Download - Mantenimiento de Equipo Medico
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Manual de Procedimientos del
Departamento de Mantenimiento
Elaboracin:05/07/10 Revisin: 05/07/10 No. Revisin: Cdigo: Pgina:
Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo
Manual Controlado: _____________________
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MDICO Y ADMINISTRATIVO
Elabor: Revis: Aprob:
Ing. Emilio Etchegaray Velasco
L.A.P. A. Hugo Snchez Rodrguez Coordinador Operativo de Equipo
Mdico
Jefe del Departamento de Matenimiento
Director de Operacin e Infraestructura
Valid: Autoriz:
Arq. Ral ngel Becerra Snchez
Arq. Francisco Javier Narro Robles Jefe del Departamento de Programacin y
Organizacin
Director de Planeacin y Programacin
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HOJA DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACION: 04/09/2009 NO. REGISTRO SEDECAP:
No. Rev.
Fecha de Modificacin DD/MM/AA
Motivo Pginas Sustituidas Elabor Valid Autoriz No. de Registro
(SEDECAP)
1 05/07/2010 ELABORACIN DEL PROCEDIMIENTO
PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MEDICO Y ADMINISTRATIVO
HOJAS
ING. EMILIO ETCHEGARAY VELASCO
JEFE DE MANTENIMIENTO
ING. EMILIO ETCHEGARAY VELASCO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
ARQ. RAUL ANGEL BECERRA SANCHES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIN
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Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo
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I.- OBJETIVO Programar y presupuestar las acciones de mantenimiento de equipo mdico y administrativos ejecutar, con el apoyo de tcnicos especializados de las empresas subrogadas contratadas.
II.- APLICACIN ( ) General ( X ) Especfica Jefe del Departamento de Mantenimiento
III.- ALCANCE Aplica a los documentos que son turnados al Departamento de Mantenimiento, en los cuales describen los datos de los equipos sujetos a reparar, a los directivos responsables de signar dichos documentos, a las empresas prestadoras de servicios que sean asignadas para realizar el servicio requerido.
IV.- DEFINICIONES SEDECAP.- Secretara de Desarrollo Evaluacin y control de Administracin Pblica SSEP.- Servicios de Salud del Estado de Puebla COEM.- Coordinador Operativo de Equipo Mdico Unidad Administrativa.- rea perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla que requiera mantenimiento de equipo mdico y/o administrativo. Cuadro Comparativo o Justificacin.- Documento que justifica el mantenimiento al equipo medico y/o administrativo de una unidad administrativa perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla.
V.- REFERENCIAS Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblica Estatal y Municipal ultima modificacin 31 de diciembre del 2007. Ley de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2010 Clasificador de objeto de gasto vigente 2010.
VI.- POLITICAS DE OPERACIN - Reorientar las acciones que se efectan en materia de mantenimiento a partir del diseo, instrumentacin, operacin y evaluacin de un sistema integral de Mantenimiento, que defina los procesos y resultados necesarios para dar cumplimiento a la misin fundamental del Sistema Estatal de Salud. - Servir con oportunidad y precisin, brindando nuestros servicios con profesionalismo y calidad, satisfaciendo las necesidades hospitalarias en materia de mantenimiento para equipos mdicos, administrativos y mobiliario. - Vigilar las acciones de Mantenimiento de los diferentes equipos de las unidades mdicas y administrativas se ejecuten con oportunidad y eficiencia. - Establecer los programas, rutinas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo en las diferentes instalaciones donde sea requerido. - Respetar las recomendaciones del o los fabricante (s), en el procedimiento a realizar el servicio de mantenimiento a diferentes equipos, cumplir con la descripcin de las caractersticas tcnicas de los equipos en los presupuestos que las empresas presenten en el Departamento de Mantenimiento. - La empresa designada debe valorar el equipo en el lugar donde se encuentra radicado, de la misma forma una vez reparado debe ser entregado al usuario en conformidad y a entera satisfaccin del mismo.
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VII.- PRODUCTOS Los diferentes equipos que requieren mantenimiento de las unidades como son: equipos mdicos (incubadoras, electrocardigrafo, rayos X, ultrasonidos, anestesia, ventiladores, doppler, etc.), electromecnicos y administrativos.
VIII.- CLIENTE(S) Usuarios de los diferentes equipos pertenecientes a los SSEP y que son de apoyo para el diagnostico y/o tratamiento de los pacientes.
IX.- INDICADORES Nombre del Indicador: No.de Servicios atendidos de equipo mdico y administrativo mensualmente Unidad de Medida: Promedio Periodicidad: Mensual Frmula de Clculo: Nmero de solicitudes/nmero de solicitudes atendidas * 100
X. RESPONSABILIDADES
Jefe del Departamento de Mantenimiento: Recibe la correspondencia para remitirla a la Coordinacin de Equipo Mdico. Subdirector de Operacin e Infraestructura: Autoriza cuadro comparativo de trabajos a realizar. Director de Operacin e Infraestructura: Autoriza solicitudes. Coordinador Operativo de Equipo Mdico y Administrativo: Se encarga de realizar los trmites para la reparacin del equipo mdico y administrativo. Departamento de Control presupuestal: Tramita la Suficiencia Presupuestal. Departamento de Recurso Financieros: Efecta pago de facturas de trabajos realizados. Empresas Participantes: Verifican el estado en el que se encuentra el equipo para cotizar y posteriormente realizar la reparacin. Titular de Unidad Administrativa: Enva solicitud de servicio
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XI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO No. DESCRIPCIN Nombre del rea responsable de la
actividad Numero
secuencial Descripcin clara y precisa de las actividades ordenadas
de forma secuencial y cronolgica. Cdigo y nombre del
registro
INICIO
Titular de Unidad Administrativa 1
Enva solicitud de mantenimiento para equipo mdico y/o administrativo al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Oficio
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 2
Recibe correspondencia y turna al Coordinador Operativo de Equipo Mdico para realizar los servicios de mantenimiento.
Oficio
Coordinador Operativo de
Equipo Mdico 3
Recibe correspondencia y analiza el requerimiento. Se encuentra dentro de una pliza de servicio? SI: Ir a la actividad no.5 NO: Continua en la actividad no.4
4 Cita a la empresa factible para que realice el trabajo de mantenimiento. Continua en la actividad no.5
5 Cita a la empresa que ostenta contrato. Responsable de mantenimiento de la Empresa
Participante 6 Recibe solicitud de servicios de mantenimiento.
7 Se presenta en la unidad administrativa donde se efectuara el trabajo para hacer una evaluacin del equipo.
8 Formula el presupuesto y lo presenta al Coordinador Operativo de Equipo Mdico. Coordinador Operativo de
Equipo Medico 9 Recibe el presupuesto para su evaluacin.
Presupuesto Mdico
10 Elabora el cuadro comparativo o justificacin.
11 Entrega cuadro comparativo o justificacin al Jefe del Departamento de Mantenimiento anexando presupuesto y solicitud de servicio.
Cuadro Comparativo
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 12
Recibe y analiza los cuadros comparativos o de justificacin, para turnarlos a la Subdirector de Operacin e Infraestructura.
Subdirector de Operacin e
Infraestructura 13
Recibe cuadros comparativos o de justificacin. Los autoriza? SI: Continua en la actividad no.14 NO: Regresa a la actividad no.5
14 Firma de autorizacin los cuadros comparativos o justificacin y los turna al Jefe del Departamento de Mantenimiento.
Cuadro Comparativo
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 15
Recibe cuadros comparativos. Cuentan con suficiencia presupuestal? SI: Los enva al Coordinador Operativo de Equipo Mdico. Continua en la actividad no.16 NO: Regresa a la actividad no.5
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RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO No. DESCRIPCIN Coordinador Operativo de
Equipo Mdico y Administrativo
16 Recibe documentacin y cita a la empresa correspondiente para indicar y entregar autorizacin para la ejecucin de trabajos.
Cuadro Comparativo
Responsable de la Empresa Participante
17
Se presenta en la unidad administrativa donde efectuar el servicio, recopilando al trmino del trabajo en la hoja de servicio sello y firma del responsable de la Unida, entregando una copia al Coordinador Operativo de Equipo Mdico
Hoja de Servicio
Coordinador Operativo de
Equipo Medico 18 Recibe y archiva hoja de servicio, as mismo, solicita a la
empresa la factura por el importe de los trabajos realizados.
Responsable de la Empresa Participante
19 Presenta factura al Coordinador Operativo de Equipo Mdico para su revisin. Factura
Coordinador Operativo de
Equipo Medico 20
Recibe y revisa factura con la documentacin completa que soporta el servicio. La enva al Jefe del Departamento de Mantenimiento.
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 21
Recibe y clasifica la factura por empresa, tipo de recurso, partida presupuestal y se turna a SEDECAP (para su validacin.
FIN
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XII. DIAGRAMA DE FLUJO
Jefe del Departamento de Mantenimiento
Coordinador Operativo de Equipo Mdico
Responsable de Empresa Participante
Subdirector de Operacin e Infraestructura
Titular de la Unidad Administrativa
INICIO
1
Oficio
Enva solicitud de mtto para equipo medico al Jefe de
Depto de Mantenimiento
2
Oficio
Recibe oficio y lo turna al COEM para realizar
servicios de mtto
Recibe correspondencia y
analiza el requerimiento
3
Dentro de pliza de servicio ?
Cita a la empresa factible para
realizar trabajo de mtto
Cita a la empresa que ostenta el
contrato
NO
4
SI5
a
a
6
Oficio
Recibe solicitud de servicios de
mtto
Se presenta en unidad admiva
donde se efectuara el trabajo de mtto
7
Formula presupuesto y lo
presente al COEM
89
Presupuesto
Recibe presupuesto para
su evaluacin
Elabora cuadro comparativo
10
11
Cuadro Comparativo
Entrega cuadro comparativo
1
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Subdirector de Operacin e InfraestructuraResponsable de
Empresa Participante
Coordinador Operativo de Equipo MdicoJefe del Departamento de MantenimientoTitular de la
Unidad Administrativa
1
12
Cuadro Comparativo
Recibe y Recibe y analiza cuadro
comparativo para turnarlo al Subdir Op
e Inf
Recibe los cuadros
comparativos
Los autoriza? aNO
SI
13
14
Cuadro Comparativo
Firma de autorizacin y los turna al Jefe de
Departamento de Mtto
Recibe cuadros comparativos
Suficiencia presupuestal?
Los enva al COEM
aNO
SI
15
16
Cuadro Comparativo
Recibe documentacin y cita a resp de
empresa para entregar aut de ejecucin de
trabajos
17
Hoja de Servicio
Se presenta en unidad admiva a efectuar
servicio recopilando al termino en sello y firma de resp de uinidad con copia para el COEM
Recibe y archiva hoja de servicio , solicita
factura a empresa por importe de trabajos
realizados
18
19
Factura
Presenta factura al COEM para su
revisin
2
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Responsable de Empresa
ParticipanteCoordinador Operativo de Equipo MdicoJefe del Departamento de MantenimientoTitular de la Unidad Administrativa
2
20
Factura
Recibe y revisa factura con documentacin
completa. La enva a Jefe de Depto de Mtto
Recibe y clasifica factura por empresa,
tipo de rec, y se turna a SEDECAP para su validacin
21
FIN
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XIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
No. NOMBRE Clave 1 Boletn S/N 2 Formato de Solicitud S/N 3 Formato de Entrega S/N
XIV. ANEXOS
No. NOMBRE DEL DOCUMENTO 1 Diagrama de flujo del Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo 2 Boletn 3 Formato de Solicitud 4 Formato de Entrega
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ANEXOS