Ciencias de la Información 3
Ciencias de la Información ISSN: 0864-4659 Vol. 46, No. 3, sept-dic, pp. 3 - 8, 2015
La presente investigación tiene comoobjetivo describir e interpretar losantecedentes sobre los Sistemas deGestión Empresarial, fundamentalmenteen su integración. En la metodologíase consideró la revisión y análisis depublicaciones para identificar aquellosaspectos de interés a tener en cuentapara emprender la conformación de unúnico sistema de gestión. Los principaleshallazgos indican que la conceptualizaciónde lo entendido por Sistema Integradode Gestión es heterogénea, ademásse han propuestos varios niveles deintegración en función del grado deavance alcanzado por las empresas y seidentifica que el número mayor de lasinvestigaciones al respecto estáncentradas en Europa. Se añade unanálisis del estado de la certificación desistemas empresariales en Cuba y seenfatiza en la necesidad de fortalecerla integración en todos los sectoresempresariales.
Palabras clave: Sistemas de gestiónempresariales, Integración de sistemasde gestión, organización de empresas.
The aim of this article is to describe andinterpret history on the international trendin the management and improvement ofbusiness processes. In the methodologyreview and analysis published onlineaccess, is considered to identify thoseaspects of interest that influence theperformance of companies and theirprocesses. The main findings indicate thattoday any attempt to formalize themanagement and process improvementmust contain theoretical assumptionsabout process management and systemintegration, it is also imperative to acceptthe basis of good management practices,treated with a focus process, highlightedin the selection process, the identificationand assessment of opportunities forimprovement, indicators and itsrelationship with business strategies.
Keywords: Business managementsystems; Integration of managementsystems, business organization
DIntroducción
esde hace algunos años se realizanestudios a los sistemas de gestión(calidad, medio ambiente y
seguridad y salud del trabajo), cómo seimplementan y evolucionan en lasorganizaciones, con la intención deproponer modelos de gestión que ayuden aprocurar la satisfacción de sus diferentespartes interesadas, aunque de forma separada.
Así surgen por ejemplo las familias ISO9000 (Gestión de la Calidad), ISO 14000(Gestión del Medioambiente) u OHSAS18001 (Gestión de la Prevención de RiesgosLaborales) con una clara orientaciónhacia los clientes, la sociedad y lostrabajadores respectivamente (AbadPuente, 2009).
Los sistemas de gestión (SG) basados encalidad, medio ambiente y seguridad y
salud en el trabajo no son los únicos,también existen los fundamentados enotros estándares internacionales queson desarrollados por la OrganizaciónInternacional de Normalización (ISO), porejemplo: ISO/IEC 27001 Seguridad de lainformación e ISO/IEC 20000 Gestión deServicios TI. Algunos son desarrolladosde conjunto entre la ISO y la ComisiónElectrotécnica Internacional (IEC), y laISO 50001: 2011 Sistemas de gestión de la
La integración de Sistemas de GestiónEmpresariales, conceptos, enfoques ytendenciasThe integration of business managementsystems, concepts, approaches and trends
Henrry Ricardo CabreraAlberto Medina LeónJesús Abab PuenteDianelys Nogueira RiveraQuirenia Núñez Chaviano
ISSN: 0864-4659 volumen 46, no. 3, sept-dic, 20154
Cabrera, Medina, Abab, Nogueira y Núñez
energía, que se impone cada día comouna necesidad en el sector organizacional.Estadísticas anuales revelan un crecimientosaludable de las certificaciones en todoslos ámbitos (Gasiorowski, 2013).
Así pues, en el contexto de la gestiónempresarial coexisten dos tendenciascomplementarias en el interior de lasorganizaciones: la implantación desistemas de gestión a partir de loscorrespondientes estándares nacionalese internacionales, que facilitan de formaseparada el desempeño en cada una delas funciones técnicas asociadas a losdiferentes stakeholders (partes interesadas)y el diseño de esquemas de excelenciaempresarial que garanticen la satisfacciónde todos los grupos de interés implicados(Karapetrovic, 2002).
La existencia de Normas Internacionalesque sustentan estos sistemas ha dadolugar a que numerosas organizacionesimplementen y certifiquen los SG de formaindependiente, en paralelo; esto provocasemejanzas en el contenido y estructuras.Otras más avanzadas los integran, paraconformar un denominado Sistema deGestión Integrado (SIG).
Conceptos, principios ytendencias
Escribir hoy sobre el entorno empresarialmencionando que es dinámico y turbulentodebe ser considerado como redundante,pues desde hace varios años ya lo es yel escenario mundial no vaticina cambiosal respecto. Las nuevas exigenciasempresariales no solo están dadas porel cliente, también los trabajadores, losinversionistas y hasta las poblacionesimpactadas por los procesos industrialesse convierten en partes interesadas delas organizaciones.
Por ello y en coincidencia con Abad Puente(2009) es de cuestionarse el mantenersistemas de gestión separados y generarlas consecuentes sub-optimizaciones yduplicidades de recursos. Los estándaresse fundamentan en los principios de gestión(mejora continua, gestión por procesos, altaimplicación de la dirección) y compartenesquemas y requisitos similares (formaciónde los trabajadores, auditorías internas,definición de objetivos), por lo que laintegración constituye una vía a formularse
para obtener un único sistema de gestióno un Sistema Integrado de Gestión (SIG).También Fraguela Formoso, Carral Couse,Iglesias Rodríguez, Castro Ponte, &Rodríguez Guereiro, (2011) plantean lanecesidad de la integración como elementofundamental para satisfacer las necesidades,expectativas y requisitos de las partesinteresadas.
Antes de continuar es importante definirlo que se entiende por SIG. Ver tabla 1.
Se infiere por lo tanto, que un sistemaintegrado de gestión es un proceso quetransita diferentes fases que cumplen conlos requisitos establecidos para un únicosistema de gestión, con base en la política,procedimientos, implementación, seguimientoy control, auditorías y mejoras. Esto permitea la organización demostrar su compromisocon todas las partes interesadas.
Al desear un SIG se requiere que laorganización establezca los procesos
Tabla 1. Conceptos de SIG.
Tabla 1. Conceptos de SIG
Fuente: Elaboración propia
dentro de su alcance, de forma querespondan a los propósitos de los sistemasque son objeto de integración, con unenfoque preventivo que considere losaspectos de impacto y riesgos asociados asus actividades y resultados. La integraciónde sistemas no significa una suma oadición de SG. El objetivo es sistematizartodos los procesos de la organización yen mayor medida los procesos claves yrelevantes que intervienen, con el propósitode lograr un nivel de integración en lagestión, para así aumentar la eficiencia yla eficacia (Cuendias de Armas et al., 2013).
Hoy día no existe una norma internacionalISO que determine los requisitos de unsistema de gestión integrada de calidad,medio ambiente y seguridad y salud en eltrabajo; sin embargo con todas las normasy requisitos establecidos para cada SG, seconsidera cada vez más lógico la creaciónde una norma ISO para la integración delos sistemas (FUNIBER, 2010) (AbadPuente, 2011).
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Esto posibilita que varios organismos decertificación de carácter nacional realicenpropuestas metodológicas de normas, quees preciso conocer en el momento de realizarun proyecto de integración. Dentro de ellas:una norma española (AENOR), UNE66177:2005 ¨Guía para la integración desistemas de gestión que proporcionadirectrices para desarrollar, implantar yevaluar el proceso de integración de los SGde la calidad, medio ambiente y gestión dela seguridad y salud de los trabajadores.Otra propuesta es la australiana denominada¨ Integración de los SG. Guía para Empresas,Gobierno y Organizaciones Comunitarias(AS/NZS 4581) ̈ . También el British StandardInstitution (BSI) del Reino Unido lanza laguía sobre la implementación de los SGintegrados HB 10190 ̈ IMS: The frameworky la especificación disponible al público PAS99:2006 Especificación de requisitoscomunes del SG como marco para laintegración, la cual fue adoptada por laOficina Nacional de Normalización (ONN)como documento normativo en 2008 para lacertificación en Cuba, (Cuendias de Armaset al., 2013), donde al igual que las otrasnormas dice el qué hacer, pero no el cómollegar a la implantación.
De estudios realizados en varias regionesde Europa, entre ellas Italia (Salomone,2008), España (Bernardo et al., 2009)(Karapetroviæ, Casadesus, & Heras, 2010),en las pequeñas y mediana empresas delReino Unido (Douglas & Glen, 2000); y enotras regiones del mundo China (Zeng, Shi,& Lou, 2007), Australia (Zutshi & Sohal,2005), se puede resumir que muchasintegran principalmente los SG de calidad,luego medio ambiente y por últimoseguridad y salud en el trabajo, así comotambién medio ambiente y después calidad.
De lo anterior y reforzado por Abab Puente,Vilajosana Crusells, & Dalmau, (2014) seconcluye que: los sistemas de gestióncertificables que más se valoran para losprocesos de integración son: sistema degestión de la calidad, sistema de gestiónambiental, sistema de gestión de seguridady salud en el trabajo.
Añade también Castañeira, (2010) que lamayoría de las empresas que desarrollan oestán en vías de desarrollar un sistemaintegrado de gestión, comienzan por unsistema de gestión de la calidad, otras sinembargo y en menor cuantía tienen aplicadoun sistema de gestión de seguridad y salud
del trabajo o un sistema de gestiónambiental. Por cualquiera de las vías quese escoja, deben de presente que el principalmotor de la integración son las propiasorganizaciones y no agentes externos:clientes, autoridades entre otros, comoocurre generalmente con los sistemas degestión individuales.
Tendencias de los SG en Cuba
También en Cuba una cifra creciente de
organizaciones se encuentran enfrascadasen la reestructuración de sus funcionescon vistas a mejorar el cumplimiento delos requisitos legales con la implantaciónde las NC ISO 9001, NC ISO 14001 y NCOHSAS 18001, a continuación se presentaun análisis al respecto.
En Cuba la Oficina Nacional deNormalización (ONN) es la entidaddesignada oficialmente como el ÓrganoNacional de Certificación (ONN, 1998).También certifican organismos extranjeroscomo Buró Verita y Loyd Register. A partede lo anterior se ha autorizado algunasempresas como Registro Cubano de Buquespara avalar, esto no es una certificaciónsino un reconocimiento que tienen lasempresas ante terceros (González Tapia,2014).
A finales de octubre 2013 (ONN, 2014)el país contaba con 598 empresascertificadas en los sistemas de gestión decalidad (SGC), 64 con el sistema de gestiónmedioambiental (SGA), 77 con el sistemade seguridad y salud en el trabajo (SGSST)y 95 con el sistema integrado de gestión.Es importante señalar que la provincia LaHabana cuenta con la mayor cantidad deempresas certificadas tanto en la integración(33) como los demás sistemas de gestiónpor separado, con un total de 182 en SGC,19 en SGA y 23 en SGSST. En cuanto a losministerios se evidencia que encabezanla lista de certificaciones el Ministerio dela Construcción (MICONS), Ministerio deIndustria (MINDUS), MINEM, e InstitutoNacional de recursos Hidráulicos INRH,sin embargo, en la integración de lossistemas de gestión se destaca elMinisterio de la Industria Alimenticia(MINAL), con 22 empresas certificadas, elMICONS con 18 y luego el MINEM con12. A continuación se especifica porministerios (ver tabla 2) y se representa elporcentaje de ministerios que presentan
certificaciones en la integración, ver figura 1.
El otorgamiento y validez de la certificaciónde un sistema de gestión está refrendadolegalmente por la resolución emitida por NCal efecto, además del certificado y logotipoprotegido legalmente. Estos constituyen losatributos con que cuenta la organizaciónpara demostrar la confianza en laconformidad con las normas aplicables ycuyo empleo se regula en el documento:«Requisitos y Procedimiento General parala Certificación de Sistemas de la Calidad «y en las directrices de la ISO que esclarecenlo que se debe hacer para divulgar lacertificación alcanzada (ONN, 2014).
Necesidad de integrar
La necesidad de integrar los distintos
sistemas de gestión surge debido al propiodesarrollo organizacional existente, a losintereses y prioridades que tenga laorganización y a los procesos productivos,aunque se reconoce la influencia querealizan los accionistas, el gobierno y lasociedad; en síntesis, dada a la necesidadde ser más competitivo y tener una mejorimagen corporativa.
Cada vez más la tendencia es planificar,mejorar y controlar los procesos de laorganización para brindar productos quecumplan con los requisitos de los clientesy por ende con su satisfacción, y por otrolado preservar el ambiente y garantizar lasalud y seguridad de los trabajadores.Todo esto puede lograrse con un SIG, conestructuras y procesos planificados,coherentes y controlados, con trabajadorescompetentes y con directivos altamentecomprometidos, de ahí que la alta direcciónjuega un papel primordial en este proceso.
Varios son los autores que enfatizan losbeneficios o ventajas empresariales quetrae consigo el proceso de integración(Fraguela Formoso et al., 2011)(AbabPuente et al., 2014), además de contribuira lograr una mayor confianza, motivacióny participación por parte del personal(Cuendias de Armas et al., 2013). SegúnLa Fundación Universitaria Iberoamericana(FUNIBER, 2010) clasifica las ventajas endirectas e indirectas. Las directas sonaquellas que generan un impacto másinmediato en la organización e implican unmejor aprovechamiento de los recursos ylas indirectas son aquellas que son las
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Cabrera, Medina, Abab, Nogueira y Núñez
Figura 1. Porcentaje de certificaciones en la integración de sistemas de gestión según ministerios.
menos tangibles, pero tienen una mayorinfluencia en la calidad de la gestión.
Según Cuendias de Armas (2013) un SIGproporciona mayor enfoque al negocio alincrementar la capacidad de la organizaciónen la consecución de objetivos, metas yfrente a nuevas necesidades y expectativasde clientes y otras partes interesadas; unenfoque más holístico a la gestión del riesgocomercial, menos conflictos entre lossistemas, reduce la burocracia y optimizarecursos.
En contraste, diversos investigadorestambién estudian sobre las dificultades quepueden ocurrir en el proceso de integración,ver tabla 3.
La integración no se alcanza de un primerintento, constituye un proceso paulatino;por ello en la bibliografía se enuncian variosniveles. Dentro de los autores se encuentran:Peña Escobio et al., (2009) distinguen variosniveles de integración, los clasifican enmodelos de primer, segundo, tercer nivel deintegración. Donde establecen que losmodelos de:
• Primer nivel: operan los sistemas aisladose integran determinados procedimientos yregistros. La integración se enmarca ensimplificar la documentación.
• Segundo nivel: estos modelos integranrequisitos y documentación, así como sucontrol. Disponen de un solo manual degestión y algunos procesos, procedimientosy registros integrados. No existe integracióna nivel estratégico (determinación depolíticas y objetivos) ni a nivel táctico(formulación de planes). La integración seenmarca fundamentalmente en la actividadde control.
• Tercer nivel: disponen de una políticaintegrada, abordan la planificación,implantación, medición, análisis y mejora deforma integrada.
Estos autores plantean que el paso más difícilpara una organización es del segundo nivelhacia el tercer nivel o de integración total,porque se requiere que la entidad dispongade herramientas comunes de gestión, y paralograr la integración total es indispensableque las políticas de calidad, medio ambiente,y seguridad y salud en el trabajo esténalineadas con la política general de laempresa, lo que asegura que todas las
Tabla 2. Empresas certificadas por ministerios en cuanto a los sistemas de gestión
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.
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políticas y objetivos sean coherentes entresí, así como la misión de la organización.
Otro método ha sido propuesto porFerguson, García, & Bornay, (2002), segúnestos autores distinguen el nivel deintegración en tres posibles niveles:
• Alineamiento: cada uno de los sistemasestá bajo la órbita de un departamento ounidad cuyo responsable sigueautomáticamente sus propias metas yobjetivos, la integración es tan sólodocumental
• Combinación: se mantiene la separación
organización:
• Básico: es un nivel que no requiereexperiencia de las organizaciones en lagestión por procesos y las acciones quepueden llevarse a cabo en este estadio sonlas siguientes: se integran las políticas decada SG, se define las responsabilidades yfunciones del personal de cada proceso, seintegra el manual de gestión y algunosprocesos como identificación y acceso arequisitos legales, elaboración y gestión delos documentos y registros, gestión de noconformidades, y oportunidades de mejora,auditorías internas.
• Avanzado: en este nivel se requiere decierta experiencia y se necesita de un nivelde madurez en la gestión por procesos. Eneste estadio se integran los SG, los procesosde gestión o estratégicos mediante un mapade procesos, además se integran losprocesos de revisión por parte de ladirección, comunicación, información yparticipación y los procesos productivos.En coincidencia con Abad Puente, (2011) serecomienda realizar un mapa de procesosque integren los diferentes sistemas deintegren los diferentes sistemas de gestión.
• Experto: este nivel requiere de una granexperiencia en la gestión por procesos, yaque supone extender la integración de losSG a otras áreas de gestión diferentes delas de calidad, medio ambiente y seguridady salud laboral. En este estadio se incluyela ¨ voz del cliente ¨ a los proveedores,involucrándolos así en la mejora de losprocesos, y se extiende la gestión porprocesos a las actividades administrativasy económicas.
Importante destacar que esta guía muestraun diagrama de flujo que le permite a lasorganizaciones seguir una serie de pasospara identificar el nivel de integración másapropiado en dependencia de su situacióny el nivel de madurez del que disponga.
También en Cuba, aunque escasos, sedesarrollan procedimientos de integración,como trajes a la medida para las distintasempresas o sectores donde se aplican.Constituye un esfuerzo por elevar lasorganizaciones cubanas a los estándaresinternacionales, que a su vez están sonavalados por un proceso de certificacióndesarrollado por la Oficina Nacional deNormalización.
departamental,pero algunos procedimientosoperativos son comunes (por ejemplo elcontrol documental, la formación y laauditoría interna.)
• Integración: aparece un sistema únicoplenamente integrado en sus aspectosdocumentales y en los referentes a laautoridad y dirección.
La Agencia Española de NormalizaciónAENOR también propone en su guía (UNE66177, 2005) tres niveles de integración, quelos clasifican en nivel básico, avanzado yexperto, donde se basa especialmente en lagestión por procesos que disponga la
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Cabrera, Medina, Abab, Nogueira y Núñez
Recibido: 16 de junio de 2015.Aprobado en su forma definitiva:
4 de noviembre de 2015
Henrry Ricardo CabreraDepartamento de Ingeniería Industrial en la
Universidad de Cienfuegos.Correo-e.: [email protected]
Alberto Medina LeónDepartamento de Ingeniería Industrial en la
Universidad de Matanzas.Correo-e.: [email protected]
Jesús Abab PuenteOrganización de Empresas en la Universidad
Politécnica de Catalunya.Correo-e.: [email protected]
Dianelys Nogueira RiveraDepartamento de Ingeniería Industrial en la
Universidad de Matanzas.Correo-e.: [email protected]
Quirenia Núñez ChavianoDepartamento de Ingeniería Industrial en la
Universidad de Cienfuegos.Correo-e.: [email protected]
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2 0boost% 20in%20management%20systems%20
Conclusiones
• La integración de sistemas normalizadossurge como respuesta para facilitar el manejoempresarial frente a la necesidad de operarcon varios sistemas normalizados de formasimultánea, pero resulta imprescindiblelograrlo no solo en lo formal, sino queresponda en las acciones de mejora a todoslos sistemas por igual.
• En la actualidad cualquier intento porformalizar la gestión y mejora de procesosdebe contener supuestos teóricos alrededorde la integración de sistemas normalizados.Abriendo así, una nueva concepción en lasinvestigaciones referentes a estas temáticas.
• Del análisis bibliográfico se observa queexisten tres tendencias fundamentalescuando se quiere integrar: iniciar con unúnico sistema de gestión que implique elresto de los sistemas normalizados,implantar distintos sistemas y certificar soloel sistema integrado; por último, certificarprimero calidad, luego el resto que decida laentidad; e implantar y certificar un sistemaintegrado de gestión.
Del análisis de los datos de certificaciónpara el caso cubano, se aprecia la necesidadde fomentar la implantación de sistemasnormalizados como una vía para garantizarla inclusión y permanencia en el mercado,que se aprecie como una necesidad internade la empresa y no como una imposición deentidades superiores.
Referencias
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10.1016/j.jclepro.2014.04.084
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