Herramientas de Controlen la Implementación delPlan Estratégico
MARCO CONCEPTUAL DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA UNIVERSITARIA
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Control
Es la función administrativa que compara los resultados obtenidos con los objetivos predeterminados.
Es la función administrativa que guía el comportamiento de las personas a fin de que tomen las decisiones más adecuadas posibles para alcanzar los objetivos de la organización y que evalúa los resultados alcanzados.
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Está estrechamente relacionado con la Planificación.
Funciona conjuntamente con la Planificación, como las hojas de una tijera.
El control no es posible sin Objetivos y Planes
Control
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Herramientas Tradicionalesdel Control de Gestión
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Control de Gestióncomo disciplina integradora
Planificación
RecursosHumanos
Sistemas
Economía
Contabilidad Informática
Controlde
Gestión
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Control
El proceso es fundamentalmente el mismo ya sea que se controle: El efectivo La moral La producción Los procedimientos de oficina La calidad del producto
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El proceso
Establecer estándares Medir el desempeño con estos
estándares Corregir las variaciones respecto
de los estándares y planes
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Los Estándares
Son simples criterios de desempeño.
Puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se realiza mediciones desempeño.
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Medición del desempeño
Debería hacerse, en lo posible, en forma anticipada. A lo menos, lo más pronto posible.
Dificultades de medición: Sinergia Producción intangible (ideas, servicios) Distribución de costos fijos Asignación de costos marginales y
precios sombraNorberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso
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Corrección de desviaciones
La estructura del control debe armonizar con la estructura organizacional.
Las desviaciones, y la responsabilidad de corregirlas deben estar bien asignadas
Ejecutivos y trabajadores deben ser motivados e incentivados a corregirlas.
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Puntos críticos de control
¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento?
¿Qué mostrará mejor cuándo no se estén cumpliendo estas metas?
¿Qué mostrará mejor las desviaciones críticas?
¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso?
¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo costo, información?
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Tipos de estándares
Estándares físicos Estándares de costos Estándares de capital Estándares de ingresos Estándares de programas Estándares intangibles Estándares en base a metas
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Esquema general del control
Desempeñodeseado
Desempeñoreal
Medición deldesempeño
real
Comparacióndesempeñoreal versusestándares
Aplicaciónde
correcciones
Programa deacción
correctiva
Análisis decausas de lasdesviaciones
Identificaciónde las
desviaciones
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Requisitos para controles eficaces Adaptación de los controles a los planes y
puestos. Adaptación de los controles a cada
administrador. Seguridad de que los controles señalan
excepciones en puntos críticos Objetividad en los controles Flexibilidad de los controles Adaptación a la cultura organizacional Economía Deben generar una acción correctiva
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Herramientas tradicionalesdel Control de Gestión
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Evolución Histórica
Contabilidad Medición, registro y representación convencional y estándar del
valor de una empresa. Informática
Incorporación de sistemas contables automatizados Recursos Humanos
Los incentivos como parte de todo sistema de Control de Gestión Sistemas
El valor de la Empresa como algo más que lo meramente contable Planificación
Expansión del control a todos los ámbitos estratégicos de la Gestión Economía
Nuevos supuestos sobre el valor de la información y el actuar de las personas
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Algunas herramientas
Registro por partida doble Máquinas de Registro Unitario Computadoras (automatización del proceso de
cierre contable) Contabilidad en línea (balance y estados de
resultados instantáneos) Nuevos informes financieros y contables ABC (Activity Based Costing) APO (Administración por Objetivos) CMI (Cuadro de Mando Integral)
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Metodología
Proceso de Control
A. Fijación de metas
B. Criterios de evaluación
C. Medición del resultado
D. Identificación de desviaciones y sus causas
E. Formulación de acciones correctivasNorberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso
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Metodología
Definición y Establecimiento de Centros de Responsabilidad Centro de Costos Centro de Beneficios Centro de Inversión
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Metodología
Funciones, responsabilidades y tareas asignadas a unidades organizacionales.
Manual de Atribuciones
Control Interno
Auditoría Externa
Establecimiento de niveles de gastos o de pagos.
Cumplimiento de funciones y atribuciones.
Firma externa examina veracidad de estados financieros.
Diseño y Establecimiento de Instrumentos de Control
Manual de Organizacióny Métodos
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Metodología
Contabilidad Analítica
Control Presupuestario
Cuadro de Mando
Documento con indicadores que sintetizan la marcha de la organización (o unidades) en relación a sus objetivos estratégicos (o más relevantes).
Ingresos y gastos por producto y por CR.
Comparación de los resultados obtenidos con los programados.
Diseño y Establecimiento de Instrumentos de
Control
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Dimensiones de Control
Control Estratégico
Control de Gestión
Control Operativo
Horizonte de Tiempo
Purianual Anual/MensualDiario/Semanal/Mensual
Finalidades
Evaluar objetivos y estrategias de largo plazo.Facilitar la adaptación al entorno.
Evaluar políticas y objetivos de corto plazo.Facilitar la descentralización.
Evaluar objetivos de muy corto plazo.Influir en el comportamiento.
Nivel jerárquico Superior.Superior, UEN, gerencias funcionales.
Gerencias funcionales, mandos medios.
Actividad a controlar
Resultados corporativos y de UEN.
Resultados de UEN, gerencias funcionales, centros de resultados.
Metas individuales, unidades organizacionales básicas.
InformaciónAmplia, general, énfasis cualitativo y cuantitativo.
Específica, énfasis cuantitativo-financiero.
Detallada, cuantitativa, en términos físicos.
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Empleos y usuarios tradicionales
Control Financiero
Control Contable
Control Presupuestario
Control Operacional
Control de Procesos
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