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27/07/2011
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Presentación de Proyectos
Dirección de Seguimiento
y Control
Contenido
Marco Legal
¿Qué es GPR?
Estructura de las Instituciones en el GPR
GPR 4 – Proyectos Emblemáticos
Roles en el GPR - Proyectos
Esquema
¿Que es un Proyecto?
¿Cómo se mide un Proyecto en GPR?
Etapas del Proyecto
Hitos de Gestión
Indicadores y metas
Problemas no resueltos
Riesgos
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Marco Legal
Marco Legal
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¿Qué es GPR?
GestiónGestión
ProyectosProyectosProcesosProcesos
�Un solo sistema integrado dePlanes, Proyectos, Procesos eIndicadores.
Medición de Resultados
�Observatorios ejecutivos ytableros de control gráficos.
�Usuarios ilimitados parapromover la adopción y uso detodos los actores clave.
�Configuración y control deorganizaciones y usuarios a travésdel Módulo de AdministraciónCentral
Estructura de las Instituciones en el GPR
Niv
el E
jecu
tivo
Niv
el
Op
erat
ivo
Objetivos
Gerenciales
Objetivos
Gerenciales
Objetivos
Generales
Objetivos
Operativos
Proyectos
Procesos Procesos
Proyectos
Objetivos
Operativos
Estrategias
Objetivos
Institucionales
UNIDADES
OPERATIVAS
UNIDADES
OPERATIVAS
Estrategias
GERENCIAS
Estrategias
Objetivos
Estratégicos
Procesos
Proyectos
Objetivos
Operativos
UNIDADES
OPERATIVAS
PROGRAMAS NACIONALES / PROGRAMAS NACIONALES /
TRANSVERSALES (n)TRANSVERSALES (n)
Estrategias
GERENCIAS
Estrategias
SUBSECRETARÍAS
Estrategias
Objetivos
Estratégicos
INSTITUCIONES ADSCRITAS EMPRESAS PÚBLICASMINISTERIOS / SECRETARÍAS
NACIONALES
AGENDAS SECTORIALESAGENDAS SECTORIALES
MINISTERIOS COORDINADORESMINISTERIOS COORDINADORES
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GPR 4 – Proyectos Emblemáticos
Roles en el GPR - Proyectos
Persona que toma el rol de coordinar todas lasactividades y obtener resolución sobre todos losasuntos de un proyecto.Su objetivo es llevar el proyecto a su cumplimientoexitoso.
Persona que toma el rol de proporcionar el apoyoejecutivo, obtener presupuesto, asegurar laresolución de problemas y la satisfacción de losinteresados clave. El patrocinador ejecutivo es quienda cuentas por el resultado del proyecto.
Es la máxima autoridad de la unidad operativa
Patrocinador Ejecutivo
Titular
Líder del Proyecto
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Esquema
Líder Técnico
Especialistas/Analistas/Usuarios
Coordinador de logística
Coordinador Administrativo
Patrocinador Ejecutivo
Líder del ProyectoUna persona puede tomar variosroles excepto el patrocinadorejecutivo, pues no puede ser el líderde proyecto y viceversa
¿Que es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único, tienen una fecha de inicio y fin claramente identificadas.
Son los proyectos que constan en el presupuesto anual de inversiones
aprobado por la Institución. inversiones La fuente de recursos proviene del PAI
(Presupuesto Anual de Inversión)
Tipos de Proyectos
Proyectos de Inversión
Son aquellos que buscan mejorar o innovar la forma en que un proceso se ejecuta actualmente. Se cargan a las partidas del presupuesto operativo
(gastos). No están en el PAI
Proyectos de Gasto Corriente
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¿Cómo se mide un Proyecto en GPR?
Se mide de acuerdo al presupuesto Codificado vs el Devengado
Se mide de acuerdo al tiempo transcurrido vs el tiempo total de finalización del proyecto
Se mide de acuerdo al cumplimiento de los hitos de gestión.
Etapas del Proyecto
ANTEPROYECTO: Es el desarrollo de la idea que concibe el proyecto.DEFINICIÓN: Etapa en la que sé desarrolla la idea del proyecto en un concepto de solución que actuara como marco de referencia para planear el proyecto.
PLANEACIÓN: Etapa en la que se define todo el trabajo que hay que llevar a cabo para cumplir con los entregables del proyecto, la secuencia y duración de actividades así como recursos humanos y materiales necesarios para ejecutarel proyecto.
EJECUCIÓN: Etapa en la que se ejecutan las actividades definidas en el plan del proyecto. Durante esta etapa es posible que se ajuste el plan del proyecto, sin embargo el proyecto permanece en la etapa de ejecución hasta que llega la fase de Cierre.
CIERRE: Etapa en la que se formaliza el termino de la ejecución del proyecto y se transfieren responsabilidades por parte del equipo ejecutor del proyecto al equipo que se encargara de administrar los productos o servicios entregados para sostener los beneficios del proyecto.Una vez que el proyecto ha
completado su fase de Cierre, debe de colocarse en la fase de “Terminado”. Esto implica que ya no hay ninguna actividad relacionada con el proyecto.
COMPLETADO
Se denomina a aquellos proyectos que han sido formalmente aplazados – por cualquier motivo y se espera que se reanuden en un futuro.
CONGELADO
Se denomina a cualquier proyecto que se cancele sin haber sido Completado.Esto aplica solo a proyectos que fueron creados en el ciclo actual de presupuestación y se cancelaron por cualquier motivo.
CANCELADO
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Hitos de Gestión
Aprobación Interna
Dictamen de prioridad (SENPLADES)
Contratos Firmado o
Plan Aprobado Para Ejecución
Acta de entrega provisional
Acta de Entrega - RecepciónDefinitiva
¿Qué es un hito de gestión?
Un hito es un entregable verificable (Relacionado con el avance físico del proyecto), no es una acción o un indicador.
100 %
Anteproyecto
0%
Definición
10%
Planificación
10%
Ejecución
70%
Cierre
10%
Indicadores y Metas
¿Qué es un indicador de proyecto?
Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempaño necesariopara alcanzar una meta determinada.
¿Qué es una meta?
Es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a unindicador.
Tipos de Indicadores
Discreto
Es el indicador cuyo desempeño esindependiente a lo obtenido en periodoso mediciones anteriores
Continuo
El indicador continuo es aquel que para sucálculo suma los resultados de losperiodos anteriores
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Ejemplo de Indicador
ContinuoContinuo
0
20
40
60
80
100
120
140
Meta Acumulada
Resultado Acumulado
Período Meta Resultado
Enero 10 6
Febrero 20 21
Marzo 35 41
Abril 45 41
Mayo 55 44
Junio 70
Julio 80
Agosto 90
Septiembre 105
Octubre 116
Noviembre 119
Diciembre 130
Indicador: Número de docentes capacitados Meta: 130
Ejemplo de Indicador
Discreto
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
Meta
Resultado Acumulado
Período Meta Resultado
Enero 10% 10%
Febrero 10% 12%
Marzo 10% 12%
Abril 10% 13%
Mayo 10% 14%
Junio 10% 10%
Julio 10% 11%
Agosto 10% 13%
Septiembre 10% 10%
Octubre 10% 9%
Noviembre 10% 9%
Diciembre 10% 10%
Indicador: Disminución de índices de inseguridad Meta: 10% mensual en todo el año
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Problemas No Resueltos
¿Qué es un problema no resuelto?
Son los problemas que afectan al normal desempeño del proyecto, cuya solución busca el apoyo del patrocinador ejecutivo o una autoridad de la institución.
Riesgos
¿Qué es un riesgo en un proyecto?
Un riesgo es un evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto negativo en al menos uno de los hitos o productos del proyecto
Un riesgo es :
� Una amenaza� Siempre esta en el futuro� Puede tener una o mas causas � Si ocurre, puede tener uno o mas impactos negativos
Evento ImpactoCausaría
Sintaxis
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El directorio de la empresa viaja en avión constantemente
Evitar: Establecer sistema de video conferencias
Situación
Colisión del avión
Transferir: Compra de póliza
Contingencia: Tener pensado en un posible equipo de reemplazo
Riesgo
Posibles Soluciones
Ejemplo de Riesgo
Mitigar / Prevenir : Enviar a los directores en diferentes aviones
El tiempo para la carga de los proyectos en el sistema GPR es una semana después de la capacitación.
Referencia
En caso de tener alguna duda favor comunicarse con:Carlos Noboa
Teléfono:
Mail:
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La metodología y los conceptos que se encuentran en esta presentación son propiedad intelectual de la consultora e-Strategia, empresa que fue contratada por la SNAP para la implementación de la metodología de Gobierno por Resultados en las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la función ejecutiva de acuerdo al Decreto 555 del Señor Presidente de la República Rafael Correa
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