Héctor Sanín - Consultor ILPES
Gestión de Proyectos
C U R S O I N T E R N A C I O N A L
Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Tercera regla
Organice la Unidad Ejecutora
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Pasos para el disePasos para el diseñño de la o de la OrganizaciOrganizacióón del Proyecton del Proyecto
1.Identificar el trabajo a realizar (Componentes y Actividades del ML)
2.Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto3.Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (“empowerment”)4.Establecer relaciones entre grupos de
trabajo5.Definir inserción institucional
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Verificación SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Componente
Actividad
Pasos para el diseño organizacional del proyecto1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML
Concepto
Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
REFERENCIABASICA PARAORGANIZACIÓN
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MACROACTIVIDAD 1
Actividad1 Actividad 2 Actividad3
MACROACTIVIDAD 2
COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3
PROYECTO
* Work Breakdown Structure (WBS)
Pasos para el diseño organizacional del proyecto2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*
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* Work Breakdown Structure (WBS)
Pasos para el diseño organizacional del proyecto2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*
La organización interna del proyecto es la conjugación de:
? Componentes sustantivos? Componentes de gestión o de apoyo
? Los componentes sustantivos se derivan del ML.? Los componentes de gestión generalmente se
aglutinan en un componente adicional denominado “GERENCIA” o “GESTIÓN”
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Pasos para el diseño organizacional del proyecto3. Asignar responsabilidades
Caso: Construcción Parque Comunal
DOTACION
EQUIPO
MATERIALES
MANO DE OBRA
RECURSOSE INSUMOS(Secretaria)
HACER HOYOS
TRAER PLANTAS
PLANTAR
JARDINERIA(Jardinero)
DRENAJE
CONSTRUCCION
INSTALACION
ACABADO
OBRAS-JUEGOSMaestro
PROMOCION
CAPACITACION
EDUCACIONCOMUNITARIA
(Trabajadora Social)
OBJETIVO:CONSTRUCCION
PARQUE COMUNALRESPONSABLE: GERENTE
Combinación de 2 criterios de organización: * Por producto (por componentes)+ Funcional (por actividades afines)
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Relaciones internas?Interdependencia de las actividades?Funciones de apoyo?CoordinaciónRelaciones externas?Grupos de apoyo?Contrataciones?Supervisión
Pasos para el diseño organizacional del proyecto
4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo
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Pasos para el disePasos para el diseñño organizacional del proyectoo organizacional del proyecto
5. 5. InserciInsercióón institucionaln institucional
MODALIDADES DE ORGANIZACIMODALIDADES DE ORGANIZACIÓÓN E INSERCIONN E INSERCION
?Organización por Proyecto?Organización Matricial?Organización Combinada
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j
Dirección Superior
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OrganizaciOrganizacióón por Proyecton por Proyecto
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización
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OrganizaciOrganizacióón Matricialn Matricial
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización
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OrganizaciOrganizacióón Combinadan Combinada
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Se dota al proyecto de su propia capacidadY se complementa con ser vicios de áreas funcionales
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COMPONENTE 1
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN CLN CLÁÁSICASICA
ACTIVIDAD 1.1
Proyecto(UE)
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 1.3
COMPONENTE 2
ACTIVIDAD 2.1
ACTIVIDAD 2.2
ACTIVIDAD 2.3
COMPONENTE 3
ACTIVIDAD 3.1
ACTIVIDAD 3.2
ACTIVIDAD 2.4
APOYO•Administrativo•Logístico•Financiero
¿Cuáles son laslimitaciones
de este tipo derepresentación
“organigramática”?
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COMPONENTE 1
Limitaciones de la estructura Limitaciones de la estructura ““organigramorganigramááticatica de UEPde UEP””
ACTIVIDAD 1.1
Proyecto(UE)
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 1.3
COMPONENTE 2
ACTIVIDAD 2.1
ACTIVIDAD 2.2
ACTIVIDAD 2.3
COMPONENTE 3
ACTIVIDAD 3.1
ACTIVIDAD 3.2
ACTIVIDAD 2.4
APOYO•Administrativo•Logístico•Financiero
Propicia jerarquizacióny autoritarismo
Facilita el“compartimento
estanco”:Componentesno conversan
No induce a Trabajo en equipo
Impide visualizarLas relaciones
internas
No aportainformaciónsobre actores
externos
No induce a lagestión externa
Limita laCoordinacióny la delegación
Otros:
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PROYECTO(UCP)
GerenciaSuperior
BANCO
BENEFICIARIOS COMPONENTES
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN RELACIONALN RELACIONALpara Seguimiento, Gestipara Seguimiento, Gestióón y Comunicacin y Comunicacióónn
GestiónInterna
Gestión Externa
CONTRATOS
Apoyo
Demandas
Control
Entidades p úblicas
CONTRATISTAS
INVOLUCRADOSSOCIEDAD
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CONCEPCICONCEPCIÓÓN RELACIONALN RELACIONAL
Un buen diseño del mapa organizacional contempla:? Identificar los actores clave, internos y externos? Especificar los actores clave, identificar,
personificar la relación (desagregar categorías muy amplias o genéricas)
? Precisar el tipo de relación (demanda, apoyo, control, comunicación, coordinación)
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ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN RELACIONALN RELACIONAL
GERENCIA DE COMPONENTEGERENCIA DE COMPONENTENNÚÚCLEO DE GESTICLEO DE GESTIÓÓNN
SUBCOMPONENTE 1
PROGRAMA(UE)
ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 1.2
COMPONENTE 1 COMPONENTE j
APOYO•Administrativo•Logístico•Financiero
CONTRATO
SUBCOMPONENTE k
CONTRATISTA
AGENTESEXTERNOS
INVOLUCRADOSSOCIEDAD
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DiseDiseñño de la organizacio de la organizacióón del n del proyectoproyecto
Principios orientadoresPrincipios orientadores? Temporal? Flexible, versátil y relacional? Agilidad en la toma de decisiones? Énfasis en control de gestión sobre la ejecución
contratada? Dimensión correspondiente con naturaleza y
alcance gerencial? Maximizar objetivos del Proyecto y de la
Entidad Matriz
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j
Dirección Superior
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Tercera regla:Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones
EjercicioTrabajo en Grupos
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