIA AMPLIADA
4.1.5 MEDIDAS ABREVIADAS
4.1.6 PERSONA EXPUESTA POLITICAMENTE
4.1.7 PROCEDIMIENTO DE VINCULACIN NUEVOS NEGOCIOS
Y/O RENOVACIONES
4.1.7.1 FORMULARIO DE VINCULACION DE CLIENTES
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
3
4.1.7.2 DECLARACIN SOBRE LA CONDICIN DE
PERSONA EXPUESTA POLITICAMENTE
4.1.8 PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y
VERIFICACIN DE INFORMACIN
4.1.9 BENEFICIARIOS
4.1.10 SEALES DE ALERTA
4.2 POLITICA CONOZCA A SU EMPLEADO
4.2.1 AREA RESPONSABLE
4.2.2 PROPSITO
4.2.3 PROCEDIMIENTO
4.2.4 ACTUALIZACION DE INFORMACIN
4.2.5 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCIN DE
INUSUALIDADES
4.3 POLITICA CONOZCA A SU MERCADO
4.3.1 AREA RESPONSABLE
4.3.2 PROPSITO
4.3.3 PROCEDIMIENTO
4.4 POLITICA CONOZCA A SU PRESTADOR DE SERVICIO DE
SEGUROS
4.4.1 AREAS RESPONSABLES
4.4.2 PROCEDIMIENTO
4.4.3 ACTUALIZACIN DE INFORMACIN
4.4.4 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCIN DE
INUSUALIDADES
4.5 POLITICA CONOZCA A SU ACCIONISTA
4.5.1 REA RESPONSABLE
4.5.2 PROCEDIMIENTO
5. MATRIZ DE RIESGO
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
6.1 DIRECTORIO
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
4
6.2 COMIT DE CUMPLIMIENTO
6.3 FUNCIONES DEL COMIT DE CUMPLIMIENTO
7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
7.1 CALIFICACIN DEL OFICIAL Y OFICIAL SUPLENTE
7.2 IMPEDIMIENTO A LA CALIFICACIN COMO OFICIAL DE
CUMPLIMIENTO
7.3 PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL OFICIAL DE
CUMPLIMIENTO A LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y
SEGUROS.
7.4 PROHIBICIONES
7.5 SANCIONES
7.6 FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
7.7 REPORTES VARIOS
7.8 FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SUPLENTE.
8. AUDITORA
9. DISPOSICIONES GENERALES
10. PROHIBICIONES Y SANCIONES
ANEXOS
ANEXO 1 GLOSARIO DE TERMINOS
ANEXO 2 FORMULARIO DE VINCULACION DE CLIENTES PERSONAS NATURALES
ANEXO 3 FORMULARIO DE VINCULACIN DE CLIENTES PERSONAS JURIDICAS
ANEXO 4 - LISTADO DE CLIENTES QUE APLICAN MEDIDAS ABREVIADAS
ANEXO 5 FORMULARIO PARA BENEFICIARIOS
ANEXO 6 HOJA DE VIDA
ANEXO 7- HOJA DE VIDA (MIEMBROS DEL DIRECTORIO)
ANEXO 8
8-A DECLARACION DE RECEPCIN Y LECTURA DEL CODIGO DE ETICA
8-B DECLARACIN DE RECEPCIN Y LECTURA DEL MANUAL INTERNO DE
PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y
OTROS DE DELITOS.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
5
ANEXO 9 LISTADO DE INDUSTRIAS O SECTORES ECONMICOS SOBRE LAS
CUALES SE H IDENTIFICADO COM MAYOR FRECUENCIA TIPOLOGIAS DE
LAVADO DE DINERO Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS.
ANEXO 10 GUIA DE VARIABLES MACROECONOMICAS
ANEXO 11 FORMATO DE ADENDUM AL CONTRATO DE AGENCIAMIENTO
ANEXO 12 FORMULARIO PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGUROS
PERSONA JURIDICA
ANEXO 13 FORMULARIO PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGUROS
PERSONA NATURAL
ANEXO 14 FORMULARIO DE LICITUD DE FONDOS
ANEXO 15 DECLARACIN SOBRE LA CONDICION DE PERSONA EXPUESTA
POLITICAMENTE.
ANEXO 16 CHECK LIST CON RECURSOS HUMANOS
ANEXO 17 MATRIZ DE RIESGO
ANEXO 18 RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS
ANEXO 19- MANUAL DE FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SUPLENTE
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
6
La Compaa de Seguros Ecuatoriano Suiza S.A. como entidad
controlada por la Superintendencia de Bancos y Seguros y
comprometida tica y profesionalmente con los aspectos relacionados
a la Prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y
Otros de Delitos, coopera en la implementacin de medidas necesarias
para combatir el uso de Compaas de Seguros para este tipo de
actividades.
Es importante tener presente que Lavado de Activos es el mecanismo a
travs del cual se oculta o disimula la naturaleza o el verdadero origen,
ubicacin, propiedad o control de dineros provenientes de actividades
ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera para introducirlos
como legtimos dentro del sistema econmico del pas
De esta manera, nos vemos en la obligacin de adoptar medidas de
control, orientadas a prevenir y mitigar los riesgos que en la realizacin
de sus operaciones, puedan ser utilizadas como instrumento para lavar
activos y/o financiar delitos. Cubriendo as toda clase de servicios o
productos de seguros, sin importar que se realicen en efectivo o no, as
como toda clase de clientes permanente u ocasionales, accionistas,
directivos, funcionarios, empleados, prestadores de servicios de seguros
de las empresas de seguros y las compaas de reaseguros.
Es por esto que el presente manual cuenta con polticas y
procedimientos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del
terrorismo y otros delitos. Las que regirn tambin para las personas
naturales y jurdicas que conforman el sistema de seguro privado con las
que mantengamos relaciones contractuales.
Las polticas establecidas incluyen el conocimiento del accionista,
cliente, empleado, mercado y prestadores de servicios de seguros y
tienen como marco legal las siguientes:
Resolucin de la Junta Bancaria 2010-2147 (Normas de prevencin de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de
Delitos para las personas naturales y jurdicas que integran el sistema de
seguro privado)
1. INTRODUCCIN
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
7
Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del delito de Lavado de
Activos y Financiamiento de Delitos.
Ley de Institucin del sistema Financiero
Declaracin de las cuarenta recomendaciones del GAFI
Resolucin de la Unidad de Anlisis Financiero UAF-DG-2012-0034, UAF-
DG-2012-0038
Instructivo de gestin de reporte de las instituciones del sistema de
seguros para la prevencin de lavado de activos, emitido por la Unidad
de Anlisis Financiero (UAF)
Entre otros.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
8
2. OBJETIVOS
Basados en nuestra misin y visin ECUATORIANO SUIZA tiene como
objetivo permitir la adecuada aplicacin de medidas para prevenir el
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y
traducirlas en reglas de conducta y procedimientos que orienten la
actuacin de nuestros accionistas, miembros del directorio,
administradores, funcionarios y empleados. Motivo por el cual,
desarrollaremos como mnimo los siguientes puntos:
Impulsar a nivel institucional el conocimiento de la normativa
legal, reglamentaria y operativa en materia de prevencin de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
Asegurar el acatamiento de las disposiciones internas
relacionadas con la prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, por parte de sus
rganos internos de administracin y de control, del oficial de
cumplimiento, as como de todos los funcionarios y empleados;
Misin
Nos especializamos en respaldar los activos,
proyectos y sueos de los ecuatorianos.
Visin
Ser la primera opcin de los ecuatorianos
en la contratacin de seguros.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
9
Definir factores, criterios y categoras de riesgos de prevencin de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
Establecer los lineamientos que adoptar la entidad frente a los
factores de riesgo de exposicin al Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
Establecer normas y procedimientos para la identificacin,
aceptacin, permanencia y terminacin de la relacin comercial
de clientes de acuerdo a la categora de riesgo definida por las
empresas de seguros o compaas de reaseguros;
Determinar estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones
contractuales con los clientes; y, para el monitoreo de
operaciones de aquellos clientes que por sus perfiles operacional
y de comportamiento, por las funciones que desempean o por
la cuanta y origen de los recursos financieros que administran,
pueden exponer en mayor grado, a la entidad al riesgo de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
Establecer procedimientos para la seleccin, contratacin y
monitoreo de personal;
Designar al (los) responsable (s) de llevar la relacin con el cliente,
quien (es) deber(n) aplicar las polticas de prevencin de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos,
Garantizar la reserva y confidencialidad de la informacin
obtenida o generada como parte del cumplimiento de este
captulo y conforme lo previsto en la Ley de Prevencin,
Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos;
Establecer sanciones por falta de aplicacin de polticas o
ejecucin oportuna de procesos de prevencin de Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y,
Precisar la exigencia de que los funcionarios y empleados antepongan
el cumplimiento de las normas en materia de prevencin de Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos al logro de las
metas comerciales.
El acpite Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros
Delitos del cdigo de tica, debe contener las polticas de prevencin
de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos a ser
implementadas por la empresa, las que orientarn la actuacin de los
accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y
empleados de la entidad para la adecuada aplicacin de stas, as
como las sanciones derivadas de su incumplimiento.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
10
3. POLITICAS 3.1 POLITICAS GENERALES
Los accionistas, y los miembros del directorio, as como los funcionarios y
empleados, deben observar lo previsto en la Ley de Prevencin,
Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos, su reglamento general, leyes conexas y las
disposiciones del presente manual, as como tambin los convenios y
acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado
ecuatoriano.
Ecuatoriano Suiza aplicar polticas, procesos y procedimientos de
control interno para prevenir que a travs de ellas se realicen
actividades tendientes a financiar el terrorismo, observando los
principios internacionales vigentes sobre la materia.
As mismo, se menciona la obligatoriedad de de acatamiento de todas
las disposiciones internas relacionadas con la prevencin de Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, por parte de los
rganos internos de administracin y de control, del Oficial de
Cumplimiento, as como de todos los funcionarios y empleados. La no
aplicacin a las mismas ser sujeta a las sanciones respectivas.
Independientemente de las seales de alerta que pueda generar la
Compaa, la Superintendencia de Bancos y Seguros emitir seales de
alerta mnimas que debern ser consideradas por las personas naturales
y jurdicas que conforman el sistema de seguro privado en su labor de
prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros
Delitos.
3.2 CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA
Los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y
empleados, representantes legales, contralores, auditores externos,
apoderados, asesores y comisarios, as como las personas naturales y
jurdicas que conforman el sistema de seguro privado no podrn dar a
conocer a persona no autorizada y en especial a las personas que
hayan efectuado o intenten efectuar operaciones inusuales e
injustificadas, que se ha comunicado sobre dichas operaciones a las
autoridades competentes y guardarn absoluta reserva al respecto.
Igualmente, quedan prohibidos de poner en conocimiento de clientes o
personas no autorizadas los requerimientos de informacin realizados
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
11
por autoridad competente o que dicha informacin ha sido
proporcionada.
El desacato a esta disposicin, obliga al funcionario o empleado que
conozca de ella a llevarla a conocimiento del oficial de cumplimiento,
quin a su vez, previo anlisis, comunicar el hecho al comit de
cumplimiento, organismo que dar a esta informacin el mismo
tratamiento que a un reporte de operacin inusual e injustificada,
informando si es el caso a la Unidad Anlisis Financiero UAF, para que
traslade a la Fiscala General del Estado los nombres de los funcionarios
o empleados que hubieran transgredido esta prohibicin.
Si se contrata con terceros procesos de actualizacin de la informacin,
la entidad deber implementar procedimientos legales que garanticen
la confidencialidad y reserva de los datos del cliente.
As mismo, se garantizar la reserva de la informacin obtenida o
generada como parte del programa de Prevencin de Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, desarrollados en el
presente manual y conforme a lo previsto en la Ley de Prevencin,
Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos. 3.3 UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
Contamos con una unidad de cumplimiento, conformada por el Oficial
de Cumplimiento, quien la dirige. Esta unidad crecer en proporcin a
las operaciones de la compaa y podr estar integrada por
funcionarios con formacin profesional preferiblemente en las reas de
administracin, contadura, auditora, derecho o economa.
Para su designacin por parte del directorio, el oficiales de
cumplimiento tendrn que acreditar conocimiento y experiencia en
materia de prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo y Otros Delitos y sobre las actividades, productos y servicios
que la entidad desarrolla y ofrece; deben ser funcionarios que formen
parte de la alta gerencia en la entidad, tener capacidad decisoria y
autonoma para desarrollar su gestin, de manera que puedan disponer
la implementacin de medidas que deban ser adoptadas en
aplicacin de los mecanismos de prevencin diseados, acogidos o
requeridos por la entidad.
La unidad debe contar con requisitos de seguridad, con niveles de
autorizacin de accesos, con criterios y procesos de manejo,
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
12
salvaguarda y conservacin de informacin, a fin de asegurar su
integridad, confidencialidad y disponibilidad. 3.4 MANUAL DE PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
El presente manual contendr polticas, procesos y procedimientos que
deben ser aplicados para evitar que se las utilice para lavar activos o
financiar delitos. (ART.9) Motivo por el cual involucra los siguientes
aspectos:
-La descripcin de funciones, responsabilidades y facultades de los
directores, administradores, funcionarios y empleados de la institucin,
en materia de prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo y Otros Delitos, enunciadas de forma que su cumplimiento
pueda ser objeto de seguimiento y verificacin, as como las sanciones
por su incumplimiento;
-Descripcin de la metodologa y los procedimientos para la
recopilacin, confirmacin y actualizacin de la informacin de los
clientes, determinando los niveles o cargos responsables de su
ejecucin;
-La descripcin de la metodologa y los procedimientos para el
establecimiento de perfiles operacionales, de comportamiento y de
riesgo, incluyendo los procesos de actualizacin permanente;
-Los procedimientos para la aplicacin de los procesos de monitoreo
permanentes;
-Los procedimientos para el oportuno reporte interno y externo de
operaciones con montos sobre los umbrales y con operaciones inusuales
e injustificadas
-Los sistemas de capacitacin y evaluacin en materia de prevencin
de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
- La jerarqua, funciones y nivel de responsabilidades asignadas tanto al
directorio, comit de cumplimiento, oficial de cumplimiento y dems
funcionarios en relacin con la prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos en la entidad;
-Las polticas y procedimientos para la conservacin de documentos;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
13
- El proceso a seguir para atender los requerimientos de informacin
presentados por autoridad competente; y,
-Procedimientos para relaciones contractuales con reaseguradoras,
intermediarios, asesores de seguros y peritos de seguros.
El manual debe permanecer actualizado y contener los procedimientos
de las medidas para prevenir el Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo y Otros Delitos de todos los productos y servicios que
ofrezcamos. Debe ser distribuido, fsica o electrnicamente, a todos los
accionistas, directores, funcionarios y empleados de la entidad
controlada, as como a las personas naturales y jurdicas que conforman
el sistema de seguro privado con las cuales mantengamos relaciones
comerciales dejando evidencia de su recepcin.
3.5 ASESORES PRODUCTORES DE SEGUROS
Si la contratacin de los productos ofrecidos se realiza por intermedio de
los asesores productores de seguros, stos sern responsables de la
recopilacin de la informacin y documentacin prevista en la presente
seccin, que deber realizarse en los formularios de inicio de relacin
comercial provistos por la empresa de seguros, obligacin que constar
en los respectivos contratos de agenciamiento. Para este efecto la
persona encargada del control de los contratos y comisiones de los
Asesores productores de seguros (revisar Anexo 18.b) gestionar la
realizacin de un adendum de acuerdo al formato establecido en el
Anexo 12
Igual deber tendrn los intermediarios de reaseguros si la contratacin
del reaseguro se realiza por su intermedio.
La aplicacin de las polticas y procedimientos de debida diligencia
ser de responsabilidad final de las empresas de seguros o compaas
de reaseguros, sin perjuicio de la obligacin prevista en este artculo
para los asesores productores de seguros y para los intermediarios de
reaseguros. 3.6 OPERACIONES QUE INVOLUCREN DINERO EN EFECTIVO
Todo pago en efectivo realizado por una Persona Natural a la
compaa de seguros que supere la cantidad de US$2,000.00 deber
firmar un formulario de licitud de fondos, el mismo que se encuentra en
el Anexo 15
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
14
3.7 DE CAPACITACIN
Ecuatoriano Suiza disear anualmente programas y coordinar planes
de capacitacin sobre prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos para todo el personal, de
esta manera se impulsar a nivel institucional el conocimiento de la
normativa legal, reglamentaria y operativa en materia de prevencin
de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.
Tales programas deben cumplir al menos con las siguientes
condiciones:
Periodicidad anual;
Ser impartidos durante el proceso de induccin a los nuevos
funcionarios y a terceros relacionados con el negocio, en caso de
ser procedente su contratacin;
Ser constantemente revisados y actualizados;
Contar con mecanismos de evaluacin de los resultados
obtenidos que reflejen el nivel de eficacia de dichos programas y
el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos; y,
Sealar el alcance de estos programas, los medios que se
emplear para ejecutarlos y los procedimientos que se utilizar
para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito. 3.8 DESIGNACIN DE RESPONSABILIDAD A LAS POLITICAS DE PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.
De conformidad con las polticas que Ecuatoriano Suiza deber
desarrollar en Materia de Prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, se designan las reas
responsables que son:
Poltica Conozca a su Accionista:
Responsable: Secretaria/o del Directorio
Poltica Conozca a su Cliente:
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
15
Responsable: rea de Negocios, Operaciones y Siniestros
Poltica Conozca a su Empleado
Responsable: rea de Recursos Humanos
Poltica Conozca a su Mercado
Responsable: Unidad de Cumplimiento y Comit de
Cumplimiento
Poltica Conozca a su Prestador de Servicios de Seguros
Responsable: Reaseguros, rea de Negocio y Siniestros
3.9 AUSENCIA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
En caso de ausencia definitiva de uno de los oficiales de cumplimiento,
la entidad, en un trmino no mayor de treinta (30) das, debe designar
un nuevo oficial, quien se someter a la calificacin por parte de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, observando lo dispuesto en los
artculos 42 y 43 de la Resolucin JB-2012-2147 emitida por la
Superintendencia de Bancos y Seguros. Si por cualquier razn el cargo
de oficial de cumplimiento queda vacante en forma definitiva, la
responsabilidad de que las polticas de prevencin de Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, sean aplicadas
adecuada y oportunamente, recae sobre los miembros del directorio,
hasta que el nuevo oficial de cumplimiento sea calificado finalmente
por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
16
4. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que se presenten en esta seccin se basan en las
polticas desarrolladas en la Resolucin JB-2012-2147 de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, el cual indica como mnimo
adoptar los siguientes procedimientos:
-Aplicar los procesos que permitan identificar las condiciones bsicas
del perfil de riesgo del potencial cliente previo a establecer una relacin
comercial.
-Recopilar, confirmar y actualizar informacin de los clientes,
determinando los niveles o cargos responsables de su ejecucin.
-Establecer perfiles operativos y de comportamiento del cliente,
identificando los cambios y la evolucin de los mismos y sus
actualizaciones.
-Implementar metodologas y procedimientos para detectar
operaciones inusuales e injustificadas, as como su oportuno y eficiente
reporte a la Unidad de Anlisis Financiero. UAF
-Mantener procesos para cumplir oportunamente con los reportes que,
de acuerdo a la Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito
de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, deben remitir a la
Unidad de Anlisis Financiero
-Atender los requerimientos de informacin provenientes de autoridades
competentes.
-Establecer las sanciones por el incumplimiento de las disposiciones
contenidas en las normas sobre prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y los procesos para su
imposicin.
-Llevar a cabo una adecuada aplicacin de las polticas conozca a su
accionista, conozca a su cliente, conozca a su empleado, conozca a su
mercado, conozca a su proveedor de servicio de seguros, desarrolladas
a continuacin:
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
17
4.1 POLITICA CONOZCA A SU CLIENTE
4.1.1 REAS RESPONSABLES: rea Comercial, rea de Operaciones y
Siniestros
4.1.2 PROPSITO:
Con el fin de proteger a la institucin y a sus clientes de los temas de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, realiza
las gestiones pertinentes que buscan conocer, confirma y documentar
la identidad de quienes mantengan una relacin comercial con nuestra
institucin a travs del desarrollo de la poltica Conozca a su cliente
Para este propsito es importante tener en cuenta la aplicacin de la
Debida Diligencia, de la Debida Diligencia Ampliada y de las Medidas
Abreviadas.
4.1.3 PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA:
Ecuatoriano Suiza aplicar procedimientos de debida diligencia en los
que recopilar, verificar y actualizar la identidad de los clientes
cuando:
Inicie la relacin comercial o contractual; y
Existan cambios en la informacin del cliente en relacin con la
existente en la base de datos.
Bajo ninguna circunstancia se crear o mantendr plizas
annimas cifradas, con nombres ficticios o se usar cualquier otra
modalidad que encubra la identidad del titular. Las empresas de
seguros o compaas de reaseguros deben evitar establecer
relaciones comerciales con sociedades o empresas comerciales
constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan
o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores,
incluyendo en esta categora a sociedades annimas cuyas
acciones sean emitidas al portador; o, que dichas legislaciones
impidan la entrega de informacin.
Si se tuvieran dudas acerca de la veracidad de la informacin
proporcionada por el cliente, o exista incongruencia con los datos
que sobre l se haya obtenido con anterioridad, estarn
obligadas a verificar dicha informacin y a reforzar las medidas de
control;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
18
Establecer el perfil operativo del sujeto de anlisis, considerando
como mnimo la informacin obtenida de su actividad
econmica, de los productos a utilizar, del propsito de la
relacin comercial, de la operatividad histrica en la entidad si la
hubiera y del anlisis efectuado;
Establecer el perfil de comportamiento considerando todas
aquellas caractersticas propias y habituales del sujeto de anlisis,
asociadas con la informacin general, modo de utilizacin de los
servicios y productos de la entidad, entre otros;
Efectuar de forma permanente los procesos de monitoreo a todas
las operaciones de los clientes, de manera tal que se determine si
la operatividad del cliente se ajusta a los perfiles operativo y de
comportamiento establecidos;
Si se determina que existen operaciones que no guardan
conformidad con los perfiles operativos y de comportamiento
establecidos; o, si es que se encasillan dentro de las alertas
establecidas, la entidad est obligada a solicitar justificativos al
cliente y a analizarlos, que de ser inexistentes o no razonables,
corresponde reportar de manera oportuna a la Unidad de Anlisis
Financiero, conforme lo dispuesto en la Ley de Prevencin,
Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos; y,
La entidad controlada deber garantizar la aplicacin de los
procedimientos de reportes internos oportunos, que permitan, si es
el caso, la recepcin, anlisis y pronunciamiento por parte del
comit de cumplimiento de las operaciones inusuales e
injustificadas.
Para la ejecucin de los procedimientos contemplados en el presente
artculo, la entidad dispondr de recursos humanos suficientes,
herramientas informticas confiables y seguras, infraestructura
adecuada independiente y segura y controles internos que garanticen
la calidad de la informacin de sus clientes, el establecimiento de
perfiles operativos y de comportamiento reales, que detecten
permanentemente las operaciones inusuales y viabilicen en forma
oportuna los reportes de todas las operaciones inusuales e injustificadas
(ver Anexo 18A).
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
19
La identificacin del cliente implica el conocimiento y revisin de los
datos proporcionados por el cliente, persona natural o jurdica, y
obtenidos por la empresa al momento de la vinculacin, durante el
transcurso de la relacin y al momento de la renovacin de la relacin
contractual, ya sea en la suscripcin de plizas, al realizar pagos
relacionados con el curso del seguro o reaseguro o al proporcionar
cualquier otro servicio.
Para el caso de las plizas de vida, se requiere evidenciar el inters
asegurable del asegurado, de conformidad con el artculo 65 del
Decreto Supremo No. 1147, publicado en el Registro Oficial No. 123 de 7
de diciembre de 1963.
En el caso de personas jurdicas, el conocimiento del cliente supone,
adems, llegar a conocer la identidad de las personas naturales
propietarias de las acciones o participaciones, o la identidad de quien
tiene el control final del cliente persona jurdica, especialmente
aplicando una debida diligencia ampliada a aquellos que directa o
indirectamente posean el 25% o ms del capital suscrito y pagado de la
institucin o empresa.
4.1.4 DEBIDA DILIGENCIA AMPLIADA
Las empresas de seguros aplicarn procedimientos de debida diligencia
ampliados, como mnimo en los siguientes casos:
-El valor asegurado anual por una o varias plizas de un cliente sea
igual o superior a cuatrocientos mil dlares de los Estados Unidos de
Amrica (US$ 400.000,00);
- Al inicio de la relacin comercial cuando sus clientes sean sociedades
o empresas comerciales constituidas en el extranjero;
-Los clientes o beneficiarios provengan o residan en pases o territorios
calificados por el Grupo de Accin Financiera Internacional GAFI como
no cooperantes o en pases denominados parasos fiscales, as como
cuando existan estructuras complejas de cuentas, actividades y
relaciones de estos clientes o beneficiarios;
- Exista duda que el cliente acta por cuenta propia o exista certeza de
que no acta por cuenta propia;
-Cuando personas naturales utilicen personas jurdicas como empresas
pantalla para realizar sus operaciones;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
20
-Con clientes que operan en industrias o actividades de alto riesgo;
- Cuando se establezca y mantenga relaciones comerciales con
personas expuestas polticamente;
-Se trate de no residentes;
-Realicen operaciones que de alguna forma se presuma estn
relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o
respaldan al terrorismo, o de manera general al crimen organizado;
- Las que correspondan a las seales de alertas definidas, entre las que
constarn como mnimo las establecidas por el organismo de control; y,
-En aquellos clientes que la institucin los identifique con una categora
de riesgo mayor.
Segn lo expuesto anteriormente aquellos clientes considerados como
Debida Diligencia Ampliada debern tener un visto bueno del Gerente
Comercial o del Coordinador Tcnico.
Cuando se efecten pagos por concepto de primas y ahorros, en
seguros o reaseguros de vida, a travs de transferencias electrnicas de
fondos, se deber identificar al ordenante y/o beneficiario de stas,
registrando con la transferencia o mensaje relacionado, a travs de la
cadena de pago, la siguiente informacin: nombres y apellidos,
direccin, pas, ciudad y entidad financiera ordenante. En caso de que
el mensaje relacionado contenga informacin adicional debe
capturarse la misma.
4.1.5 MEDIDAS ABREVIADAS
Las empresas de seguros y compaas de reaseguro podrn aplicar
medidas abreviadas o simplificadas en la identificacin de clientes
cuando:
-El contratante sea una institucin del sistema financiero, empresa de
seguros o compaa de reaseguros sujeta al control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros;
-El contratante sea una sociedad annima que cotiza sus ttulos en
bolsa, que cumpla los requisitos para combatir el Lavado de Activos,
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
21
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y este supervisado respecto
el cumplimiento de esos controles;
-El contratante sea una empresa pblica o gubernamental;
-Cuando el monto de la suma asegurada por un mismo cliente durante
un ao sea inferior a treinta mil dlares de los Estados Unidos de Amrica
(US$ 30.000.00), o su equivalente en otras monedas;
-En el ramo de asistencia mdica;
-En los seguros contratados por personas naturales o jurdicas por cuenta
y a favor de sus clientes o empleados, cuyo origen sea un contrato
comercial o relacin laboral, respecto de la informacin del asegurado
y el beneficiario. En lo que hace relacin al solicitante, la informacin
debe requerirse en su totalidad;
-En el ramo de fianzas, cuando se celebre contratos para garantizar el
cumplimiento con entidades pblicas;
-En los seguros de contratacin obligatoria de aplicacin general;
-En las plizas para planes de pensin, jubilacin y retiro, siempre y
cuando no haya clusula de rescate y la pliza no pueda usarse como
garanta; y,
La aplicacin de medidas abreviadas, contempla la posibilidad de que
en el momento de requerir la informacin al cliente se omita algunos de
los requisitos enunciados en los numerales del artculo 14, sin que esto
afecte a la disponibilidad de la informacin general del cliente que le
permita a la entidad establecer los perfiles operativos y de
comportamiento.
La aplicacin de las medidas abreviadas en los casos descritos se
realizar en funcin del riesgo que cada uno de los clientes represente y
ser de responsabilidad exclusiva de las empresas de seguros y
compaas de reaseguros.
Las medidas abreviadas o simplificadas son facultativas y aplican
nicamente para los casos detallados y para el proceso de recopilacin
de informacin sobre el cliente.
Bajo ningn punto de vista, la aplicacin de esta diligencia implicar el
desconocimiento del sujeto, la falta de establecimiento de perfiles
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
22
transaccionales y de comportamiento, la ausencia de monitoreo y la no
generacin de reportes de inusualidades.
Los clientes que apliquen a las medidas abreviadas sern los que
consten en el Anexo 4 del presente Manual.
4.1.6 PERSONAS POLITICAMENTE EXPUESTAS
Las Personas Expuestas Polticamente consideradas como todas
aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempean
o haya desempeado, hasta los dos aos anteriores, funciones pblicas
destacadas en el Ecuador o en el Extranjero, o a quienes se les haya
confiado una funcin prominente en una organizacin internacional.
Para el caso de los cargos pblicos se deber considerar como mnimo
a partir del grado 4 determinado en la Escala de remuneracin
mensual unificada del nivel jerrquico superior del Ministerio de
Relaciones Laborales.
En las situaciones descritas se mantendr mecanismos que permitan
identificar los clientes que se adecuen a tales perfiles e implementar
procedimientos de control y monitoreo ms exigentes respecto de las
operaciones que realicen.
Para este efecto la Unidad de Anlisis Financiero (UAF) publicar en el
sistema de descarga e interaccin en lnea de su pgina web
institucional www.uaf.gob.ec, una lista de cargos mnimos a ser
considerados como PEPs sin perjuicio de que los sujetos obligados a
reportar a la Unidad de Anlisis Financiero UAF, puedan ampliar sus
controles de debida diligencia ampliada a otras personas que, sin estar
incluidos en la referida lista, coincidan con la definicin de Persona
Polticamente Expuesta, mencionada anteriormente.
El inicio y continuacin de la relacin comercial con personas
polticamente expuestas, debe contar con la autorizacin de la alta
gerencia.
Si durante la relacin contractual un cliente o beneficiario se convierte
en persona polticamente expuesta, en los trminos sealados en el
presente artculo, la continuacin de la relacin comercial debe ser
sometida a aprobacin de la alta gerencia.
La persona calificada por la empresa de seguros como polticamente
expuesta, ser considerada como tal despus de un (2) ao de haber
cesado en las funciones que desempeaba.
http://www.uaf.gob.ec/
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
23
La empresa deber realizar las gestiones tendientes a determinar si los
montos asegurados y las primas pagadas guardan relacin con las
actividades y capacidad econmica de estos clientes, es decir, que la
operatividad de las personas polticamente expuestas se ajuste a los
perfiles operativos y de comportamiento previamente levantados.
Reforzar las medidas necesarias tendientes a determinar cual es el
origen de los fondos o activos que involucren sus operaciones o
transacciones, considerando su razonabilidad y justificacin econmica
y jurdica y prestar especial atencin a las operaciones y transacciones
realizadas que no guarden relacin con su perfil como cliente, socio,
requiriente, donante o aportante.
4.1.7 PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA VINCULACION DE
CLIENTES (NUEVOS NEGOCIOS Y/O RENOVACIONES).
Los datos requeridos para una pre aprobacin de clientes por parte del
ejecutivo de cuentas la determinar el sistema en base a la verificacin
de los siguiente parmetros:
-Verificacin en los listados a los cuales se tenga acceso: Consep, Ofac,
entre otros.
-Verificacin en listado de PEPS emitido por la UAF.
- Pas de origen de la persona natural o Jurdica (que no se encuentren
dentro del las listas negras del GAFI)
-Actividad Econmica considerada de alto, medio y bajo riesgo.
En base a estos parmetros el sistema dar su pre aprobacin e
indicar si se trata de una Debida Diligencia, Debida Diligencia
Ampliada o Medida Abreviada y junto con el criterio de quien realiza la
gestin en el rea Comercial se tomar la decisin de vinculacin o no.
Se solicitar el Formulario de Vinculacin de clientes y todos los anexos
descritos en el punto 4.1.6.1 y el Formulario de Declaracin sobre la
condicin de Persona Expuesta Polticamente Anexo 16 descritos en el
punto 4.1.6.2
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
24
En caso de que los sujetos obligados identifiquen otros cargos que no
estn incluidos en la lista mnima emitida por la Unidad de Anlisis
Financiero (UAF), debern informar del particular al Oficial de
Cumplimiento, quin informar a la UAF, a fin de que sta realice las
actualizaciones respectivas.
4.1. 7.1 FORMULARIOS DE VINCULACIN DE CLIENTES
Ecuatoriano Suiza ha diseado formularios (Anexo 2 Y 3), que
correspondern a la informacin necesaria de nuestros clientes, segn
lo estipulado en la Resolucin JB-2012-2147, los mismo que contendrn
la siguiente informacin:
Personas naturales, con contratos cuya suma asegurada sea igual o
inferior a cincuenta mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (US$
50.000.00):
- Nombres y apellidos completos;
- Lugar y fecha de nacimiento;
- Nmero de identificacin: cdula de ciudadana, cdula de
identidad, documento de identificacin de refugiado (visa 12 IV), o
pasaporte vigente, para el caso de los extranjeros;
- Ciudad y pas de residencia;
- Direccin y nmero de telfono del domicilio;
- Direccin del correo electrnico, de ser aplicable;
- Nombres y apellidos completos del cnyuge o conviviente, de ser
aplicable;
- Nmero de identificacin del cnyuge o conviviente, de ser el caso;
- Descripcin de la principal actividad econmica o no econmica,
independiente o dependiente, en este ltimo caso el cargo que ocupa;
-Detalle de los ingresos que provengan de las actividades econmicas
declaradas;
- Detalle de ingresos netos diferentes a los originados en la actividad
principal, especificando la fuente;
-Propsito de la relacin comercial;
- Vnculos existentes entre el solicitante, asegurado, afianzado y
beneficiario;
- Declaracin de origen lcito de recursos;
- Firma y nmero del documento de identificacin del solicitante;
- Copias de la cdula de ciudadana, cdula de identidad, documento
de identificacin de refugiado (Visa 12 IV) o pasaporte vigente;
certificado de empadronamiento; y, de ser aplicable el de su cnyuge
o conviviente.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
25
- Copia de un recibo de cualquiera de los servicios bsicos. En caso de
que en alguna localidad no existan dichos servicios, tal particular
deber constar en el expediente; y,
- Constancia de revisin de listas de informacin, nacionales e
internacionales;
Personas naturales, con contratos cuya suma asegurada sea superior a
cincuenta mil (US$ 50.000,00) e inferior a doscientos mil dlares de los
Estados Unidos de Amrica (US$ 200.000.00), a ms de la informacin
referida anteriormente, deber requerirse:
-Confirmacin del pago del impuesto a la renta del ao inmediato
anterior o constancia de la informacin publicada por el Servicio de
Rentas Internas a travs de su pgina web, de ser aplicable;
- Situacin financiera: total de activos y pasivos;
- Personas naturales, con contratos cuya suma asegurada sea mayor a
doscientos mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (US$
200.000.00), a ms de la informacin referida en los numerales 14.1 y
14.2, deber requerirse:
- Nombre, direccin, nmero de telfono, fax y direccin de correo
electrnico de la empresa, oficina o negocio donde trabaja, de ser
aplicable; y,
- Referencias personales y/o bancarias y/o comerciales;
Personas jurdicas, empresas, fundaciones y otras sociedades con
contratos cuya suma asegurada sea igual o inferior a doscientos mil
dlares de los Estados Unidos de Amrica (US$ 200.000.00):
- Razn social;
- Nmero de registro nico de contribuyentes o nmero anlogo;
- Copia de RUC
- Copia de la escritura de constitucin y de sus reformas, de existir stas;
- Objeto social;
- Ciudad y pas del domicilio de la persona jurdica;
- Direccin, nmero de telfono y direccin de correo electrnico
- Actividad econmica;
- Nombres y apellidos completos del representante legal o apoderado;
nmero de documento de identificacin; y, copia certificada de su
nombramiento;
- Lugar y fecha de nacimiento del representante legal o apoderado;
- Direccin y nmero de telfono del domicilio del representante legal o
del apoderado; y, direccin electrnica, de ser el caso;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
26
- Nmina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los
montos de acciones o participaciones obtenida por el cliente en el
rgano de control o registro competente;
- Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el rgano
de control competente, de ser aplicable;
- Estados financieros, mnimo de un ao atrs. En caso de que por
disposicin legal, tienen la obligacin de contratar a una auditora
externa, los estados financieros debern ser auditados;
- Copia de un recibo de cualquiera de los servicios bsicos;
- Declaracin de origen lcito de recursos;
- Documentos de identificacin de las personas que sean firmas
autorizadas de la empresa, o de quienes representen legalmente a la
entidad;
- Nombres y apellidos completos del cnyuge o conviviente, del
representante legal o apoderado, si aplica;
- Documento y numero de identificacin del cnyuge o conviviente, del
representante legal o apoderado, si aplica; y,
- Constancia de revisin de listas de informacin nacional e
internacional;
Personas jurdicas, empresas, fundaciones y otras sociedades con
contratos cuya suma asegurada sea mayor a doscientos mil dlares de
los Estados Unidos de Amrica (US$ 200.000.00), a ms de la informacin
establecida anteriormente, deber requerirse:
- Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el rgano
de control competente, de ser aplicable;
-Estados financieros auditados, mnimo de un ao atrs, de ser
aplicable; y,
- Confirmacin del pago del impuesto a la renta del ao inmediato
anterior o constancia de la informacin publicada por el Servicio de
Rentas Internas a travs de su pgina web, de ser aplicable
Se deber tener en consideracin el total de los valores asegurados que
mantenga un mismo cliente, para sobre esa base, requerir como mnimo
la informacin y documentacin prevista en los numerales anteriores,
segn corresponda.
En caso de que el potencial cliente no cuente con alguno de los datos
o documentacin solicitada, y lo justifique razonablemente, se deber
consignar tal circunstancia en el formulario de vinculacin suscrito por el
responsable de la relacin comercial.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
27
Los procedimientos implementados para la identificacin del cliente,
deben permitir la realizacin de las diligencias necesarias, a travs de
mecanismos que dispone la entidad, para confirmar la veracidad de los
datos suministrados por ste en el formulario de solicitud de inicio o de
renovacin de relacin comercial con la empresa de seguros y/o
compaa de reaseguros.
Los procedimientos de conocimiento del cliente debern ser aplicados
independientemente de que el potencial cliente haya sido evaluado
por otras empresas de seguros o compaas de reaseguros o
instituciones del sistema financiero, an cuando stas pertenezcan al
mismo grupo financiero.
Cuando el contrato de seguro sea corporativo, ser la propia empresa
de seguros la que definir el adecuado procedimiento a implementar
para el conocimiento del cliente, evaluando la exposicin al riesgo que
cada uno de estos contratos represente.
La actividad principal del cliente deber ser clasificada, para el caso de
las actividades econmicas, y no econmicas conforme a las tablas
que expida la Superintendencia de Bancos y Seguros para el efecto.
Cabe indicar que documentos mnimos a entregar para la suscripcin
de una pliza son:
PERSONAS JURIDICAS
Copia de RUC
Nombramiento del Representante Legal
Copia de cdula del representante legal
Copia de planilla de servicios bsicos
PERSONAS NATURALES
Copia de cdula y
Planilla de servicios bsicos
4.1.7.2 DECLARACIN SOBRE LA CONDICIN DE PERSONA EXPUESTA
POLITICAMENTE
Una vez que la Unidad de Anlisis Financiero emita su lista de mnima de
cargos pblicos tal como lo indica la resolucin No. UAF-DG-2012-0034,
se entregar a los clientes la declaracin correspondiente al Anexo16 al
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
28
iniciar la relacin contractual y se actualizar por lo menos una vez al
ao.
Obtener la aprobacin de la alta gerencia o de los altos niveles
jerrquicos del sujeto obligado, para el inicio de la relacin con PEPS
4.1.8 PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y VERIFICACION DE INFORMACIN
Una vez recibida la informacin correspondiente a los formularios de
vinculacin de clientes, esta informacin deber ser enviada al Oficial
Suplente el cual proceder con la revisin de acuerdo a lo que indica
el anexo 20.
Si se tratara de una Persona expuesta Polticamente se deber llevar a
cabo un seguimiento especial, permanente y exhaustivo, de las
transacciones realizadas por esta categora de cliente, socio,
requiriente, donante o aportante. La identificacin de un cliente
comprendido dentro de esta categora, no conlleva el cierre de las
cuentas o la terminacin de la relacin con dicha persona,
simplemente el seguimiento intensificado del mismo.
En las renovaciones, los documentos que debern presentar los clientes
que han completado su informacin al inicio de la vinculacin son:
PERSONAS JURIDICAS
Formularios de Vinculacin de Clientes Persona Jurdica
Estados financieros de ao inmediato anterior
Certificado de Cumplimiento de Obligaciones
Impuesto a la renta
Copia de modificacin de estatutos, en caso de existir
PERSONAS NATURALES
Formularios de Vinculacin de Clientes Persona Natural
Certificado de votacin actualizado
4.1.9 BENEFICIARIOS
Se deber identificar al (los) beneficiario (s) final (es) de todos los
productos que suministren, as como del inters asegurable, que en
todos los casos ser una persona natural.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
29
Adems de los datos y documentos sealados dentro de los formularios
de vinculacin de clientes, en el momento que el beneficiario (s)
pretenda ejercer sus derechos, deben obtener la informacin, que se
encuentra en el Anexo 5, del presente manual, que corresponde a:
-Relacin de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones
recibidas por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador,
en los dos ltimos aos cuando el valor de cada indemnizacin haya
superado los diez mil dlares de los Estados Unidos de Amrica; e,
-Inventario o listado general de los objetos del seguro, salvo cuando se
trate de plizas flotantes y automticas.
En los contratos de seguros, cuando el asegurado, afianzado y/o
beneficiario final sea una persona diferente al solicitante o contratante,
deber requerirse la informacin al momento de la vinculacin.
Excepcionalmente, cuando el solicitante o contratante demuestre
legalmente las razones que le impiden suministrar la informacin o
documentacin de aquellos, la empresa de seguros exigir la
informacin del beneficiario final al momento de la presentacin del
reclamo o pago del siniestro.
En todos los casos cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario final
no suministren la informacin exigida por la institucin, en el momento
de la presentacin del reclamo o pago del siniestro, la operacin ser
considerada inusual."
En los casos de seguros de vida y de accidentes personales con la
cobertura de muerte, en los que los asegurados instituyan beneficiarios,
a los parientes comprendidos hasta el cuarto grado de consanguinidad
o hasta el segundo grado de afinidad, y cnyuge o conviviente bajo el
rgimen de unidad de hecho, no se requerir solicitar la informacin de
los beneficiarios; pero si se hubiere instituido como beneficiario a una
persona que no est comprendida en los lazos de consanguinidad o
afinidad y calidades antes mencionadas, la documentacin referente a
los beneficiarios deber ser requerida.
4.1.10 SEALES DE ALERTA
-Existencia de un mismo beneficiario de plizas de seguros de vida o
retiros significativos, que han sido contratados por distintas personas.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
30
-Existencia de una misma persona en varias plizas de seguros de vida
de valores significativos, contratadas en una o distintas empresas de
seguros.
-Presencia de una solicitud de plizas de seguros por parte de un
potencia cliente desde un lugar geogrfico distante, cuando cerca de
su domicilio podra conseguir una pliza de caractersticas semejantes.
-Presencia de clientes que solicitan una pliza de seguro cuya suma
asegurada no concuerda con su nivel de vida o perfil de actividad, o
efecta transacciones que no corresponden a ese perfil.
-Cliente que no demuestra preocupacin por el costo del seguro o la
conveniencia del mismo, pero si manifiesta su inters con relacin a las
condiciones de cancelacin anticipada.
-Cancelacin de manera anticipada de plizas con devolucin de la
prima al asegurado sin un propsito claro o en circunstancia no usuales
principalmente cuando el pago se lo hace en efecto o a cuenta de un
tercero sin aparente relacin.
-La existencia de plizas cuyos contratantes son personas jurdicas o
naturales que tiene una misma direccin, siendo las mismas personas
firmas autorizadas a pesar de que no existe aparentemente ninguna
razn econmica o legal para ello.
-Clientes domiciliados en parasos fiscales o pases donde existe
conocida actividad terrorista o son considerados como no cooperantes
por el GAFI o sujetos mencionados en listas nacionales e internacionales
de observados.
-La existencia de clientes que solicitan un producto de seguros y no
demuestran inters sobre el rendimiento de la pliza, pero se interesan
en el procedimiento de cancelacin anticipada del contrato.
-Clientes que pretenden contratar un seguro de bienes relacionados
directa o indirectamente con posibles delitos de lavado de activos y/o
financiamiento del terrorismo y/o otros Delitos.
-La contratacin por un mismo cliente de varias plizas por montos
inferiores al lmite requerido para el reporte de los umbrales establecidos,
seguidas de la cancelacin con devolucin de primas.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
31
-La existencia de un beneficiario de seguro sin aparente relacin con el
asegurado.
-Cambio de domicilio del asegurado que mantiene una pliza sobre
una propiedad inmediatamente antes de la ocurrencia del siniestro.
-Solicitud o pago de primas elevadas a travs de transferencia
electrnica o en efectivo.
-Solicitud o devolucin posterior de diferencias en el pago de primas.
-Solicitud o pago de prima con cheque u orden de pago a terceros sin
aparente relacin con el asegurado.
-El cliente de un producto de seguros se muestra renuente a
proporcionar informacin normal o la informacin que suministra es
mnima, ficticia o su investigacin resulta muy costosa para la institucin.
-Emisin de plizas cuyo riesgo ya ocurri
-Emisin de plizas para cobertura de bienes o personas inexistentes.
-Emisin de plizas para cobertura de personas fallecidas.
-Pago a clientes cuya indemnizacin no tiene relacin a la cobertura
del contrato de seguros.
-Pagos cuya indemnizacin se lo efectu a terceros no indicados como
beneficiarios o reconocidos como legtimos herederos, sin tener
conexin con el titular de la pliza.
-Pagos a clientes cuya indemnizacin lo efectan por valores superiores
al capital declarado en la pliza.
-Solicitud o utilizacin de cheques de terceros para compra de plizas
-Intervencin de un intermediario en una jurisdiccin no regulada o
cuya regulacin es muy poco estricta o donde son frecuentes las
actividades del crimen organizado (por ejemplo, narcotrfico o
terrorismo)
-Cliente que acepta condiciones muy desfavorables que no guardan
relacin ni con su salud ni con su edad.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
32
-Clientes cuyas plizas de seguros con valores que exceden los medios
aparentes del cliente y sus necesidades.
-Clientes de productos de seguros que desean pedir en prstamo el
mximo valor en efectivo de una pliza de prima nica, poco despus
de pagarla.
La deteccin de estas seales de alerta dar lugar a la solicitud de
justificativos ante cuya inexistencia, previo informa del Oficial de
Cumplimiento al Comit de Cumplimiento, deber trasladarse a
conocimiento del la Unidad de Anlisis Financiero, conforme a lo
dispuesto en el literal d) del articulo 3 de la ley de Prevencin,
Deteccin y erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del
Financiamiento de Delitos y al numeral 4 del artculo 41 de las Normas
de Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento de delitos para
las Personas Naturales y Jurdicas que integran el Sistema de Seguros
Privado.
4.2 POLITICA CONOZCA A SU EMPLEADO
4.2.1 REA RESPONSABLE: REA DE RECURSOS HUMANOS.
4.2.2 PROPSITO: La poltica conozca a su empleado tiene como
propsito tener un adecuado conocimiento del perfil de riesgo de todos
los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados y
personal temporal, para cuyo efecto se requerir, revisar y validar, en
forma previa al inicio de la relacin de dependencia, de forma anual y
cuando existan variaciones que ameriten su actualizacin:
4.2.3 PROCEDIMIENTO
Para la obtencin de la informacin requerida se deber llenar el
formulario correspondiente al Anexo 6 para los ejecutivos, funcionario,
empleados y personal temporal y Anexo 7 para los miembros del
directorio, el mismo que contiene como mnimo los siguientes datos:
- Nombres, apellidos completos y estado civil;
- Direccin domiciliaria, nmero telefnico y direccin de correo
electrnico;
-Copia del documento de identidad: cdula de ciudadana,
cdula de identidad y documento de identificacin de refugiado
(visa 12 IV) o pasaporte vigente para el caso de los extranjeros;
-Hoja de vida;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
33
-Referencias personales y laborales, de ser el caso;
-Referencias bancarias y de tarjetas de crdito, de ser aplicable;
-Copia de un recibo de cualquiera de los servicios bsicos;
-Al momento de la vinculacin, una declaracin en formularios
diseados por cada entidad de no haber sido enjuiciado y
condenado por el cometimiento de actividades ilcitas;
-Declaracin de origen lcito de recursos;
-Declaracin anual de la situacin financiera: total y detalle de
activos y pasivos;
-Fecha de ingreso a la entidad; y,
El Departamento de Recursos Humanos obtendr el Certificado de
Antecedentes Penales a travs del portal web
www.ministeriodelinterior.gob.ec (de acuerdo a lo indicado en el
decreto 1166 del 17 de mayo del 2012) y lo archivar en el expediente
de cada empleado junto con la informacin antes solicitada.
El Departamento de Recursos Humanos, ser responsable de mantener
identificados los perfiles del cargo y habilidades requeridas para cada
uno.
As mismo se enviar al nuevo colaborador va electrnica, el Cdigo
de tica, el cual deber entregar un certificado de haberlos ledo,
segn el Anexo 8.A en un plazo mximo de dos semanas despus de la
fecha de entrega de dichos documentos.
Todos los documentos entregados al rea de Recursos Humanos
debern ser registrados, a manera de check list, en el archivo
compartido entre Recursos Humanos y la Unidad de Prevencin tal
como lo indica el Anexo 17
4.2.4 ACTUALIZACIN DE INFORMACION
Como proceso de actualizacin de informacin, Independientemente
de la fecha de ingreso de cada empleado se solicitar durante los dos
primeros meses de cada ao la entrega de la hoja de vida
correspondiente al Anexo 6 Y 7
De existir variacin en los datos y ms informacin requerida a los
miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados, es
obligacin de stos notificar inmediatamente y por escrito al
http://www.ministeriodelinterior.gob.ec/
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
34
responsable del rea de recursos humanos, explicando la razn de las
variantes.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, es obligacin del
responsable del rea de recursos humanos mantener actualizada la
informacin de los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y
empleados, y de solicitar justificativos en caso de detectarse variantes.
Se excepta de esta obligacin el record policial que se lo requerir por
una sola vez al inicio de la relacin contractual.
4.2.5 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCION DE INUSUALIDADES
Se debe determinar si los miembros del directorio, ejecutivos,
funcionarios y empleados de la entidad mantienen un nivel de
vida compatible con sus ingresos habituales, para lo cual debe
realizarse anlisis peridicos de su situacin patrimonial y de no
existir tal compatibilidad o si sta no es justificada, se los reportar
a la Unidad de Anlisis Financiero UAF, observando el
procedimiento establecido para el reporte de operaciones
inusuales e injustificadas. Para este efecto el rea de Recursos
Humanos deber emitir un informe, luego del proceso de
actualizacin de informacin que se har anualmente durante los
dos primeros meses de cada ao como se indican anteriormente,
dirigida al rea de Prevencin de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos sobre el resultado
del anlisis realizado.
Se debe evaluar a los miembros del directorio, ejecutivos,
funcionarios y empleados que demuestren conductas inusuales o
fuera de lo normal tales como:
o Resistencia a salir de vacaciones
o Renuencia a ejercer otras funciones o a ser promovidos,
o Colaboracin inusual y no autorizada,
o Encontrarse habitualmente en lugares distintos al de su
funcin;
De no encontrarse justificativo para tales conductas, se los
reportar a la Unidad de Anlisis Financiero - UAF, observando el
procedimiento para el reporte de operaciones inusuales e
injustificadas.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
35
4.3 POLITICA CONOZCA A SU MERCADO
4.3.1 AREAS RESPONSABLES: UNIDAD DE CUMPLIMIENTO Y COMIT DE
CUMPLIMIENTO
4.3.2 PROPSITO
En el contexto de los procesos de debida diligencia, mediante la
aplicacin de la poltica conozca su mercado, se conocer y
monitorear las caractersticas particulares de las industrias en las que
sus clientes desarrollan sus actividades econmicas o comerciales, en
funcin al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y
otros delitos al que se hallen expuestas, de tal manera que la entidad
pueda identificar y disear seales de alerta para aquellas operaciones
que, al compararlas contra dichas caractersticas habituales del
mercado, se detecten como inusuales.
Para el efecto, se deber mantener la informacin actualizada sobre la
evolucin de los sectores econmicos en los cuales interactan sus
clientes.
4.3.3 PROCEDIMIENTO
Para la aplicacin de la poltica conozca su mercado, Ecuatoriano
Suiza contar especialmente con informacin especfica sobre:
a) Las industrias o sectores econmicos sobre las cuales se ha
identificado con mayor frecuencia tipologas de Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, es decir, las
que representan mayor riesgo. Anexo 9
b) Informacin general de la actividad econmica y de la zona
geogrfica en la que se ubican los sectores con los que
interactan los clientes, para esto el sistema generar el reporte
de manera mensual, ubicando en rojo las actividades detalladas
como riesgosas.
c) Las principales variables macroeconmicas que influyen en los
mercados; y,
d) Los ciclos o perodos en las que rigen las actividades econmicas
de sus clientes.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
36
Este anlisis ser revisado por Comit de Cumplimiento de manera
semestral, junto con la metodologa de la matriz.
Con la informacin detallada en el artculo anterior, se generar tres
controles de gran importancia:
Definicin y anlisis de caractersticas homogneas de las
industrias y sectores econmicos;
Segmentacin de los clientes en funcin de sus relaciones
econmicas o financieras con dichas industrias y sectores
econmicos; y,
Determinacin de comportamientos inusuales del cliente frente a
los estndares del mercado.
4.4 POLITICA CONOZCA A SU PRESTADOR DE SERVICIOS DE SEGUROS
4.4.1 AREAS RESPONSABLES: REA DE NEGOCIOS, REASEGUROS,
SINIESTROS, EMISIN
4.4.2 PROCEDIMIENTO (ver Anexo 18 D)]
Para la aplicacin de la poltica conozca su prestador de servicios de
seguros, Ecuatoriano Suiza desarrollar una debida diligencia a sus
reaseguradores, intermediarios de reaseguros, asesores productores y
peritos de seguros, deber exigir a stos, adems de los requisitos
contemplados en los formularios correspondientes al anexo 13 y 14,
segn sea el caso, entregar y actualizar anualmente la siguiente
informacin como mnimo:
-Permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia de
Bancos y Seguros; y,
-Calificacin de riesgo de la entidad realizada por empresas de
reconocido prestigio, de ser aplicable, as como sobre el conocimiento
de los controles implementados para detectar operaciones de Lavado
de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos y si ha sido
objeto de investigacin o sancin por falta de aplicacin de medidas
de prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y
Otros Delitos.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
37
Para iniciar nuevas relaciones con prestadores de servicios de seguros,
se requiere la aprobacin de la alta gerencia.
Reaseguradores e intermediarios de reaseguros.- El rea de Reaseguros
ser el responsable de recopilar la informacin mencionada
anteriormente y llevar un archivo especial para dichos formularios y
documentos solicitados.
Si la contratacin de los reaseguros se lleva a cabo a travs de
intermediarios de reaseguros, el proceso de recopilacin de informacin
estar a cargo del prestador de servicios de seguros. La responsabilidad
del conocimiento del cliente y del proceso de debida diligencia es de
la compaa de reaseguros.
Asesores productores de seguros.- En cuanto a lo estipulado seccin 3.5
de Asesores productores de seguros sobre la obligatoriedad de un
adendum al contrato de agenciamiento, ser la persona encargada
de llevar el control de los mismos en cuanto al ingreso de contratos y
comisiones, quien tendr la responsabilidad de enviar dichos adendums
junto con los formularios del Anexo 13 o 14 mencionados anteriormente
y archivados con el expediente de cada asesor.
Peritos de Seguros.- El rea de Siniestros ser el responsable de recopilar
la informacin a los ajustadores de siniestros y llevar un archivo especial
para dichos formularios y documentos solicitados.
El rea de emisin ser el responsable de recopilar la informacin a los
inspectores de riesgo y llevar un archivo especial para dichos formularios
y documentos solicitados.
4.4.3 ACTUALIZACIN DE INFORMACIN
La actualizacin de la informacin de nuestros proveedores de servicios
de seguros se las realizar durante los dos primeros meses de cada ao.
4.4.4 SEALES DE ALERTA PARA LA DETECCIN DE INUSUALIDADES
Los prestadores de servicios estn obligados a proveer la informacin
referida en este artculo. Su renuencia a hacerlo ser reportada a la
Unidad de Anlisis Financiero como una inusualidad.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
38
4.5 POLITICA CONOZCA A SU ACCIONISTA
4.5.1 AREA RESPONSABLE: SECRETARIA/O DE DIRECTORIO
4.5.2 PROCEDIMIENTO:
Los documentos requeridos para los nuevos accionistas, Personas
Jurdicas, son:
-Escritura de constitucin
-Nomina de Accionistas
-Nombramiento del Representante Legal
-Ruc de la Empresa
-Cdula de identidad del Representante Legal
-Carta de transferencia de accin firmada por el cesionario y cedente.
Los documentos requeridos para los nuevos accionistas, Personas
Naturales, son:
-Carta de Transferencia firmada
-Copia de cdula de identidad.
En caso de que el nuevo accionista (persona natural o persona jurdica)
supere el 6% del capital suscrito, previo a la inscripcin en el libro de
acciones, deber ser calificado por la Superintendencia de Bancos y
Seguros.
As mismo se requerir una declaracin de origen lcito de recursos con
los que adquiere su participacin en la entidad, en la que adems se
detallar si estos provienen de ahorros, herencias, legados, donaciones,
inversiones, entre otros.
Estas declaraciones debern estar archivas en el expediente de cada
accionista y se notificar va correo electrnico al Oficial de
Cumplimiento, el nombre del nuevo accionista y la gestin realizada en
cuando a la declaracin mencionada anteriormente.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
39
5. MATRIZ DE RIESGO
Las polticas y procedimientos de control detalladas en el presente
manual debern estar definidos en una matriz de riesgo sobre la base
de factores y criterios de riesgo establecidos por la empresa:
Los factores de riesgo describirn la clasificacin general de los
componentes de riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo y Otros Delitos, y al menos considerarn a los clientes,
productos y servicios, canal y situacin geogrfica. Estos factores
permitirn determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una
operacin inusual.
Los criterios de riesgo que se identifiquen sern desagregados conforme
a las caractersticas y circunstancias de cada factor de riesgo y
permitirn valorar los riesgos inherentes.
La desagregacin de los factores de riesgo y sus caractersticas
permitirn a las empresas de seguros y compaas de reaseguros
construir la matriz de riesgos.
La consolidacin de criterios y factores de riesgos, mediante categoras
previamente definidas, permitirn a travs de matrices de riesgos,
segmentar a los clientes y obtener su perfil de riesgo y combinar el riesgo
de cada uno de los factores diseados.
La metodologa general deber ser documentada y aprobada por el
directorio. Las actualizaciones de factores, criterios, categoras y
ponderaciones las aprobar o ratificar al menos semestralmente el
comit de cumplimiento.
Los resultados que se obtengan de la matriz de riesgo servirn de base
para la realizacin del monitoreo permanente, adoptando las medidas
de debida diligencia que corresponda. (Anexo 18)
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
40
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Y FUNCIONES
La unidad de cumplimiento, que depende directamente del directorio,
a travs del oficial de cumplimiento y su personal, es la principal
encargada de proteger a la entidad y de prevenir el Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, en los productos y
servicios que se ofrecen, as como de velar por el cumplimiento de las
disposiciones legales y normativas, manuales y polticas internas,
prcticas, procedimientos y controles internos en materia de prevencin
de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, por
parte de todos y cada uno de los miembros de la empresa de seguros o
compaas de reaseguros.
Para el cumplimiento de sus objetivos, contamos con el apoyo de todas
las reas involucradas en el tema; las unidades comerciales, tcnicas,
riesgos, sistemas, recursos humanos y contralora, entre otras, estn
obligadas a proporcionar la informacin y accesos solicitados por el
oficial de cumplimiento.
6.1 DIRECTORIO
El directorio de las empresas de seguros y compaas de reaseguro, en
lo relativo a prevencin de Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo y Otros Delitos tendr como mnimo las siguientes
obligaciones y funciones:
Aprobar y emitir las polticas generales para la prevencin de
lavado de activos y
financiamiento de delitos en el marco de las disposiciones de este
captulo;
Aprobar el cdigo de tica en relacin a la prevencin de lavado
de activos y financiamiento de delitos;
Aprobar el manual de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos y sus actualizaciones;
Aprobar, en enero de cada ao, el plan de trabajo anual de la
unidad de cumplimiento en materia de prevencin de lavado de
activos y financiamiento de delitos, as como el informe de esta
unidad correspondiente al ao inmediato anterior;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
41
Llevar a conocimiento de la junta general de accionistas, los
documentos referidos en el numeral anterior;
Designar al oficial de cumplimiento y a su respectivo suplente, de
conformidad con el perfil y requisitos exigidos para ocupar el
cargo, y removerlo de sus funciones, cuando existan los mritos
para ello. La gestin de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos ser de responsabilidad exclusiva del
directorio de la entidad en tanto no se disponga de un oficial de
cumplimiento debidamente calificado por la Superintendencia
de Bancos y Seguros.
Las empresas de seguros que operan en un solo ramo y las
compaas de reaseguro que cuentan con una estructura
organizacional pequea, no estn obligadas a nombrar oficial de
cumplimiento suplente, previa autorizacin de la
Superintendencia de Bancos y seguros, siempre y cuando la
entidad justifique en forma argumentada dicho pedido;
Designar a los miembros del comit de cumplimiento;
Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables
conformadas con funcionarios de la alta gerencia para la
vinculacin de los clientes que por sus caractersticas, actividades
que desempean, operaciones que realizan, entre otros, puedan
considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de
activos y financiamiento de delitos;
Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas
por el comit de cumplimiento, dejando expresa constancia en el
acta respectiva;
Aprobar la adquisicin de los recursos tcnicos y la contratacin
de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener
los procedimientos de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos;
Designar la instancia responsable del diseo de las metodologas,
modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la
oportuna deteccin de las operaciones inusuales e injustificadas,
con un valor tcnico que vaya en funcin de la informacin
pblica disponible y la mnima solicitada en este captulo;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
42
Determinar las sanciones administrativa internas para quien
incumpla los procesos de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos, y verificar su cumplimiento; y,
Aprobar la metodologa general de la matriz de riesgos de
prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos y las
metodologas, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos
para la oportuna deteccin de las operaciones inusuales e
injustificadas que presente el comit de cumplimiento. 6.2 COMIT DE CUMPLIMIENTO
Las empresas de seguros y compaas de reaseguro deben contar
con un comit de cumplimiento, que de acuerdo a la estructura
de cada una de stas, lo conformarn como mnimo las siguientes
personas: el representante legal o su delegado, un miembro del
directorio, el responsable del rea comercial o su delegado, el
responsable del rea tcnica o su delegado, el responsable de
control interno, el oficial de cumplimiento y el asesor legal o su
delegado. Los funcionarios delegados deben contar con el mismo
poder de decisin que los titulares y pertenecer a la misma
unidad de su mandante. La delegacin no exime al titular de su
responsabilidad.
Los miembros permanentes del comit detallados en el inciso
anterior tendrn voz y voto, excepto el responsable de control
interno que participar nicamente con voz pero sin voto.
El comit de cumplimiento estar presidido por el miembro del
directorio y en ausencia de ste, asumir la presidencia el
miembro del comit de mayor jerarqua.
El asesor legal actuar como secretario, elaborar y llevar las
actas de todas las sesiones en forma cronolgica y debidamente
numeradas. Si la institucin no dispone de un asesor legal de
planta, este cargo lo ocupar un funcionario de la entidad
designado por el presidente del comit de cumplimiento con
carcter permanente. Esta designacin deber ser notificada a la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
El comit sesionar de manera ordinaria una vez al mes y
extraordinariamente cuando el presidente lo convoque por
iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos (2) de sus
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
43
miembros, o ante el requerimiento del oficial de cumplimiento
para el pronunciamiento de una inusualidad injustificada.
En la convocatoria constar el orden del da y se la realizar por
lo menos con cuarenta y ocho (48) horas de anticipacin,
excepto cuando se trate de sesiones extraordinarias.
El qurum para las sesiones se establecer con la asistencia de
por lo menos la mitad ms uno de los miembros del comit de
cumplimiento con derecho a voto.
Las decisiones se tomarn con el voto mayoritario de los miembros
del comit de cumplimiento; en caso de empate, el presidente
del comit tendr voto dirimente.
Se excepta de la obligacin de contar con un comit de
cumplimiento a las empresas de seguros que operan en un solo
ramo y a las compaas de reaseguros que, conforme a la
categora asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros,
cuentan con una estructura organizacional pequea, caso en el
cual las funciones asignadas al comit de cumplimiento sern
asumidas por el directorio de la empresa seguros o la compaa
de reaseguros.
6.3 FUNCIONES DEL COMIT DE CUMPLIMIENTO
El comit de cumplimiento, entre otras, tendr las siguientes
obligaciones y funciones:
Proponer al directorio las polticas generales de prevencin de
lavado de activos y financiamiento de delitos;
Someter a aprobacin del directorio, el manual de prevencin de
lavado de activos y financiamiento de delitos, as como sus
reformas y actualizaciones;
Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que
contenga el informe mensual del oficial de cumplimiento y realizar
seguimiento a las labores que desempea este funcionario,
dejando expresa constancia en la respectiva acta;
Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones
inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento,
para si fuere del caso, trasladarlos a conocimiento de la Unidad
de Anlisis Financiero - UAF;
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
44
Prestar eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento;
Emitir recomendaciones al oficial de cumplimiento sobre la
aplicacin de las polticas de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos y efectuar el seguimiento del
acatamiento de las mismas;
Proponer la imposicin de sanciones administrativas internas por
el incumplimiento de los procesos de prevencin de lavado de
activos o financiamiento de delitos, previo al proceso
correspondiente;
Presentar al directorio la metodologa general de la matriz de
riesgos de prevencin de lavado de activos y financiamiento de
delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de
los criterios, categoras y ponderaciones de riesgos constantes en
la matriz de riesgos;
Presentar al directorio las metodologas, modelos e indicadores
cualitativos y cuantitativos para la oportuna deteccin de las
operaciones inusuales e injustificadas; y,
Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que las
empresas de seguros y compaas de reaseguros mantengan sus
bases de datos actualizadas y depuradas, para que puedan ser
utilizadas de manera eficiente y oportuna en las labores de
prevencin del lavado de activos y del financiamiento de delitos;
En caso de incumplimiento de las funciones sealadas en este
artculo, la Superintendencia de Bancos y Seguros sancionar a
los integrantes del comit de cumplimiento sobre la base de lo
dispuesto en la ley.
-
MANUAL INTERNO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS 2014
45
7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El Oficial de Cumplimiento es el funcionario que forma parte de la alta
gerencia, calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros,
responsable de verificar la aplicacin de la normativa inherente a la
prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos, ejecutar
el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e
implementacin de los procedimientos y controles y buenas prcticas
necesarios para la prevencin de lavado de activos y financiamiento
de delitos;
7.1CALIFICACIN DEL OFICIAL Y OFICIAL SUPLENTE
Las personas que vayan a desempear los cargos de oficiales de
cumplimiento deben ser calificadas previamente por la
Superintendencia de Bancos y Seguros y cumplir con los siguientes
requisitos:
o Estar en goce de sus derechos polticos;
o Ser mayor de edad;
o Acreditar ttulo profesional universitario en las ramas de
derecho, economa, administracin de empresas,
contabilidad, auditora o carreras afines a banca, finanzas y
seguros y experiencia profesional de dos (2) aos, para lo
cual deben remitir copias certificadas de los ttulos
acadmicos; o acreditar experiencia equivalente a un
tiempo mnimo de seis (6) aos en el rea tcnica u
operativa de una empresa de seguros o de una compaa
de reaseguros; o, haber laborado al menos dos aos (2) en
el rea de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos de una empresa de seguros o de
una compaa de reaseguros, para lo cual debe remitir las
certificaciones emitidas por las entidades en las que haya
prestado sus servicios;
o Presentar certificados notariados de haber aprobado uno o
ms cursos de capacitacin en materia de prevencin de
lavado de activos o financiamiento de delitos, dictados en
el Ecuador o en el extranjero, que acrediten por lo menos
noventa (90) horas de duracin.
o En el caso de capacitaciones impartidas en territorio
nacional, stas debern contar con la autorizacin de la
Unidad de Anlisis Financiero - UAF, con excepcin de la