Departamento Escolar y de Archivo
Universidad Autónoma de Nuevo León
Experiencias con documentos apócrifos, procedimientos,
consecuencias y validación.
Octubre de 2014
Contenido
01
Departamento Escolar y de Archivo
Referencias Normativas UANL
Proceso Validación de documentos
Consecuencias
Acciones de mejora
DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO
Misión
A V A N C E A C A D É M I C O
Niveles:
* Medio Superior
* Superior
INGRESO PERMANENCIA EGRESO
AVANCE EN EL TIEMPO
Recepción de documentos probatorios de antecedentes académicos
Primer revisión
Inscripción Definitiva
Integración de expediente académico – administrativo del estudiante
Revisión intermedia durante algún trámite escolar
Control Académico
Conformación del expediente probatorio de antecedentes escolares
Revisión final
Convenio de validación electrónica UANL - SEP
Expedición de Documentos Escolares y
Títulos
Estructura Organizacional
Matrícula estudiantil Semestre Agosto – Diciembre 2014
Dependencias académicas que
atienden la matrícula estudiantil
26 25
24
3 1 1
27
Facultades Preparatorias
Subdirecciones
de Posgrado
Escuelas
Incorporadas
Preparatorias
Técnicas
Centro de
Investigación
y Desarrollo de
Educación
Bilingüe
Centro de
Investigaciones
Sociales
Cobertura de la UANL
en el Estado
Monterrey y el Área Metropolitana
Región Periférica
Región Norte
Región Citrícola
Región Sur
Allende
Anáhuac
Apodaca
Aramberri
Cadereyta Jiménez
Cerralvo
Ciénega de Flores
China
Doctor Arroyo
Galeana
García
General Escobedo
Guadalupe
Hidalgo
Linares
Marín
Montemorelos
Monterrey
Sabinas Hidalgo
San Nicolás de los Garza
San Pedro Garza García
Santa Catarina
Santiago
Municipios con Planteles
Universitarios:
Acta Administrativa Conciliación de la
matrícula Semestre Agosto – Diciembre 2014
Resultado de auditoría de la
matrícula Semestre Agosto – Diciembre 2014
LEYES Y REGLAMENTOS GENERALES APROBADOS POR EL H. CONSEJO UNIVERSITARIO
Referencias normativas en la UANL
Referencias normativas Legislación y Reglamentación universitaria • Artículo 135.- Serán declarados nulos los
estudios en la Universidad cuando se descubra la presentación de certificados o documentos falsos que hubiesen permitido la inscripción de un alumno.
• Artículo 155.- Las sanciones que podrán imponerse en los casos señalados expresamente en el presente Estatuto o en los demás reglamentos universitarios, previa garantía de audiencia que se conceda al interesado o afectado, son las siguientes: III. A los alumnos:
e) Nulificación de los estudios cursados fraudulentamente y pérdida del derecho para obtener la certificación de los mismos. f) Expulsión de la Universidad, acordada por el Consejo Universitario.
Referencias normativas
Legislación y Reglamentación universitaria
• Artículo 20.- La Universidad se reserva el derecho de investigar, en cualquier momento, la autenticidad de los documentos presentados para la inscripción. Si se llegase a comprobar la falsedad total o parcial de algún documento, el estudiante quedará definitivamente expulsado de la Universidad.
Referencias normativas
Legislación y Reglamentación universitaria
• Artículo 35.- Los requisitos generales para el ingreso a los programas que conforman el Sistema de Posgrado, serán los mismos que señala el Departamento Escolar y de Archivo, de acuerdo con la Dirección.
PROCESO DE VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS ESCOLARES
Programa permanente de
revisión documental
Registro y Titulación
Emisión y certificación
de documentos
escolares
Inscripción definitiva
Validación de documentos escolares
Convenio de Validación Electrónica SEP - UANL
DOCUMENTOS INTERNOS
Emitidos en las Escuelas y Facultades de la UANL
DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos emitidos en instituciones educativas ajenas.
Programa permanente de revisión documental Proceso UANL
Preparatoria
Facultad
Departamento Escolar
y de Archivo
Dirección General de Profesiones
Integran kárdex sustentado con todas las minutas de calificaciones
Integra expediente académico con los requisitos necesarios para la elaboración del título universitario
Expide cédula para ejercer y audita los antecedentes académicos
CONVENIO DE VALIDACIÓN ELECTRÓNICA UANL - DGP
Validación electrónica de Títulos Profesionales
Que el uso de la tecnología informática, así como la utilización de documentos que incorporen elementos de seguridad, constituye una necesidad, no sólo para simplificar el trámite, sino que proporcione certeza a la sociedad sobre el carácter de profesionista de una persona.
Timbre holograma con código óptico para registro en línea de
títulos profesionales.
INCIDENCIAS DETECTADAS DURANTE LA REVISIÓN DOCUMENTAL
Exposición de casos reales
Procedimiento para turnar a la Comisión de Honor y Justicia del H. Consejo Universitario
los expedientes con documentos apócrifos
Presentación de la denuncia a través
de oficio
•Basada en Art. 154 del Estatuto General además del Reglamento General sobre los procedimientos de Admisión y Permanencia de los estudiantes
Conformación de expediente documental
•Art. 158 del Estatuto General
1. Ficha Técnica
2. Copia de las pruebas para determinar la denuncia
3. Documentos tales como: declaración firmada, reporte
de situación académica y administrativa, datos
personales, entre otros
•Documentación probatoria del involucrado
Dictamen del H. Consejo Universitario
ACCIONES PREVENTIVAS IMPULSADAS
1. BLINDAJE DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS EXPEDIDOS POR EL DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO DE LA UANL. 2. CONVERSIÓN DEL ARCHIVO ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS ESTUDIANTES DE IMÁGENES DE MICROFILM A IMÁGENES DIGITALIZADAS. 3. INTEGRACIÓN DEL PROCESO DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS CERTIFICADOS AL SISTEMA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS (SIASE).
Modernización integral de procesos escolares:
Blindaje de documentos académicos expedidos por el
Departamento Escolar y de Archivo.
Papel
seguridad
oculta
Holograma
hot stamping
y folio
1327772
Marca de
agua ligada
con el número
de trámite
Holograma
de seguridad
exclusivo de
la UANL
Timbre
holograma para
certificados de
estudios
exclusivo de la
UANL
Proceso de
realzado con
tinta de uso
exclusivo de
la UANL
Actas de Titulación
Fecha de registro de
trámite ante el DEyA
Fecha de certificación de
la Escuela o Facultad
Fecha de protocolo de
titulación
Sello de protección de
firma del Director de la
Escuela o Facultad
Profesores
del
Comité de
Titulación
Acta de Evaluación a
Título de Suficiencia
Acta de Evaluación a
Título de Suficiencia
Evolución de los formatos de certificados de estudios a través
del tiempo
1980
2004
2007
2005
2008 2013
Evolución del título universitario
Versión 1.0 marzo de 2004,papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección.
Versión 1.1 septiembre de 2005, papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección además de un sello tornasol en la parte inferior izquierda.
Versión 1.2 marzo de 2006, papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección además de un sello lacrado termo cromático en la parte inferior izquierda.
Versión 1.3 septiembre de 2010, papel Buff, cuenta con sellos ocultos como medida de protección además de un sello denominado evergreen en la parte inferior izquierda.
cv cv cvvv cv cv
cvcv
cv
Evolución del título universitario
REVERSO
Versión 1.4 marzo de 2012, papel Buff, se implementa más la seguridad, utilizando sellos dorados en las firmas de cada una de las autoridades administrativas, además cambio de color en el holograma del Departamento Escolar y de Archivo
2013
ANVERSO
cv
cv cv
MODERNIZACIÓN INTEGRAL DEL ARCHIVO ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS
ESTUDIANTES
Proyecto Macro Recuperación del Archivo
Etapa I: Conversión del
Archivo de Microfilm a
Digitalización
Etapa II: Importación
al SIASE de imágenes convertidas
Periodo de implementación: Octubre 2012 a Octubre de 2014 Proyecto estratégico a realizarse
en 2015 - 2016
Etapas
DEy
A
Revisión Física de Expedientes
TEC
RED
Digitalización de imágenes
DEy
A
Validación de calidad de imagen
DEy
A –
DG
I
Resguardo en Content Manager
Explotación de información
trámites escolares
INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ESCOLARES,
REGISTRO Y TITULACIÓN AL SIASE.
Integración de los procesos escolares al SIASE
FASE I
Certificación de Documentos Escolares
Registro y Títulos
Consulta avance de trámite Vía web
Escuelas y Facultades
Control Académico e Inscripciones
Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad
Módulo de fotografía
Entrega de documento
Pre -solicitud de trámite mediante cita programada
por el DEyA
Estudiantes
Controlar , Administrar y Certificar la información personal y
académica del Estudiante
Controlar y Administrar las Inscripciones
realizadas por el estudiante
Planeación del proceso de emisión
de documentos escolares:
• Programación de citas
• Control de formatos de
seguridad
• Generación de indicadores :
• Productividad
• Efectividad de
proceso
Verificar, Integrar y
Resguardar la información de los
expedientes
Capturar
imágenes digitales de los
estudiantes
Tesorería General
Pago por medios electrónicos
Revisar la filmina Contra la actualizada
Conceptualización - implementación
SIASE - Módulo Certificación de documentos escolares, registro y titulación
Fase I
Emisión de certificados de estudios
Fase I (a) Documentos certificados
Fase II Registro y Titulación
Proceso
Inicio
Registro WEB
www.uanl.mx/enlinea
Registro Presencial
Revisión y validación de Kárdex
Revisión expediente académico
administrativo
Impresión de solicitud y
recibo de pago
Pago en institución bancaria
autorizada
Toma de fotografía en la
fecha programada
Recepción de trámite
Elaboración de documento
Firmas Digitalización
de documento
Programación de recepción y
entrega
Entrega del documento
Preparatoria
DEyA
Alumno Alumno
Alumno
DEyA
Alumno
Díptico informativo
• Digital • Plataformas institucionales: • Portal www.uanl.mx • SIASE
• Impreso • Para distribución en • Departamento Escolar y de Archivo • Escuelas y Facultades de la UANL
Acciones proyectadas
Creación del sistema de consulta y validación de antecedentes académicos de los trámites de registro de títulos y expedición de cédulas profesionales ante la Dirección General de Profesiones.
Departamento Escolar y de Archivo
Universidad Autónoma de Nuevo León
Experiencias con documentos apócrifos, procedimientos,
consecuencias y validación.
Gracias por su atención
Octubre de 2014